(Ανακοινώσεις) ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΘΕΣΜΙΚΩΝ ΚΑΙ ΛΟΙΠΩΝ ΟΡΓΑΝΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ

Transcript

1 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης C 95/1 II (Ανακοινώσεις) ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΘΕΣΜΙΚΩΝ ΚΑΙ ΛΟΙΠΩΝ ΟΡΓΑΝΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ Κατευθυντήριες γραμμές της 19ης Μαρτίου 2015 σχετικά με τις αρχές ορθής πρακτικής για τη διανομή των δραστικών ουσιών για τα φάρμακα που προορίζονται για ανθρώπινη χρήση (Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ) (2015/C 95/01) Εισαγωγή Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές βασίζονται στο άρθρο 47 τέταρτο εδάφιο της οδηγίας 2001/83/ΕΚ ( 1 ). Ακολουθούν τις ίδιες αρχές στις οποίες βασίζονται οι κατευθυντήριες γραμμές της EudraLex τόμος 4 μέρος II κεφάλαιο 17, όσον αφορά τη διανομή των δραστικών ουσιών και οι κατευθυντήριες γραμμές, της 5ης Νοεμβρίου 2013, σχετικά με την ορθή πρακτική διανομής φαρμάκων για ανθρώπινη χρήση ( 2 ). Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές παρέχουν αυτοτελή καθοδήγηση σχετικά με την ορθή πρακτική διανομής (ΟΠΔ) για τους εισαγωγείς και διανομείς δραστικών ουσιών για τα φάρμακα που προορίζονται για ανθρώπινη χρήση. Συμπληρώνουν τους κανόνες περί κατανομής που ορίζονται στις κατευθυντήριες γραμμές της EudraLex τόμος 4 μέρος II και ισχύουν επίσης για τους διανομείς δραστικών ουσιών που παρασκευάζονται από τους ίδιους. Οι δραστηριότητες παρασκευής σε σχέση με δραστικές ουσίες, συμπεριλαμβανομένων της επανασυσκευασίας, της επανασήμανσης ή της κατάτμησης, υπόκεινται στον κατ εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής (ΕΕ) αριθ. 1252/2014 ( 3 ) και στην EudraLex τόμος 4 μέρος II. Στην εισαγωγή δραστικών ουσιών εφαρμόζονται πρόσθετες απαιτήσεις, όπως ορίζει το άρθρο 46β της οδηγία 2001/83/ΕΚ. Οι διανομείς δραστικών ουσιών για φάρμακα που προορίζονται για ανθρώπινη χρήση θα πρέπει να ακολουθούν τις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές από τις 21 Σεπτεμβρίου ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ 1.1. Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές εφαρμόζονται στη διανομή των δραστικών ουσιών, όπως ορίζονται στο άρθρο 1 παράγραφος 3α της οδηγίας 2001/83/ΕΚ, για τα φάρμακα που προορίζονται για ανθρώπινη χρήση. Σύμφωνα με τη διάταξη αυτή, δραστική ουσία είναι κάθε ουσία ή μείγμα ουσιών που προορίζεται να χρησιμοποιηθεί στην παραγωγή ενός φαρμάκου και η οποία, όταν χρησιμοποιείται στην παραγωγή του, γίνεται ενεργό συστατικό του εν λόγω προϊόντος που προορίζεται να ασκήσει φαρμακολογική, ανοσολογική ή μεταβολική δράση με σκοπό να αποκατασταθούν, να διορθωθούν ή να τροποποιηθούν φυσιολογικές λειτουργίες ή να συντελέσει ώστε να γίνει ιατρική διάγνωση. ( 1 ) Οδηγία 2001/83/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 6ης Νοεμβρίου 2001, περί κοινοτικού κώδικος για τα φάρμακα που προορίζονται για ανθρώπινη χρήση (ΕΕ L 311 της , σ. 67). ( 2 ) ΕΕ C 343 της , σ. 1. ( 3 ) Κατ εξουσιοδότηση κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 1252/2014 της Επιτροπής, της 28ης Μαΐου 2014, για τη συμπλήρωση της οδηγίας 2001/83/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου όσον αφορά τις αρχές και τις κατευθυντήριες γραμμές καλής παρασκευής δραστικών ουσιών για φάρμακα που προορίζονται για ανθρώπινη χρήση (ΕΕ L 337 της , σ. 1).

