ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΕΠΑΡΚΕΙΑ ΔΗΜΩΝ Εισηγητές: - Παπανικολάου Ευγενία, Υπάλληλος ΟΤΑ - Συμμετοχή: Κωνσταντίνος Μπλάγας, Δ/νων Σύμβουλος ΔήμοςΝΕΤ
Θέματα I. Νομοθετικό πλαίσιο ΙΙ. Περιεχόμενο του φακέλου διαχειριστικής επάρκειας III. Βήματα ΙV. Πεδία που απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή V. Προγραμματικές συμβάσεις
Διαχειριστική επάρκεια Σχετικές διατάξεις - Άρθρο 125 του κανονισμού 1303/2013, παράγραφος 3δ - Άρθρο 50 του Ν 4314/2014 «Διοικητική και επιχειρησιακή ικανότητα δικαιούχων»
Τι είναι Διαχειριστική επάρκεια? Αποτελεί την απόδειξη καταλληλότητας επάρκειας ενός δικαιούχου για την έγκριση αρχικά και την υλοποίηση στη συνέχεια μιας συγχρηματοδοτούμενης πράξης σε τρεις διαστάσεις Διοικητική Ικανότητα Επιχειρησιακή Ικανότητα Χρηματοοικονομική Ικανότητα
Γιατί πρέπει να συνταχθεί ο φάκελος της διαχειριστικής επάρκειας και από ποιον? Αποτελεί απαίτηση του νέου ΕΣΠΑ 2014-2020 «ο δυνητικός δικαιούχος καλείται κάθε φορά που υποβάλει αίτηση χρηματοδότησης, να τεκμηριώνει τη διοικητική, επιχειρησιακή και χρηματοικονομική του ικανότητα» Εκπονείται από: - εξωτερικό συνεργάτη - εσωτερικά από την ίδια την υπηρεσία
Ποιος δεν έχει υποχρέωση να καταθέτει φάκελο διαχειριστικής επάρκειας? Ο Δήμος που έχει στην κατοχή του πιστοποίηση κατά το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα για τις κατηγορίες δράσεων που αφορούν τον εκάστοτε οργανισμό σύμφωνα με τους σχετικούς οδηγούς εφαρμογής» ΕΛΟΤ 1431-1 Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων τεχνικών έργων υποδομής ΕΛΟΤ 1431-2 Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών ΕΛΟΤ 1431-3 Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα ή κατά το πρότυπο ISO9001 εφόσον περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής του διαδικασίες διαχείρισης συγχρηματοδοτούμενων έργων δεν έχει την υποχρέωση σύνταξης φακέλου διαχειριστικής επάρκειας
Ποιος δεν έχει υποχρέωση να καταθέτει φάκελο διαχειριστικής επάρκειας? ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 5 1. ΥΠΑΡΞΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ISΟ 9001 ή ΕΛΟΤ 1429 ΣΕ ΙΣΧΥ Αριθμός πιστοποιητικού και επισύναψη σε PDF του πιστοποιητικού και της πλέον πρόσφατης επιθεώρησης Οργανισμός που το εξέδωσε και αριθμός/φορέας διαπίστευσής του (επισυνάπτεται σε PDF η διαπίστευση του πιστοποιητικού οργανισμού) Πεδίο πιστοποίησης Και Υπεύθυνη Δήλωση του νόμιμου εκπροσώπου ότι δεν έχουν επέλθει αλλαγές
Περιεχόμενα φακέλου Διαχειριστικής επάρκειας - Διοικητική Ικανότητα (2 φάκελοι) -Επιχειρησιακή Ικανότητα (2 φάκελοι) -Χρηματοοικονομική Επάρκεια (1 φάκελος)
Διοικητική Ικανότητα - Επάρκεια Οργανωτικής Δομής (Φάκελος 1- Αρχείο 1) - Διαδικασίες διαχείρισης και υλοποίησης πράξεων (Φάκελος 2 Αρχείο 2)
Επάρκεια Οργανωτικής Δομής (Φάκελος 1 Αρχείο 1) Δίνονται στοιχεία για: -τη σύσταση και οργάνωση του δικαιούχου -Τη συγκρότηση και στελέχωση των υπηρεσιακών του μονάδων -Τα αποφαινόμενα όργανα
Διαδικασίες διαχείρισης και υλοποίησης πράξεων (Φάκελος 2 Αρχείο 2) Δύο πίνακες -Καταγραφή των διαδικασιών -Αντιστοίχιση διαδικασιών με στάδιο υλοποίησης, αρμόδια υπηρεσία και τον κωδικό διαδικασίας.
