ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ ΠΟΛΕΜΙΚΗ ΑΕΡΟΠΟΡΙΑ 251ΓΕΝΙΚΟ ΝΟΣΟΚΟΜΕΙΟ ΑΕΡΟΠΟΡΙΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΟΥ ΤΟΜΕΑ ΣΤΡΑΤΙΩΤΙΚΟ ΦΑΡΜΑΚΕΙΟ Π.ΚΑΝΕΛΟΠΟΥΛΟΥ 3 115 25, ΑΘΗΝΑ Τηλ. : 210 746 3749 Fax : 210 7464969 e mail : sf251gna@gmail.com Φ.831/ΑΔ.6072 Σ. 1341 Αθήνα : 31 Μαρτίου 2017 Ανακοίνωση Πρόσκλησης σε Δημόσια Διαβούλευση 1. Σας γνωρίζουμε ότι η Πολεμική Αεροπορία/251ΓΝΑ προτίθεται να διενεργήσει Πρόσκληση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος για την ανάδειξη αναδόχου, ο οποίος θα αναλάβει την δημιουργία ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού (ERP) και λιανικής πώλησης (Retail Program) Φαρμακείου, που να καλύπτει τα απαιτούμενα για την εφαρμογή Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος στο 251ΓΝΑ, εκτιμώμενου κόστους δεκαπέντε χιλιάδων ευρώ πλέον ΦΠΑ (15.000,00 + ΦΠΑ). 2. Με την παρούσα πρόσκληση σε Δημόσια Διαβούλευση, η Υπηρεσία μας καταθέτει τους ειδικούς όρους τεχνικές προδιαγραφές της Υπηρεσίας, με σκοπό τη δημόσια συζήτηση και τη λήψη ενδεχόμενων παρατηρήσεων σχολίων απόψεων επί του περιεχομένου αυτών, στο πλαίσιο της διαφάνειας των διαδικασιών, καθώς και της ευρύτερης συμμετοχής υποψηφίων αναδόχων. 3. Η διάρκεια της διαβούλευσης ορίζεται σε είκοσι (20) ημερολογιακές ημέρες από ημερομηνία ανάρτησής της στον ιστότοπο της ΠΑ (www.haf.gr), ήτοι από την 18η Απριλίου 2017 έως και την 7η Μαΐου 2017. 4. Παρακαλούνται οι ενδιαφερόμενοι να υποβάλουν τεκμηριωμένες παρατηρήσεις και να επισημάνουν τα σημεία στους όρους απαιτήσεις της Υπηρεσίας, που ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο τον διαγωνισμό και να δημιουργήσουν ενστάσεις ή ερωτήματα κατά τη χρονική περίοδο της διαγωνιστικής διαδικασίας, καθώς επίσης και του εκτιμώμενου χρόνου που απαιτείται για την υλοποίηση του έργου. 5. Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να αποστείλουν τις εισηγήσεις και απόψεις τους, καθώς και να ζητήσουν διευκρινίσεις στο Τμήμα Στρατιωτικού Φαρμακείου της Διεύθυνσης Φαρμακευτικού Τομέα με έναν από τους κάτωθι τρόπους: α. Εγγράφως στη διεύθυνση του Νοσοκομείου υπόψη του τμήματος Στρατιωτικού Φαρμακείου της Διεύθυνσης Φαρμακευτικού Τομέα. β. Με μήνυμα τηλεομοιοτυπίας στο 210 7464969. 1
