Περιεχόμενα Λίγα λόγια από το συγγραφέα...7 Κεφάλαιο 1: Προετοιμασία παρουσίασης...9 Κεφάλαιο 2: Διαχείριση παρουσίασης...44 Κεφάλαιο 3: Σχεδίαση γραφικών...78 Κεφάλαιο 4: Μορφοποίηση εικόνων...111 Κεφάλαιο 5: Επεξεργασία εικόνων με το Adobe Photoshop...138 Κεφάλαιο 6: Γραφήματα...171 Κεφάλαιο 7: Διαγράμματα...214 Κεφάλαιο 8: Πολυμέσα...234 Κεφάλαιο 9: Κουμπιά ενεργειών και υπερσύνδεσμοι...256 Κεφάλαιο 10: Eφέ κίνησης...277 Κεφάλαιο 11: Προβολή παρουσίασης...310 Κεφάλαιο 12: Μακροεντολές...329 Ευρετήριο...341 5
Διαχείριση παρουσίασης Στόχος κεφαλαίου Σκοπός αυτού του κεφαλαίου είναι να μάθουμε να διαχειριζόμαστε τις διαφάνειες μιας παρουσίασης. Συγκεκριμένα, θα μάθουμε να δημιουργούμε πρότυπα σχεδίασης καθώς και παρουσιάσεις βασισμένες σε αυτά τα πρότυπα, και να μορφοποιούμε το φόντο και τους συνδυασμούς χρωμάτων μιας διαφάνειας. Ακόμη, θα αναφερθούμε στη χρήση των υποδειγμάτων διαφανειών, θα μάθουμε να προσθέτουμε στην παρουσίασή μας διαφάνειες από άλλες παρουσιάσεις, και να εισάγουμε στο περιεχόμενό της αρχεία διάρθρωσης που έχουν δημιουργηθεί με μια εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου. Εισαγωγή Όπως όλοι γνωρίζουμε, τα βασικά δομικά στοιχεία μιας παρουσίασης είναι οι διαφάνειες. Πριν όμως προχωρήσουμε στην επεξεργασία των περιεχομένων κάθε διαφάνειας μεμονωμένα, πρέπει να εξοικειωθούμε με τους διάφορους τρόπους διαχείρισης της παρουσίασης ως συνόλου. Πρότυπα Καθώς δημιουργούμε παρουσιάσεις, διαπιστώνουμε ότι μερικά βασικά μέρη του περιεχομένου παραμένουν σταθερά, δηλαδή επαναλαμβάνονται σε πολλές παρουσιάσεις. Παραδείγματα είναι κάποιο λογότυπο εταιρείας, ένας συγκεκριμένος συνδυασμός χρωμάτων, ορισμένα εφέ, κ.ά. Αν τα στοιχεία αυτά υπάρχουν ήδη και δε χρειάζεται να τα προσθέτουμε ξανά κάθε φορά που δημιουργούμε μια παρουσία- 44
Κεφάλαιο 2: Διαχείριση παρουσίασης ση, θα εξοικονομήσουμε πολύτιμο χρόνο και οι παρουσιάσεις μας θα έχουν ένα πιο συνεπές στυλ. Για το λόγο αυτόν, σχεδόν όλα τα προγράμματα παρουσιάσεων μάς επιτρέπουν να χρησιμοποιούμε πρότυπα. Όλες οι παρουσιάσεις που δημιουργούμε με το Microsoft PowerPoint 2003 βασίζονται σε κάποιο πρότυπο. Πρότυπο είναι ένα ειδικό αρχείο το οποίο καθορίζει τη βασική δομή της παρουσίασης και μπορεί να περιέχει τα εξής: Κείμενο Προσαρμοσμένες γραμμές εργαλείων Μακροεντολές Πλήκτρα συντόμευσης Διάφορα στυλ χαρακτήρων και παραγράφων Καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου Διατάξεις διαφανειών Συνδυασμούς χρωμάτων Εφέ εναλλαγής διαφανειών, και άλλα στοιχεία. Χρησιμοποιώντας πρότυπα, εξοικονομούμε χρόνο και διευκολυνόμαστε σημαντικά στη δημιουργία νέων παρουσιάσεων. Επίσης, με τη χρήση προτύπων εξασφαλίζουμε την ομοιομορφία των παρουσιάσεών μας, κάτι που είναι απαραίτητο για τις εταιρείες και τις επιχειρήσεις, αλλά και όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε οποιαδήποτε παρουσίαση (ή ομάδα παρουσιάσεων) με επαγγελματική εμφάνιση. Κενή παρουσίαση Κάθε φορά που ξεκινούμε το Microsoft PowerPoint ή πατάμε στο κουμπί Δημιουργία της Βασικής γραμμής εργαλείων, το πρόγραμμα δημιουργεί αυτόματα μια νέα, κενή παρουσίαση. Η κενή αυτή παρουσίαση βασίζεται στο προεπιλεγμένο πρότυπο Κενή παρουσίαση, το οποίο παρέχει έναν πολύ απλό και βασικό σχεδιασμό. Δημιουργία παρουσίασης βασισμένης σε πρότυπο Το πρόγραμμα μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε παρουσιάσεις με τους εξής τρόπους: Από πρότυπο παρουσίασης 45