2 C 95/2 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης Για τους σκοπούς των παρουσών κατευθυντήριων γραμμών, η διανομή δραστικών ουσιών περιλαμβάνει κάθε δραστηριότητα που συνίσταται στην προμήθεια, την εισαγωγή, τη διατήρηση, την παροχή ή την εξαγωγή δραστικών ουσιών, εκτός από τη διαμεσολάβηση Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές δεν εφαρμόζονται σε ενδιάμεσα προϊόντα δραστικών ουσιών. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ 2.1. Οι διανομείς δραστικών ουσιών θα πρέπει να αναπτύσσουν και να τηρούν σύστημα ποιότητας που να καθορίζει τις ευθύνες, τις διαδικασίες και τις αρχές διαχείρισης κινδύνου. Παραδείγματα των διαδικασιών και εφαρμογών της διαχείρισης κινδύνου όσον αφορά την ποιότητα παρατίθενται στην EudraLex τόμος 4 μέρος III: έγγραφα σχετικά με την ορθή παρασκευαστική πρακτική (ΟΠΠ), κατευθυντήρια γραμμή Q9 της ICH για τη διαχείριση κινδύνου όσον αφορά την ποιότητα (ICH Q9) Το σύστημα ποιότητας θα πρέπει να είναι επαρκώς στελεχωμένο με το κατάλληλο προσωπικό και να διαθέτει κατάλληλες και επαρκείς εγκαταστάσεις και εξοπλισμό. Θα πρέπει να εξασφαλίζει ότι: i) οι δραστικές ουσίες παράγονται, εισάγονται, διατηρούνται, παρέχονται ή εξάγονται κατά τρόπο που είναι σύμφωνος με τις απαιτήσεις της ΟΠΔ για τις δραστικές ουσίες ii) οι διαχειριστικές αρμοδιότητες καθορίζονται με σαφήνεια iii) οι δραστικές ουσίες παραδίδονται στους σωστούς παραλήπτες εντός ικανοποιητικής προθεσμίας iv) οι καταχωρίσεις πραγματοποιούνται ταυτόχρονα v) οι αποκλίσεις από τις καθιερωμένες διαδικασίες τεκμηριώνονται και διερευνώνται vi) πραγματοποιούνται κατάλληλες διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες, κοινώς γνωστές ως «ΔΚΠΕ», ώστε να διορθώνονται οι αποκλίσεις και να προλαμβάνονται σύμφωνα με τις αρχές της διαχείρισης κινδύνου όσον αφορά την ποιότητα vii) αξιολογούνται οι αλλαγές που ενδέχεται να επηρεάσουν την αποθήκευση και τη διανομή των δραστικών ουσιών Το μέγεθος, τη δομή και η περιπλοκότητα των δραστηριοτήτων του διανομέα θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την ανάπτυξη ή την τροποποίηση του συστήματος ποιότητας. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ 3.1. Ο διανομέας θα πρέπει να ορίσει ένα πρόσωπο σε κάθε τόπο όπου πραγματοποιούνται δραστηριότητες διανομής το οποίο θα πρέπει να έχει καθορισμένη εξουσία και αρμοδιότητα να διασφαλίζει ότι εφαρμόζεται και διατηρείται ένα σύστημα ποιότητας. Το εν λόγω πρόσωπο θα πρέπει να ασκεί τις αρμοδιότητές του προσωπικά. Μπορεί να αναθέτει καθήκοντα αλλά όχι να μεταβιβάζει αρμοδιότητες Οι αρμοδιότητες του συνόλου του προσωπικού που εμπλέκεται στη διανομή των δραστικών ουσιών θα πρέπει να καθορίζονται εγγράφως. Το προσωπικό θα πρέπει να είναι εκπαιδευμένο όσον αφορά τις απαιτήσεις της ΟΠΔ για τις δραστικές ουσίες. Θα πρέπει να διαθέτει την κατάλληλη ικανότητα και πείρα, ώστε να διασφαλίζει τον σωστό χειρισμό και τη σωστή αποθήκευση και διανομή των δραστικών ουσιών Το προσωπικό θα πρέπει να λαμβάνει αρχική και συνεχή κατάρτιση σχετική με τον ρόλο του, βάσει γραπτών διαδικασιών και σύμφωνα με γραπτό πρόγραμμα κατάρτισης Θα πρέπει να τηρείται αρχείο όλων των δραστηριοτήτων κατάρτισης, η δε αποτελεσματικότητα της κατάρτισης θα πρέπει να αξιολογείται και να τεκμηριώνεται περιοδικά. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ 4.1. Η τεκμηρίωση περιλαμβάνει όλες τις γραπτές διαδικασίες, οδηγίες, συμβάσεις, αρχεία και στοιχεία, σε έντυπη ή σε ηλεκτρονική μορφή. Θα πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμη και ανακτήσιμη. Όλη η τεκμηρίωση σχετικά με τη συμμόρφωση του διανομέα με τις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές θα πρέπει να είναι διαθέσιμη αν ζητηθεί από τις αρμόδιες αρχές Η τεκμηρίωση θα πρέπει να είναι επαρκώς εκτενής όσον αφορά το πεδίο των δραστηριοτήτων του διανομέα και σε γλώσσα κατανοητή από το προσωπικό. Θα πρέπει να είναι διατυπωμένη με σαφή και αναμφισβήτητο τρόπο και να μην περιέχει λάθη.

