1. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΧΡΗΣΗΣ 2. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

1. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΧΡΗΣΗΣ 2. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Σελίδα 1

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ... 2 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΧΡΗΣΗΣ... 3 1 ο Βήμα: Δημιουργία νέας χρήσης.... 3 2 ο Βήμα: Εισαγωγή στην νέα χρήση... 3 3ο Βήμα: Μεταφορά στην νέα χρήση... 3 1 ο Βήμα : Ενημέρωση Λογαριασμών... 6 2o Βήμα: Μηδενισμός κενών τιμών συγκεντρωτικών... 6 2 ο Βήμα : Μεταφορά υπολοίπων από την προηγούμενη χρήση.... 7 Παραδείγματα Δημιουργίας Λογαριασμών Γενικής & Δημόσιας Λογιστικής... 8 Παράδειγμα 1ο : Δημιουργία λογαριασμού Γενικής Λογιστικής 4ου Βαθμού... 8 Παράδειγμα 2 ο : Δημιουργία λογαριασμών Δημόσιας Λογιστικής... 9 Παράδειγμα 3 ο : Δημιουργία νέας συσχέτισης λογαριασμών Δημόσιας με Γενικής Λογιστικής... 11 3 ο Βήμα: Δημιουργία/Διαγραφή Συγκεντρωτικών... 12 4 ο Βήμα: Καταχώρηση Προτεινόμενου... Σφάλμα! Δεν έχει οριστεί σελιδοδείκτης. 5 ο Βήμα : Επανενημέρωση Προτεινόμενου... 12 6 ο Βήμα: Έλεγχος των συγκεντρωτικών λογ/σμών... 13 7ο Βήμα: Έλεγχος στοιχείων που έχουν μεταφερθεί... 13 8 ο Βήμα: Εκτυπώσεις Προϋπολογισμού... 14 9 ο Βήμα: Οριστικοποίηση Π/Υ... 15 ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΧΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΚΑΤΑΛΟΓΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΟΜΕΝΗ ΧΡΗΣΗ... 16 Εργασίες που πραγματοποιούνται στη χρήση όπου βρίσκονται οι χρηματικοί κατάλογοι!!... 16 1 ο Βήμα : Εργαλείο Ελέγχου Προσαυξήσεων... 16 2 ο Βήμα : Εργαλείο Ενημέρωσης Πεδίων Χ.Κ.... 17 3 ο Βήμα : Συγκεντρωτική κατάσταση Χ.Κ.... 17 4 ο Βήμα : Μεταφορά Χρηματικών Καταλόγων... 17 1. Επιλογή Χρηματικών Καταλόγων... 17 2. Αντιστοίχηση Τύπων... 18 3. Προσδιορισμός Α/Α καταλόγων... 19 4. Μεταφορά Χρηματικών Καταλόγων... 19 ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΕΚΚΡΕΜΩΝ ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ... 21 Σελίδα 2

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΧΡΗΣΗΣ 1 ο Βήμα: Δημιουργία νέας χρήσης. Η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής: 1. Επιλέγετε: Διαχείριση Χρήσεις. 2. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Νέα χρήση. Αμέσως μετά εμφανίζεται μια νέα γραμμή και συμπληρώνετε τα πεδία όπως η παρακάτω καρτέλα: 3. Επιλέγετε από την λίστα την Εταιρεία 4. Πληκτρολογείτε τον επόμενο αύξων αριθμό της στήλης Κωδικός Χρήσης 5. Πληκτρολογείτε το οικονομικό έτος. 6. Πληκτρολογείτε την περιγραφή της χρήσης 7. Από ημ/νια εως Ημ/νια πληκτρολογείτε τα όρια της χρήσης. 8. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση. 9. Εγκαταλείπετε την εφαρμογή Λογιστική Δημοσίου OTS κάνοντας κλικ στο κουμπί Έξοδος. 2 ο Βήμα: Εισαγωγή στην νέα χρήση 1. Κάνετε διπλό κλικ στο εικονίδιο Λογιστική Δημοσίου που είναι στην επιφάνεια εργασίας. 2. Στην συνέχεια επιλέγετε την χρήση που δημιουργήσατε (2010) όπως έχει περιγράφει πιο πάνω. 3. Χρήστης: Πληκτρολογείτε ots 4. Κωδικός χρήστη: Πληκτρολογείτε otsdba 5. Τέλος πατάτε enter ή κάνετε κλικ στο κουμπί Σύνδεση. 3ο Βήμα: Μεταφορά στην νέα χρήση Αφού δημιουργήσατε νέα χρήση όπως αναφέρθηκε πιο πάνω θα πρέπει να μπείτε στην νέα χρήση που δημιουργήσατε για να μεταφέρετε τα σταθερά στοιχεία (όπως τους λογαριασμούς ) από την προηγούμενη χρήση. Η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής: 1. Επιλέγετε: Διαχείριση Εργαλεία Μεταφορές - Κλείσιμο Μεταφορά σταθερών στοιχείων. 2. Εμφανίζεται ένας πίνακας όπου επιλέγετε τα σταθερά στοιχεία που θέλετε να μεταφέρετε από την προηγούμενη χρήση στην νέα. 3. Τα στοιχεία αυτά είναι: Σελίδα 3

