Υπολογισμός και Αυτόματη Αποστολής ΑΠΔ
Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της διαδικασίας Υπολογισμού και Αυτόματης Αποστολής ΑΠΔ. Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής.
Για τον σωστό υπολογισμό της Αναλυτικής Περιοδικής Δήλωσης και εξαγωγής του αρχείου αυτόματης υποβολής, θα πρέπει ο χρήστης να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα. Εισαγωγή κωδικών ηλεκτρονικής υποβολής της ΑΠΔ Αρχικά από το Μενού Παράμετροι- Παράμετροι Εταιρειών, ο χρήστης επιλέγει την εταιρεία του και καταχωρεί στο πεδίο «Στοιχεία αποστολής ΑΠΔ» τους απαραίτητους κωδικούς του ΙΚΑ για την αποστολή της Αναλυτικής Περιοδικής Δήλωσης μέσω Internet. Στη συνέχεια εφόσον ο χρήστης έχει υπολογίσει την μισθοδοσία μίας περιόδου, η διαδρομή που θα ακολουθήσει θα είναι η εξής:
Από το μενού Εκτυπώσεις Ι.Κ.Α Α.Π.Δ. επιλέγει την εταιρεία που επιθυμεί.
Εξαγωγή και αυτόματη αποστολή του αρχείου της ΑΠΔ Στη συνέχεια ανοίγει η οθόνη της ΑΠΔ στην οποία στο γκρουπ Στοιχεία Εργασίας επιλέγει ο χρήστης μια από τις τρεις παρακάτω επιλογές: 1. Νέος Υπολογισμός ΑΠΔ, με την συγκεκριμένη επιλογή ο χρήστης υπολογίζει μια νέα ΑΠΔ 2. Αποθηκευμένα Στοιχεία ΑΠΔ, ο χρήστης μπορεί να διαχειριστεί ή να διαγράψει τις ήδη υπολογισμένες ΑΠΔ. 3. Συνένωση υπολογισμένων ΑΠΔ, είναι μία λειτουργία η οποία ακολουθείται εφόσον ο χρήστης έχει υπολογίσει μεμονωμένα τις Μισθοδοτικές Περιόδους δηλαδή έχει υπολογίσει ξεχωριστά ΑΠΔ για Ιανουάριο,Φεβρουάριο και Μάρτιο και στο τέλος θελήσει να τις ενώσει σε μία ΑΠΔ. Αναλυτικές οδηγίες για τον Νέο υπολογισμό ΑΠΔ: Για να γίνει ο υπολογισμός μιας νέας ΑΠΔ ο χρήστης επιλέγει έναν από τους τρεις παρακάτω τύπους δήλωσης: 01 Κανονική 03 Επανυποβολή 04 Συμπληρωματική Για να γίνει υπολογισμός του τύπου δήλωσης «03 Επανυποβολή» ή «04 Συμπληρωματική» απαραίτητη προϋπόθεση είναι ο υπολογισμός αρχικά της ΑΠΔ με τύπο 01 Κανονική στην συγκεκριμένη περίοδο. Τα βήματα υπολογισμού στην συνέχεια των δύο παραπάνω τύπων δήλωσης είναι ίδια με τον τύπο δήλωσης 01 κανονική.
Αν επιλέξει ο χρήστης την συμπληρωματική δήλωση (04) και δίνοντας τον νέο υπολογισμό, στην οθόνη θα εμφανισθούν όλοι οι εργαζόμενοι ακόμη και αυτοί που δεν έχουν δεχθεί διόρθωση, αλλά με μηδενικά στοιχεία. Βήματα υπολογισμού ΑΠΔ με τύπο δήλωσης κανονικής Εφόσον ο χρήστης επέλεξε τον συγκεκριμένο τύπο όπως αναφέρεται παραπάνω στην συνέχεια επιλέγει «Μισθολογική Περίοδο» Από Έως δηλαδή το διάστημα που υποχρεούται να υποβάλλει την ΑΠΔ (μήνας) και τέλος το button Υπολογισμός στο κάτω δεξιά σημείο της οθόνης. Σε περίπτωση που ο χρήστης έχει υπολογίσει Επιδόματα και Δώρα με διαφορετική ημερομηνία από την παραπάνω επιλογή του στην Μισθολογική Περίοδο, δεν θα ενσωματωθούν στην ΑΠΔ οι υπολογισμένες περιόδους. Ο χρήστης μπορεί από τα «Γενικά Στοιχεία Περιόδου» να κάνει έλεγχο στην ημερομηνία υπολογισμού και αν θέλει να την τροποποιήσει. Στην συνέχεια αφού υπολογιστεί η ΑΠΔ, εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη, μέσω της οποίας ο χρήστης έχει την δυνατότητα να ελέγξει και να μεταβάλει αν επιθυμεί τα υπολογισμένα δεδομένα των εργαζομένων της εκάστοτε εταιρίας. Οι μεταβολές των δεδομένων της ΑΠΔ γίνεται με το να επιλέξει στην πρώτη μάσκα της οθόνης τον εργαζόμενο και στην συνέχεια να μεταβάλει στην δεύτερη μάσκα τα πεδία που επιθυμεί και να επιλέξει αποθήκευση. Η παραπάνω διαδικασία γίνεται για κάθε εργαζόμενο ξεχωριστά.
