Τι νέο υπάρχει στο Microsoft Office System

Περιεχόμενα Τι νέο υπάρχει στο Microsoft Office System 2003...11 Διορθώσεις, σχόλια, και βοήθεια...15 Λήψη βοήθειας για το βιβλίο και το CD του...15 Λήψη βοήθειας για το Microsoft Office System 2003...15 Περισσότερες πληροφορίες...18 Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου...19 Τα περιεχόμενα του CD...19 Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος...19 Εγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...20 Άνοιγμα των αρχείων δεδομένων πρακτικής εξάσκησης στο Outlook...21 Χρήση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...21 Απεγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...24 Συμβάσεις και χαρακτηριστικά του βιβλίου...25 Σχετικά με τους συγγραφείς...27 Online Training Solutions, Inc. (OTSI)...27 Kristen Crupi...28 Perspection, Inc....28 I Microsoft Office Word 2003 Κεφάλαιο 1 Εργασία με έγγραφα... 31 Ξεκίνημα στο Word... 31 Δημιουργία, αποθήκευση, και κλείσιμο εγγράφων... 34 Άνοιγμα και εξέταση υπαρχόντων εγγράφων... 41 Ποια προβολή πρέπει να χρησιμοποιείται και πότε... 46 Κεφάλαιο 2 Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφου... 55 Επεξεργασία εγγράφου... 56 Χρήση συντομεύσεων κατά την πληκτρολόγηση... 61 Εύρεση της καταλληλότερης λέξης... 66

6 Περιεχόμενα Χρήση διάρθρωσης για αναδιάταξη παραγράφων... 68 Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου... 72 Έλεγχος της ορθογραφίας και της γραμματικής ενός εγγράφου... 75 Κεφάλαιο 3 Αλλαγή της εμφάνισης του κειμένου... 81 Αλλαγή της εμφάνισης των χαρακτήρων... 81 Αλλαγή της εμφάνισης των παραγράφων... 87 Δημιουργία και τροποποίηση λίστας... 98 Μορφοποίηση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση... 102 Αλλαγή της εμφάνισης χαρακτήρων και παραγράφων με στυλ... 104 Κεφάλαιο 4 Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες... 111 Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες... 112 Μορφοποίηση πληροφοριών πίνακα... 118 Εργασία με δεδομένα πινάκων... 123 Παρουσίαση κειμένου σε στήλες... 128 II Microsoft Office Excel 2003 Κεφάλαιο 5 Προετοιμασία βιβλίου εργασίας... 135 Πιο εύκολη εργασία με τα βιβλία εργασίας... 135 Πιο ευανάγνωστα δεδομένα... 142 Προσθήκη γραφικού σε έγγραφο... 145 Κεφάλαιο 6 Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα... 151 Ονομασία ομάδων δεδομένων... 152 Δημιουργία τύπων για τον υπολογισμό τιμών... 154 Εύρεση και διόρθωση σφαλμάτων σε υπολογισμούς... 160 Κεφάλαιο 7 Αλλαγή της εμφάνισης του εγγράφου... 167 Αλλαγή της εμφάνισης των δεδομένων... 168 Εφαρμογή υπάρχουσας μορφοποίησης σε δεδομένα... 172 Ευανάγνωστοι αριθμοί... 174 Αλλαγή εμφάνισης των δεδομένων ανάλογα με τις τιμές τους... 179 Προετοιμασία για εκτύπωση... 183 Τοποθέτηση δεδομένων στην τυπωμένη σελίδα... 187

Περιεχόμενα 7 Κεφάλαιο 8 Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα... 193 Περιορισμός των δεδομένων που εμφανίζονται στην οθόνη... 194 Εκτέλεση υπολογισμών σε φιλτραρισμένα δεδομένα... 199 Ορισμός συνόλου αποδεκτών τιμών για μια περιοχή κελιών... 201 III Microsoft Office PowerPoint 2003 Κεφάλαιο 9 Δημιουργία παρουσιάσεων... 209 Ξεκίνημα στο PowerPoint... 209 Άνοιγμα, αποθήκευση, και κλείσιμο παρουσίασης... 213 Προβολή παρουσίασης... 217 Δημιουργία παρουσίασης βάσει περιεχομένου... 222 Δημιουργία παρουσίασης βάσει προτύπου σχεδίασης... 225 Δημιουργία κενής παρουσίασης... 228 Κεφάλαιο 10 Εργασία με διαφάνειες... 231 Δημιουργία διαφανειών και καταχώριση κειμένου... 231 Τροποποίηση της διάταξης διαφάνειας... 236 Εισαγωγή διαφανειών από άλλες παρουσιάσεις... 238 Αναδιάταξη παρουσίασης... 240 Καταχώριση σημειώσεων ομιλητή... 242 Κεφάλαιο 11 Εργασία με κείμενο διαφανειών... 247 Προσθήκη και χειρισμός κειμένου... 247 Αλλαγή μεγέθους, στοίχισης, και αποστάσεων κειμένου... 252 Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου και γραμματοσειρών... 256 Διόρθωση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση... 259 Έλεγχος της ορθογραφίας και των στυλ της παρουσίασης... 262 Επιλογή της καταλληλότερης λέξης... 267 Κεφάλαιο 12 Προετοιμασία και προβολή διαφανειών... 271 Ταξίδι με μια παρουσίαση... 272 Προβολή παρουσίασης... 275 Προσαρμογή προβολής διαφανειών... 280 Χρονισμός διαφανειών... 284 Δημιουργία αυτοεκτελούμενης παρουσίασης... 288 Χρήση του Microsoft Producer για εκπομπή στο δίκτυο... 290

