ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Αριθμός υπαλλήλων Επίπεδο εκπαίδευσης Κλάδος/ειδικότητα ΠΕ4 Μηχανικών Απασχολούμενο προσωπικό Αριθμός υπαλλήλων Επίπεδο εκπαίδευσης Κλάδος/ειδικότητα ΠΕ Πληροφορικής (Διευθυντής Υπηρεσίας) ΔΕ Πληροφορικής (ασφαλιστικά) ΔΕ Πληροφορικής ΠΕ Διοικητικού Θεωρείται ανεπαρκής η καταλληλότητα ενός μόνο υπαλλήλου που στελεχώνει το τμήμα σήμερα. Λαμβάνοντας υπόψη την ιδιαίτερη σημασία του τμήματος βάση του ΟΕΥ του Δήμου σε συνδιασμό με την έναρξη του νέου ΕΣΠΑ, κρίνεται αναγκαία η εξειδικευμένη επάνδρωση του. Καταλληλόλητα, επάρκεια Καταλληλότητα ως προς την ειδικότητα, Δεν είναι επαρκής ο αριθμός των υπαλλήλων. Καταλληλότητα ως προς την ειδικότητα του υφιστάμενου προσωπικού, ανεπάρκεια ως προς τον αριθμό των υπαλλήλων Υπάρχει διαρκής αναγκαιότητα κατάρτισης του προσωπικού σε θέματα συγχρηματοδοτούμενων προγραμμάτων. Ανάγκες κατάρτισης προσωπικού Υπάρχει ανάγκη για συνεχή εκπαίδευση σε θέματα πληροφορικής.
Ανάγκη κατάρτισης σε θέματα αποτελεσματικότητας και διαφάνειας, πληροφορικής και διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού προκειμένου η υλοποίηση των αρμοδιοτήτων του Τμήματος να γίνει με τον βέλτιστο τρόπο. α/α Επιφάνεια (τ.μ.) 8 τμ Περιγραφή ΓΡΑΦΕΙΟ 5ου ορόφου Δημαρχιακού Μεγάρου 2 Δύο γραφεία 3 Δύο καρέκλες 4 Μια ντουλάπα 5 6 Ένας φοριαμός Δύο συρταριέρες τροχήλατες Με δεδομένη την αναγκαιότητα περαιτέρω επάνδρωσης του τμήματος με προσωπικό ο υπάρχων χώρος εκτιμάται ως ανεπαρκής δεδομένου ότι υπάρχει συστέγαση με το Τμήμα Αποτελεσματικότητας & Διαφάνειας. α/α Επιφάνεια (τ.μ.) Περιγραφή 8 τμ 3ος όροφος, Γραφείο 6 (4 γραφεία/4 συρταριέρες/ 4 καρέκλες/3 ντουλάπες) Κτίρια & εξοπλισμός 2 6 τμ 3ος όροφος, Γραφείο 3 ( γραφείο/ συρταριέρα/ καρέκλα τροχήλατη/ 2 καρέκλες σταθερές / ντουλάπα) 3 ντουλάπα στο διάδρομο του 3ου ορόφου )Το συγκεκριμένο γραφείο έχει πρόβλημα στεγανότητας (με τις βροχοπτώσεις γεμίζει νερά) και έχει μεγάλη θερμοκρασία το καλοκαίρι. 2) Υπάρχει ανάγκη κατάλληλα διαμορφωμένου χώρου αποθήκευσης μηχανογραφικού εξοπλισμού που είναι προς διάθεση, προς επισκευή κλπ (χρησιμοποιείται ο χώρος του Ισογείου, Γραφείο 2 ) 3) Ανάγκη για προμήθεια νέων 3 τροχήλατων καρεκλών α/α Επιφάνεια (τ.μ.) Περιγραφή 5 Χώρος για ένα () γραφείο, μία συρταριέρα και ένα μικρό ντουλάπι. Ανεπαρκής χώρος και εξοπλισμός, μεγάλα προβλήματα στεγανότητας του χώρου,πολύ ζέστη το καλοκαίρι.