Καταγραφή διαδικασιών Οι διαδικασίες αυτές χωρίζονται σε 5 διακριτά πεδία όσες είναι και οι φάσεις υλοποίησης ενός έργου. Ομάδα Διαδικασιών Δ.01: Ετήσιος Προγραμματισμός Ομάδα Διαδικασιών Δ.02: Ωρίμανση και Σχεδιασμός Υλοποίησης Έργων Ομάδα Διαδικασιών Δ.03: Διενέργεια Διαγωνισμών και ανάθεση συμβάσεων Ομάδα Διαδικασιών Δ.04:Παρακολούθηση Έργων, Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Ομάδα Διαδικασιών Δ.05: Οικονομική Διαχείριση και Πληρωμές Έργων
Ύψος της Επιχειρησιακή Πάγιας Προκαταβολής Ικανότητα -Επάρκεια ομάδας έργου (Φάκελος 1- Αρχείο 3) -Εμπειρία του δικαιούχου στην υλοποίηση συναφών έργων (Αρχείο 4)
Ύψος της Πάγιας Επάρκεια Προκαταβολής ομάδας έργου Ο κύριος επιβλέπων ενός τεχνικού έργου δεν πρέπει να απασχολείται ταυτόχρονα σε πάνω από 2 έργα προϋπολογισμού άνω των ορίων των κοινοτικών οδηγιών ή πάνω από 3 έργα συνολικά, περιλαμβανομένου πιθανά και ενός άνω των ορίων Υπάρχει πρόβλεψη ενίσχυσης της επίβλεψης προτείνοντας τη συνδρομή εξωτερικής συνεργασίας / υποστήριξης με κατάλληλη τεκμηρίωση. (Αρχείο 5)
Χρηματοοικονομική Ικανότητα Ένας πίνακας που συμπληρώνεται μόνο στη περίπτωση που υπάρχει Ίδια συμμετοχή από τον δικαιούχο. (Αρχείο 6)
Βήματα διαδικασίες ολοκλήρωσης και εκπόνησης του φακέλου της διαχειριστικής επάρκειας Ολοκλήρωση διαδικασιών ορισμού διευθυντών & προϊσταμένων Συγκρότηση διατμηματικής ομάδας για τη σύνταξη του εγχειριδίου διαδικασιών Επισύναψη του οργανογράμματος του φορέα Έγκριση του εγχειριδίου των διαδικασιών από το αρμόδιο όργανο που έχει την αρμοδιότητα της «επιχειρησιακής λειτουργίας» των εμπλεκομένων υπηρεσιών (Δήμαρχος, Αντιδήμαρχος, Γενικός Γραμματέας) Επικαιροποίηση του φακέλου της διαχειριστικής επάρκειας όταν και όποτε απαιτείται Συνεργασία της Τεχνικής Υπηρεσίας με την Υπηρεσία Προγραμματισμού σε κάθε υποβολή πρότασης ώστε να συμπληρωθούν οι πίνακες της επιχειρησιακής επάρκειας
Πεδία στα οποία πρέπει να δοθεί προσοχή Στο ΟΠΣ προβλέπεται να δημιουργηθεί «καρτέλα δικαιούχου» Το πεδίο που θα υποβάλλεται κάθε φορά με την υποβολή μιας νέας πρότασης είναι το οργανωτικό σχήμα της ομάδας έργου Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δίνεται στον επιβλέποντα του τεχνικού έργου ο οποίος δεν θα πρέπει να υλοποιεί ταυτόχρονα με το υποβληθέν έργο, δύο ακόμα έργα προϋπολογισμού πάνω από 5.000.000,00 ή τρία έργα εκ των οποίων το ένα να είναι πάνω από 5.000.000,00. Ο υπεύθυνος πράξης πρέπει επίσης να έχει προγενέστερη εμπειρία στην υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων έργων. Στο πίνακα εμπειρίας υλοποίησης συναφών έργων, να συμπληρωθεί μία ακόμα στήλη στο συναφές έργο με το όνομα του επιβλέποντα.
