ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ANTIKEIMENO ΕΡΓΟΥ

ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ANTIKEIMENO ΕΡΓΟΥ Αντικείμενο του παρόντος έργου είναι η ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση των ιατρικών φακέλων και φακέλων προσωπικού της Ο.ΣΥ. Α.Ε. και ηλεκτρονική διαχείριση αυτών μέσω ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων και ροής εργασιών. Ειδικότερα, το αντικείμενο του παρόντος διαγωνισμού αποτελείται από τα παρακάτω δύο τμήματα: Α. Υπηρεσίες ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης αρχείου Β1. Υπηρεσίες ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης του υφιστάμενου αρχείου των ιατρικών φακέλων. Β2. Υπηρεσίες ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης του υφιστάμενου αρχείου Προσωπικού. Για τη ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση θα χρησιμοποιηθούν διεθνώς αναγνωρισμένα τεχνολογικά πρότυπα και οδηγίες, προσαρμοσμένα στις ιδιαίτερες απαιτήσεις της Ο.ΣΥ. Α.Ε.. Στο πλαίσιο του έργου θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί από τον Ανάδοχο εργαστήριο ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης στις εγκαταστάσεις της Ο.ΣΥ. Α.Ε.. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να δημιουργήσει όσους σταθμούς εργασίας απαιτηθούν, στο χώρο που βρίσκονται τα φυσικά αρχεία της Ο.ΣΥ. Α.Ε., κατά την κρίση του προκειμένου να διασφαλίσει την ολοκλήρωση του αντικειμένου της ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης μέσα στο καθορισμένο χρονικό διάστημα. Ειδικότερα, το έργο περιλαμβάνει: την ψηφιοποίηση, με τη μέθοδο της σάρωσης, του υφιστάμενου αρχειακού υλικού έντυπης μορφής των ιατρικών φακέλων και των φακέλων προσωπικού της Ο.ΣΥ. Α.Ε.. την επεξεργασία και εν τέλει βελτίωση της ποιότητας των σαρωμένων εγγράφων (εφόσον κατά ή μετά τη σάρωση διαπιστωθεί μη αποδεκτή ποιότητα σάρωσης). την καταλογογράφηση (χαρακτηρισμό σε συγκεκριμένα πεδία / μεταδεδομένα) των σαρωμένων εγγράφων. τον ποιοτικό έλεγχο των παραγόμενων ψηφιακών προϊόντων - καταχωρημένων εγγράφων, με τρόπο που να διασφαλίζεται η ακεραιότητα των δεδομένων και η αποφυγή λαθών (λάθη στην καταχώρηση στοιχείων, διπλή καταχώρηση του ίδιου εγγράφου κ.λπ.). Α. Σύστημα διαχείρισης των ψηφιοποιημένων εγγράφων Α1. Υποσύστημα Διαχείρισης Ιατρικών Φακέλων με σκοπό την οργανωμένη τήρηση στοιχείων και εγγράφων των ασθενών και διασύνδεση των πληροφοριακών στοιχείων των ασθενών με τα εισαχθέντα έγγραφα. Σελίδα: 1

Α2. Υποσύστημα Διαχείρισης Φακέλων Προσωπικού με σκοπό την οργανωμένη τήρηση εγγράφων προσωπικού (βιογραφικά, πιστοποιητικά, διπλώματα, άδειες κτλ.) σε Ηλεκτρονικούς Φακέλους, αλληλοσυμπληρώνοντας το φυσικό αρχείο και τις αργές διαδικασίες αναζήτησης εγγράφων. Πιο συγκεκριμένα στο αντικείμενο της σύμβασης που θα συναφθεί με τον Ανάδοχο του παρόντος διαγωνισμού περιλαμβάνονται: - Προμήθεια οκτώ (8) νέων αδειών χρήσης του συστήματος. - Ανάλυση απαιτήσεων, εγκατάστασης και παραμετροποίησης ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων. - Εισαγωγή στοιχείων της οργανωτικής δομής, της ιεραρχίας και των αρμοδιοτήτων των υπαλλήλων Καθορισμός κανόνων πρόσβασης και ρόλων χρηστών. - Εγκατάσταση του λογισμικού στις κατάλληλες υποδομές εξοπλισμού, τηρώντας ανεξάρτητη την εγκατάσταση των ιατρικών φακέλων. - Παροχή υπηρεσιών εκπαίδευσης στους χρήστες και στους διαχειριστές του συστήματος. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ & ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ Στις παραγράφους που ακολουθούν περιγράφονται: Α) Οι απαιτήσεις εγκατάστασης και παραμετροποίησης ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων και ροής εργασιών προκειμένου να υποστηρίζεται η Ηλεκτρονική Διαχείριση Ιατρικών Φακέλων και η Ηλεκτρονική Διαχείριση Φακέλων Προσωπικού. Β) Το προς ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση υλικό, οι απαιτήσεις αναφορικά με τις ζητούμενες υπηρεσίες ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης και η μεθοδολογία βάσει της οποίας ο Ανάδοχος οφείλει να δημιουργήσει το τελικό παραγόμενο ψηφιακό υλικό, με έμφαση στα βήματα που διασφαλίζουν την ασφάλεια του πρωτογενούς υλικού και την ποιότητα των παραγόμενων ψηφιακών τεκμηρίων. Αναλυτικότερα: Α) Τα απαιτούμενα υποσυστήματα θα πρέπει να καλύπτουν τις απαιτήσεις διαχείρισης και διακίνησης όλων των εγγράφων για ολόκληρο τον κύκλο ζωής τους. Αναλυτικότερα, στα πλαίσια του έργου θα πρέπει να καλυφθούν οι ακόλουθες λειτουργικές απαιτήσεις: - Ψηφιοποίηση όλων των εντύπων στην πύλη εισόδου των εγγράφων. - Εισαγωγή ηλεκτρονικών εγγράφων (emails, fax,.doc,.pdf, κτλ) με δυνατότητα χρήσης κατάλληλης εργαλειοθήκης από το περιβάλλον του MS Office. - Ταξινόμηση, Αρχειοθέτηση και Οργάνωση του αρχείου της κάθε διεύθυνσης / τμήματος. - Δυνατότητα απενεργοποίησης λειτουργικότητας διακίνησης δρομολόγησης εγγράφων. - Δυνατότητα απενεργοποίησης προώθησης εγγράφων σε χρήστες και ρόλους με καθορισμό προθεσμίας διεκπεραίωσης, προτεραιότητας, σχολίων, κλπ. Σελίδα: 2

- Ασφάλεια πρόσβασης σε πληροφοριακά στοιχεία και έγγραφα. - Δυνατότητα δημιουργίας προφίλ χρηστών για πιο γρήγορη ανάθεση δικαιωμάτων. - Καταγραφή ιστορικού ενεργειών, διαδικασιών όπου θα περιγράφεται κάθε βήμα, πότε ελήφθη, πότε απαντήθηκε, η απόφαση που ελήφθη, όνομα, ημερομηνία κλπ. - Απλοποιημένη διαδικασία δημιουργίας αναφορών κατόπιν σχετικής έγκρισης. - Κρυπτογράφηση εγγράφου για τη διασφάλιση τόσο της πιστοποίησης της ταυτότητας του υπογράφοντος όσο και για την ασφαλή ροή των εγγράφων στο δίκτυο, ώστε να μη μπορούν να χρησιμοποιηθούν από μη νόμιμους χρήστες. - Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων Κειμένου (OCR) σε έγγραφα και εικόνες κυρίως για τη χρήση σε αναζητήσεις. - Δυνατότητα απενεργοποίησης εκτύπωσης, αποστολής μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αποθήκευσης για ένα έγγραφο. - Επίσης οι χρήστες του συστήματος (ιατρείο και προσωπικό) πρέπει να έχουν τη δυνατότητα για: Δημιουργία νέου φακέλου Προσθήκη νέου υποφακέλου ή και υποφακέλου εντός των υπαρχόντων. Προσθήκη νέων αρχείων σε υπάρχον υποφάκελο ή μετακίνηση αρχείων από υποφάκελο σε υποφάκελο. Δυνατότητα προσθήκης και διαχείρισης των μεταδεδομένων κατόπιν εξουσιοδότησης. Διαγραφή ψηφιοποιημένου εγγράφου, υποφακέλου, φακέλου κατόπιν εξουσιοδότησης. Αναζήτηση εγγράφων με πολλαπλά κριτήρια (μεταδεδομένα + OCR) Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Μετά την ολοκλήρωση της εγκατάστασης και παραμετροποίησης του συστήματος ο ανάδοχος οφείλει να υποβάλει πρόγραμμα εκπαίδευσης για όλες τις κατηγορίες των χρηστών του προτεινόμενου συστήματος. Ειδικότερα η εκπαίδευση περιλαμβάνει εκπαίδευση διαχειριστών και εκπαίδευση τελικών χρηστών του συστήματος ως προς τη χρήση του συστήματος αλλά και ως προς τη ψηφιοποίηση μελλοντικών νέων αρχείων που θα γίνεται αργότερα από τους υπαλλήλους της Ο.ΣΥ. Α.Ε.. Στα παραδοτέα του Συστήματος θα περιλαμβάνεται και το αντίστοιχο υλικό τεκμηρίωσης (εγχειρίδια χρήσης, κλπ.) σε γραπτή και ηλεκτρονική μορφή που θα απευθύνεται στους χρήστες του Συστήματος και θα τους υποστηρίζει με σκοπό τη βέλτιστη εκμετάλλευσή του. Επίσης παράδοση στους διαχειριστές της εφαρμογής τεχνικών εγχειριδίων παρουσίασης της βάσης δεδομένων και συσχέτισης πινάκων. Σελίδα: 3

