ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΣΥΝΟΠΤΙΚΩΝ Ο ΗΓΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗ ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ ΚΑΙ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ ΑΠΟ ΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ- ΗΜΙΟΥΡΓΟΥΣ ΑΙΤΗΜΑΤΩΝ ΠΡΟΣΟΧΗ : Οι πληροφορίες που περιλαµβάνονται θεωρούνται εµπιστευτικές. Αν δεν είστε ο εξουσιοδοτηµένος παραλήπτης του εγγράφου, παρακαλούµε όπως µην διαβιβάσετε, αντιγράψετε, παρακρατήσετε, κοινοποιήσετε ή διανείµετε το παρόν Οδηγίες Χρήσεως Ηλεκτρονικής Αγοράς
ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1. ΕΙΣΟ ΟΣ ΣΤΗΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΓΟΡΑ 3 2. ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΣΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ 4 3. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ ΓΙΑ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ 12 4. ΑΝΑΦΟΡΕΣ 16 Σελίδα 2 από 18
1. ΕΙΣΟ ΟΣ ΣΤΗΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΓΟΡΑ Ανοίγετε τον Internet Explorer Browser και πληκτρολογείτε την ηλεκτρονική διεύθυνση https://www.mro.be24.gr/wui. Μεταφέρεστε στην αρχική οθόνη της Business Exchanges όπου πληκτρολογείτε το Όνοµα Χρήστη και τον Κωδικό Πρόσβασης που σας έχει στείλει η Business Exchanges, µέσω του Εκπροσώπου Ασφαλείας σας. Επιλέγετε το κουµπί Σύνδεση προκειµένου να εισέλθετε στην Ηλεκτρονική Αγορά. Σελίδα 3 από 18
2. ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΣΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ Εισέρχεστε στην Ηλεκτρονική Αγορά ακολουθώντας τις οδηγίες που αναφέρονται στην ενότητα 1. Στην Αρχική Σελίδα επιλέγετε το κουµπί ηµιουργία είτε από τον κύκλο στο κέντρο της Αρχικής σελίδας είτε από τη µπάρα πλοήγησης στα αριστερά της οθόνης επιλέγετε από τον σύνδεσµο ηµιουργία την επιλογή Παραγγελία. Βήµα 1: Τίτλος Μεταφέρεστε στην οθόνη Εισαγωγή Τίτλου Στο πεδίο Τίτλος Αίτησης εισάγετε τον Τίτλο που επιθυµείτε. Πατάτε το κουµπί Αποθήκευση. Για να προχωρήσετε στο επόµενο βήµα πατάτε Επόµενο. Σελίδα 4 από 18
Βήµα 2: Προσθήκη Προϊόντων Μεταφέρεστε στην οθόνη Προσθήκη Προϊόντων ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΠΡΟΙΟΝΤΩΝ ΑΠΟ ΚΑΤΑΛΟΓΟ Οθόνη 1-Κατηγορία Οθόνη 2-Υποκατηγορίες Σελίδα 5 από 18
Οθόνη 3-Τελικές Υποκατηγορίες Ανατρέχετε στην υποκατηγορία που ανήκει το προϊόν (π.χ. ΚΑΤΑΛΟΓΟΙ/ ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΦΑΡΜΑΚΩΝ ΑΠΟ ΜΕΙΟ ΟΤΙΚΟ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟ - ΙΑΚΗΡΥΞΗΣ 2-2011/ ΡΑΣΤΙΚΕΣ ΟΥΣΙΕΣ ΜΕΙΟ ΟΤΙΚΟΥ ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΙΑΚΗΡΥΞΗΣ 2-2011 Συµπληρώνετε την ποσότητα δίπλα από τα προϊόντα για τα οποία επιθυµείτε να κάνετε αίτηση παραγγελίας και πατάτε στο πεδίο Προσθήκη Επιλεγµένων. Σελίδα 6 από 18