3 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης C 95/ Κάθε τροποποίηση στην τεκμηρίωση θα πρέπει να φέρει ημερομηνία και υπογραφή η τροποποίηση θα πρέπει να μεταφέρει τις αρχικές πληροφορίες. Κατά περίπτωση, θα πρέπει να αναγράφεται ο λόγος της τροποποίησης Κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να έχει άμεση πρόσβαση σε όλη την τεκμηρίωση που χρειάζεται για τα καθήκοντα που εκτελεί. Διαδικασίες 4.5. Οι γραπτές διαδικασίες θα πρέπει να περιγράφουν τις δραστηριότητες διανομής οι οποίες επηρεάζουν την ποιότητα των δραστικών ουσιών. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν την παραλαβή και τον έλεγχο των παραδόσεων, την αποθήκευση, τον καθαρισμό και τη συντήρηση των εγκαταστάσεων (συμπεριλαμβανομένης της καταπολέμησης των παρασίτων), την καταγραφή των συνθηκών αποθήκευσης, την ασφάλεια των αποθεμάτων στις εγκαταστάσεις και στα φορτία υπό διαμετακόμιση, την απόσυρση από εμπορεύσιμο απόθεμα, τον χειρισμό διαχείριση των επιστρεφόμενων προϊόντων, τα σχέδια ανάκλησης κ.λπ Οι διαδικασίες θα πρέπει να εγκρίνονται, να χρονολογούνται και να υπογράφονται από το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για το σύστημα ποιότητας Θα πρέπει να δίνεται προσοχή στη χρησιμοποίηση έγκυρων και εγκεκριμένων διαδικασιών. Τα έγγραφα θα πρέπει να αναθεωρούνται σε τακτική βάση και να επικαιροποιούνται. Στις διαδικασίες θα πρέπει να εφαρμόζεται έλεγχος επικαιροποίησης. Μετά την αναθεώρηση ενός εγγράφου θα πρέπει να υπάρχει σύστημα αποτροπής της ακούσιας χρήσης του αντικατασταθέντος εγγράφου. Οι αντικατασταθείσες ή παρωχημένες διαδικασίες θα πρέπει να αποσύρονται από τους τόπους εργασίας και να αρχειοθετούνται. Αρχεία 4.8. Τα αρχεία θα πρέπει να είναι σαφή, οι δε καταχωρίσεις να πραγματοποιούνται τη στιγμή κατά την οποία εκτελείται η ενέργεια και κατά τέτοιον τρόπο ώστε όλες οι σημαντικές δραστηριότητες ή εκδηλώσεις να είναι ανιχνεύσιμες. Θα πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον 1 έτος μετά την ημερομηνία λήξης της παρτίδας της δραστικής ουσίας την οποία αφορούν. Για τις δραστικές ουσίες με ημερομηνία επανάληψης δοκιμής, τα αρχεία θα πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον 3 έτη μετά την πλήρη διανομή της παρτίδας Θα πρέπει να τηρούνται αρχεία για κάθε αγορά και πώληση, όπου να εμφαίνονται η ημερομηνία αγοράς ή παροχής, η ονομασία της δραστικής ουσίας, ο αριθμός της παρτίδας και η ποσότητα που παραλήφθηκε ή παραδόθηκε, καθώς και το ονοματεπώνυμο/η επωνυμία και η διεύθυνση του προμηθευτή και του αρχικού παρασκευαστή, αν δεν είναι ο ίδιος, ή του αποστολέα και/ή του παραλήπτη. Τα αρχεία θα πρέπει να εξασφαλίζουν την ανιχνευσιμότητα της προέλευσης και του προορισμού των προϊόντων, έτσι ώστε να μπορούν να εντοπιστούν όλοι οι προμηθευτές ή οι παραλήπτες μιας δραστικής ουσίας. Τα αρχεία που θα πρέπει να φυλάσσονται και να είναι διαθέσιμα περιλαμβάνουν: i) την ταυτότητα του προμηθευτή, του αρχικού παρασκευαστή, του αποστολέα και/ή του παραλήπτη ii) τη διεύθυνση του προμηθευτή, του αρχικού παρασκευαστή, του αποστολέα και/ή του παραλήπτη iii) τις εντολές αγοράς iv) τα στοιχεία σχετικά με της φορτωτική, τη μεταφορά και τη διανομή v) τα έγγραφα παραλαβής vi) την ονομασία ή περιγραφή της δραστικής ουσίας vii) τον αριθμό παρτίδας του παρασκευαστή viii) τα πιστοποιητικά ανάλυσης, συμπεριλαμβανομένων εκείνων του αρχικού παρασκευαστή ix) την ημερομηνία λήξης ή επανάληψης δοκιμής. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ 5.1. Οι εγκαταστάσεις και ο εξοπλισμός θα πρέπει να είναι κατάλληλα και επαρκή ώστε να εξασφαλιστούν η σωστή αποθήκευση, η προστασία από τυχόν μόλυνση, π.χ. ναρκωτικές ουσίες, ιδιαιτέρως ευαισθητοποιητικά υλικά, υλικά υψηλής φαρμακολογικής δραστικότητας ή τοξικότητας, καθώς και η διανομή των δραστικών ουσιών. Θα πρέπει να είναι δεόντως προστατευμένα, ώστε να εμποδίζεται η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Ο εξοπλισμός παρακολούθησης που είναι απαραίτητος για τη διασφάλιση της ποιότητας της δραστικής ουσίας θα πρέπει να βαθμονομείται σύμφωνα με εγκεκριμένο σχέδιο έναντι πιστοποιημένων προσδιορίσιμων προτύπων.

