Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος (MIS)

Transcript

1 Διεύθυνση Επιμόρφωσης και Πιστοποίησης Επιμόρφωση Εκπαιδευτικών για την Αξιοποίηση και Εφαρμογή των Ψηφιακών Τεχνολογιών στη Διδακτική Πράξη (Επιμόρφωση Β επιπέδου Τ.Π.Ε.) Εγχειρίδιο Χρήσης Πληροφοριακού Συστήματος (MIS) ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΠΙΜΟΡΦΩΤΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ & ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗΣ Πάτρα, Απρίλιος 2018

2 Εγχειρίδιο Χρήσης MIS [Επιμορφωτές προγραμμάτων επιμόρφωσης τύπου ΙΙa] Περιεχόμενα 1. Εισαγωγή Εισαγωγή νέας μετακίνησης Στοιχεία απόδοσης μετακίνησης Σελίδα 2

3 1. Εισαγωγή Η Πράξη με τίτλο «ΕΠΙΜΟΡΦΩΣΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΨΗΦΙΑΚΩΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΣΤΗ ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΠΡΑΞΗ (ΕΠΙΜΟΡΦΩΣΗ Β ΕΠΙΠΕΔΟΥ Τ.Π.Ε.)» περιλαμβάνει μεταξύ άλλων τη χρήση ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος μέσω του οποίου πραγματοποιούνται όλες οι προβλεπόμενες λειτουργίες για τον προγραμματισμό, την οργάνωση και τη υλοποίηση δράσεων επιμόρφωσης. Μια σημαντική πρόβλεψη σε αυτό το πληροφοριακό σύστημα αποβλέπει στην πλήρη εξυπηρέτηση των μετακινήσεων των επιμορφωτών που απασχολούνται σε επιμορφωτικά προγράμματα με χαρακτηριστικά μικτού μοντέλου που περιλαμβάνουν δια ζώσης συνεδρίες (τύπου ΙΙa). Η διάθεση και συλλογή των αναγκαίων παραστατικών και δικαιολογητικών πραγματοποιείται μέσω του πληροφοριακού συστήματος ( μέσω των προσωπικών λογαριασμών πρόσβασης που διαθέτει κάθε επιμορφωτής. Το σύστημα αυτό καλύπτει το σύνολο των διαδικασιών εισαγωγής και απόδοσης των μετακινήσεων που προβλέπονται για την υλοποίηση των δια ζώσης συνεδριών. Ειδικότερα στο κείμενο οδηγιών που ακολουθεί περιγράφονται οι διαδικασίες εισαγωγής ενός νέου ταξιδιού ή τροποποίησης ενός ταξιδιού που εκκρεμεί. Επισημαίνεται ότι για την καταβολή οδοιπορικών εξόδων εφαρμόζονται από 01/01/2016 οι διατάξεις του Ν.4336/2015 (ΦΕΚ 94/τ. Α ). Σε εφαρμογή του νόμου αυτού, λογίζονται ως εκτός έδρας οι μετακινήσεις που ξεπερνούν τα 50 χλμ για τη μετάβαση από την αφετηρία στον προορισμό και καταβάλλεται το αντίτιμο των εισιτηρίων των συγκοινωνιακών μέσων που εξυπηρετούν τη συγκεκριμένη διαδρομή. Ως έδρα για τις μετακινήσεις των επιμορφωτών νοείται η έδρα στην οποία υπηρετούν (σχολείο, Περ/κη Διεύθυνση). Τα κόστη που περιλαμβάνονται στα έξοδα μετακίνησης είναι: 1. Έξοδα που αντιστοιχούν στην μετακίνηση με Μέσα Μαζικής Μεταφοράς (ΜΜΜ) προς και από τον προορισμό του επιμορφωτή. Ο μετακινούμενος εφόσον επιθυμεί μπορεί να μετακινηθεί χρησιμοποιώντας ιδιωτικής χρήσης μεταφορικό μέσο, με δική του ευθύνη για τυχόν ατύχημα ή ζημία του μέσου αλλά και σε αυτή την περίπτωση καταβάλλεται το αντίτιμο του εισιτηρίου των ΜΜΜ. 2. Έξοδα διανυκτέρευσης εφόσον η απόσταση από την έδρα του επιμορφωτή είναι μεγαλύτερη των 120 χλμ. 3. Έξοδα σίτισης, τα οποία είτε περιλαμβάνονται ως κόστος εξόδων διατροφής στα έξοδα του καταλύματος που διανυκτερεύει ο μετακινούμενος, οπότε αναγράφονται διακριτά στο σχετικό παραστατικό, είτε καταβάλλονται ως έξοδα με την προσκόμιση αποδείξεων που προέρχονται από επιχειρήσεις εστίασης ή συναφείς. Σελίδα 3

