Cosmos Business Systems S.A. Group CRM για Εκπαιδευτικούς Φορείς
CRM Εκπαιδευτικών Φορέων Το CRM Εκπαιδευτικών Φορέων έχει αναπτυχθεί για να ικανοποιήσει τις ανάγκες διαχείρισης του υποψήφιου πελατολογίου ενός εκπαιδευτηρίου. Τα βασικά υποσυστήματα που συνιστούν τη λειτουργικότητα της εφαρμογής είναι τα ακόλουθα: Υποδοχή αιτήματος ενδιαφέροντος. Η διαδικασία αφορά στην υποδοχή και καταγραφή των αιτημάτων ενδιαφέροντος των υποψηφίων πελατών του εκπαιδευτηρίου. Η διασύνδεση του τηλεφωνικού κέντρου με το σύστημα επιτρέπει κατά την υποδοχή μιας τηλεφωνικής κλήσης, την αυτοματοποιημένη εμφάνιση στον agent, της καρτέλας του ενδιαφερομένου. Ενημέρωση δελτίου ενδιαφερομένου. Μέσω της διαδικασίας καταγράφονται στην καρτέλα του ενδιαφερομένου, όλες οι ενέργειες που έχουν συντελεστεί καθώς και τα αποτελέσματα αυτών. Οι ενέργειες αυτές κατηγοριοποιούνται ανάλογα με το αντικείμενό τους σε τηλεφωνικές επικοινωνίες, αποστολή ενημερωτικού υλικού, αποστολή προσφοράς, προγραμματισμός συνάντησης κλπ. Ημερολόγιο προγραμματισμένων συναντήσεων. Μέσω της διαδικασίας επιτυγχάνεται η διαχείριση του προγραμματισμού και της διεξαγωγής των συναντήσεων μεταξύ των συμβούλων του εκπαιδευτηρίου και των ενδιαφερομένων. Μαζική ανάθεση δελτίων. Η διαδικασία περιλαμβάνει ενέργειες marketing, προκειμένου να διαπιστωθεί το ενδιαφέρων των υποψηφίων πελατών. Δημιουργία και εμφάνιση αναφορών. Ένα πλήθος αναφορών καλύπτει της ανάγκες εξαγωγής στατιστικών δεδομένων για την εξαγωγή των απαιτούμενων συμπερασμάτων. Αναλυτικότερα παρατίθενται οι βασικές λειτουργίες του συστήματος: Υποδοχή αιτήματος ενδιαφέροντος Ανεξάρτητα από την προέλευση ενός αιτήματος ενδιαφέροντος (τηλεφωνική κλήση, email) ο χειριστής του συστήματος διενεργεί απλή ή σύνθετη αναζήτηση συμπληρώνοντας τις τιμές που επιθυμεί ώστε να εντοπίσει το δελτίο ενδιαφερομένου. Στην περίπτωση που υπάρχει καταχωρημένο δελτίο ενδιαφερομένου για τον υποψήφιο, αυτό θα εμφανιστεί στη λίστα των αποτελεσμάτων αναζήτησης. Στη συνέχεια ο χειριστής δύναται να διαγράψει αυτό το δελτίο είτε να εμφανίσει τα στοιχεία του. Η αναζήτηση ενός δελτίου ενδιαφερομένου είναι μια σημαντική λειτουργία του συστήματος που πρέπει να λαμβάνει χώρα κάθε φορά που εξυπηρετείται ένα αίτημα ενδιαφέροντος ώστε να αποφευχθεί η περίπτωση μιας εκ νέου καταχώρησης των στοιχείων του ενδιαφερομένου. 1 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 1: Υποδοχή αιτήματος ενδιαφέροντος Αντίθετα στην περίπτωση που δεν εντοπίζεται το δελτίο ενδιαφερομένου για τον υποψήφιο που υποβάλει αίτημα ενδιαφέροντος, ο χειριστής προχωρά στην καταχώρηση των στοιχείων του ενδιαφερομένου δημιουργώντας ένα νέο δελτίο. Καταχώρηση δελτίου ενδιαφερομένου Ο χειριστής συλλέγει τις απαιτούμενες πληροφορίες για τη δημιουργία του δελτίου ενδιαφερομένου. Τα