Μπορείτε να προσθέσετε στο ίδιο αίτηµα παραγγελίας όσα προϊόντα επιθυµείτε από την ίδια ή από διαφορετικές υποκατηγορίες. Για να προχωρήσετε στο επόµενο βήµα πατάτε Επόµενο. Βήµα 3: Λογιστικά Στοιχεία Προς το παρόν, δεν έχουν δοθεί κέντρα κόστους για τους χρήστες των νοσοκοµείων. Για να προχωρήσετε στο επόµενο βήµα πατάτε Επόµενο. Βήµα 4: Στοιχεία ιεύθυνσης Αποστολής Μεταφέρεστε στην οθόνη Στοιχεία Αποστολής. Εξ ορισµού ο κάθε χρήστης έχει συγκεκριµένη ιεύθυνση Αποστολής. Αν θέλετε να µεταβάλλετε κάποιο πεδίο στα Στοιχεία Αποστολής πατάτε στο κουµπί Τροποποίηση και ενηµερώνετε τα διαθέσιµα πεδία µε τα στοιχεία του υπεύθυνου παραλαβής της παραγγελίας και πατάτε «Εντάξει». Σελίδα 7 από 18
Για να προχωρήσετε στο επόµενο βήµα πατάτε Επόµενο. Σελίδα 8 από 18
Βήµα 5: Στοιχεία Αποστολής Τιµολογίου Μεταφέρεστε στην οθόνη Στοιχεία Αποστολής Τιµολογίου. Εξ ορισµού ο χρήστης έχει συγκεκριµένη ιεύθυνση Αποστολής Τιµολογίου. Ελέγχετε τα στοιχεία αποστολής τιµολογίου. Για να προχωρήσετε στο επόµενο βήµα πατάτε Επόµενο. Βήµα 6: Προσθήκη Σχολίων Μεταφέρεστε στην οθόνη Προσθήκη Σχολίων Συµπληρώνετε τυχόν σχόλια που επιθυµείτε στο πεδίο Σχόλια-Ολόκληρη Παραγγελία και πατάτε το κουµπί Αποθήκευση. Τα εν λόγω σχόλια αφορούν το σύνολο της παραγγελίας και είναι ορατά µόνο από την εσωτερική εγκριτική ροή του χρήστη. Εφόσον επιθυµείτε να επισυνάψετε αρχείο, επιλέγετε Συνηµµένα, και στη συνέχεια επιλέγετε Browse για να επισυνάψετε το αρχείο που θέλετε. Αφού εισάγετε τα συνηµµένα που επιθυµείτε πατάτε στην επιλογή «Εντάξει». Τα εν λόγω συνηµµένα είναι ορατά µόνο από την εσωτερική εγκριτική ροή του χρήστη. Επιλέγετε Προσθήκη Σχολίου ανά προϊόν παραγγελίας για προσθήκη σχολίου στο προϊόν. Έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε Εσωτερικά Σχόλια - Ανά Προϊόν Αίτησης τα οποία είναι ορατά µόνο από την εσωτερική εγκριτική ροή ή / και Σχόλια Προµηθευτή - Ανά Προϊόν Αίτησης τα οποία είναι ορατά από την εσωτερική εγκριτική ροή και από τον Προµηθευτή. Αφού εισάγετε τα σχόλια που επιθυµείτε πατάτε στην επιλογή Εντάξει. Επιλέγετε Εσωτερικά Συνηµµένα ανά προϊόν παραγγελίας τα οποία είναι ορατά µόνο από την εσωτερική εγκριτική ροή, και στη συνέχεια επιλέγετε Browse για να επισυνάψετε το αρχείο που θέλετε. Αφού εισάγετε τα συνηµµένα που επιθυµείτε πατάτε στην επιλογή Εντάξει. Σελίδα 9 από 18
Επιλέγετε Συνηµµένα Προµηθευτή ανά προϊόν παραγγελίας τα οποία είναι ορατά από την εσωτερική εγκριτική ροή και από τον Προµηθευτή, επιλέγετε Browse για να επισυνάψετε το αρχείο που θέλετε και επιλέγετε Προσθήκη. Αφού εισάγετε τα συνηµµένα που επιθυµείτε πατάτε στην επιλογή Εντάξει. Για να προχωρήσετε στο επόµενο βήµα πατάτε Επόµενο. Βήµα 7: Προβολή Εγκριτικής Ροής Μεταφέρεστε στην οθόνη Εγκριτική Ροή, από την οποία ενηµερώνεστε για τους εξουσιοδοτηµένους χρήστες-εγκρίνοντες που θα προωθηθεί το αίτηµα παραγγελίας για έγκριση. Για να προχωρήσετε στο επόµενο βήµα πατάτε Επόµενο. Βήµα 8: Σύνοψη Μεταφέρεστε στην οθόνη Σύνοψη. Πατάτε στο κουµπί Τροποποίηση για να κάνετε τυχόν αλλαγές που επιθυµείτε. Σελίδα 10 από 18
