ΓΕΝΙΚΗ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ: Προς: 3/2018 [ΓΕ 3_2018] ΟΛΑ ΤΑ ΜΕΛΗ ΚΑΙ ΦΟΙΤΗΤΕΣ ΤΟΥ ΣΥΝΔΕΣΜΟΥ Ημερομηνία: 7 Φεβρουαρίου 2018 Θέμα: Νέα μηχανογραφημένη διαδικασία εγγραφής σε σεμινάρια του ΣΕΛΚ Αγαπητοί Συνάδελφοι Στο πλαίσιο της συνεχούς αναβάθμισης των εργασιών και των υπηρεσιών του Συνδέσμου, ο ΣΕΛΚ έχει προβεί σε μηχανογράφηση της διαδικασίας υποβολής αίτησης για συμμετοχή σε εκπαιδευτική δραστηριότητα καθώς και στη διαχείριση των στοιχεία Συνεχούς Επαγγελματικής Ανάπτυξης (ΣΕΑ) για κάθε Μέλος. Ως εκ τούτου, έχουν αναβαθμιστεί στα μηχανογραφημένα συστήματα του Συνδέσμου με σκοπό την ταχύτερη και αρτιότερη εξυπηρέτηση των Μελών αλλά και την επαύξηση της αποτελεσματικότητα της λειτουργίας των Συνδέσμου καθαυτού. Συνεπώς, από το 2018, ο Σύνδεσμος έχει εισάξει νέα μηχανογραφημένη διαδικασία εγγραφής σε σεμινάριο, η οποία μπορεί να διεκπεραιωθεί από την ιστοσελίδα του Συνδέσμου στο www.icpac.org.cy πολύ εύκολα. Η νέα διαδικασία επιτρέπει στο Σύνδεσμο να επιτελεί το έργο του πιο αποτελεσματικά, αποδοτικά και ολοκληρωμένα, ελαχιστοποιώντας έτσι τυχόν λάθη και καθυστέρηση, ενώ παρέχει καλύτερες πληροφορίες διαχείρισης. Πρόσθετα, διευκολύνεται η επικοινωνία του με τα Μέλη και τους Φοιτητές, παρέχοντας παράλληλα τη δυνατότητα τη απευθείας διαχείρισης της προσωπικής μερίδας των Μελών σε θέματα ΣΕΑ, μέσα από την ιστοσελίδα του ΣΕΛΚ. Η επιλογή εγγραφής σε σεμινάριο θα βρίσκεται στην ιστοσελίδα του Συνδέσμου www.icpac.org.cy κάτω από την κατηγορία «Εκπαιδευτικά Σεμινάρια». Περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιμα στα συνημμένα Παραρτήματα Ι και ΙΙ, τα οποία παρέχουν αναλυτική επεξήγηση της νέας διαδικασίας. Σημειώνεται ότι, η όλη η διαδικασία ολοκληρώνεται με πληρωμή του τέλους συμμετοχής ηλεκτρονικά, μέσω εξειδικευμένης διασύνδεσης με την JCC smart. Για να είναι δυνατή η δέσμευση θέσης συμμετοχής είναι απαραίτητη προϋπόθεση η ολοκλήρωση της διαδικασίας και καταβολής του σχετικού τέλους.
