Διαχείριση Επιλογών Διαμόρφωσης

Διαχείριση Επιλογών Διαμόρφωσης

1 Περίλθψθ Το ςυγκεκριμζνο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήςει την κατανόηςη τησ διαδικαςίασ διαχείριςησ επιλογών διαμόρφωςησ εγγραφών Εςόδων Εξόδων & Άρθρων Γενικήσ Λογιςτικήσ ςτην εφαρμογή τησ ςειράσ Hyper Λογιςτική Διαχείριςη. Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήςτησ πρζπει να ακολουθήςει για να αξιοποιήςει τισ δυνατότητεσ τησ εφαρμογήσ. 2

2 Περιεχόμενα 1 Περίλθψθ... 2 3 Επιλογζσ Διαμόρφωςθσ... 4 3.1 Γενικά... 4 3.2 Αναβάκμιςθ... 4 3.3 Epsilon Services... 6 4 Λειτουργίεσ... 8 4.1 Γενικά... 8 4.2 Εγγραφζσ... 9 4.3 Άρκρα... 11 4.4 Συναλλαςςόμενοι... 13 4.5 Λογαριαςμοί... 14 3

3 Επιλογζσ Διαμόρφωςθσ Επιλζγοντασ είτε από το Βαςικό μενοφ «Παράμετροι» «Επιλογζσ Διαμόρφωςθσ» είτε κάνοντασ δεξί κλικ ςτθν επιφάνεια εργαςίασ τθσ εφαρμογισ δίνεται θ δυνατότθτα ςτον χριςτθ να δθμιουργιςει τθν παραμετροποίθςθ που επικυμεί, για τθν ευκολότερθ ειςαγωγι των νζων εγγραφϊν εςόδων εξόδων και άρκρων γενικισ λογιςτικισ ςφμφωνα με τισ ανάγκεσ του, μεταβαίνοντασ ςτθν αντίςτοιχθ καρτζλα που επικυμεί. 3.1 Γενικά Από τθν επιλογι «Γενικά» κακορίηει ο χριςτθσ τθν ςυχνότθτα κατά τθν οποία κα πραγματοποιείται ο ζλεγχοσ για τθν αυτόματθ ενθμζρωςθ τθσ εφαρμογισ με τθν νζα ζκδοςθ, ενεργοποιϊντασ τθν επιλογι που επικυμεί ςφμφωνα με τισ ανάγκεσ του. Αξίηει να ςθμειωκεί ότι, από το ςθμείο αυτό ορίηεται το χρϊμα τθσ επιφάνειασ εργαςίασ, κατά τθν αρχικι ειςαγωγι του χριςτθ ςτθν εφαρμογι. 3.2 Αναβάκμιςθ Στθν φόρμα των Επιλογϊν Αναβάκμιςθσ εμφανίηεται προεπιλεγμζνο το πεδίο και το «Timeout» είναι τοποκετθμζνο ςτα 500 seconds. Αν αφαιρεκεί θ επιλογι εμφανίηεται το παρακάτω 4

μινυμα επιβεβαίωςθσ τθσ ενζργειασ ότι και οι υπόλοιπο υπολογιςτζσ του δικτφου δεν κα μποροφν να αναβακμίςουν. Επιλζγοντασ δεν κα εκτελείται το αρχείο τθσ αναβάκμιςθσ ςτουσ Η/Υ του δικτφου, ενϊ επιλζγοντασ επανζρχεται θ αρχικι προεπιλεγμζνθ επιλογι. Το πεδίο «Timeout» αναφζρεται ςτον χρόνο απόκριςθσ του δικτφου για τθν αποςτολι τθσ αναβάκμιςθσ ςτουσ υπόλοιπουσ Η/Υ ςτο δίκτυο. Στθν φόρμα Επιλογζσ αυτόματου backup εμφανίηεται προεπιλεγμζνθ θ επιλογι με τθν οποία πριν από κάκε αναβάκμιςθ λαμβάνεται αυτόματο backup των δεδομζνων που υπάρχουν ςτθ βάςθ. Αν αφαιρεκεί θ επιλογι αυτι δεν κα πραγματοποιείται αυτόματα θ λιψθ του αντιγράφου αςφαλείασ. Με τθν επιλογι του πεδίου ενεργοποιοφνται τα πεδία οριςμοφ του φάκελου εγκατάςταςθσ και αποκικευςθσ για τθν μεταφορά του αρχείου back up, όπου ο χριςτθσ κα πρζπει να ζχει τα απαραίτθτα δικαιϊματα χριςθσ για τισ τοποκεςίεσ που κα επιλζξει. Στθν περίπτωςθ που θ επιλογι παραμείνει απενεργοποιθμζνθ, θ αυτόματθ λιψθ του αντιγράφου αςφαλείασ (backup) αποκθκεφεται ςτον προεπιλεγμζνο φάκελο του Microsoft SQL Server που πραγματοποιικθκε αρχικά θ εγκατάςταςθ. 5