γ. Με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο sf251gna@gmail.com 6. Σε περίπτωση που οι ενδιαφερόμενες εταιρείες επιθυμούν να επισκεφτούν τους χώρους του Νοσοκομείου παρακαλούμε να επικοινωνήσουν με το τμήμα Στρατιωτικού Φαρμακείου της Διεύθυνσης Φαρμακευτικού Τομέα στο 210 746 3749. 7. Τα κείμενα που συνοδεύουν την παρούσα πρόσκληση είναι τα ακόλουθα : α. Τεχνικές προδιαγραφές της Υπηρεσίας. β. Έντυπο Παρατηρήσεων Σχολίων. 8. Μετά το πέρας της διαδικασίας της διαβούλευσης και αφού αξιολογηθούν από την αρμόδια Διεύθυνση της Αναθέτουσας Αρχής οι αντιρρήσεις προτάσεις επί των τεχνικών προδιαγραφών της Υπηρεσίας, θα ενσωματωθούν στο πλήρες σώμα της διακήρυξης και θα γίνει η τελική διαμόρφωση αυτής και ακολούθως η έκδοσή της. 9. Ευελπιστούμε για την συμμετοχή σας στην υπόψη διαδικασία, συνδράμοντας θετικά στην προσπάθεια διαμόρφωσης συνθηκών υγιούς ανταγωνισμού και βελτιστοποίησης των όρων απαιτήσεων της Υπηρεσίας, με σκοπό την αρτιότερη κατάρτισή της στο πλαίσιο των σύγχρονων απαιτήσεων που ισχύουν σήμερα. 10.Χειριστής θέματος: Επγός (ΥΦ) Χατζηγεωργίου Νικόδημος (2107463947) Ακριβές Αντίγραφο Νικ. Βούλγαρης M.Y με Α Βαθμό Τμχης Κεντ.Γραμματείας 251ΓΝΑ Ταξχος (ΥΙ) Αντώνιος Κοτσιράκης Διοικητής 251ΓΝΑ 2
251ΓΝΑ/ΔΦΤ/Στρατιωτικό Φαρμακείο ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΦΑΡΜΑΚΕΙΟΥ 1. Ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού (ERP) και λιανικής πώλησης (Retail Program) Φαρμακείου που να καλύπτει τα απαιτούμενα για την εφαρμογή Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος όπως αυτά προκύπτουν από τον Ν.4308/14 «Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα, συναφείς ρυθμίσεις και άλλες διατάξεις» καθώς και τα κατά το Νόμο και τα εκάστοτε θεσμικά κείμενα προβλεπόμενα για τη λειτουργία Φαρμακείων. 2. Το σύστημα πρέπει να καλύπτει τις ανάγκες λειτουργίας και διαχείρισης πολλών σύγχρονων Φαρμακείων στην ίδια βάση δεδομένων (π.χ. κοινούς πελάτες-προμηθευτές, συνολική εξαγωγή δεδομένων και στατιστικών) και σύνδεση υπό μία κεντρική διαχείριση (αποθήκη) και λογιστήριο με real-time παρακολούθηση αποθεμάτων και λοιπών δεδομένων. 3. Για τη λειτουργία του απαιτείται συγκέντρωση και ενοποίηση δεδομένων των υποκαταστημάτων καθώς και κεντρικός έλεγχος και διαχείριση τους. Η επί του παρόντος υφιστάμενη δομή του οργανισμού περιλαμβάνει Κεντρική Διαχείριση - Λογιστήριο, Γραφείο Γενικής Λογιστικής, Μερική Διαχείριση Κατάστημα 251ΓΝΑ και Μερική Διαχείριση Υποκατάστημα ΑΒ Ελευσίνας. 4. Οι ενότητες του λογισμικού που θα συνθέτουν το ERP υποσύστημα περιλαμβάνουν όλη την αναγκαία λειτουργικότητα που απαιτεί μια επιχείρηση για την καθημερινή της λειτουργία. Θα πρέπει να διαθέτει ενσωματωμένη προπαραμετροποιημένη βάση δεδομένων με έτοιμο προτεινόμενο προς χρήση λογιστικό σχέδιο, για άμεση λειτουργία. Επιπλέον θα πρέπει να διαθέτει έτοιμα και προπαραμετροποιημένα σενάρια χρήσης του συστήματος ώστε να εξασφαλίσει την γρήγορη υλοποίηση και αξιοποίηση του συστήματος. 