Ανάγκες σε Η/Μ εξοπλισμό Κλιματιστικό Ψύξης - Θέρμανσης Το γραφείο 6 (3ος όροφος) έχει μεγάλη θερμοκρασία το καλοκαίρι. Ανεπαρκής και πεπαλαιωμένος εξοπλισμός Συντήρηση υποδομής και εξοπλισμού Η δυνατότητα στέγασης του εν λόγω γραφείου ανέρχεται σε τρεις θέσεις εργασίας. Επίσης απαιτείται άμεση συντήρηση των κουφωμάτων (εισροή υδάτων κατά τη διάρκεια βροχόπτωσης) Ικανοποιητική στο βαθμό του δυνατού λόγω παλαιότητας Η/Υ Windows 7 2 Η/Υ Windows XP 3 Εκτυπωτής HP Laserjet 006 Υπάρχουν δυο Η/Υ (ο ένας παλιάς τεχνολογίας), ένας εκτυπωτής & μια τηλεφωνική γραμμή. Υφιστάμενα συστήματα Πληροφορικής & Επικοινωνιών και προβλήματα 4 Η/Υ Win XP
2 2 Εκτυπωτές HP Laserjet 020 EPSON 6200L Η/Υ ΙΝΤΕL PENTIUM 2 εκτυπωτής LEXMARK E332 Άμεση ανάγκη αναβάθμισης γραμμής δικτύου (Σύζευξις) η οποία θα λύσει τα προβλήματα ταχύτητας, χωρητικότητας κ.λ.π. Τα προγράμματα που χρησιμοποιούνται ανταποκρίνονται σε μεγάλο βαθμό στις απαιτήσεις λειτουργίας του Τμήματος. Η/Υ Ανάγκες σε εξοπλισμό πληροφορικής & εξοπλισμό γραφείου Χρειάζεται ένας νέος υπολογιστής με λογισμικό Η/Υ 2 Ντουλάπες για το Αρχείο Το τμήμα ως μέρος της Δ/νσης οργάνωσης-προγραμματισμού & πληροφορικής δημιουργήθηκε με τον ΟΥΕ του 203. Η στελέχωση του από το Δεκέμβριο του 204. αποτελείται από ένα άτομο (που είναι και η προϊσταμένη του τμήματος). Οι αρμοδιότητες αυτού βάσει του οργανισμού είναι πολλές και βαρύνουσας σημασίας, γεγονός που καθιστά επιτακτική ανάγκη τη στελέχωση του με το ανάλογο προσωπικό.
Δραστηριότητες της Υπηρεσίας )Φροντίδα για την σωστή λειτουργία του μηχανογραφικού εξοπλισμού του Δήμου που αποτελείται από : SERVERS H/Y 248 PRINTERS LASER 5 ΠΟΛΥΜΗΧΑΝΗΜΑΤΑ 7 PRINTER INKJET 6 PRINTER DOT MATRIX 5 FAX 46 SCANNERS 6 εγκατεστημένα σε 24 διαφορετικά κτίρια-σημεία εργασίας. 2) Φροντίδα για την ομαλή λειτουργία, αναβάθμιση και εγκατάσταση των εφαρμογών. 3) Τήρηση αντιγράφων ασφαλείας. 4) Καταγραφή μηχανογραφικού εξοπλισμού και software.τήρηση αρχείων και συνεχής ενημέρωση για τις μετακινήσεις, μεταβολές, αναβαθμίσεις, επισκευές, αποσύρσεις του εξοπλισμού. Ενημέρωση βάσης για το Μητρώο Ψηφιακής Υποδομής (από 7/0/204). 5) Διαχείριση του ΔΙΑΥΓΕΙΑ ( διαχείριση χρηστών-υπογραφόντων- Τμημάτωνεπικοινωνία για προβλήματα - αναρτήσεις) 6) Επικοινωνία με το ΣΥΖΕΥΞΙΣ για συνδέσεις μέσω VPN με άλλα Δημοτικά κτίρια (Κοιμητήριο- Αποθήκη-Μ. Γουναρόπουλου) και της διαδικασίας μετάπτωσης της τηλεφωνίας στο ΣΥΖΕΥΞΙΣ. 7) Καταγραφή - προγραμματισμός αναγκών για σύνταξη μελετών σχετικών με τη σωστή λειτουργία μηχ/κού συστήματος. 8) Επικοινωνίες για κωδικούς κλπ απαιτήσεις για νέα συστήματα ( ΕΣΗΔΗΣ, ΚΗΔΜΗΣ Ψηφιακό Ληξιαρχείο, Ψηφιοποίηση Δεδομένων Δήμου για την ΕΕΤΑΑ, κα) 9) Φροντίδα για καλή λειτουργία ιστοσελίδας ( αναρτήσεις, ανανέωση domain name, σύμβαση συντήρησης) Εισηγείται την σύνταξη του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας, τις τροποποιήσεις και τις επικαιροποίησεις σύμφωνα με τους διορισμούς, αποχωρήσεις και μετατάξεις των υπαλλήλων του Δήμου.Εισηγείται την σύνταξη και τροποποίηση Ο.Ε.Υ. των Νομικών Προσώπων του Δήμου.Εισηγείται συστήματα και μεθόδους μέτρησης της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των υπηρεσιών του Δήμου και των Νομικών του Προσώπων.Μεριμνά για την εγκατάσταση και τήρηση συστημάτων διασφάλισης ποιότητας των επί μέρους λειτουργιών του Δήμου. Σχεδιάζει και εφαρμόζει συστήματα και διαδικασίες που επιδιώκουν την διασφάλιση της διαφάνειας στις κάθε είδους σχέσεις του Δήμου προς τρίτους.μεριμνά για την εφαρμογή διαδικασιών διαβούλευσης για αποφάσεις και ζητήματα που αφορούν το Δήμο και παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στην Επιτροπή Διαβούλευσης. Αξιοποίηση των ΤΠΕ (Τεχνολογίες των Πληροφοριών & Επικοινωνιών) Το τμήμα αξιοποιεί τις ΤΠΕ σύμφωνα με τις ανάγκες του. ΝΑΙ Η προμήθεια σχετικών προγραμμάτων θα βοηθήσει στην αποτελεσματικότερη υλοποίηση των αρμοδιοτήτων. Δεν υπάρχει υποστήριξη. Υποστήριξη της λειτουργίας της υπηρεσίας ΝΑΙ Χρειάζεται μεγαλύτερη και ταχύτερη υποστήριξη από την Νομική Υπηρεσία του Δήμου.
