Εσωτερικό Μάνατζμεντ & Αποτελεσματική Παρακολούθηση Εισπράξεων Χρίστος Ιωάννου

Transcript

1 Εσωτερικό Μάνατζμεντ & Αποτελεσματική Παρακολούθηση Εισπράξεων Χρίστος Ιωάννου 12 Δεκεμβρίου 2013

2 ΣΤΟΧΟΙ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ 1.Κατανόηση Βασικών Αρχών Μάνατζμεντ & Λήψη Αποφάσεων. 2.Κατανόηση Συστήματος Εσωτερικού Μάνατζμεντ. 3.Κατανόηση Συστήματος Εισπράξεων. 4.Κατανόηση Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου. 5.Κατανόηση Ανάπτυξης Σχεδίου Δράσης. 6.Κατανόηση της Διαδικασίας Διασυνοριακών Πράξεων. 7.Κατανόηση του ρίσκου της Διασυνοριακής Πράξης. 8.Κατανόηση της συνεισφοράς Σύγχρονης Τεχνολογίας. 2

3 Μάνατζμεντ & Διαδικασία Προγραμματισμού 3

4 Ορισμός Μάνατζμεντ 1. Ρόλος του Μάνατζερ Ένα πρόσωπο που προγραμματίζει, οργανώνει, οδηγεί, και ελέγχει την εργασία των άλλων. Ευθύνη υλοποίησης μέσω των προσπαθειών άλλων ανθρώπων. Έχει διευθυντικές δεξιότητες. 2. Τέσσερα Βήματα Διεύθυνσης: Προγραμματισμός, Οργάνωση, Οδήγηση, και Έλεγχος. 4

5 Βασικές Αρχές Οριοθέτησης Στόχων Στόχοι Συγκεκριμένοι. Μετρίσιμοι. Υλοποιήσιμοι. Σχετικοί με το αντικείμενο. Να έχουν χρονικό πλαίσιο. 5

6 Λήψη Αποφάσεων 6

7 Κατανόηση Λήψης Αποφάσεων 1. Απόφαση Επιλογή μεταξύ εναλλακτικών λύσεων. 2. Λήψη Απόφασης Ανάπτυξη εναλλακτικών λύσεων. 3. Πρόβλημα Διαφορά μεταξύ ελκυστικού και πραγματικού στόχου. 7

8 Διαδικασία Λήψης Αποφάσεων 1. Εντόπιση προβλήματος. 2. Ανάλυση προβλήματος. 3. Ορισμός στόχων. 4. Ορισμός εναλλακτικών λύσεων. 5. Ανάλυση συνεπειών. 6. Επιλογή καλύτερης εναλλακτικής λύσης. 7. Επίβλεψη και αναθεώρηση. 8

9 ΣΧΕΔΙΟ ΔΡΑΣΗΣ Προϋπολογισμός Πωλήσεων 1. Συγκεκριμένο Χρονοδιάγραμμα (Αρχή Τέλος). 2. Συντονιστής Σχεδίου Δράσης. 3. Άτομα προς εκτέλεση Σχεδίου Δράσης. 4. Επίβλεψη και Αναθεώρηση. 9

10 ΣΧΕΔΙΟ ΔΡΑΣΗΣ Εκτέλεση Πωλήσεων / Κύριος Στόχος 1. Αποστολή των εμπορευμάτων στον συμφωνηθέντα χρόνο. 2. Τα σημεία συμφωνίας είχαν τηρηθεί με ακρίβεια. 3. Αποτελεσματική Είσπραξη. 4. Αποφυγή ρίσκου απώλειας εσόδων. 10

11 Πραγματοποίηση Επιχειρηματικών Digital Δραστηριοτήτων natives / στην governors Ευρώπη convergence 11

12 Ευρωπαϊκή Ένωση (28 Μέλη) Ενιαία Αγορά και Νόμισμα Ευρώ (17 Μέλη) 12

13 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ Διασυνοριακές Πράξης/Πωλήσεις 13

