ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ

Transcript

1 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 1 από ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η πιστοποίηση και παραλαβή/απολογισμός του φυσικού αντικειμένου και η παραλαβή των αντίστοιχων παραδοτέων του έργου, σύμφωνα με τους όρους και τις προδιαγραφές της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης εκτέλεσης έργου με ίδια μέσα. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, ανεξαρτήτως φορέα χρηματοδότησης. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ3-04: Υπογραφή Σύμβασης Προηγείται και τροφοδοτεί με τα Ολοκλήρωση Διαγωνισμού αποτελέσματά της τη. Δ3-05: Εκτέλεση Έργου με ίδια μέσα Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Δ4-02: Έλεγχος προόδου έργου Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτείται παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος από τη. Δ4-03: Διαχείριση προβλημάτων και Ενδέχεται να ακολουθήσει, αλλαγών τροφοδοτούμενη από τα αποτελέσματα της. Δ4-05: Έλεγχος τήρησης λοιπών Πραγματοποιείται παράλληλα και υποχρεώσεων αναδόχου τροφοδοτεί τη. Δ5-02: Διεκπεραίωση πληρωμών Έπεται και τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της. Δ6-01: Ολοκλήρωση Έργου Έπεται και τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Απόφαση Ένταξης Πράξης, ή αντίστοιχο έγγραφο άλλου φορέα χρηματοδότησης Τεχνικό Δελτίο Πράξης, ή αντίστοιχο έντυπο άλλου φορέα χρηματοδότησης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου, ή αντίστοιχο έντυπο άλλου φορέα χρηματοδότησης Σύμβαση/εις ανάθεσης έργου

2 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 2 από 10 Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο (παραδοτέα του αναδόχου ή του έργου που υλοποιείται με ίδια μέσα). 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Πρωτόκολλα παραλαβής (ή απόρριψης) έργου/υποέργου ή άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου, με βάση το μηχανισμό πιστοποίησης. 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Π.Δ. 118/2007, ΦΕΚ 150/ , τ. Α, Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου (Κ.Π.Δ.) Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο », άρθρο 22. Υπουργική απόφαση 679/ , ΦΕΚ 826/1996, τ. Β` «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 "σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών `Εργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας"» Οδηγός Διαχείρισης και Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Ν. 1404/83, ΦΕΚ 173/83, τ.α, «Δομή και λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2916/01, ΦΕΚ 114/ , τ.α, «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής Ν. 3549/2007, ΦΕΚ 69/ , τ. Α, «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων.» Π.Δ. 160/2008, ΦΕΚ 220/ , τ. Α. «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Υ.Α. Ε5/1585/1984, ΦΕΚ 191/1984, τ. Β, «Εσωτερική διάρθρωση, οργάνωση και λειτουργία των Τ.Ε.Ι.» ΠΔ 222/2002, ΦΕΚ 207/2002, τ.α «Οργανισμός διοικητικών υπηρεσιών Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Χαλκίδας» Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας

3 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 3 από 10 Απόφαση της 9ης/ συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1α, που αφορά την έγκριση του οργανογράμματος του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Παράδοση φυσικού αντικειμένου 2. Διενέργεια πιστοποίησης 3. Συνεδρίαση Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής / Άλλες ενέργειες μηχανισμού πιστοποίησης 4. Έλεγχος συμμόρφωσης 5. Σύνταξη Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης / Άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης μηχανισμού πιστοποίησης 7.1. ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ Ο ανάδοχος ή ο Υπεύθυνος Έργου (Επιστημονικός Υπεύθυνος Έργου, στην περίπτωση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα) υποχρεούται να παραδίδει/απολογίζει το φυσικό αντικείμενο του έργου, τμηματικά ή στο σύνολό του, σύμφωνα με τους όρους, τις προδιαγραφές και τις προθεσμίες παράδοσης που ορίζει η σύμβαση ή η εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα. Το φυσικό αντικείμενο παραδίδεται/απολογίζεται στην αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής ή άλλο μηχανισμό πιστοποίησης υλοποίησης συγκεκριμένου έργου. Σε περίπτωση έργου που δομείται σε υποέργα, η δραστηριότητα αυτή υλοποιείται σε επίπεδο υποέργου από τον υπεύθυνο υποέργου ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη σχετική σύμβαση, η αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής ελέγχει/παραλαμβάνει το υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο ως προς την ποσότητα και την ποιότητα. Στην περίπτωση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, στο μηχανισμό πιστοποίησης προσδιορίζεται ο τρόπος και η διαδικασία της παραλαβής/πιστοποίησης. Ανάλογα με τη φύση του έργου και τα σχετικά παραδοτέα και εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά από τη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, η πιστοποίηση του φυσικού