3.3 Epsilon Services Από το group «Epsilon Feeds» δίνεται θ δυνατότθτα παρακολοφκθςθσ όλων των κεμάτων τθσ επικαιρότθτασ μζςα από το www.e-forologia.gr ςχετικά με φορολογικά, εργατικά και αςφαλιςτικά κζματα. Ο χριςτθσ ζχει τθ δυνατότθτα να επιλζξει ι να αποεπιλζξει τθν αυτόματθ λιψθ epsilon feeds από το αντίςτοιχο checkbox. Στο πεδίο «Περίοδοσ ανανζωςθσ feed (Λεπτά)» ςυμπλθρϊνει ο χριςτθσ τον χρόνο ςε λεπτά που επικυμεί να πραγματοποιείται θ ανανζωςθ των ενθμερϊςεων. Στο group «Epsilon Network» ορίηονται τα ςτοιχεία χριςτθ, για τθν αυτόματθ ςφνδεςθ μζςω τθσ εφαρμογισ ςτθν ενθμερωμζνθ πλατφόρμα του Epsilon Network κακϊσ και τθν προβολι των Νόμων / Αποφάςεων. Τζλοσ, ο χριςτθσ μπορεί να ζχει άμεςθ πρόςβαςθ ςε όλα τα ενθμερωτικά μθνφματα τθσ Epsilon Net (όπωσ μθνφματα του τμιματοσ Υποςτιριξθσ, ενθμερϊςεισ για νζεσ εκδόςεισ κλπ.) από το βαςικό μενοφ Internet Epsilon Feeds. Ο χριςτθσ ενθμερϊνεται ςυνεχϊσ για τθν φπαρξθ νζων μθνυμάτων από το κάτω μζροσ τθσ οκόνθσ. Επιπλζον, ζχει τθν δυνατότθτα να πλθκτρολογιςει το κζμα που επικυμεί ςτο πεδίο αναηιτθςθσ, το οποίο ζχει προςτεκεί ςτο κάτω αριςτερά μζροσ του menu, και να πραγματοποιιςει αναηιτθςθ ανάμεςα ςε Νόμουσ, Αποφάςεισ, Εγκυκλίουσ, φορολογικά ερωτιματα κ.α. που υπάρχουν ςτθν βάςθ δεδομζνων του «Κόμβου» και τθσ «Τράπεηασ Πλθροφοριϊν». 6

Για τθν αυτόματθ αποςτολι δεδομζνων ςτο Epsilon Cloud, κα πρζπει να ενεργοποιθκεί θ επιλογι κακϊσ και να οριςκεί θ ακριβισ ϊρα αποςτολισ του αρχείου, από τθν λειτουργία του «Epsilon Services». Για παράδειγμα, όταν ο χριςτθσ ορίςει τθν αποςτολι των εντφπων ςτον Epsilon Cloud ςτισ 12:00 μμ, θ μεταφορά των αρχείων κα γίνεται κακθμερινά ςτισ 12:00 μμ, αυτόματα, χωρίσ να απαιτείται καμία επιπλζον ενζργεια από το χριςτθ. Αξίηει να ςθμειωκεί ότι, ςε περίπτωςθ που ο υπολογιςτισ είναι απενεργοποιθμζνοσ, τθν ϊρα που ζχει οριςκεί ςτο πεδίο, θ αποςτολι των δεδομζνων κα πραγματοποιθκεί κατά τθν εκκίνθςθ του υπολογιςτι. Για οδθγίεσ ςχετικά με το Epsilon Cloud πατιςτε εδϊ. 7