Η παρουσία των συμμετεχόντων στο Σεμινάριο θα λαμβάνεται με τον ίδιο τρόπο ως και σήμερα, δηλαδή με την υπογραφή του συμμετέχοντα στο παρουσιολόγιο. Μετά την ολοκλήρωση του Σεμιναρίου και επιβεβαίωση της παρουσίας των συμμετεχόντων, θα εκδίδεται και θα αποστέλλεται αυτόματα το πιστοποιητικό παρακολούθησης του σεμιναρίου με αναφορά στις αντίστοιχες μονάδες συνεχούς επαγγελματικής ανάπτυξης σε κάθε συμμετέχοντα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ για τα Μέλη /Φοιτητές αντίγραφο του πιστοποιητικού θα φυλάσσεται στην ατομική του μερίδα στην ιστοσελίδα του Συνδέσμου, στην κατηγορία ΣΕΑ / Πιστοποιητικά Παρακολούθησης Σεμιναρίων. Προσδοκούμε στην συνεργασία σας για την επιτυχή υλοποίηση της προσπάθειας τεχνολογικού εκσυγχρονισμού του Συνδέσμου και στην απρόσκοπτη λειτουργία της διαδικασίας συμμετοχής σεμιναρίων. Παραμένουμε στη διάθεσή σας για οποιεσδήποτε πρόσθετες πληροφορίες ή πρόσθετες διευκρινίσεις τυχόν χρειαστείτε. Με εκτίμηση Κυριάκος Ιορδάνου Γενικός Διευθυντής
Παράρτημα Ι: Διαδικασία εγγραφής σε σεμινάριο Α. Εγγραφή σε σεμινάριο με κόστος συμμετοχής: 1. Ο χρήστης επιλέγει το σεμινάριο πατώντας στο κουμπί ΕΓΓΡΑΦΗ. Στην οθόνη αυτή παρουσιάζεται όλη η πληροφόρηση σχετικά με το συγκεκριμένο Σεμινάριο (Γλώσσα Σεμιναρίου, Σε ποιους απευθύνεται, Ομιλητές, Συνεχής Επαγγελματική Ανάπτυξη, Κόστος Συμμετοχής, Διάρκεια, Χώρος Διεξαγωγής). Ο χρήστης επιλέγει τη συμμετοχή του στο συγκεκριμένο σεμινάριο πατώντας στο κουμπί ΕΓΓΡΑΦΗ 2. Αν ο χρήστης είναι Μέλος του ΣΕΛΚ επιλέγει την επιλογή «Μέλος» αλλιώς την επιλογή «Μη μέλος» Παράδειγμα οθόνης Π1 3. Στην περίπτωση που ο χρήστης είναι Μέλος του ΣΕΛΚ, θα πρέπει να συνδεθεί πριν προχωρήσει στην εγγραφή. Παράδειγμα οθόνη Π2
4. Τα στοιχεία του χρήστη με βάση το «login» συμπληρώνονται αυτόματα. 5. Σε περίπτωση που υπάρχει πρόβλημα με τον λογαριασμό του μέλους (Blocked) στον ΣΕΛΚ, ο χρήστης θα δει το πιο κάτω μήνυμα και δεν θα έχει γίνει καμιά συναλλαγή: Tίτλος: Υπήρξε κάποιο πρόβλημα Μήνυμα: Υπήρξε κάποιο πρόβλημα με τον λογαριασμό σας, παρακαλώ επικοινωνήστε με τον ΣΕΛΚ. Title: There was a problem Message: There was a problem with your account, please contact ICPAC. 6. Σε περίπτωση «Μη μέλους», ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει όλα τα στοιχεία που εμφανίζονται στην οθόνη του στο «Έντυπο Συμμετοχής» Παράδειγμα Οθόνης Π3