4 C 95/4 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης Παραγγελίες ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ 6.1. Όταν η προμήθεια των δραστικών ουσιών πραγματοποιείται από παρασκευαστή, εισαγωγέα ή διανομέα που είναι εγκατεστημένος στην ΕΕ, ο εν λόγω παρασκευαστής, εισαγωγέας ή διανομέας θα πρέπει να καταχωριστεί σύμφωνα με το άρθρο 52α της οδηγίας 2001/83/ΕΚ. Παραλαβή 6.2. Οι τόποι παραλαβής των δραστικών ουσιών θα πρέπει να προστατεύουν τις παραδόσεις από τις επικρατούσες καιρικές συνθήκες κατά την εκφόρτωση. Ο χώρος υποδοχής θα πρέπει να είναι χωριστός από τον χώρο αποθήκευσης. Κατά την παραλαβή θα πρέπει τα φορτία να εξετάζονται, έτσι ώστε να ελέγχονται τα ακόλουθα: i) οι περιέκτες δεν έχουν υποστεί ζημία ii) όλες οι σφραγίσεις ασφαλείας είναι στη θέση τους και δεν υπάρχει καμία ένδειξη παραβίασης iii) υπάρχει ορθή σήμανση, συμπεριλαμβανομένης της συσχέτισης μεταξύ της ονομασίας που χρησιμοποιείται από τον προμηθευτή και της εσωτερικής ονομασίας, αν είναι διαφορετικές iv) είναι διαθέσιμες οι απαραίτητες πληροφορίες, όπως το πιστοποιητικό ανάλυσης και v) η δραστική ουσία και το φορτίο αντιστοιχούν στην παραγγελία Δραστικές ουσίες με παραβιασμένες σφραγίσεις ασφαλείας, κατεστραμμένη συσκευασία ή υπόνοιες ενδεχόμενης μόλυνσης θα πρέπει να τίθενται σε καραντίνα, είτε με φυσικό τρόπο είτε με τη χρήση ισοδύναμου ηλεκτρονικού συστήματος, και θα πρέπει να ερευνάται η αιτία του προβλήματος Οι δραστικές ουσίες που υπόκεινται σε ειδικά μέτρα αποθεματοποίησης, π.χ. ναρκωτικές ουσίες και προϊόντα που απαιτούν μια συγκεκριμένη θερμοκρασία αποθήκευσης ή υγρασίας, θα πρέπει αμέσως να εντοπίζονται και να αποθηκεύονται σύμφωνα με τις γραπτές οδηγίες και με τις σχετικές νομοθετικές διατάξεις Όταν ο διανομέας έχει υπόνοιες ότι μια δραστική ουσία την οποία προμηθεύει ή εισάγει είναι ψευδεπίγραφη, αυτός θα πρέπει να τη διαχωρίσει, είτε με φυσικό τρόπο είτε με τη χρήση ισοδύναμου ηλεκτρονικού συστήματος, και να ενημερώσει σχετικά την εθνική αρμόδια αρχή της χώρας στην οποία είναι καταχωρισμένος Τα απορριπτόμενα υλικά θα πρέπει να εντοπίζονται, να ελέγχονται και να τίθενται σε καραντίνα, ώστε να εμποδίζεται η μη εξουσιοδοτημένη χρήση τους στην παρασκευή και η περαιτέρω διανομή τους. Τα αρχεία των δραστηριοτήτων καταστροφής θα πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα. Αποθήκευση 6.7. Οι δραστικές ουσίες θα πρέπει να αποθηκεύονται υπό τις συνθήκες που καθορίζει ο παρασκευαστής, π.χ. ελεγχόμενη θερμοκρασία και υγρασία, όταν απαιτείται, και με τρόπο που να εμποδίζεται η μόλυνση και/ή η ανάμειξη. Θα πρέπει οι συνθήκες αποθήκευσης να παρακολουθούνται και να τηρούνται σχετικά αρχεία. Τα αρχεία θα πρέπει να επανεξετάζονται τακτικά από το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για το σύστημα ποιότητας Όταν απαιτούνται ειδικές συνθήκες αποθήκευσης, ο χώρος αποθήκευσης θα πρέπει να είναι κατάλληλος και να λειτουργεί εντός των καθορισμένων ορίων Οι εγκαταστάσεις αποθήκευσης θα πρέπει να είναι καθαρές και χωρίς απορρίμματα, σκόνη και παράσιτα. Θα πρέπει να λαμβάνονται κατάλληλες προφυλάξεις για την αποφυγή τυχόν διαρροής ή διάρρηξης, επίθεσης από μικροοργανισμούς και διασταυρούμενης μόλυνσης Θα πρέπει να υπάρχει σύστημα που να εξασφαλίζει την εναλλαγή των αποθεμάτων, π.