4 Λειτουργίεσ 4.1 Γενικά Από τισ Λειτουργίεσ του μενοφ, επιλζγοντασ «Γενικά», δίνεται θ δυνατότθτα κακοριςμοφ τθσ ςυμπεριφοράσ των πεδίων Παραςτατικό και Ημερομηνία (ςε εγγραφζσ και άρκρα χωρίσ τθν χριςθ προτφπου και χωρίσ τθν επιλογι Επαναλιψιμθσ Ειςαγωγισ) ςτθν περίπτωςθ που πραγματοποιοφνται διαδοχικζσ καταχωριςεισ παραςτατικϊν. Στο ςθμείο αυτό παρζχεται θ δυνατότθτα οριςμοφ τθσ τιμισ του πεδίου «παραςτατικό», ςε περίπτωςθ διαδοχικϊν εγγραφϊν / άρκρων. Οι τιμζσ που μπορεί να λάβει το πεδίο αυτό είναι: Ίδια Τιμι με τθν προθγοφμενθ εγγραφι: Επιλζγεται ςτθν περίπτωςθ που επικυμεί ο χριςτθσ να εμφανίηεται το ίδιο παραςτατικό ςτισ διαδοχικζσ εγγραφζσ του. Τιμι προθγοφμενθσ εγγραφισ +1: Στθν περίπτωςθ που επικυμεί ο χριςτθσ αυτόματθ αφξουςα αρίκμθςθ κατά μία μονάδα, ςτθν τιμι του παραςτατικοφ που ζχει ιδθ ειςαγάγει ςτθν αρχικι του εγγραφι. Κενι: Στθν περίπτωςθ που επικυμεί ο χριςτθσ να μθν ενθμερϊνεται καμία τιμι ςτθν περίπτωςθ διαδοχικϊν εγγραφϊν / άρκρων και το πεδίο του παραςτατικοφ να είναι κενό, ϊςτε να ειςάγει κάκε φορά ο χριςτθσ τθν τιμι που επικυμεί. Με τον ίδιο τρόπο δίνεται θ δυνατότθτα οριςμοφ τθσ τιμισ του πεδίου «Ημερομθνία», ςε περίπτωςθ διαδοχικϊν εγγραφϊν / άρκρων. Οι τιμζσ που μπορεί να λάβει το πεδίο αυτό είναι: Ίδια Τιμι με τθν προθγοφμενθ εγγραφι: Στθν περίπτωςθ που επικυμεί ο χριςτθσ να εμφανίηεται κάκε φορά θ ίδια θμερομθνία κατά τθν καταχϊριςθ των διαδοχικϊν εγγραφϊν. Τιμι προθγοφμενθσ εγγραφισ +1: Στθν περίπτωςθ που επικυμεί ο χριςτθσ αυτόματθ αφξουςα αρίκμθςθ κατά μία μονάδα, ςτθν τιμι τθσ θμερομθνίασ που ζχει ιδθ ειςαγάγει ςτθν αρχικι του εγγραφι. Κενι: Στθν περίπτωςθ που επικυμεί ο χριςτθσ το πεδίο τθσ θμερομθνίασ να είναι κενό κατά τθν καταχϊριςθ διαδοχικϊν εγγραφϊν / άρκρων, ϊςτε να τθν ειςάγει ο ίδιοσ. 8

Από τθν επιλογι που κα οριςτεί ςτο group «Διαχείριςθ Εταιρειϊν» κακορίηεται θ προεπιλεγμζνθ τιμι του πεδίου "Εμφάνιςθ ςτον πίνακα Διαχείριςθσ Εταιρειϊν, όπωσ αυτόσ εμφανίηεται κατά τθν είςοδο του χριςτθ ςτθν εφαρμογι. 4.2 Εγγραφζσ Από τθν λειτουργία «Εγγραφζσ» δίνεται θ δυνατότθτα δθμιουργίασ τθσ παραμετροποίθςθσ που επικυμεί ο χριςτθσ για τθν ευκολότερθ ειςαγωγι των νζων Εγγραφϊν Εςόδων Εξόδων. Από τθν επιλογι που κα οριςτεί ςτο group «Διαχείριςθ Εγγραφϊν» κακορίηεται θ προεπιλεγμζνθ τιμι που λαμβάνει το φίλτρο ςτον πίνακα Διαχείριςθσ Εγγραφϊν. 9

Επιπλζον, δίνεται θ δυνατότθτα κακοριςμοφ των πεδίων από τα οποία επικυμεί ο χριςτθσ να μετακινείται ο κζρςορασ κατά τθν καταχϊρθςθ τθσ εγγραφισ, ενεργοποιϊντασ τo αντίςτοιχο check box ςτθν περιγραφι του κάκε πεδίου. Εάν για παράδειγμα ο χριςτθσ δεν επικυμεί να περνάει ο κζρςορασ από το πεδίο «Παραςτατικό» κα πρζπει ςτθν φόρμα να απενεργοποιιςει το check box του ςυγκεκριμζνου πεδίου. Παράλλθλα, παρζχεται θ δυνατότθτα οριςμοφ από τον χριςτθ τθσ ςειράσ με τθν οποία επικυμεί να μεταφζρεται ο κζρςορασ, από το ζνα πεδίο ςτο άλλο κατά τθν 10