Πιλοτική Λειτουργία Μετά την ολοκλήρωση της υλοποίησης του συστήματος, ο Ανάδοχος πρέπει να θέσει το σύστημα σε Πιλοτική Λειτουργία κάτω από πραγματικές συνθήκες για χρονικό διάστημα ενός (1) Μήνα. Η Πιλοτική Λειτουργία του Συστήματος αναφέρεται στο πρώτο στάδιο της πραγματικής λειτουργίας του και διέπεται από τις παρακάτω αρχές: Έχει προκαθορισμένο, σύντομο χρονικό διάστημα. Με τη συμμετοχή μιας περιορισμένης, αλλά αντιπροσωπευτικής ομάδας χρηστών, καλύπτει το σύνολο των επιχειρησιακών διαδικασιών. Καλύπτει το σύνολο των λειτουργιών του συστήματος. Χρησιμοποιεί το σύνολο των διαθέσιμων πληροφοριών του συστήματος. Στο πλαίσιο αυτής της αρχικής πιλοτικής περιόδου λειτουργίας ο ανάδοχος οφείλει να παρέχει τις παρακάτω υπηρεσίες: Σχεδιασμό και εκτέλεση δοκιμών και ελέγχων αποδοχής από την αναθέτουσα αρχή Τεχνική υποστήριξη (προληπτική και διορθωτική συντήρηση) του πληροφοριακού συστήματος Διόρθωση των σφαλμάτων και ενσωμάτωση κρίσιμων βελτιώσεων που δεν αλλοιώνουν τη βασική λειτουργικότητα του λογισμικού, κρίνονται όμως απαραίτητες από την αναθέτουσα αρχή Σε περίπτωση που κατά την περίοδο Πιλοτικής Λειτουργίας, εμφανισθούν προβλήματα ή διαπιστωθεί ότι δεν πληρούνται κάποιες από τις προδιαγραφόμενες απαιτήσεις, ο Ανάδοχος οφείλει να προβαίνει άμεσα στις απαραίτητες βελτιωτικές παρεμβάσεις και αναπροσαρμογές, ώστε το Σύστημα, μετά το πέρας της Πιλοτικής Λειτουργίας, να είναι έτοιμο για παραγωγική εκμετάλλευση εντός των χρονικών ορίων. Β) Στις παραγράφους που ακολουθούν περιγράφεται το προς ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση υλικό, οι απαιτήσεις αναφορικά με τις ζητούμενες υπηρεσίες ψηφιοποίησης και καταλογογράφησης και η μεθοδολογία βάσει της οποίας ο Ανάδοχος οφείλει να δημιουργήσει το τελικό παραγόμενο ψηφιακό υλικό, με έμφαση στα βήματα που διασφαλίζουν την ασφάλεια του πρωτογενούς υλικού και την ποιότητα των παραγόμενων ψηφιακών τεκμηρίων. 1. Υλικό προς ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση Τμήμα Α: Ιατρικοί Φάκελοι Το προς ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση υλικό αφορά τους ιατρικούς φακέλους με συνολικό αριθμό 200.000 σελίδων, το οποίο περιέχει έγγραφα Α3, Α4, Α5, φωτοτυπημένους υπερήχους και ένα 6σέλιδο έντυπο-χαρτόνι διπλωμένο που είναι ο «Ατομικός Φάκελος Υγείας Εργαζομένου», ως επί το πλείστον σελίδες Α4. Σελίδα: 4

Τμήμα Β: Φάκελοι Προσωπικού Το προς ψηφιοποίηση και καταλογογράφηση υλικό αφορά τους φακέλους προσωπικού με συνολικό αριθμό 1.200.000 σελίδων, το οποίο περιέχει έγγραφα Α3, Α4 και Α5 και κάποια μηχανογραφικά έντυπα. Η ψηφιοποίηση θα ξεκινήσει από το ενεργό αρχείο όσον αφορά τα στοιχεία των ιατρικών φακέλων και των φακέλων προσωπικού. Η τελική καταμέτρηση θα αποδεικνύεται από το πλήθος των ψηφιοποιημένων εγγράφων που θα παραδοθούν. Η τελική αποτίμηση θα εξαρτηθεί από το πλήθος αυτών. 2. Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης - Απαιτήσεις διασφάλισης ποιότητας σάρωσης Για την ψηφιοποίηση - σάρωση του αρχειακού υλικού θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν σαρωτές εγγράφων, που θα υποστηρίζουν κατ ελάχιστο τα ακόλουθα: Σάρωση που να διασφαλίζει την ακεραιότητα των εγγράφων, δηλαδή σάρωση που να μην προκαλεί φθορές στα έγγραφα. Υψηλές ταχύτητες σάρωσης ώστε να διασφαλιστεί η υλοποίηση της δράσης εντός του προδιαγεγραμμένου χρονοδιαγράμματος. Υψηλή ποιότητα σάρωσης, με εφαρμογή κατάλληλου φωτισμού, κατάλληλων χαρακτηριστικών σάρωσης κ.λπ., ώστε να μη δυσχεραίνεται η εργασία καταχώρησης των εγγράφων. Οι σαρωτές θα συνοδεύονται από ειδικό λογισμικό που θα δίνει τη δυνατότητα επεξεργασίας και εν τέλει βελτίωσης της ποιότητας των σαρωμένων εγγράφων, ενέργεια που αποτελεί υποχρέωση του Αναδόχου (εφόσον απαιτηθεί βελτίωση της ποιότητας των σαρωμένων εγγράφων). Ο κάθε σαρωτής εγγράφων θα είναι συνδεδεμένος με υπολογιστικό σύστημα επαρκούς επεξεργαστικής ισχύος, το οποίο θα χρησιμοποιείται για την επεξεργασία των σαρωμένων εικόνων και την αποθήκευσή τους στα κατάλληλα μέσα (π.χ. σκληρός ή / και οπτικός δίσκος). Επίσης θα πρέπει να διασφαλιστεί ότι τα υπολογιστικά συστήματα που θα χρησιμοποιηθούν θα συνεργάζονται ομαλά με τους σαρωτές ώστε να εφαρμόζεται η ταχύτερη δυνατή σάρωση και επεξεργασία, όπου αυτή απαιτηθεί. Οι σαρωτές - εκτυπωτές και το υπολογιστικό σύστημα που θα χρησιμοποιηθούν θα πρέπει να καλύπτουν κατ ελάχιστον τις παρακάτω τεχνικές απαιτήσεις σάρωσης: Οπτική ανάλυση (Optical Resolution) μεγαλύτερη ή ίση με 200 dpi. Δυνατότητα έγχρωμης εκτύπωσης και εκτύπωσης σε τόνους του γκρι (grayscale) Λογισμικό επεξεργασίας των σαρωμένων εγγράφων, με δυνατότητα διαχωρισμού σελίδας, χαρακτηρισμού εγγράφων, ευθυγράμμισης, αφαίρεσης θορύβου. Δυνατότητα αποθήκευσης των σαρωμένων εικόνων κατ ελάχιστον σε αρχεία τύπου TIFF, JPEG, PDF, multipage TIFF, BMP, GIF. Σελίδα: 5