Σελίδα 4

Σημ. ότι είναι Χ μεταφέρεται από την προηγούμενη χρήση στην νέα, και ότι δεν είναι Χ δεν μεταφέρεται. Τις υπόλοιπες επιλογές τις μεταφέρουμε αφού κλείσουμε την χρήση τρέχουσα χρήση. 4. Στην συνέχεια κάνετε κλικ για να επιλέξετε την χρήση από την οποία θα μεταφέρετε τα στοιχεία όπως στο παρακάτω σχήμα. Επιλέγετε την προηγούμενη χρήση (2008). 5. Στο πεδίο Ενότητα ΔΕΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΝΕΤΕ ΤΙΠΟΤΑ 6. Τέλος κάνετε κλικ στο εικονίδιο. Στο στάδιο αυτό γίνεται η μεταφορά των σταθερών στοιχείων που έχετε τσεκάρει πιο πάνω.!!!προσοχή: 1. Φροντίζετε να μην σταματήσει η διαδικασία μεταφοράς για κανένα λόγο. Σελίδα 5

Προετοιμασε για την ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ 1 ο Βήμα : Ενημέρωση Λογαριασμών Για την ενημέρωση των οικονομικών σας στοιχείων στην τρέχουσα χρήση (2008) και για την ορθή μεταφορά στην συνέχεια προτού αλλάξετε χρήση θα πραγματοποιήσετε μία ενημέρωση λογαριασμών. Η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής, επιλέγετε Διαχείριση Εργαλεία Ενημερώσεις Λογαριασμών όπου σας εμφανίζει την παρακάτω οθόνη, κάνετε κλικ στην επιλογή Παράλληλη ενημέρωση των τιμολογιθέντων στους συγκεντρωτικούς λογαριασμούς και τέλος κάνετε κλικ στην επιλογή Εκκίνηση Διαδικασίας. 2o Βήμα: Μηδενισμός κενών τιμών συγκεντρωτικών Για να εκτελέσετε τα παρακάτω εργαλεία θα πρέπει να βρίσκετε πλέον στην νέα χρήση που μόλις δημιουργήσατε (2010) 1. Επιλέγετε: Διαχείριση Εργαλεία Γενικά Μηδενισμός κενών τιμών συγκεντρωτικών 2. Στην συνέχεια εμφανίζεται η καρτέλα όπου ΔΕΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΝΕΤΕ ΚΑΝΕΝΑ ΠΕΔΙΟ και κάνετε κλικ στο κουμπί ΕΝΑΡΞΗ. 3. Η διαδικασία ολοκληρώνεται όταν η μπάρα εργασιών φτάσει στο τέλος, όπως εμφανίζεται στο εικονίδιο. Για να ολοκληρωθεί η εργασία κάνουμε κλικ στο πλήκτρο ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ. Σελίδα 6

2 ο Βήμα : Μεταφορά υπολοίπων από την προηγούμενη χρήση. 1. Επιλέγετε: Έξοδα Λογαριασμοί εξόδων. 2. Επιλέγουμε το εικονίδιο Μεταφορά από προηγούμενη χρήση 3. Εμφανίζεται η καρτέλα όπου συμπληρώνουμε τα πεδία όπως εμφανίζεται στην παρακάτω οθόνη: 4. Στο πεδίο προηγούμενη χρήση, καθώς και στο πεδίο Προ-Προηγούμενη χρήση επιλέγουμε την χρήση 2009 Τονίζουμε!! Ότι η διαδικασία αυτή πρέπει να γίνει και στην καρτέλα Έσοδα Λογαριασμοί εσόδων. Στην ενότητα Εξόδων κάνετε κλικ στην επιλογή Μεταφορά Ενταλθέντων και Προπληρωθέντων εάν θέλετε να μεταφέρετε τα ενταλθέντα της προηγούμενης χρήσης και δεν την επιλέγετε αν θέλετε να μεταφέρεται τα πληρωθέντα. Στην ενότητα Εσόδων κάνετε κλικ στην επιλογή Μεταφορά των Βεβαιωθέντων στα Εισπραχθέντα εάν θέλετε να μεταφέρετε το ποσό των Εισπραχθέντων στα βεβαιωθέντα, διαφορετικά δεν το επιλέγετε. Σελίδα 7