καταχϊριςθ τθσ νζασ εγγραφισ εςόδου εξόδου. Η ςυγκεκριμζνθ ενζργεια πραγματοποιείται με τθν βοικεια του άνω και κάτω κόκκινου βζλουσ μζροσ του πίνακα όπου περιλαμβάνονται τα πεδία τθσ εγγραφισ., ςτο δεξί Εάν για παράδειγμα ο χριςτθσ επικυμεί να ορίςει ωσ πρϊτο πεδίο μετακίνθςθσ του κζρςορα, το πεδίο «Παραςτατικό», κα πρζπει να κάνει κλικ επάνω ςτο πεδίο αυτό, ϊςτε να ενεργοποιθκεί και ςτθν ςυνζχεια με τθν βοικεια του άνω κόκκινου βζλουσ, να μετακινιςει το πεδίο ςτθν πρϊτθ ςειρά του πίνακα. Ενεργοποιϊντασ τα πεδία του group «Διαδικαςία Καταχϊρθςθσ», πραγματοποιείται θ ενθμζρωςθ του πεδίου Αιτιολογία τθσ εγγραφισ, με τθν επωνυμία του Συναλλαςςομζνου, και ςε περίπτωςθ επαναλιψιμθσ ειςαγωγισ κίνθςθσ άνευ προτφπου. 4.3 Άρκρα Από τθν λειτουργία «Άρκρα», ο χριςτθσ αρχικά ζχει τθ δυνατότθτα να κακορίςει ςτο group «Διαχείριςθ Άρκρων» τθν προεπιλεγμζνθ τιμι που κα λαμβάνει το φίλτρο ςτον πίνακα Διαχείριςθσ Άρκρων. Στθ ςυνζχεια, δίνεται θ δυνατότθτα με τθν ενεργοποίθςθ του πεδίου να πραγματοποιείται αυτόματα θ ειςαγωγι του λογαριαςμοφ Φ.Π.Α., Εκροϊν ι Ειςροϊν, που είναι ςυνδεδεμζνοσ ςτο λογαριαςμό που ζχει χρθςιμοποιθκεί κατά τθν ειςαγωγι του νζου άρκρου και να εκτελείται παράλλθλα ο υπολογιςμόσ του ποςοφ φπα, ςφμφωνα με τθν Κακαρι Αξία του παραςτατικοφ. Με τθν ενζργεια αυτι δεν απαιτείται θ επιλογι του button ι του πλικτρου F8 από τον χριςτθ για να ενθμερωκεί το επεξεργαηόμενο άρκρο με τον λογαριαςμό Φ.Π.Α. 11

Αξίηει να ςθμειωκεί ότι, ο χριςτθσ μπορεί να κακορίςει τθν ςυμπεριφορά του λογαριαςμοφ Φ.Π.Α. που είναι ςυνδεδεμζνοσ ςτθν περίπτωςθ που χρθςιμοποιθκοφν δφο ι περιςςότεροι λογαριαςμοί κατά τθν καταχϊριςθ του άρκρου, ςτουσ οποίουσ αντιςτοιχεί ο ίδιοσ λογαριαςμόσ Φ.Π.Α. Ειδικότερα, για τθν εμφάνιςθ του ίδιου λογαριαςμοφ Φ.Π.Α ςε νζα γραμμι του grid, τόςεσ φορζσ όςοι είναι και οι λογαριαςμοί που χρθςιμοποιικθκαν με τα αντίςτοιχα ποςά, ςτθν περίπτωςθ που χρθςιμοποιθκοφν δφο ι περιςςότεροι λογαριαςμοί ςτουσ οποίουσ είναι ςυνδεδεμζνοσ ο ίδιοσ λογαριαςμόσ Φ.Π.Α κα πρζπει να επιλεχκεί το πεδίο του Tab «Ενθμζρωςθ κίνθςθσ Λογ. Φ.Π.Α.». Σε διαφορετικι περίπτωςθ που χρθςιμοποιθκοφν δφο ι περιςςότεροι λογαριαςμοί ςτουσ οποίουσ είναι ςυνδεδεμζνοσ ο ίδιοσ λογαριαςμόσ Φ.Π.Α και δεν επικυμεί ο χριςτθσ να δθμιουργείται νζα γραμμι ςτο grid για κάκε λογαριαςμό Φ.Π.Α αλλά να πραγματοποιείται πρόςκεςθ του ποςοφ τθσ κίνθςθσ ςτθν υπάρχουςα γραμμι, κα πρζπει να ενεργοποιιςει τθν επιλογι ϊςτε να εμφανίηονται όλοι οι λογαριαςμοί ςτουσ οποίουσ είναι ςυνδεδεμζνοσ ο ίδιοσ λογαριαςμόσ Φ.Π.Α. και μία φορά ο λογαριαςμόσ Φ.Π.Α. με το αντίςτοιχο ποςό. 12

