ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη Ενότητα: Bc1.1.4 Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήµους: Εξοικείωση µε τη χρήση Ι Πρακτική Άσκηση (επίπεδο 2): Στόχος της άσκησης είναι η εξοικείωση των εκπαιδευοµένων µε την εκτέλεση µια επιχειρησιακής διαδικασίας ενός τυπικού δήµου, µέσω ενός «παιχνιδιού ρόλων». Η διαδικασία που χρησιµοποιείται είναι η «Τοποθέτηση κάδου απορριµµάτων οικιακών αποβλήτων ή ανακύκλωσης ή αλλαγή θέσης» (έργο LGAF, http://lgaf.kedke.gr). Οι εκπαιδευόµενοι θα εργασθούν ανά 3άδες για την επιλύσουν την άσκηση, εκτελώντας τα βήµατα της επιχειρησιακής Διαδικασίας όπως τους υποδεικνύονται. Μετά το τέλος της εργασίας τους, οι εκπαιδευόµενοι θα έχουν στην διάθεση τους video (video-επιλυση) που περιέχει επίδειξη της λύσης της άσκησης. ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΗΣ ΑΣΚΗΣΗΣ η παρακολούθηση του Webinar «Bc 1.1.4 ΑΝΑΠΤΥΞΗ» 1
Περιεχόµενα Bc1.1.4 ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΕΠΙΠΕΔΟΥ 2 1 Περιγραφή... 3 2 Δραστηριότητες... 4 2.1. Σύνδεση στο Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (ΣΔΕΔ)... 4 2.2. Εύρεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας προς εκτέλεση... 4 2.3. Εκτέλεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας... 4 2.3.1. Ενέργειες του εκπαιδευόµενου που παίζει το ρόλο του Πολίτη... 4 2.3.2. Ενέργειες του εκπαιδευόµενου που παίζει τον ρόλο του Υπάλληλου του Τµήµατος Καθαριότητας 5 2.3.3. Ενέργειες του εκπαιδεύοµενου που παίζει τον ρόλο του Υπαλλήλου του Τµήµατος Συνεργείων. 5 2.4. Εµφάνιση Αποτελέσµατος... 5 2
1 Περιγραφή Αντικείµενο της άσκησης είναι η εξοικείωση των εκπαιδευοµένων µε µία επιχειρησιακή διαδικασία που θα µπορούσε να εκτελεσθεί στα πλαίσια λειτουργίας ενός τυπικού Δήµου. Έχουµε επιλέξει την διαδικασία: «Δ6.1 Τοποθέτηση κάδου απορριµµάτων οικιακών αποβλήτων ή ανακύκλωσης ή αλλαγή θέσης» Η διαδικασία αυτή περιγράφεται µε βήµατα στην εξής διεύθυνση: http://lgaf.kedke.gr//content/modules/downloads/downloads_d6_el.pdf (απαιτείται αναγνώστης αρχείων pdf) 1 Εν συντοµία, η άσκηση είναι ένα παιχνίδι ρόλων που καλούνται να «παίξουν» οι εκπαιδευόµενοι ανά τριάδες. Πριν ξεκινήσουν το παιχνίδι πρέπει να ορίσουν τους «ρόλους» που θα αναλάβουν. Διαθέσιµοι Ρόλοι: Πολίτης Υπάλληλος Τµήµατος Καθαριότητας Υπάλληλος του Τµήµατος Συνεργείων Ο ρόλος «Πολίτης» είναι συντονιστής του παιχνιδιού. Άσκηση (σε βήµατα) 1. Εισαγωγή στο Σύστηµα: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.1 (ΣΥΝΔΕΣΗ) Οι τρεις εκπαιδευόµενοι συνδέονται µε το Σύστηµα Διαχείρισης των Επιχειρησιακών Διαδικασιών χρησιµοποιώντας τα ονόµατα και τους κωδικούς 2 τους 2. Εύρεση της επιχειρησιακής διαδικασίας προς εκτέλεση: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.2 (ΕΥΡΕΣΗ) Ο ρόλος «Πολίτης» εντοπίζει την Επιχειρησιακή Διαδικασία «Bc1.1.4 Eπίπεδο 2 Τοποθέτηση κάδου απορριµάτων οικιακών αποβλήτων ή ανακύκλωσης ή αλλαγής θέσης» που βρίσκεται στην καρτέλα (tab) «Διαδικασίες» 3. Εκτέλεση της επιχειρησιακής διαδικασίας: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.3 (ΕΚΤΕΛΕΣΗ) Ο ρόλος «Πολίτης» εκκινεί τη διαδικασία συµπληρώνοντας την πρώτη φόρµα της διαδικασίας. Επίσης, αναφέρει στο Σύστηµα και τους ρόλους που θα παίξουν οι άλλοι εκπαιδευόµενοι (Υπενθύµιση - Διαθέσιµοι Ρόλοι: Υπάλληλος του Τµήµατος Καθαριότητας και Υπάλληλος του Τµήµατος Συνεργείων). Οι άλλοι εκπαιδευόµενοι, εισέρχονται στο Σύστηµα, και εκτελούν την επιχειρησιακή διαδικασία ολοκληρώνοντας (εικονικά) τις εργασίες που τους αναθέτει η διαδικασία. 4. Εµφάνιση του αποτελέσµατος: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.4 (ΕΜΦΑΝΙΣΗ) 1 Να µελετηθεί! 2 Οδηγίες για την έκδοση κωδικών πρόσβασης στο Σύστηµα Επιχειρησιακών Διαδικασιών που θα χρησιµοποιηθεί για τις εκπαιδευτικές ανάγκες αυτής της Ενότητας θα δοθούν µέσω του forum του µαθήµατος. 3
Στην καρτέλα (tab) «Ειδοποιήσεις», ο ρόλος «Πολίτης» βλέπει την(τις) ειδοποίηση(εις) που παρήγαγε η επιχειρησιακή διαδικασία 5. Με την ολοκλήρωση της εργασίας σας έχετε δικαίωµα στην παρακολούθηση της ΕΠΙΛΥΣΗΣ της άσκησης σε video (Video-ΕΠΙΛΥΣΗ) (PETA_Businessintelligence_Bc1.1.4_PraktikhAskhsh_level2_VideoEpilysh) Σηµεία ενδιαφέροντος: Χειρισµός µια ενδεικτικής επιχειρησιακής διαδικασίας ενός Δήµου που εκτελείται µέσω ενός Συστήµατος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών Εξοικείωση µε την έννοια της «Εργασίας» που αναθέτει µια επιχειρησιακή διαδικασία σε ένα συµµετέχοντα - ρόλο Κατανόηση της ροής µιας επιχειρησιακής διαδικασίας και πως αυτή εµφανίζεται στον συµµετέχοντα - ρόλο 2 Δραστηριότητες 2.1. Σύνδεση στο Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (ΣΔΕΔ) Με την χρήση του web browser ο ρόλος «Πολίτης» στην διεύθυνση: o <Διεύθυνση BPMS server> (θα σας δοθεί µέσω του forum του µαθήµατος) o o Συµπληρώνει το όνοµα και κωδικό (θα σας δοθεί µέσω του forum του µαθήµατος) Με την επιτυχή συµπλήρωση των παραπάνω στοιχείων γίνεται η είσοδος στο ΣΔΕΔ. 2.2. Εύρεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας προς εκτέλεση Παρατηρούµε το περιβάλλον διεπαφής o Πάνω δεξιά δείχνει το κωδικό του χρήστη µε τον οποίο έχουµε εισέλθει στο Σύστηµα o Η έξοδος, όταν ολοκληρώσετε τις εργασίες σας, γίνεται από το πλήκτρο «ΈΞΟΔΟΣ» που βρίσκεται στο άνω δεξιά τµήµα o Η κυρίως οθόνη αποτελείται από 3 καρτέλες Καρτέλα Εργασίες: Εµφανίζονται οι εργασίες που αναθέτει το σύστηµα στον χρήστη Καρτέλα Ειδοποιήσεις: Εµφανίζονται οι ειδοποιήσεις που στέλνει το σύστηµα στον χρήστη Καρτέλα Διαδικασίες: Περιέχονται ως λίστα όλες οι