Οδθγόσ για τθν αξιοποίθςθ τθσ διαςφνδεςθσ του myschool με το Εκνικό Δθμοτολόγιο

Οδθγόσ για τθν αξιοποίθςθ τθσ διαςφνδεςθσ του myschool με το Εκνικό Δθμοτολόγιο

Αναπτφχκθκε ςτο πλαίςιο του ζργου «Ανάπτυξθ πλθροφοριακοφ ςυςτιματοσ ςυλλογισ και επεξεργαςίασ δεδομζνων που αφοροφν ςτθν αντιμετϊπιςθ του φαινομζνου τθσ πρόωρθσ ςχολικισ εγκατάλειψθσ» που ςυγχρθματοδοτείται από τθν Ελλάδα και τθν Ευρωπαϊκι Ζνωςθ (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) μζςω του Επιχειρθςιακοφ Προγράμματοσ «Ανάπτυξθ Ανκρϊπινου Δυναμικοφ, Εκπαίδευςθ και Διά Βίου Μάκθςθ 2014-2020»

Στο ΠΣ myschool πραγματοποιικθκε θ διαςφνδεςθ με το Εκνικό Δθμοτολόγιο, προσ υλοποίθςθ τθσ ΚΥΑ 1493/18-01-2016. Η λειτουργικότθτα που περιγράφεται ςτον παρόντα οδθγό επιτρζπει ςτο χριςτθ τθν αναηιτθςθ των δθμοτολογικϊν ςτοιχείων των μακθτϊν, απευκείασ από τθ βάςθ δεδομζνων του Εκνικοφ Δθμοτολογίου και τθν εκτφπωςθ του Πιςτοποιθτικοφ Γζννθςθσ του, καταργϊντασ ςτθν πράξθ τόςο τθν προςκομιδι, όςο και τθν αυτεπάγγελτθ αναηιτθςθ για οποιαδιποτε εκπαιδευτικι διαδικαςία, ωσ ίςχυε μζχρι ςιμερα. Ακολουκοφν οδθγίεσ ςχετικά με τθν Αναηιτθςθ Μακθτι, τθν ζκδοςθ του Πιςτοποιθτικοφ Γζννθςθσ, τθ (νζα) Εγγραφι του ςτθ Σχολικι Μονάδα και τθν Αυτόματθ Ενθμζρωςθ των Προςωπικϊν Στοιχείων του Μακθτι μζςω του Εκνικοφ Δθμοτολογίου. Αξίηει να τονιςτεί πωσ θ παροφςα λειτουργικότθτα είναι διακζςιμθ για όλεσ τισ ςχολικζσ μονάδεσ που αξιοποιοφν το myschool (δθμόςιεσ και ιδιωτικζσ). Τζλοσ, ιδιαίτερθ προςοχι χρειάηεται ςτο χειριςμό των αλλοδαπϊν μακθτϊν, κακϊσ ςτισ περιπτϊςεισ αυτζσ, είναι πικανό το Εκνικό Δθμοτολόγιο να μθ διακζτει ορκά ςτοιχεία. Σε αυτζσ τισ περιπτϊςεισ, καλείςτε να ακολουκιςετε τον παραδοςιακό τρόπο, όπωσ ο νόμοσ προβλζπει. Ζκδοςη Στοιχείων Πιςτοποιητικοφ Γζννηςησ Για τθν ζκδοςθ των ςτοιχείων του Πιςτοποιθτικοφ Γζννθςθσ, μεταβαίνετε ςτο μενοφ ΜΑΘΗΤΕΣ -> Πιςτοποιθτικό Γζννθςθσ. Συμπλθρϊνετε τα Στοιχεία για το Μακθτι που επικυμείτε να αναηθτιςετε ςτο Εκνικό Δθμοτολόγιο. Καταχωρείτε το Ονοματεπϊνυμο του Μακθτι, το Όνομα Μθτρόσ, το Φφλο και τθν Ημερομθνία γζννθςθσ ι το Ζτοσ γζννθςθσ του Μακθτι. 1