5. Το υποσύστημα ERP να διαθέτει τις κάτωθι δυνατότητες: α. Οικονομική Διαχείριση. β. Γενική Λογιστική. γ. Προϋπολογισμός & Έλεγχος. δ. Χρηματοοικονομική Διαχείριση (Πληρωμές, Εισπράξεις, Ταμείο καταστήματος). ε. Διαχείριση Εισπρακτέων και Πληρωτέων. στ. Διαχείριση Αποθεμάτων και Αποθηκών (Παραγγελίες/Παραλαβές/Επιστροφές/ Παραστατικά Αγοράς/Διακινήσεις Ενδοδιακινήσεις). ζ. Διαχείριση Πωλήσεων και Διανομών. η. Διαχείριση Αγορών και Προμηθειών (Παραγγελίες/Παραλαβές/Επιστροφές/ Παραστατικά Αγοράς/Διακινήσεις Ενδοδιακινήσεις). θ. Καθορισμός και Διαχείριση Αποθηκευτικών χώρων. ι. Διαχείριση απογραφών και διαμόρφωσης υπολοίπων ανά αποθηκευτικό χώρο. ια. Διαχείριση Αποθέματος ανά αποθηκευτικό χώρο. ιβ. ιγ. Διαχείριση Παγίων Υπολογισμός Αποσβέσεων. Αναφορές Κερδοφορίας βάσει Κόστους Πωληθέντων (Αγορών, Πωλήσεων και Αποθεμάτων). 3
ιδ. ιε. Καρτέλες Πελατών/Προμηθευτών/Κίνησης Ειδών. Αυτόματη έκδοση μηνιαίων τιμολογίων προς τα Ταμεία βάσει καταχωρημένων συνταγών. ιζ. Αυτόματη έκδοση αρχείου ετήσιων καταστάσεων Πελατών Προμηθευτών (ΚΕΠΥΟ) σύμφωνα με την προτεινόμενη μορφή της Γ.Γ.Π.Σ. (www.gsis.gr). ιστ. ιη. Αυτόματος υπολογισμός Φ.Π.Α. ανά ορισμένο χρονικό διάστημα. Έλεγχος περιβάλλοντος λειτουργίας (χειριστές, ταμίες, πωλητές, δικαιώματα χρήσης και συναλλαγών). 6. Το υποσύστημα λιανικής πώλησης Φαρμακείου και το υποσύστημα Κεντρικής Διαχείρισης Λογιστηρίου να διαθέτουν τις κάτωθι δυνατότητες: α. Πώληση ειδών με έκδοση Λιανικής Απόδειξης, Τιμολογίου και λοιπών θεωρημένων παραστατικών (Φάρμακα - Παραφάρμακα). β. Αυτόματος καταμερισμός τρόπου πληρωμής (μετρητοίς, κάρτα, επί πιστώσει κλπ.) στα Ταμεία. γ. Υποστήριξη πολλαπλών τιμοκαταλόγων με αυτόματη επιλογή βάσει παραστατικού. δ. Διαχείριση Πωλήσεων/Εκκρεμοτήτων/Αγορών/Επιστροφών/Εσωτερικής διακίνησης Υλικών/ Πληρωμών/Προκαταβολών/Ταμείων καταστημάτων και υποκαταστημάτων. ε. Διασύνδεση με την ηλεκτρονική συνταγογράφηση και on-line εκτέλεση συνταγών Ασφαλιστικών Ταμείων. στ. Διαχείριση Πελατών/Ασφαλιστικών Ταμείων/Προμηθευτών/Αποθηκών κ.α. ζ. Αυτόματη έκδοση συγκεντρωτικών καταστάσεων και Τιμολογίων προς τα Ασφαλιστικά Ταμεία. η. Αυτοματοποιημένη προτεινόμενη παραγγελία (από τα υποκαταστήματα προς την Κεντρική Διαχείριση αλλά και από την Κεντρική Διαχείριση προς τους προμηθευτές) με δυνατότητα αποστολής ηλεκτρονικής παραγγελίας. θ. Υποστήριξη διεξαγωγής απογραφής, εξαγωγής αποτελεσμάτων σε περιπτώσεις ανατιμήσεων, εξαγωγής στατιστικών στοιχείων. ι. Διατήρηση ιστορικού πελατών, κινήσεων, τιμών. ια. Πλήρες αρχείο φαρμάκων με όλες τις αναγκαίες πληροφορίες όπως δραστική ουσία, ιστορικό τιμών, ενδείξεις χορήγησης, δοσολογία, σημαντικές παρενέργειες και αντενδείξεις, περιορισμούς χορήγησης, προειδοποίηση υπαγωγής σε κατηγορίες φαρμάκων που απαιτούν ιδιαίτερο χειρισμό (πχ Ναρκωτικά, ΦΥΚ, χορήγηση από φαρμακεία ΕΟΠΥΥ, Νοσοκομειακά, Αντιβιοτικά υπό περιορισμό κτλ), ομοειδή φάρμακα κ.