Πατάτε στο κουµπί ιαγραφή εάν επιθυµείτε να διαγράψετε κάποιο προϊόν. Για να υποβάλλετε το αίτηµα παραγγελίας σας, πατάτε το κουµπί Υποβολή. Παρόλο που το βήµα της Σύνοψης είναι το τελευταίο στη διαδικασία της Αίτησης Παραγγελίας, µπορείτε να πατήσετε στο αριστερό µέρος της οθόνης οποτεδήποτε, στην διαδικασία της Αίτησης Παραγγελίας. Οι εξοικειωµένοι χρήστες αφού έχουν δηµιουργήσει Τίτλο Παραγγελίας από την πρώτη επιλογή (ΤΙΤΛΟΣ), µπορούν να πατήσουν το κουµπί Σύνοψη για να παραγγείλουν προϊόντα και να υποβάλουν την Αίτηση Παραγγελίας, στην ουσία, από ένα µόνο παράθυρο. Βήµα 9: Υποβολή Αιτήµατος Παραγγελίας Μεταφέρεστε στην οθόνη Υποβολή Εισάγετε τον Κωδικό Έγκρισης στο ανάλογο πεδίο Πατάτε το κουµπί Εντάξει Η αίτηση παραγγελίας προωθήθηκε στον(στους) επόµενο(ους) χρήστη(χρήστες) στη ροή εργασίας. Σελίδα 11 από 18
3. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ ΓΙΑ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ Εισέρχεστε στην Ηλεκτρονική Αγορά ακολουθώντας τις οδηγίες που αναφέρονται στην ενότητα 1. Στην Αρχική Σελίδα επιλέγετε το κουµπί Παραλαβή από τον κύκλο στο κέντρο της οθόνης προκειµένου να παραλάβετε αιτήσεις παραγγελιών. Μεταφέρεστε στην οθόνη Παραλαβή Αιτηµάτων Μαρκάρετε την παραγγελία XXXXX Πατάτε στο κουµπί Λεπτοµέρειες ή στον αριθµό/ τίτλο της παραγγελίας. Μεταφέρεστε στην οθόνη Αίτηση Παραγγελίας: XXXXX Σελίδα 12 από 18
Μαζική Παραλαβή Μερική Παραλαβή 1 ος Τρόπος: Μαζική Παραλαβή Πατάτε το κουµπί Μαζική Παραλαβή XXXXX και µεταφέρεστε στην οθόνη Παραλαβή Παραγγελίας XXXXX. Συµπληρώνετε την ηµεροµηνία παραλαβής στο ανάλογο υποχρεωτικό πεδίο. Έχετε τη δυνατότητα είτε να καταχωρήσετε την ηµεροµηνία παραλαβής ξεχωριστά ανά προϊόν, είτε να ενηµερώσετε την ηµεροµηνία παραλαβής µαζικά για όλα τα προϊόντα της παραγγελίας καταχωρώντας την ηµεροµηνία παραλαβής Σελίδα 13 από 18
σε ένα προϊόν και στη συνέχεια ενηµερώνοντας σε όλα τα προϊόντα µε τη βοήθεια του εικονιδίου Συµπληρώνετε τυχόν σχόλια που επιθυµείτε στο πεδίο Σχόλια Αγοραστή. Συµπληρώνετε τον αριθµό τιµολογίου-δελτίου παραλαβής. Έχετε τη δυνατότητα είτε να καταχωρήσετε το Τιµολόγιο. Αποστολής Παραλαβής ξεχωριστά ανά προϊόν, είτε να ενηµερώσετε το Τιµολόγιο. Αποστολής Παραλαβής µαζικά για όλα τα προϊόντα της παραγγελίας καταχωρώντας το Τιµολόγιο. Αποστολής Παραλαβής σε ένα προϊόν και στη συνέχεια ενηµερώνοντας σε όλα τα προϊόντα µε τη βοήθεια του εικονιδίου Πατάτε το κουµπί Εντάξει. Μεταφέρεστε στην οθόνη Παραγγελία Παραλήφθηκε. Πατάτε το κουµπί Εµφάνιση της κατάστασης της παραγγελίας. Μεταφέρεστε στην οθόνη Παραληφθείσες Σελίδα 14 από 18