διαδικασίες που υπάρχουν στο σύστηµα και µπορεί να εκκινήσει ο χρήστης o Ο χρήστης «Πολίτης» επιλέγει την καρτέλα «Διαδικασίες» o Επιλέγει τη Διαδικασία µε τίτλο ««Bc1.1.4 Eπίπεδο 2 Τοποθέτηση κάδου απορριµάτων οικιακών αποβλήτων ή ανακύκλωσης ή αλλαγής θέσης»» από της λίστα των διαδικασιών 2.3. Εκτέλεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας 2.3.1. Ενέργειες του εκπαιδευόµενου που παίζει το ρόλο του Πολίτη Εµφανίζεται κάτω από την λίστα η φόρµα αίτησης, την οποία και συµπληρώνει. 4
Συµπληρώνει τα στοιχεία της φόρµας που αφορούν την διαδικασία. Επιπλέον, συµπληρώνει τα πεδία στο κάτω µέρος της φόρµας που ζητούν το username του Υπαλλήλου του Τµήµατος Καθαριότητας και του Υπαλλήλου του Τµήµατος Συνεργείων. Αυτοί είναι οι χρήστες που θα παίξουν τους αντίστοιχους ρόλους 3. Ενεργοποιεί το πλήκτρο «start» που βρίσκεται στο κάτω µέρος της φόρµας Στην Καρτέλα «Ειδοποιήσεις» παρακολουθεί τις ειδοποιήσεις που παράγει η επιχειρησιακή διαδικασία στα διάφορα στάδια της o Αυτές επίσης προωθούνται στο email που έδωσε κατά την συµπλήρωση της φόρµας αίτησης 2.3.2. Ενέργειες του εκπαιδευόµενου που παίζει τον ρόλο του Υπάλληλου του Τµήµατος Καθαριότητας Στην καρτέλα «Εργασίες», ο χρήστης βλέπει τις ενέργειες που πρέπει να εκτελέσει Επιλέγει την Εργασία «ΑΝΑΘΕΣΗ...» και την ολοκληρώνει (complete) Στην συνέχεια επιλέγει αν θα εγκρίνει ή όχι το αίτηµα που υπέβαλε ο ρόλος «Πολίτης». o Εκεί τελειώνει ουσιαστικά, η δουλειά του εκπαιδευόµενου-υπαλλήλου του Τµήµατος Καθαριότητας. Στην καρτέλα «Ειδοποιήσεις», θα του σταλεί αργότερα η τελική αναφορά του Υπαλλήλου του Τµήµατος Συνεργείων. 2.3.3. Ενέργειες του εκπαιδεύοµενου που παίζει τον ρόλο του Υπαλλήλου του Τµήµατος Συνεργείων Στην καρτέλα «Εργασίες», ο χρήστης βλέπει τις ενέργειες που πρέπει να εκτελέσει Επιλέγει την Εργασία «ΑΝΑΘΕΣΗ...» και την ολοκληρώνει (complete) Στην συνέχεια συµπληρώνει την αναφορά υλοποίησης του αιτήµατος. Με αυτή την αναφορά δηλώνει ότι το Τµήµα του ενήργησε (εννοείται offline) και τοποθέτηση τον κάδο ή άλλαξε τη θέση του ή... 2.4. Εµφάνιση Αποτελέσµατος Αν η διαδικασία εκτελεσθεί επιτυχώς από όλους του συµµετέχοντες, ο χρήστης µε το ρόλο «Πολίτης» που υπέβαλε την αίτηση λαµβάνει ειδοποίησεις (στην καρτέλα «Ειδοποιήσεις» και στο email που δήλωσε) ότι το αίτηµα του υλοποιήθηκε Σε κάθε άλλη περίπτωση λαµβάνει ειδοποιήσεις για την µη-ικανοποίηση του αιτήµατος και τους λόγους που οι χρήστες που παίζουν τους ρόλους των Υπαλλήλων ανέφεραν σχετικώς... Προφανώς, στην αρχή της διαδικασίας, έχει λάβει επίσης ειδοποίηση ότι το άιτηµα που υπέβαλε ηλεκτρονικά πρωτοκολλήθηκε... 3 Αν βάλει κάποιος στα πεδία που ορίζουν τους χρήστες των «ρόλων», το δικό του όνοµα χρήστη, τότε θα µπορέσει να εκτελέσει µόνος του την διαδικασία. 5
6