8 Περιεχόμενα IV Microsoft Office Outlook 2003 Κεφάλαιο 13 Χρήση του Outlook... 299 Εκκίνηση του Outlook για πρώτη φορά... 300 Ανάγνωση μηνυμάτων και άνοιγμα συνημμένων... 304 Απάντηση σε μηνύματα... 307 Δημιουργία νέων μηνυμάτων... 310 Χρήση βιβλίων διευθύνσεων... 314 Επισύναψη αρχείων σε μηνύματα... 318 Αποστολή και λήψη μηνυμάτων... 320 Εκτύπωση μηνυμάτων... 323 Δημιουργία και αποστολή άμεσων μηνυμάτων... 324 Κεφάλαιο 14 Διαχείριση ηλεκτρονικών μηνυμάτων... 329 Μορφοποίηση μηνυμάτων... 329 Αλλαγή ρυθμίσεων μηνυμάτων και επιλογών παράδοσης... 337 Προσαρμογή του τρόπου εμφάνισης των μηνυμάτων... 342 Διαχείριση μηνυμάτων με χρώματα... 348 Προσθήκη υπογραφών σε μηνύματα... 351 Επισήμανση μηνυμάτων με σημαίες παρακολούθησης... 355 Κεφάλαιο 15 Εύρεση και οργάνωση ηλεκτρονικών μηνυμάτων... 361 Εύρεση και οργάνωση μηνυμάτων σε κατηγορίες... 361 Χρήση φακέλων αναζήτησης... 365 Φιλτράρισμα μηνυμάτων... 370 Διαχείριση μηνυμάτων με κανόνες... 373 Οργάνωση μηνυμάτων σε φακέλους... 379 Κοινή χρήση φακέλων... 382 Αποθήκευση μηνυμάτων σε άλλες μορφές... 388 Αρχειοθέτηση μηνυμάτων... 391 Κεφάλαιο 16 Διαχείριση του ημερολογίου σας... 397 Εμφάνιση ημερολογίων με διάφορους τρόπους... 397 Προγραμματισμός συναντήσεων και συμβάντων... 403 Διαχείριση και οργάνωση συναντήσεων... 409 Χρήση πολλών ημερολογίων... 413 Καθορισμός του διαθέσιμου χρόνου σας... 415 Επισήμανση συναντήσεων με χρώματα... 419 Εκτύπωση ημερολογίων... 420

Περιεχόμενα 9 Κεφάλαιο 17 Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων... 427 Χρονοπρογραμματισμός συσκέψεων... 428 Απόκριση σε προσκλήσεις για συσκέψεις... 436 Ενημέρωση και ακύρωση συσκέψεων... 441 Εμφάνιση ημερολογίων άλλων χρηστών... 444 Αποθήκευση ημερολογίου ως ιστοσελίδας... 448 Ευρετήριο...453

Κεφάλαιο 2 Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφου Σε αυτό το κεφάλαιο θα μάθετε: Να επεξεργάζεστε ένα έγγραφο. Να χρησιμοποιείτε συντομεύσεις για την καταχώριση κειμένου. Να βρίσκετε την καλύτερη λέξη. Να χρησιμοποιείτε διαρθρώσεις για να αναδιατάσσετε παραγράφους. Να αναζητάτε και να αντικαθιστάτε κείμενο. Να ελέγχετε την ορθογραφία και τη γραμματική ενός εγγράφου. Εφόσον τα έγγραφα που δημιουργείτε δεν προορίζονται μόνο για τα δικά σας μάτια, πρέπει να εξασφαλίζετε ότι είναι σωστά, λογικά, και πειστικά. Είτε είστε αρχάριος είτε έμπειρος συγγραφέας, το Microsoft Office Word 2003 διαθέτει πολλά εργαλεία τα οποία κάνουν τη δημιουργία επαγγελματικών εγγράφων εύκολη και αποδοτική: Εργαλεία επεξεργασίας παρέχουν τεχνικές γρήγορης επιλογής και επεξεργασίας με μεταφορά και απόθεση, διευκολύνοντας τη μετακίνηση και την αντιγραφή κειμένου σε οποιοδήποτε σημείο θέλετε. Συντομεύσεις για το χειρισμό κειμένου που χρησιμοποιείτε συχνά σας επιτρέπουν να αποθηκεύετε και να ανακαλείτε εξειδικευμένους όρους ή κατάλληλα ονόματα με το πάτημα ενός πλήκτρου. Εργαλεία αναφοράς και έρευνας, μεταξύ των οποίων και Θησαυρός ο οποίος διευκολύνει τον εντοπισμό συνωνύμων, καθώς και μια υπηρεσία έρευνας που παρέχει πρόσβαση σε μια ποικιλία από υλικό αναφοράς του Internet. Εργαλεία διάρθρωσης που κάνουν δυνατή την εύκολη αναδιοργάνωση των κεφαλίδων και του κειμένου, ώστε να είστε σίγουροι ότι το έγγραφό σας είναι σωστά δομημένο. Εργαλεία αναζήτησης που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον εντοπισμό και την αντικατάσταση λέξεων και φράσεων, είτε μεμονωμένων παρουσιών είτε σε ολόκληρο το έγγραφο. Λειτουργίες ορθογραφίας και γραμματικής που διευκολύνουν τη διόρθωση των τυπογραφικών και γραμματικών λαθών στο έγγραφό σας πριν το μοιραστείτε με άλλους. Σε αυτό το κεφάλαιο θα εργαστείτε με το κείμενο ενός εγγράφου το οποίο θα ετοιμάσετε για διανομή. Θα εξερευνήσετε τεχνικές επεξεργασίας, θα δημιουργήσετε και θα πληκτρολογήσετε καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου, θα βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο είναι οργανωμένο με λογικό τρόπο, και θα ελέγξετε αν η γλώσσα είναι ακριβής και σωστή.