14 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ 1. Χαρτογραφημένη Μορφή. I. Πως ελκύω πελάτες? II. Ηλεκτρονικό τιμολόγιο. III.Βάση δεδομένων. IV. Κρίσιμα ερωτήματα. V. Ανάπτυξη Σχεδίου Δράσης/Πωλήσεις. 2. Διεθνή Πρότυπα Πιστοποίησης (ISO). 14

15 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ Πως Ελκύω Πελάτες? 1. Ανάπτυξη Ιστοσελίδας (Όραμα, Αποστολή, Ιστορικό Εταιρείας). 2. Ιντερνέτ / Εύκολη πρόσβαση στην αναζήτηση. 3. Ανάπτυξη μέσω Κοινωνικών Μέσων Δικτύωσης. 4. Επίσκεψη στις εγκαταστάσεις των πελατών. 5. Σύσφιξη σχέσεων (Μάρκετινγκ, Εκπαίδευση, Παροχή Γνώσης). 6. Ανάπτυξη Δημοσίων Σχέσεων/ Προβολή της Εταιρείας. 15

16 ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ Ανάπτυξη Πλάνου Πωλήσεων / Προεργασία Βάση Δεδομένων / Πελατολόγιο. 1. Διευθύνσεις. 2. Τραπεζικούς Κωδικούς και Φορολογικούς Κωδικούς (ΙΒΑΝ, ΦΠΑ). 3. Στοιχεία Επικοινωνίας (ονόματα, τηλέφωνα, ηλεκτρονικά ταχυδρομεία, ιστοσελίδες). 4. Ανάλυση Πελατολογίου (πωλήσεις προηγούμενων ετών, κακοί χρεώστες). ΠΟΙΟΤΙΚΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ 16

17 ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ Ανάπτυξη Πλάνου Πωλήσεων / Προεργασία Πρότυπο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο Στοιχεία Πελάτη 1. Διεύθυνση. 2. Αριθμός Τιμολογίου και Ημερομηνίας. 3. Στοιχεία παραγγελίας/αποστολής αγαθών. 4. Τιμές ανά αγαθό. 5. Ημερομηνία Πληρωμής τιμολογίου. 17

18 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ Κρίσιμα Ερωτήματα Μείωσης Ρίσκου: 1. Με ποιόν συναλλάσσομαι? 2. Γνωρίζω την αξιοπιστία του? 3. Πήρα πληροφορίες για την οικονομική του θέση? 4. Πήρα πληροφορίες για τις δραστηριότητες του και την χρονική διάρκεια? 5. Να προσφέρω πιστωτικές διευκολύνσεις? 18

19 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ Απάντηση στα Κρίσιμα Ερωτήματα Πρόληψη = Η καλύτερη Θεραπεία 19

20 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ Απάντηση στα Κρίσιμα Ερωτήματα: 1. Ζητούμε οικονομικές καταστάσεις για τα τελευταία τρία χρόνια και τις αναλύουμε (Ρευστότητα, Κερδοφορία, Δυνατότητα Αποπληρωμής). 2. Ζητούμε πληροφόρηση διαμέσου Ασφαλιστικών Εταιρειών ή και άλλων εξειδικευμένων γραφείων παροχής πληροφοριών. 20

21 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ Απάντηση στα Κρίσιμα Ερωτήματα Μείωσης Ρίσκου: 3. Ζητούμε Τραπεζικές Εγγυητικές. 4. Ζητούμε Τραπεζικές Πιστώσεις. 5. Ζητούμαι Προκαταβολικά Επιταγή Μεταχρονολογημένη. 6. Ζητούμε Προπληρωμή. 7. Ζητούμαι μέρος προπληρωμή και μέρος καλυμμένο με τραπεζικές εγγυητικές/πιστώσεις. 8. Ασφαλιστική κάλυψη (έχει κόστος). 21

