Κωδικός: Δ.TTY.160 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: 01-07-09 Σελ. 1 από 7 1. Εισαγωγή Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η σύννομη, έγκαιρη και έντεχνη υλοποίηση των ανατιθεμένων εργολαβιών κατασκευής μέσω της άρτιας επίβλεψης των εργασιών έτσι ώστε να εξασφαλιστεί ότι το έργο που θα παραληφθεί είναι σύμφωνο με τις εγκεκριμένες μελέτες και τα οριζόμενα στα συμβατικά τεύχη καθώς και ότι είναι ποσοτικά και ποιοτικά ελεγμένο. Η διαδικασία εφαρμόζεται στο σύνολο των τεχνικών έργων εντός του ΕΚΕΦΕ ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ είτε αυτών των οποίων η υλοποίηση έχει ήδη ενταχθεί σε πρόγραμμα συγχρηματοδότησης, είτε αυτών των οποίων η υλοποίηση θα πραγματοποιηθεί από ιδίους πόρους του Κέντρου. Στην παρούσα Διαδικασία εφαρμόζεται το ισχύον σχετικό νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο. 2. Αρμόδιοι 2.1 Πρόεδρος Δ.Σ. & Διευθυντής ΕΚΕΦΕ ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ 2.2 Διευθυντής ΔΤΕ & ΥΕ 2.3 Προϊστάμενος ΤΤΥ 2.4 Γραμματεία ΤΤΥ 2.5 Υπεύθυνος Μονάδας Διαχείρισης Τεχνικών Έργων ΤΤΥ 2.6 Προσωπικό Μονάδας Διαχείρισης Τεχνικών Έργων ΤΤΥ (προσωπικό ανάθεσης - διαχείρισης συμβάσεων) 2.7 Επιβλέπων Μηχανικός 2.8 ΓΕΛ 2.9 Τμήμα Οικονομικού της ΔΔ 3. Περιγραφή 3.1 Ορισμός Επιβλέποντος Μηχανικού Μετά την υπογραφή της εργολαβικής σύμβασης, ο Προϊστάμενος ΤΤΥ, σε συνεργασία με το Διευθυντή, εκδίδει απόφαση ανάθεσης επίβλεψης με την οποία ορίζει τον ή τους μηχανικούς, που θα επιβλέψουν την κατασκευή του έργου (έντυπο Ε.TTY.160-1, Απόφαση Ανάθεσης Επίβλεψης ). 3.2 Ευθύνες Επιβλέποντος/ Επιβλεπόντων Μηχανικών Σύνταξη: ΠΑΠΑΝΙΚΟΛΑΟΥ ΜΑΡΙΑ Υπευθ. Διαχείρισης Ποιότητας Δ.Τ.Ε& Υ.Ε Έλεγχος: ΦΟΝΤΑΡΑ ΜΑΡΙΝΑ Υπεύθ. Διαχείρισης Ποιότητας ΕΚΕΦΕ/ Δ Έγκριση: ΑΓΓΕΛΗΣ ΖΗΣΙΜΟΣ Προϊστάμενος Δ.Τ.Ε & Υ.Ε
Κωδικός: Δ.TTY.160 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: 01-07-09 Σελ. 2 από 7 Ο Επιβλέπων ή οι επιβλέποντες Μηχανικοί έχουν την ευθύνη: Για την έγκαιρη αντιμετώπιση των κάθε φύσης προβλημάτων που ανακύπτουν κατά την εκτέλεση ενός έργου, ώστε σε συνεργασία με τον Προϊστάμενο Τ.Τ.Υ να προβεί σε όλες τις ενέργειες που απαιτούνται. Για τον έλεγχο της καταλληλότητας των διαφόρων υλικών που ενσωματώνονται στο έργο, την παραλαβή των υλικών αυτών, καθώς και για το χαρακτηρισμό των εδαφών που απαντώνται κατά την εκτέλεση. Για τη συστηματική παρακολούθηση της φυσικής, χρονικής και οικονομικής εξέλιξης του έργου, για την έγκαιρη επισήμανση τυχόν αποκλίσεων της προόδου του έργου από τους προδιαγεγραμμένους συμβατικούς στόχους και για τη λήψη των απαιτουμένων διορθωτικών ενεργειών και παρεμβάσεων. Για την, κατόπιν συνεννόησης και συνεργασίας με τον Προϊστάμενο Τ.Τ.Υ, διαχείριση αιτημάτων, αιτιάσεων και απαιτήσεων του αναδόχου του έργου. Για την παρακολούθηση εφαρμογής της μελέτης του έργου, καθώς και για την προώθηση προς έγκριση τυχόν απαιτουμένων συμπληρωματικών ή τροποποιητικών μελετών του έργου. Για τη συστηματική παρακολούθηση των ελέγχων κατασκευής, ώστε έγκαιρα να εκδίδει στις απαιτούμενες εντολές άρσης αποκλίσεων ή ελαττωμάτων που εντοπίζονται κατά το στάδιο κατασκευής του έργου. Για την παρακολούθηση εφαρμογής του προγράμματος ποιοτικού ελέγχου, ώστε να προβαίνει σε σχετικές διορθωτικές εντολές. Για τον έλεγχο όλων των επιμετρητικών στοιχείων του έργου (Ο.