2 ος Τρόπος: Μερική Παραλαβή Στην οθόνη Αίτηση Παραγγελίας: XXXXX, πατάτε το κουµπί Παραλαβή στο προϊόν που επιθυµείτε να παραλάβετε και µεταφέρεστε στην οθόνη Παραλαβή Προϊόντος Παραγγελίας. Συµπληρώνετε την ποσότητα προϊόντος που επιθυµείτε να παραλάβετε. Συµπληρώνετε την ηµεροµηνία παραλαβής στο ανάλογο υποχρεωτικό πεδίο. Ελέγχετε/ τροποποιείται το ονοµατεπώνυµο του παραλήπτη στο αντίστοιχο πεδίο. Συµπληρώνετε/ ελέγχετε τον αριθµό τιµολογίου-δελτίου αποστολής. Συµπληρώνετε τις πληροφορίες που επιθυµείτε στο πεδίο Σχόλια Αγοραστή. Πατάτε το κουµπί Εντάξει Μεταφέρεστε στην οθόνη Επιτυχία Παραλάβατε επιτυχώς αυτή την αίτηση. Πατάτε το κουµπί Εντάξει Μεταφέρεστε πάλι στην οθόνη Παραλαβή Αιτηµάτων Σελίδα 15 από 18
4. ΑΝΑΦΟΡΕΣ 4.1 Αναζήτηση Στοιχείων Παραγγελίας Το σύστηµα προµηθειών της Business Exchanges δίνει τη δυνατότητα εύκολης αναζήτησης στοιχείων παραγγελίας. Πατώντας στο σύνδεσµο «Αναζήτηση Στοιχείων Παραγγελίας» εµφανίζεται η επόµενη οθόνη: Συµπληρώνοντας τον αριθµό αιτήµατος/ παραγγελίας, εµφανίζεται η επόµενη οθόνη µε τα αιτούµενα στοιχεία: 4.2 Παραγωγή Αναφορών Μέσω του συστήµατος ηλεκτρονικών προµηθειών, σε εξουσιοδοτηµένους χρήστες του Νοσοκοµείου, δίνεται πρόσβαση στην παραγωγή αναφορών στην ηλεκτρονική αγορά. Ο εξουσιοδοτηµένος χρήστης πατώντας από την αρχική σελίδα της ηλεκτρονικής αγοράς τον σύνδεσµο «Παραγωγή Αναφορών» έχει τη δυνατότητα να επιλέξει τα ακόλουθα: Αναφορά Προµηθευτή σε Προϊόν Παραγγελίας Σελίδα 16 από 18
Αναφορά Προϊόντος σε Προϊόν Παραγγελίας Ηµεροµηνία Αναφοράς κατά Προϊόν Παραγγελίας Ο εξουσιοδοτηµένος χρήστης του Νοσοκοµείου προσδιορίζει τις παραµέτρους που επιθυµεί προκειµένου να εξάγει την επιθυµητή αναφορά από το σύστηµα. Για παράδειγµα, στην αναφορά «Αναφορά Προµηθευτή σε Προϊόν Παραγγελίας» επιλέγει τα παρακάτω κριτήρια αναζήτησης: την Ταξινόµηση κατά Προµηθευτή Συγκεκριµένο Προµηθευτή, εάν το επιθυµεί Συγκεκριµένο Προϊόν, εάν το επιθυµεί το Χρονικό ιάστηµα (Ηµεροµηνία Από, και Ηµεροµηνία Έως) την Επιχειρησιακή Μονάδα (Αγοραστή) και Χρήστη Πατώντας στο σύνδεσµο «Εκτέλεση Αναφοράς» εµφανίζεται η επιθυµητή αναφορά την οποία ο εξουσιοδοτηµένος χρήστης έχει τη δυνατότητα να τη µεταφέρει σε αρχείο Excel για εύκολη επεξεργασία και αναζήτηση. Ακολουθεί ενδεικτική οθόνη: Τα πεδία που εµφανίζονται είναι: Αριθµός Αίτησης Ηµεροµηνία Αίτησης Κωδικός Κατασκευαστή Προϊόν Παραγγελθείσα Ποσότητα Μονάδα Μέτρησης Κατάσταση Αξία Σελίδα 17 από 18
Στοιχεία Επικοινωνίας µε BE : Η επικοινωνία µε το Customer Support της Business Exchanges λειτουργεί καθηµερινά από τις 09:00 έως τις 17:00 για την υποστήριξη των χρηστών της ηλεκτρονικής αγοράς στα τηλέφωνα «210 35.23.510» (κα Σταύρου Σταυρούλα), «210 35.23.562» (κα Πλέσσα Ελίνα). Σελίδα 18 από 18