56 Μέρος 1: Microsoft Office Word 2003 σημαντικό Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία πρακτικής εξάσκησης αυτού του κεφαλαίου, πρέπει να τα εγκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD στην προεπιλεγμένη τους θέση. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε την ενότητα "Χρήση του συνοδευτικού CD-ROM" στη σελίδα 19. Επεξεργασία εγγράφου Οι περιπτώσεις όπου το κείμενο που γράψατε είναι τέλειο και δε χρειάζεται καθόλου επεξεργασία είναι σπάνιες. Μπορείτε να επεξεργάζεστε ένα έγγραφο καθώς το δημιουργείτε ή πρώτα να το γράφετε και μετά να το διορθώνετε. Επίσης, ίσως χρειαστεί να επεξεργαστείτε ένα έγγραφο που είχατε δημιουργήσει στο παρελθόν για να δημιουργήσετε ένα καινούργιο έγγραφο για κάποιον άλλο σκοπό. Για παράδειγμα, μια διαφημιστική επιστολή του περασμένου χρόνου θα μπορούσε να αναθεωρηθεί ώστε να δημιουργηθεί μια νέα επιστολή για τη διαφημιστική εκστρατεία του τρέχοντος έτους. Η επεξεργασία εμπεριέχει πολλές εργασίες, όπως η προσθήκη και η διαγραφή λέξεων και φράσεων, η διόρθωση λαθών, και η μετακίνηση και αντιγραφή κειμένου σε διαφορετικές θέσεις του εγγράφου. Η εισαγωγή κειμένου είναι εύκολη. πατάτε με το ποντίκι στο σημείο όπου θέλετε να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής και απλώς ξεκινάτε την πληκτρολόγηση. Κατά την προσθήκη κειμένου, το κείμενο που υπήρχε ήδη μετακινείται προς τα δεξιά για να κάνει χώρο στο κείμενο που εισάγετε, ενώ, αν χρειάζεται, το κείμενο που φτάνει στο δεξιό περιθώριο αναδιπλώνεται στην επόμενη γραμμή. αντιμετώπιση προβλήματος Αν το Word βρίσκεται σε κατάσταση Αντικατάστασης, το υπάρχον κείμενο δε θα μετακινείται προς τα δεξιά καθώς πληκτρολογείτε το νέο κείμενο. Αντίθετα, κάθε χαρακτήρας που πληκτρολογείτε θα αντικαθιστά κάποιον υπάρχοντα χαρακτήρα. Για να κατάλαβετε αν το Word βρίσκεται σε κατάσταση Αντικατάστασης ή σε κατάσταση Εισαγωγής, ελέγξτε την ένδειξη ΑΝΤ στη γραμμή κατάστασης. Αν είναι γκρίζα, τότε το Word βρίσκεται σε κατάσταση Εισαγωγής. Αν είναι μαύρη, το Word βρίσκεται σε κατάσταση Αντικατάστασης. Για να περάσετε από τη μία κατάσταση στην άλλη μπορείτε είτε να διπλοπατήσετε στην ένδειξη ΑΝΤ της γραμμής κατάστασης είτε να πατήσετε το πλήκτρο INSERT. Η διαγραφή κειμένου είναι το ίδιο απλή, αλλά βοηθάει να γνωρίζετε το πώς μπορείτε να επιλέξετε το κείμενο. Το επιλεγμένο κείμενο εμφανίζεται στην οθόνη επισημασμένο. Μπορείτε να επιλέγετε συγκεκριμένα στοιχεία με τους ακόλουθους τρόπους: Για να επιλέξετε μια λέξη διπλοπατήστε σε αυτή. Η λέξη και το κενό διάστημα που την ακολουθεί θα επιλεχθούν, ενώ τα σημεία στίξης μετά τη λέξη όχι. Για να επιλέξετε μια πρόταση πατήστε οπουδήποτε μέσα σε αυτή ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο CTRL. Θα επιλεχθούν όλοι οι χαρακτήρες της πρότασης, από τον πρώτο μέχρι και το κενό διάστημα που ακολουθεί το σημείο στίξης με το οποίο τελειώνει η πρόταση. Για να επιλέξετε μια παράγραφο, τριπλοπατήστε σε αυτή (πατήστε γρήγορα τρεις φορές το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού). Για να επιλέξετε γειτονικές λέξεις, γραμμές, ή παραγράφους, τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στην αρχή του κειμένου που θέλετε να επιλέξετε, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT, και μετά πατήστε ένα πλήκτρο βέλους ή πατήστε με το ποντίκι στο τέλος του κειμένου που