Δεδομένου ότι η συνεργασία με τις άλλες Δ/νσεις του δήμου είναι επιβεβλημένη, το τμήμα επιτυγχάνει τη συνεργασία αυτή κατά το μέγιστο δυνατό. Στα πλαίσια της υλοποίησης των διάφορων ευρωπαϊκών προγραμμάτων, το τμήμα επικοινωνεί & συνεργάζεται με τις αρμόδιες διαχειριστικές αρχές για την αντιμετώπιση όποιου θέματος προκύψει. Συνεργασίες με άλλες Υπηρεσίες του Δήμου και συνεργασίες με άλλες Υπηρεσίες εκτός Δήμου Λόγω του αντικειμένου του Τμήματος συνεργάζεται με όλες τις Υπηρεσίες του Δήμου που διαθέτουν μηχανογραφικό εξοπλισμό. Εκτός Δήμου συνεργάζεται με εταιρείες συντήρησης λογισμικού, συντήρησης μηχανογραφικού εξοπλισμού και συντήρησης ιστοσελίδας. Παρατηρείται δυσλειτουργία στην συνεργασία με τις υπόλοιπες υπηρεσίες του Δήμου γιατί δεν έχουν εμπεδωθεί οι αρμοδιότητες του Τμήματος. Τόσο ο προγραμματισμός όσο και η παρακολούθηση των εργασιών του τμήματος είναι συνεχής ως επιβάλλεται από την σπουδαιότητα του αντικειμένου του. Η δε αξιολόγηση γίνεται μέσω του παραγόμενου έργου. Προγραμματισμός, παρακολούθηση και αξιολόγηση του έργου της Υπηρεσίας Οι εργασίες του Τμήματος διακρίνονται σε προγραμματισμένες ( καθημερινό Backup, ανανεώσεις προγραμμάτων, συμβάσεων συντήρησης κλπ) και έκτακτες (πρόβλημα μηχανογραφικού εξοπλισμού, δικτύου ή softwaware). Στο Τμήμα τηρείται καθημερινό ημερολόγιο έργου, αρχεία μεταβολών για το μηχανογραφικό εξοπλισμό, έγγραφα αναφοράς βλάβης από τα Τμήματα που καλούν.έτσι υπάρχει ιστορικότητα, παρακολούθηση του έργου της Υπηρεσίας και αξιολόγηση του Είναι συνάρτηση των προβλημάτων τα οποία έχουν ήδη επισημανθεί με αποτέλεσμα ο προγραμματισμός να γίνεται βάσει προτεραιοτήτων. Παρά την υποστελέχωση του τμήματος και το βραχύ χρόνο λειτουργίας του εκτιμάται ότι το τμήμα ανταποκρίνεται στις αρμοδιότητες του. Αποτελεσματικότητα της λειτουργίας της Υπηρεσίας Η αποτελεσματικότητα της λειτουργίας της Υπηρεσίας κρίνεται ως ικανοποιητική καθώς διαχειρίζεται κρίσιμα θέματα, τεχνικά δύσκολα, εξασφαλίζοντας τη σωστή λειτουργία των υπολοίπων υπηρεσιών που κάνουν χρήση του μηχ/κού δικτύου και του Λογισμικού. Δεδομένης της υποστελέχωσης και της ανεπάρκειας του εξοπλισμού κρίνεται ικανοποιητική Λόγω της σοβαρότητας που απορρέει από την αρμοδιότητα του χειρισμού των ευρωπαϊκών προγραμμάτων απαιτείται: εσωτερικός συντονισμός, ενίσχυση του προσωπικού, συνεχής επιμόρφωση & ενίσχυση του Η/Μ εξοπλισμού. Προτάσεις για την εσωτερική ανάπτυξη της Διεύθυνσης ) Ενίσχυση προσωπικού του Τμήματος 2) Εκπαίδευση σε θέματα Πληροφορικής- Δικτύων - Νέων Τεχνολογιών
Άμεση ανάγκη εντατικής προσπάθειας προκειμένου να καταδειχθούν οι αρμοδιότητες της συγκεκριμένης Διεύθυνσης σύμφωνα με τον ΟΕΥ έτσι ώστα να καταστεί δυνατή η υλοποίησή τους και η στελέχωσή της με εξειδικευμένο προσωπικό. Άλλες παρατηρήσεις