ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (Δ.Ο.Υ.) Μετά την οριστικοποίηση των αλλαγών του ΚΒΣ σας στέλνουμε τα απαραίτητα για την ενημέρωση του προγράμματος με τις εν ενεργεία Εφορίες (Δ.Ο.Υ.) καθώς και τις οδηγίες με τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε, για την ορθή αλλαγή των δεδομένων στους Πελάτες, Προμηθευτές και τις Διευθύνσεις Αποστολής αυτών. Οι αλλαγές και οδηγίες είναι προσαρμοσμένες στην τελευταία έκδοση του Microsoft Dynamics NAV InnovEra 3 ERP αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν και σε παλαιότερες εκδόσεις κατόπιν συνεννόησης με τους συμβούλους της Data Communication. Βήμα 1ο Έλεγχοι και αντίγραφο ασφάλειας Πριν ξεκινήσουμε την διαδικασία θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει πρόσφατο αντίγραφο ασφάλειας της βάσης δεδομένων του προγράμματος μέσα από το μενού του classic client ή από τον SQL Server. Οι παρακάτω οδηγίες εκτός από την ενημέρωση του αρχείου με τις Δ.Ο.Υ. περιλαμβάνουν διαδικασία αυτόματης αλλαγής όλων των στοιχείων στους Πελάτες τους Προμηθευτές και τις Διευθύνσεις Αποστολής, οι οποίες μπορούν να γίνουν και χειροκίνητα αν κάποιος το επιθυμεί. Στον πίνακα με τις Εφορίες πριν συνεχίσετε θα πρέπει να δείτε αν υπάρχει η Δ.Ο.Υ. «Μεγάλων Επιχειρήσεων» με κωδικό 1118, η «ΦΑΕ ΑΘΗΝΩΝ» με κωδικό 1159 ενώ αν υπάρχει η ΦΑΒΕ Αθηνών που καταργήθηκε παλιότερα θα πρέπει να σβηστεί πριν προχωρήσετε παρακάτω. Για οποιαδήποτε διαφοροποίηση των παραπάνω, προσθήκες νέων Εφοριών χειροκίνητα ή αλλαγών της πρότυπης παραμετροποίησης του συστήματος, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας πριν τρέξετε μόνοι σας τις ενημερώσεις που ακολουθούν. Βήμα 2ο Εισαγωγή αντικειμένων Από τον classic client επιλέγουμε διαδοχικά «Εργαλεία», «Object Designer», «Αρχείο», «Ιmport» για να εισάγουμε τα αντικείμενα με τις απαραίτητες αλλαγές από το σχετικό φάκελο που πρώτα θα έχετε κατεβάσει και αποθηκεύσει στον υπολογιστή σας. Με την επιλογή του αρχείου και την απάντηση στο σχετικό μήνυμα, μεταβαίνουμε στην παρακάτω οθόνη όπου μετά την επιλογή του πλήκτρου Replace All πατάμε «ΟΚ» ώστε να περάσουμε τις αλλαγές στα αντικείμενα της βάσης (objects). 1
Με την αποδοχή από το σύστημα το πρόγραμμα πρέπει να μας εμφανίσει την παρακάτω οθόνη. Τα αντικείμενα είναι κοινά για όλες τις εταιρείες στην ίδια database. Βήμα 3ο Εκτέλεση της εκτύπωσης για την ενημέρωση των δεδομένων με την φύλαξη των παλιών περιγραφών των Εφοριών (επαναλαμβάνουμε το βήμα για κάθε εταιρεία). Από τον Object Designer πάλι επιλέγουμε «Report» και αφού κατέβουμε στη γραμμή 48005618 με ονομασία «DCN Update New Tax Offices», επιλέγουμε το πλήκτρο «RUN» όπως φαίνεται στη παρακάτω οθόνη. Η ενημέρωση του πίνακα αυτού είναι ανά εταιρεία και θα πρέπει να εκτελεστεί μία φορά για κάθε εν ενεργεία εταιρεία που έχουμε στο σύστημά μας. Στη συνέχεια από τις επιλογές μαρκάρουμε μόνο τις δύο πρώτες επιλογές και τρέχουμε την ενημέρωση πατώντας «Προεπισκόπηση» όπως φαίνεται στην οθόνη. 2