Δυνατότητα αποθήκευσης των σαρωμένων εικόνων σε οπτικούς δίσκους μεγάλης χωρητικότητας. Ο αλγόριθμος συμπίεσης που θα χρησιμοποιηθεί θα πρέπει να είναι ο CCITT G4 για ασπρόμαυρα έγγραφα και ο JPEG για τόνους του γκρι και έγχρωμα έγγραφα. Κατά την διαδικασία της σάρωσης θα πρέπει να γίνεται έλεγχος και επεξεργασία των εικόνων πριν αποθηκευτούν, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται: Η βελτιστοποίηση του οπτικού αποτελέσματος Η ευθυγράμμιση της σαρωμένης σελίδας Η αφαίρεση του κενού περιθωρίου Η αφαίρεση της καμπυλότητας της σελίδας Η ακεραιότητα των σαρωμένων στοιχείων Η αποτύπωση όλων πληροφοριών που είναι καταγεγραμμένες στο πρωτότυπο έγγραφο. Οι υποψήφιοι Ανάδοχοι θα πρέπει στην προσφορά τους να περιγράψουν αναλυτικά τον τρόπο με τον οποίο θα διασφαλίσουν τα παραπάνω. Διευκρινίζεται ότι : 1. Ο εξοπλισμός και το λογισμικό που θα χρησιμοποιηθεί για τη σάρωση των υφιστάμενου αρχειακού υλικού θα είναι κυριότητας του Αναδόχου και δεν αποτελεί παραδοτέο του παρόντος έργου. Μετά την παράδοση του έργου, η σάρωση θα γίνεται από το προσωπικό της Ο.ΣΥ. Α.Ε. μέσα από το περιβάλλον του συστήματος της ηλεκτρονικής διαχείρισης των φακέλων και με τη χρήση σαρωτών της εταιρείας. 2. Για τον εξοπλισμό και το λογισμικό σάρωσης που θα χρησιμοποιηθεί, ο Ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει και να υποβάλλει όλες τις απαιτούμενες νόμιμες άδειες, τις οποίες η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να ελέγξει οποιαδήποτε στιγμή. 3. Ο εξοπλισμός και το λογισμικό που θα χρησιμοποιηθεί για τη σάρωση των υφιστάμενου αρχειακού υλικού θα εγκατασταθεί στο χώρο της Ο.ΣΥ. Α.Ε. που είναι το φυσικό αρχείο εντός Αττικής που θα προσδιορίσει η Αναθέτουσα Αρχή και όπου θα πραγματοποιηθεί η ψηφιοποίηση. 4. Η αποσυρραφή και η επανασυρραφή θα γίνεται από τον φορέα. 3. Ψηφιοποιημένο Υλικό Σάρωσης Το ψηφιοποιημένο υλικό σάρωσης που θα συνοδεύει τη σάρωση κάθε εγγράφου θα είναι: 1. Αρχείο που δημιουργείται κατά τη διαδικασία της σάρωσης, σε πλήρες μέγεθος. 2. Αρχείο εγγράφου μικρότερου μεγέθους (μέγιστο μέγεθος 150 KB). 3. Μεταδεδομένα (metadata) που θα αφορούν στο συγκεκριμένο έγγραφο. 4. Αναφορά Ελέγχου Σελίδα: 6

4. Υπηρεσίες καταλογογράφησης - Μεταδεδομένα Ο Ανάδοχος θα πρέπει να τεκμηριώσει τα ψηφιοποιημένα έγγραφα μεριμνώντας για τη συντακτική και σημασιολογική συμβατότητά τους με διεθνώς αναγνωρισμένα πρότυπα αλλά και μεταξύ τους. ΙΑΤΡΙΚΟΙ ΦΑΚΕΛΟΙ Τα μεταδεδομένα που θα προβλέψει ο Ανάδοχος για κάθε ιατρικό φάκελο θα συνίστανται από τα εξής πεδία: Αριθμός Μητρώου (ΑΜ) (6ψηφία), το οποίο αναφέρεται στο φάκελο «Ατομικός Φάκελος Υγείας Εργαζομένου». Στην συνέχεια, για κάθε φάκελο, ο ανάδοχος του έργου θα αντλήσει τα παρακάτω μεταδεδομένα από αρχείο σε μορφή excel το οποίο θα παραδοθεί από την Ο.ΣΥ. Α.Ε. και θα συμπληρωθούν τα παρακάτω απαιτούμενα πεδία στο παραδοτέο υποσύστημα. Ονοματεπώνυμο, Έτος γέννησης υπαλλήλου, Ημερομηνία διακοπής εργασίας, Ημερομηνία πρόσληψης, Τρέχουσα Ειδικότητα Για κάθε ιατρικό φάκελο θα υπάρχουν οι παρακάτω 6 υποφάκελοι: 1. Βεβαιώσεις καταλληλόλητας κατά την πρόσληψη. 2. Γνωματεύσεις καταλληλόλητας μετά από προληπτικούς περιοδικούς ιατρικούς ελέγχους. 3. Γνωματεύσεις καταλληλότητας μετά από μακρά ασθένεια. 4. Γνωματεύσεις μετά από αίτημα εργαζομένου 5. Εξετάσεις. 6. Λοιπά. Για κάθε εξέταση (έγγραφο) που καταχωρείται στο φάκελο εξετάσεις πρέπει να προβλεφθεί ένα πεδίο στο οποίο θα αναγράφεται η ημερομηνία της εξέτασης και η οποία ημερομηνία θα καταχωρείται τη στιγμή της ψηφιοποίησης. Σελίδα: 7