στοιχεία που καταγράφει συνοψίζονται στα παρακάτω: Στοιχεία υποψήφιου σπουδαστή: Ο χειριστής συμπληρώνει το σύνολο των στοιχείων (προσωπικά στοιχεία και στοιχεία επικοινωνίας) που αφορούν στον υποψήφιο σπουδαστή. Στοιχεία ενδιαφερομένου: Ο χειριστής συμπληρώνει το σύνολο των στοιχείων (προσωπικά στοιχεία και στοιχεία επικοινωνίας) που αφορούν στον ενδιαφερόμενο, στο πρόσωπο που πραγματοποιεί την επικοινωνία με το κολλέγιο. Προσόντα υποψήφιου σπουδαστή: Ο χειριστής συμπληρώνει τα προσόντα του υποψήφιου σπουδαστή (σπουδές, γλώσσες) και την τρέχουσα κατάστασή του (εργαζόμενος, σπουδαστής κτλ). Προγράμματα σπουδών: Ο χειριστής καταχωρεί τα προγράμματα (ένα ή περισσότερα) για τα οποία ο καλών (ενδιαφερόμενος / υποψήφιος σπουδαστής) επιθυμεί να ενημερωθεί. Επιλέγει το είδος του 2 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
προγράμματος (προπτυχιακό / μεταπτυχιακό), την κατηγορία του προγράμματος (λίστα κατηγοριών προγραμμάτων) και τον τίτλο του προγράμματος (αναλόγως επιλεγμένης κατηγορίας προγραμμάτων). Άλλες πληροφορίες: Ο χειριστής καταγράφει πληροφορίες σχετικές με τον τρόπο επικοινωνίας του κολλεγίου με τον υποψήφιο σπουδαστή / ενδιαφερόμενο, την πηγή πληροφόρησης του για το κολλέγιο και τις επαφές του με άλλα κολλέγια. Όσον αφορά στην καταγραφή των επαφών του ενδιαφερομένου με τους ανταγωνιστές, ο χρήστης δύναται να καταχωρήσει για κάθε ενδιαφερόμενο το όνομα του ανταγωνιστή, το πρόγραμμα για το οποίο εκδήλωσε ενδιαφέρον και την οικονομική προσφορά που έλαβε. Σχόλια: Ο χειριστής συμπληρώνει επιπρόσθετες πληροφορίες / σχόλια σχετικές με την καταχώρηση των στοιχείων του δελτίου. Προγραμματισμός ενεργειών: Ο χειριστής καταχωρεί μία ή περισσότερες ενέργειες που έλαβαν ή θα λάβουν χώρα. Για κάθε ενέργεια επιλέγει τον τύπο της (τηλεφωνική επικοινωνία, αποστολή email, αποστολή εντύπων, αποστολή sms, ραντεβού), την ημερομηνία και ώρα της ενέργειας, τον χρήστη στον οποίο είναι ανατεθειμένη, την προτεραιότητά της και μια περιγραφή. Οι καταχωρημένες ενέργειες εμφανίζονται σε έναν πίνακα μέσα από τον οποίο ο χρήστης επιλέγει μια ενέργεια για επεξεργασία ή διαγραφή. Οικονομικές προσφορές: Ο χειριστής καταχωρεί μία ή περισσότερες οικονομικές προσφορές για κάθε πρόγραμμα σπουδών για το οποίο έχει εκδηλώσει ενδιαφέρον ο υποψήφιος. Για κάθε νέα οικονομική προσφορά επιλέγει το είδος, την κατηγορία και τον τίτλο του προγράμματος που αφορά η προσφορά καθώς και την αξία της, την ημερομηνία υποβολής της και κάποιες λεπτομέρειες σχετικές με τους όρους που αυτή υποβάλλεται. Οι καταχωρημένες οικονομικές προσφορές για ένα δελτίο ενδιαφερομένου εμφανίζονται συγκεντρωτικά και ο χρήστης δύναται να επιλέξει μια προφορά για επεξεργασία ή διαγραφή. Ο χρήστης συμπληρώνει όλα τα υποχρεωτικά πεδία του δελτίου και