Η αναηιτθςθ πραγματοποιείται είτε ςτθ Βάςθ Δεδομζνων του ΠΣ myschool, όπου ζχει γίνει μετάπτωςθ από τθν Βάςθ του Εκνικοφ Δθμοτολογίου, είτε απευκείασ ςτθ Βάςθ του Εκνικοφ Δθμοτολογίου. Για τθν αναηιτθςθ του Μακθτι αρκεί να ςυμπλθρϊςετε μόνο τα τρία (3) πρϊτα γράμματα των πεδίων Επϊνυμο, Όνομα και Όνομα Μθτρόσ. Ωςτόςο για τον περιοριςμό των αποτελεςμάτων προτείνουμε να ςυμπλθρϊνετε τα ςτοιχεία του Μακθτι όπωσ αυτά είναι καταχωριςμζνα ςτο Εκνικό Δθμοτολόγιο. Το Εκνικό Δθμοτολόγιο χρθςιμοποιεί για τθν καταχϊριςθ πάντα πεηοφσ χαρακτιρεσ. Οπότε, προτείνουμε τθ χριςθ πεηών και τόνων. Το ςφςτθμα ωςτόςο, ζχει τθ δυνατότθτα να αντιςτοιχίηει τα πεηά με τα κεφαλαία και να εντοπίηει τουσ Μακθτζσ ακόμα και αν χρθςιμοποιιςετε κεφαλαίουσ χαρακτιρεσ. Όπωσ παρατθρείτε, οι επιτρεπόμενεσ τιμζσ του πεδίου «Ζτοσ Γζννθςθσ» είναι 1998-2013. Εκτόσ του εφρουσ αυτοφ δεν μπορείτε να πραγματοποιιςετε αναηιτθςθ. Σχετικά με τα πεδία «Ζτοσ Γζννθςθσ» και «Ημερομθνία Γζννθςθσ», αρκεί θ ςυμπλιρωςθ ενόσ εκ των δφο ϊςτε να είναι δυνατι θ αναηιτθςθ. Στθν περίπτωςθ που θ αναηιτθςθ γίνεται βάςει τθσ Ημερομθνίασ γζννθςθσ, αυτι πραγματοποιείται ςτθ ΒΔ του myschool, ενϊ αν γίνεται βάςει του Ζτουσ γζννθςθσ θ αναηιτθςθ πραγματοποιείται απευκείασ ςτθ ΒΔ του Εκνικοφ Δθμοτολογίου. Παρακάτω παρουςιάηονται ενδεικτικά οι δφο περιπτϊςεισ: 2

Επιλζγοντασ το επιςτρεφόμενο αποτζλεςμα, κάνοντασ κλικ πάνω ςε αυτό, ςε οποιοδιποτε ςθμείο, εμφανίηονται και τα υπόλοιπα ςτοιχεία του Πιςτοποιθτικοφ Γζννθςθσ τα οποία ζχετε τθ δυνατότθτα να εκτυπϊςετε επιλζγοντασ «Εκτφπωςθ Στοιχείων Πιςτοποιθτικοφ Γζννθςθσ» Στθν περίπτωςθ που δεν επιςτρζφεται κανζνα αποτζλεςμα, με καμιά από τισ δφο επιλογζσ, το πικανότερο είναι ότι τα ςτοιχεία του Μακθτι παρουςιάηουν απόκλιςθ ςε ςχζςθ με αυτά που είναι καταχωριςμζνα ςτο Εκνικό Δθμοτολόγιο. Στθν περίπτωςθ αυτι ο Γονζασ / Κθδεμόνασ του Μακθτι πρζπει να απευκυνκεί ςτο Διμο του, προκειμζνου να αναηθτιςει από εκεί το Πιςτοποιθτικό Γζννθςθσ. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οφείλουμε να ςασ ενθμερϊςουμε ότι θ εκτφπωςθ του myschool δεν αποτελεί ζγκυρο πιςτοποιθτικό γζννθςθσ του Υπουργείου Εςωτερικϊν. Αυτό ςυμβαίνει διότι ςτόχοσ τθσ ςυγκεκριμζνθσ διαλειτουργικότθτασ είναι θ κατάργθςθ των εκτυπϊςεων όπωσ θ ΚΥΑ προβλζπει. Επομζνωσ, θ εκτφπωςθ κρίνεται περιττι. Σε κάκε περίπτωςθ όμωσ, μπορείτε να εκτυπϊςετε τα ςτοιχεία και να τα διατθριςετε για ιςτορικοφσ λόγουσ και μόνο προκειμζνου να διατθριςετε ζνα αντίγραφο των ςτοιχείων του εκάςτοτε μακθτι για τθ ςυγκεκριμζνθ χρονικι ςτιγμι. Επιπλζον, ζχει υλοποιθκεί λειτουργικότθτα που επιτρζπει τθν αυτόματθ μεταφορά των ςτοιχείων του Μακθτι ςτο περιβάλλον νζασ εγγραφισ Μακθτι του myschool, ςε περίπτωςθ που κάτι τζτοιο είναι επικυμθτό. Νζα Εγγραφή Μαθητή ςτη Μονάδα ςασ Εφόςον επικυμείτε να εγγράψετε το Μακθτι αυτό ςτθ Μονάδα ςασ, επιλζγετε «Νζα Εγγραφι Μακθτι» και αυτομάτωσ μεταβαίνετε ςτθ γνϊριμθ ςελίδα τθσ νζασ Εγγραφισ. Τα «Στοιχεία Αναγνϊριςθσ Μακθτι» είναι προςυμπλθρωμζνα. Η λειτουργικότθτα αυτι εξυπθρετεί μόνο τθν προςυμπλιρωςθ των ςτοιχείων του Μακθτι, ϊςτε να μθν καταχωρίηονται χειροκίνθτα. Μζχρι 3