4 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 4 από 10 αντικειμένου μπορεί να λάβει μία από τις παρακάτω μορφές ή να αποτελέσει συνδυασμό τους: Διοικητική πιστοποίηση (επαλήθευση): Η διοικητική πιστοποίηση συνίσταται στην εξέταση όλων των αποδεικτικών στοιχείων τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου που υποβάλλονται από τον ανάδοχο ή τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου στην περίπτωση εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, στο πλαίσιο των υποχρεώσεών τους και σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σχετική σύμβαση ή εγκριτική απόφαση. Η διοικητική πιστοποίηση εφαρμόζεται κυρίως στις περιπτώσεις έργων, το φυσικό αντικείμενο των οποίων μπορεί να πιστοποιηθεί στη βάση εγγράφων και αποδεικτικών στοιχείων, χωρίς να απαιτείται επιτόπου επίσκεψη της Επιτροπής/άλλου μηχανισμού πιστοποίησης. Επιτόπια επαλήθευση: Εφόσον η φύση του έργου ή η σχετική σύμβαση ή η εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα το επιβάλουν ή εφόσον κρίνεται σκόπιμο από τα μέλη της αρμόδιας Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης, η πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου πραγματοποιείται στο πλαίσιο αυτοψίας στους χώρους υλοποίησης του έργου. Σε αυτή την περίπτωση, η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής/άλλος μηχανισμός πιστοποίησης προγραμματίζει επίσκεψη στο έργο, σύμφωνα με τις οριζόμενες στη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα προθεσμίες παράδοσης του φυσικού αντικειμένου ή και με βάση τα στοιχεία προόδου του έργου (βλ. Δ4-02: "Έλεγχος προόδου έργου Παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος"). Η επίσκεψη πραγματοποιείται μετά τη γνωστοποίηση από τον ανάδοχο ή τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου (υλοποίηση έργου με ίδια μέσα) για την ολοκλήρωση μέρους ή του συνόλου του έργου. Στο πλαίσιο της αυτοψίας, η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής/άλλος μηχανισμός πιστοποίησης διαπιστώνει το βαθμό προόδου του έργου και τη συμφωνία της πραγματικής υλοποίησης με τα αντίστοιχα δηλωθέντα στοιχεία προόδου του έργου, τη νομιμότητα και κανονικότητα της εκτέλεσης του έργου, καθώς και την τήρηση όλων των λοιπών υποχρεώσεων του αναδόχου ή του Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου (στην περίπτωση των ιδίων μέσων) σε σχέση με το υλοποιούμενο έργο. Επίσης λαμβάνει εικόνα για τυχόν προβλήματα που προκύπτουν κατά την υλοποίηση του έργου, προκειμένου να προτείνει εφικτές