το σύστημα καταχωρεί τα στοιχεία αποδίδοντας στο δελτίο αυτό ένα μοναδικό αριθμό ΑΔΕ (Αριθμός Δελτίου Ενδιαφερομένου). Σχήμα 2.1: Καταχώρηση δελτίου ενδιαφερόμενου 3 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 2.2: Καταχώρηση δελτίου ενδιαφερόμενου Σχήμα 2.3: Καταχώρηση δελτίου ενδιαφερόμενου Σχήμα 2.4: Καταχώρηση δελτίου ενδιαφερόμενου 4 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 2.5: Καταχώρηση δελτίου ενδιαφερόμενου Σχήμα 2.6: Καταχώρηση δελτίου ενδιαφερόμενου 5 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 2.7: Καταχώρηση δελτίου ενδιαφερόμενου Σχήμα 2.8: Καταχώρηση δελτίου ενδιαφερόμενου Εμφάνιση δελτίου ενδιαφερόμενου Ο χειριστής επιλέγει είτε μέσα από τη λειτουργία υποδοχής αιτήματος ενδιαφέροντος είτε μέσα από τη λειτουργία των προγραμματισμένων ενεργειών ένα δελτίο ενδιαφερόμενου κι εμφανίζει αναλυτικά τα στοιχεία του. Για ευχρηστία και σαφήνεια το σύνολο των πληροφοριών του δελτίου διαμοιράζεται σε καρτέλες (tabs) βάσει θεματικής ενότητας. 6 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Καρτέλα - Στοιχεία υποψηφίου: Ο χρήστης εμφανίζει τα καταχωρημένα στοιχεία του υποψήφιου σπουδαστή. Σχήμα 3.1: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα - Στοιχεία υποψηφίου Καρτέλα - Στοιχεία ενδιαφερομένου: Ο χρήστης εμφανίζει τα καταχωρημένα στοιχεία του ενδιαφερόμενου. 7 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 3.2: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα - Στοιχεία ενδιαφερομένου Καρτέλα Προσόντα υποψήφιου σπουδαστή: Ο χρήστης εμφανίζει τα καταχωρημένα προσόντα του υποψήφιου σπουδαστή. 8 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 3.3: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα Προσόντα υποψήφιου σπουδαστή Καρτέλα Προγράμματα σπουδών: Ο χρήστης εμφανίζει τα προγράμματα σπουδών που έχουν επιλεγεί από το χρήστη. 9 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 3.4: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα Προγράμματα σπουδών Καρτέλα Άλλες πληροφορίες: Ο χρήστης εμφανίζει γενικές πληροφορίες που αφορούν στο δελτίο. 10 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 3.5: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα Άλλες πληροφορίες Καρτέλα Σχόλια: Ο χρήστης εμφανίζει τα καταχωρημένα σχόλια για το επιλεγμένο δελτίο ενδιαφερομένου. 11 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 3.6: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα Σχόλια Καρτέλα Προγραμματισμός ενεργειών: Ο χρήστης εμφανίζει τις προγραμματισμένες ενέργειες και το ιστορικό επικοινωνίας που αφορούν στο επιλεγμένο δελτίο ενδιαφερομένου. 