4 2. Εισαγωγή νέας μετακίνησης Ο επιμορφωτής μπορεί να εισάγει, να τροποποιήσει και να προσπελάσει τα αιτήματα μετακινήσεων μέσω του μενού «ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ Εισαγωγή Έγκριση ταξιδίου»: Στη φόρμα ο επιμορφωτής επιλέγει αρχικά την επιμορφωτική περίοδο στην οποία υλοποιείται το προς εισαγωγή ταξίδι, και ακολούθως εμφανίζεται η λίστα των προγραμμάτων επιμόρφωσης τύπου ΙΙa (μικτού μοντέλου με δια ζώσης συνεδρίες) στα οποία απασχολείται ο επιμορφωτής κατά την αντίστοιχη περίοδο. Επιλέγοντας ένα από τα προγράμματα όπου προβλέπεται να μετακινηθεί, ο επιμορφωτής μπορεί: να εισάγει νέα μετακίνηση (τα στοιχεία της φόρμας είναι κενά και πρέπει να συμπληρωθούν), να τροποποιήσει τα στοιχεία μίας μετακίνησης που έχει ήδη εισάγει, εφόσον δεν έχει οριστικοποιηθεί ακόμα η εντολή μετακίνησης από την ομάδα έργου του ΙΤΥΕ, ή να έχει πρόσβαση στα στοιχεία των μετακινήσεων που έχουν οριστικοποιηθεί, χωρίς να μπορεί να τα τροποποιήσει. Α) ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΑΞΙΔΙΟΥ Αφού ο επιμορφωτής επιλέξει το πρόγραμμα επιμόρφωσης για τις ανάγκες του οποίου θα μετακινηθεί, συμπληρώνονται αυτόματα τα ακόλουθα στοιχεία: Έδρα Επιμορφωτή: Η πόλη και ο Τ.Κ. της υπηρεσίας απασχόλησης του επιμορφωτή. Έδρα ΚΣΕ: Η πόλη και ο Τ.Κ. όπου βρίσκεται το ΚΣΕ στο οποίο θα μετακινηθεί. Ένδειξη απόστασης (χμ): Μία ένδειξη της χιλιομετρικής απόστασης μεταξύ της έδρας του επιμορφωτή και της έδρας του ΚΣΕ. Έργο - ΑΜΔ: Το υπο-έργο στο οποίο αντιστοιχεί η πραγματοποίηση μετακινήσεων για τις ανάγκες του συγκεκριμένου επιμορφωτικού προγράμματος. Μέσα Μετακίνησης: Μόνο τα ΜΜΜ (Μέσα Μαζικής Μεταφοράς) μπορούν να αξιοποιηθούν για την αποζημίωση της μετακίνησης των επιμορφωτών. Σελίδα 4