5 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 5 από 10 και αποτελεσματικές λύσεις, στο πλαίσιο της διαδικασίας Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών". Σε περίπτωση έργου που δομείται σε υποέργα, η δραστηριότητα αυτή υλοποιείται σε επίπεδο υποέργου ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ/ΆΛΛΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Μετά την ολοκλήρωση της διοικητικής ή επιτόπιας εξέτασης του φυσικού αντικειμένου, η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής συνεδριάζει προκειμένου να αξιολογήσει τα σχετικά ευρήματα. Σε περίπτωση που διαπιστωθούν ελλείψεις, η Επιτροπή μπορεί να προτείνει διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειες εντός των χρονικών ορίων και σύμφωνα με τις διαδικασίες που ορίζονται στη σύμβαση. Σε αυτή την περίπτωση, η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής συντάσσει και αποστέλλει στον ανάδοχο σχετική επιστολή, που περιγράφονται με σαφήνεια οι συστάσεις της. Στις περιπτώσεις σημαντικών αποκλίσεων ή παραλείψεων που μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή και αποδοτική υλοποίηση του έργου, ακολουθείται η διαδικασία Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών". Το σύνολο των προαναφερόμενων στοιχείων, τα οποία εξετάζονται κατά τη συνεδρίαση της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής του έργου καταγράφονται σε πρακτικά, τα οποία συνυπογράφονται από τα μέλη της Επιτροπής. Αντίστοιχη με τα ανωτέρω διαδικασία ακολουθείται και για την περίπτωση των έργων που υλοποιούνται με ίδια μέσα, όπου στο πλαίσιο του μηχανισμού πιστοποίησης περιγράφονται, μεταξύ άλλων, και οι ενέργειες μέσω των οποίων τεκμηριώνεται η διενεργηθείσα πιστοποίηση της υλοποίησης του έργου. Σε περίπτωση έργου που δομείται σε υποέργα, η δραστηριότητα αυτή υλοποιείται σε επίπεδο υποέργου. Η διαδικασία αυτή οφείλει εν γένει να ολοκληρώνεται εντός 15 ημερών από την παράδοση του φυσικού αντικειμένου του έργου, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά στη σύμβαση. Παράταση αυτού του χρονικού διαστήματος μπορεί να δοθεί μόνο κατόπιν αιτιολογημένου αιτήματος της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής και σχετικής απόφασης της ΕΔΕΛ.

6 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 6 από ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ Τα μέλη της Επιτροπής/μηχανισμού πιστοποίησης είναι υπεύθυνα για την παρακολούθηση και τον έλεγχο συμμόρφωσης του αναδόχου ή Επιστημονικού Υπεύθυνου Έργου (στην περίπτωση των ιδίων μέσων) με τις συστάσεις τους. Ο βαθμός συμμόρφωσης με τις συστάσεις ελέγχεται τόσο ως προς την ποιότητα όσο και ως προς το χρόνο, όπως αυτά ορίζονται στη σχετική επιστολή της Επιτροπής/άλλου μηχανισμού πιστοποίησης. Σε περίπτωση έργου που δομείται σε υποέργα, η δραστηριότητα αυτή υλοποιείται σε επίπεδο υποέργου ΣΥΝΤΑΞΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Ή ΑΠΟΡΡΙΨΗΣ / ΆΛΛΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Η διαδικασία πιστοποίησης, τμήματος ή του συνόλου, του φυσικού αντικειμένου του έργου ολοκληρώνεται με τη σύνταξη Πρωτοκόλλου από την αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής. Ανάλογα με τα ευρήματα της Επιτροπής, το Πρωτόκολλο μπορεί να είναι: 1. Πρωτόκολλο Παραλαβής: Συντάσσεται στις περιπτώσεις που η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής δεν διαπιστώσει σοβαρές ελλείψεις ή αποκλίσεις από τις οριζόμενες, στη σύμβαση προδιαγραφές και κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Έργου και στο Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου προκειμένου να δρομολογηθούν οι διαδικασίες καταβολής της αναλογούσας πληρωμής στον ανάδοχο. 2. Πρωτόκολλο Απόρριψης: Συντάσσεται στις περιπτώσεις σοβαρών αποκλίσεων από τα οριζόμενα στη σύμβαση τεχνικά, λειτουργικά και λοιπά χαρακτηριστικά του φυσικού αντικειμένου του έργου και περιλαμβάνει επαρκή τεκμηρίωση της απόρριψης. Κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Έργου και στο Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου, προκειμένου να προχωρήσουν οι σχετικές διαδικασίες, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο θεσμικό πλαίσιο και τους συμβατικούς όρους. Το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου ενεργοποιεί τη διαδικασία Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών". Η σύνταξη και κατάθεση προς τον ΕΛΚΕ, του πρωτοκόλλου απόρριψης ή παραλαβής οφείλει να ολοκληρώνεται εντός 15 ημερών από την παράδοση του φυσικού αντικειμένου του έργου, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά στη σύμβαση. Σε περίπτωση που κατά το βήμα 7.3 έχουν προταθεί διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειες, η