7. Ο χρήστης για να προχωρήσει στο επόμενο στάδιο, πρέπει να γίνουν αποδεκτοί οι όροι χρήσης και η Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων του ΣΕΛΚ (οι οποίοι επισυνάπτονται στο Παράρτημα Ι). 8. Στη συνέχεια Αφού συμπληρωθούν όλα τα στοιχεία ο χρήστης μεταφέρετε στην σελίδα της JCC όπου πρέπει να συμπληρώσει τα στοιχεία της κάρτας του και να πατήσει στο κουμπί Submit για να πληρώσει. Παράδειγμα οθόνη Π4 9. Τα λεκτικά που μπορεί να δει κάποιος χρήστης αναλόγως με το πως προχώρησε η διαδικασία (Accepted/Declined) είναι τα ακόλουθα. Περίπτωση 1: Η συναλλαγή δεν έγινε αποδεκτή απο την JCC Tίτλος: Υπήρξε κάποιο πρόβλημα Μήνυμα: (Μήνυμα από JCC). Η ΚΑΡΤΑ ΣΑΣ ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΧΡΕΩΘΕΙ! Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον ΣΕΛΚ εν ώρες εργασίας για οποιεσδήποτε διευκρινίσεις. Αριθμός Αναφοράς: xxxxxxx Title: There was a problem Message: (JCC Message). YOUR CARD HAS NOT BEEN CHARGED! You may contact ICPAC during office hours for any clarifications. Reference number: xxxxxxx Περίπτωση 2: Η συναλλαγή έγινε αποδεκτή απο την JCC Tίτλος: Η διαδικασία ολοκληρώθηκε Μήνυμα: Σας ευχαριστούμε για την εγγραφή σας στο σεμινάριο. Θα λάβετε σύντομα ένα email επιβεβαίωσης με τα στοιχεία του σεμιναρίου. Αριθμός Αναφοράς: xxxxxxx
Title: The process was completed Message: Thank you for your registration to the seminar. You will receive shortly a confirmation email with the seminar's details. Reference number: xxxxxxx 10. Αν ο χρήστης πατήσει στην επιλογή «Cancel and return to Merchant s website» θα δει το ακόλουθο μήνυμα. Παράδειγμα Οθόνη Π5 Tίτλος: Η διαδικασία ακυρώθηκε Μήνυμα: Έχετε ακυρώσει τη συναλλαγή. Η ΚΑΡΤΑ ΣΑΣ ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΧΡΕΩΘΕΙ! Αριθμός Αναφοράς: xxxxxxx Title: The process was canceled Message: You have cancelled your transaction. YOUR CREDIT CARD HAS NOT BEEN CHARGED! Reference number: xxxxxxx 11. Ο χρήστης θα λάβει Email μόνο εάν η διαδικασία ολοκληρώθηκε επιτυχώς. Στις περιπτώσεις που ο συμμετέχοντας είναι φυσικό πρόσωπο και έχει δηλώσει συμμετοχή στο σεμινάριο από μόνος του, το λεκτικό που θα αποστέλλεται θα περιλαμβάνει στοιχεία του τιμολογίου και λεπτομέρειες της συναλλαγής του. 12. Στις περιπτώσεις που ο συμμετέχοντας είναι φυσικό πρόσωπο που έχει δηλωθεί στο σεμινάριο μέσω κάποιου οίκου, το λεκτικό θα περιλαμβάνει μόνο επιβεβαίωση της συμμετοχής τους χωρίς το τιμολόγιο και λεπτομέρειες της συναλλαγής. 13. Σημειώνεται ότι, η απόδειξη είσπραξης που αποστέλλει η JCC θα αποτελεί την απόδειξη πληρωμής του σεμιναρίου. Δεν θα αποστέλλεται άλλο παραστατικό από το ΣΕΛΚ.
14. Στην περίπτωση που η αίτηση του χρήστη (είτε φυσικό πρόσωπο είτε οίκος) καταχωρήθηκε σε λίστα αναμονής (λόγω κάλυψης της χωρητικότητας του σεμιναρίου), ο χρήστης θα λαμβάνει e mail με το ακόλουθο λεκτικό: «Ευχαριστούμε για την αίτηση συμμετοχής σας στο Σεμινάριο. Η αίτηση συμμετοχής σας είναι προσωρινά σε λίστα αναμονής. Σε περίπτωση που η αίτηση σας απορριφθεί, θα σας σταλεί σχετική ειδοποίηση προς τούτο μαζί με τους λόγους απόρριψης της. Πρόσθετα, η