ΤΤΥ.160.01), την τήρηση εκ μέρους του αναδόχου των ημερολογίων του έργου. Για τη σύνταξη και προώθηση Ανακεφαλαιωτικών Πινάκων Εργασιών (ΑΠΕ) και των Πρωτοκόλλων Κανονισμού Τιμών Μονάδος Νέων Εργασιών (Π.Κ.Τ.Μ.Ν.Ε) (Ο.ΤΤΥ.160.02). Για τον έλεγχο και προώθηση προς πληρωμή των πιστοποιήσεων που υποβάλλει ο ανάδοχος. (Ο.ΤΤΥ.160.03) Για την εισήγηση προς έγκριση από τη Διευθύνουσα Υπηρεσία των υποβολών που κατά τη σύμβαση απαιτούνται από μέρους του Αναδόχου (υλικών, ενσωματούμενου εξοπλισμού, χρονοδιαγράμματος, οργανογράμματος κτλ.). 3.3 Ενέργειες Επίβλεψης Με τη λήψη της απόφασης ορισμού του, ο Επιβλέπων Μηχανικός του έργου προβαίνει στη λεπτομερή μελέτη τόσο των συμβατικών τευχών του έργου, όσο και των εγκεκριμένων μελετών αυτού, προκειμένου να αποκτηθεί πλήρης εικόνα του προς κατασκευή έργου και να επισημανθούν και καταγραφούν τουλάχιστον τα παρακάτω στοιχεία: Η συνολική και οι επί μέρους τμηματικές προθεσμίες περαίωσης του έργου
Κωδικός: Δ.TTY.160 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: 01-07-09 Σελ. 3 από 7 Οι προθεσμίες εντός των οποίων υποχρεούται ο ανάδοχος να υποβάλλει διάφορα στοιχεία στην Υπηρεσία (χρονοδιάγραμμα και ενημερώσεις, ΠΠΕ, ΦΑΥ κτλ.) Οι εφαρμοζόμενοι κανονισμοί και προδιαγραφές κατασκευής Οι λοιπές συμβατικές υποχρεώσεις του αναδόχου. Εν συνεχεία προβαίνει στην έγγραφη πρόσκληση του αναδόχου να υποβάλλει στην Υπηρεσία, εντός συγκεκριμένων προθεσμιών, τα στοιχεία που ορίζονται στην Ε.Σ.Υ. Καθημερινά παρακολουθεί και ελέγχει τις εργασίες που εκτελούνται στο έργο με σκοπό: Την επισήμανση και καταγραφή τυχόν αποκλίσεων της κατασκευής από τη μελέτη ή τους κανονισμούς και τις προδιαγραφές. Τη λήψη δοκιμίων ή την εφαρμογή επί τόπου δοκιμών για τον έλεγχο της ποιότητας των εκτελουμένων εργασιών. Την πρόληψη κακοτεχνιών και ελαττωμάτων των διαφόρων επί μέρους κατασκευών. Τη λήψη μέτρων αποκατάστασης των ελαττωμάτων που διαπιστώνονται κατά τον επί τόπου έλεγχο ή από τα αποτελέσματα των ποιοτικών ελέγχων. Τον έλεγχο των υλικών που ενσωματώνονται στο έργο. Τη σύγκριση του είδους και των ποσοτήτων των εργασιών που εκτελούνται στη συγκεκριμένη χρονική περίοδο, σε σχέση με τις προβλεπόμενες στο εγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα του έργου. Την επιμέτρηση των εργασιών και την καταγραφή των σχετικών μετρήσεων στα τεύχη καταμετρήσεων του έργου. Τον έλεγχο του τηρούμενου ημερολογίου του έργου. Όλα τα στοιχεία που καταγράφηκαν κατά τον επί τόπου του έργου έλεγχο της επίβλεψης ταξινομούνται και μελετώνται από τον Επιβλέποντα Μηχανικό ο οποίος στη συνέχεια τα αρχειοθετεί στο ΦΑΚΕΛΟ ΕΡΓΟΥ. 3.4 Έλεγχος Προόδου Εργασιών Ο Επιβλέπων Μηχανικός στα πλαίσια των αρμοδιοτήτων του, παρακολουθεί και ελέγχει το εγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα του έργου. Εφόσον διαπιστώσει αποκλίσεις των χρόνων εκτέλεσης των διαφόρων φάσεων του έργου, σε σχέση με τους αντίστοιχους χρόνους που προβλέπονται στο εγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα, προβαίνει στις παρακάτω ενέργειες: Θέτει εγγράφως υπόψη του αναδόχου τις διαπιστωθείσες καθυστερήσεις και του ζητά προτάσεις αποκατάστασης του ρυθμού εκτέλεσης, υποδεικνύοντας την ανάγκη λήψης διορθωτικών μέτρων.