22 ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ Ανάπτυξη Πλάνου Πωλήσεων 1. Οριοθέτηση Στόχων Πωλήσεων. 2. Ανάπτυξη Προϋπολογισμών Πωλήσεων. 3. Καθορισμός Πιστωτικών Ορίων. 4. Εκτίμηση εναλλακτικών επιλογών. 5. Επιλογή πλάνου και εκτέλεση του. 22

23 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ / ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ 1. Καταγραφή Πράξης. 2. Έλεγχος και έκδοση Προ-Τιμολογίου. 3. Αποστολή Προ-Τιμολογίου. 4. Ενημέρωση για βάρος, όγκο και τιμών των υλικών. 5. Αποστολή αντιγράφων ηλεκτρονικών τιμολογίων. 6. Στοιχεία φόρτωσης του πλοίου ή τα στοιχεία πτήσης. 7. Εκτίμηση χρόνου αποστολής και άφιξης. 8. Όνομα Πλοίου η Αεροπλάνου. 23

24 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ / ΕΠΙΣΤΡΟΦΕΣ Επιστροφές Πωλήσεων 1. Ξεκάθαροι όροι εντολής επιστροφών πωλήσεων. 2. Εντοπισμός λάθους, παράλειψης και διόρθωσης. 3. Κατάλληλη θεραπεία. 4. Αποτελεσματική επικοινωνία με πελάτη. 5. Άμεση ανταπόκριση στις ανάγκες του πελάτη. 24

25 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ Τεχνικές Ελέγχου μέσω Υπολογιστή Πλεονεκτήματα 1. Δίνει το κόστος πώλησης. 2. Δίνει την δυνατότητα άμεσης πληροφόρησης σε θέμα κόστους και κερδοφορίας. 3. Παροχή ευελιξίας δια της εκτίμησης πολλαπλών σεναρίων τιμολόγησης (προπληρωμή, παροχή έκπτωσης, πίστωσης, κερδοφορίας). 25

26 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ Διασυνοριακές Πράξης/Εισπράξεις 26

27 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΕΠΙΒΛΕΨΗ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ Αποτελεσματική Επίβλεψη 1. Ορισμός Ατόμου/Ομάδας επίβλεψης Χρεωστών. 2. Αναλυτική κατάσταση χρεωστών ανά περίοδο/μήνα. 3. Κατάσταση σε αναμονή λήξης εντός 15 ημερών (υπενθύμιση στον πελάτη). 4. Κατάσταση ληγμένων εισπρακτέων ποσών (κατηγοριοποίηση). 5. Ετοιμασία Ταμειακής Ροής. 27

28 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΣΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΕΠΙΒΛΕΨΗ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ Τεχνικές Ελέγχου μέσω Υπολογιστή Πλεονεκτήματα Καθορισμός πιστωτικών ορίων. Καθορισμός ανώτατου πιστωτικού ποσού. Καθορισμός ανώτατου πιστωτικού ορίου σε μέρες. Συνδυασμός πιστωτικού ποσού και ορίου σε μέρες. Προγραμματισμός του λογισμικού να σταματά εντολή εκτέλεσης πώλησης όταν παραβιάζονται τα πιστωτικά όρια. Προειδοποιητικό μήνυμα για προβληματικούς πελάτες. 28

29 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΝΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΕΠΙΒΛΕΨΗ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ Πρόβλημα / Ενέργεια 1. Άμεση αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος. 2. Άμεση τηλεφωνική επικοινωνία αν χρειαστεί. 3. Πρόταση/εισήγηση στον πελάτη πλάνου αποπληρωμής. 4. Ζήτηση από τον πελάτη να δώσει πλάνο αποπληρωμής. 5. Ορισμός διαμεσολαβητή (ασφαλιστικής εταιρείας, δικηγορικού γραφείου). 6. Υπογραφή συμφωνίας / εγγράφου αποπληρωμής. 29