χ. «όσα λήγουν πρώτα φεύγουν πρώτα (ημερομηνία επανάληψης δοκιμής)», με τακτικούς και συχνούς ελέγχους ως προς την ορθή λειτουργία του συστήματος. Τα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης των αποθεμάτων θα πρέπει να επικυρώνονται Ωστόσο, οι δραστικές ουσίες, μετά την ημερομηνία λήξης της ισχύος τους, θα πρέπει να διαχωρίζονται, είτε με φυσικό τρόπο είτε με τη χρήση ισοδύναμου ηλεκτρονικού συστήματος, από το εγκεκριμένο απόθεμα και να μην παρέχονται Αν η αποθήκευση ή η μεταφορά δραστικών ουσιών ανατίθεται σε τρίτους, ο διανομέας θα πρέπει να εξασφαλίζει ότι ο ανάδοχος γνωρίζει και εφαρμόζει τις κατάλληλες συνθήκες αποθήκευσης και μεταφοράς. Πρέπει να υπάρχει γραπτή σύμβαση μεταξύ του αναθέτοντος και του αναδόχου, η οποία να ορίζει σαφώς τις αρμοδιότητες κάθε μέρους. Ο ανάδοχος δεν αναθέτει σε τρίτους (υπεργολαβία) εργασίες τις οποίες έχει αναλάβει στο πλαίσιο της σύμβασης χωρίς γραπτή άδεια από τον αναθέτοντα.

5 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης C 95/5 Παραδόσεις σε πελάτες Η παροχή εντός της ΕΕ θα πρέπει να γίνεται μόνο από διανομείς δραστικών ουσιών που έχουν καταχωριστεί σύμφωνα με το άρθρο 52α της οδηγία 2001/83/ΕΚ σε άλλους διανομείς, παρασκευαστές ή σε φαρμακεία Οι δραστικές ουσίες θα πρέπει να μεταφέρονται σύμφωνα με τις προϋποθέσεις που ορίζει ο παρασκευαστής, και κατά τρόπο που να μην επηρεάζεται αρνητικά η ποιότητά τους. Η ταυτότητα του προϊόντος, της παρτίδας και του περιέκτη πρέπει να διατηρείται πάντα. Όλες οι αρχικές σημάνσεις του περιέκτη θα πρέπει να παραμένουν ευανάγνωστες Θα πρέπει να υπάρχει σύστημα με το οποίο η διανομή κάθε παρτίδας δραστικής ουσίας μπορεί να προσδιοριστεί εύκολα, έτσι ώστε να υπάρχει δυνατότητα ανάκλησής της. Διαβίβαση πληροφοριών Κάθε πληροφορία ή γεγονός που πληροφορείται ο διανομέας που δυνητικά μπορεί να προκαλέσει διακοπή της παροχής θα πρέπει να κοινοποιείται στους σχετικούς πελάτες Οι διανομείς θα πρέπει να διαβιβάζουν κάθε πληροφορία σχετικά με την ποιότητα του προϊόντος ή κάθε κανονιστική πληροφορία που λαμβάνουν από έναν παρασκευαστή δραστικής ουσίας στον πελάτη και από τον πελάτη στον παρασκευαστή της δραστικής ουσίας Ο διανομέας που παρέχει τη δραστική ουσία στον πελάτη θα πρέπει να αναφέρει το ονοματεπώνυμο/την επωνυμία και τη διεύθυνση του αρχικού παρασκευαστή της δραστικής ουσίας καθώς και τον/τους αριθμό/-ούς της παρεχόμενης παρτίδας. Θα πρέπει να δίνεται στον πελάτη αντίγραφο του πρωτότυπου πιστοποιητικού ανάλυσης από τον παρασκευαστή Ο διανομέας θα πρέπει επίσης να αναφέρει στις αρμόδιες αρχές την ταυτότητα του αρχικού παρασκευαστή της δραστικής ουσίας, εφόσον ζητηθεί. Ο αρχικός παρασκευαστής μπορεί να απαντήσει στην αρμόδια αρχή απευθείας ή μέσω των εξουσιοδοτημένων αντιπροσώπων του. (Σ αυτό το πλαίσιο, ως «εξουσιοδοτημένος» νοείται εξουσιοδοτημένος από τον παρασκευαστή.) Οι ειδικές οδηγίες για τα πιστοποιητικά ανάλυσης παρατίθενται λεπτομερώς στην Eudralex τόμος 4 μέρος II τμήμα Επιστροφές ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 ΕΠΙΣΤΡΟΦΕΣ, ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΕΣ ΚΑΙ ΑΝΑΚΛΗΣΕΙΣ 7.1. Οι επιστρεφόμενες δραστικές ουσίες θα πρέπει να ταυτοποιούνται ως τέτοιες και να τίθενται σε καραντίνα εν αναμονή διενέργειας έρευνας Οι δραστικές ουσίες που δεν είναι πλέον υπό τη μέριμνα του διανομέα θα