Οδηγός υποβολής σε αποθετήριο SaaS

Οδηγός υποβολής σε αποθετήριο SaaS

Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης ΕΙΕ Μονάδα Τεκμηρίωσης ΕΚΤ Υπεύθυνη έκδοσης: Δέσποινα Χαρδούβελη Κείμενα: Κατερίνα Μπάρτζη Επιμέλεια Έκδοσης: Έλενα Λαγούδη Σχεδιασμός Έκδοσης: Δήμητρα Πελεκάνου Copyright 2015 Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης Ι EIE δ. Βασιλέως Κωνσταντίνου 48, 11635 Αθήνα τ.: 210 7273900 f: 210 7246824 e: ekt@ekt.gr www.ekt.gr Το έργο αυτό διατίθεται με άδεια Creative Commons Αναφορά-Μη Εμπορική Χρήση- Όχι Παράγωγα Έργα 4.0 Ελλάδα Προκειμένου να δείτε αντίγραφο της άδειας επισκεφθείτε: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/deed.el Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 1

Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 2

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Σχετικά με τον οδηγό... 4 1. Η υπηρεσία Αποθετηρίων SaaS του ΕΚΤ... 4 2. Διαδικασία τεκμηρίωσης & απόθεσης σε αποθετήριο... 5 3. Δικαίωμα τεκμηρίωσης & απόθεσης σε αποθετήριο SaaS... 5 4. Πριν την τεκμηρίωση & απόθεση... 6 5. Τεκμηρίωση & Απόθεση... 7 6. Χρήσιμες συμβουλές... 12 Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 3

Σχετικά με τον οδηγό Ο οδηγός αυτός προσφέρει χρήσιμες και συνοπτικές οδηγίες για τη διαδικασία της υποβολής και τεκμηρίωσης περιεχομένου στα Αποθετήρια SaaS του ΕΚΤ. Στόχος είναι να παρουσιάσει βήμα-βήμα στον χρήστη τα στάδια που πρέπει να ακολουθήσει ώστε να υποβάλει και να τεκμηριώσει περιεχόμενο στο αποθετήριο SaaS που αναπτύσσει σε συνεργασία με το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης (ΕΚΤ). 1. Η υπηρεσία Αποθετηρίων SaaS του ΕΚΤ To ΕΚΤ, στοχεύοντας στην ανάπτυξη ενός ισχυρού δικτύου φορέων για τη διαφύλαξη και ανάδειξη του διαθέσιμου έγκριτου ψηφιακού περιεχομένου της χώρας, αναπτύσσει μια σειρά νέων υπηρεσιών, αξιοποιώντας το μοντέλο SaaS (Software as a Service = Λογισμικό ως Υπηρεσία). Μεταξύ των υπηρεσιών αυτών συγκαταλέγεται η Υπηρεσία Αποθετηρίων SaaS, η οποία απευθύνεται και προσφέρεται σε φορείς που διαχειρίζονται έγκριτο επιστημονικό και πολιτιστικό περιεχόμενο το οποίο χρήζει τεκμηριωμένης απόθεσης, ανοικτής διάθεσης, οργάνωσης και ασφαλούς διαφύλαξης. Η Υπηρεσία Αποθετηρίων SaaS εξασφαλίζει τη δυνατότητα σε κάθε φορέα να δημιουργήσει το δικό του αποθετήριο, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του. Στο αποθετήριο αυτό, ο φορέας συγκεντρώνει το ψηφιακό περιεχόμενό του, το τεκμηριώνει, αποθηκεύει, οργανώνει και διαθέτει, σύμφωνα με διεθνή πρότυπα και κανόνες περιγραφής. Το σύνολο του ψηφιακού περιεχομένου διατίθεται δημόσια μέσα από σύγχρονες ψηφιακές υποδομές που αναπτύσσει και υποστηρίζει το ΕΚΤ, με τρόπο που εξασφαλίζει στους χρήστες μια σύγχρονη εμπειρία πλοήγησης και αναζήτησης. Ο οδηγός αυτός απευθύνεται στο προσωπικό του φορέα που έχει την αρμοδιότητα να υποβάλει και να τεκμηριώσει περιεχόμενο στο Αποθετήριο SaaS που αναπτύσσεται σε συνεργασία με το ΕΚΤ. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 4