Με τον παραπάνω πίνακα ο χρήστης μπορεί να κάνει έλεγχο των δεδομένων της ΑΠΔ με την μισθοδοτική κατάσταση. Με την επιλογή του button «Εξαγωγή σε excel» η διαδικασία ελέγχου γίνεται ακόμη πιο εύκολη. Σε περίπτωση διαφωνίας ποσών με την Μισθοδοτική κατάσταση περιόδων ο χρήστης θα πρέπει να ελέγξει μέσα στις υπολογισμένες περιόδους αν υπάρχει ασθένεια (επιδότηση ΙΚΑ), τεκμαρτά, μαθητεία ΟΑΕΔ, Πρακτική ΤΕΙ. Εφόσον έχει ολοκληρώσει τον παραπάνω έλεγχο ή αν δεν επιθυμεί να κάνει έλεγχο στην παρούσα φάση τότε επιλέγοντας το πεδίο Επόμενη, μεταφέρεται στην επόμενη οθόνη στην οποία στο πάνω μέρος εμφανίζονται τα πληροφοριακά στοιχεία της εταιρίας:
Έπειτα ο χρήστης πριν επιλέξει «Εξαγωγή» του αρχείου της ΑΠΔ, μπορεί από το γκρουπ «Εκτύπωση Συνοδευτικού Εντύπου» να προβεί στην προεπισκόπηση και στην εκτύπωση όλης της ΑΠΔ ή Εκτύπωση όσων σελίδων επιθυμεί. Στην ίδια οθόνη και στο γκρουπ «Εξαγωγή Στοιχείων ΑΠΔ» ο χρήστης επιλέγει το μέσο υποβολής του αρχείου της ΑΠΔ, δηλαδή Internet, δισκέτα ή Εγγράψιμοι οπτικοί δίσκοι (CD-R) και στην συνέχεια στο combo box «Φάκελος Εξαγωγής» αναφέρεται η διαδρομή που θα ακολουθήσει το αρχείο κατά την εξαγωγή του. Το όνομα του αρχείου εξαγωγής είναι CSL01 για τις κανονικές εταιρίες και CSC01 για τις οικοδομοτεχνικές εταιρίες. Το αρχείο αποθηκεύεται στην διαδρομή C: Program Files\epsilon net\extram
ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Ο χρήστης μπορεί να αλλάξει την διαδρομή αποθήκευσης του αρχείου και να ορίσει ο ίδιος τον φάκελο αποθήκευσής του. Δεν πρέπει όμως στον φάκελο εξαγωγής να υπάρχουν ελληνικοί χαρακτήρες. πχ Δεν πρέπει να έχει την μορφή C: Program Files\ ΑΠΔ αλλά θα πρέπει να είναι της μορφής C: Program Files\ APD Τέλος επιλέγει το πλήκτρο «Εξαγωγή» και η εφαρμογή μας ενημερώνει για την ολοκλήρωση δημιουργίας του αρχείου της ΑΠΔ. Όταν η δημιουργία των αρχείων ΑΠΔ ολοκληρωθεί, στην συνέχεια ο χρήστης επιλέγει το πλήκτρο «Αποστολή ΑΠΔ» και αρχίζει η διαδικασία αυτόματης υποβολής της. Δηλαδή πραγματοποιείται η αυτόματη σύνδεση με την ιστοσελίδα του ΙΚΑ ώστε να υποβληθεί αυτόματα η ΑΠΔ του οριζόμενου διαστήματος (μήνας).
Αν ο χρήστης έχει συμπληρώσει τους κωδικούς στις Παραμέτρους Εταιριών και στην προηγούμενη ερώτηση απαντήσει «ΝΑΙ» τότε η εφαρμογή θα τον οδηγήσει αυτόματα στην τελευταία σελίδα του site του ΙΚΑ η οποία θα έχει συμπληρωμένα όλα τα απαραίτητα πεδία και θα πρέπει απλά ο χρήστης να επιλέξει και να επισυνάψει το αρχείο CSL01 ή το CSC01 (σε περίπτωση οικοδομοτεχνικής εταιρίας) που είχε προηγουμένως εξάγει στην επιλογή της προηγούμενης οθόνης «Φάκελος Εξαγωγής»