12 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 3.7: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα Προγραμματισμός ενεργειών Ο χρήστης επιλέγει μία προγραμματισμένη ενέργεια του δελτίου που αφορά σε τηλεφωνική κλήση και πατώντας το εικονίδιο εμφανίζει όλους τους δηλωμένους τηλεφωνικούς αριθμούς. Επιλέγει τον αριθμό που επιθυμεί και πραγματοποιεί την κλήση. 13 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 3.7.1: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα Προγραμματισμός ενεργειών - Τηλεφωνική κλήση Ο χρήστης επιλέγει μία προγραμματισμένη ενέργεια του δελτίου που αφορά σε αποστολή email και πατώντας το εικονίδιο συμπληρώνει τους αποδέκτες/τον αποδέκτη του email καθώς και τον τίτλο και το σώμα του κειμένου κι επιλέγει αποστολή. 14 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 3.7.2: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα Προγραμματισμός ενεργειών Αποστολή email Ο χρήστης επιλέγει μία προγραμματισμένη ενέργεια του δελτίου που επιθυμεί να συσχετίσει με μία νέα επικοινωνία. Επιλέγει το εικονίδιο για να προσθέσει μία νέα επικοινωνία. Στον εμφανιζόμενο διάλογο επιλέγει τον τύπο της ενέργειας, την ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης της και κάποια σχόλια σχετικά με αυτή κι επιλέγει προσθήκη. 15 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 3.7.3: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα Προγραμματισμός ενεργειών Προσθήκη επικοινωνίας Επιπρόσθετα ο χρήστης δύναται να επιλέξει την ακύρωση μιας προγραμματισμένης ενέργειας. Οι ακυρωμένες ενέργειες εμφανίζουν την ένδειξη. Οι ενέργειες που έχουν συσχετιστεί με μία κατ ελάχιστο επικοινωνία έχουν την ένδειξη. Τέλος δύναται να επιλέξει ώστε να φιλτράρει τον πίνακα του ιστορικού επικοινωνίας εμφανίζοντας μόνο τις επικοινωνίες που σχετίζονται με την επιλεγμένη προγραμματισμένη ενέργεια και να ακυρώσει ή να μεταθέσει μία προγραμματισμένη ενέργεια. Ο χρήστης εμφανίζει το ιστορικό επικοινωνίας που αφορά σε ένα δελτίο και δύναται να προσθέσει μία νέα επικοινωνία χωρίς να τη συσχετίσει με κάποια προγραμματισμένη ενέργεια. Ο χρήστης δύναται να επιλέξει και να εμφανίσει εκ νέου όλο το ιστορικό επικοινωνίας για το επιλεγμένο δελτίο. 16 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 3.8: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα Οικονομικές προσφορές Ο χρήστης εμφανίζει συγκεντρωτικά όλες τις οικονομικές προσφορές που έχουν υποβληθεί από το κολλέγιο στον υποψήφιο σπουδαστή / ενδιαφερόμενο ανά πρόγραμμα. Έχει τη δυνατότητα να διαγράψει μία προσφορά ή να προσθέσει μία νέα. 17 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 3.8.1: Δελτίο ενδιαφερόμενου / Καρτέλα Οικονομικές προσφορές Προσθήκη προσφοράς Στον εμφανιζόμενο διάλογο ο χρήστης επιλέγει το είδος του προγράμματος, την κατηγορία και τον τίτλο του, συμπληρώνει την ημερομηνία υποβολής της προσφοράς και την αξία της καθώς και κάποια σχετικά σχόλια/λεπτομέρειες. Οι