Παραδείγματα Δημιουργίας Λογαριασμών Γενικής & Δημόσιας Λογιστικής Παράδειγμα 1ο : Δημιουργία λογαριασμού Γενικής Λογιστικής 4ου Βαθμού Έστω ότι θέλετε να δημιουργήσετε τον κωδικό 60.00.10.00 Τακτικές αποδοχές (4 ος βαθμός) εφόσον υπάρχουν οι προηγούμενου βαθμοί του, η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής: 1. Επιλέγετε : Λογιστική Λογαριασμοί ώστε να εμφανιστεί το υπάρχον Λ.Σ. 2. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Νέα Εγγραφή ώστε να εμφανιστεί η καρτελα καταχώρησης των λογαριασμών. 3. Ενημερώνετε τα πεδία όπως εμφανίζονται στην παρακάτω οθόνη: ΠΡΟΣΟΧΗ: Πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί στην ενημέρωση των πεδίων: Διασύνδεση: Κωδικός: Πληκτρολογείτε τον λογαριασμό που προηγείται από αυτόν που επιθυμείτε να καταχωρήσετε. Σύμφωνα με το παράδειγμα, πληκτρολογείτε τον 60.00.10 Πληκτρολογείτε τον κωδικό που θέλετε να δημιουργήσετε. Σύμφωνα με το παράδειγμα, πληκτρολογείτε τον 00. Πλήρης Μορφή Λογ.: Λογαριασμός Ενημερώνεται αυτόματα. Εμφανίζεται ο λογαριασμός που δημιουργείτε. Σύμφωνα με το παράδειγμα πρέπει να εμφανιστεί ο 60.00.10.00 Ενημερώνεται αυτόματα. Εμφανίζεται ο λογαριασμός που δημιουργείτε. Σύμφωνα με το παράδειγμα πρέπει να εμφανιστεί ο 60.00.10.00. Σελίδα 8

Τα πεδία της Κατηγορίας και του Τύπου ενημερώνονται αυτόματα, ανάλογα με τον κωδικό που δημιουργείτε. Όλοι οι λογαριασμοί θα πρέπει να έχουν τύπο: ΧΡΕΩΠΙΣΤΩΤΙΚΟΣ. Οι λογαριασμοί από την ομάδα 1-8 ανήκουν στην κατηγορία Γενικής Λογιστικής. Οι λογαριασμοί της ομάδας 9 ανήκουν στην κατηγορία Αναλυτικής Λογιστικής Οι λογαριασμοί της ομάδας 10 ανήκουν στην κατηγορία Τάξεως Εσόδων αν πρόκειται για Έσοδα και Τάξεως Εξόδων αν πρόκειται για Έξοδα. Το πεδίο Κινείται θα πρέπει να είναι τσεκαρισμένο ΜΟΝΟ στον τελευταίο βαθμό ενός λογαριασμού. Εκεί δηλαδή που θα δημιουργείται η κίνηση στον λογαριασμό. 4. Τέλος κάνετε κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση ώστε να αποθηκευθεί η εγγραφή. Παράδειγμα 2 ο : Δημιουργία λογαριασμών Δημόσιας Λογιστικής Έστω ότι επιθυμείτε να δημιουργήσετε τον λογαριασμό «02.00.25.6011.01 Τακτικές αποδοχές» της υπηρεσίας ύδρευσης άρδευσης αποχέτευσης. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η δημιουργία του συγκεκριμένου κωδικού δεν αφορά μόνο την κατηγορία 02.00, αλλά θα πρέπει να δημιουργηθούν όλοι οι σχετικοί υπολογαριασμοί : 02.00. 00.6032.01 = Πρόταση 02.10. 00.6032.01 = Έγκριση 02.21. 00.6032.01 = Δέσμευση 02.29. 00.6032.01 = Προπληρωμή 02.30. 00.6032.01 = Ενταλματοποίηση 02.31. 00.6032.01 = Πληρωμή ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δημιουργείτε αυτόματα τον λογαριασμό σε όλες τις παραπάνω κατηγορίες, καταχωρώντας τον μόνο σε μία απ αυτές. 1. Επιλέγετε: Λογιστική Λογαριασμοί, ώστε να εμφανιστεί το υπάρχον Λ.Σ.. 2. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Νέα Εγγραφή και εμφανίζεται η καρτελα καταχώρησης των λογαριασμών. 3. Ενημερώνετε τα πεδία όπως εμφανίζονται στην παρακάτω οθόνη: Σελίδα 9