Παρουσιάσεις: PowerPoint 2003 Χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Αυτόματου Περιεχομένου Από πρότυπο σχεδίασης Δημιουργία παρουσίασης από πρότυπο Όταν δημιουργούμε παρουσιάσεις που βασίζονται σε πρότυπα, το πρόγραμμα μας καθοδηγεί και μας βοηθάει δίνοντάς μας ιδέες για την οργάνωση και το σχεδιασμό της παρουσίασης. Για να δημιουργήσουμε μια παρουσίαση που βασίζεται σε πρότυπο, ώστε να έχει προκαθορισμένο συνδυασμό χρωμάτων, γραμματοσειρών, και ενδεικτικό βοηθητικό κείμενο, κάνουμε τα παρακάτω: Επιλέγουμε την εντολή Δημιουργία από το μενού Αρχείο. Πατάμε στον υπερσύνδεσμο Στον υπολογιστή μου του τμήματος Πρότυπα του παραθύρου εργασιών Δημιουργία παρουσίασης (Εικόνα 2.1), ώστε να ανοίξουμε το πλαίσιο διαλόγου Νέα παρουσίαση. Εικόνα 2.1 Το παράθυρο εργασιών Δημιουργία παρουσίασης Εμφανίζουμε τα περιεχόμενα της καρτέλας Παρουσιάσεις (Εικόνα 2.2), επιλέγουμε το κατάλληλο πρότυπο παρουσίασης, και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Δημιουργείται μια παρουσίαση με βοηθητικό κείμενο και προκαθορισμένο συνδυασμό χρωμάτων (Εικόνα 2.3). 46
Κεφάλαιο 2: Διαχείριση παρουσίασης Εικόνα 2.2 Η καρτέλα Παρουσιάσεις του πλαισίου διαλόγου Νέα παρουσίαση Εικόνα 2.3 Η παρουσίαση με το βοηθητικό κείμενο του προτύπου 47
Παρουσιάσεις: PowerPoint 2003 Αν κανένα από τα ενσωματωμένα πρότυπα της εφαρμογής δεν καλύπτει τις ανάγκες μας, μπορούμε να αναζητήσουμε επιπλέον πρότυπα στην τοποθεσία της Microsoft. Πατάμε στον υπερσύνδεσμο Πρότυπα στο Office Online στο τμήμα Πρότυπα του παραθύρου εργασιών Δημιουργία παρουσίασης και, στη συνέχεια, εντοπίζουμε το κατάλληλο πρότυπο. Δημιουργία παρουσίασης με τη χρήση του Οδηγού Αυτόματης Δημιουργίας Περιεχομένου Ένας άλλος τρόπος να δημιουργήσουμε μια παρουσίαση που βασίζεται σε πρότυπο είναι να πατήσουμε στον υπερσύνδεσμο Από "Oδηγό Αυτόματου Περιεχομένου" του παραθύρου εργασιών Δημιουργία παρουσίασης (Εικόνα 2.1), ώστε να ξεκινήσει ο Οδηγός Αυτόματης Δημιουργίας Περιεχομένου (Εικόνα 2.4). Μπορούμε επίσης να πατήσουμε στη συντόμευση Οδηγός Αυτόματου Περιεχομένου της καρτέλας Γενικές επιλογές του πλαισίου διαλόγου Νέα παρουσίαση (Εικόνα 2.8). Ο Οδηγός εμφανίζει μια σειρά πλαισίων διαλόγου τα οποία μας ζητούν να απαντήσουμε σε διάφορες ερωτήσεις σχετικά με τα περιεχόμενα της παρουσίασης που Εικόνα 2.4 Το πρώτο πλαίσιο διαλόγου του Οδηγού Αυτόματης Δημιουργίας Περιεχομένου 48
Κεφάλαιο 2: Διαχείριση παρουσίασης θέλουμε να δημιουργήσουμε, και στη συνέχεια τη δημιουργεί. Μας καθοδηγεί βήμα προς βήμα, βοηθώντας μας να αναπτύξουμε τα περιεχόμενα μιας παρουσίασης, με προκαθορισμένο συνδυασμό χρωμάτων, γραμματοσειρών, και ενδεικτικό κείμενο. Δημιουργία παρουσίασης με τη χρήση προτύπου σχεδίασης Το πρόγραμμα παρέχει μια συλλογή προτύπων σχεδίασης, τα οποία έχουν επαγγελματική μορφοποίηση με καθορισμένο συνδυασμό χρωμάτων και γραμματοσειρών και στα οποία χρειάζεται να προσθέσουμε μόνο το κείμενο. Για να δημιουργήσουμε μια παρουσίαση που βασίζεται σε πρότυπο σχεδίασης, κάνουμε τα παρακάτω: Επιλέγουμε την εντολή Δημιουργία από το