ΦΑΚΕΛΟΙ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Τα μεταδεδομένα που θα προβλέψει ο Ανάδοχος για κάθε φάκελο του προσωπικού θα συνίστανται από τα εξής: Αριθμός Μητρώου (ΑΜ) (6ψηφία), το οποίο αναφέρεται στο φάκελο «Φάκελος Προσωπικού Εργαζομένου». Στην συνέχεια, για κάθε φάκελο, ο ανάδοχος του έργου θα αντλήσει τα παρακάτω μεταδεδομένα από αρχείο σε μορφή excel το οποίο θα παραδοθεί από την Ο.ΣΥ. Α.Ε. και θα συμπληρωθούν τα απαιτούμενα πεδία στο παραδοτέο υποσύστημα. Ονοματεπώνυμο, Έτος γέννησης υπαλλήλου, Ημερομηνία διακοπής εργασίας, Ημερομηνία πρόσληψης, Τρέχουσα Ειδικότητα Τα έγγραφα των φακέλων της πρώην Ε.ΘΕ.Λ. είναι κατηγοριοποιημένα σε 3 υποφακέλους ενώ οι υπόλοιποι φάκελοι που ανήκουν στον πρώην Η.Λ.Π.Α.Π. δεν έχουν κατηγοριοποίηση. Και στις 2 περιπτώσεις για κάθε φάκελο θα δημιουργηθούν 3 υποφάκελοι: Δικαιολογητικά πρόσληψης Δικαιολογητικά μισθοδοσίας Λοιπά έγγραφα Για τους φακέλους του Η.Λ.Π.Α.Π. οι υποφάκελοι Δικαιολογητικά πρόσληψης και Δικαιολογητικά μισθοδοσίας θα είναι κενοί αλλά θα μπορούν αργότερα να γεμίσουν από τους χρήστες της Ο.ΣΥ. Α.Ε. μετακινώντας αρχεία από τον υποφάκελο ΛΟΙΠΑ. Μετά το πέρας της ψηφιοποίησης κάθε φακέλου ο ανάδοχος θα έχει δημιουργήσει μια ετικέτα barcode που θα επικολλείται στο φυσικό φάκελο αμέσως μετά το πέρας της επανατοποθέτησης όλων των εγγράφων σε αυτόν, ώστε να είναι ευκρινής άμεσα αν κάποιος φάκελος είναι ψηφιοποιημένος η όχι. Το αναφερόμενο barcode θα είναι διαχειρίσιμο από το σύστημα και θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως κριτήριο αναζήτησης από τους χρήστες του συστήματος. Η ετικέτα εκτός από το barcode θα αναγράφει το ΑΜ του εργαζόμενου καθώς και το παρακάτω λεκτικό με συμπληρωμένη την ημερομηνία από το σύστημα: ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ 1ης ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗΣ: Σελίδα: 8

5. Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος παραγόμενων προϊόντων σάρωσης Ο Ανάδοχος υποχρεούται, κατά τη διάρκεια των εργασιών σάρωσης και καταλογογράφησης κάθε εγγράφου, να πραγματοποιεί ποιοτικούς ελέγχους στα παραγόμενα προϊόντα. Σκοπός του ποιοτικού ελέγχου ως προς το σαρωμένο υλικό και τη σχετική καταλογογράφηση είναι να επιβεβαιωθεί ότι τα παραγόμενα ψηφιακά προϊόντα είναι σύμφωνα με τις απαιτήσεις της προκήρυξης και με βάση το αρχικό αναλογικό υλικό. Επίσης, ο Ανάδοχος υποχρεούται με το πέρας της σάρωσης και τεκμηρίωσης κάθε πακέτου, να πραγματοποιεί ποσοτικούς ελέγχους στα παραγόμενα προϊόντα. Σκοπός του ποσοτικού ελέγχου είναι να επαληθευτεί ότι σαρώθηκε και τεκμηριώθηκε το σύνολο των εγγράφων που προδιαγράφονται. Οι ποιοτικοί έλεγχοι που θα εκτελούνται θα περιλαμβάνουν κατ ελάχιστον τα παρακάτω: Έλεγχο της ποιότητας των σαρωμένων εγγράφων. Σκοπός των συγκεκριμένων ελέγχων είναι να εξασφαλιστεί ότι η ποιότητα σάρωσης θα είναι σύμφωνη με την ποιότητα που προδιαγράφεται στη παρούσα διακήρυξη. Στις περιπτώσεις που θα διαπιστώνεται σε μία σάρωση εγγράφου απόκλιση από το πρωτότυπο, τότε αυτή θα περνά από επεξεργασία ή θα πραγματοποιείται νέα σάρωση. Οι ποιοτικές απαιτήσεις σάρωσης είναι οι εξής: i. Οι σαρωμένες σελίδες πρέπει να είναι πλήρεις, να περιλαμβάνουν δηλαδή το σύνολο των πληροφοριών που απεικονίζονται στο πρωτογενές Υλικό. ii. iii. Στις σαρωμένες εικόνες δεν πρέπει να εμφανίζονται γραμμές θορύβου από κακή σάρωση (bad scan lines), κενά τμήματα εικόνας καθώς και διπλά είδωλα λόγω αστοχίας στη σάρωση. Επίσης, δεν πρέπει να εμφανίζονται γρατσουνιές (scratches), σκόνη, βρωμιά (lint), λεκέδες / κηλίδες, στίγματα καθώς και άλλα ελαττώματα / ατέλειες, εκτός αυτών που προέρχονται από το πρωτογενές