πληρωμή σας αναφορικά με το πιο πάνω Σεμινάριο θα σας επιστραφεί μετά την απόρριψη.» Β. Εγγραφή σε σεμινάριο ΧΩΡΙΣ κόστος συμμετοχής: 1. Ο χρήστης επιλέγει το σεμινάριο πατώντας στο κουμπί ΕΓΓΡΑΦΗ. Στην οθόνη αυτή παρουσιάζεται όλη η πληροφόρηση σχετικά με το συγκεκριμένο Σεμινάριο (Γλώσσα Σεμιναρίου, Σε ποιούς απευθύνεται, Ομιλητές, Συνεχής Επαγγελματική Ανάπτυξη, Κόστος Συμμετοχής, Διάρκεια, Χώρος Διεξαγωγής). Ο χρήστης επιλέγει τη συμμετοχή του στο συγκεκριμένο σεμινάριο πατώντας στο κουμπί ΕΓΓΡΑΦΗ. 2. Αν ο χρήστης είναι Μέλος του ΣΕΛΚ επιλέγει την επιλογή «Μέλος» αλλιώς την επιλογή «Μη μέλος» Παράδειγμα οθόνη Π6 3. Στην περίπτωση που ο χρήστης είναι Μέλος ή Φοιτητής του ΣΕΛΚ, θα πρέπει να συνδεθεί πριν προχωρήσει στην εγγραφή. Παράδειγμα Οθόνης Π7
4. Τα στοιχεία του χρήστη με βάση το «login» συμπληρώνονται αυτόματα. 5. Σε περίπτωση που υπάρχει πρόβλημα με τον λογαριασμό του μέλους (Blocked) στον ΣΕΛΚ, ο χρήστης θα δει το πιο κάτω μήνυμα και δεν θα έχει γίνει καμιά συναλλαγή. Tίτλος: Υπήρξε κάποιο πρόβλημα Μήνυμα: Υπήρξε κάποιο πρόβλημα με τον λογαριασμό σας, παρακαλώ επικοινωνήστε με τον ΣΕΛΚ. Title: There was a problem Message: There was a problem with your account, please contact ICPAC. 6. Σε περίπτωση «Μη μέλους», ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει όλα τα στοιχεία που εμφανίζονται στην οθόνη του στο «Έντυπο Συμμετοχής» 7. Ο χρήστης για να προχωρήσει στο επόμενο στάδιο, πρέπει να γίνουν αποδεκτοί οι όροι χρήσης και η Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων του ΣΕΛΚ (οι οποίοι επισυνάπτονται στο Παράρτημα ΙΙ). 8. Όλοι οι συμμετέχοντες των δωρεάν σεμιναρίων θα λαμβάνουν τα ίδια e mail με τα πιο πάνω χωρίς το τιμολόγιο και το λεκτικό για την συναλλαγή.
Παράρτημα ΙΙ: Όροι και λεπτομέρειες Εγγραφή σε σεμινάριο Παρακαλώ σημειώστε ότι η συλλογή και επεξεργασία της παρούσας πληροφόρησης αφορούν μόνο στην διαδικασία συμμετοχής σεμιναρίων του ΣΕΛΚ. Η ευθύνη της ορθότητας των στοιχείων που συμπληρώνονται κατά την διεκπεραίωση της διαδικασίας σεμιναρίων ΣΕΛΚ, παραμένει στον συμμετέχοντα. Οίκος: Βεβαιώνετε ότι έχετε λάβει τη συγκατάθεση χρήσης Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του ατόμου που έχετε δηλώσει ως συμμετέχοντα στο σεμινάριο. 1. Διαδικασία εγγραφής: Μέλος του ΣΕΛΚ (φυσικό πρόσωπο): Επιλέξτε την επιλογή «Μέλος του ΣΕΛΚ και προχωρήστε με σύνδεση στην προσωπική σας μερίδα μέλους ( login). Συμπληρώστε τα πεδία που παρουσιάζονται στην οθόνη σας. Εφόσον βεβαιωθείτε για την ορθότητα των στοιχείων σας και δεδομένου ότι αποδέχεστε τους όρους και προϋποθέσεις που ισχύουν για την συμμετοχή σας στη διαδικασία Σεμιναρίων, προχωρήστε στο στάδιο πληρωμής. Με την ολοκλήρωση της πληρωμής (μέσω JCC Payment