7 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 7 από 10 προθεσμία των 15 ημερών ισχύει από την ημερομηνία ολοκλήρωσης των ενεργειών αυτών, όπως αυτή υποδεικνύεται με σχετικό έγγραφο του αναδόχου, ή την άκαρπη λήξη της προθεσμίας που είχε δοθεί (στα πλαίσια του βήματος 7.3) στον ανάδοχο για την υλοποίηση των ενεργειών αυτών (εκτός αν ορίζεται διαφορετικά στη σύμβαση). Παράταση αυτών των χρονικών διαστημάτων μπορεί να δοθεί μόνο κατόπιν αιτιολογημένου αιτήματος της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής και σχετικής απόφασης της ΕΔΕΛ. Στην περίπτωση που το Πρωτόκολλο (παραλαβής ή απόρριψης) αφορά την πιστοποίηση του συνόλου των παραδοτέων Έργου/Υποέργου, η οποία οφείλει να πραγματοποιηθεί κατά την ολοκλήρωση των εργασιών του έργου/υποέργου, τότε το πρωτόκολλο παραλαβής ή απόρριψης εγκρίνεται από την ΕΔΕΛ. Κατ αντιστοιχία των ανωτέρω, στην περίπτωση άλλου μηχανισμού πιστοποίησης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα, στο πλαίσιο ορισμού του, προσδιορίζεται, μεταξύ άλλων, και η μορφή των στοιχείων τεκμηρίωσης της πιστοποίησης του φυσικού αντικειμένου του έργου, καθώς και ο τρόπος και η διαδικασία έγκρισής τους. Τα στοιχεία τεκμηρίωσης της διενεργηθείσας πιστοποίησης αποτελούν και σε αυτή την περίπτωση εισροή για την πληρωμή των δαπανών του έργου, αλλά και για την ενεργοποίηση της διαδικασίας Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών", σε περίπτωση διαπίστωσης προβλημάτων και δυσχερειών επί της υλοποίησης του έργου. Σε περίπτωση έργου που δομείται σε υποέργα, η δραστηριότητα αυτή υλοποιείται σε επίπεδο υποέργου. 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