πρέπει να επιστρέφονται μόνο σε εγκεκριμένο απόθεμα εφόσον πληρούνται όλες οι ακόλουθες προϋποθέσεις: i) η δραστική ουσία είναι στον/στους αρχικό/-ούς της/τους περιέκτη/-ες χωρίς αυτός/-οί να έχει/-ουν ανοιχτεί, με όλες τις αρχικές σφραγίδες ασφαλείας, και είναι σε καλή κατάσταση ii) αποδεικνύεται ότι η δραστική ουσία έχει αποτελέσει αντικείμενο αποθήκευσης και χειρισμών σύμφωνα με τις δέουσες συνθήκες. Οι γραπτές πληροφορίες που παρέχονται από τον πελάτη θα πρέπει να είναι διαθέσιμες για τον σκοπό αυτόν iii) το εναπομένον χρονικό διάστημα διατήρησης είναι αποδεκτό iv) η δραστική ουσία έχει εξεταστεί και αξιολογηθεί από προσωπικό εκπαιδευμένο και εξουσιοδοτημένο για τον σκοπό αυτό v) δεν υπάρχει απώλεια πληροφοριών/ανιχνευσιμότητας. Η εν λόγω αξιολόγηση θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τη φύση της δραστικής ουσίας, τυχόν ιδιαίτερες συνθήκες αποθήκευσης που απαιτεί και τον χρόνο που έχει παρέλθει από την παροχή της. Κατά περίπτωση και εφόσον υπάρχει αμφιβολία σχετικά με την ποιότητα των επιστρεφόμενων δραστικών ουσιών θα πρέπει να ζητούνται συμβουλές από τον παρασκευαστή.

6 C 95/6 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης Πρέπει να τηρούνται αρχεία των επιστρεφόμενων δραστικών ουσιών. Για κάθε επιστροφή, η τεκμηρίωση θα πρέπει να περιλαμβάνει: i) το ονοματεπώνυμο/την επωνυμία και τη διεύθυνση του παραλήπτη ο οποίος επιστρέφει τις δραστικές ουσίες ii) την ονομασία ή την περιγραφή καθώς και τον αριθμό παρτίδας και την ποσότητα της επιστρεφόμενης δραστικής ουσίας. iii) τον λόγο της επιστροφής iv) τη χρήση ή διάθεση της επιστρεφόμενης δραστικής ουσίας και τα αρχεία της πραγματοποιηθείσας αξιολόγησης Μόνο κατάλληλα εκπαιδευμένο και εξουσιοδοτημένο προσωπικό θα πρέπει να ελευθερώνει τις επιστρεφόμενες δραστικές ουσίες στο απόθεμα. Οι δραστικές ουσίες που επιστρέφονται σε εμπορεύσιμο απόθεμα θα πρέπει να τοποθετούνται κατά τρόπο ώστε το σύστημα εναλλαγής αποθεμάτων να λειτουργεί αποτελεσματικά. Καταγγελίες και ανακλήσεις 7.5. Όλες οι καταγγελίες, είτε προφορικές είτε γραπτές, θα πρέπει να καταχωρίζονται και να ερευνώνται σύμφωνα με γραπτή διαδικασία. Σε περίπτωση καταγγελίας σχετικά με την ποιότητα μιας δραστικής ουσίας, ο διανομέας θα πρέπει να εξετάζει την καταγγελία μαζί με τον αρχικό παρασκευαστή της δραστικής ουσίας, προκειμένου να διαπιστωθεί αν χρειάζεται να αναληφθεί τυχόν περαιτέρω δράση, είτε με άλλους πελάτες που ενδεχομένως έχουν λάβει την εν λόγω δραστική ουσία είτε με την αρμόδια αρχή, είτε και τα δύο. Η έρευνα σχετικά με τον λόγο της καταγγελίας θα πρέπει να διενεργείται και να τεκμηριώνεται από το κατάλληλο αρμόδιο πρόσωπο/φορέα Οι καταχωρίσεις των καταγγελιών θα πρέπει να περιλαμβάνουν: i) το ονοματεπώνυμο/την επωνυμία και τη διεύθυνση του καταγγέλλοντος ii) το ονοματεπώνυμο, τον τίτλο, κατά περίπτωση, και τον αριθμό τηλεφώνου του προσώπου που υποβάλλει την καταγγελία iii) τη φύση της καταγγελίας, συμπεριλαμβανομένων της ονομασίας και του αριθμού παρτίδας της δραστικής ουσίας iv) την ημερομηνία λήψης της καταγγελίας v) τη δράση που αναλήφθηκε αρχικά, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών και της ταυτότητας του προσώπου που ανέλαβε τη δράση vi) τυχόν δράση που αναλήφθηκε στη συνέχεια vii) την απάντηση που δόθηκε στον