Systems) θα παραλάβετε αντίγραφο του τιμολογίου σας. Η ολοκλήρωση της πληρωμής μέσω JCC Payment systems θα αποτελεί και την απόδειξη πληρωμής σας. Μη Μέλος του ΣΕΛΚ (φυσικό πρόσωπο): Επιλέξτε την επιλογή «Μη Μέλος του ΣΕΛΚ». Συμπληρώστε τα πεδία που παρουσιάζονται στην οθόνη σας. Εφόσον βεβαιωθείτε για την ορθότητα των στοιχείων σας και δεδομένου ότι αποδέχεστε τους όρους και προϋποθέσεις που ισχύουν για την συμμετοχή σας στη διαδικασία Σεμιναρίων, προχωρήστε στο στάδιο πληρωμής. Με την ολοκλήρωση της πληρωμής (μέσω JCC Payment Systems) θα παραλάβετε αντίγραφο του τιμολογίου σας. Η ολοκλήρωση της πληρωμής μέσω JCC Payment systems θα αποτελεί και την απόδειξη πληρωμής σας. Μέλος του ΣΕΛΚ (Οίκος): Επιλέξτε την επιλογή «Μέλος του ΣΕΛΚ και προχωρήστε με σύνδεση στην προσωπική σας μερίδα μέλους ( login). Συμπληρώστε τα πεδία που παρουσιάζονται στην οθόνη σας. Συμπληρώστε τα στοιχεία που χρειάζονται για την συμμετοχή των ατόμων του οίκου σας στην διαδικασία Σεμιναρίων. Εφόσον βεβαιωθείτε για την ορθότητα των στοιχείων σας και δεδομένου ότι αποδέχεστε τους όρους και προϋποθέσεις που ισχύουν για την συμμετοχή σας στη διαδικασία Σεμιναρίων, προχωρήστε στο στάδιο πληρωμής.
Με την ολοκλήρωση της πληρωμής (μέσω JCC Payment Systems) θα παραλάβετε αντίγραφο του τιμολογίου σας. Η ολοκλήρωση της πληρωμής μέσω JCC Payment systems θα αποτελεί και την απόδειξη πληρωμής σας. Μη Μέλος του ΣΕΛΚ (Οίκος): Επιλέξτε την επιλογή «Μη Μέλος του ΣΕΛΚ» Συμπληρώστε τα πεδία που παρουσιάζονται στην οθόνη σας. Συμπληρώστε τα στοιχεία που χρειάζονται για την συμμετοχή των ατόμων του οίκου σας στην διαδικασία Σεμιναρίων. Εφόσον βεβαιωθείτε για την ορθότητα των στοιχείων σας και δεδομένου ότι αποδέχεστε τους όρους και προϋποθέσεις που ισχύουν για την συμμετοχή σας στη διαδικασία Σεμιναρίων, προχωρήστε στο στάδιο πληρωμής. Με την ολοκλήρωση της πληρωμής (μέσω JCC Payment Systems) θα παραλάβετε αντίγραφο του τιμολογίου σας. Η ολοκλήρωση της πληρωμής μέσω JCC Payment systems θα αποτελεί και την απόδειξη πληρωμής σας. 2. Πολιτική ακύρωσης: Ο ΣΕΛΚ διατηρεί το δικαίωμα απόρριψης της αίτησης συμμετοχής σας. Σε τέτοια περίπτωση ο ΣΕΛΚ θα επικοινωνήσει μαζί σας για τους λόγους απόρριψής της. Πρόσθετα, η πληρωμή σας αναφορικά με το πιο πάνω σεμινάριο θα σας επιστραφεί μετά την απόρριψη. 3. Πολιτική επιστροφής χρημάτων: Έχετε το δικαίωμα ακύρωσης της συμμετοχής σας με δικαίωμα επιστροφής των χρημάτων σας, μέχρι 4 ημέρες πριν την ημερομηνία του σεμιναρίου. Σε περίπτωση ακύρωσης της συμμετοχής σας μετά το χρονικό πλαίσιο που καθορίζεται πιο πάνω δεν θα επιτρέπεται η επιστροφή των χρημάτων σας. Σε περιπτώσεις ακύρωσης της συμμετοχής σας παρακαλούμε επικοινωνήστε με το ΣΕΛΚ στο seminars@icpac.org.cy