πληροφορίες ΑΔΕ, Κατάσταση δελτίου (εγγραφή, προσωρινή αρνητική θέση, σε εξέλιξη), ημερομηνία/ώρα καταχώρησης, ημερομηνία /ώρα τελευταίας επεξεργασίας) εμφανίζονται ανεξαρτήτως επιλεγμένης καρτέλας. Τέλος, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να επεξεργαστεί τα στοιχεία ενός δελτίου ενδιαφερομένου μέσα στο χρονικό διάστημα που ορίζει το κολλέγιο και να επιλέξει αποθήκευση. Ημερολόγιο εκκρεμοτήτων Ο χρήστης έχει στη διάθεσή του τη λειτουργία της συγκεντρωτικής εμφάνισης όλων των προγραμματισμένων ενεργειών που έχει καταχωρήσει για όλα τα δελτία ενδιαφερομένων προσδιορίζοντας το χρονικό παράθυρο που επιθυμεί. 18 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 4: Ημερολόγιο εκκρεμοτήτων Ο χρήστης δύναται να επιλέξει την ακύρωση μιας προγραμματισμένης ενέργειας με αποτέλεσμα να εμφανίζεται δίπλα στην ακυρωμένη ενέργεια η ένδειξη. Έχει τη δυνατότητα να διαχωρίσει τις ενέργειες για τις οποίες έχει καταχωρηθεί κατ ελάχιστο μία επικοινωνία (ένδειξη ) από εκείνες για τις οποίες δεν έχει καταχωρηθεί καμία ενέργεια. Τέλος ο χρήστης δύναται να επιλέξει το δελτίο ενδιαφερομένου που επιθυμεί ώστε να εμφανίσει τα στοιχεία του. Ο χρήστης επιλέγει μία προγραμματισμένη ενέργεια που αφορά σε τηλεφωνική κλήση και πατώντας το εικονίδιο εμφανίζει όλους τους δηλωμένους τηλεφωνικούς αριθμούς. Επιλέγει τον αριθμό που επιθυμεί και πραγματοποιεί την κλήση. 19 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 4.1: Ημερολόγιο εκκρεμοτήτων - Τηλεφωνική κλήση Ο χρήστης επιλέγει μία προγραμματισμένη ενέργεια που αφορά σε αποστολή email και πατώντας το εικονίδιο συμπληρώνει τους αποδέκτες/τον αποδέκτη του email καθώς και τον τίτλο και το σώμα του κειμένου κι επιλέγει αποστολή. Σχήμα 4.2: Ημερολόγιο εκκρεμοτήτων Αποστολή email 20 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Ο χρήστης επιλέγει την προγραμματισμένη ενέργεια που επιθυμεί να συσχετίσει με μία νέα επικοινωνία κι επιλέγει το εικονίδιο. Στον εμφανιζόμενο διάλογο επιλέγει τον τύπο της ενέργειας, την ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης της, ένα σύντομο σχόλιο για την επικοινωνία κι επιλέγει προσθήκη. Σχήμα 4.3: Ημερολόγιο εκκρεμοτήτων - Προσθήκη επικοινωνίας Ο χρήστης επιλέγει το εικονίδιο ενέργεια. για να εμφανίσει τις σχετικές επικοινωνίες με μία προγραμματισμένη Σχήμα 4.4: Ημερολόγιο εκκρεμοτήτων Σχετικές επικοινωνίες 21 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Ημερολόγιο προγραμματισμένων συναντήσεων (Ρόλος: Γραμματεία) Ο χρήστης στον οποίο έχει ανατεθεί ο ρόλος της γραμματειακής υποστήριξης δύναται να εμφανίζει το σύνολο των προγραμματισμένων συναντήσεων που αφορά σε όλα τα δελτία ενδιαφερομένων. Για τη διευκόλυνση του έργου της η γραμματεία δύναται να περιορίσει την αναζήτηση των προγραμματισμένων συναντήσεων μέσα στο χρονικό διάστημα που επιθυμεί ή κατά την υποδοχή ενός ραντεβού να εντοπίσει το αντίστοιχο δελτίο αναζητώντας το με το ονοματεπώνυμο του επισκέπτη. Σχήμα 5: Ημερολόγιο προγραμματισμένων συναντήσεων Ρόλος γραμματεία Ο χρήστης επιλέγει το εικονίδιο και στον εμφανιζόμενο διάλογο συμπληρώνει την ημερομηνία προσέλευσης του υποψηφίου / ενδιαφερόμενου στην προγραμματισμένη συνάντηση. 