ΠΡΟΣΟΧΗ: Πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί στην ενημέρωση των πεδίων: Λογ. Διασύνδεσης: Πληκτρολογείτε τον λογαριασμό που προηγείται από αυτόν που καταχωρείτε. Σύμφωνα με το παράδειγμα πληκτρολογείτε τον 02.00.00.6032 Κωδικός: Κινείτε: Πληκτρολογείτε τον κωδικό που θέλετε να δημιουργήσετε. Σύμφωνα με το παράδειγμα τον 6032.01 Κάνετε κλικ στο πεδίο ώστε να επιλεχθεί Μεταφέρετε σε επόμενη χρήση: Σχετικός λογ. Γενικής Λογιστικής Σχετικός Κωδ. Απλογρ.: Κάνετε κλικ στο πεδίο ώστε να επιλεχθεί Πληκτρολογείτε τον αντίστοιχο λογαριασμό συσχέτισης της Γ.Λ.. Σύμφωνα με το παράδειγμα πληκτρολογείτε τον 60.03.32.00 (Για αναπτύξεις 5 ου βαθμού και πάνω, π.χ. 6032.01,6032.02 κλπ, ο λογαριασμός Γενικής Λογιστικής είναι ίδιος με τον 6032 ) Πληκτρολογείτε τον αντίστοιχο κωδικό απλογραφικού. Σύμφωνα με το παράδειγμά πληκτρολογείτε τον 00/6032 Σελίδα 10

Τα πεδία Κατηγορία και Τύπος ενημερώνονται αυτόματα, ανάλογα με τον κωδικό που καταχωρείτε. Όλοι οι λογαριασμοί θα πρέπει να έχουν τύπο: ΧΡΕΩΠΙΣΤΩΤΙΚΟΣ. Το πεδίο Κινείται θα πρέπει να είναι τσεκαρισμένο ΜΟΝΟ στον τελευταίο βαθμό ενός λογαριασμού. Εκεί δηλαδή που θα δημιουργείται η κίνηση στον λογαριασμό. Τις συσχετίσεις των λογ/μων Δ.Λ. με τους αντίστοιχους της Γ.Λ., τις βλέπετε και επιλέγοντας Προμήθειες Δαπάνες και Έσοδα Έσοδα για τα έσοδα) 4. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση ώστε να αποθηκευθεί η εγγραφή. Προσοχή σας ενημερώνουμε ότι: Σύμφωνα με την παράγραφο 3 της Κ.Υ.Α. 7028/3.2.2004, όλες οι εγγραφές του Προϋπολογισμού γίνονται στο αναλυτικότερο επίπεδο δηλαδή στον τετραψήφιο κωδικό ή περαιτέρω όπου απαιτείται όπως π.χ. στα έργα.. Αυτό σημαίνει ότι όπου υπάρχει ανάπτυξη του τετραψήφιου π.χ. 7311.01 συγκεντρωτικός λογαριασμός θα είναι ο 7311 και όχι ο 731. Δηλαδή στον λογαριασμό διασύνδεσης θα ορίσετε τον 02.00.ΧΧ.7311 και στο πεδίο κωδικός θα βάλετε 7311.01,όπου ΧΧ βάζετε την υπηρεσία στην οποία θέλετε να ανοιχθεί ο κωδικός. Επίσης θα πρέπει να αποτσεκάρετε το πεδίο κινείται από τον τετραψήφιο τον οποίο αναπτύσσετε π.χ. 7311 Συνοψίζοντας όπου θέλετε να αναπτύξετε τον τετραψήφιο κωδικό σε XXXX.01 έως 999 θα πρέπει ο τετραψήφιος αριθμός να μην κινείται και να είναι ο συγκεντρωτικός λογαριασμός. Όπου δεν απαιτείται ανάπτυξη του τετραψήφιου κωδικού, θα κινείται ο τετραψήφιος κωδικός.. Σε περίπτωση που έχετε καταχωρήσει διαφορετικά τους κωδικούς επικοινωνήστε με την Ο.Τ.S. Παράδειγμα 3 ο : Δημιουργία νέας συσχέτισης λογαριασμών Δημόσιας με Γενικής Λογιστικής Έστω ότι θέλετε να δημιουργήσετε την συσχέτιση για τον κωδικό 6031.01 Αμοιβή Γενικού Γραμματέα, η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής: 1. Επιλέγετε : Προμήθειες Δαπάνες ώστε να εμφανιστεί το ευρετήριο με τις υπάρχουσες συσχετίσεις 2. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Νέα Εγγραφή ώστε να εμφανιστεί η καρτελα καταχώρησης 3. Σας εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο στο οποίο στο πεδίο Κωδικός πληκτρολογείτε 00/6031.01 4. Στο πεδίο Δευτερεύον Κωδικός πληκτρολογείτε 00.6031.01 5. Στο πεδίο Περιγραφή πληκτρολογείτε την περιγραφή του κωδικού 6. Στο πεδίο Κωδικός Γ.Λ. πληκτρολογείτε τον σχετικό κωδικό γενικής λογιστικής Σελίδα 11