5 Σελίδα 5

6 Στη συνέχεια ο επιμορφωτής θα πρέπει να συμπληρώσει τα παρακάτω στοιχεία που προσδιορίζουν τη μετακίνηση: Ημερομηνία αναχώρησης από την έδρα του επιμορφωτή: Εισάγεται η ημερομηνία που ο επιμορφωτής θα αναχωρήσει από την έδρα του για να μεταβεί στην έδρα του ΚΣΕ. Ημερομηνία επιστροφής στην έδρα του επιμορφωτή: Εισάγεται η ημερομηνία που ο επιμορφωτής επιστρέφει στην έδρα του, μετά το πέρας του επιμορφωτικού του έργου. Ημερομηνία και ώρα έναρξης 1 ου και 2 ου μαθήματος: Είναι προσυμπληρωμένη η ημερομηνία και ώρα που έχει προγραμματιστεί η έναρξη των επιμορφωτικών συνεδριών που θα υλοποιήσει ο επιμορφωτής κατά τη διάρκεια της μετακίνησης, βάσει του εγκεκριμένου αναλυτικού προγράμματος. Θα πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στις ώρες που προγραμματίζονται οι συνεδρίες ώστε να μην επιβάλλουν επιπλέον διανυκτερεύσεις από τις αναγκαίες. Για παράδειγμα, στην περίπτωση ταξιδιού με απόσταση 200χλμ όπου η μετακίνηση γίνεται με ΕΙΧ, θα πρέπει οι συνεδρίες να μην προγραμματίζονται πολύ νωρίς το πρωί του Σαββάτου ή αργά το απόγευμα της Κυριακής, ώστε να είναι δυνατή η μετάβαση στο ΚΣΕ το Σάββατο και η επιστροφή την Κυριακή, με μία συνολικά διανυκτέρευση. Διανυκτερεύσεις: Επιλέγεται το σύνολο των διανυκτερεύσεων που προβλέπονται από τη φύση της μετακίνησης. Οι διανυκτερεύσεις είναι επιλέξιμες για αποστάσεις άνω των 120 χλμ, επομένως για μικρότερες αποστάσεις εισάγεται μηδέν (0) στο σύνολο διανυκτερεύσεων. Εφόσον η μετακίνηση πραγματοποιείται με ΕΙΧ δεν μπορούν να γίνουν δεκτές επικλήσεις μη ύπαρξης δρομολογίων ΜΜΜ και επομένως δεν αιτιολογούνται περισσότερες από μία διανυκτερεύσεις. Περιγραφή μετακίνησης: Στο συγκεκριμένο πεδίο ο επιμορφωτής θα πρέπει να περιγράψει σε αδρές γραμμές τη διαδρομή που θα ακολουθήσει, καθώς και ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της μετακίνησης που του επιβάλλουν την επιλογή συγκεκριμένων μέσων μεταφοράς ή δρομολογίων. Παράδειγμα περιγραφής: Διαδρομή Χολαργός Αεροδρόμιο Χίος (Δεν υπάρχουν δρομολόγια ΜΜΜ την ημέρα του 2ου μαθήματος, οπότε η αναχώρηση θα πραγματοποιηθεί την επόμενη μέρα η απουσία δρομολογίων θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να τεκμηριώνεται με κάθε πρόσφορο τρόπο) Σελίδα 6