τ.λ. ιβ. Δυνατότητα καταχώρησης των υλικών με σάρωση barcode σε όλες τις κινήσεις (όπως φυσική παραλαβή, διακίνηση υλικού, απογραφή κ.α.), με ταυτόχρονη αντιπαραβολή με το πρωτογενές αίτημα, την παραγγελία, την απογραφή ή όποιο άλλο σχετικό παραστατικό. ιγ. Δυνατότητα μετατροπής παραστατικών (πχ από πρωτογενές αίτημα προς την κεντρική διαχείριση σε παραγγελία ανά προμηθευτή, από παραγγελία σε τιμολόγιο κ.ο.κ.). 4
ιδ. Υποστήριξη απαραίτητων εκτυπωτικών (πχ χειρόγραφη εκτέλεση συνταγής ενιαίου τύπου, κοστολόγηση χειρόγραφων συνταγών άλλων ταμείων, ετικετών οδηγιών, παραστατικά διακίνησης υλικών, τιμολογίων πώλησης κ.τ.λ.). ιε. Καταγραφή πωλήσεων / ταμείου / κινήσεων ανά χειριστή ιστ. Add on attributes στη πώληση (Ελλείψεις, σημειώσεις, βάσει Ταμείου κ.λ.π.). ιζ. Υποστήριξη όλων των τρόπων έκδοσης φορολογικών παραστατικών 1. Φορολογικών εκτυπωτών (ΑΔΗΜΕ) 2. Φορολογικών μηχανισμών (ΕΑΦΔΣΣ) 3. Σύνδεση με Ταμιακές Μηχανές (ΦΤΜ) ιη. Πλήρης υποστήριξη αυτόματης online/offline λειτουργίας. Το υποσύστημα λιανικής να εκτελείται σε οποιοδήποτε σταθμό μέσα στο φαρμακείο (είτε touch POS είτε απλός Η/Υ) χωρίς να είναι απαραίτητη η διαθεσιμότητα του διακομιστή (server) ή της βάσης δεδομένων (database) του καταστήματος για τις περισσότερες λειτουργίες του. ιθ. Να είναι δυνατή και συμβατή η χρήση φορητών συσκευών (όπως PDAs) για διεκπεραίωση Παραγγελιών, Παραλαβών, Απογραφών κ.α. 7. Προσαρμογή όλων των ανωτέρω στις ιδιαιτερότητες ενός Στρατιωτικού Φαρμακείου (π.χ. τιμολογιακή πολιτική Στρατιωτικών Φαρμακείων κ.τ.λ.). 8. Αυτοματοποιημένες διαδικασίες ενημέρωσης και αναβάθμισης του λογισμικού και της βάσης δεδομένων δίχως να διαταράσσεται η ομαλή λειτουργία του οργανισμού με ευθύνη του Ανάδοχου ώστε να εφαρμόζονται άμεσα οι αλλαγές στη νομοθεσία και τους κανονισμούς. 9. Περιβάλλον εργασίας και δικαιώματα ασφαλείας διαμορφούμενο ανά τμήμα και ανά χρήστη. 10. Ύπαρξη πιστοποιητικού διασφάλισης ποιότητας ΕΝ ISO 9001, «Συστήματα διαχείρισης της ποιότητας Απαιτήσεις» και ΕΝ ISO 27001, «Συστήματα διαχείρισης και ασφάλειας πληροφοριών». 11. Πλήρης εφαρμογή τoυ Ν.3418/2005 περί ιατρικού απορρήτου σε όλη την αλυσίδα γεγονότων και υποστήριξης του λογισμικού. 12. Εμπειρία τουλάχιστον δύο (2) έτη σε λειτουργία παραμετροποίηση - υποστήριξη προγραμμάτων ERP ή/και Retail Φαρμακείου σε άλλο Στρατιωτικό Φαρμακείο ή αντίστοιχο οργανισμό. 