Κεφάλαιο 2: Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφου 57 θέλετε να επιλέξετε. Για να επιλέξετε μη συνεχόμενα τμήματα κειμένου σε ένα έγγραφο, πρέπει να επιλέξετε το πρώτο τμήμα, να κρατήσετε πατημένο το πλήκτρο CTRL, και μετά να πατήσετε με το ποντίκι για να επιλέξετε το επόμενο τμήμα. Για να επιλέξετε γρήγορα ένα τμήμα κειμένου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την περιοχή επιλογής, την κενή λωρίδα στα αριστερά της στήλης κειμένου του εγγράφου. Όταν ο δείκτης του ποντικιού βρίσκεται στην περιοχή επιλογής μετατρέπεται από "διπλό ταυ" σε βέλος που δείχνει προς τα δεξιά. Με την περιοχή επιλογής μπορείτε να επιλέγετε γρήγορα στοιχεία με τους ακόλουθους τρόπους: Για να επιλέξετε μια γραμμή, πατήστε στην περιοχή επιλογής αριστερά από τη γραμμή. Για να επιλέξετε μια παράγραφο, διπλοπατήστε στην περιοχή επιλογής στα αριστερά της παραγράφου. Για να επιλέξετε ένα ολόκληρο έγγραφο, τριπλοπατήστε στην περιοχή επιλογής. Περιοχή επιλογής Για να αποεπιλέξετε κείμενο, πατήστε οπουδήποτε στο παράθυρο του εγγράφου εκτός της περιοχής επιλογής. Αφού επιλέξετε το κείμενο με το οποίο θέλετε να δουλέψετε, η διαγραφή του είναι απλή υπόθεση: πατήστε απλώς το πλήκτρο BACKSPACE ή το πλήκτρο DELETE. Αν θέλετε να διαγράψετε μόνο έναν ή λίγους χαρακτήρες, δε χρειάζεται να τους επιλέξετε πρώτα: μπορείτε απλώς να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής στο σωστό σημείο και μετά να πατήσετε το BACKSPACE ή το DELETE μέχρι να διαγραφούν όλοι οι χαρακτήρες. Με το BACKSPACE διαγράφεται ο χαρακτήρας που βρίσκεται αριστερά από το σημείο εισαγωγής, ενώ με το DELETE ο χαρακτήρας που βρίσκεται δεξιά από το σημείο εισαγωγής. Καθώς επεξεργάζεστε ένα έγγραφο, το Word καταγράφει τις αλλαγές που κάνετε ώστε να μπορείτε εύκολα να ακυρώσετε κάποια από αυτές και να επαναφέρετε το αρχικό κείμενο. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο για την περίπτωση που θα κάνετε κάποιο λάθος θα διαγράψετε, για παράδειγμα, κατά λάθος μια λέξη. Για να αναιρέσετε την τελευταία ενέργεια που κάνατε αρκεί να πατήσετε στο κουμπί Αναίρεση της Βασικής γραμμής εργαλείων. Για να δείτε τις