Υλικό. Ανάλυση σάρωσης (dpi/ppi, βάθος χρώματος κλπ) σύμφωνα με τις απαιτήσεις της προκήρυξης. Έλεγχο της καταλογογράφησης / των μεταδεδομένων. Σκοπός των συγκεκριμένων ελέγχων είναι να εξασφαλιστεί ότι τα μεταδεδομένα που θα έχουν καταχωρηθεί από τον Ανάδοχο είναι σύμφωνα με το περιεχόμενο του πρωτότυπου Υλικού που δόθηκε από την Αναθέτουσα Αρχή. Τυχόν λάθη που θα διαπιστώνονται σε αυτούς τους ελέγχους θα διορθώνονται άμεσα από τον Ανάδοχο. Έλεγχο της ορθότητας στην κωδικοποίηση των αρχείων, των φακέλων και των μέσων αποθήκευσης. Σκοπός των συγκεκριμένων ελέγχων είναι να εξασφαλιστεί ότι ακολουθείται το μοντέλο κωδικοποίησης που θα αποφασιστεί. Τυχόν λάθη που θα διαπιστώνονται σε αυτούς τους ελέγχους θα διορθώνονται άμεσα από τον Ανάδοχο. Ο υποψήφιος Ανάδοχος καλείται να περιγράψει στην Τεχνική του Προσφορά τη μεθοδολογία ελέγχων που θα εφαρμόσει. Σελίδα: 9

6. Δειγματοληπτικός έλεγχος παραγόμενων προϊόντων σάρωσης Η ποιότητα του υλικού σάρωσης των εγγράφων θα ελέγχεται δειγματοληπτικά από το αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσας Αρχής, μέσω προκαθορισμένων ελέγχων ποιότητας και σύμφωνα με την πρόοδο των εργασιών σάρωσης. Οι ομάδες δειγματοληπτικού ελέγχου, που θα είναι υπό την εποπτεία της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου (ΕΠΠΕ), θα οριστούν από την Αναθέτουσα Αρχή. Οι δειγματοληπτικοί έλεγχοι των εγγράφων που σαρώθηκαν θα πραγματοποιούνται με οπτική αντιπαραβολή των πρωτότυπων και αυτών σε ηλεκτρονική μορφή, δηλαδή των σαρωμένων εγγράφων. Στόχος των δειγματοληπτικών ελέγχων είναι η διασφάλιση της ποιότητας της σάρωσης αλλά και της πιστότητας και πληρότητας της καταλογογράφησης. Οι ελάχιστες απαιτήσεις που τίθενται ως προς τους δειγματοληπτικούς ελέγχους που θα πραγματοποιηθούν, είναι οι ακόλουθες: Οι έλεγχοι των σαρωμένων εγγράφων, θα ξεκινούν με την ολοκλήρωση της σάρωσης κάθε 10.000 εγγράφων. Μετά το πέρας των 10.000 σαρώσεων, θα γίνει δειγματοληπτικός έλεγχος στο 5% των εγγράφων. Στην περίπτωση που περισσότερο από το 10% των εγγράφων που θα ελεγχθούν παρουσιάσουν λάθη, θα γίνει επαναληπτική ψηφιοποίηση. Οι έλεγχοι των σαρωμένων εγγράφων θα πρέπει να ικανοποιούν : α) Επίπεδο Εμπιστοσύνης 99,90% β) Γενικό Επίπεδο Ελέγχου (General inspection Level) τύπου ΙΙ. Η επιλογή δείγματος των σαρωμένων εγγράφων θα γίνεται με τυχαίο τρόπο από την Αναθέτουσα Αρχή. Σε περίπτωση που ο αριθμός των λαθών υπερβαίνει το αποδεκτό όριο, το οποίο ορίζεται από την εγκεκριμένη Μελέτη Εφαρμογής, ο Ανάδοχος υποχρεούται για τον έλεγχο του συνόλου των σαρωμένων εγγράφων. Εφόσον εντοπιστούν έγγραφα με μη συμβατή με τις τιθέμενες στην παρούσα προκήρυξη προδιαγραφές ποιότητας σάρωσης, τότε ο Ανάδοχος υποχρεούται να επαναλάβει τη σάρωση των συγκεκριμένων εγγράφων ή τη διόρθωση των λαθών. Το αρμόδιο όργανο δειγματοληπτικού ελέγχου της Αναθέτουσας Αρχής θα πραγματοποιήσει νέο δειγματοληπτικό έλεγχο. Σημειώνεται πως η διαδικασία επαναψηφιοποίησης σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να επηρεάσει το συνολικό χρονοδιάγραμμα του έργου. Ως εκ τούτου ο Ανάδοχος υποχρεούται, σε περίπτωση επαναψηφιοποίησης εγγράφων, να εφαρμόσει εναλλακτικό σενάριο κάλυψης των καθυστερήσεων. 7. Αποθήκευση και διαχείριση ψηφιοποιημένου υλικού Τα παραγόμενα προϊόντα από τις διαδικασίες σάρωσης και καταλογογράφησης θα αποθηκεύονται άμεσα από τον Ανάδοχο στο παραδοτέα υποσυστήματα διαχείρισης ιατρικών φακέλων και φακέλων προσωπικού, του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης των ψηφιοποιημένων εγγράφων. Σελίδα: 10