8 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 8 από 10 Δ3-04 : Υπογραφή Σύμβασης - Ολοκλήρωση Διαγωνισμού Δ3-05: Εκτέλεση Έργου με ίδια μέσα Δ4-05: Έλεγχος τήρησης λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου Έναρξη διαδικασίας Έναρξη διαδικασίας Παραδοτέο φυσικό αντικείμενο (ανάλογα με τη φύση του έργου/υποέργου) και έγγραφα παράδοσης / απολογισμού του Ανάδοχος Έργου/Υποέργου - (Επιστημονικός) Υπεύθυνος Έργου/Υποέργου (στην περίπτωση υλοποίησης του έργου/ υποέργου με ίδια μέσα) Παράδοση φυσικού αντικειμένου, υποβολή παραδοτέων έργου/υποέργου Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/Υποέργου ή άλλος μηχανισμός πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου/υποέργου Διενέργεια πιστοποίησης (διοικητική ή και επιτόπια επαλήθευση) υλοποιηθέντος φυσικού αντικειμένου έργου/υποέργου Πρακτικά συνεδριάσεων Επιτροπών Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/ Υποέργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/Υποέργου ή άλλος μηχανισμός πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου/υποέργου Συνεδρίαση - αξιολόγηση σχετικών ευρημάτων Διαπίστωση Ελλέιψεων Ναι Διαπίστωση Σημαντικών Αποκλίσεων Ναι Δ4-03: Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Φάκελος έργου/ υποέργου Έγγραφα συστάσεων προς τον ανάδοχο ή τον επικεφαλής του έργου/ υποέργου (υλοποίηση έργου/υποέργου με ίδια μέσα) Οχι Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/Υποέργου ή άλλος μηχανισμός πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου/υποέργου Διατύπωση συστάσεων Οχι Ανάδοχος Έργου/Υποέργου - (Επιστημονικός) Υπεύθυνος Έργου/ Υποέργου (στην περίπτωση υλοποίησης του έργου/υποέργου με ίδια μέσα) Εκτέλεση συστάσεων Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/Υποέργου ή άλλος μηχανισμός πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου/υποέργου Έλεγχος συμμόρφωσης Πρωτόκολλα Παραλαβής (ή Απόρριψης) έργων ή άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης διενεργηθείσας πιστοποίησης (βάσει μηχανισμού πιστοποίησης) Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/Υποέργου ή άλλος μηχανισμός πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου/υποέργου Έκδοση Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης Έργου/Υποέργου / άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου - Ενημέρωση της Μονάδας/Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου Έγκριση Πρωτοκόλλων Παραλαβής ή άλλων στοιχείων τεκμηρίωσης διενεργηθείσας πιστοποίησης (εφόσον απαιτείται, βάσει μηχανισμού πιστοποίησης) ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Έγκριση Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης έργου/ υποέργου / άλλων στοιχείων τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου (βάσει του μηχανισμού πιστοποίησης), στην περίπτωση που το Πρωτόκολλο (παραλαβής ή απόρριψης) αφορά την πιστοποίηση του συνόλου των παραδοτέων Έργου/Υποέργου, η οποία οφείλει να πραγματοποιηθεί κατά την ολοκλήρωση των εργασιών του έργου/υποέργου Τέλος διαδικασίας Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Εργου Δ4-02: Έλεγχος προόδου έργου/ υποέργου - παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Δ5-02: Διεκπεραίωση πληρωμών Δ6-01: Ολοκλήρωση Έργου/Υποέργου

9 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 9 από ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/Υποέργου ή άλλος μηχανισμός πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου/υποέργου - Διενέργεια πιστοποίησης (διοικητική ή και επιτόπια επαλήθευση) υλοποιηθέντος φυσικού αντικειμένου έργου/υποέργου - Διατύπωση συστάσεων - Έλεγχος συμμόρφωσης - Έκδοση Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης Έργου/υποέργου / άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου Ενημέρωση του Υπεύθυνου Έργου/Υποέργου και του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου της Γραμματείας του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού (ΕΔΕΛ) ΤΕΙ-Χ Έγκριση Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης έργου / άλλων στοιχείων τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου (βάσει του μηχανισμού πιστοποίησης) στην περίπτωση που το Πρωτόκολλο (παραλαβής ή απόρριψης) αφορά την πιστοποίηση του συνόλου των παραδοτέων Έργου/Υποέργου, η οποία οφείλει να πραγματοποιηθεί κατά την ολοκλήρωση των εργασιών του έργου/υποέργου 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ ΔΙΟΙΚ_09 Πρακτικό παραλαβής (έντυπο του οδηγού διαχείρισης του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Πληροφοριακό Σύστημα Παρακολούθησης Έργων ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές Γραμματείας ΕΛΚΕ

10 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 10 από ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου / υποέργου Παραδοτέο φυσικό αντικείμενο (ανάλογα με τη φύση του έργου) και έγγραφα παράδοσης / απολογισμού του Πρακτικά Συνεδριάσεων Επιτροπών παρακολούθησης και Παραλαβής έργων / άλλες ενέργειες μηχανισμού πιστοποίησης Έγγραφα συστάσεων προς τον ανάδοχο ή τον Επιστημονικό Υπεύθυνο Έργου (υλοποίηση έργου με ίδια μέσα) Πρωτόκολλα Παραλαβής (ή Απόρριψης) έργων ή άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης διενεργηθείσας πιστοποίησης (βάσει μηχανισμού πιστοποίησης) Έγκριση Πρωτοκόλλων Παραλαβής ή άλλων στοιχείων ή άλλων στοιχείων τεκμηρίωσης διενεργηθείσας πιστοποίησης, εφόσον απαιτείται