Κωδικός: Δ.TTY.160 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: 01-07-09 Σελ. 4 από 7 Μετά την αποδοχή ή την τροποποίηση των προτάσεων του αναδόχου φροντίζει για τον έλεγχο υλοποίησης των διορθωτικών μέτρων και για την αποτελεσματικότητα των υπόψη μέτρων. Αν από τη διαπιστωθείσα καθυστέρηση δημιουργούνται προϋποθέσεις υπέρβασης των προθεσμιών του έργου, ζητείται από τον ανάδοχο η υποβολή τροποποιημένου χρονοδιαγράμματος. Κατά την τροποποίηση αυτή, γίνεται σαφής διάκριση μεταξύ των καθυστερήσεων που οφείλονται σε αποκλειστική υπαιτιότητα του αναδόχου και εκείνων που οφείλονται σε εμπλοκή του Κυρίου του Έργου. Αν για τη διαπιστωθείσα καθυστέρηση είναι αποκλειστικά υπεύθυνος ο ανάδοχος και δημιουργούνται υπερβάσεις των προθεσμιών του έργου για τις οποίες προβλέπονται ποινικές ρήτρες, προβαίνει σε συνεργασία με τον Προϊστάμενο Τ.Τ.Υ στη σύνταξη απόφασης για τον καταλογισμό των ποινικών ρητρών και για την επιβολή τους. Για καθυστερήσεις που δεν είναι δυνατό να καλυφθούν με διορθωτικές ενέργειες και αναπροσαρμογή του χρονοδιαγράμματος, ενημερώνεται η Προϊσταμένη Αρχή του έργου, από την οποία ζητείται η έγκριση παράτασης των τμηματικών ή της συνολικής προθεσμίας περαίωσης του έργου, αφού ακολουθηθεί η προβλεπόμενη διαδικασία (αίτημα αναδόχου, εισήγηση Διευθύνουσας Υπηρεσίας, έγκριση τροποποιημένου χρονοδιαγράμματος). 3.5 Έλεγχος Αλλαγών - Τροποποιήσεις Κατά τη διάρκεια εκτέλεσης ενός έργου, ο Ανάδοχος ή η Υπηρεσία, έχουν το δικαίωμα να προτείνουν αναγκαίες τροποποιήσεις των στοιχείων του έργου. Η έγκριση ή απόρριψη κάθε προτεινόμενης τροποποίησης εκδίδεται αποκλειστικά από την Προϊσταμένη Αρχή, σύμφωνα με τη νομοθεσία εκτέλεσης Δημοσίων Έργων. Αν την τροποποίηση αιτείται ο ανάδοχος, αποστέλλει Αίτηση Τροποποίησης μέσω Πρωτοκόλλου προς την Υπηρεσία και τον Επιβλέποντα. Αν την τροποποίηση αιτείται η Υπηρεσία, ο Επιβλέπων συντάσσει εισήγηση στην οποία εξηγεί τους λόγους για την προτεινόμενη αλλαγή την οποία αποστέλλει στον Διευθυντή Δ.Τ.Ε & Υ.Ε. Σε κάθε περίπτωση η Υπηρεσία διατυπώνει πάντοτε τη γνώμη της προς την Προϊσταμένη Αρχή με εισήγηση που αποστέλλει στον Διευθυντή του ΕΚΕΦΕ ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ. Μια από τις συνηθέστερες τροποποιήσεις στα στοιχεία ενός έργου αφορά στο χρόνο περάτωσής του. Οι προθεσμίες (συνολικές ή και τμηματικές) ορίζονται στη σύμβαση κατασκευής ενός έργου. Κατά συνέπεια, οποιαδήποτε παράταση των συμβατικά καθορισμένων προθεσμιών συνιστά τροποποίηση της αρχικής σύμβασης. Οι παρατάσεις προθεσμιών υπάγονται στις ακόλουθες δύο κατηγορίες:
Κωδικός: Δ.TTY.160 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: 01-07-09 Σελ. 5 από 7 α. Παράταση προθεσμίας με αναθεώρηση. Πρόκειται για παράταση προθεσμίας (συνολικής ή τμηματικής) κατά τη διάρκεια της οποίας η συμβατική τιμή αναθεωρείται κανονικά. Η παράταση με αναθεώρηση είναι η συνήθης παράταση που δίδεται όταν η καθυστέρηση στην εκτέλεση του έργου δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του αναδόχου, αλλά ανάγεται σε άλλους λόγους, όπως ανωτέρα βία, υπαιτιότητα του ΚτΕ κτλ. Η χορήγηση της, σε περίπτωση που πληρούνται οι σχετικοί όροι και προϋποθέσεις, είναι υποχρεωτική για τον ΚτΕ και δεν εναπόκειται στη διακριτική του. Παράταση με αναθεώρηση τιμών δίδεται και στην περίπτωση αύξησης του αρχικού συμβατικού αντικειμένου του έργου. β. Παράταση προθεσμίας χωρίς αναθεώρηση. Πρόκειται για την κατ' εξαίρεση χορηγούμενη παράταση προθεσμίας, όταν η καθυστέρηση οφείλεται μεν σε υπαιτιότητα του αναδόχου, αλλά η χορήγηση της παράτασης καθίσταται αναγκαία για λόγους που αφορούν στο συμφέρον του έργου. Στην περίπτωση αυτή, εφόσον χορηγηθεί η παράταση, οι συμβατικές τιμές δεν αναθεωρούνται κατά τη διάρκεια της παράτασης και η αναθεώρηση των τιμών παγιώνεται στο ύψος της αναθεωρητικής περιόδου που συμπίπτει με τη λήξη της αρχικής συμβατικής προθεσμίας. Επιπλέον, καταπίπτουν και επιβάλλονται σε βάρος του Αναδόχου οι τυχόν προβλεπόμενες ποινικές ρήτρες, ασχέτως και εκ παραλλήλου προς τη χορήγηση της παράτασης. Είναι προφανές ότι η χορήγηση παράτασης της κατηγορίας αυτής εναπόκειται στην ευχέρεια του ΚτΕ, ο οποίος και θα εκτιμήσει το σκόπιμο της χορήγησης της με αποκλειστικό κριτήριο το συμφέρον του έργου. Ο Δ/ντής ΔΤΕ & ΥΕ με εισήγηση του που αποστέλλει στον Διευθυντή του ΕΚΕΦΕ ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ εισηγείται την παράταση του έργου (έντυπο Ε.TTY.160-2, Εισήγηση Παράτασης Προθεσμίας ) Η έγκριση των παρατάσεων προθεσμιών γίνεται με απόφαση του Διευθυντή του ΕΚΕΦΕ ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ (έντυπο Ε.TTY.160-3, Απόφαση Έγκρισης Παράτασης. Όταν πρόκειται να χορηγηθεί παράταση χωρίς αναθεώρηση, ο Προϊστάμενος της Διευθύνουσας Υπηρεσίας, σε αντιπαράσταση με τον Ανάδοχο, καταρτίζει πίνακα διαχωρισμού των εργασιών, ανάμεσα σε εκείνες που θα μπορούσαν να εκτελεσθούν σε προηγούμενη αναθεωρητική περίοδο και στις λοιπές εργασίες, ώστε οι πρώτες να μην τιμολογηθούν με τις αναθεωρημένες τιμές, ενώ για τις δεύτερες να εξακολουθήσει να υπολογίζεται κανονικά η αναθεώρηση. Οι εργασίες της πρώτης κατηγορίας επιμερίζονται περαιτέρω ανά αναθεωρητική περίοδο μέσα στην οποία μπορούσε και έπρεπε να εκτελεσθούν, ώστε να είναι δυνατή η εξεύρεση της κατά περίπτωση συμβατικής τιμής, στην οποία θα παγιωθεί η αναθεώρηση. Ο πίνακας διαχωρισμού αποτελεί πράξη της Διευθύνουσας Υπηρεσίας και ο Ανάδοχος δικαιούται να υποβάλει ένσταση κατ' αυτού μέσα σε προθεσμία 15 ημερών, υπό την προϋπόθεση ότι θα τον έχει υπογράψει με επιφύλαξη ή δεν θα τον έχει υπογράψει καθόλου. Σε περίπτωση άρνησης του Αναδόχου να συμπράξει στην κατάρτιση ή να