8. Διαδικασία παράδοσης - παραλαβής παραγόμενου υλικού σάρωσης Η σάρωση του υλικού θα γίνει στο χώρο της Ο.ΣΥ. Α.Ε. όπου είναι το φυσικό αρχείο, εντός Αττικής. Μεταξύ των στελεχών της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου θα πρέπει να υπάρχει στενή συνεργασία, ώστε η διαδικασία παράδοσης παραλαβής της κάθε ομάδας φακέλων να γίνεται σύμφωνα με το αναλυτικό χρονοδιάγραμμα του έργου. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να ενημερώνει το Φορέα λειτουργίας δύο ημέρες νωρίτερα ότι πρόκειται να παραδώσει τη συγκεκριμένη ομάδα εγγράφων, προκειμένου να ενεργοποιείται η διαδικασία ανατροφοδότησης του Αναδόχου με το πρωτότυπο υλικό. Η διαδικασία παράδοσης - παραλαβής της ομάδας φακέλων των εγγράφων θα γίνεται σύμφωνα με τα παρακάτω ενδεικτικά βήματα, τα οποία θα εξειδικευτούν στη Μελέτη Εφαρμογής του έργου: Παράδοση Υλικού στον Ανάδοχο Η παράδοση στον Ανάδοχο του πρωτοτύπου Υλικού θα γίνεται ακολουθώντας τα επόμενα βήματα: Η εκάστοτε Διεύθυνση θα ετοιμάζει την προς παράδοση ομάδα φακέλων πρωτοτύπου Υλικού. Ο Ανάδοχος θα ετοιμάζει Πρωτόκολλο Παράδοσης - Παραλαβής της συγκεκριμένης ομάδας φακέλων. Η εκάστοτε Διεύθυνση θα παραδίδει και ο Ανάδοχος θα παραλαμβάνει το πρωτότυπο Υλικό και θα υπογράφεται το Πρωτόκολλο Παράδοσης - Παραλαβής του Υλικού. Ψηφιοποίηση/Σάρωση και Καταλογογράφηση Ο Ανάδοχος θα ψηφιοποιεί/σαρώνει και θα τεκμηριώνει την κάθε ομάδα φακέλων πρωτοτύπου Υλικού σύμφωνα με τις Απαιτήσεις της παρούσας διακήρυξης. Συγκεκριμένα τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθηθούν είναι: 1. Άνοιγμα φακέλου από προσωπικό της Ο.ΣΥ. Α.Ε. 2. Άνοιγμα υποφακέλου από προσωπικό της Ο.ΣΥ. Α.Ε. 3. Φυλλομέτρημα όλων των σελίδων του φακέλου από προσωπικό της Ο.ΣΥ. Α.Ε. 4. Αποσυρραφή συραμμένων σελίδων από προσωπικό της Ο.ΣΥ. Α.Ε. 5. Ψηφιοποίηση σελίδων από τον Ανάδοχο 6. Συρραφή ψηφιοποιημένων σελίδων από προσωπικό της Ο.ΣΥ. Α.Ε. και επανατοποθέτηση στο βασικό φάκελο και στους υποφακέλους. 7. Επανάληψη βημάτων 1-6 μέχρι το τέλος ψηφιοποίησης όλων των σελίδων του βασικού φακέλου Σελίδα: 11

8. Εκ νέου φυλλομέτρημα σελίδων του φακέλου προς επιβεβαίωση από προσωπικό της Ο.ΣΥ. Α.Ε. 9. Εκτύπωση ετικέτας barcode από τον Ανάδοχο 10. Παράδοση ετικέτας barcode από τον Ανάδοχο και επικόλληση στο φάκελο Ποιοτικός Έλεγχος Κατά τη διάρκεια των εργασιών σάρωσης και καταλογογράφησης κάθε ομάδας φακέλων, ο Ανάδοχος υποχρεούται να πραγματοποιεί ελέγχους στα παραγόμενα προϊόντα με βάση τις απαιτήσεις της διακήρυξης. Οι έλεγχοι αυτοί θα αφορούν τόσο σε ποιοτικά όσο και σε ποσοτικά στοιχεία βάσει των παραπάνω απαιτήσεων. Στη συνέχεια, αρμόδιοι υπάλληλοι της εκάστοτε Διεύθυνσης ή / και η Αναθέτουσα Αρχή θα διενεργούν, παρουσία του Αναδόχου, νέους δειγματοληπτικούς ελέγχους σε κάθε ομάδα φακέλων σαρωμένου και τεκμηριωμένου Υλικού που θα παραδίδεται από τον Ανάδοχο. Παράδοση Υλικού Εφόσον η ποιότητα των παραγόμενων προϊόντων κρίνεται επαρκής από τους αρμόδιους υπαλλήλους της εκάστοτε Διεύθυνσης και εφόσον έχει πραγματοποιηθεί η αποθήκευση του ψηφιακού υλικού στο σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης των ψηφιοποιημένων εγγράφων, σύμφωνα με τις προδιαγραφές που τίθενται στις παραπάνω παραγράφους, ο Ανάδοχος θα παραδίδει : το πρωτότυπο Υλικό στη Διεύθυνση και θα υπογράφεται το αντίστοιχο Πρωτόκολλο Παράδοσης Παραλαβής Υλικού. τα παραγόμενα προϊόντα στο αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσας Αρχής. Με την παραλαβή από τη Διεύθυνση του πρωτοτύπου Υλικού εν συνεχεία θα πραγματοποιείται, από τους αρμόδιους υπαλλήλους της εκάστοτε Διεύθυνσης, έλεγχος της ακεραιότητάς του με σκοπό για τον καταλογισμό ευθυνών σε περίπτωση φθοράς, καταστροφής ή και απώλειας. Σημειώσεις / Επισημάνσεις: Η Ο.ΣΥ. Α.Ε. θα παραδώσει στον ανάδοχο ένα αρχείο του προσωπικού με τα απαραίτητα μεταδεδομένα το οποίο ο ανάδοχος θα ενσωματώσει στο σύστημα. Ο Ανάδοχος έχει την αποκλειστική ευθύνη για την ασφάλεια των πρωτότυπων αρχείων και των ψηφιακών δεδομένων μέχρι την παράδοσή τους. Σε περίπτωση που απαιτηθεί από κάποια Διεύθυνση να χρησιμοποιήσει το Υλικό που παραδόθηκε στον Ανάδοχο, η Διεύθυνση θα μπορεί να χρησιμοποιήσει προσωρινά το πρωτότυπο Υλικό και να το επιστρέψει αυθημερόν στον Ανάδοχο ενημερώνοντας το σχετικό Πρωτόκολλο Παράδοσης Παραλαβής Υλικού. Για την υλοποίηση των παραπάνω, είναι απαραίτητη προϋπόθεση τα εξής: Σελίδα: 12