Επιπλζον, δίνεται θ δυνατότθτα δθμιουργίασ τθσ παραμετροποίθςθσ που επικυμεί ο χριςτθσ για τθν ευκολότερθ ειςαγωγι των νζων Άρκρων Γενικισ Λογιςτικισ. Συγκεκριμζνα δίνεται θ δυνατότθτα κακοριςμοφ των πεδίων από τα οποία επικυμεί ο χριςτθσ να μετακινείται ο κζρςορασ κατά τθν καταχϊρθςθ του άρκρου κακϊσ και οριςμοφ τθσ ςειράσ μετακίνθςθσ μεταξφ των πεδίων αυτϊν, ενεργοποιϊντασ τo αντίςτοιχο check box ςτθν περιγραφι του κάκε πεδίου. Εάν για παράδειγμα ο χριςτθσ δεν επικυμεί να περνάει ο κζρςορασ από το πεδίο «Παραςτατικό» κα πρζπει ςτθν παραπάνω φόρμα να απενεργοποιιςει το check box του ςυγκεκριμζνου πεδίου. Επιπλζον, παρζχεται θ δυνατότθτα οριςμοφ από τον χριςτθ τθσ ςειράσ με τθν οποία επικυμεί να μεταφζρεται ο κζρςορασ, από το ζνα πεδίο ςτο άλλο κατά τθν καταχϊριςθ του νζου Άρκρου Γενικισ Λογιςτικισ. Η ςυγκεκριμζνθ ενζργεια πραγματοποιείται με τθν βοικεια του άνω και κάτω κόκκινου βζλουσ μζροσ του πίνακα που περιλαμβάνονται τα πεδία του Άρκρου., ςτο δεξί Εάν για παράδειγμα ο χριςτθσ επικυμεί να ορίςει ωσ πρϊτο πεδίο μετακίνθςθσ του κζρςορα, το πεδίο «Παραςτατικό», κα πρζπει να κάνει κλικ επάνω ςτο πεδίο αυτό, ϊςτε να ενεργοποιθκεί και ςτθν ςυνζχεια με τθν βοικεια του άνω κόκκινου βζλουσ, να μετακινιςει το πεδίο ςτθν πρϊτθ ςειρά του πίνακα. 4.4 Συναλλαςςόμενοι Η βάςθ των Συναλλαςςομζνων είναι κοινι και μπορεί να χρθςιμοποιθκεί από όλεσ τισ επιχειριςεισ. Εφόςον ο χριςτθσ καταχωριςει κάποιον ςυναλλαςςόμενο ςε μία 13

εταιρεία δίνεται δυνατότθτα να τον χρθςιμοποιιςει και μζςα από μία άλλθ. Από τθν φόρμα «Συναλλαςςόμενοι» δίνεται το δικαίωμα να επιλζξει τθν εμφάνιςθ των Συναλλαςςομζνων μόνο τθσ ςυγκεκριμζνθσ εταιρείασ, ϊςτε ςτθν φόρμα Διαχείριςθσ Συναλλαςςομζνων να επεξεργάηεται μόνο τουσ Συναλλαςςόμενουσ που ζχουν κινθκεί ςτθν ςυγκεκριμζνθ εταιρεία. 4.5 Λογαριαςμοί Από τθν επιλογι Λειτουργίεσ Λογαριαςμοί παρζχεται θ δυνατότθτα εμφάνιςθσ ςτθν φόρμα Διαχείριςθσ Λογαριαςμϊν μόνο των Ενεργϊν Λογαριαςμϊν και μόνο αυτϊν που κινοφνται. Επιλζγοντασ το check box αποκρφπτονται από το Λογιςτικό Σχζδιο οι λογαριαςμοί που δεν ζχουν επιλεγμζνθ τθν επιλογι «Κινείται» κατά τθν μεταβολι των ςτοιχείων τουσ, ενϊ θ ενεργοποίθςθ του πεδίου εξυπθρετεί ςτθν περίπτωςθ που ο χριςτθσ επικυμεί να εμφανίηονται ςτον πίνακα Διαχείριςθσ λογαριαςμϊν εκείνοι οι οποίοι ζχουν ενεργοποιθμζνθ τθν επιλογι «Ενεργόσ» κατά τθν μεταβολι των ςτοιχείων τουσ και οι οποίοι κα εμφανίηονται προσ επιλογι κατά τθν δθμιουργία τθσ Εγγραφισ / Άρκρου. 14

15