καταγγέλλοντα, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας αποστολής της viii) την τελική απόφαση σχετικά με την παρτίδα της δραστικής ουσίας Θα πρέπει να τηρούνται αρχεία των καταγγελιών, έτσι ώστε να αξιολογούνται οι τάσεις, οι συχνότητες που σχετίζονται με το κατά περίπτωση προϊόν, καθώς και η σοβαρότητα με την προοπτική λήψης συμπληρωματικών και, κατά περίπτωση, άμεσων διορθωτικών μέτρων. Τα εν λόγω αρχεία θα πρέπει να είναι διαθέσιμα κατά τη διάρκεια επιθεωρήσεων από τις αρμόδιες αρχές Όταν μια καταγγελία αναφέρεται στον αρχικό παρασκευαστή της δραστικής ουσίας, το μητρώο που τηρείται από τον διανομέα θα πρέπει να περιλαμβάνει κάθε απάντηση που έλαβε από τον αρχικό παρασκευαστή της δραστικής ουσίας, συμπεριλαμβανομένων της ημερομηνίας και των πληροφοριών που παρασχέθηκαν Σε περίπτωση σοβαρής ή δυνητικά απειλητικής για τη ζωή κατάστασης, θα πρέπει να ενημερώνονται οι τοπικές, εθνικές και/ή διεθνείς αρχές και να ζητείται η γνώμη τους Θα πρέπει να υπάρχει γραπτή διαδικασία που να ορίζει τους όρους υπό τους οποίους θα πρέπει να εξετάζεται η περίπτωση ανάκλησης μιας δραστικής ουσίας.

7 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης C 95/ Η εν λόγω διαδικασία θα πρέπει να ορίζει ποιος θα πρέπει να αξιολογεί τις πληροφορίες, πώς θα πρέπει να κινείται διαδικασία ανάκλησης, ποιοι θα πρέπει να ενημερώνονται σχετικά με την ανάκληση και πώς θα πρέπει να χειρίζονται οι ενδιαφερόμενοι το υλικό που αποτελεί αντικείμενο της ανάκλησης. Το ορισθέν πρόσωπο (βλέπε σημείο 3.1) θα πρέπει να είναι αρμόδιο για τις ανακλήσεις. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8 ΑΥΤΟΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ 8.1. Ο διανομέας θα πρέπει να πραγματοποιεί και να καταχωρίζει αυτοεπιθεωρήσεις, ώστε να παρακολουθεί την εφαρμογή των παρουσών κατευθυντήριων γραμμών και τη συμμόρφωση με αυτές. Τακτικές αυτοεπιθεωρήσεις θα πρέπει να πραγματοποιούνται σύμφωνα με εγκεκριμένο σχέδιο.

8 C 95/8 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γλωσσάριο όρων που εφαρμόζονται στις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές Όροι Ορισμός Παρτίδα Αριθμός παρτίδας Διαμεσολάβηση όσον αφορά τις δραστικές ουσίες Βαθμονόμηση Παραλήπτης Μόλυνση Διανομή δραστικών ουσιών Απόκλιση Ημερομηνία λήξης Ψευδεπίγραφη δραστική ουσία Διατήρηση Διαδικασία Μια συγκεκριμένη ποσότητα υλικού που παράγεται στο πλαίσιο μιας διαδικασίας ή σειράς διαδικασιών έτσι ώστε να αναμένεται να είναι ομοιογενής εντός καθορισμένων ορίων. Στην περίπτωση συνεχούς παραγωγής, μια παρτίδα μπορεί να αντιστοιχεί σε ένα καθορισμένο ποσοστό της παραγωγής. Το μέγεθος της παρτίδας μπορεί να προσδιοριστεί είτε από μια καθορισμένη ποσότητα είτε την ποσότητα που παράγεται σε καθορισμένο χρονικό διάστημα. Ένας μοναδικός συνδυασμός αριθμών, γραμμάτων και/ή συμβόλων που προσδιορίζουν μια παρτίδα (ή μέρος) και από τον οποίο μπορεί να προσδιοριστεί το ιστορικό της παραγωγής και της διανομής. Κάθε δραστηριότητα σε σχέση με την πώληση ή αγορά δραστικών ουσιών η οποία δεν περιλαμβάνει υλικό χειρισμό και συνίσταται σε ανεξάρτητη διαπραγμάτευση και εξ ονόματος άλλου νομικού ή φυσικού προσώπου. Η κατάδειξη ότι ένα συγκεκριμένο όργανο ή διάταξη παράγει αποτελέσματα εντός καθορισμένων ορίων σε σύγκριση με εκείνα που παράγονται από ένα πρότυπο αναφοράς ή ένα προσδιορίσιμο