Κωδικός: Δ.TTY.160 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: 01-07-09 Σελ. 6 από 7 υπογράψει τον πίνακα, του κοινοποιείται ο πίνακας σύμφωνα με τις σχετικές περί κοινοποιήσεων νομοθετικές διατάξεις. Κατά της πράξης της Προϊσταμένης Αρχής με την οποία απορρίπτεται η αίτηση για χορήγηση παράτασης ή χορηγείται παράταση μικρότερη από την αιτηθείσα, χωρεί απευθείας αίτηση θεραπείας από τον Ανάδοχο και δεν απαιτείται, αλλά ούτε και είναι παραδεκτή, η προηγούμενη άσκηση ένστασης κατ' αυτής. 3.6 Δείκτες Παρακολούθησης Έργου Ο Επιβλέπον Μηχανικός τεκμηριώνει την πορεία εκτέλεσης των έργων με δείκτες χρονικής και οικονομικής προόδου και εξέλιξης του έργου. Σύμφωνα με τη συχνότητα μέτρησης που αποτυπώνεται στο έντυπο Ε.TTY.160-4, Δείκτες Παρακολούθησης του Έργου ο Επιβλέπων Μηχανικός παρακολουθεί την πορεία του έργου. Τα αποτελέσματα των δεικτών συζητούνται με τον Προϊστάμενο και καθορίζονται αν και ποια μέτρα πρέπει να ληφθούν. Οι δείκτες αποτελούν και στοιχείο συζήτησης στην εσωτερική επιθεώρηση. Τα συμπληρωμένα έντυπα Ε.TTY.160-4 αρχειοθετούνται από τον Επιβλέποντα στο ΦΑΚΕΛΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ. 3.7 Οικονομική Διαχείριση του Έργου Ο Επιβλέπον Μηχανικός, όπως περιγράφεται και στις ευθύνες του, παρακολουθεί συστηματικά τη φυσική, χρονική και οικονομική εξέλιξη του έργου. Έτσι βάση του εγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος και των εργασιών που εκτελούνται και παρακολουθεί μέσω των επιμετρητικών στοιχείων του έργου, των ημερολογίων του έργου και των πιστοποιήσεων παρακολουθεί την πορεία του έργου αλλά και του προϋπολογισμού του. Οι υπογεγραμμένοι από τον Επιβλέποντα λογαριασμοί αποτελούν επιβεβαίωση των στοιχείων πληρωμών με τα στοιχεία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου του έργου. Όπως περιγράφεται στην Οδηγία Ο.ΤΤΥ.160.03 Υποβολή και Έλεγχος Λογαριασμού όλοι οι υπογεγραμμένοι λογαριασμοί μέσω του αρμόδιου προσωπικού ανάθεσης και διαχείρισης συμβάσεων προωθούνται στην ΓΕΛ ή στο Τμήμα Οικονομικού της ΔΔ (ανάλογα με τη χρηματοδότηση) για διεκπεραίωση. Οι προαναφερόμενες Υπηρεσίες φέρουν την ευθύνη για τον τελικό έλεγχο της νομιμότητας του οικονομικού αντικειμένου. 4. Σχετικά Έντυπα 4.1 Ε.TTY.160-1, Απόφαση Ανάθεσης Επίβλεψης 4.2 Ε.TTY.160-2, Εισήγηση Παράτασης Προθεσμίας
Κωδικός: Δ.TTY.160 Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: 01-07-09 Σελ. 7 από 7 4.3 Ε.TTY.160-3, Απόφαση Έγκρισης Παράτασης 4.4 Ε.TTY.160-4, Δείκτες Παρακολούθησης του Έργου 5. Αρχεία 5.1 Όλα τα δημιουργούμενα έγγραφα που αφορούν την παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου (π.χ. επιμετρήσεις, ημερολόγιο έργου, ΑΠΕ, ΠΚΤΜΝE κλπ.) καθώς και τα Έντυπα Ε.TTY.160-1, Ε.TTY.160-2, Ε.TTY.160-3, Ε.TTY.160-4 τηρούνται στο φάκελο του έργου επ αόριστον. 6. Αλλαγές του Εγγράφου Έκδοση / Ημερομηνία Περιγραφή τροποποίησης 1/ 01-07-2009 Αρχική Έκδοση