7. Στο πεδίο Λογαρ. Τάξεως επιλέγετε τον αντίστοιχο κωδικό τάξεως του κωδικού που δημιουργείτε. 8. Τέλος κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση 3 ο Βήμα: Δημιουργία/Διαγραφή Συγκεντρωτικών Μετά την δημιουργία όλων των νέων λογαριασμών επιλέγετε: Διαχείριση Εργαλεία Δημιουργία Επαναδημιουργία Δημιουργία/Διαγραφή Συγκεντρωτικών, σας ζητάει μία επιβεβαίωση και αφού πατήσετε ΝΑΙ εμφανίζει την παρακάτω οθόνη η οποία μόλις ανοίγει κάνει ένα έλεγχο των λογαριασμών σας, μόλις τελειώσει ο έλεγχος επιλέγετε Διαγραφή Συγκεντρωτικών και αμέσως μετά Δημιουργία Συγκεντρωτικών και μόλις τελειώσει επιλέγετε Επιστροφή 4ο Βήμα : Επανενημέρωση Προτεινόμενου 1. Στην συνέχεια επιλέγετε Διαχείριση Εργαλεία Ενημερώσεις Προτεινόμενου Στ. Προηγ. Ετών και μετά από μία επιβεβαίωση που σας ζητάει σας ανοίγει το παρακάτω εργαλείο διόρθωσης συγκεντρωτικών λογαριασμών Σελίδα 12

2. Κάνετε κλικ στην επιλογή Εκκίνηση και περιμένετε μέχρι φτάσει η μπάρα προόδου στο 100%. Μόλις τελειώσει η διαδικασία κάνετε κλικ στην επιλογή ακύρωση. 3. Στην συνέχεια κάνετε έλεγχο των λογαριασμών που άλλαξαν μετά την ενημέρωση με το εργαλείο και ελέγχετε εάν ο προϋπολογισμός σας είναι ισοσκελισμένος. ΠΡΟΣΟΧΗ!! : Το παραπάνω εργαλείο είναι απαραίτητο να γίνει πριν σταλεί ο Π/Υ σας για έγκριση και στην συνέχεια να γίνει έλεγχος εάν το σύνολο του 02 είναι ίσο με το σύνολο του 06, ότι ο προϋπολογισμός δηλαδή είναι ισοσκελισμένος. ΠΡΟΣΟΧΗ!! : Και να είναι ο Π/Υ ισοσκελισμένος θα πρέπει να ξανατρέξετε το εργαλείο Επανενημέρωση Προτεινόμενου Στ. Προηγ. Ετών και να ξανά βεβαιωθείτε ότι το σύνολο του 02 με το 06 δεν έχει μεταβληθεί. 5 ο Βήμα: Έλεγχος των συγκεντρωτικών λογ/σμών 1. Επιλέγετε: Έξοδα Λογαριασμοί Εξόδων 2. Με διπλό κλικ μπαίνετε στην καρτέλα 02. Θα πρέπει το πεδίο προτεινόμενος να είναι το σύνολο από όλους τους Κ.Α. Εξόδων. Τονίζουμε!! Ότι η διαδικασία αυτή πρέπει να γίνει και στην καρτέλα Έσοδα Λογαριασμοί εσόδων!!!προσοχή: Αν το σύνολο του 02 είναι ίσο με το σύνολο του 06 σημαίνει ότι ο προϋπολογισμός είναι σωστός. 6ο Βήμα: Έλεγχος στοιχείων που έχουν μεταφερθεί Για να ελέγξετε τις νέες συσχετίσεις που έχουν έρθει στην νέα χρήση επιλέγετε: Εκτυπώσεις Εκτυπώσεις Παράμετροι Συστήματος και τσεκάρετε τα αντίστοιχα πεδία (Κρατήσεις, Κατηγορίες Συν/νων, Συσχετίσεις Εσόδων, Συσχετίσεις Εξόδων, Τραπεζικοί Λογαριασμοί) Σελίδα 13