Πεδία στα οποία πρέπει να δοθεί προσοχή Υπάρχει η δυνατότητα πρόβλεψης ενίσχυσης της ομάδας έργου, όπως εξωτερικό συνεργάτη (αποτελεί εξαιρετική περίπτωση) ή να «δανειστεί» υπάλληλο από άλλο δήμο Στις περιπτώσεις συνεργατικών σχημάτων η επάρκεια θα αφορά τόσο το συντονιστή όσο και τους άλλους εταίρους
Φορέας μη διαχειριστικά επαρκής 1η Περίπτωση Φορείς με ΜΗ συγκροτημένη τεχνική υπηρεσία που προγραμματίζουν να υποβάλλουν πρόταση για πράξη με τεχνικό περιεχόμενο α. Μεταβίβαση της αρμοδιότητας του δικαιούχου σε άλλο φορέα μέσω Προγραμματικής Σύμβασης -θεσμικό πλαίσιο άρθρο 100 του Ν. 3852/2010 β. Αξιοποίηση τεχνικής υπηρεσίας άλλου φορέα με δικαιούχο τον αδύναμο φορέα θεσμικό πλαίσιο (εκτός του άρθρου 100 του Ν 3852/2010) το άρθρο 99 (διαδημοτική ή διαβαθμική συνεργασία)
Φορέας μη διαχειριστικά επαρκής 2η Περίπτωση Φορείς ΜΕ συγκροτημένη τεχνική υπηρεσία αλλά με διαπιστωμένες αδυναμίες στην επιχειρησιακή ικανότητα α. Σύμβαση διαδημοτικής ή διαβαθμιδικής συνεργασίας β. Πρόσληψη με σύμβαση μίσθωσης έργου για συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα σύμφωνα με το άρθρο 30 του Ν 4314/2014 γ. Αξιοποίηση του μητρώου εξειδικευμένων στελεχών σε εφαρμογή του άρθρου 28, παρ. 8 του Ν 4314/2014
Φορέας μη διαχειριστικά επαρκής 3η Περίπτωση Φορείς με ΜΗ συγκροτημένη οικονομική (και ταμειακή) υπηρεσία Υποκατάσταση του κύριου του έργου από άλλο διαχειριστικά ικανό φορέα
Υποδείγματα Προγραμματικών Συμβάσεων και συμβάσεων διαδημοτικής/ διαβαθμιδικής συνεργασίας ΕΙΔΟΣ Σύμβασης Περιγραφή Δικαιούχος Προγραμματική σύμβαση άρθρου 100 Ν 3852/2010 (Υποκατάσταση δικαιούχου) Πλήρης υποκατάσταση του κυρίου του έργου ( Φορέα Α ) από τον φορέα Β. Φορέας Β Διαδημοτική ή Διαβαθμιδική σύμβαση άρθρου 99 Ν.3852/2010 (Δάνεια τεχνική Υπηρεσία) Χρησιμοποιείται υπηρεσία/ες του Φορέα Β όταν ο Φορέας Α δεν έχει συγκροτημένη/ες υπηρεσία/ες ή για την υλοποίηση της πράξης ή απαιτείται τεχνική υπηρεσία για την υλοποίηση μη κύριου τεχνικού υποέργου. Φορέας Α Διαδημοτική ή Διαβαθμιδική σύμβαση άρθρου 99 Ν.3852/2010 (Διάθεση προσωπικού) Χρησιμοποιούνται στελέχη του φορέα Β στις υπηρεσίες του φορέα Α. Φορέας Α
Tips των προγραμματικών συμβάσεων Τα τιμολόγια του αναδόχου θα εκδοθούν στο όνομα του κύριου του έργου Όταν αξιολογηθεί θετικά η πρόταση, η απόφαση ένταξης αναγράφει ως όρο ότι θα σταλεί υπογεγραμμένη από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη η προγραμματική σύμβαση Ο κύριος του έργου αναλαμβάνει:... του έργου από κοινού με τον δικαιούχο να υπογράψει τη σύμβαση Η σύμβαση ανάθεσης του έργου υπογράφεται και από τους τρεις εμπλεκόμενους : τον κύριο του έργου, το φορέα υλοποίησης (δικαιούχο) και τον ανάδοχο
Tips των προγραμματικών συμβάσεων Οι εγγυητικές επιστολές συμμετοχής στο διαγωνισμό, καλής εκτέλεσης κ.λ.π. εκδίδονται υπέρ του κυρίου του έργου. Ο φορέας υλοποίησης (δικαιούχος) τηρεί (στο φάκελο του έργου) αντίγραφα όλων των παραστατικών, των οποίων τα πρωτότυπα φυλάσσονται στον κύριο του έργου. Τα χρηματικά εντάλματα που εκδίδει ο κύριος του έργου αποστέλλονται, σε φωτοαντίγραφα, στο φορέα υλοποίησης.
Tips των προγραμματικών συμβάσεων Ο ανάδοχος του έργου εκδίδει τα προβλεπόμενα από τον ΚΒΣ φορολογικά στοιχεία (τιμολόγια, δελτία αποστολής κ.α.) στο όνομα του κυρίου του έργου Η κάλυψη δαπανών που απαιτούνται για το Φ.Π.Α., βαρύνουν τον κύριο του έργου
Σας ευχαριστούμε...