12. Εφόσον απαιτηθεί από την Υπηρεσία έκδοση ή επανέκδοση Εγχειριδίων χρήστη (User Manuals), που θα περιγράφουν αναλυτικά τις λειτουργίες των εφαρμογών σε παραγωγική λειτουργία σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. Τα εν λόγω εγχειρίδια θα πρέπει να περιλαμβάνουν τις διαδικασίες των υποσυστημάτων σε παραγωγική λειτουργία, τον τρόπο πλοήγησης του χρήστη, το γραφικό περιβάλλον, τα σενάρια χρήσης τα οποία να καλύπτουν πλήρως την λειτουργικότητα του συστήματος. 13. Εκμετάλλευση κατά το μέγιστο των υφιστάμενων υποδομών και πλήρης μετάπτωση δεδομένων από τα υπάρχοντα μηχανογραφικά συστήματα (ERP & Retail). 14. Δυνατότητα δοκιμαστικής εφαρμογής για τρεις (3) μήνες από το Στρατιωτικό Φαρμακείο του 251 ΓΝΑ χωρίς χρέωση ή διεκδίκηση λοιπών αξιώσεων. 5
15. Παροχή υπηρεσιών Τεχνικής Υποστήριξης και Συντήρησης/Γραμμή Άμεσης Βοηθείας (Help Desk). Η Γραμμή Άμεσης Βοήθειας θα πρέπει να είναι προσιτή σε όλους τους χρήστες του συστήματος και να παρέχει υπηρεσίες υποστήριξης όπως: α. Απάντηση σε ερωτήματα για καθημερινή χρήση στην λειτουργία της Εφαρμογής (Help Desk). β. Επίλυση προβλημάτων ή δυσλειτουργιών που οφείλονται σε εσφαλμένη χρήση, ή εσφαλμένη εγκατάσταση ή σε λάθη στον πηγαίο κώδικα επί του Έργου (π.χ. θέματα εσφαλμένης χρήσης της εφαρμογής, κλείσιμο ταμείου/ λάθος λογιστική καταχώρηση/ εγγραφή, κλπ.) και καθοδήγηση χρηστών στη διόρθωση τους. γ. Παραμετροποίησεις και αλλαγές που απαιτούνται για την ομαλή λειτουργία του συστήματος και που δεν είχαν προβλεφθεί ή προέκυψαν στην πορεία όπως αλλαγές σε εκτυπωτικά, αλλαγή ΦΠΑ, αλλαγή τρόπου τιμολόγησης κ.τ.λ. 16. Παροχή Υπηρεσιών Μεταφοράς Τεχνογνωσίας και Υποστήριξης Χρηστών (OJT-On the Job Training) στους χρήστες του συστήματος για το σύνολο των εργασιών που θα εκτελούν βάσει οργανογράμματος. Ο χρόνος πραγματοποίησής των εκπαιδεύσεων θα οριστεί από κοινού μεταξύ Αναδόχου και του 251 ΓΝΑ. Στόχος είναι να διασφαλισθεί η εκμάθηση και εξοικείωση των τελικών χρηστών με το σύστημα και η διάχυση της γνώσης ώστε να είναι εφικτή η αποτελεσματική και απρόσκοπτη λειτουργία, διαχείριση και συντήρηση του συστήματος. 17. Η επιθυμητή ημερομηνία έναρξης της δοκιμαστικής λειτουργίας του Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος στο Στρατιωτικό Φαρμακείο 251ΓΝΑ είναι η 01-07-2017 και επιθυμητή ημερομηνία έναρξης καθολικής λειτουργίας του συστήματος η 01-01-2018. 6
ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΟΛΙΑ Επί των Τεχνικών Προδιαγραφών : ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΟΝΟΜΑ ΑΡΜΟΔΙΟΥ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΗΛΕΦΩΝΟ FAX e mail ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΟΛΙΑ : Σελίδα [ ], Παράγραφος [ ] 1