Για να κάνετε τον έλεγχο και τυχών διορθώσεις που θα θελήσετε σε συσχετίσεις με λογαριασμούς Γενικής Λογιστικής στις παραπάνω ενότητες επιλέγετε αντίστοιχα : Κρατήσεις : Επιλέγετε Λογιστική Κρατήσεις και ελέγχετε το πεδίο Λογαριασμός Εξόδων Γ.Λ. Κατηγορίες Συν/ων : Επιλέγετε Συν/νοι Κατηγορίες Συν/νων και ελέγχετε στις ενότητες Δικαιούχοι & Οφειλέτες το πεδίο Κωδικός Γ.Λ. Συσχετίσεις Εσόδων : Επιλέγετε Έσοδα Έσοδα και ελέγχετε το πεδίο Κ.Γ.Λ. Συσχετίσεις Εξόδων : Επιλέγετε Έξοδα Δαπάνες και ελέγχετε το πεδίο Κ.Γ.Λ. Τραπεζικοί Λογαριασμοί : Επιλέγετε Τράπεζες Τραπεζικοί Λογαριασμοί και ελέγχετε το πεδίο Κωδικός Γ.Λ. Τύποι Χρηματικών Καταλόγων : Επιλέγετε Έσοδα Τύποι Καταλόγων και ελέγχετε όλα τα παρακάτω πεδία ΠΡΟΣΟΧΗ!! Το 7 ο Βήμα είναι πολύ σημαντικό για την σωστή λειτουργία της Οικονομικής Χρήσης. 7 ο Βήμα: Εκτυπώσεις Προϋπολογισμού Για να εκτυπώσετε τον Π/Υ καθώς επίσης και τα συνοδευτικά έντυπα του Π/Υ επιλέγετε : Εκτυπώσεις Εκτυπώσεις Συστήματος Προϋπολογισμοί Ο.Τ.Α όπου εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο Επιλέγετε στο Είδος Προϋπολογισμού Βασικός Τύπος (Μέσω Συγκεντρωτικών Λογαριασμών) για την εκτύπωση του Π/Υ, επιλέγετε εάν θέλετε, εμφάνιση λογαριασμών με μηδενικές τιμές, με μεταφορά σε Εγκεκριμένο και με Εισήγηση και κάνετε κλικ στην επιλογή Ανανέωση, μόλις φέρει τα στοιχεία κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση. Για την εκτύπωση των συνοδευτικών του Π/Υ επιλέγετε : Ανακεφαλαίωση Εξόδων, Ανακεφαλαίωση Εσόδων (Ι), Ανακεφαλαίωση Εσόδων (ΙΙ) & Συνοπτική Οικονομική Κατάσταση Π/Υ. Σελίδα 14

ΠΡΟΣΟΧΗ!! Το 8 ο Βήμα πρέπει να πραγματοποιηθεί όταν ο προϋπολογισμός εγκριθεί από την περιφέρεια 9 ο Βήμα: Οριστικοποίηση Π/Υ Μετά την έγκριση του Π/Υ σας από την περιφέρεια θα πρέπει να γίνει και οριστικοποίηση του Π/Υ σας για την αποφυγή προβλημάτων κατά την λειτουργία της χρήσης στην συνέχεια. Επιλέγετε : Έξοδα Λογαριασμοί Εξόδων και από το κεντρικό menu εικονιδίων επιλέγετε Άρθρα Προϋπολογισμού όπου σας εμφανίζει το παρακάτω παράθυρο, ενημερώνετε και στις δύο ενότητες (Έγκριση και Πρόταση ) τα πεδία Ημερομηνία Κίνησης με την τιμή 01/01/2010, ενημερώνετε και τα πεδία Αρ. Απόφασης και Ημερομηνία Απόφασης με τα στοιχεία σας και κάνετε κλικ στην επιλογή Δημιουργία. Σελίδα 15

ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΧΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΚΑΤΑΛΟΓΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΟΜΕΝΗ ΧΡΗΣΗ Προσοχή!!! Όλες οι παρακάτω διαδικασίες είναι υποχρεωτικές για την σωστή μεταφορά των χρηματικών καταλόγων, θα πρέπει πριν από οποιαδήποτε διαδικασία να έχετε πάρει αντίγραφο της βάσης δεδομένων (backup) καθώς επίσης και να μην δουλεύει κανείς στο κομμάτι των εσόδων. Όλες οι παρακάτω εργασίες θα γίνουν στην χρήση του οικονομικού έτους που βρίσκονται οι Χρηματικοί Κατάλογοι. Εργασίες που πραγματοποιούνται στη χρήση όπου βρίσκονται οι χρηματικοί κατάλογοι!! 1 ο Βήμα : Εργαλείο Ελέγχου Προσαυξήσεων 1. Για την ενημέρωση των προσαυξήσεων των χρηματικών καταλόγων επιλέγετε Διαχείριση Εργαλεία Έλεγχοι Προσαυξήσεων όπου σας εμφανίζει το παρακάτω εργαλείο, περιμένετε να ενημερωθεί η οθόνη με στοιχεία και στην συνέχεια κάνετε κλικ από το κεντρικό menu την επιλογή Έναρξη Ελέγχου και περιμένετε να ολοκληρωθεί ο έλεγχος. 2. Στην συνέχεια κάνετε κλικ στην καρτέλα με την επιλογή, αν υπάρχουν εγγραφές μέσα σε αυτή τη καρτέλα τις επιλέγετε όλες και κάνετε κλικ στην επιλογή Διαγραφή 3. Κάνετε κλικ στην καρτέλα με επιλογή, αν υπάρχουν εγγραφές μέσα σε αυτή την καρτέλα τις επιλέγετε και κάνετε κλικ στην επιλογή Δημιουργία 4. Και τέλος κάνετε κλικ στην καρτέλα με επιλογή, αν υπάρχουν εγγραφές μέσα σε αυτή τη καρτέλα τις επιλέγετε και κάνετε κλικ στην επιλογή Διόρθωση. Σελίδα 16

2 ο Βήμα : Εργαλείο Ενημέρωσης Πεδίων Χ.Κ. 1. Για την ενημέρωση των πεδίων χρηματικών καταλόγων επιλέγετε Διαχείριση Εργαλεία Ενημερώσεις Πεδίων Χ.Κ. όπου σας εμφανίζει το παρακάτω εργαλείο 2. Κάνετε κλικ στον πρώτο κατάλογο και στην συνέχεια με κρατημένο το shift κάνετε κλικ στον τελευταίο κατάλογο ώστε να επιλεχτούν όλοι οι κατάλογοι. 3. Στην συνέχεια επιλέγετε και τα έξι πεδία που υπάρχουν στο κάτω μέρος του παραθύρου και κάνετε κλικ στην επιλογή Εκκίνηση. 4. Όταν τελειώσει ο έλεγχος θα σας εμφανίσει μήνυμα ολοκλήρωσης διαδικασίας. 3 ο Βήμα : Συγκεντρωτική κατάσταση Χ.Κ. Αφού τελειώσετε με τους παραπάνω ελέγχους εκτυπώνετε της συγκεντρωτική κατάσταση των χρηματικών καταλόγων και σύμφωνα με την κατάσταση αυτή γίνετε η μεταφορά και ο έλεγχος πλέον τον καταλόγων σας στο επόμενο έτος. Για να πάρετε την εκτύπωση επιλέγετε Εκτυπώσεις Εκτυπώσεις Αναφορές Εφαρμογής Έσοδα Χρηματικοί Κατάλογοι Συγκεντρωτική Κατάσταση Χ.Κ. 4 ο Βήμα : Μεταφορά Χρηματικών Καταλόγων Προσοχή!! Αλλάζετε πλέον χρήση και πηγαίνετε στην νέα χρήση που δημιουργήσατε. Για να μεταφέρετε τους καταλόγους του προηγούμενου έτους επιλέγετε Διαχείριση Εργαλεία Μεταφορές Κλείσιμο Μεταφορά Χρηματικών Καταλόγων, όπου σας εμφανίζει το παρακάτω παράθυρο. 1. Επιλογή Χρηματικών Καταλόγων 1. Στο πεδίο Επιλογή Χρήσης επιλέγετε την χρήση από την οποία θα μεταφέρετε τους καταλόγους 2. Στο πεδίο Επιλογή Τύπου Καταλόγου επιλέγετε, βάση τον τύπο, τους καταλόγους που θέλετε να μεταφέρετε. Η εταιρεία προτείνει η μεταφορά να γίνει βάση των τύπων καταλόγων. Σελίδα 17