2. Διαδικασία τεκμηρίωσης & απόθεσης σε αποθετήριο Τα αποθετήρια που υλοποιούνται με το μοντέλο SaaS από το ΕΚΤ προσφέρουν τη δυνατότητα σε εξουσιοδοτημένους χρήστες να εισάγουν οι ίδιοι το ψηφιακό περιεχόμενο του φορέα τους στο αποθετήριο και να το περιγράψουν, χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένες διαδικτυακές φόρμες υποβολής, ανάλογα με τον τύπο του τεκμηρίου που υποβάλουν. Στις φόρμες, οι τεκμηριωτές συμπληρώνουν τα στοιχεία του τεκμηρίου που υποβάλλουν και αποθέτουν το ψηφιακό του αρχείο. Το υλικό που υποβάλλεται μπορεί να είναι οποιουδήποτε τύπου, όπως εικόνες, βίντεο, παρτιτούρες, μουσειακό και αρχειακό υλικό, δημοσιευμένα άρθρα, τρισδιάστατα έργα, κεφάλαια βιβλίων, πρακτικά συνεδρίων, μελέτες, παρουσιάσεις, διαλέξεις κ.α. Η απόθεση του ψηφιακού περιεχομένου σε αποθετήριο SaaS του ΕΚΤ εξασφαλίζει την μακροχρόνια διαφύλαξή του καθώς και τη δυνατότητα ανοικτής πρόσβασης σε αυτό, συμβάλλοντας στην ανάδειξη και επανάχρησή του μέσω του διαδικτύου και των διεθνών πυλών περιεχομένου και μηχανών αναζήτησης, όπως η ευρωπαϊκή ψηφιακή βιβλιοθήκη Europeana, η μηχανή αναζήτησης google κα. 3. Δικαίωμα τεκμηρίωσης & απόθεσης σε αποθετήριο SaaS Δικαίωμα υποβολής ψηφιακού περιεχομένου και τεκμηρίωσης του σε αποθετήριο SaaS έχουν τα μέλη του προσωπικού ή η ευρύτερη κοινότητα που έχει ορίσει ο φορέας που υλοποιεί το αποθετήριο σε συνεργασία με το ΕΚΤ. Χρήσιμο είναι τα μέλη αυτά να έχουν γνώση του περιεχομένου πχ ο ειδικός περιεχομένου, ο βιβλιοθηκονόμος, ο αρχειονόμος, ο αρχαιολόγος, ο μουσειολόγος κοκ. Η εξουσιοδότηση για υποβολή και τεκμηρίωση γίνεται μετά την εγγραφή του χρήστη στο αποθετήριο, μια απαραίτητη προϋπόθεση. Εφόσον έχει εγγραφεί και εξουσιοδοτηθεί, ο τεκμηριωτής μπορεί να συνδέεται στο αποθετήριο με τους κωδικούς του και να υποβάλει ψηφιακό περιεχόμενο. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 5

4. Πριν την τεκμηρίωση & απόθεση Πριν ξεκινήσει τη διαδικασία της υποβολής και τεκμηρίωσης του τεκμηρίου, χρήσιμο είναι ο τεκμηριωτής να έχει κάνει μια προεργασία: Να έχει στη διάθεσή του το πλήρες ψηφιακό αρχείο στον κατάλληλα αποδεκτό μορφότυπο. Αν χρειαστούν μετατροπές, π.χ. από Word σε PDF (το οποίο είναι καταλληλότερο για απόθεση και πιο εύχρηστο στην ανάγνωση), αυτές πρέπει να γίνουν πριν αρχίσει τη διαδικασία. Να έχει συγκεντρώσει τα απαραίτητα στοιχεία περιγραφής και τις τεκμηριωτικές πληροφορίες για το τεκμήριο, όπως τίτλο, ονοματεπώνυμο δημιουργού, θεματική κατηγορία, στοιχεία δημοσίευσης, κ.λπ. Να έχει διασφαλίσει ότι δεν προσβάλλει πνευματικά δικαιώματα τρίτων επί του τεκμηρίου. Να γνωρίζει τις άδειες χρήσης με τις οποίες ορίζεται ο τρόπος διάθεσης και επανάχρησης του τεκμηρίου του. Στις περιπτώσεις που υπάρχουν νομικοί περιορισμοί στην ανοικτή διάθεση ενός πλήρους ψηφιακού αρχείου μέσω του αποθετηρίου, συστήνεται η απόθεση του, για λόγους διαφύλαξης και διατήρησής του, με περιορισμό της ανοικτής διάθεσής του. Εγγραφή στο αποθετήριο Στην αρχική σελίδα του αποθετηρίου εντοπίζετε την επιλογή «Εγγραφή». Κάνοντας κλικ, ανοίγει η οθόνη Εγγραφής νέου χρήστη. Στη Φόρμα Εγγραφής, εισάγετε τα στοιχεία που ζητούνται και κάντε κλικ στην επιλογή «Εγγραφή». Με κλικ στο κουμπί «Εγγραφή», το σύστημα στέλνει ένα μήνυμα στο διαχειριστή του αποθετηρίου, ο οποίος εγκρίνει την εγγραφή. Στη συνέχεια, λαμβάνετε ειδοποίηση στο email που έχετε καταχωρίσει για την ολοκλήρωση της εγγραφής σας στο αποθετήριο, στο οποίο θα βρείτε τον σύνδεσμο ενεργοποίησης. Επισκεφθείτε τον σύνδεσμο αυτόν και εισάγετε τις πληροφορίες που ζητούνται. Στο πεδίο «κωδικός», εισάγετε κωδικό με μέγιστο μήκος 6 χαρακτήρες, οι οποίοι μπορούν να είναι κεφαλαία και μικρά γράμματα, αριθμοί και χαρακτήρες κειμένου (π.χ. ~! @ # $ % ^ &). Ολοκληρώνετε, κάνοντας κλικ στην επιλογή «Ολοκλήρωση εγγραφής». Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 6