μενού Αρχείο. Πατάμε στον υπερσύνδεσμο Από πρότυπο σχεδίασης του τμήματος Δημιουργία του παραθύρου εργασιών Δημιουργία παρουσίασης (Εικόνα 2.1). Εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών Σχεδίαση διαφανειών. Επιλέγουμε το πρότυπο που θέλουμε, πατώντας στη μικρογραφία του στο τμήμα Εφαρμογή προτύπου σχεδίασης. Το πρότυπο εφαρμόζεται στη νέα παρουσίαση. Ένας άλλος τρόπος να δημιουργήσουμε μια παρουσίαση βασισμένη σε πρότυπο σχεδίασης είναι να πατήσουμε στον υπερσύνδεσμο Στον υπολογιστή μου του τμήματος Πρότυπα του παραθύρου εργασιών Δημιουργία παρουσίασης, ώστε να ανοίξουμε το πλαίσιο διαλόγου Νέα παρουσίαση (Εικόνα 2.2). Στη συνέχεια, εμφανίζουμε τα περιεχόμενα της καρτέλας Πρότυπα σχεδίασης (Εικόνα 2.6), επιλέγουμε πρότυπο σχεδίασης, και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Εικόνα 2.5 Το παράθυρο εργασιών Σχεδίαση διαφανειών 49
Παρουσιάσεις: PowerPoint 2003 Εικόνα 2.6 Η καρτέλα Πρότυπα σχεδίασης του πλαισίου διαλόγου Νέα παρουσίαση Δημιουργία και αποθήκευση προτύπου παρουσίασης Το Microsoft PowerPoint 2003 μάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργούμε τα δικά μας πρότυπα, τα οποία μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να εφαρμόσουμε κοινά στοιχεία μορφοποίησης σε πολλές παρουσιάσεις. Με τον τρόπο αυτόν, τα πρότυπα που χρησιμοποιούμε θα είναι προσαρμοσμένα στις δικές μας ανάγκες. Ένα πρότυπο που θα δημιουργήσουμε μπορεί να βασίζεται στα εξής: Σε μια κενή παρουσίαση Σε μια υπάρχουσα παρουσίαση Σε ένα υπάρχον πρότυπο Δημιουργία προτύπου βασισμένου σε κενή παρουσίαση Προκειμένου να εξοικειωθούμε με τη δημιουργία και τη χρήση προτύπων που βασίζονται σε μια κενή παρουσίαση, θα δημιουργήσουμε ένα νέο πρότυπο με το ό- νομα Πρότυπο Παρουσιάσεων.pot, θα το μορφοποιήσουμε, και θα το χρησιμοποιήσουμε για τη δημιουργία άλλων παρουσιάσεων. 50
Κεφάλαιο 2: Διαχείριση παρουσίασης Για το σκοπό αυτόν, ακολουθούμε τα εξής βήματα: Ξεκινούμε το Microsoft PowerPoint. Δημιουργούμε μια νέα κενή παρουσίαση. Τη μορφοποιούμε σύμφωνα με τις ανάγκες μας και προσθέτουμε το κατάλληλο κείμενο, εικόνες, κ.λπ. Επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση ως από το μενού Αρχείο. Πατάμε στο κάτω βέλος του πλαισίου Αποθήκευση ως τύπου και, από το πτυσσόμενο πλαίσιο καταλόγου, επιλέγουμε την καταχώριση Πρότυπο σχεδίασης. Πληκτρολογούμε το όνομα του προτύπου, Πρότυπο Παρουσιάσεων, στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, και πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση. Το νέο πρότυπο σχεδίασης αποθηκεύεται στο φάκελο προτύπων του PowerPoint με την προέκταση.pot. Με παρόμοιο τρόπο μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα πρότυπο βασισμένο σε υ- πάρχουσα παρουσίαση. Ανοίγουμε την κατάλληλη παρουσίαση και, στη συνέχεια, την αποθηκεύουμε ως πρότυπο σχεδίασης. Δημιουργία προτύπου βασισμένου σε υπάρχον πρότυπο Μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε ένα νέο πρότυπο που βασίζεται σε ένα υ- πάρχον. Με τον τρόπο αυτόν θα γλιτώσουμε κόπο και χρόνο, εφόσον οι περισσότερες μορφοποιήσεις του προτύπου θα είναι έτοιμες: Επιλέγουμε την εντολή Δημιουργία από το μενού Αρχείο. Πατάμε στον υπερσύνδεσμο Στον υπολογιστή μου του τμήματος Πρότυπα του παραθύρου