ΑΣΠΑΙΤΕ Μάθημα 3 Συγχώνευση Αλληλογραφίας στο WORD Ημερομηνία :..... Τμήμα :... Ονοματεπώνυμο :... Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι μία πολύ χρήσιμη λειτουργία του προγράμματος επεξεργασίας κειμένου WORD. Πρόκειται στην ουσία για μία διαδικασία, η οποία συνδυάζει τις πληροφορίες από δύο διαφορετικές πηγές (αρχεία) και καταλήγει στη δημιουργία ενός κοινού τελικού εγγράφου. Η κύρια χρήση της είναι για τη δημιουργία φόρμας επιστολών η οποία α- πευθύνεται σε πολλούς παραλήπτες. Για τη συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιούνται δύο έγγραφα : Ένα Έγγραφο Δεδομένων, το οποίο περιλαμβάνει τα δεδομένα-στοιχεία των παραληπτών, όπως όνομα, επώνυμο, διεύθυνση, κ.ά. Το έγγραφο δεδομένων πρέπει να είναι ένας πίνακας με τουλάχιστον δύο γραμμές, εκ των οποίων η πρώτη, που ονομάζεται Γραμμή Επικεφαλίδας, προσδιορίζει το είδος των πληροφοριών της κάθε στήλης. Οι υπόλοιπες γραμμές του πίνακα περιέχουν τις εγγραφές δεδομένων. Ένα Κύριο Έγγραφο, το οποίο περιέχει το βασικό κείμενο της επιστολής καθώς και τα πεδία συγχώνευσης. Το έγγραφο δεδομένων μπορεί να συγχωνευθεί με περισσότερα από ένα κύρια έγγραφα. Το κύριο έγγραφο είναι συνήθως μία επιστολή, αλλά μπορεί να έχει οποιαδήποτε άλλη μορφή (π.χ. ετικέτες). Περιέχει πάντα πεδία συγχώνευσης, τα οποία καθορίζουν τη θέση στην οποία θα τοποθετηθούν τα πραγματικά δεδομένα (από το έγγραφο δεδομένων) κατά τη διαδικασία της συγχώνευσης. Η διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας αποτελείται από τα τρία (3) παρακάτω βασικά στάδια : Δημιουργία του Κυρίως Εγγράφου Δημιουργία του Εγγράφου Δεδομένων Συγχώνευση του Κυρίως Εγγράφου με το Έγγραφο Δεδομένων Για την πρακτική εξάσκηση της συγχώνευσης αλληλογραφίας εκτελέστε τα παρακάτω : 1. Δημιουργήστε ένα νέο βιβλίο εργασίας στο Excel με το όνομα mailmerge_data.xls και αποθηκεύστε το κάπου στο δίσκο σας. 2. Στο πρώτο φύλλο εργασίας του παραπάνω αρχείου, πληκτρολογήστε τα ακόλουθα δεδομένα (όπως ακριβώς τα βλέπετε) : Επώνυμο Όνομα Εταιρεία Οδός Αριθμός Πόλη ΤΚ Προσφώνηση Κλείσιμο Αναστασιάδης Χαρίλαος INFORMER S.A Βύρωνος 8 Θεσ/νίκη 55132 έ Κε Χάρη Ειλικρινά δικός σας Συγχώνευση Αλληλογραφίας Σελίδα 1
Τατάκης Αντώνης STEAM Γκόντη 11 Κιλκίς 67425 έ Αντώνη Φιλικά S.A Γαλανός Μάριος ΕΤΑΜ Α.Ε Ακρίτα 13 Σέρρες 32480 έ Κε Γαλανέ Με τιμή Γκόγκου έσποινα ΒΕΤΑ Α.Ε Πόντου 19 Καβάλα 55140 ή Κα Γκόγκου Με τιμή 3. Αποθηκεύστε και κλείστε το αρχείο σας. 4. Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο Word και επιλέξτε Tools, Letter and Mailings, Mail merge. Στο δεξί τμήμα του παραθύρου σας πρέπει να εμφανιστεί το τμήμα Mail Merge (Task Pane). 5. Επιλέξτε τύπο εγγράφου Letters και στη συνέχεια κάνετε κλικ στην επιλογή Next : Starting document. Συγχώνευση Αλληλογραφίας Σελίδα 2
6. Επιλέξτε Use the current document και κάνετε κλικ στο Next: Select recipients 7. Επιλέξτε Use an existing list και κάνετε κλικ στο Browse προκειμένου να βρείτε το αρχείο Excel που περιέχει τα δεδομένα συγχώνευσης. Πηγαίνετε δηλαδή στο φάκελο που περιέχει το αρχείο που ψάχνετε, επιλέξτε το και κάνετε κλικ στο Open. Συγχώνευση Αλληλογραφίας Σελίδα 3
8. Στο παράθυρο Select Table, επιλέξτε Sheet1$ και ΟΚ. Στην οθόνη σας τώρα θα πρέπει να φαίνεται κάτι που να μοιάζει με το παρακάτω παράθυρο (επιλέξτε select all και ΟΚ) : Συγχώνευση Αλληλογραφίας Σελίδα 4
9. Επιλέξτε Next : Write your letter και εισάγετε το κείμενο που φαίνεται παρακάτω (ΠΡΟ- ΣΟΧΗ : Τα πεδία που είναι σε εισαγωγικά μην τα πληκτρολογήσετε προς το παρόν) : Τρίτη 19 Νοεμβρίου 2002 ΠΡΟΣ «Εταιρεία» «Επώνυμο» «Ονομα» «Οδός» «Αριθμός» ΤΚ «ΤΚ» «Πόλη» Αγαπητ«Προσφώνηση» Με την παρούσα επιστολή θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι ο καινούργιος κατάλογος των προϊόντων της εταιρείας μας, είναι ήδη έτοιμος. Σε περίπτωση που επιθυμείτε να σας α- ποσταλεί ταχυδρομικά, παρακαλώ επικοινωνήστε με την Κα Νικολάου στο τηλέφωνο 2310-564000. «Κλείσιμο» Πέτρος Λάμψας Συγχώνευση Αλληλογραφίας Σελίδα 5
10. Επιλέξτε το πεδίο συγχώνευσης που θέλετε και κάνετε κλικ στο Insert. Σημείωση : Είναι προτιμότερο να εισάγετε όλα τα πεδία συγχώνευσης σε ένα σημείο μέσα στο κυρίως έγγραφό σας και μετά να τα μετακινήσετε όπου θέλετε! 11. Επιλέξτε Preview your letters και μετακινηθείτε χρησιμοποιώντας τα κουμπιά πλοήγησης από τη γραμμή εργαλείων της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Τέλος, επιλέξτε Complete the merge και αποθηκεύστε το έγγραφό σας! Συγχώνευση Αλληλογραφίας Σελίδα 6