- Αποδεδειγμένη εμπειρία του υποψήφιου αναδόχου σε «Σχεδίαση και Υλοποίηση έργων Ψηφιοποίησης Εγγράφων» την τελευταία διετία. Θα πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί κατά την τελευταία διετία, επί ποινή απόρριψης, τουλάχιστον δύο (2) έργα συναφή με το αντικείμενο συνολικού όγκου κατ ελάχιστον 2.000.000 σελίδων. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΓΓΥΗΣΗΣ ΚΑΙ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει Υπηρεσίες Τεχνικής Υποστήριξης, καθ όλη τη διάρκεια της Παραγωγικής Λειτουργίας και της περιόδου Εγγύησης Καλής Λειτουργίας που έπεται. Η περίοδος Εγγύησης Καλής Λειτουργίας θα είναι ένα (1) έτος από την παραλαβή του έργου. Στόχος των υπηρεσιών Τεχνικής Υποστήριξης είναι η εξασφάλιση της καλής λειτουργίας του Συστήματος μέσω της άμεσης ανταπόκρισης του Αναδόχου σε αναγγελίες βλαβών / προβλημάτων και της άμεσης αποκατάστασης αυτών. Συγκεκριμένα το πλαίσιο Υπηρεσιών Τεχνικής Υποστήριξης πρέπει να περιλαμβάνει τα παρακάτω: Διόρθωση σφαλμάτων του λογισμικού εφαρμογών του Συστήματος (bug fixing). Παράδοση και εγκατάσταση των νέων εκδόσεων του λογισμικού Εφαρμογών (releases & new versions). Κατά προτεραιότητα ανταπόκριση για την επίλυση προβλημάτων που μπορεί να παρατηρηθούν κατά την χρήση της εφαρμογής. Τηλεφωνική υποστήριξη και πρόσβαση στο Κέντρο Αναφοράς Βλαβών (Help Desk). Το Help Desk του αναδόχου θα πρέπει να είναι διαθέσιμο καθ όλη την περίοδο συντήρησης και κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες, καταγράφοντας τα αιτήματα των χρηστών, δρομολογώντας τα στα κατάλληλα τμήματα της εταιρίας μας για την επίλυση των προβλημάτων και υποστηρίζοντας τηλεφωνικά και μέσω διαδικτύου τους χρήστες και διαχειριστές της εφαρμογής. Προληπτική συντήρηση, η οποία πραγματοποιείται δύο (2) φορές τον χρόνο και συνίσταται κυρίως στον έλεγχο καλής λειτουργίας του λογισμικού. Σημειώνεται ότι η πλήρη συντήρηση σε ότι αφορά το ιατρείο καθώς επίσης και η τηλεφωνική υποστήριξη θα γίνεται αποκλειστικά από τον Ανάδοχο. Το ιατρείο θα έχει την πλήρη ευθύνη ασφαλούς τήρησης των δεδομένων. ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η συνολική διάρκεια του έργου ανέρχεται σε έξι (6) μήνες. Σελίδα: 13

ΚΥΡΙΟΤΗΤΑ /ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΠΝΕΥΜΑΤΙΚΗΣ ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑΣ/ΕΧΕΜΥΘΕΙΑ 1. Το σύνολο των συμβατικών Παραδοτέων, που θα εκπονηθούν στο πλαίσιο της παρούσας, θα αποτελούν πνευματική ιδιοκτησία αποκλειστικά της Ο.ΣΥ. Α.Ε., η οποίος θα έχει το πλήρες δικαίωμα εκμετάλλευσής τους. Τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας μεταβιβάζονται αυτοδικαίως από την Ανάδοχο στην Ο.ΣΥ. Α.Ε., με την αποδοχή των συμβατικών Παραδοτέων. 2. Καθ όλη τη διάρκεια ισχύος της σύμβασης αλλά και μετά τη λήξη αυτής η Ανάδοχος υποχρεούται να τηρήσει εμπιστευτικά και να μη γνωστοποιήσει σε τρίτους, οποιαδήποτε έγγραφα ή πληροφορίες, που θα περιέλθουν σε γνώση της κατά την εκτέλεση των υπηρεσιών και την εκπλήρωση των υποχρεώσεών της, χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση της Ο.ΣΥ. Α.Ε. Σε αντίθετη περίπτωση θα ισχύσει ποινική ρήτρα ίση με το ποσό της σύμβασης καθώς και όλες τις προβλεπόμενες νομικές διαδικασίες. ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ Το σύνολο των ειδών/υπηρεσιών θα παραδοθεί / προσφερθεί στην έδρα της Ο.ΣΥ. Α.Ε. ή σε τόπο που θα υποδειχθεί από την Ο.ΣΥ. Α.Ε., εντός Αθήνας, σύμφωνα και με τα οριζόμενα στην παρούσα. Για το σκοπό του έργου, ο Ανάδοχος θα συνεργαστεί με την αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής που θα συσταθεί έγκαιρα για τον σκοπό αυτό από την Ο.ΣΥ. Α.Ε. Σελίδα: 14