Καταχώρηση Αποδείξεων
Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της διαδικασίας Καταχώρησης Αποδείξεων. Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής.
1 Καταχώρηση Αποδείξεων Από την επιλογή του Κεντρικό Μενού της εφαρμογής Αρχείο - > Υπόχρεοι και εφόσον ο χρήστης επιλέξει τον Υπόχρεο που επιθυμεί, με την χρήση του button της γραμμής εργαλείων και την επιλογή «Καταχώρηση Αποδείξεων» εμφανίζεται η φόρμα καταχώρησης των Αποδείξεων, η οποία αναφέρετε στον Υπόχρεο που έχει επιλεχθεί από την διαχείριση των Υπόχρεων. 1.1 Άμεση Εισαγωγή Αποδείξεων Σε αυτήν την φόρμα ο χρήστης θα πρέπει να εισάγει τις εγγραφές αποδείξεων, πληκτρολογώντας τα επιθυμητά στοιχεία στα πεδία Άμεσης Εισαγωγής. Για την καταχώρηση των αποδείξεων θα πρέπει απαραίτητα να συμπληρωθούν τα πεδία που εμφανίζονται με έντονη γραμματοσειρά (bold). Εάν κάποιο από τα υποχρεωτικά πεδία δεν έχει συμπληρωθεί εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος Κατόπιν συμπλήρωσης των υποχρεωτικών πεδίων, πραγματοποιείται η αποθήκευση των εγγραφών στο grid των αποδείξεων, ενεργοποιώντας τα πλήκτρα «Enter» ή «Tab» στο πεδίο «Ποσό». Εναλλακτικά, στην φόρμα Άμεσης Εισαγωγής Αποδείξεων, ο
χρήστης μπορεί να ορίσει την Επωνυμία Εκδότη, την Κατηγορία Δαπάνης, την Ώρα Απόδειξης και τον Αριθμό Απόδειξης. Εφόσον δεν επιθυμεί να καθορίσει τα στοιχεία αυτά θα πρέπει να κάνει κλικ στα αντίστοιχα πεδία της φόρμας, ώστε να απενεργοποιηθούν, όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα 1.2 Αποδείξεις Στο group «Αποδείξεις» εμφανίζονται οι αποδείξεις οι οποίες έχουν καταχωρηθεί από την φόρμα Άμεσης Εισαγωγής. Από την γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται ο χρήστης έχει την δυνατότητα να πραγματοποιήσει τις παρακάτω επιλογές
Επιλέγοντας το πλήκτρο δίνεται δυνατότητα διαγραφής των εγγραφών αποδείξεων και εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης της ενέργειας. Η δυνατότητα μαζικής διαγραφής αποδείξεων πραγματοποιείται κάνοντας χρήση του πλήκτρου Ctrl ή Shift και επιλέγοντας με το ποντίκι τις αποδείξεις που επιθυμεί να διαγραφούν. Με το button εμφανίζεται η εκτύπωση των δεδομένων που έχουν καταχωρηθεί από τον χρήστη καθώς και αθροίζονται αυτόματα τα σύνολα των ποσών των αποθηκευμένων αποδείξεων. Σε αυτό το σημείο αξίζει να σημειωθεί ότι παρέχεται δυνατότητα εισαγωγής αποδείξεων από αρχείο τύπου Excel. Κάνοντας επιλογή του button εμφανίζεται ο πίνακας αντιστοίχισης στηλών αρχείου Excel
Επιλέγοντας το πλήκτρο ανοίγει η φόρμα αναζήτησης του αρχείου που επιθυμεί να εισάγει ο χρήστης. Μόλις ο χρήστης επιλέξει το αρχείο Excel εμφανίζεται το παρακάτω πληροφοριακό μήνυμα Στην φόρμα «Πεδία προς αντιστοίχιση» ο χρήστης θα πρέπει να αντιστοιχήσει τις στήλες του επιλεγμένου αρχείου με τα πεδία προς αντιστοίχιση. Για την αντιστοίχιση των στηλών του αρχείου πρέπει απαραίτητα να συμπληρωθούν τα πεδία που εμφανίζονται με έντονη γραμματοσειρά (bold) όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα Εφόσον έχουν ορισθεί τα υποχρεωτικά πεδία ενεργοποιείται η επιλογή όπου εάν ο χρήστης έχει ενεργοποιήσει το check box «Με αντικατάσταση των Αποθηκευμένων Αποδείξεων» πραγματοποιείται η αντικατάσταση των αποθηκευμένων εγγραφών που υπάρχουν στο συγκεκριμένο grid εμφανίζοντας μήνυμα επιβεβαίωσης της λειτουργίας αυτής.
Αντίθετα, αν η επιλογή παραμείνει απενεργοποιημένη πραγματοποιείται αυτόματα η προσθήκη των νέων εγγραφών του επιλεγμένου αρχείου Excel. Ενεργοποιώντας την επιλογή της γραμμής εργαλείων «Αποδείξεις» δίνεται δυνατότητα εξαγωγής των αποδείξεων σε μορφή αρχείου Excel, xml, pdf και txt. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η εξαγωγή αρχείου σε μορφή xml θα είναι διαθέσιμη με την κοινοποίηση των προδιαγραφών του αρχείου xml από την Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων όπως εμφανίζεται και στο προειδοποιητικό μήνυμα Η επιλογή του πλήκτρου παρέχει τη δυνατότητα στο χρήστη να ανανεώσει τις εγγραφές του συγκεκριμένου grid και αυτόματα να το ενημερώσει με τις αλλαγές που έχουν πραγματοποιηθεί. Με το λεκτικό επιλογές: της γραμμής εργαλείων των αποδείξεων δίνονται τρεις Απεριόριστο Πλάτος, όπου δίνεται η δυνατότητα το πλάτος του grid να διαμορφωθεί ανάλογα με το συνολικό πλάτος των εμφανιζόμενων στηλών. Αν το πλάτος της οθόνης δεν επαρκεί για την εμφάνιση όλων των στηλών, η μετακίνηση πραγματοποιείται με οριζόντια μπάρα κύλισης.
Γρήγορη Αναζήτηση, όπου στην πρώτη γραμμή κάθε grid τοποθετείται ξεχωριστή γραμμή με την οποία έχει τη δυνατότητα ο χρήστης να πραγματοποιεί άμεση αναζήτηση στις εμφανιζόμενες εγγραφές. Συμπληρώνοντας τα επιθυμητά στοιχεία σε οποιαδήποτε από τις εμφανιζόμενες στήλες, τα αποτελέσματα φιλτράρονται σε πραγματικό χρόνο. Η λειτουργία αυτή ελαχιστοποιεί τη διαδικασία εύρεσης των επιθυμητών εγγραφών. Ενοποίηση Κοινών Εγγραφών, με τη συγκεκριμένη επιλογή αποφεύγεται η επανάληψη των κοινών στοιχείων ανάμεσα στις εγγραφές, καθώς οι κοινές πληροφορίες εμφανίζονται σε ενιαία κελιά. Η εμφάνιση αυτή είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου υπάρχει η ανάγκη διαχωρισμού των εγγραφών με βάση κάποιο χαρακτηριστικό τους στοιχείο.