πρότυπο σε κατάλληλη σειρά μετρήσεων. Το πρόσωπο στο οποίο πρέπει να παραδοθεί το φορτίο διά ξηράς, θαλάσσης ή αέρος. Η ανεπιθύμητη εισαγωγή προσμείξεων χημικής ή μικροβιακής φύσης, ή ξένων ουσιών, εντός ή επί της πρώτης ύλης, της ενδιάμεσης ουσίας ή της δραστικής ουσίας κατά την παραγωγή, τη δειγματοληψία, τη συσκευασία ή την ανασυσκευασία, την αποθήκευση ή τη μεταφορά. Κάθε δραστηριότητα που συνίσταται στην προμήθεια, την εισαγωγή, τη διατήρηση, την παροχή ή την εξαγωγή δραστικών ουσιών, εκτός από τη διαμεσολάβηση. Διαφοροποίηση από εγκεκριμένη οδηγία ή καθιερωμένο πρότυπο. Η ημερομηνία που τοποθετείται στον περιέκτη/στη σήμανση μιας δραστικής ουσίας η οποία προσδιορίζει το χρονικό διάστημα κατά τη διάρκεια του οποίου η δραστική ουσία αναμένεται να πληροί καθορισμένες προδιαγραφές διατήρησης, αν αποθηκευτεί υπό καθορισμένες συνθήκες, και μετά την πάροδο του οποίου η εν λόγω δραστική ουσία δεν πρέπει να χρησιμοποιείται. Οποιαδήποτε δραστική ουσία με ψευδή παρουσίαση: α) της ταυτότητάς της, περιλαμβανομένων της συσκευασίας και της σήμανσής της, της ονομασίας της ή της σύστασής της όσον αφορά οποιοδήποτε από τα συστατικά της και την ισχύ των εν λόγω συστατικών β) της προέλευσής της, συμπεριλαμβανομένων του παρασκευαστή της, της χώρας παρασκευής της, της χώρας προέλευσής της ή γ) του ιστορικού της, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων και των εγγράφων σχετικά με τους διαύλους διανομής που χρησιμοποιήθηκαν. Αποθήκευση δραστικών ουσιών. Τεκμηριωμένη περιγραφή των ενεργειών που πρέπει να πραγματοποιηθούν, των προληπτικών μέτρων που πρέπει να ληφθούν καθώς και των μέτρων που πρέπει να εφαρμοστούν άμεσα ή έμμεσα όσον αφορά τη διανομή μιας δραστικής ουσίας.

9 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης C 95/9 Όροι Ορισμός Προμήθεια Διαχείριση κινδύνου όσον αφορά την ποιότητα Σύστημα ποιότητας Καραντίνα Ημερομηνία επανάληψης δοκιμής Παροχή Υπογραφή Μεταφορά Επικύρωση Λήψη, απόκτηση ή αγορά δραστικών ουσιών από τους παρασκευαστές, εισαγωγείς ή άλλους διανομείς. Μια συστηματική διαδικασία για την εκτίμηση, τον έλεγχο, την επικοινωνία και την επανεξέταση των κινδύνων όσον αφορά την ποιότητα μιας δραστικής ουσίας στο σύνολο του κύκλου ζωής του προϊόντος. Το σύνολο όλων των πτυχών ενός συστήματος που θέτει σε εφαρμογή την πολιτική ποιότητας και εξασφαλίζει ότι εκπληρούνται οι ποιοτικοί στόχοι (ICH Q9). Το καθεστώς των υλικών που έχουν απομονωθεί με φυσικό τρόπο ή με άλλα αποτελεσματικά μέσα, εν αναμονή απόφασης έγκρισης ή απόρριψης. Η ημερομηνία κατά την οποία ένα υλικό θα πρέπει να επανεξεταστεί για να εξασφαλιστεί ότι εξακολουθεί να είναι κατάλληλο προς χρήση. Όλες οι δραστηριότητες χορήγησης, πώλησης ή δωρεάς δραστικών ουσιών σε διανομείς, φαρμακοποιούς ή παρασκευαστές φαρμάκων. Η καταχώριση του προσώπου που πραγματοποίησε συγκεκριμένη ενέργεια ή εξέταση. Η εν λόγω καταχώριση μπορεί να είναι αρχικά, πλήρης ιδιόχειρη υπογραφή, προσωπική σφραγίδα ή επικυρωμένη και ασφαλής ηλεκτρονική υπογραφή. Μετακίνηση δραστικών ουσιών μεταξύ δύο τόπων χωρίς να αποθηκεύονται για αδικαιολόγητες χρονικές περιόδους. Ένα τεκμηριωμένο πρόγραμμα που παρέχει υψηλό βαθμό βεβαιότητας ότι μια συγκεκριμένη διαδικασία, μέθοδος ή σύστημα παράγει σταθερά ένα αποτέλεσμα το οποίο πληροί προκαθορισμένα κριτήρια αποδοχής.