58 Μέρος 1: Microsoft Office Word 2003 πέντε-έξι τελευταίες ενέργειες που εκτελέσατε, μπορείτε να πατήσετε στο βέλος του κουμπιού Αναίρεση. Επιλέξτε από τη λίστα την ενέργεια που θέλετε να αναιρέσετε, και θα αναιρεθεί τόσο αυτή όσο και οι επόμενες ενέργειες της λίστας. Αφού αναιρέσετε μια ενέργεια μπορείτε να ακυρώσετε την αναίρεση (και να επαναλάβετε την ενέργεια) πατώντας στο κουμπί Ακύρωση αναίρεσης. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να πατήσετε στο βέλος του κουμπιού Ακύρωση αναίρεσης ώστε να επαναλάβετε πολλές ενέργειες που έχουν αναιρεθεί. συμβουλή Η επιλογή μιας ενέργειας από τις λίστες των κουμπιών Αναίρεση και Ακύρωση αναίρεσης αναιρεί ή επαναλαμβάνει τη συγκεκριμένη ενέργεια και όλες τις ενέργειες επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκαν μετά από αυτήν. Δεν μπορείτε να αναιρέσετε ή να ακυρώσετε την αναίρεση μίας μεμονωμένης ενέργειας, εκτός και αν αυτή είναι η τελευταία που πραγματοποιήσατε. Αφού επιλέξετε το κείμενο, μπορείτε να το μετακινήσετε με έναν από τους επόμενους τρόπους: Με χρήση των διαταγών ή των κουμπιών Αποκοπή και Επικόλληση. Το κείμενο που αποκόβετε δεν εμφανίζεται πλέον στο έγγραφο, αλλά αποθηκεύεται προσωρινά σε μια περιοχή της μνήμης του υπολογιστή η οποία ονομάζεται Πρόχειρο του Office. Μετά την αποκοπή του κειμένου επανατοποθετείτε το σημείο εισαγωγής και επικολλάτε το κείμενο σε μια νέα θέση, είτε μέσα στο ίδιο έγγραφο είτε σε διαφορετικό έγγραφο. Με χρήση των διαταγών και των κουμπιών Αντιγραφή και Επικόλληση. Το κείμενο που αντιγράφεται (αντί να αποκόβεται) αποθηκεύεται και αυτό στο Πρόχειρο του Office, αλλά μετά την επικόλλησή του στη νέα θέση παραμένει και στην αρχική του θέση. Με χρήση επεξεργασίας μεταφοράς και απόθεσης (drag-and-drop), με την οποία δε χρησιμοποιείται το Πρόχειρο του Office κατά τη μετακίνηση ή αντιγραφή κειμένου μέσα σε μια παράγραφο ή γραμμή. Για να μετακινήσετε το επιλεγμένο κείμενο δείχνετε σε αυτό, πατάτε και κρατάτε πατημένο το πλήκτρο του ποντικιού, σύρετε το κείμενο σε μια νέα θέση, και αφήνετε το πλήκτρο του ποντικιού. Για να αντιγράψετε το επιλεγμένο κείμενο πρέπει να κρατήσετε πατημένο το CTRL καθώς το σύρετε στη νέα του θέση. Το Πρόχειρο του Office είναι χρήσιμο για τη μετακίνηση και την αντιγραφή πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών σελίδων και εγγράφων, ή για τη μετακίνηση κειμένου σε μεγάλα έγγραφα. Μπορείτε να το χρησιμοποιείτε για να αποθηκεύετε πληροφορίες που προέρχονται από διάφορες πηγές σε μία περιοχή αποθήκευσης, η οποία μπορεί να προσπελαστεί από όλα τα προγράμματα του Office. Στην επόμενη άσκηση θα επεξεργαστείτε κείμενο του υπάρχοντος εγγράφου. Θα προσθέσετε και θα διαγράψετε κείμενο, θα αναιρέσετε τη διαγραφή, θα αντιγράψετε και θα επικολλήσετε μια φράση, και θα μετακινήσετε μια παράγραφο. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ έχετε ξεκινήσει το Word πριν το ξεκίνημα της άσκησης. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ το έγγραφο ΕπεξεργασίαΕγγράφου από το φάκελο αρχείων πρακτικής εξάσκησης αυτής της ενότητας. Τo αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο Τα έγγραφά μου\microsoft Press\Office 2003 ΒΒ\ΕπεξεργασίαΚαιΈλεγχος\ΕπεξΕγγράφου, ενώ μπορείτε και να το προσπελάσετε επιλέγοντας Έναρξη/Όλα τα προγράμματα/microsoft Press/Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα. ΑΝΟΙΞΤΕ το έγγραφο ΕπεξεργασίαΕγγράφου.

Κεφάλαιο 2: Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφου 59 Αναίρεση Αντιγραφή Επικόλληση Επιλογές επικόλλησης 1 Διπλοπατήστε στη λέξη Αρχές (στην αρχή του εγγράφου) για να την επιλέξετε και μετά πατήστε ENTER για να διαγράψετε τη λέξη και να την αντικαταστήσετε με μια νέα κενή παράγραφο. 2 Πληκτρολογήστε Ετοιμάστε τους κήπους της και πατήστε το πλήκτρο ΔΙΑΣΤΗΜΑΤΟΣ. Το κείμενο θα εμφανιστεί στην αρχή της γραμμής. 3 Πατήστε το πλήκτρο ΚΑΤΩ ΒΕΛΟΥΣ τέσσερις φορές, πατήστε και κρατήστε πατημένο το CTRL, και μετά πατήστε οπουδήποτε μέσα στην πρώτη πρόταση της πρώτης παραγράφου για να την επιλέξετε. 4 Πατήστε το πλήκτρο DELETE για να διαγράψετε την πρόταση. 5 Πατήστε στο κουμπί Αναίρεση της Βασικής γραμμής εργαλείων για να επαναφέρετε το διαγραμμένο κείμενο. 6 Πατήστε στο κάτω βέλος κύλισης μέχρι να εμφανιστεί η φράση Καλές καλλιέργειες!, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην περιοχή επιλογής, στα αριστερά της φράσης, και μετά πατήστε μία φορά με το ποντίκι για να επιλέξετε ολόκληρη τη γραμμή κειμένου. 7 Στη Βασική γραμμή εργαλείων, πατήστε στο κουμπί Αντιγραφή. Το κείμενο θα αντιγραφεί στο Πρόχειρο. 8 Πατήστε CTRL+HOME για να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής στην αρχή του εγγράφου και μετά πατήστε στο κουμπί Επικόλληση της Βασικής γραμμής εργαλείων. συμβουλή Αν δίπλα στην επιλογή που επικολλήσατε εμφανιστεί ένα κουμπί Επιλογές επικόλλησης, μπορείτε να το αγνοήσετε προς το παρόν. Αυτό το κουμπί οδηγεί σε μια λίστα επιλογών που σας επιτρέπουν να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θα επικολληθούν οι πληροφορίες στο έγγραφο. Αποκοπή 9 Επιλέξτε τη νέα γραμμή του κειμένου και πατήστε στο κουμπί Αποκοπή της Βασικής γραμμής εργαλείων. Θα ανοίξει το παράθυρο εργασιών Πρόχειρο με τα τρέχοντα περιεχόμενα του Προχείρου του Office.