5. Τεκμηρίωση & Απόθεση Είναι μία απλή και φιλική διαδικασία η οποία διαρκεί μερικά λεπτά. Τα βασικά βήματα περιγράφονται συνοπτικά στη συνέχεια: Βήμα 1 Είσοδος στο αποθετήριο Στη αρχική σελίδα εντοπίζετε το κουμπί «Είσοδος στο αποθετήριο» και κάνετε κλικ στην επιλογή «Το αποθετήριο μου». Εισάγετε στη φόρμα που εμφανίζεται το email και το password που αποκτήσατε κατά την εγγραφή σας στο αποθετήριο, και συνδέεστε ως εξουσιοδοτημένος χρήστης δηλαδή τεκμηριωτής. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 7

Βήμα 2 Το αποθετήριό μου Οδηγείστε στη σελίδα «Το αποθετήριό μου» η οποία συγκεντρώνει όλες τις υποβολές σας. Στη σελίδα υπάρχουν οι παρακάτω τρείς επιλογές: «Ξεκινήστε μια νέα υποβολή»: Οδηγείστε στο περιβάλλον τεκμηρίωσης και μπορείτε να ξεκινήσετε την υποβολή ενός τεκμηρίου στο αποθετήριο «Δείτε τις υποβολές που έχουν γίνει αποδεκτές»: Βλέπετε την λίστα των υποβολών που έχετε κάνει στο αποθετήριο και έχουν γίνει αποδεκτές. «Ημιτελείς υποβολές»: Βλέπετε την λίστα των ημιτελών υποβολών, τις οποίες μπορείτε να ανοίξετε για να επεξεργαστείτε ή να τις διαγράψετε. Πατώντας «Ανοίξτε» πάνω στην υποβολή που επιθυμείτε, οδηγείστε στη σελίδα διαχείρισης της υποβολής. Στη σελίδα διατίθενται οι παρακάτω τρείς επιλογές: «Επεξεργασία»: Μπορείτε να συνεχίσετε την υποβολή και να επεξεργαστείτε τα μεταδεδομένα «Προβολή»: Μπορείτε να δείτε την υποβολή, με τα στοιχεία που έχετε συμπληρώσει έως τώρα «Διαγραφή»: Μπορείτε να διαγράψετε την υποβολή Βήμα 3 Ξεκινήστε μια καινούρια υποβολή Κάνετε κλικ στην επιλογή «Ξεκινήστε μια νέα υποβολή». Οδηγείστε στο περιβάλλον τεκμηρίωσης όπου μπορείτε να ξεκινήσετε την υποβολή ενός νέου τεκμήριο στο αποθετήριο. Επιλέξτε τον τύπο τεκμηρίου. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 8