Η διαδικασία αυτή θα κρατήσει όλες τις πιθανές διαφοροποιήσεις των χρηστών στις Περιγραφές των Εφοριών για την περίπτωση που χρειαστεί κάποια επιπλέον χειροκίνητη ενημέρωση μετά το τέλος της αυτόματης ενημέρωσης των δεδομένων. Βήμα 4ο Εισαγωγή δεδομένων στο πίνακα των Δ.Ο.Υ. Tax Office (επαναλαμβάνουμε το βήμα για κάθε εταιρεία) Από τον Object Designer συνεχίζουμε επιλέγοντας «Dataport» και στη γραμμή 48005618 με ονομασία «DCN Update New Tax Offices», επιλέγουμε το πλήκτρο «RUN» όπως φαίνεται στη παρακάτω οθόνη. Στη συνέχεια στις «Επιλογές» επιλέγουμε την Εισαγωγή του αρχείου «newdoy.csv» αφού πρώτα ενεργοποιήσουμε την εμφάνιση όλων των αρχείων, όπως φαίνεται παρακάτω. 3
Η εισαγωγή και η ενημέρωση του πίνακα αυτού είναι ανά εταιρεία και θα πρέπει να εκτελεστεί μία φορά για κάθε εν ενεργεία εταιρεία που έχουμε στο σύστημά μας. Βήμα 5ο Εκτέλεση της εκτύπωσης για την ενημέρωση των δεδομένων στους Πελάτες και Προμηθευτές (επαναλαμβάνουμε το βήμα για κάθε εταιρεία) Από τον Object Designer επιλέγουμε «Report» και στη γραμμή 48005618 με ονομασία «DCN Update New Tax Offices», επιλέγουμε το πλήκτρο «RUN» όπως φαίνεται στη παρακάτω οθόνη. Η ενημέρωση του πίνακα αυτού είναι ανά εταιρεία και θα πρέπει να εκτελεστεί μία φορά για κάθε εν ενεργεία εταιρεία που έχουμε στο σύστημά μας. Επιλέγουμε τα «Ενημέρωση Εγγραφών», «Ενημέρωση Πελατών», «Μεταφορά παλιάς ΔΟΥ σε Οριζόμενο Κείμενο 10» και «Ενημέρωση Προμηθευτών». Η επιλογή της Μεταφοράς της Παλιάς Περιγραφής στο Οριζόμενο Κείμενο 10 προτείνεται να είναι πάντα επιλεγμένο όταν κάνετε την ενημέρωση των Πελατών ή των Προμηθευτών ώστε αν είναι εύκολος στη συνέχεια ο έλεγχος της ορθότητας των αλλαγών. Αν το Οριζόμενο Κείμενο είναι κατειλημμένο από άλλα δεδομένα, το πρόγραμμα δεν θα κάνει αλλαγές και γεμίζει το πεδίο μόνο όταν αυτό είναι κενό. Μετά την ενημέρωση τα δεδομένα στο Οριζόμενο πεδίο θα σβήσουν αυτόματα αν τα περιεχόμενα είναι ίδια με το πεδίο ΔΟΥ. Δηλαδή στο Οριζόμενο πεδίο θα μείνουν μόνο οι περιγραφές των Εφοριών που έχουν αλλάξει. 4
Βήμα 6ο Έλεγχος αλλαγών στα στοιχεία των Πελατών, Προμηθευτών και τις Διευθ. Αποστολής (επαναλαμβάνουμε το βήμα για κάθε εταιρεία) Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας επιβάλετε να γίνει έλεγχος όλων των αλλαγών από τον κατάλογο των Πελατών, Προμηθευτών κλπ τοποθετώντας τη στήλη με το πεδίο της Δ.Ο.Υ και του Οριζόμενου Κείμενου 10 δίπλα δίπλα. Για την ενεργοποίηση του πεδίου στην Παραμετροποίηση να θυμίσουμε ότι η ενεργοποίηση γίνεται από τα Οριζόμενα Κείμενα. 5
Βήμα 7ο Ολοκλήρωση της διαδικασίας με την Διαγραφή των παλιών Δ.Ο.Υ. (επαναλαμβάνουμε το βήμα για κάθε εταιρεία) Από τον Object Designer επιλέγουμε «Report» και στη γραμμή 48005618 με ονομασία «DCN Update New Tax Offices», επιλέγουμε το πλήκτρο «Προεπισκόπηση» όπως φαίνεται στη παρακάτω οθόνη, ώστε να διαγραφούν από τον πίνακα των Δ.Ο.Υ. όλες οι παλιές εγγραφές και πατάμε «Προεπισκόπηση». Είμαστε στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε πληροφορία ή διευκρίνιση. Καλή Επιτυχία. 6