αυτό το ςθμείο δεν διενεργείται κανζνασ ζλεγχοσ αν ο Μακθτισ είναι ιδθ γραμμζνοσ ςε κάποια Μονάδα ςτο myschool. Από το ςθμείο αυτό και ζπειτα ακολουκείτε τθ διαδικαςία τθσ νζασ Εγγραφισ (Αναηιτθςθ του Μακθτι ςτθ ΒΔ κτλ) όπωσ κα κάνατε ςε κάκε άλλθ περίπτωςθ νζασ Εγγραφισ, αν ειςαγάγατε τα ςτοιχεία χειροκίνθτα. Ζτςι, αν αυτόσ ο Μακθτισ βρεκεί ςε κάποια άλλθ μονάδα, ςε οποιοδιποτε Σχολικό Ζτοσ, κα ενθμερωκείτε ςχετικά από το αναδυόμενο παράκυρο και κα επιλζξετε ανάλογα. Στο ςθμείο αυτό, αν προχωριςετε ςε Νζα Εγγραφι Μακθτι, αφοφ ολοκλθρϊςετε τθ ςυμπλιρωςθ των απαραίτθτων πεδίων και επιλζξετε Αποκικευςθ, μεταβαίνοντασ ςτθν Καρτζλα «Προςωπικά Στοιχεία» του Μακθτι, κα παρατθριςετε ότι ζχουν ςυμπλθρωκεί τα πεδία «Αρικμόσ Δθμοτολογίου», «Διμοσ εγγραφισ (ελεφκερο)», «Αρικμόσ Μθτρϊου Αρρζνων» και «Διμοσ Μθτρϊου Αρρζνων (ελεφκερο)». Προτείνουμε τθ ςυμπλιρωςθ των πεδίων «Διμοσ εγγραφισ» και «Διμοσ Μθτρϊου Αρρζνων» εφόςον αυτά είναι διακζςιμα ςτθν dropdown list. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η διαςφνδεςθ με το Εκνικό Δθμοτολόγιο ζχει ςτόχο να καταργιςει τθν προςκόμιςθ του Πιςτοποιθτικοφ Γζννθςθσ ςε όλεσ τισ διαδικαςίεσ που αυτό προβλζπεται. Η δυνατότθτα «Νζασ Εγγραφισ Μακθτι» που παρουςιάςτθκε παραπάνω, πρζπει να χρθςιμοποιείται μόνο ςτθν περίπτωςθ που ο Μακθτισ δεν είναι ιδθ γραμμζνοσ ςε κάποια μονάδα ςτο myschool. Για το λόγο αυτό ο ζλεγχοσ πρζπει να είναι διεξοδικόσ ϊςτε να μθν δθμιουργοφνται διπλοεγγραφζσ ςτθ Βάςθ Δεδομζνων του ςυςτιματοσ. 4

Συνεπϊσ, οι διαδικαςίεσ τθσ Μαηικισ Ανανζωςθσ Εγγραφϊν (από μια τάξθ ςτθν επόμενθ) κατά τθ λιξθ του ςχολικοφ ζτουσ και τθσ εγγραφισ Μακθτι από προθγοφμενθ βακμίδα (μετά τθν ζκδοςθ αποτελεςμάτων) ιςχφουν κανονικά. Αυτόματη Ενημζρωςη Στοιχείων εγγεγραμμζνου Μαθητή μζςω Δημοτολογίου Στο ΠΣ myschool εντάχκθκε θ λειτουργικότθτα ενθμζρωςθσ των ςτοιχείων ενόσ Μακθτι μζςω τθσ διαςφνδεςθσ με το Εκνικό Δθμοτολόγιο. Στθν καρτζλα «Προςωπικά Στοιχεία» του Μακθτι ζχει προςτεκεί θ επιλογι «Αναηιτθςθ ςτο Δθμοτολόγιο» και επιλζγοντάσ το, εμφανίηεται αναδυόμενο παράκυρο με τα ςτοιχεία του Μακθτι. Ακολουκείτε τθ διαδικαςία αναηιτθςθσ όπωσ αυτι περιγράφθκε παραπάνω, επιλζγοντασ «Αναηιτθςθ» ι «Online Αναηιτθςθ», προκειμζνου να εμφανιςτεί το αποτζλεςμα και κάνοντασ κλικ ςε οποιοδιποτε ςθμείο τθσ εγγραφισ, προβάλλονται τα ςτοιχεία Δθμοτολογίου του Μακθτι. Στο ςθμείο αυτό μπορείτε να πραγματοποιιςετε ζλεγχο των ςτοιχείων με αυτά που ζχουν ιδθ καταχωριςτεί ςτο myschool και πιο ςυγκεκριμζνα των Προςωπικϊν Στοιχείων. Σε περίπτωςθ διαφωνίασ μπορείτε να ενθμερϊςετε τα ςτοιχεία επιλζγοντασ «Αντιγραφι Στοιχείων Πιςτοποιθτικοφ Γζννθςθσ ςτθν Καρτζλα». Τα πεδία τθσ Καρτζλασ Μακθτι, τα οποία κα ενθμερωκοφν κατά τθ διαδικαςία αυτι είναι: Αρικμόσ Δθμοτολογίου, Διμοσ εγγραφισ (ελεφκερο), Αρικμόσ Μθτρϊου Αρρζνων και ο Διμοσ Μθτρϊου Αρρζνων (ελεφκερο). Επιλζγετε «Αποκικευςθ» για να αποκθκευτοφν οι αλλαγζσ. 5