Επιλέγετε τον τύπο του τεκμηρίου που θα υποβάλετε από το μενού επιλογών που ανοίγει με αναπτυσσόμενη λίστα (drop down list), και πατώντας «Επόμενη» μεταβαίνετε στην αντίστοιχη διαδικτυακή φόρμα τεκμηρίωσης. Το σύστημα σας καθοδηγεί με προκαθορισμένα βήματα στη συμπλήρωσή της. Βήμα 4 Συμπληρώστε τα μεταδεδομένα του τεκμηρίου Εισάγετε στη φόρμα τα μεταδεδομένα που περιγράφουν το τεκμήριό σας. Στη φόρμα υπάρχουν πεδία που πρέπει υποχρεωτικά να συμπληρώσετε και κάποια άλλα που τα συμπληρώνετε προαιρετικά. Τα πεδία που σημειώνονται με αστερίσκο είναι τα υποχρεωτικά και τα συμπληρώνετε πάντα γιατί περιέχουν σημαντικά στοιχεία του τεκμηρίου. Αν έχετε απορίες σχετικά με ένα πεδίο, μπορείτε να κάνετε χρήση της συνοπτικής βοήθειας που παρέχεται με το σύμβολο σε κάθε πεδίο της φόρμας που συμπληρώνετε. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 9

Σημαντικό είναι να έχετε επιλέξει την άδεια χρήσης ή τη σήμανση για την ένταξη του έργου στο Δημόσιο Τομέα. Η επιλογή αυτή καθορίζει τα δικαιώματα/εξουσίες που θα έχει ο χρήστης του έργου. Βήμα 5 Ανεβάστε το ψηφιακό αρχείο Ανεβάζετε στο αποθετήριο το αρχείο τεκμηρίου στην κατάλληλη μορφή. Από το κουμπί «Αναζήτηση» εντοπίζετε το αρχείο στον υπολογιστή σας και το ανεβάζετε. Για την ονομασία του ψηφιακού αρχείου συστήνεται η χρήση λατινικών χαρακτήρων χωρίς κενά ή με _(underscore) Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα αρχεία, επιλέγοντας κάθε φορά το κουμπί «Προσθέστε». Βήμα 6 Συμπληρώστε υποχρεωτικά πεδία που ξεχάστηκαν Αυτό το βήμα θα το συναντήσετε μόνο στην περίπτωση που έχετε ολοκληρώσει τη περιγραφή του τεκμηρίου, έχετε φορτώσει το ψηφιακό αρχείο στη φόρμα, πατάτε «Επόμενη», αλλά δεν έχετε συμπληρώσει όλα τα υποχρεωτικά πεδία. Σε αυτή τη περίπτωση, το σύστημα σας καθοδηγεί να συμπληρώσετε τα υποχρεωτικά πεδία που ξεχάστηκαν. Μπορείτε ακόμα να αφαιρέσετε ψηφιακά αρχεία και να υποβάλλετε άλλα. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 10

Βήμα 7 Επιβεβαιώστε τα δεδομένα Οδηγείστε στην καρτέλα επιβεβαίωσης της υποβολής όπου επιβεβαιώνετε την ορθότητα των στοιχείων που υποβάλλατε και κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές και διορθώσεις. Βήμα 8 Ολοκληρώστε την υποβολή Ολοκληρώνετε την υποβολή πατώντας «Επόμενη». Η υποβολή έχει ολοκληρωθεί! Μπορείτε να συνεχίσετε ξεκινώντας μια νέα υποβολή. Με την ολοκλήρωση της υποβολής το τεκμήριο δημοσιοποιείται στο αποθετήριο και λαμβάνετε ειδοποίηση με ηλεκτρονικό μήνυμα. Στη περίπτωση που έχετε ενεργοποιήσει τη λειτουργία της «επιμέλειας τεκμηρίων» στο αποθετήριο, ο διαχειριστής του αποθετηρίου θα εγκρίνει την υποβολή πριν τη δημοσιοποίηση της και τότε θα λάβετε ειδοποίηση με ηλεκτρονικό μήνυμα. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 11

6. Χρήσιμες συμβουλές Σε οποιαδήποτε στιγμή της υποβολής, μπορείτε να αποθηκεύσετε τη δουλειά σας και να συνεχίσετε την υποβολή αργότερα. Για να αποθηκεύετε τα δεδομένα, επιλέγετε «Ακυρώστε/Αποθηκεύστε». Σε κάθε βήμα της υποβολής μπορείτε να κάνετε χρήση της συνοπτικής βοήθειας που παρέχεται με το σύμβολο φόρμας. δίπλα σε κάθε πεδίο της Μέσω της σελίδας «Το αποθετήριό μου» μπορείτε να ενημερώνεστε για την εξέλιξη των υποβολών, να ολοκληρώνετε ημιτελείς υποβολές, να ακυρώσετε την υποβολή ή να συνεχίσετε αργότερα τις ημιτελείς υποβολές σε περίπτωση που εξέλθετε από το σύστημα. Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 12

Υπηρεσίες SaaS από το ΕΚΤ / Οδηγός υποβολής σε αποθετηρίου SaaS 13