7 Β) ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ Ακολούθως ο επιμορφωτής εισάγει τα επιμέρους στοιχεία που αφορούν στο κόστος που προϋπολογιστικά θα προκύψει από την υλοποίηση της μετακίνησης. Τα παρακάτω ζητούμενα στοιχεία συμπληρώνονται επιλεκτικά, βάσει των χαρακτηριστικών του εκάστοτε ταξιδιού. Αεροπορικά εισιτήρια: Ο επιμορφωτής θα πρέπει να προσκομίσει το αποδεικτικό της κράτησης του εισιτηρίου, όπου να καταγράφεται το κόστος. Επίσης θα πρέπει να έχει στη διάθεσή του τεκμηρίωση για τη συγκεκριμένη μετακίνηση, μέσω της οποίας να αποδεικνύεται με εναλλακτικές προσφορές ότι επιλέχθηκε η εναλλακτική με το φθηνότερο κόστος (για το ίδιο ή/και τυχόν εναλλακτικό μέσο π.χ. μετάβαση με πλοίο ή με αεροπλάνο). Σε περίπτωση που δεν υπάρχουν δρομολόγια άλλου μέσου κατά τις ημέρες μετακίνησης, απαιτείται αντίστοιχη τεκμηρίωση, εκτυπώνοντας για παράδειγμα στιγμιότυπο από διαδικτυακή αναζήτηση εισιτηρίων. Επισημαίνεται ότι τα τυχόν εναλλακτικά δρομολόγια ή η τεκμηρίωση μη ύπαρξης άλλων δρομολογίων θα πρέπει να εκδίδεται κατά την ημέρα κράτησης των εισιτηρίων που επιλέχθηκαν. Τα ανωτέρω έγγραφα θα πρέπει να αναρτηθούν στο σύνολό τους και να συμπληρωθεί το αντίστοιχο κόστος. Εισιτήρια τρένου: Εάν ο επιμορφωτής μετακινηθεί με τρένο ή μετακινηθεί με ΕΙΧ αλλά θα αποζημιωθεί με το αντίτιμο του εισιτηρίου τρένου, θα πρέπει να αναρτήσει τα ίδια τα εισιτήρια ή μία Βεβαίωση κόστους της συγκεκριμένης διαδρομής από τον ΟΣΕ, καθώς και να συμπληρώσει το αντίστοιχο κόστος. Ακτοπλοϊκά εισιτήρια: Στην περίπτωση μετακίνησης με πλοίο, ο επιμορφωτής θα πρέπει να αναρτήσει τα ίδια τα εισιτήρια ή μία Βεβαίωση κόστους του ναύλου. Επίσης θα πρέπει να έχει στη διάθεσή του τεκμηρίωση για τη συγκεκριμένη μετακίνηση, μέσω της οποίας να αποδεικνύεται με εναλλακτικές προσφορές ότι επιλέχθηκε η εναλλακτική με το φθηνότερο κόστος (για το ίδιο ή/και τυχόν εναλλακτικό μέσο π.χ. μετάβαση με πλοίο ή με αεροπλάνο). Σε περίπτωση που δεν υπάρχουν δρομολόγια άλλου μέσου κατά τις ημέρες μετακίνησης, απαιτείται αντίστοιχη τεκμηρίωση, εκτυπώνοντας για παράδειγμα στιγμιότυπο από διαδικτυακή αναζήτηση εισιτηρίων. Επισημαίνεται ότι τα τυχόν εναλλακτικά δρομολόγια ή η τεκμηρίωση μη ύπαρξης άλλων δρομολογίων θα πρέπει να εκδίδονται κατά την ημέρα κράτησης των εισιτηρίων που επιλέχθηκαν. Τα ανωτέρω έγγραφα θα πρέπει να αναρτηθούν στο σύνολό τους και να συμπληρωθεί το αντίστοιχο κόστος. Εισιτήρια λεωφορείου: Εάν ο επιμορφωτής μετακινηθεί με λεωφορείο ή μετακινηθεί με ΕΙΧ αλλά θα αποζημιωθεί με το αντίτιμο του εισιτηρίου λεωφορείου, θα πρέπει να αναρτήσει τα ίδια τα εισιτήρια ή μία Βεβαίωση κόστους της συγκεκριμένης διαδρομής από το ΚΤΕΛ, καθώς και να συμπληρώσει το αντίστοιχο κόστος. Εισιτήρια ΜΜΜ: Η καταβολή εισιτηρίων Μέσων Μαζικής Μεταφοράς εντός πόλης προβλέπεται μόνο στις περιπτώσεις που ο επιμορφωτής αξιοποιεί αεροπλάνο για τη μετακίνηση και μόνο για τα εισιτήρια που αφορούν στη μετάβαση από/προς το εκάστοτε αεροδρόμιο. Καθώς τα ίδια τα σώματα των εισιτηρίων πιθανώς να μην έχουν εκδοθεί κατά την εισαγωγή του ταξιδιού, αρκεί η συμπλήρωση του κόστους των εισιτηρίων. Επισημαίνεται ότι οι βεβαιώσεις κόστους διαδρομών θα πρέπει να έχουν εκδοθεί εντός ενός (1) μήνα από την εισαγωγή του ταξιδιού στο σύστημα. Σελίδα 7