30 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΝΥΝΟΡΙΑΚΗΣ ΠΡΑΞΗΣ ΕΠΙΒΛΕΨΗ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ Πρόβλημα / Ενέργεια 7. Τελευταία ενέργεια η δράση μέσω νομικών και δικαστικών μέτρων. 8. Ο πελάτης/συνεργάτης μπορεί να έχει πρόβλημα σήμερα αλλά όχι στο μέλλον. 9. Πρόβλημα το κόστος ανάκτησης ενός χαμένου πελάτη. 10.Ουδέποτε είμαστε επιθετικοί στην επικοινωνία ανάκτησης οφειλών (τέχνη εισπράξεων). 30

31 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΛΓΧΟΣ & ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ 31

32 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΛΓΧΟΣ Ρόλος του Εσωτερικού Ελέγχου O Εσωτερικός Έλεγχος λειτουργεί ανεξάρτητα από τα άλλα τμήματα και αξιολογεί και επιβλέπει την λειτουργία της εταιρείας και είναι υπόλογος στο Διοικητικό Συμβούλιο. 32

33 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΛΓΧΟΣ Σύστημα Πωλήσεων Στόχοι Ελέγχου Διασφάλιση ότι μόνο τα παραγγελθέντα αγαθά αποστέλλονται. Να διασφαλίσει την αποτελεσματική τιμή. Να εξασφαλίσει ότι όλες οι πωλήσεις συμπεριλαμβάνονται στα λογιστικά βιβλία. Να εξασφαλιστεί ότι οι πωλήσεις που περιλαμβάνονται στις λογιστικές καταστάσεις δηλώνονται με ακρίβεια. 33

34 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΛΓΧΟΣ Σύστημα Αποθεμάτων Στόχοι Ελέγχου Να εξασφαλιστεί ότι απογραφή, κατανάλωση και μεταφορές καταχωρίζονται ορθά και πλήρως. Να εξασφαλιστεί ότι τα ποσά είναι ορθά καταχωρημένα στις οικονομικές καταστάσεις. Διασφάλιση ότι τα ποσά των φυσικών αποθεμάτων συμφωνούν με τα λογιστικά βιβλία. Διασφάλιση μείωσης ζημιάς και απωλειών. 34

35 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΛΓΧΟΣ Τεχνικές Ελέγχου μέσω Υπολογιστή Πλεονεκτήματα Αποτελεσματικός τρόπος δοκιμής προγραμματισμένων ελέγχων. Μπορεί να εξετάσει ένα μεγάλο αριθμό στοιχείων γρήγορα και με ακρίβεια. Εφαρμογή αυτοματοποιημένων λογισμικών συστημάτων είναι ένα οικονομικά αποδοτικό μέσο συγκέντρωσης ελεγκτικών τεκμηρίων προς λήψη δραστικών αποφάσεων. 35

36 Κύρια Χαρακτηριστικά του Εσωτερικού Ελέγχου Αρίθμηση Εγγράφων / Τιμολογίων Η αρίθμηση επιβάλλεται βάση νόμου και περαιτέρω επιβάλλεται λόγω λειτουργικότητας και αποφυγής /εντοπισμού απάτης. 36

37 Κύρια Χαρακτηριστικά του Εσωτερικού Ελέγχου Φυσικός Έλεγχος Πωλήσεων και Εισπράξεων Οι φυσικοί έλεγχοι είναι μέρος του εσωτερικού Μάνατζμεντ όπως καταγραφές εμπορευμάτων πωλήσεων και έλεγχος εισπράξεων αν διαφέρουν τα ποσά με το λογισμικό κλπ. 37

38 ΣΥΝΟΨΗΣ Διοικητικός Προγραμματισμός. Ομαδική Εργασία. Ανάπτυξη Σχεδίου Δράσης. Χαρτογραφημένη Διαδικασία Πωλήσεων/Εισπράξεων. Ανάπτυξη Εσωτερικού Ελέγχου. ΕΦΑΡΜΟΓΗ = ΠΡΟΣΘΕΤΗ ΑΞΙΑ 38

39 Σας Ευχαριστώ για την Προσοχή σας!!! Χρίστος Ιωάννου Λογιστής/Οικονομολόγος Associate Lecturer/Consultant in Accountancy University of Nicosia 39