3. Εάν θέλετε κατά την μεταφορά καταλόγων να γίνει και η βεβαίωση τους κάνετε κλικ στην επιλογή Αυτόματη Βεβαίωση Χρηματικών Καταλόγων και δίνετε και την ημερομηνία βεβαίωσης που επιθυμείτε. 4. Κάνετε κλικ στην επιλογή Αυτόματη Δημιουργία Υπόχρεων 5. Και με αριστερό κλικ επιλέγετε από την λίστα τους καταλόγους που θέλετε να μεταφέρετε. 6. Τέλος κάνετε κλικ στην επιλογή Επόμενο 2. Αντιστοίχηση Τύπων 1. Στην επόμενη καρτέλα κάνετε αντιστοίχηση των τύπων καταλόγων, επιλέγετε οι κατάλογοι σε ποιον τύπο θα πάνε στο επόμενο έτος, για παράδειγμα οι κατάλογοι του τρέχοντος έτους στο επόμενο θα πάνε σε τύπο παρελθόντων ετών. Μετά την αντιστοίχηση κάνετε κλικ στην επιλογή Επόμενο. Σελίδα 18

3. Προσδιορισμός Α/Α καταλόγων 1. Στην επόμενη καρτέλα αν επιθυμείτε αλλάζετε την αρίθμηση των καταλόγων, στην στήλη Σε Χρηματικό Κατάλογο μπορείτε να δώσετε την αρίθμηση που θέλετε η να αφήσετε την αρίθμηση που ήδη υπάρχει και κάνετε κλικ στην επιλογή Επόμενο. 4. Μεταφορά Χρηματικών Καταλόγων 1. Στην επόμενη καρτέλα δεν αλλάζετε κάτι και κάνετε κλικ στην επιλογή Τέλος για να ξεκινήσει η διαδικασία της μεταφοράς, κατά την διάρκεια της μεταφοράς των καταλόγων μην διακόψετε την διαδικασία για κανένα λόγο. Σελίδα 19

2. Μόλις τελειώσει η διαδικασία θα βγάλει μήνυμα επιτυχούς μεταφοράς όπως επίσης θα δημιουργηθεί και το αρχείο Transfer_Moneylist.log στην διαδρομή C:\Program Files\OTS\Accounting στο οποίο μπορείτε να ελέγξετε τα αποτελέσματα της μεταφοράς. Στην συνέχεια θα πάτε στο ευρετήριο καταλόγων και θα ελέγξετε τους καταλόγους που έχουν μεταφερθεί σύμφωνα με την εκτύπωση υπολοίπων που έχετε πάρει από το προηγούμενο έτος ( βήμα 4 ) και στην συνέχεια να βεβαιώστε τους καταλόγους. Σελίδα 20

ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΕΚΚΡΕΜΩΝ ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ Μετά την λήξη του τρέχοντος οικονομικού έτους και αφού γίνει ο έλεγχος του ταμείου και ενημερωθούν οι τραπεζικοί λογαριασμοί θα πρέπει οι επιταγές που δεν εξοφλήθηκαν μέσα στο έτος να μεταφερθούν στην νέα πλέον χρήση για να γίνει η εξόφληση τους. Η διαδικασία που ακολουθείτε είναι η εξής: 1. Επιλέγετε: Διαχείριση Εργαλεία Μεταφορές κλείσιμο Μεταφορά σταθερών στοιχείων. 2. Κάνετε κλικ στην επιλογή Από Επιλογή Όλων ώστε να από επιλεχτούν όλες οι ενότητες. 3. Στην συνέχεια επιλέγετε τις ενότητες Εκκρεμή Αξιόγραφα & Μπλοκ Επιταγών, η ημερομηνία δίπλα στην επιλογή εκκρεμών αξιόγραφων. 4. Κάνετε κλικ για να επιλέξετε την χρήση από την οποία θα μεταφέρετε τα στοιχεία όπως στο παρακάτω σχήμα. Επιλέγετε την προηγούμενη χρήση. 5. Στο πεδίο Ενότητα ΔΕΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΝΕΤΕ ΤΙΠΟΤΑ 6. Σας εμφανίζεται αμέσως το παρακάτω μήνυμα στο οποίο επιλέγετε ΝΑΙ 7. Σας εμφανίζει το παρακάτω εργαλείο μεταφορά όπου επιλέγετε την χρήση από την οποία θα μεταφέρεται τα αξιόγραφα καθώς και στο πεδίο ημερομηνία κίνησης θα επιλέξετε 01/01/2009 Σελίδα 21

8. Τέλος κάνετε κλικ στο εικονίδιο. Στο στάδιο αυτό γίνεται η μεταφορά των αξιόγραφων σας καθώς και των μπλοκ επιταγών σταθερών στοιχείων που έχετε τσεκάρει πιο πάνω. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία θα εμφανιστεί το ανάλογο μήνυμα. 9. Στην συνέχεια μπορείτε να εξοφλήσετε τις επιταγές σας στην νέα χρήση. Σελίδα 22