8 Ξενοδοχείο: Το σύνολο των διανυκτερεύσεων συμπληρώνεται αυτόματα, βάσει του αντίστοιχου στοιχείου που είχε συμπληρωθεί στα ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ του ταξιδιού. Το συνολικό κόστος διανυκτερεύσεων υπολογίζεται επίσης αυτόματα, αντιστοιχίζοντας το μέγιστα επιλέξιμο ποσό των 60 ανά διανυκτέρευση. Επισημαίνεται ότι απολογιστικά θα καταβληθεί το συνολικό κόστος διανυκτερεύσεων σε μονόκλινο δωμάτιο, βάσει του παραστατικού (απόδειξης / τιμολογίου) που θα εκδοθεί από την ξενοδοχειακή μονάδα και έως του δεδομένου ποσού. Έξοδα σίτισης: Για αποστάσεις μικρότερες των 50 χλμ δεν αιτιολογείται η καταβολή εξόδων σίτισης. Για αποστάσεις μεταξύ 50 και 120 χλμ το μέγιστο των επιλέξιμων εξόδων είναι 10 για κάθε ημέρα διεξαγωγής μαθημάτων. Για αποστάσεις άνω των 120 χλμ όπου ο επιμορφωτής δεν διανυκτερεύει στην έδρα του ΚΣΕ, δικαιούται έξοδα σίτισης έως 20 για κάθε ημέρα διεξαγωγής μαθημάτων. Όταν η μετακίνηση είναι άνω των 120 χλμ και περιλαμβάνει διανυκτερεύσεις, προβλέπονται έξοδα σίτισης έως 40, με βάση τον ακόλουθο πίνακα: Αναχώρηση από έδρα επιμορφωτή: Αναχώρηση από έδρα ΚΣΕ: Διανυκτερεύσεις Έξοδα σίτισης (Ημέρες) Σάββατο Κυριακή 1 2 Παρασκευή Κυριακή 2 3 Σάββατο Δευτέρα 2 2 Παρασκευή Δευτέρα 3 3 Το ακριβές ποσό των εξόδων σίτισης θα καταβληθεί απολογιστικά βάσει των αποδείξεων που θα προσκομιστούν και έως του δεδομένου ποσού. Υπενθυμίζεται ότι οι ημέρες αναχώρησης θα πρέπει να προσδιορίζονται από τις πραγματικές ανάγκες του προγράμματος και να μην επιλέγονται επιπλέον διανυκτερεύσεις από τις προβλεπόμενες, βάσει των ιδιαίτερων χαρακτηριστικών της μετακίνησης. Αφού συμπληρωθούν και αναρτηθούν όλα τα απαιτούμενα στοιχεία, ο επιμορφωτής μπορεί να εισάγει επιπλέον σχόλια εφόσον επιθυμεί και τελικά επιλέγει Εισαγωγή ταξιδιού, ώστε να υποβληθεί προς έλεγχο. Μέχρι την οριστική έγκριση του ταξιδιού, εφόσον κάποια από τα στοιχεία χρειάζονται τροποποίηση ώστε η μετακίνηση να γίνει επιλέξιμη, τα πεδία είναι ανοικτά προς επεξεργασία και ο επιμορφωτής μπορεί να κάνει Τροποποίηση ταξιδιού αφού ολοκληρώσει τις αναγκαίες αλλαγές. Σε περίπτωση που όλα τα στοιχεία έχουν καταχωριστεί σύμφωνα με τα προβλεπόμενα, το ταξίδι εγκρίνεται από το ΙΤΥΕ, τα πεδία στη φόρμα κλειδώνουν για επεξεργασία και προκύπτει το κατά μέγιστον επιτρεπτό κόστος για τη διεξαγωγή της μετακίνησης. Εφόσον μία μετακίνηση ελεγχθεί και εγκριθεί, εμφανίζεται αντίστοιχο ενημερωτικό μήνυμα στην φόρμα εισαγωγής έγκρισης ταξιδιού. Σελίδα 8

9 Σελίδα 9

10 3. Στοιχεία απόδοσης μετακίνησης Τα στοιχεία απόδοσης του ταξιδιού προκύπτουν μετά την υλοποίηση της μετακίνησης, αξιοποιώντας τα κατά περίπτωση δικαιολογητικά που αποστέλλει πρωτότυπα ο επιμορφωτής στο ΙΤΥΕ (βλ. συνοδευτικό ενημερωτικό σημείωμα). Μετά τον έλεγχο των δικαιολογητικών, προσδιορίζονται από το ΙΤΥΕ τα ακριβή ποσά που τεκμηριώνεται ότι πρέπει να αποδοθούν στον επιμορφωτή ανά κατηγορία κόστους. Τα επιμέρους απολογιστικά ποσά και το συνολικό ποσό εκκαθάρισης εμφανίζονται στην ίδια φόρμα στο περιβάλλον του επιμορφωτή (στήλη εγκεκριμένο κόστος). Σελίδα 10

11 Σελίδα 11