60 Μέρος 1: Microsoft Office Word 2003 Εικονίδιο Προχείρου συμβουλή Τα στοιχεία που περιέχονται στο παράθυρο εργασιών Πρόχειρο μπορούν να επικολληθούν σε οποιοδήποτε πρόγραμμα του Office, είτε μεμονωμένα είτε όλα μαζί. Όταν αποκόβετε ή αντιγράφετε πολλά στοιχεία μαζί μπορείτε να επιλέξετε να μην εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών Πρόχειρο. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να καθορίσετε αν θέλετε να εμφανίζεται το εικονίδιο Πρόχειρο στην περιοχή κατάστασης της γραμμής εργασιών όταν είναι ενεργοποιημένο το Πρόχειρο του Office. Για να δείτε αυτές τις επιλογές πατήστε στο κουμπί Επιλογές στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών Πρόχειρο. Αν το παράθυρο εργασιών Πρόχειρο έχει απενεργοποιηθεί, μπορείτε να το ανοίξετε επιλέγοντας τη διαταγή Πρόχειρο του Office από το μενού Επεξεργασία. Κλείσιμο 10 Πατήστε CTRL+END για να μεταφερθείτε στο τέλος του εγγράφου και μετά ENTER για να προσθέσετε στο έγγραφο μια κενή γραμμή. 11 Στο παράθυρο εργασιών Πρόχειρο, πατήστε στο πλαίσιο Καλές καλλιέργειες! για να επικολλήσετε το συγκεκριμένο κείμενο του Προχείρου στο έγγραφο. 12 Στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου του παραθύρου εργασιών Πρόχειρο, πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος. 13 Αν χρειάζεται, κυλήστε το κείμενο μέχρι να δείτε την παράγραφο που αρχίζει με τη φράση Η Garden Company είναι πάντοτε ανοιχτή στα σχόλιά σας και μετά τριπλοπατήστε οπουδήποτε στην παράγραφο για να την επιλέξετε. 14 Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και πατήστε το πλήκτρο ΚΑΤΩ ΒΕΛΟΥΣ. Η κενή παράγραφος προστίθεται στην επιλογή. 15 Δείξτε στην επιλογή, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο του ποντικιού, και σύρετε την παράγραφο προς τα κάτω, στα αριστερά της φράσης Καλές καλλιέργειες!. Όταν αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού, το κείμενο θα εμφανιστεί στη νέα του θέση. Αποθήκευση 16 Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της Βασικής γραμμής εργαλείων. Το Word θα αποθηκεύσει τις αλλαγές στο έγγραφό σας. ΚΛΕΙΣΤΕ το έγγραφο ΕπεξεργασίαΕγγράφου.

Κεφάλαιο 2: Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφου 61 Χρήση συντομεύσεων κατά την πληκτρολόγηση Το Word παρέχει πολλούς γρήγορους και εύκολους τρόπους για την καταχώριση συχνά εμφανιζόμενου κειμένου σε ένα έγγραφο, μεταξύ των οποίων και οι ακόλουθοι: Η Αυτόματη Διόρθωση διορθώνει αυτόματα κάποιες λέξεις που γράφονται συχνά ανορθόγραφα, ώστε να μη χρειάζεται να τις διορθώνετε μόνοι σας. Με αυτή τη λειτουργία μπορείτε επίσης να εισάγετε κείμενο πληκτρολογώντας απλώς διάφορες συντομογραφίες. Το Αυτόματο Κείμενο είναι παρόμοιο με την Αυτόματη Διόρθωση, αλλά λειτουργεί μόνο όταν το θέλετε εσείς και όχι αυτόματα. Τα πεδία ημερομηνίας και ώρας παρέχουν την ημερομηνία και την ώρα από το εσωτερικό ημερολόγιο και ρολόι του υπολογιστή, ώστε να μη χρειάζεται να αναζητάτε αυτές τις πληροφορίες κάθε φορά. Έχετε προσέξει ότι το Word διορθώνει αυτόματα κάποιες ανορθογραφίες καθώς πληκτρολογείτε; Για παράδειγμα, αν πληκτρολογήσετε νια, το Word θα το αλλάξει αυτόματα σε ναι μόλις πατήσετε το πλήκτρο ΔΙΑΣΤΗΜΑΤΟΣ. Αυτό είναι δουλειά της Αυτόματης Διόρθωσης. Ε- κτός του ότι μπορείτε να βασίζεστε σε αυτή τη λειτουργία για τη διόρθωση λανθασμένων λέξεων, η Αυτόματη Διόρθωση σάς δίνει και τη δυνατότητα να εισάγετε φράσεις με την πληκτρολόγηση συντομογραφιών. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Αυτόματης Διόρθωσης για να αντικαθιστάτε τη συντομογραφία gc κάθε φορά που την πληκτρολογείτε με το πλήρες όνομα της εταιρείας, The Garden Company. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να καταχωρίσετε τη συντομογραφία και την πλήρη φράση στο πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση. Με αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορείτε επίσης να ελέγχετε ή να τροποποιείτε τις επιλογές της Αυτόματης Διόρθωσης. Αν δε θέλετε να αλλάζει το Word αυτόματα το λανθασμένο κείμενο ή τις συντομογραφίες, μπορείτε να αναιρέσετε την αλλαγή πατώντας στο κουμπί Επεξεργασία Αναίρεση πριν πληκτρολογήσετε τίποτα άλλο ή να απενεργοποιήσετε τις επιλογές της Αυτόματης Διόρθωσης δείχνοντας στην αλλαγή και πατώντας στο κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης που θα εμφανιστεί κάτω από αυτή. Το κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης εμφανίζεται αρχικά με τη μορφή ενός μικρού μπλε πλαισίου κοντά στο τροποποιημένο κείμενο, αλλά κατόπιν μετατρέπεται σε κουμπί. Αν προτιμάτε να διαβάζετε και να εγκρίνετε τις αλλαγές του Word πριν την αυτόματη εισαγωγή τους, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία του Αυτόματου Κειμένου ώστε να ε- ξοικονομείτε χρόνο και να προσδίδετε στα έγγραφά σας συνέπεια. Το Word διαθέτει ενσωματωμένες καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου για στοιχεία που χρησιμοποιούνται συχνά, όπως χαιρετισμοί και αποφωνήσεις επιστολών, ενώ σας επιτρέπει να δημιουργήσετε και τις δικές σας καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου για τις λέξεις και τις φράσεις που χρησιμοποιείτε συνεχώς, όπως το όνομά σας, η διεύθυνσή σας, η εταιρεία σας, και ο επαγγελματικός τίτλος σας. Για να εισαγάγετε κάποια από τις ενσωματωμένες καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου, όπως την αποφώνηση (το "κλείσιμο") μιας επιστολής, αρκεί να ανοίξετε το μενού Εισαγωγή, να δείξετε διαδοχικά στις διαταγές Αυτόματο Κείμενο και Κλείσιμο, και στη συνέχεια να επιλέξετε την αποφώνηση (για παράδειγμα, Με σεβασμό δικός σας) που θέλετε να εισαχθεί στο έγγραφο. Για να εισαγάγετε μια καταχώριση Αυτόματου Κειμένου που έχετε δημιουργήσει (για παράδειγμα, το όνομα και τη διεύθυνση της Κατερίνας Γρηγοράκου, ιδιοκτήτριας της Garden Company), πληκτρολογείτε τα πρώτα τέσσερα γράμματα της καταχώρισης ώστε να