22 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 5.1: Ημερολόγιο προγραμματισμένων συναντήσεων - Ρόλος γραμματεία - Προσθήκη ημερομηνίας προσέλευσης Ημερολόγιο προγραμματισμένων συναντήσεων (Ρόλος: Επόπτης) Ο χρήστης στον οποίο έχει αποδοθεί ο ρόλος του επόπτη δύναται να εμφανίζει το σύνολο των προγραμματισμένων συναντήσεων που αφορά σε όλα τα δελτία ενδιαφερομένων. Ο επόπτης έχει τη δυνατότητα εμφάνισης των προγραμματισμένων συναντήσεων προσδιορίζοντας χρονικά το εύρος αναζήτησης συναντήσεων αλλά και με κριτήριο το ονοματεπώνυμο του υποψηφίου/ενδιαφερόμενου. Σχήμα 6: Ημερολόγιο προγραμματισμένων συναντήσεων Ρόλος: Επόπτης 23 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Ο επόπτης επιλέγει το εικονίδιο και στον εμφανιζόμενο διάλογο επιλέγει το σύμβουλο που κρίνει ως καταλληλότερο για τη διεκπεραίωση της επιλεγμένης προγραμματισμένης συνάντησης λαμβάνοντας υπόψη τα επιλεγμένα προγράμματα σπουδών και τη διαθεσιμότητα των συμβούλων. Σχήμα 6.1: Ημερολόγιο προγραμματισμένων συναντήσεων Ρόλος: Επόπτης Προσθήκη συμβούλου Ημερολόγιο προγραμματισμένων συναντήσεων (Ρόλος: Σύμβουλος) Ο χρήστης με κατάλληλο δικαίωμα εμφανίζει το σύνολο των προγραμματισμένων συναντήσεων που του έχουν ανατεθεί προς διεκπεραίωση. Συμπληρώνει τα κριτήρια που επιθυμεί, ΑΔΕ, αποδέκτης, χρονικά κριτήρια ώστε να περιορίσει την αναζήτηση. Επιπρόσθετα επιλέγει την προγραμματισμένη συνάντηση που επιθυμεί και συμπληρώνει τις ενέργειες τις σχετικές με αυτή τη συνάντηση (βλ. Σχήμα 3.7.3). 24 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Σχήμα 7: Ημερολόγιο προγραμματισμένων συναντήσεων Ρόλος: Σύμβουλος Σε περίπτωση που η προγραμματισμένη συνάντηση οδηγήσει στην εγγραφή του υποψηφίου σε κάποιο πρόγραμμα σπουδών ο σύμβουλος δύναται να εμφανίσει το δελτίο του υποψηφίου και να μεταβάλλει την κατάστασή του σε «Εγγραφή». Ο χρήστης στον εμφανιζόμενο διάλογο συμπληρώνει συνοπτικά τα στοιχεία της εγγραφής σε ελεύθερο κείμενο και σε ξεχωριστό πεδίο την τελική τιμή της εγγραφής. Σχήμα 8: Εμφάνιση δελτίου ενδιαφερόμενου Νέα εγγραφή 25 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων Μαζική ανάθεση δελτίων Ο χρήστης στον οποίο έχει αποδοθεί το δικαίωμα της μαζικής ανάθεσης δελτίων διενεργεί απλή ή σύνθετη αναζήτηση ώστε να εντοπίσει τα δελτία που επιθυμεί. Στη συνέχεια επιλέγει τα δελτία εκείνα που μαζικά επιθυμεί να αναθέσει σε κάποιον σύμβουλο. Επιλέγει τον τύπο της ενέργειας, την ημερομηνία και ώρα
διεξαγωγής της, την προτεραιότητα εκτέλεσης της ενέργειας και το σύμβουλο που θα αναλάβει να την εκτελέσει. Σχήμα 9: Μαζική ανάθεση δελτίων Δημιουργία και εμφάνιση αναφορών Το σύστημα παρέχει στον κατάλληλα εξουσιοδοτημένο χρήστη τη δυνατότητα δημιουργίας νέων αναφορών μέσα από κατάλληλη διεπαφή. Ο χρήστης δύναται να επιλέξει τα κριτήρια που επιθυμεί να φιλτράρουν τα αποτελέσματα του ερωτήματος που θα υποβάλει για να δημιουργήσει τη νέα αναφορά κι έπειτα να την εμφανίσει σε μορφή πίνακα ή σε μορφή διαγράμματος. Ο χρήστης θα έχει τη δυνατότητα εξαγωγής των αποτελεσμάτων σε αρχείο.xlsx ή σε αρχείο.pdf για περαιτέρω επεξεργασία. 26 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Πηγή επικοινωνίας Ραντεβού Τηλέφωνο Email Φυσική παρουσία Σχήμα 10: Παράδειγμα κυκλικού διαγράμματος Τρέχουσα κατάσταση δελτίων Εγγραφή Σε προσωρινή αρνητική θέση Τρέχουσα κατάσταση δελτίων Σε εξέλιξη 0 20 40 60 80 100 120 Σχήμα 11: Παράδειγμα ραβδογράμματος Παρακάτω αναφέρονται κάποιοι τύποι αναφορών που ο χρήστης δύναται να δημιουργήσει για εμφάνιση με κάποια ενδεικτικά φίλτρα. Αριθμός δελτίων που καταχωρήθηκαν σε επιλεγμένο χρονικό διάστημα. Αριθμός δελτίων που καταχωρήθηκαν ανά νομό ή δήμο υποψήφιου σπουδαστή Τι ποσοστό του συνόλου των ενδιαφερομένων έχει μια συγκεκριμένη ιδιότητα σε σχέση με τον υποψήφιο σπουδαστή. Πόσοι υποψήφιοι σπουδαστές στο σύνολο των δελτίων είναι εργαζόμενοι. Ποιο είδος προγράμματος, κατηγορία ή τίτλος προγράμματος έχει τη μεγαλύτερη ζήτηση. Ποια είναι η συνηθέστερη πηγή επικοινωνίας των υποψήφιων σπουδαστών με το Εκπαιδευτήριο για συγκεκριμένο έτος Από πού έμαθαν για το Εκπαιδευτήριο οι υποψήφιοι σπουδαστές το τέταρτο τετράμηνο συγκεκριμένου έτους. 27 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων
Ποιος είναι ο συνηθέστερος ανταγωνιστής από τον οποίο έχουν δεχθεί ήδη προσφορά οι υποψήφιοι πριν έρθουν σε επαφή με το Εκπαιδευτήριο σε συγκεκριμένο δήμο και ανά πρόγραμμα. Πόσα τηλέφωνα κατέληξαν σε ραντεβού και πόσα ραντεβού κατέληξαν σε εγγραφή. Ποια είναι η χαμηλότερη προσφορά που έχει δοθεί για συγκεκριμένο πρόγραμμα. Τι απόκλιση % έχουν οι προσφορές που δόθηκαν ανά πρόγραμμα από τις τελικές προσφορές που κατέληξαν σε εγγραφή για το ίδια προγράμματα. Στο σύνολο των δελτίων που καταχωρήθηκαν σε συγκεκριμένη χρονική περίοδο ποια κατέληξαν σε εγγραφή και ποια σε προσωρινή αρνητική θέση. Τι ποσοστό των προγραμματισμένων ενεργειών εξυπηρετεί ο κάθε σύμβουλος. Ποιος είναι ο μέσος χρόνος διάρκειας ενός ραντεβού με συγκεκριμένο σύμβουλο. Χρόνος που απαιτείται από το supervisor να αναθέσει ραντεβού σε σύμβουλο από την καταχώρηση της ημερομηνίας προσέλευσης του ραντεβού από τη γραμματεία. 28 Cosmos Consulting CRM Εκπαιδευτικών Φορέων