εργασιών Δημιουργία παρουσίασης (Εικόνα 2.1), ώστε να ανοίξουμε το πλαίσιο διαλόγου Νέα παρουσίαση. Εμφανίζουμε τα περιεχόμενα της καρτέλας Παρουσιάσεις (Εικόνα 2.2), επιλέγουμε το κατάλληλο πρότυπο παρουσίασης, και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Δημιουργείται μια παρουσίαση με βοηθητικό κείμενο και προκαθορισμένο συνδυασμό χρωμάτων. Κάνουμε τις κατάλληλες αλλαγές ή μορφοποιήσεις και αποθηκεύουμε την παρουσίαση ως πρότυπο σχεδίασης, με την προέκταση.pot, όπως περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα. 51
Παρουσιάσεις: PowerPoint 2003 Επεξεργασία προτύπου Μετά από τη δημιουργία και την αποθήκευση ενός προτύπου, ίσως χρειαστεί να το τροποποιήσουμε. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να γνωρίζουμε τη θέση στην οποία είναι αποθηκευμένο. Ανοίγουμε το πρότυπο πατώντας στην εντολή Άνοιγμα του μενού Αρχείο. Στο πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα επιλέγουμε την καταχώριση Πρότυπα σχεδίασης από το πτυσσόμενο πλαίσιο καταλόγου Αρχεία τύπου. Πατάμε στο πτυσσόμενο πλαίσιο καταλόγου Διερεύνηση σε και μεταφερόμαστε στο φάκελο Πρότυπα, ακολουθώντας τη διαδρομή Μονάδα δίσκου: \Documents and Settings\Όνομα χρήστη\application Data\Microsoft\ Πρότυπα, ή στο φάκελο στον οποίο έχουμε αποθηκεύσει εμείς το πρότυπο. Εικόνα 2.7 Ο φάκελος αποθήκευσης των προτύπων Για να είναι δυνατή η εμφάνιση του φακέλου προτύπων, πρέπει να έχουμε ενεργοποιήσει την εμφάνιση των κρυφών αρχείων και φακέλων. Για το σκοπό αυτόν, μεταφερόμαστε σε ένα παράθυρο φακέλου των Windows, διαλέγουμε την εντολή Επιλογές φακέλων από το μενού Εργαλεία, και εμφανίζουμε τα περιεχόμενα της καρτέλας Προβολή. Στη συνέχεια, ενεργοποιούμε το κουμπί επιλογής Εμφάνιση κρυφών αρχείων και φακέλων στην περιοχή Ρυθμίσεις για προχωρημένους, και πατάμε στο κουμπί ΟΚ του πλαισίου διαλόγου. Επιλέγουμε το κατάλληλο πρότυπο και πατάμε στο κουμπί Άνοιγμα, οπότε το πρότυπο εμφανίζεται στην οθόνη μας. Κάνουμε τις αλλαγές που θέλουμε και αποθηκεύουμε το πρότυπο με την εντολή Αποθήκευση. 52
Κεφάλαιο 2: Διαχείριση παρουσίασης Δημιουργία παρουσίασης με βάση προσαρμοσμένο πρότυπο Για να δημιουργήσουμε μια παρουσίαση που βασίζεται σε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο, δηλαδή σε ένα πρότυπο που έχουμε δημιουργήσει εμείς, ακολουθούμε την ίδια διαδικασία με τη δημιουργία παρουσίασης με βάση υπάρχον πρότυπο: Επιλέγουμε την εντολή Δημιουργία από το μενού Αρχείο. Πατάμε στον υπερσύνδεσμο Στον υπολογιστή μου του τμήματος Πρότυπα του παραθύρου εργασιών Δημιουργία παρουσίασης (Εικόνα 2.1). Εμφανίζουμε τα περιεχόμενα της καρτέλας Γενικές επιλογές (Εικόνα 2.8), ε- πιλέγουμε το κατάλληλο πρότυπο παρουσίασης, και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Εικόνα 2.8 Η καρτέλα Γενικές επιλογές του πλαισίου διαλόγου Νέα παρουσίαση Υποδείγματα διαφανειών Ένα σημαντικό στοιχείο της εμφάνισης μιας παρουσίασης είναι η ομοιομορφία των διαφανειών της. Το PowerPoint περιέχει έναν ειδικό τύπο διαφάνειας, που ο- νομάζεται υπόδειγμα διαφανειών, το οποίο μάς δίνει τη δυνατότητα να καθορίζουμε τη γενική μορφή όλων των διαφανειών μιας παρουσίασης, δηλαδή να κάνουμε αλλαγές οι οποίες θα ισχύουν για όλες τις διαφάνειές της. Ορισμένα από τα χαρα- 53