62 Μέρος 1: Microsoft Office Word 2003 εμφανιστεί μια συμβουλή οθόνης με το πλήρες κείμενο, πατάτε το ENTER για να εισαγάγετε ολόκληρη την καταχώριση στο έγγραφο, και συνεχίζετε την πληκτρολόγηση. Αν αντί για την καταχώριση Αυτόματου Κειμένου θέλετε να πληκτρολογήσετε μια διαφορετική λέξη που τυχαίνει να ξεκινάει με τα ίδια τέσσερα γράμματα, συνεχίζετε απλώς την πληκτρολόγηση. Εκτός από συχνά χρησιμοποιούμενες λέξεις και φράσεις, μπορείτε επίσης να εισάγετε στα έγγραφά σας την ημερομηνία και την ώρα, είτε ως κανονικό κείμενο είτε με τη μορφή πεδίων. Αν εισαγάγετε πεδίο, μπορείτε να ρυθμίσετε το Word ώστε να ενημερώνει την ημερομηνία και την ώρα κάθε φορά που ανοίγετε ή τυπώνετε το έγγραφο. Για να το κάνει αυτό, το Word χρησιμοποιεί το εσωτερικό ημερολόγιο και ρολόι του υπολογιστή σας. Όταν πληκτρολογείτε ορισμένες πληροφορίες, όπως η ημερομηνία και η ώρα, ονόματα ατόμων, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνων, ή ονόματα πρόσφατων παραληπτών μηνυμάτων η- λεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Outlook, το Word αναγνωρίζει τις πληροφορίες και υπογραμμίζει το κείμενο με μια εστιγμένη γραμμή ώστε να υποδείξει ότι το έχει σημειώσει ως Έξυπνη Ετικέτα. Αν δείξετε στο υπογραμμισμένο κείμενο με το ποντίκι, εμφανίζεται το κουμπί Ενέργειες έξυπνων ετικετών. Με αυτό το κουμπί μπορείτε να εμφανίσετε ένα μενού από επιλογές για την εκτέλεση συνηθισμένων εργασιών οι οποίες σχετίζονται με το συγκεκριμένο τύπο πληροφοριών. Όταν, για παράδειγμα, πληκτρολογείτε ένα όνομα και μια διεύθυνση, το Word τα επισημαίνει ως Έξυπνες Ετικέτες με αποτέλεσμα να μπορείτε να τα προσθέσετε στη λίστα επαφών σας του Outlook. Σε αυτή την άσκηση θα χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Διόρθωση και θα αλλάξετε τις ρυθμίσεις της. Κατόπιν θα εισαγάγετε μια ενσωματωμένη καταχώριση Αυτόματου Κειμένου και θα δημιουργήσετε και θα εισαγάγετε μια προσαρμοσμένη καταχώριση Αυτόματου Κειμένου. Θα προσθέσετε επίσης την τρέχουσα ημερομηνία και θα εξετάσετε τις ενέργειες που μπορείτε να εκτελέσετε με τη χρήση της λειτουργίας Έξυπνων Ετικετών. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ το έγγραφο ΑυτΚαταχώριση από το φάκελο αρχείων πρακτικής εξάσκησης αυτής της ενότητας. Τo αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο Τα έγγραφά μου\microsoft Press\Office 2003 ΒΒ\ΕπεξεργασίαΚαιΈλεγχος\ΧρήσηΣυντομεύσεων, ενώ μπορείτε και να το προσπελάσετε επιλέγοντας Έναρξη/Όλα τα προγράμματα/microsoft Press/Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα. ΑΝΟΙΞΤΕ το έγγραφο ΑυτΚαταχώριση. 1 Διαλέξτε από το μενού Εργαλεία τη διαταγή Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση με ενεργό την καρτέλα Αυτόματη Διόρθωση. 2 Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Το πρώτο γράμμα κάθε πρότασης κεφαλαίο, ώστε να μη μετατρέπει το Word σε κεφαλαίο το πρώτο πεζό γράμμα κάθε φράσης ή λέξης που ακολουθεί μετά από τελεία. 3 Πατήστε στο πλαίσιο Αντικατάσταση και πληκτρολογήστε gc. 4 Πατήστε το πλήκτρο TAB για να μεταφέρετε το σημείο εισαγωγής στο πλαίσιο κειμένου Με. 5 Πληκτρολογήστε The Garden Company.

Κεφάλαιο 2: Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφου 63 6 Πατήστε στο κουμπί Προσθήκη για να προσθέσετε την καταχώριση στη λίστα των διορθώσεων. Το κείμενο της νέας καταχώρισης Αυτόματης Διόρθωσης θα εμφανίζεται κάθε φορά που πληκτρολογείτε την αντίστοιχη συντομογραφία και πατάτε το πλήκτρο ΔΙΑΣΤΗΜΑΤΟΣ. 7 Πατήστε στο OK για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση. 8 Πατήστε CTRL+END για να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής στο τέλος του εγγράφου. 9 Πληκτρολογήστε gc και πατήστε το πλήκτρο ΔΙΑΣΤΗΜΑΤΟΣ. Το κείμενο gc θα αλλάξει σε The Garden Company. 10 Πατήστε το πλήκτρο ΗΟΜΕ για να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής στην αρχή της γραμμής, και μετά πατήστε ENTER για να προσθέσετε μια νέα παράγραφο. Μην ξεχάσετε να αλλάξετε τη διάταξη του πληκτρολογίου σε ελληνικά πατώντας ALT+SHIFT (διαφορετικά, οι καταχωρίσεις Αυτόματου Κειμένου θα εμφανίζονται στα αγγλικά). 11 Ανοίξτε το μενού Εισαγωγή, δείξτε πρώτα στην επιλογή Αυτόματο Κείμενο και μετά στην επιλογή Κλείσιμο, και πατήστε στην καταχώριση Με εκτίμηση,. Το Word προσθέτει αυτό το τυπικό κείμενο αποφώνησης στη θέση του σημείου εισαγωγής. 12 Πατήστε ENTER τέσσερις φορές για να αφήσετε αρκετό χώρο για την υπογραφή. 13 Ανοίξτε το μενού Εισαγωγή, δείξτε στην επιλογή Αυτόματο Κείμενο, και πατήστε στη διαταγή Αυτόματο Κείμενο του υπομενού. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση με ενεργό την καρτέλα Αυτόματο Κείμενο. 14 Στο πλαίσιο κειμένου Εισαγωγή καταχωρήσεων Αυτόματου Κειμένου, πληκτρολογήστε Κατερίνα Γρηγοράκου.

64 Μέρος 1: Microsoft Office Word 2003 15 Πατήστε στο κουμπί Προσθήκη και μετά στο OK. Το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση θα κλείσει. 16 Πληκτρολογήστε Κατε. Θα εμφανιστεί μια συμβουλή οθόνης με το κείμενο Κατερίνα Γρηγοράκου (Πιέστε το πλήκτρο ENTER για εισαγωγή). 17 Πατήστε ENTER για να εισαγάγετε στο έγγραφο το πλήρες ονοματεπώνυμο, και μετά πατήστε ENTER ξανά.

Κεφάλαιο 2: Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφου 65 18 Πατήστε CTRL+HOME για να μετακινήσετε το σημείο εισαγωγής στην αρχή του εγγράφου. 19 Επιλέξτε από το μενού Εισαγωγή τη διαταγή Ημερομηνία και ώρα. Θα εμφανιστεί το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου. Ενέργειες Έξυπνων Ετικετών 20 Πατήστε στην τρέχουσα ημερομηνία που εμφανίζεται στη μορφή ηη μήνας εεεε για παράδειγμα, 12 Μαρτίου 2004 και μετά πατήστε στο ΟΚ. Το Word θα εισαγάγει την τρέχουσα ημερομηνία στο έγγραφο. 21 Δείξτε στην ημερομηνία για να εμφανιστεί το κουμπί Ενέργειες έξυπνων ετικετών και μετά πατήστε σε αυτό (αν δεν εμφανιστεί η Έξυπνη Ετικέτα, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Μορφοποίηση, πατήστε στην καρτέλα Έξυπνες ετικέτες, και ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Ημερομηνία (Λίστες Έξυπνων ετικετών)). 22 Επιλέξτε από το μενού τη διαταγή Επιλογές έξυπνων ετικετών. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση με ενεργό την καρτέλα Έξυπνες ετικέτες. Με αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορείτε να ενεργοποιείτε και να απενεργοποιείτε τη λειτουργία των Έξυπνων Ετικετών. Μην την απενεργοποιήσετε προς το παρόν. 23 Πατήστε στο OK για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση.