Κεθάλαιο 2. Σςζηήμαηα ERP. 2.1 Διζαγυγή

Transcript

1 Κεθάλαιο 2 Σςζηήμαηα ERP 2.1 Διζαγυγή Κάζε ζθνπηά ηεο δηνίθεζεο ζηε ζχγρξνλε επνρή βαζίδεηαη θπξίαξρα ζηελ εχξσζηε ξνή ησλ πιεξνθνξηψλ. Τίπνηα δε ιεηηνπξγεί ρσξίο πιεξνθνξίεο θαη είλαη γεληθά απνδεθηφ φηη νη πιεξνθνξίεο ηαπηίδνληαη κε ηελ ηζρχ θαη φπνηνο ηηο έρεη ζηελ θαηνρή ηνπ θαηέρεη θαη ηελ ηζρχ. Δίλαη έλαο ζεκαληηθφο πφξνο πνπ απαηηείηαη γηα λα αλαπηπρζνχλ νη άιινη πφξνη. Καηαζηάζεηο θαη πεξηβάιινλ αελάσο δηαθνξνπνηνχκελα έζεζαλ σο αλαγθαηφηεηα ηελ νξζή δηάδνζε ησλ πιεξνθνξηψλ ζηα δηάθνξα επίπεδα ηεο δηνίθεζεο. Ζ αλάπηπμε θαη ρξήζε ησλ MIS είλαη έλα ζχγρξνλν θαηλφκελν πνπ αθνξά ηε ρξήζε ησλ απαξαίηεησλ πιεξνθνξηψλ θαη ζα εγεζεί ηνπ θαιχηεξνπ ζρεδηαζκνχ, ηεο θαιχηεξεο ιήςεο απνθάζεσλ θαη ησλ θαιχηεξσλ νηθνλνκηθψλ απνηειεζκάησλ. Απηφ ην θεθάιαην ζα δψζεη κηα γεληθή εηθφλα ησλ ζπζηεκάησλ πιεξνθνξηψλ θαη ζα εζηηάζεη ζηα ζπζηήκαηα Γηαρείξηζεο Δπηρεηξεκαηηθψλ Πφξσλ, ηα απνθαινχκελα σο ERP (Enterprise Resource Planning), σο πην εμειηγκέλα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα, ζηελ εμέιημε θαη εθαξκνγή ηνπο, ζηα πξνβιήκαηα αιιά θαη 3

2 Σπζηήκαηα ERP ζηνπο βαζηθνχο παξάγνληεο πνπ παξνπζηάδνληαη θαηά ηελ εθαξκνγή ηνπο. Τέινο, ζα αλαθεξζνχλ ηα θξηηήξηα επηινγήο ελφο ζπζηήκαηνο ERP. 2.2 Καηηγοπιοποίηζη πληποθοπιακών ζςζηημάηυν Τν MIS (Management Information System), ζε ειιεληθή κεηάθξαζε Σχζηεκα Γηαρείξηζεο Πιεξνθνξηψλ, είλαη έλα νινθιεξσκέλν ζχζηεκα ζπζρέηηζεο επηινγψλ ρξήζηε θαη ιεηηνπξγίαο κεραλεκάησλ, ην νπνίν παξέρεη πιεξνθνξίεο πνπ ππνζηεξίδνπλ ηηο ιεηηνπξγίεο ηεο δηνίθεζεο θαη ηηο δηαδηθαζίεο ιήςεο απνθάζεσλ ζε έλαλ νξγαληζκφ (Davis and Olson, 1985). Έλα ζχζηεκα πιεξνθνξηψλ, γλσζηφ θαη σο IS (Information System), είλαη έλα ζχζηεκα πνπ ρξεζηκνπνηεί ηππνπνηεκέλεο δηαδηθαζίεο, νη νπνίεο ζθνπνχο έρνπλ λα παξέρνπλ δηαρείξηζε ζε φια ηα επίπεδα θαη φιεο ηεο ιεηηνπξγίεο βαζηζκέλεο ζε πιεξνθνξίεο πεγάδνπζεο απφ εζσηεξηθνχο θαη εμσηεξηθνχο πφξνπο, λα δίλνπλ ηε δπλαηφηεηα λα ιακβάλνληαη έγθαηξεο θαη απνηειεζκαηηθέο απνθάζεηο γηα ζρεδηαζκφ, ελνξρήζηξσζε θαη έιεγρν ησλ δξαζηεξηνηήησλ γηα ηηο νπνίεο είλαη ππεχζπλεο (Argyris,1991). Ο O Brien (2002) δειψλεη φηη: «έλα ζχζηεκα είλαη κηα νκάδα ζπζρεηηδφκελσλ θνκκαηηψλ, ηα νπνία εξγάδνληαη πξνο ηελ επίηεπμε ελφο θνηλνχ ζηφρνπ θαζψο απνδέρνληαη εηζαγσγέο θαη παξάγνπλ εμαγσγέο ζε κία νξγαλσκέλε δηαδηθαζία κεηαζρεκαηηζκνχ». Οξίδεη ν ίδηνο δε φηη: «έλα ζχζηεκα πιεξνθνξηψλ ρξεζηκνπνηεί ηνπο αλζξψπηλνπο θαη ηνπο πιηθνχο πφξνπο, ηνπο πφξνπο ινγηζκηθνχ θαη δεδνκέλσλ θαη ηα δίθηπα πξνθεηκέλνπ λα εθηειέζεη εηζαγσγή, επεμεξγαζία, εμαγσγή, απνζήθεπζε θαη έιεγρν δξαζηεξηνηήησλ». Τα ζπζηαηηθά θνκκάηηα θαη νη πφξνη ελφο IS είλαη νη πφξνη πιηθνχ, νη πφξνη ινγηζκηθνχ, νη αλζξψπηλνη πφξνη, νη πφξνη δεδνκέλσλ θαη νη πφξνη δηθηχσλ (O Brien, 2002). Απηά ηα ζπζηαηηθά θνκκάηηα θαη ε ζπζρέηηζε κεηαμχ ηνπο θαίλνληαη ζηελ Δηθφλα

3 Συστήματα ERP Δικόνα 2.1 Σςζηαηικά κομμάηια ενόρ IS (πηγή: O Brien, 2002) Ο O Brien (2002) νξίδεη ηνπο ηξεηο βαζηθνχο ξφινπο ελφο ζπζηήκαηνο πιεξνθνξηψλ: Υπνζηήξημε ηνπ ζηξαηεγηθνχ πιενλεθηήκαηνο Υπνζηήξημε ηεο δηνηθεηηθήο δηαρείξηζεο απνθάζεσλ Υπνζηήξημε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δξαζηεξηνηήησλ Σε ζηξαηεγηθφ επίπεδν ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ ππνζηεξίδνπλ έλα καθξνπξφζεζκν ζρεδηαζκφ δηαρείξηζεο απφ ηα πςειφβαζκα ζηειέρε. Αλαθνξηθά κε ηελ ππνζηήξημε ησλ δηαδηθαζηψλ ιήςεο απνθάζεσλ εληζρχνπλ ηελ παξαθνινχζεζε, ηνλ έιεγρν θαη ηε δηαρείξηζε απφ ηα ζηειέρε ηεο ακέζσο ρακειφηεξεο θιίκαθαο. Τέινο, ζρεηηθά κε ηελ ππνζηήξημε επηρεηξεκαηηθψλ δξαζηεξηνηήησλ, παξάγνπλ απαληήζεηο ξνπηίλαο ζεκειησδψλ ιεηηνπξγηψλ ηεο επηρείξεζεο (Laudon and Laudon, 2006). 5

4 Σπζηήκαηα ERP Βάζεη O Brien (2002) ηα ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ δηαρσξίδνληαη ζε δχν είδε, ζχκθσλα κε ηε ζηήξημε ησλ ζηφρσλ ηνπο. Τα είδε απηά είλαη: Σπζηήκαηα ππνζηήξημεο δηαδηθαζηψλ (operations support systems) Σπζηήκαηα ππνζηήξημεο δηνίθεζεο (management support systems) Πην αλαιπηηθά, ην πξψην είδνο απαξηίδεηαη απφ: Σπζηήκαηα δηαδηθαζηψλ ζπλαιιαγψλ (transaction processing systems) Σπζηήκαηα δηαδηθαζηψλ ειέγρνπ (process control systems) Σπζηήκαηα επηρεηξεκαηηθψλ ζπλεξγαζηψλ (enterprise collaboration systems) Δλψ ην δεχηεξν είδνο απαξηίδεηαη απφ: Σπζηήκαηα δηαρείξηζεο πιεξνθνξηψλ (MIS) Σπζηήκαηα ππνζηήξημεο απνθάζεσλ (DSS Decision Support Systems) Δθηειεζηηθά ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ (EIS Executive Information Systems) Οη Laudon & Laudon (2006) κε ηε ζεηξά ηνπο θαηεγνξηνπνηνχλ ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα αλάινγα κε ηηο επηρεηξεκαηηθέο ιεηηνπξγίεο ζε: Λεηηνπξγηθά ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ (functional information systems) Γηα-ιεηηνπξγηθά ζπζηήκαηα πιεξνθνξηψλ (cross-functional information systems EIS) Τν θαζέλα κε ηε ζεηξά ηνπ έρεη ππνθαηεγνξίεο. Ζ πξψηε θαηεγνξία δηαηξείηαη ζε ηέζζεξηο ηχπνπο αλάινγα κε ηελ επηρεηξεκαηηθή ιεηηνπξγία πνπ ππνζηεξίδεη (Laudon & Laudon, 2006): Πσιήζεηο θαη Μάξθεηηλγθ Καηαζθεπή θαη Παξαγσγή Οηθνλνκηθά θαη Λνγηζηηθά Αλζξψπηλνη πφξνη Κάζε επηρεηξεκαηηθή ιεηηνπξγία δηαρεηξίδεηαη μερσξηζηέο πιεξνθνξίεο ζε θάζε επίπεδν ιεηηνπξγίαο. Σρεκαηηθά θαίλεηαη ζηελ Δηθφλα 2.2 απηφο ν δηαρσξηζκφο ησλ ιεηηνπξγηθψλ ζπζηεκάησλ. 6

5 Συστήματα ERP Δικόνα 2.2 Γιασυπιζμόρ λειηοςπγικών ζςζηημάηυν ανά λειηοςπγία και επίπεδο (πηγή: Laudon & Laudon,2006) Κάπνηα ραξαθηεξηζηηθά παξαδείγκαηα γηα ηα ιεηηνπξγηθά ζπζηήκαηα ζε θάζε επίπεδν είλαη: Όζνλ αθνξά ηηο Πσιήζεηο θαη ην Μάξθεηηλγθ ζα κπνξνχζε θάπνηνο λα αλαθεξζεί ζηηο δηαδηθαζίεο παξαγγειηψλ ζην ρακειφ επίπεδν, ζηε δηαρείξηζε ησλ πσιήζεσλ ζην κεζαίν θαη ζηελ πξφβιεςε ησλ πσιήζεσλ γηα ηα επφκελα 5 ρξφληα ζην πςειφ. Αληίζηνηρα γηα ηηο Καηαζθεπέο θαη ηελ Παξαγσγή ζα κπνξνχζε λα γίλεη κλεία ζηε δηαθίλεζε ησλ πιηθψλ ζην ρακειφ επίπεδν, ζηε δηαρείξηζε απνζεκάησλ θαη ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ παξαγσγήο ζην κεζαίν θαη ζηελ πξαγκάησζε πεληαεηνχο πιάλνπ παξαγσγήο ζην πςειφ. Παξνκνίσο ζηα Οηθνλνκηθά θαη Λνγηζηηθά δεηήκαηα, ρακειά ζα είρακε ην κηζζνιφγην θαη ηελ πιεξσκή ινγαξηαζκψλ, ελδηάκεζα ηνλ εηήζην πξνυπνινγηζκφ θαη ηελ αλάιπζε θεξδνζθνπίαο θαη ςειά ην ζρεδηαζκφ απφθηεζεο θέξδνπο. Τέινο, ζηνπο Αλζξψπηλνπο πφξνπο ηα θαηψηεξα ζηξψκαηα αζρνινχληαη κε ηε δηαηήξεζε αξρείσλ ππαιιειηθνχ πξνζσπηθνχ, ηα κεζαία κε ηε κεηεγθαηάζηαζε ειέγρνπ θφζηνπο θαη ηα πςειά κε ηνλ ππαιιειηθφ ζρεδηαζκφ (personnel planning). 7

6 Σπζηήκαηα ERP Βέβαηα δελ πεξηέρνληαη φιεο νη δξαζηεξηφηεηεο ζε κία ζπγθεθξηκέλε ιεηηνπξγηθή πεξηνρή, νπφηε δελ είλαη δπλαηφλ λα αλαγλσξηζηνχλ φιεο απφ ηελ πεξηνρή ηεο εθαξκνγήο ηνπο. Απηφ ην ζέκα δεκηνχξγεζε ηελ αλάγθε λα αλαγλσξίδνληαη ηα ζπζηήκαηα απφ ηηο δηαδηθαζίεο. Απηφ είλαη ζεκαληηθφ γηα ηηο δηαδηθαζίεο θαζψο πνιιά επηρεηξεκαηηθά θαζήθνληα είλαη ππνζχλνια επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ νη νπνίεο είλαη δηα-ιεηηνπξγηθέο (Laudon & Laudon,2006). Οη Laudon & Laudon (2006) νξίδνπλ ηηο δηαδηθαζίεο σο «ηξφπνη κε ηνπο νπνίνπο έλα έξγν νξγαλψλεηαη, ζπληνλίδεηαη θαη εζηηάδεη ηξφπνπο παξαγσγήο πξντφληνο ή ππεξεζία έρνπζα αμία» θαη αλαθέξνπλ φηη είλαη ην φξην πνπ μεπεξληέηαη κεηαμχ πσιήζεσλ, κάξθεηηλγθ, θαηαζθεπήο θαη έξεπλαο & αλάπηπμεο ην νπνίν δεκηνπξγεί ηηο δηα-ιεηηνπξγηθέο επηρεηξεκαηηθέο δηαδηθαζίεο. Σχκθσλα κε ηνπο Laudon & Laudon (2006) πνιιέο δηαδηθαζίεο είλαη επξχηεξεο απφ έλα ηκήκα, νπφηε θαη ρσξίδνπλ ηα δηα-ιεηηνπξγηθά πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα ζε δχν ππνθαηεγνξίεο: Δάλ δηαπεξλά νιφθιεξε ηελ επηρείξεζε, θαινχληαη «Δπηρεηξεζηαθά Σπζηήκαηα» (ERP Enterprise Resource Planning) Δάλ δηαπεξλά πνιιέο επηρεηξήζεηο, θαινχληαη «Σπζηήκαηα Μεηαμχ Οξγαληζκψλ» (IOS Inter-Organizational Systems) Σε απηφ ην θνκκάηη ζα εζηηάζνπκε ζηα ERP ζπζηήκαηα. 2.3 Δξέλιξη και εθαπμογέρ ηυν ERP ζςζηημάηυν Οη Wallace θαη Kremzar (2001) πεξηέγξαςαλ ην ERP σο έλα ζχλνιν δηνηθεηηθψλ εξγαιείσλ πνπ θαιχπηεη φιν ην θάζκα ηεο επηρείξεζεο, ην νπνίν ηζνξξνπεί ηε δήηεζε θαη ηελ πξνζθνξά πιηθψλ, πεξηιακβάλεη ηε δπλαηφηεηα λα ζπλδένληαη νη πειάηεο κε ηνπο πξνκεζεπηέο ζε κία νινθιεξσκέλε εθνδηαζηηθή αιπζίδα, λα παξέρεη ηππνπνηεκέλεο επηρεηξεκαηηθέο δηαδηθαζίεο ιήςεο απνθάζεσλ θαη λα παξέρεη πςεινχ επηπέδνπ δηαιεηηνπξγηθήο νινθιήξσζεο κεηαμχ πσιήζεσλ, κάξθεηηλγθ, δηαρείξηζεο απνζεκάησλ, ζπλαιιαγψλ, νηθνλνκηθψλ κεγεζψλ, αλάπηπμεο λένπ πξντφληνο θαη αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ. Τνηνπηνηξφπσο επλνεί ηελ επηρείξεζε λα ιεηηνπξγεί κε πςειά επίπεδα εμππεξέηεζεο πειαηψλ θαη παξαγσγηθφηεηαο, ελψ παξάιιεια κεηψλεη ηα θφζηε θαη ηα απνζέκαηα, παξέρνληαο ην ζεκέιην ιίζν γηα απνηειεζκαηηθφ ειεθηξνληθφ εκπφξην. 8

7 Συστήματα ERP Ο πξνγξακκαηηζκφο επηρεηξεκαηηθψλ πφξσλ (ERP) είλαη ε ρξήζε ειεθηξνληθψλ ζπζηεκάησλ πιεξνθφξεζεο ζε φιε ηελ έθηαζε ηεο επηρείξεζεο κε ηέηνην ηξφπν ψζηε δηαθνξεηηθά ηκήκαηα ηνπ νξγαληζκνχ ζπλεξγάδνληαη κε ηξφπν πνπ δηαθέξεη απφ ην παξειζφλ, αθνχ ηφηε ην θαζέλα δελ είρε πξφζβαζε ζηηο πιεξνθνξίεο ησλ ππνινίπσλ γηα παξάδεηγκα ε παξαγσγή κε ηε δηαρείξηζε πειαηεηαθψλ ζρέζεσλ (CRM Customer Relationship Management) (The Economist, 2009). Τν ινγηζκηθφ ERP, πνπ απνζθνπεί ζηελ εθαξκνγή ηνπ, ιεηηνπξγεί σο έλα είδνο θεληξηθνχ λεπξηθνχ ζπζηήκαηνο γηα ηελ εηαηξία. Σπγθεληξψλεη πιεξνθνξίεο γηα ηελ θαηάζηαζε θαη ηε δξαζηεξηφηεηα ησλ δηαθφξσλ ηκεκάησλ ηνπ ζψκαηνο ηεο επηρείξεζεο θαη κεηαθέξεη ηηο πιεξνθνξίεο ζε ηκήκαηα άιισλ πεξηνρψλ πνπ κπνξνχλ λα ηηο ρξεζηκνπνηήζνπλ απνδνηηθά. Οη πιεξνθνξίεο ελεκεξψλνληαη ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν απφ ηνπο ρξήζηεο θαη είλαη πξνζβάζηκεο ζε φινπο κέζσ ηνπ δηθηχνπ αλά πάζα ζηηγκή (The Economist, 2009). Ζ εμέιημε ηνπ ERP μεθίλεζε κε ην MRP (Material Requirement Planning) σο παγθφζκηα θαηαζθεπαζηηθή εμίζσζε. Ζ ινγηθή ηνπ εθαξκφδεηαη φηαλ ηίζεληαη εξσηήκαηα πάλσ ζε νπνηαδήπνηε παξαγσγή αγαζψλ, είηε απηά είλαη αεξνπιάλα, είηε είλαη ρεκηθά, είηε είλαη εξγαιεία. Τo MRP εμειίρζεθε ζην MRP θιεηζηνχ θφκβνπ (Closed loop-mrp). Δπηπιένλ εμειίρζεθαλ εξγαιεία, φπσο ν Πξνγξακκαηηζκφο Πσιήζεσλ & Γηαδηθαζηψλ, ε Γηαρείξηζε Εήηεζεο θαη ν Πξνγξακκαηηζκφο Γπλακηθφηεηαο. Τν επφκελν βήκα ήηαλ ε εμέιημε απηνχ, ε νπνία απνθαιείηαη MRP II (Manufacturing Resource Planning) ην νπνίν εκπεξηείρε επηπξφζζεηα ηε Γηαρείξηζε Φξεκαηνδφηεζεο θαη ηελ Πξνζνκνίσζε (Wallace and Kremzar, 2001). Ζ ηζηνξία ηνπ ERP είλαη ε ηζηνξία ηεο SAP (System Analyse und Programmentwicklung), κηαο γεξκαληθήο εηαηξείαο ινγηζκηθνχ πνπ ηε δεθαεηία ηνπ 1990 εδξαίσζε κηα εθηεηακέλε θπξηαξρία ζηελ αγνξά ησλ ERP ζπζηεκάησλ. Ζ SAP ηδξχζεθε απφ ηξεηο κεραληθνχο ζην Mannheim ην Σηφρνο ηνπο ήηαλ λα βνεζήζνπλ ηηο εηαηξείεο λα ζπλδέζνπλ δηαθνξεηηθέο επηρεηξεκαηηθέο δηαδηθαζίεο, ζπλδπάδνληαο ηηο πιεξνθνξίεο απφ δηάθνξεο ιεηηνπξγίεο θαη ηηο ρξεζηκνπνηνχζαλ γηα λα ηξέμεη ε φιε επηρείξεζε πην νκαιά (The Economist, 2009). To ινγηζκηθφ ηεο SAP έρεη ζρεδηαζηεί γηα λα κπνξεί λα ιεηηνπξγήζεη αξζξσηά έηζη ψζηε ηα ζπζηήκαηα ηεο εηαηξίαο λα κπνξνχλ λα πξνζαξκφδνληαη γξήγνξα ιακβάλνληαο ππφςε ηελ αλάπηπμε θαη ηηο αιιαγέο ζηελ αγνξά. Ήηαλ ηφζν κεγάιε ε επηηπρία ηνπ ζηελ αλαγλψξηζε θαη ζηελ αληαπφθξηζε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ αλαγθψλ ψζηε απφ ηα ηέιε ηνπ 1990 ην κεξίδην ηεο SAP ζηελ αγνξά ησλ ERP ζπζηεκάησλ ήηαλ κεγαιχηεξν απφ εθείλν ησλ πέληε πιεζηέζηεξσλ αληαγσληζηψλ ηεο καδί. Τα ζπζηήκαηα ηεο ππνινγίδνληαη λα είλαη ζε ρξήζε 9

8 Σπζηήκαηα ERP απφ ηνπιάρηζηνλ ην ήκηζπ ησλ 500 κεγαιχηεξσλ εηαηξεηψλ ζηνλ θφζκν (The Economist, 2009). Δικόνα 2.3 Σσημαηική αναπαπάζηαζη εξέλιξηρ ERP Τα ζεκειηψδε ζηνηρεία ελφο ERP είλαη ηα ίδηα κε ην MRP II. Παξφια απηά, ράξε ζε κεγάιν βαζκφ ηνπ επηρεηξεκαηηθνχ ινγηζκηθνχ, ην ERP είλαη αξθεηά επξχηεξν ζε έθηαζε θαη πην απνηειεζκαηηθφ φηαλ αληηκεησπίδεη πνιιαπιά επηρεηξεκαηηθά δεηήκαηα. Ζ νηθνλνκηθή νινθιήξσζε είλαη πνιχ πην πιήξεο. Τα εξγαιεία εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο, ηα νπνία ππνζηεξίδνπλ ηηο επηρεηξήζεηο πέξα απφ ηα φξηα ηεο εηαηξίαο, είλαη πην δπλακηθά. Τν πξφβιεκα ην νπνίν θαινχληαη λα επηιχζνπλ νπζηαζηηθά είλαη «ν θαηακεξηζκφο ησλ πιεξνθνξηψλ ζε κεγάιεο επηρεηξήζεηο» (Davenport, 2008). Πξφθεηηαη δειαδή γηα κηα εθηεηακέλε, παξάιιεια φκσο πεξηεθηηθή, βάζε δεδνκέλσλ. Απηή ζπγθεληξψλεη δεδνκέλα 10

9 Συστήματα ERP απφ θαλάιηα αλαηξνθνδφηεζεο πιεξνθνξηψλ (ηεξκαηηθά ζηνπο ρψξνπο εξγαζίαο) ζε «εθαξκνγέο-ζπνλδχινπο» (modules) ππνζηεξίδνληαο έηζη εηθνληθά ηηο δξαζηεξηφηεηεο ηεο επηρείξεζεο δηακέζνπ ησλ ιεηηνπξγηψλ ηεο, ησλ κνλάδσλ ηεο θαη ζε φιε ηεο ηελ έθηαζε. Ζ δηαηήξεζε πνιιψλ δηαθνξεηηθψλ ππνινγηζηηθψλ ζπζηεκάησλ νδεγεί ζε ηεξάζηηα θφζηε απνζήθεπζεο δεδνκέλσλ, ζπιινγήο απηψλ θαη επεμεξγαζίαο ησλ, κεηαθνξάο απφ ην έλα ζχζηεκα ζην άιιν, αλαβάζκηζεο φισλ απηψλ θαη πξνγξακκαηηζκφ φισλ γηα ζχλδεζε θαη απηνκαηνπνίεζε κεηαθνξάο δεδνκέλσλ κεηαμχ ησλ (Davenport, 1998). Έλα ζχζηεκα ERP εθζπγρξνλίδεη ηε ξνή πιεξνθνξηψλ ζην εζσηεξηθφ κηα επηρείξεζεο θαη παξέρεη δηαρείξηζε κε άκεζε πξφζβαζε ζην ζχλνιν ησλ πιεξνθνξηψλ αλά πάζα ζηηγκή. Γηα πνιιέο εηαηξίεο απηά ηα νθέιε κεηαθξάδνληαη ζε θέξδνο ζηελ παξαγσγηθφηεηα θαη ζηελ ηαρχηεηα εθηέιεζεο νπνηαζδήπνηε δηαδηθαζίαο. Τν ERP πξνβιέπεη θαη εμηζνξξνπεί ηε δήηεζε κε ηελ πξνζθνξά πιηθψλ. Δίλαη δειαδή έλα εξγαιείν πνπ θαιχπηεη φιε ηελ έθηαζε ηεο επηρείξεζεο θαη εθηειεί πξνβιέςεηο, πξνγξακκαηηζκφ εξγαιείσλ θαη ζρεδηαζκφ παξαγσγήο. Σπλνπηηθά ηα εξγαιεία πνπ δηαζέηεη α) ζπλδένπλ ηνπο πειάηεο κε ηνπο πξνκεζεπηέο ζε κία νινθιεξσκέλε εθνδηαζηηθή αιπζίδα, β) εθαξκφδνπλ ηππνπνηεκέλεο δηαδηθαζίεο φηαλ ηίζεηαη δήηεκα ιήςεο απνθάζεσλ θαη γ) ζπληνλίδνπλ ηηο πσιήζεηο, ην κάξθεηηλγθ, ηε δηαρείξηζε απνζεκάησλ, ηηο ζπλαιιαγέο, ηα ινγηζηηθά, ηελ αλάπηπμε πξντφληνο θαη ηνπο αλζξψπηλνπο πφξνπο (Wallace and Kremzar, 2001). Αθξηβψο φπσο ε ηθαλφηεηα ηνπ θεληξηθνχ λεπξηθνχ ζπζηήκαηνο λα κπνξεί θαηά θαηξνχο λα μεπεξάζεη κε ηε ζπιινγηθή ηθαλφηεηα ησλ επηκέξνπο ηκεκάησλ ηνπ έλα πξφβιεκα (έλα θαηλφκελν πνπ νλνκάδνπκε ζπλείδεζε), έηζη νξίδεηαη θαη ε ηθαλφηεηα ηνπ ERP ζπζηήκαηνο. Απηφ πξνζδίδεη ζηελ εηαηξεία απηνγλσζία. Δηδηθφηεξα, ηα ζπζηήκαηα ERP ζπλδένπλ κεηαμχ ηνπο πιεξνθνξίεο ζρεηηθά κε ηε ρξεκαηνδφηεζε, ηνπο αλζξψπηλνπο πφξνπο, ηελ παξαγσγή θαη ηε δηαλνκή. Δλνξρεζηξψλεη επίζεο ηα ζπζηήκαηα ειέγρνπ θαη δηαρείξηζεο απνζεκάησλ, ηηο βάζεηο δεδνκέλσλ ησλ πειαηψλ, ηα ζπζηήκαηα παξαθνινχζεζεο παξαγγειηψλ, ηελ πιεξσκή ινγαξηαζκψλ, θαη νχησ θαζεμήο. Δπίζεο αιιειεπηδξνχλ φπνπ θαη φπνηε ρξεηάδεηαη κε ηνπο πξνκεζεπηέο θαη ηνπο πειάηεο (The Economist, 2009). Οη ζηφρνη ηνπ ERP πεξηιακβάλνπλ πςειά επίπεδα εμππεξέηεζεο πειαηψλ, παξαγσγηθφηεηαο, κείσζεο θφζηνπο θαη αλαθχθισζεο απνζεκάησλ θαη ζχζηεκα πνπ παξέρεη ηε δπλαηφηεηα απνηειεζκαηηθήο δηαρείξηζεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο θαη ειεθηξνληθνχ εκπνξίνπ. Απηφ επηηπγράλεηαη κέζσ ηεο αλάπηπμεο ζρεδίσλ θαη πξνγξακκάησλ ψζηε ν ζσζηφο πφξνο, είηε απηφο είλαη ην αλζξψπηλν δπλακηθφ, είηε ηα πιηθά, είηε ηα κεραλήκαηα, 11

10 Σπζηήκαηα ERP είηε πφξνη ρξεκαηνδφηεζεο, λα είλαη δηαζέζηκνη ζηε ζσζηή πνζφηεηα, φηαλ απηφο ρξεηάδεηαη (Wallace and Kremzar, 2001). Αλ ζα ζέιακε λα ζπλνςίζνπκε ηνλ θχξην ζηφρν ηνπ ERP ζε κία γξακκή, ζα ιέγακε φηη ζηφρνο ηνπ είλαη λα ηξέρεη κία επηρείξεζε, ζε έλα δηελεθψο κεηαβαιιφκελν θαη εμαηξεηηθά αληαγσληζηηθφ πεξηβάιινλ, θαιχηεξα απφ πνηέ. 2.4 Πποβλήμαηα καηά ηην εθαπμογή ζςζηημάηυν ERP Ζ εθαξκνγή ελφο ζπζηήκαηνο ERP είλαη κηα δηαδηθαζία πνπ πεξηιακβάλεη καθξνπξφζεζκε εθαξκνγή ζε έλα ζηξαηεγηθφ επίπεδν θαη βξαρππξφζεζκε εθαξκνγή ζε έλα ιεηηνπξγηθφ επίπεδν. Απηφ ζεκαίλεη φηη ε εθαξκνγή ελφο ζπζηήκαηνο ERP δε γίλεηαη απζεκεξφλ, αιιά είλαη κηα δηαδηθαζία ε νπνία πεξηιακβάλεη ηε δηαξθή δηακφξθσζε θαη ζηαδηαθή εθαξκνγή ηνπ, κε ηξφπν πνπ λα ζπλαληά ηειηθά ηηο επηζπκεηέο αλάγθεο θαη ηα αλακελφκελα απνηειέζκαηα. Καηαλνψληαο ηε δηαδηθαζία εθαξκνγήο ηνπ κέζα απφ πξνζεθηηθέο θηλήζεηο, απνηξέπεηαη νπνηαδήπνηε δπζάξεζηε έθπιεμε θαη εμαζθαιίδεηαη φηη ε κεηαβαηηθή πεξίνδνο ζα ελζσκαησζεί νκαιά ζηελ σο ηψξα ιεηηνπξγία ηεο επηρείξεζεο. Οη πξνζεθηηθέο θηλήζεηο κεηαθξάδνληαη σο ιήςε ππφςε θνηλσληθν-ηερληθά δεηήκαηα πνπ δχλαληαη λα πξνθχςνπλ θαηά ηελ εθαξκνγή ηνπ ζπζηήκαηνο, έηζη ψζηε λα εμαζθαιηζηεί κηα άλεπ ξαθψλ θαη ζηέξεα νινθιήξσζε (Al-Mudimigh et al., 2001). Τα ζπζηήκαηα ERP είλαη ηδηαίηεξα ζχλζεηα θαη δηαζέηνπλ πςειφ επίπεδν νινθιήξσζεο, εμαζθαιίδνληαο κηα νξαηφηεηα πιεξνθνξηψλ (information visibility) ζηηο εηαηξίεο. Βέβαηα, πνιιέο θνξέο, νη εηαηξίεο νδεγνχληαη ζε ιαλζαζκέλεο απνθάζεηο εθαξκνγήο απηψλ έρνληαο σο ζπλέπεηα κεγάιεο απψιεηεο ρξεκαηηθψλ πφξσλ θαη ρξφλνπ. Σχκθσλα κε ηνλ Michael Krigsman (2010), CEO ηεο ζπκβνπιεπηηθήο εηαηξίαο Asuret, αλαθέξεηαη ζε άξζξν ηνπ φηη πεξίπνπ ην 41% ησλ εηαηξηψλ αδπλαηνχλ λα ρξεζηκνπνηήζνπλ ην 50%+ ησλ νθειψλ ελφο ζπζηήκαηνο ERP, ελψ ην 22% αθήλεη αλεθκεηάιιεπηεο θάπνηεο δπλαηφηεηεο απηψλ. Τέινο αλαθέξεη φηη 2 ζηηο 5 εηαηξίεο αληηκεησπίδνπλ ιεηηνπξγηθά πξνβιήκαηα θαηά ην «go-live» ελφο ζπζηήκαηνο ERP. 12

11 Συστήματα ERP Δικόνα 2.4 Γςζκολία εθαπμογήρ ERP, (πηγή: Gartner Group,1998) Όπσο θαίλεηαη θαη ζηελ Δηθφλα 2.4 απφ ζηνηρεία ηεο Gartner Group ηνπ 1998, ε θαηάζηαζε δελ ήηαλ πνιχ δηαθνξεηηθή ζην παξειζφλ, αλαθνξηθά κε ηε δπζθνιία εθαξκνγήο ελφο ERP. Απηφ ππνδεηθλχεη ελδερνκέλσο φηη ηα πξνβιήκαηα πνπ αληηκεησπίδνπλ νη επηρεηξήζεηο παξακέλνπλ ίδηα κε ηελ πάξνδν ηνπ ρξφλνπ. Τα επίπεδα απνηπρίαο κπνξνχκε λα ηα δηαρσξίζνπκε ζε απφιπηε απνηπρία θαη κεξηθή απνηπρία. Ζ απφιπηε απνηπρία νξίδεηαη σο ην ζηακάηεκα ηεο δηαδηθαζίαο ζχλζεζεο ηνπ ζπζηήκαηνο πξηλ ηελ εθαξκνγή ηνπ ή ε πξφθιεζε ζεκαληηθήο νηθνλνκηθήο ή ιεηηνπξγηθήο βιάβεο ζηελ εηαηξία. Σηελ κεξηθή απνηπρία ε εηαηξία ζα επηηχρεη θάπνηεο ξπζκίζεηο, αιιά ζα παξαηεξεί δηαηαξαρέο ζηηο θαζεκεξηλέο ηεο εξγαζίεο (Gargeya and Brady, 2005). Οη Gargeya θαη Brady (2005) ππνζηεξίδνπλ φηη ε επηηπρία ελφο ERP κπνξεί λα επηηεπρζεί ζε πιήξεο επίπεδν, δειαδή φηαλ φια ιεηηνπξγνχλ ρσξίο εκπφδηα, θάησ απφ έλα πιαίζην απνπζία πξνβιεκάησλ ελαξκφληζεο. Σπρλά ηα πεξηζηαζηαθά θαηλφκελα πνπ πξέπεη λα εμνκαιπλζνχλ ζηηο εβδνκάδεο θαη ηνπο κήλεο πνπ αθνινπζνχλ κεηά απφ ηελ εκέξα ηνπ «go-live» δελ είλαη ηφζν ζνβαξά ψζηε λα επεξεάζνπλ ηηο θαζεκεξηλέο εξγαζίεο. Κάπνηα δεηήκαηα πνπ ζρεηίδνληαη κε ηελ απνηπρία εθαξκνγήο ελφο ERP έρνπλ λα θάλνπλ κε ηα ηεξάζηηα ηερληθά δεηήκαηα πνπ πξνθχπηνπλ ζηελ πξνζπάζεηα πξνζαξκνγήο απηνχ ζηηο επηρεηξεζηαθέο 13

12 Σπζηήκαηα ERP ιεηηνπξγίεο. Απηά ηα ζπζηήκαηα είλαη ηδηαίηεξα ζχλζεηα θνκκάηηα ινγηζκηθνχ θαη ε εγθαηάζηαζή ηνπο απαηηεί ηεξάζηηα ρξεκαηηθά πνζά, ρξφλν θαη εμεηδίθεπζε. Αιιά νη ηερληθέο πξνθιήζεηο, φζν κεγάιεο θαη λα είλαη, δελ απνηεινχλ ην θχξην πξφβιεκα απνηπρίαο εθαξκνγήο ελφο ζπζηήκαηνο. Τα κεγαιχηεξα πξνβιήκαηα είλαη εηαηξηθά. Οη εηαηξίεο αδπλαηνχλ λα ελαξκνλίζνπλ ηηο ηερλνινγηθέο απαηηήζεηο ελφο ERP κε ηηο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο θαη ηελ εηαηξία ηελ ίδηα (Davenport, 1998). Πξηλ απφ ηελ νινθιήξσζε ησλ ιεηηνπξγηψλ κηαο επηρείξεζεο, ε δηνίθεζε πξέπεη λα ζπκπεξηιάβεη θάπνηα ζεκαληηθά δεηήκαηα ππφςε ηεο, ηα νπνία ζα θαζνξίζνπλ αλ ε νινθιήξσζε πνπ πξνζθέξεηαη απφ ην ERP ζα είλαη σθέιηκε γηα ηελ επηρείξεζε. Τα θπξηφηεξα δεηήκαηα πνπ εγείξνληαη θαηά ηελ εγθαηάζηαζε ελφο ζπζηήκαηνο, ζηα πιαίζηα κηαο εηαηξίαο, είλαη ε παξακεηξνπνίεζε ηνπ ζπζηήκαηνο θαη ε απνδνρή ηνπ απφ ην αλζξψπηλν δπλακηθφ. Καηά ηελ επίζθεςε ζε εηαηξία παξαγσγήο πξντφλησλ γξαθηθψλ ηερλψλ, έγηλε ηδηαίηεξε κλεία ζε απηνχο ηνπο παξάγνληεο. Αλαθνξηθά κε ηελ παξακεηξνπνίεζε ηνπ ζπζηήκαηνο, ηέζεθαλ δεηήκαηα πνπ ζεσξήζεθαλ ηα πην δχζθνια αληηκεησπίζηκα. Δζηηάδνληαο ζε απηφ ην θνκκάηη αλαθέξζεθε ην δήηεκα ηνπ ζηεζίκαηνο. Ζ αλάπηπμε ελφο ERP είλαη κηα δηαδηθαζία πνπ, ελψ έρεη θάπνηα θνηλά ζηνηρεία γηα φιεο ηηο επηρεηξήζεηο, δελ παχεη λα είλαη κηα δηαδηθαζία παξαγσγήο ελφο πξντφληνο ξακκέλνπ ζηηο αλάγθεο ηεο θάζε επηρείξεζεο. Φξεηάδεηαη λα ιεθζνχλ ππφςε φινη νη ηερλνινγηθνί πεξηνξηζκνί, βάζεη ηεο ππάξρνπζαο εγθαηάζηαζεο, αιιά θαη ησλ δπλαηνηήησλ επέθηαζεο απηήο ζην άκεζν κέιινλ. Παξάκεηξνη φπσο ην επηρεηξεκαηηθφ πεξηβάιινλ ηεο ρψξαο ζηελ νπνία εδξάδεηαη ε επηρείξεζε, ν ηξφπνο ιεηηνπξγίαο ησλ ζπλεξγαηψλ ηεο θαζψο θαη ην επίπεδν άκεζνπ visualization πνπ επηζπκεί λα έρεη ε δηνίθεζε ζε θάπνηα ή ζε φια ηα θνκκάηηα ηεο επηρείξεζεο, είλαη παξάγνληεο πνπ πξέπεη λα ιεθζνχλ νπσζδήπνηε ππφςε θαηά ηελ πξαγκάησζε ηνπ ERP. Σρεηηθά κε ηνλ αλζξψπηλν παξάγνληα θαη πψο απηφο επεξεάδεη ηελ εθπφλεζε ελφο ηέηνηνπ ζπζηήκαηνο, θαη απηφο έρεη ηδηαίηεξα απμεκέλε βαξχηεηα. Ζ πξννπηηθή πηνζέηεζεο ελφο πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο απφ κία επηρείξεζε εγείξεη θφβνπο ζην αλζξψπηλν δπλακηθφ ηεο. Πάληα ε ζθέςε πξνζάξηεζεο ηερλνινγίαο απφ ηε δηνίθεζε θαηαιήγεη ζε ζπκπεξάζκαηα απψιεηαο εξγαζίαο απφ ηνπο εξγαδφκελνπο ζε κία εηαηξία. Απηφ έρεη ζαλ άκεζν επαθφινπζν λα είλαη δηζηαθηηθνί ζηελ εθκάζεζε ηνπ λένπ ζπζηήκαηνο θαη ζηελ εθαξκνγή ελφο δηαθνξεηηθνχ ηξφπνπ εξγαζίαο. Φπζηθά ε αληηθαηάζηαζε ηνπο απφ λένπο εξγαδνκέλνπο, πξνο αληηκεηψπηζε απηνχ ηνπ πξνβιήκαηνο, δελ απνηειεί ιχζε, θαζψο απηφ ζα ζήκαηλε απψιεηα ελφο θεθαιαίνπ ηεο επηρείξεζεο, απηνχ ηεο εθπαίδεπζήο ηνπο, θαη απψιεηα κηαο πθηζηάκελεο εξγαζηαθήο ζπλνρήο θαη ζπλεξγαζίαο. 14

13 Συστήματα ERP 2.5 Βαζικοί παπάγονηερ επιηςσίαρ ζηην εθαπμογή ηυν ERP ζςζηημάηυν Δληνπίδνληαη πνιιέο κειέηεο πάλσ ζε απηφ ην ζέκα. Σηε ζπλέρεηα παξαηίζεληαη νη ζεκαληηθφηεξεο θαη αθνινπζεί αλάιπζε ηεο πην πξφζθαηεο. Δληνπίδνληαη 11 παξάγνληεο (Nah et al.,2001), νη νπνίνη είλαη θξίζηκνη γηα ηελ επηηπρία ηεο εθαξκνγήο ελφο ERP: 1. Δξγαζία νκάδαο παξαγσγήο ERP θαη ζχλζεζε απηήο 2. Γηαθνξνπνίεζε πξνγξάκκαηνο δηνίθεζεο θαη εηαηξηθήο θνπιηνχξαο 3. Υπνζηήξημε κεηάβαζεο απφ ηα αλψηεξα ζηειέρε 4. Πιάλν θαη φξακα ηεο επηρείξεζεο 5. Μέζνδνο αλαδηνξγάλσζεο επηρείξεζεο 6. Απνηειεζκαηηθή επηθνηλσλία 7. Γηαρείξηζε έξγνπ 8. Αλάπηπμε ινγηζκηθνχ, δνθηκέο θαη δηφξζσζε βιαβψλ 9. Παξαθνινχζεζε θαη αμηνιφγεζε επίδνζεο 10. Δπηηπρία έξγνπ 11. Καηάιιεια επηρεηξεκαηηθά θαη πιεξνθνξηαθά θιεξνδνηεκέλα ζπζηήκαηα Οη Stratman θαη Roth (2002) κέζα απφ κία έξεπλα κε εξσηεκαηνιφγην ζπκπιεξσκέλν απφ 79 θαηαζθεπαζηηθέο εηαηξίεο ηεο Β. Ακεξηθήο, ρξήζηεο ζπζηεκάησλ ERP αλαγλψξηζαλ 8 παξάγνληεο πνπ ππνζέηνληαη φηη ζπληεινχλ κε ηελ επηηπρεκέλε πηνζέηεζε ελφο ζπζηήκαηνο ERP. Απηνί είλαη νη: 1. Σηξαηεγηθφο ζρεδηαζκφο πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο. 2. Αθνζίσζε αλψηεξσλ ζηειερψλ. 3. Γηαρείξηζε έξγνπ. 4. Γπλαηφηεηεο ηερλνινγίαο ινγηζκηθνχ. 5. Γπλαηφηεηεο επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ. 6. Καηάξηηζε πάλσ ζην ERP. 7. Γηαξθήο εθκάζεζε. 8. Δηνηκφηεηα γηα βειηηψζεηο. Τέινο νη Gareya θαη Brady (2005) θάλνληαο ρξήζε κνληέισλ αλάιπζεο πεξηερνκέλνπ θαη αλαδεηψληαο πεξηζζφηεξα απφ 100 άξζξα θαη βηβιία πξνηείλνπλ ηνπο αθφινπζνπο θξίζηκνπο παξάγνληεο επηηπρεκέλεο εθαξκνγήο ελφο ERP: 1. Δξγαζία κε ιεηηνπξγηθφηεηα/ Γηαηήξεζε πεδίνπ εθαξκνγήο. 15

14 Σπζηήκαηα ERP 2. Οκάδα πινπνίεζεο/ Υπνζηήξημε δηνίθεζεο/ Σχκβνπινη. 3. Δζσηεξηθή εηνηκφηεηα/ Καηάξηηζε. 4. Δλαζρφιεζε κε ηελ νξγαλσηηθή πνηθηινκνξθία. 5. Σρεδηαζκφο/ Αλάπηπμε/ Καηάξηηζε ηνπ πξνυπνινγηζκνχ. 6. Δπαξθείο δνθηκέο. Τν ηειεπηαίν κνληέιν ζεσξείηαη, απφ πξνζσπηθή ζθνπηά, ην πην ζχγρξνλν θαη πην πιήξεο θαη ζηε ζπλέρεηα αλαιχνληαη νη παξάγνληεο απηνχ Δπγαζία με λειηοςπγικόηηηα/ Γιαηήπηζη πεδίος εθαπμογήρ Έλα ζεκαληηθφ θνκκάηη ηνπ λα θάλεηο ρξήζε ησλ ιεηηνπξγηψλ ηνπ ERP είλαη ν εθζπγρξνληζκφο ησλ επηρεηξεκαηηθψλ ιεηηνπξγηψλ. Όηαλ εθαξκφδνπλ έλα ζχζηεκα, πνιινί νξγαληζκνί απνηπγράλνπλ λα θαζνξίδνπλ ηνπο νξγαλσηηθνχο ζηφρνπο ηνπο. Οη εξγαζηαθέο δεμηφηεηεο απμάλνληαη απφ ηηο απαηηήζεηο ηεο λέαο, κεηά απφ ηελ εθαξκνγή ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο, εηαηξίαο. Οη ηδηφηππνη ηξφπνη επηρεηξεκαηηθήο δξαζηεξηνπνίεζεο, νη νπνίνη ήηαλ δηαρεηξίζηκνη, ρσξίο απαξαίηεηα λα ήηαλ θαη νη πην απνηειεζκαηηθνί, ππφ ην «παιηφ ζχζηεκα», πιένλ δελ είλαη απνδεθηνί. Δηαηξίεο πνπ δε κπνξνχλ λα θαηαιάβνπλ απηά ηα δεηήκαηα ζα αληηκεησπίζνπλ ζεκαληηθά πξνβιήκαηα (Davenport 2000). Αθφκε θαη ν απφιπηνο ελζηεξληζκφο ελφο ζπζηήκαηνο, ηαθηηθή πνπ αθνινπζνχλ ηα δχν ηξίηα ησλ επηρεηξήζεσλ πνπ εθαξκφδνπλ έλα πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα, απαηηεί έλα επίπεδν παξακεηξνπνίεζεο (Themistocleous et al., 2001). Τν θιεηδί, ην νπνίν εκθαλίδεηαη, είλαη ε γλψζε ηνπ επηπέδνπ παξακεηξνπνίεζεο. Ζ ηθαλφηεηα εθαξκνγήο ελφο ERP κε ειάρηζηε παξακεηξνπνίεζε απαηηεί βνήζεηα απφ άιινπο παξάγνληεο, θπξίσο απφ ηνλ εθζπγρξνληζκφ ησλ ιεηηνπξγηψλ θαη ηελ αλαδηάξζξσζε ηεο επηρείξεζεο θαη ηα δχν πξνθεηκέλνπ λα εληζρχζνπλ κηα πην εχξπζκε ιεηηνπξγία ηεο. Ο πιήξεο ζρεδηαζκφο είλαη επίζεο έλαο ζεκαληηθφο παξάγνληαο, θαζψο απεηιείηαη απφ πιάλα πνπ παξάγνληαη ζηελ πνξεία κε βάζε ηνλ πξνυπνινγηζκφ (Gargeya θαη Brady, 2005). Σεκαληηθνί παξάγνληεο πνπ επεξεάδνπλ απφ ηελ αξρή είλαη ε αλαδηνξγάλσζε ηεο επηρείξεζεο (BPR Business Process Re-engineering) θαη ε ειάρηζηε παξακεηξνπνίεζε. Δίλαη αλαπφθεπθην νη σο ηψξα δηαδηθαζίεο ηεο επηρείξεζεο λα κελ ηξνπνπνηεζνχλ, πξνθεηκέλνπ λα ηαηξηάμνπλ κε ην λέν ζχζηεκα. Ζ επζπγξάκκηζε ηεο επηρεηξεκαηηθήο δηαδηθαζίαο κε ηελ εθαξκνγή ηνπ ινγηζκηθνχ είλαη πςίζηεο ζεκαζίαο. Οη νξγαληζκνί πξέπεη λα είλαη αλνηθηνί ζην ελδερφκελν ηεο αιιαγήο ηεο επηρείξεζεο, πξνθεηκέλνπ λα ηαηξηάμεη κε ηηο ινγηζκηθέο απαηηήζεηο, πάληα κε ηνλ πεξηνξηζκφ ηεο ειάρηζηεο παξακεηξνπνίεζεο (Holland et al., 1999). Τν ινγηζκηθφ ζα πξέπεη λα ηξνπνπνηεζεί φζν ην δπλαηφλ ιηγφηεξν, 16

15 Συστήματα ERP έηζη ψζηε λα απνθεπρζνχλ ζθάικαηα θαη λα είλαη ζε ζέζε ε εηαηξία λα κπνξεί λα εγθαηαζηήζεη κειινληηθέο εθδφζεηο απηνχ ή βειηηψζεηο ηνπ. Σηελ πξνζπάζεηα εχξεζεο κηαο ρξπζήο ηνκήο κεηαμχ «κε ηξνπνπνίεζεο ηνπ ινγηζκηθνχ» θαη «παξακεηξνπνίεζεο πνπ ηαηξηάδεη ζηελ εθάζηνηε πεξίπησζε», ιεηηνπξγνχλ ηα εξγαιεία κνληεινπνίεζεο δηαδηθαζηψλ (Holland et al., 1999). Ζ απαηηνχκελε αλαδηάξζξσζε ζηε ιεηηνπξγία ηεο εηαηξίαο πξέπεη λα είλαη κεγάιεο έθηαζεο απφ ηελ αξρή, ρσξίο απηφ λα ζεκαίλεη φηη δε ζα ζπλερηζηεί θαη ζηελ πνξεία. Καζψο παξάγεηαη ην ινγηζκηθφ ξακκέλν ζηηο αλάγθεο ηεο, λέεο εθδφζεηο ηνπ γίλνληαη δηαζέζηκεο θαη λέεο ηδέεο παξάγνληαη θαη απηά ζπλεπάγνληαη κηα επηπιένλ αλαδηάξζξσζε ελ πνξεία. Φπζηθά απηφ πξνυπνζέηεη φηη ν πάξνρνο ηνπ ινγηζκηθνχ ζα παξέρεη δηαξθή ππνζηήξημε θαη απηφ είλαη θάηη πνπ πξέπεη λα ιακβάλεηαη ππφςε. Τν πεδίν εθαξκνγήο είλαη ην αξρηθφ πξνζρέδην ηνπ πιάλνπ εθαξκνγήο. Δληφο ηνπ απζεληηθνχ πιάλνπ, ηα ζηνηρεία θνζηνιφγεζεο θαη νη αλάγθεο ησλ πφξσλ είλαη de facto. Καηά ηελ πνξεία εθηέιεζεο ηνπ έξγνπ, είλαη πνιχ εχθνιν λα ζπκπεξηιεθζνχλ επηπιένλ ππεπζπλφηεηεο ή απαηηήζεηο ή λα επεξεαζηνχλ νη ήδε ππάξρνπζεο. Απηφ ζπλεπάγεηαη φηη ην έξγν πιένλ έρεη πέζεη ζχκα ηνπ πεδίνπ εθαξκνγήο θαη ζπλήζσο απηφ γίλεηαη αληηιεπηφ πνιχ αξγά. Ζ ηθαλφηεηα δηαηήξεζεο ηνπ πεδίνπ δξάζεο είλαη ζηελά ζπλδεδεκέλε κε ην γεληθφ ζρεδηαζκφ θαη είλαη εθηθηφ λα πξαγκαησζεί γηα νπνηνπδήπνηε κεγέζνπο εηαηξία (Gargeya θαη Brady, 2005). Ζ δηαηήξεζε ηνπ πεδίνπ εθαξκνγήο είλαη ηφζν ζεκαληηθή φζν είλαη θαη ε δηαδηθαζία «μεδηπιψκαηνο» ηεο εθαξκνγήο. Τν «μεδίπισκα» αλαθέξεηαη ζηελ πξνζέγγηζε ηεο εθηέιεζεο, αλ δειαδή ζα γίλεη κε κία θίλεζε ή κε ζηαδηαθέο εθηειέζεηο. Γελ ππάξρνπλ επαξθή ζηνηρεία γηα ην πνηα εθηέιεζε είλαη θαιχηεξε. Απηφ εμαξηάηαη απφ ηνλ ραξαθηήξα ηεο θάζε εηαηξίαο μερσξηζηά. Υπάξρνπλ δεκνθηιή παξαδείγκαηα επηηπρίαο ηνπ πξψηνπ είδνπο, αλαθεξφκελν σο «big bang», φπσο θαη απνηπρίαο ηνπ. Καη ην ίδην ηζρχεη θαη γηα ηηο ζηαδηαθέο εθηειέζεηο (Gargeya θαη Brady, 2005). Αλ ζα ζέιακε λα ζπλνςίζνπκε ηα ραξαθηεξηζηηθά απηνχ ην παξάγνληα ζα ιέγακε φηη: Δξγαζία κε ιεηηνπξγηθφηεηα: 1. Δθηέιεζε BPR θαη επζπγξάκκηζε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ κε ην ινγηζκηθφ. 2. Δπίηεπμε ειάρηζηεο παξακεηξνπνίεζεο ζην ινγηζκηθφ. 3. Δπηινγή παξφρνπ ινγηζκηθνχ ν νπνίνο ππφζρεηαη δηαξθή ππνζηήξημε. Γηαηήξεζε πεδίνπ εθαξκνγήο: 1. Γηαηήξεζε αξρηθνχ πεδίνπ εθαξκνγήο. 17

16 Σπζηήκαηα ERP 2. Δπηινγή πξνηηκφηεξνπ ηξφπνπ εθηέιεζεο ηεο εθαξκνγήο («big bang» ή ζηαδηαθή εθηέιεζε) Ομάδα ςλοποίηζηρ/ Υποζηήπιξη διοίκηζηρ/ Σύμβοςλοι Ζ νκάδα δφκεζεο ηνπ ERP πξέπεη λα απνηειείηαη απφ ηα θαιχηεξα άηνκα ζηνλ νξγαληζκφ (Nah et al., 2001). Ζ δφκεζε κηαο δηα-ιεηηνπξγηθήο νκάδαο είλαη επίζεο ζεκαληηθή. Ζ νκάδα ζα πξέπεη λα απνηειείηαη απφ έλα κίγκα απφ ζπκβνχινπο θαη εζσηεξηθφ πξνζσπηθφ (πξνζσπηθφ ηεο εηαηξίαο πνπ ζα εθαξκφζεη ην ινγηζκηθφ) πξνθεηκέλνπ ην πξνζσπηθφ λα αλαπηχμεη ηηο απαξαίηεηεο δεμηφηεηεο γηα ην ζρεδηαζκφ θαη ηελ εθαξκνγή. Θεσξείηαη αδηακθηζβήηεην γεγνλφο φηη είλαη απαξαίηεηεο νη επηρεηξεκαηηθέο θαη νη ηερληθέο γλψζεηο κε ζηφρν ηελ επηηπρία (Sumner, 1999). Τν έξγν δεκηνπξγίαο ηνπ ERP ζα πξέπεη λα είλαη ε θνξπθαία θαη κφλε πξνηεξαηφηεηά ηνπο, ελψ ν θφξηνο εξγαζίαο ηνπο ζα πξέπεη λα είλαη δηαρεηξίζηκνο. Τα κέιε ηεο νκάδαο ζα πξέπεη λα αζρνινχληαη απνθιεηζηηθά κε ηελ εθαξκνγή. Δπίζεο ζα πξέπεη φζν γίλεηαη πην ζπρλά ηα κέιε ηεο νκάδαο λα ζπλαληηνχληαη πξνθεηκέλνπ λα εληζρχνπλ ηηο δπλαηφηεηεο ηεο νκαδηθήο εξγαζίαο (Wee, 2000). Αδηακθηζβήηεηα ζηελ νκάδα πνπ ζα αζρνιεζεί κε ην παξφλ έξγν ζα πξέπεη λα δνζνχλ νη αλάινγεο απνδνρέο θαη ηα αλάινγα θίλεηξα κε ζηφρν ηελ επηηπρή εθαξκνγή ηνπ ζπζηήκαηνο εληφο ησλ δεηνχκελσλ ρξνληθνχ πιαηζίνπ θαη νηθνλνκηθνχ πξνυπνινγηζκνχ. Απηφ βέβαηα πξνυπνζέηεη φηη ηα άηνκα πνπ ηελ απαξηίδνπλ είλαη αξθεηά θαηαξηηζκέλα ζηηο επηρεηξεκαηηθέο δξαζηεξηφηεηεο θαη δηαδηθαζίεο θαη είλαη γλψζηεο ησλ αλαγθψλ θαη ησλ δπλαηνηήησλ ηεο επηρείξεζεο. Μία επηηπρεκέλε εθαξκνγή πξαγκαηψλεηαη κφλν φηαλ πςειφβαζκα ζηειέρε δεζκεχνληαη ζην έξγν (Davenport, 2000). Ο ηξφπνο δξάζεο ησλ πςειφβαζκσλ ζηειερψλ ζα επεξεάζεη φρη κφλν ηε ξνή ησλ νηθνλνκηθψλ πφξσλ θαη ησλ πιεξνθνξηψλ, αιιά θαη ηνλ ηξφπν πνπ ζα ην εθιάβνπλ νη πθηζηάκελνη, ηε κειινληηθή επίδξαζε πνπ ζα έρεη ζε φιε ηελ έθηαζε ηεο επηρείξεζεο αιιά θαη ηελ επίδξαζε πνπ ζα έρεη ζηνλ θάζε εξγαδφκελν μερσξηζηά. Ζ ππνζηήξημε ηεο δηνίθεζεο απαηηείηαη ζηελ εθαξκνγή. Τν έξγν πξέπεη λα ιάβεη ηελ επηθχξσζή ηεο θαη λα επζπγξακκηζηεί κε ηνπο ζηξαηεγηθνχο ζηφρνπο ηεο επηρείξεζεο (Sumner, 1999). Ζ δηνίθεζε πξέπεη λα δεκνζηνπνηήζεη θαη λα αλαγλσξίζεη επαξθψο ην έξγν απηφ σο θνξπθαία πξνηεξαηφηεηα (Wee, 2000). Πξέπεη λα δεζκεπηεί κε ηε δηθή ηεο ζπκκεηνρή θαη επηζπκία λα θαηαλείκεη πνιχηηκνπο πφξνπο ζηελ πξνζπάζεηα εθαξκνγήο (Holland et al., 1999). Απηφ κεηαθξάδεηαη ζηελ δηάζεζε αμηφινγνπ πξνζσπηθνχ αιιά θαη ρξφλνπ πξνθεηκέλνπ λα επηηεπρζεί ην έξγν. 18

17 Συστήματα ERP Έξεπλεο έρνπλ θαηαιήμεη φηη ελεξγά κέιε ηεο δηνίθεζεο, κε ηελ ππνζηήξημή ηνπο θαη ηε δέζκεπζή ηνπο, παίδνπλ θαζνξηζηηθφ ξφιν γηα ηελ επηηπρία ηεο εθαξκνγήο. Σπρλά, ζπκβνχιηα ζηειερψλ θαη επηηξνπέο επηηήξεζεο απνηεινχκελεο απφ πςειά ηζηάκελνπο αλαπηχζζνληαη γηα λα νξγαλψλνπλ θαη λα δηαρεηξίδνληαη ηηο πξσηνβνπιίεο πεξί ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο (Ross θαη Weill, 2002). Τέηνηαο κνξθήο αλάκημε ηείλεη λα απμάλεη ηε βειηηζηνπνίεζε ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο σο έλα αληηθείκελν πξνζηηζέκελεο αμίαο γηα ηελ επηρείξεζε. Τα δηνηθεηηθά ζηειέρε πξέπεη λα ζέζνπλ γεξά ζεκέιηα γηα ηελ θαηαλφεζε ησλ λέσλ ζηφρσλ, πξέπεη λα εκπλεχζνπλ ηνπο εξγαδφκελνπο θαη λα ηνπο δψζνπλ λα θαηαιάβνπλ ην χςνο ηεο ζεκαζίαο ηνπ έξγνπ (Nah et al., 2001). Απηφ κε ηε ζεηξά ηνπ κεηαθξάδεηαη ελδερνκέλσο ζε λέεο δηνηθεηηθέο δνκέο, λένπο ξφινπο θαη επζχλεο, ελψ ε δηνίθεζε ζα πξέπεη λα ζέζεη ηνπο θαλφλεο γηα ηελ εθπφλεζε ηνπ έξγνπ θαη λα κεζνιαβεί ζε πεξηζηάζεηο αζπλελλνεζίαο. Αλαθνξηθά κε ηνπο ζπκβνχινπο ε εηαηξία, επεηδή ζπλήζσο δε δηαζέηεη άηνκα ζην ελεξγεηηθφ ηεο, ηα νπνία είλαη θαηαξηηζκέλα ζε απηφ ην αληηθείκελν έρεη δχν δπλαηφηεηεο. Ζ πξψηε είλαη λα εθπαηδεχζεη κε ζεκηλαξηαθήο κνξθήο καζήκαηα ηνπο ήδε ππάξρνληεο, θίλεζε ε νπνία πξνυπνζέηεη θπζηθά δέζκεπζε ηνπ πφξνπ ηνπ αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ γηα ζπγθεθξηκέλν δηάζηεκα πξηλ απφ ηελ έλαξμε ηνπ έξγνπ θαη δηάζεζε νηθνλνκηθψλ πφξσλ γηα απηφ. Ζ δεχηεξε δπλαηφηεηα είλαη λα θάλεη ρξήζε ηεο εμσηεξηθήο αλάζεζεο, απνθαινχκελε θαη σο outsourcing, κε ζηφρν ηελ επηηάρπλζε ησλ δηαδηθαζηψλ θαη δέζκεπζεο κφλν ησλ νηθνλνκηθψλ πφξσλ. Ύζηεξα απφ ζπδήηεζε κε επηρεηξεκαηία πάλσ ζε απηφ ην ζέκα, γεληθά πξνηηκάηαη ε δεχηεξε επηινγή, κηαο θαη ε πάξνρνο εηαηξία πξνζθέξεη ζπλήζσο επαξθή ππνζηήξημε, ελψ νη ζχκβνπινη πξέπεη λα δηαθαηέρνληαη απφ αξθεηή πείξα πάλσ ζην αληηθείκελν, θάηη πνπ δελ πξνζθέξεηαη κε εθπφλεζε ζεκηλαξίσλ κφλν. Ζ επζχλε απηψλ εθηείλεηαη ζηελ επηινγή, ζηε ξχζκηζε θαη ζηελ εθαξκνγή ηνπ ζπζηήκαηνο. Απηφ ζπλεπάγεηαη φηη πιένλ ζα αλήθνπλ ζηε δηθαηνδνζία ηεο εηαηξίαο θαη ε εηαηξία ζα πξέπεη λα ηνπο ειέγρεη θαη λα επνπηεχεη ην έξγν ηνπο. Με βάζεη ιεγφκελα επηρεηξεκαηία πνπ αληηθείκελφ ηνπ είλαη ε αλάπηπμε ζπζηεκάησλ ERP, ππάξρνπλ αξθεηέο εηαηξίεο πνπ δξαζηεξηνπνηνχληαη ζηνλ θιάδν ζηνλ ειιαδηθφ ρψξν θαη ν αξηζκφο ηνπο απμάλεη δξακαηηθά φηαλ γίλεη αλαθνξά ζε παγθφζκην επίπεδν. Σηα πιαίζηα ηνπ παθέηνπ ελφο ζπζηήκαηνο ERP πεξηιακβάλνληαη: Ζ επηινγή ηνπ θαηάιιεινπ ζπζηήκαηνο. Τν BPR. Ζ εθαξκνγή ηνπ ζπζηήκαηνο. Ζ θαηάξηηζε ηνπ πξνζσπηθνχ. 19

18 Σπζηήκαηα ERP Ζ ζπληήξεζε θαη ε αλάπηπμε ηνπ ζπζηήκαηνο. Σεκεηψλεηαη φηη ην κεγαιχηεξν κέξνο ησλ δηαδηθαζηψλ απηψλ γίλεηαη ζε ζπλεξγαζία κε ηελ εηαηξία πνπ επηζπκεί λα ην εγθαηαζηήζεη, ελψ βξίζθνληαη ζε δηαξθή επηθνηλσλία κε απψηεξν ζθνπφ ηελ επίηεπμε ηνπ βέιηηζηνπ απνηειέζκαηνο. Σπλνςίδνληαο ηα ραξαθηεξηζηηθά απηνχ ηνπ παξάγνληα ζα ιέγακε φηη: Οκάδα πινπνίεζεο: 1. Πξέπεη αλ είλαη δηα-ιεηηνπξγηθή θαη κίγκα εζσηεξηθνχ πξνζσπηθνχ θαη ζπκβνχισλ. 2. Πξέπεη λα έρεη γλψζεηο πάλσ ζηελ επηρείξεζε αιιά θαη ηερληθέο γλψζεηο. 3. Πξέπεη λα είλαη αθνζησκέλε ζηελ εθαξκνγή ηνπ ERP. 4. Πξέπεη λα ιάβεη αληακνηβή θαη θίλεηξα. Γηνηθεηηθή ππνζηήξημε : 1. Απαηηείηαη πςειφ επίπεδν ππνζηήξημεο θαη απνδνρή απφ ηα αλψηαηα δηνηθεηηθά ζηειέρε. 2. Τα αλψηεξα ζηειέρε πξέπεη λα δεζκεπηνχλ γηα ηελ θαηαλνκή ησλ πφξσλ θαη ηελ πξνζσπηθή ζπκκεηνρή. 3. Πξέπεη λα νξγαλσζεί λέα δνκή θαη λα ηεζνχλ γεξά ζεκέιηα γηα ηελ θαηαλφεζε ησλ ζηφρσλ. 4. Πξέπεη λα δνκεζνχλ πνιηηηθέο γηα ηελ εδξαίσζε ηνπ ζπζηήκαηνο. 5. Πξέπεη λα ππάξρεη κεζνιάβεζε ζε πεξίπησζε δπζιεηηνπξγίαο ηεο νκάδαο έξγνπ. Σχκβνπινη: 1. Πξέπεη λα επηιερζεί αλ ζα είλαη άηνκα απφ ην πξνζσπηθφ ηεο επηρείξεζεο ή ζα γίλεη ρξήζε εμσηεξηθήο αλάζεζεο. 2. Πξέπεη λα έρνπλ ζσζηή θαηάξηηζε πάλσ ζηε δνκή ηνπ ινγηζκηθνχ. 3. Πξέπεη λα ζπκκεηέρνπλ ζε πνιιαπιά ζηάδηα ηεο εθαξκνγήο. 4. Ζ εηαηξία πξέπεη λα είλαη ζε ζέζεη λα ειέγρεη ηα άηνκα απηά Δζυηεπική εηοιμόηηηα/ Καηάπηιζη Ο πφξνο ηνπ αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ θαη ε εθπαίδεπζή ηνπ θαηά ηελ εγθαηάζηαζε ελφο ERP πξνζειθχνπλ γεληθά ηε ιηγφηεξε πξνζνρή. Τν παξάδνμν είλαη φηη φηαλ απηφο ν παξάγνληαο αγλνείηαη ή ππνηηκάηαη, θπξίσο επεηδή δελ έρεη κεγάια πνζνηηθά νθέιε, ζε καθξνπξφζεζκν ζρεδηαζκφ ηα έμνδα απμάλνληαη ζεκαληηθά. Όηαλ αληηκεησπίδεηαη ε εθπαίδεπζε ηνπ πφξνπ κε κηθξή εθηίκεζε θαη ηζρλή νηθνλνκηθή ελίζρπζε, δελ είλαη δχζθνιν λα γίλεη αληηιεπηή ε 20

19 Συστήματα ERP θαζπζηέξεζε, ε ζχγρπζε θαη ε νηθνλνκηθή δεκία πνπ ζα αθνινπζήζεη. Κάπνηεο εηαηξίεο επηκέλνπλ λα ζεσξνχλ έλα πάγην θφζηνο ή πάγην πνζνζηφ γηα ηελ εθπαίδεπζε, αλεμάξηεηα απφ ηηο αλάγθεο ή ηηο κεηαβιεηέο ζπλζήθεο (Gargeya θαη Brady, 2005). Απηφ ην ζθάικα απνηειεί ζίγνπξα ηελ πεγαία αηηία πνιιψλ απνηπρεκέλσλ απνπεηξψλ εθαξκνγήο ηνπ ζπζηήκαηνο. Δπηπρψο απνηειεί επίζεο ηελ πεγή απφ ηελ νπνία πνιινί κπνξνχλ λα αληιήζνπλ εκπεηξίεο θαη λα απνθχγνπλ ηελ επαλάιεςε ηνπ ίδηνπ ιάζνπο (Gargeya θαη Brady, 2005). Οη Gargeya θαη Brady (2005) ππνζηεξίδνπλ φηη ην αλζξψπηλν ζηνηρείν πξέπεη λα ρεηξίδεηαη ζε δχν επίπεδα. Σην πξψην επίπεδν νη ππάιιεινη ζα πξέπεη λα εθπαηδεχνληαη ζην λέν ζχζηεκα πξνθεηκέλνπ λα ην ρξεζηκνπνηνχλ ζηηο θαζεκεξηλέο ιεηηνπξγίεο. Τν δεχηεξν επίπεδν είλαη ε εθπαηδεπηηθή έθζεζε. Τα δηνηθεηηθά ζηειέρε πξέπεη λα γλσξίδνπλ θαη λα θαηαλννχλ ηηο επηπηψζεηο ηνπ ζπζηήκαηνο θαη πξέπεη λα έξζνπλ ζε νκνθσλία γηα ηηο αιιαγέο πνπ ζα ιάβνπλ ρψξα. Αλ ζπκθσλήζνπλ φηη κία αιιαγή είλαη απαξαίηεηε θαη δπλαηή, κπνξνχλ λα δηακνηξάζνπλ απηή ηελ πιεξνθνξία ζηνπο πθηζηάκελνχο ηνπο. Αλ δε κπνξνχλ λα θαηαιήμνπλ ζε κία ζπκθσλία ή ζπλεξγαζία, ηφηε δε ζα ππάξμεη ελζνπζηαζκφο ή ζπγθαηάζεζε, θαηάζηαζε ε νπνία κπνξεί λα θαηαιήμεη ζε ελεξγή αληίζηαζε (Davenport 2000). Ζ επηβνιή ηνπ ζπλεξγαηηθνχ πεξηβάιινληνο είλαη ζεκαληηθή γηα ηελ θαζνιηθή επηηπρία ηεο εθαξκνγήο ελφο ERP. Τα κέιε ηεο νκάδαο ηνπ έξγνπ πξέπεη λα ελζαξξχλνληαη λα αιιεινυπνζηεξίδνληαη θαη λα δνπιεχνπλ πξνο έλαλ θνηλφ ζηφρν. Απηφ επίζεο νδεγεί ζε έλα θαηλφκελν αιπζηδσηήο αληίδξαζεο, έρνληαο ζαλ απνηέιεζκα πεξαηηέξσ ζπλεξγαζία θαη πξνζσπηθή επάξθεηα ελφο κίγκαηνο ηαιέληνπ θαη ππεπζπλφηεηαο (Gargeya θαη Brady, 2005). Μεηά απφ κία ζπδήηεζε κε έλα ηδηνθηήηε εηαηξίαο θαη εγεηηθφ ζηέιερνο ζηελ εηαηξία ηνπ, γίλεηαη πιήξσο θαηαλνεηφ φηη κηα αιιαγή ζηε δηνίθεζε κπνξεί λα απνηειεί έλαλ θαζνξηζηηθφ παξάγνληα απφ ηελ αξρηθή θάζε ηνπ έξγνπ κέρξη ηε θάζε νινθιήξσζεο ηεο πινπνίεζήο θαη εθαξκνγήο ηνπ. Ζ δηνίθεζε απνηειεί ην παξάδεηγκα πξνο ηνπο εξγαδφκελνπο θαη ηνλ αθξνγσληαίν ιίζν γηα ηελ θνπιηνχξα ηεο επηρείξεζεο. Γίλεη ην παξάδεηγκα ζε φιν ην εξγαηηθφ δπλακηθφ. Γχζθνια επηηπγράλνληαη ζεκειηψδεηο αιιαγέο ζηε δνκή ή ζηηο δηαιεηηνπξγηθέο ζρέζεηο κεηαμχ ησλ ηκεκάησλ ησλ κεζαίσλ θαη ησλ θαηψηεξσλ ζηξσκάησλ, αλ δελ πξνεγεζεί αξρηθά κηα αιιαγή ζηα αλψηεξα ζηξψκαηα, δίλνληαο έηζη ην παξάδεηγκα πξνο κίκεζε. Σχκθσλα κε ηνπο Gargeya θαη Brady (2005) ν πην ζπλήζεο παξάγνληαο απνηπρίαο ηεο εθαξκνγήο ελφο ERP είλαη απηφο ηεο «εηνηκφηεηαο γηα αιιαγή». Ζ εθαξκνγή απηή αλαδηαξζξψλεη πιήξσο ηελ θνπιηνχξα εληφο ελφο νξγαληζκνχ θαη πνιιέο εηαηξίεο έθαλαλ ζηζχθεηεο πξνζπάζεηεο γηα λα ππεξθεξάζνπλ απηφ ην εκπφδην επηηπρψο. 21

20 Σπζηήκαηα ERP Πνιιέο εηαηξίεο ζεψξεζαλ ειάζζνλνο ζεκαζίαο ηελ επίδξαζε πνπ ζα είρε ε εθαξκνγή ηνπ ζπζηήκαηνο ζηελ εηαηξηθή θνπιηνχξα. Οη αιιαγέο ζηελ εηαηξηθή θνπιηνχξα δε ζπκβαίλνπλ απηνζηηγκεί θαη πξέπεη λα δηαρεηξίδνληαη κε δένπζα πξνζνρή (Davenport, 2000). Βάζεη ησλ ιεγφκελσλ ηνπ πξναλαθεξζέληνο ζηειέρνπο, θαηά ηελ εθαξκνγή ηνπ ζπζηήκαηνο ERP ζηελ εηαηξία ηνπ, ην κεγαιχηεξν πξφβιεκα πνπ αληηκεηψπηζε ήηαλ απηφ ηεο αληίζηαζεο ηνπ αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ. Οη πεξηζζφηεξνη ζπλεζηζκέλνη θαη καζεκέλνη λα ιεηηνπξγνχλ ππφ ζπγθεθξηκέλεο ζπλζήθεο θαη λα ζπλεξγάδνληαη κε ζπγθεθξηκέλα άηνκα πνιχ θαηξφ δπζθνιεχηεθαλ πνιχ λα πεηζηνχλ γηα ηα νθέιε ηνπ ERP, κε κεγαιχηεξν άγρνο απηφ ηεο αληηθαηάζηαζήο ηνπο απφ έλα ινγηζκηθφ θαη ηεο απψιεηαο ηεο δνπιεηάο ηνπο. Ηδηαίηεξα επλντθέο γηα ηηο απφπεηξεο εθαξκνγήο είλαη ε έκθαζε ζηελ πνηφηεηα, κηα δπλαηή ηθαλφηεηα ζηε ρξήζε ππνινγηζηψλ θαη έληνλε ζέιεζε γηα απνδνρή ηεο λέαο ηερλνινγίαο (Nah et al., 2001). Μηα εηαηξηθή θνπιηνχξα κε αμίεο θαη θνηλνχο ζηφρνπο είλαη επλντθή γηα ηελ επηηπρία. Οη νξγαληζκνί πξέπεη λα έρνπλ κία δπλαηή θαη παξάιιεια δπλακηθή ζπλεξγαηηθή ηαπηφηεηα, αλνηρηή ζε νπνηαδήπνηε αιιαγή. Απηφ πνπ γίλεηαη αληηιεπηφ απφ κία καηηά κέζα απφ ηελ εηαηξία είλαη φηη νη ρξήζηεο ηνπ πξνγξάκκαηνο πξέπεη λα έρνπλ ζπκβάιιεη ζηε δεκηνπξγία απηνχ. Άιισζηε ζα είλαη νη απνδέθηεο απηνχ θαη ζα πξέπεη λα θαηαλννχλ πιήξσο ηε δνκή θαη ηε ιεηηνπξγία ηνπ. Απφ ηε ζηηγκή πνπ απνηεινχλ κέξνο ηεο αιιαγήο ηεο δηνίθεζεο, νη ρξήζηεο, πνπ ζπκκεηέρνπλ ζην ζρεδηαζκφ θαη ζηελ εθαξκνγή ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ, ζα πξέπεη λα ιάβνπλ κηα επαξθή εθπαίδεπζε γηα λα ην επηηχρνπλ (Holland et al., 1999). Οη εξγαδφκελνη κπνξνχλ λα αλεζπρνχλ γηα νπνηαδήπνηε αιιαγή ζηελ εηαηξία, εηδηθά ζε πεξηφδνπο νηθνλνκηθήο χθεζεο. Άηνκα ηα νπνία δελ είλαη θαιά θαηαξηηζκέλα ηείλνπλ λα αληηκάρνληαη ζηηο αιιαγέο πνπ επηζπκεί λα επηβάιεη ε επηρείξεζε, κε απνηέιεζκα λα κελ απνδίδνπλ ηα κέγηζηα. Πξνθεηκέλνπ, ινηπφλ, λα απμεζνχλ νη πηζαλφηεηεο κηαο επηηπρεκέλεο εθαξκνγήο ERP θαη λα κεησζεί ε αληίζηαζε ησλ ρξεζηψλ ζηελ αιιαγή, πξέπεη λα αλακηρζνχλ άηνκα απφ ην εξγαηηθφ δπλακηθφ ζηελ εθαξκνγή, εηδηθά άηνκα πνπ είλαη γλψζηεο ηνπ αληηθεηκέλνπ, έζησ θη αλ φρη εηο βάζνο. Ζ θαηάξηηζε, ε επαλεηδίθεπζε θαη ε επαγγεικαηηθή αλάπηπμε ηνπ εξγαηηθνχ δπλακηθνχ ηνπ έξγνπ είλαη θξίζηκεο. Δηδηθά ε θαηάξηηζε θαη ε επαλεηδίθεπζε ζε αλάπηπμε ινγηζκηθνχ θαη κεζνδνινγία είλαη ηα θνκκάηηα πνπ πξέπεη λα δνζεί ην βάξνο ηεο επέλδπζεο (Sumner, 1999). Οη εξγαδφκελνη ρξεηάδνληαη ηελ θαηάξηηζε γηα λα θαηαλνήζνπλ ηνλ ηξφπν πνπ ην ζχζηεκα ζα δηαθνξνπνηήζεη ηηο ιεηηνπξγίεο ηεο επηρείξεζεο. Πξέπεη επίζεο λα ππάξμεη επηπιένλ θαηάξηηζε θαη in situ ππνζηήξημε ζην ππφινηπν πξνζσπηθφ θαη ζηε δηνίθεζε θαηά ηε 22

21 Συστήματα ERP δηάξθεηα ηεο εθαξκνγήο. Μηαο ηέηνηαο κνξθήο θαηάξηηζε πξέπεη λα απνηειείηαη απφ κία αθξηβή εηζαγσγή ζηε βαζηθή ηδέα θαη αξρηηεθηνληθή ηνπ ζπζηήκαηνο ERP, ζπκπεξηιακβαλνκέλεο ρξήζεο ηνπ πξαγκαηηθνχ πεξηβάιινληνο ηνπ ζπζηήκαηνο θαη ησλ ιεηηνπξγηψλ ηνπ. Καηά ηε δηάξθεηα ηεο θαηάξηηζεο ζα πξέπεη λα γίλεη λχμε γηα ηα δηνηθεηηθά δεηήκαηα πνπ εγείξνληαη θαη λα γίλεη θαηαλνεηή ε δηαδηθαζία ηεο νινθιήξσζεο πξηλ απφ ην «go-live». Δπίζεο ζα πξέπεη λα αλαθεξζεί ην πιάλν αλαδηάξζξσζεο θαη λα γίλεη κηα εηζαγσγή ζηηο λέεο ηερλνινγίεο. Έλαο νξγαληζκφο ππνζηήξημεο (π.ρ. γξακκαηεία, βηβιίν νδεγηψλ ρξήζεο) είλαη επίζεο ζεκαληηθφο γηα λα θαιχςεη ηηο αλάγθεο ησλ ρξεζηψλ κεηά ηελ εγθαηάζηαζε (Wee, 2000). Ζ βαξχηεηα ηεο επαξθνχο θαηάξηηζεο ησλ εξγαδνκέλσλ θαη ηεο δηνίθεζεο δε κπνξεί πνηέ λα παξαβιεθζεί. Οη αλαιπηέο ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ ζπλήζσο ζπζηήλνπλ ζηε δηνίθεζε λα δεζκεχνπλ πεξίπνπ ην 11% ησλ ρξεκαηηθψλ πφξσλ ηνπ έξγνπ γηα ηελ θαηάξηηζε ηνπ πξνζσπηθνχ. Γηαθνξεηηθά είδε θαη δηαθνξεηηθά επίπεδα θαηάξηηζεο πξέπεη λα παξέρεη ε εηαηξία ζε φινπο ηνπο θχξηνπο κεηφρνπο, ζπκπεξηιακβαλνκέλσλ ηεο δηνίθεζεο, ησλ ρξεζηψλ ηεξκαηηθψλ, ηνπο πειάηεο θαη ηνπο πσιεηέο, πξηλ ηελ εθαξκνγή ηνπ ζπζηήκαηνο. Τέηνηαο κνξθήο θαηάξηηζε ζπλήζσο ηξνπνπνηείηαη αλάινγα ηελ πεξίζηαζε θαη κπνξεί λα δνζεί είηε απφ εθπαηδεπηέο εληφο ηεο εηαηξίαο, είηε απφ εμσηεξηθνχο ζπλεξγάηεο. Οη Diese et al. (2000) πεξηγξάθνπλ κηα δηαδηθαζία νρηψ επηπέδσλ ηελ νπνία ε δηνίθεζε κπνξεί λα ρξεζηκνπνηήζεη γηα λα δηαρεηξηζηεί ηε κεηάβαζε. Τν πξψην βήκα είλαη λα δεκηνπξγεζεί έλα πεξηεθηηθφ φξακα αιιαγήο, ην νπνίν λα είλαη ιεηηνπξγηθφ. Σηε ζπλέρεηα, ε ζηξαηεγηθή αιιαγήο ζα εθηηκήζεη ηελ εζσηεξηθή εηνηκφηεηα ηνπ νξγαληζκνχ, πξνθεηκέλνπ λα επηιερζεί ε βέιηηζηε δηαδηθαζία πξνζαξκνγήο θαη λα εδξαησζεί ε ηειεπηαία. Ζ ηξίηε δηαδηθαζία είλαη ε αλάπηπμε εγεζίαο, πξνθεηκέλνπ λα εγεζεί ηνπ πξνγξάκκαηνο αιιαγήο θαη λα αλαπηχμεη δηαρεηξηζηηθέο ηθαλφηεηεο απηνχ. Απηφ πνπ έπεηαη είλαη ε δέζκεπζε ησλ νκάδσλ λα δνκεζεί κέζα απφ ηελ επηθνηλσλία, ηελ αληηκεηψπηζε δηαρεηξηζηηθψλ πξνβιεκάησλ θαη ηε κεηαιακπάδεπζε ηεο γλψζεο θαη ησλ ηθαλνηήησλ. Τν πέκπην επίπεδν πεξηιακβάλεη ηε δηαρείξηζε ηνπ αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ ηεο εηαηξίαο θαη ηεο επίδνζεο ησλ θπξίσλ κεηφρσλ δηαρεηξίδνληαο ηηο αλάγθεο ηνπο. Τα νθέιε γηα ηελ επηρείξεζε δηαλέκνληαη κέζα απφ ηελ νηθνδφκεζε ησλ ππνζέζεσλ απηήο θαη απφ ηελ πνζνηηθνπνίεζε ησλ πξψησλ. Σην επφκελν επίπεδν αλαπηχζζεηαη ε εηαηξηθή θνπιηνχξα, θαηαλνψληαο αξρηθά ηελ πξφηεξα ηζηάκελε θαη ζηε ζπλέρεηα ζρεδηάδνληαο ηελ επηζπκεηή θαη ηελ εθαξκνγή απηήο. Σην ηειεπηαίν επίπεδν βξίζθεηαη ε αλάπηπμε ηνπ νξγαληζκνχ, θαηαλνψληαο ηελ παξνχζα δνκή ηνπ θαη ζηε ζπλέρεηα ζρεδηάδνληαο ηε λέα δνκή απηνχ. Μηα επηγξακκαηηθή αλαθνξά φισλ ησλ πξνεγνχκελσλ είλαη ε εμήο: 23

22 Σπζηήκαηα ERP Δζσηεξηθή εηνηκφηεηα (εηνηκφηεηα γηα αιιαγή): 1. Ζ εηαηξία θαη νη άλζξσπνη πξέπεη λα είλαη έηνηκνη γηα αιιαγέο. 2. Οη ρξήζηεο ζα πξέπεη λα ζπκκεηάζρνπλ ζην ζρεδηαζκφ θαη ζηελ εγθαηάζηαζε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ. 3. Ζ εθπαίδεπζε ησλ ρξεζηψλ ζα πξέπεη λα είλαη πξνηεξαηφηεηα. 4. Ζ θαηάξηηζε, ε επαλεηδίθεπζε θαη ε επαγγεικαηηθή αλάπηπμε ηνπ εξγαηηθνχ δπλακηθνχ ηνπ έξγνπ είλαη θξίζηκεο. Καηάξηηζε: 1. Σεκαληηθή επέλδπζε ζηελ θαηάξηηζε θαη ζηελ επαλεηδίθεπζε γηα ηελ αλάπηπμε ηνπ ινγηζκηθνχ θαη ηεο κεζνδνινγίαο. 2. Υπνζηεξηθηηθφο νξγαληζκφο κεηά ηελ εγθαηάζηαζε θξίλεηαη απαξαίηεηνο. 3. Οη εξγαδφκελνη πξέπεη λα θαηαξηηζηνχλ ζην λέν ζχζηεκα γηα λα επηηχρνπλ κηα ζπλέρηζε ζηελ θαζεκεξηλή ρξήζε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ ιεηηνπξγηψλ Δναζσόληζη με ηην οπγανυηική ποικιλομοπθία Οη νξγαληζκνί έρνπλ πνιιέο δηαθνξεηηθέο θνπιηνχξεο. Έρνπλ πνιιά μερσξηζηά ηκήκαηα κέζα ζηελ ίδηα δνκή θαη ην θαζέλα έρεη ην δηθφ ηνπ ηξφπν λα θέξλεη εηο πέξαο δηαδηθαζίεο, ελψ ε ιεηηνπξγία θαζελφο αθνινπζεί δηαθνξεηηθφ πξσηφθνιιν θαη εμππεξεηεί δηαθνξεηηθέο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο. Σα θπζηθφ επαθφινπζν, νη κεγαιχηεξεο θαη πην δηεπξπκέλεο εηαηξίεο ζε παγθφζκην επίπεδν κλεκνλεχνπλ ηελ πνιπκνξθία ηνπο ζαλ έλα πξφζθνκκα ζηελ επηηπρία ηνπο (Gargeya θαη Brady, 2005). Ξερσξηζηέο κνλάδεο, ηκήκαηα ηεο κεηξηθήο, ιεηηνπξγνχλ απηφλνκα θαη θσιχνληαη λα πξνζαξκνζηνχλ ζε κία εληαία εηαηξηθή θνπιηνχξα. Ζ αλαδηάξζξσζε ηεο επηρείξεζεο εδψ απαηηείηαη ηφζν ζην αλζξψπηλν δπλακηθφ, φζν θαη ζην ιεηηνπξγηθφ επίπεδν. Φέξλνληαο ζε αληηπαξάζεζε κε ηνλ πξψην παξάγνληα ηνλ παξψλ, ν ηειεπηαίνο δηαθνξνπνηείηαη θαζψο ε εηαηξία αιιάδεη ηελ εηαηξηθή ηεο θνπιηνχξα θαη φρη κφλν ηηο δηαδηθαζίεο ηεο. Δπηπιένλ ηα ζπζηήκαηα ησλ επηρεηξήζεσλ, πέξα απφ ηηο ζεκαληηθέο ζηξαηεγηθέο επηπηψζεηο, έρνπλ έλαλ άκεζν αληίθηππν ζηελ νξγάλσζε ηεο εηαηξίαο θαη ζηελ θνπιηνχξα ηεο. Απφ ηε κία ε παξνρή πξφζβαζεο ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν θαη ζε θαζνιηθφ επίπεδν ζηα δεδνκέλα ιεηηνπξγηψλ θαη νηθνλνκηθψλ ζεκάησλ επηηξέπεη ζηηο εηαηξίεο λα εθζπγρξνλίζνπλ ηηο δηνηθεηηθέο δνκέο ηνπο, δεκηνπξγψληαο κηα πην επίπεδεο, πην επέιηθηεο θαη πην δεκνθξαηηθήο ραξαθηήξα δηαρείξηζε. Απφ ηελ άιιε, επηηξέπνπλ ηελ αλάκημε ηνπ ζπγθεληξσκέλνπ ειέγρνπ πιεξνθνξηψλ θαη ηεο ηππνπνίεζεο ησλ δηαδηθαζηψλ κε κία νκνηφκνξθε θνπιηνχξα, κνινλφηη είλαη ζηνηρεία ζπλήζσο κηαο θαζεηνπνηεκέλεο δηνίθεζεο (Davenport, 1998). 24

23 Συστήματα ERP Ο Davenport (1998) ππνζηεξίδεη φηη γηα ηηο πνιπεζληθέο εηαηξίεο, έλα ζχζηεκα ERP γελλά ην εμήο εξψηεκα: Πφζε νκνηνκνξθία δχλαηαη λα πθίζηαηαη φηαλ νη δξαζηεξηφηεηεο πξαγκαηψλνληαη ζε δηαθνξεηηθέο πεξηνρέο θαη δηαθνξεηηθέο ρψξεο; Μεξηθνί κεγάινη θαηαζθεπαζηέο, φληαο πην θηιφδνμνη, ρξεζηκνπνηνχλ ην ζχζηεκα ζα κηα βάζε γηα έλα κνληέιν παξαγσγήο ζηεξηδφκελν ζε παγθφζκην εχξνο. Υηνζεηψληαο θνηλέο επηρεηξεκαηηθέο πξαθηηθέο ζε φιεο ηηο κνλάδεο ηεο επηρείξεζεο επηηπγράλνπλ ζηελή ζπλεξγαζία φισλ απηψλ, πξνο φθεινο ηεο δηεπξπκέλεο επηρείξεζεο. Τνπο δίλεηαη ε δπλαηφηεηα άκεζεο αιιαγήο ιεηηνπξγηψλ εχξεζεο πφξσλ, θαηαζθεπήο θαη δηαλνκήο ζε παγθφζκην επίπεδν, αληαπνθξηλφκελνη ζηε δηελεθή αιιαγή ηνπ κνηίβνπ ηεο πξνζθνξάο θαη ηεο δήηεζεο. Απηή ε ηθαλφηεηα ηνπο επηηξέπεη λα ειαρηζηνπνηνχλ πεξίζζεηα θαηαζθεπαζηηθή δπλακηθφηεηα θαη λα κεηψλνπλ ην απφζεκα ησλ εκη-έηνηκσλ πξντφλησλ θαη ησλ παξαγφκελσλ αγαζψλ (Davenport, 1998). Γηα ηηο πνιπεζληθέο εηαηξίεο, ηα ζπζηήκαηα ERP πξέπεη λα ηξνπνπνηνχληαη ψζηε λα απεπζχλνληαη ζε παγθφζκηα δεηήκαηα, φπνπ δηαθνξεηηθέο ρψξεο αθνινπζνχλ δηαθνξεηηθνχο ηξφπνπο εθπφλεζεο επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ. Δπίζεο πξέπεη λα ιακβάλνληαη ππφςε νη δηαθνξεηηθνί ηξφπνη θνξνιφγεζεο, νη μερσξηζηέο πεξηβαιινληηθέο ξπζκίζεηο θαη νη δηαθνξέο ζηνπο αλζξψπηλνπο πφξνπο θαη ζηηο ηζνηηκίεο ησλ λνκηζκάησλ θαηά ηελ νινθιήξσζε ηνπ ζπζηήκαηφο ηνπο. Καηά ηελ νινθιήξσζε ελφο ζπζηήκαηνο πνπ θαιχπηεη πνιιέο ρψξεο, πθίζηαληαη ηξηψλ εηδψλ δπζιεηηνπξγίεο. Απηέο πνπ αθνξνχλ ηε δηαρείξηζε δεδνκέλσλ, ηηο δηαδηθαζίεο θαη ηελ έμνδν πιεξνθνξηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο. Καη ηα ηξία είδε παξαηεξνχληαη εμαηηίαο ηεο αζπκβαηφηεηαο κεηαμχ ηεο ιεηηνπξγίαο ηνπ ινγηζκηθνχ θαη ηηο νξγαλσηηθέο απαηηήζεηο, θαζψο επίζεο θαη απφ ηηο δηαθνξέο ζηηο θνπιηνχξεο θαη ζην θαλνληζηηθφ πεξηβάιινλ (Soh et al., 2000). Τν εληαίν πιαίζην ηνπηθήο ιεηηνπξγίαο ηνπ νξγαληζκνχ ζα πξέπεη πξνζεθηηθά λα αλακηρζεί κε ην παξαδνζηαθφ πιαίζην ιεηηνπξγίαο δπηηθνχ ηχπνπ, ην νπνίν είλαη γεληθά ζχκθπην κε ηα ζπζηήκαηα ERP. Γηα ηηο πεξηζζφηεξεο εηαηξίεο, βέβαηα, νη δηαθνξέο ζηηο ηνπηθέο αγνξέο παξακέλνπλ ηφζν πξφδειεο κε απνηέιεζκα κηα απφπεηξα απζηεξήο νκνηνκνξθίαο λα απνβεί αληηπαξαγσγηθή. Αλ εηαηξίεο, ζε ηέηνηεο πεξηζηάζεηο, δελ επηηξέςνπλ ηηο ηνπηθέο ηνπο κνλάδεο λα πξνζαξκφζνπλ ηηο ιεηηνπξγίεο ηνπο ζηελ ηνπηθή αγνξά θαη ζηηο θαλνληζηηθέο κνκθέο, ηφηε ξηςνθηλδπλεχνπλ λα ράζνπλ αγνξέο θιεηδηά απφ άιινπο, πην επέιηθηνπο, αληαγσληζηέο (Davenport, 1998). Ο Davenport (1998) ππνζηεξίδεη φηη πξνθεηκέλνπ λα ππνζηεξηρζεί ε απηνλνκία παξάιιεια κε έλαλ εηαηξηθφ έιεγρν φπσο ζα κπνξνχζε λα θαηνλνκαζηεί έλα νκνζπνλδηαθφ δηαρεηξηζηηθφ ζχζηεκα πξνηείλεηαη κηα δηαθνξεηηθή πξνζέγγηζε. Αληί ηεο εγθαηάζηαζεο 25

24 Σπζηήκαηα ERP ελφο εληαίνπ ζπζηήκαηνο, απηέο νη εηαηξίεο ζα κπνξνχζαλ λα θάλνπλ ρξήζε δηαθνξεηηθψλ εθδφζεσλ ηνπ ίδηνπ ζπζηήκαηνο, λαη κελ κε ίδηα θεληξηθή δνκή, αιιά πξνζαξκνζκέλν ζηηο ηνπηθέο αλάγθεο έθαζηεο. Τν νκνζπνλδηαθφ κνληέιν είλαη ίζσο ε κεγαιχηεξε πξφθιεζε πνπ ζα κπνξνχζε λα ζπλαληήζεη κηα δηνίθεζε θαηά ηελ εθαξκνγή ελφο ζπζηήκαηνο, θαζνξίδνληαο πνηα ζα πξέπεη λα είλαη ην θνηλά θαη πνηα ηα ζεκεία πνπ ζα δηαθνξνπνηεζνχλ. Ζ θεληξηθή αιιά θαη νη ηνπηθέο δηνηθήζεηο ζα ρξεηαζηεί λα αζρνιεζνχλ ζπλεξγαηηθά θαη δηεμνδηθά κε ην ζέκα πξηλ εθαξκνζηεί ην ζχζηεκα. Δξσηήκαηα πνπ εγείξνληαη είλαη: Πφζν ζεκαληηθφ είλαη γηα ηε δηεπξπκέλε επηρείξεζε λα εθηειεί νκνηνηξφπσο ζε παγθφζκην επίπεδν; Ο φξνο «πειάηεο» ζεκαίλεη ην ίδην πξάγκα ζε θάζε κνλάδα ηεο επηρείξεζεο; Τν λα ππάξρεη ε δπλαηφηεηα απάληεζεο απηψλ ησλ εξσηεκάησλ είλαη κηα απαξαίηεηε πξνυπφζεζε γηα λα θξηζεί έλα επηρεηξεζηαθφ ζχζηεκα επηηπρεκέλν (Davenport, 1998). Σπλνςίδνληαο νη παξάγνληεο πνπ ζρεηίδνληαη κε ηελ νξγαλσηηθή πνηθηινκνξθία είλαη νη: 1. Αλαδηάξζξσζε ζην αλζξψπηλν δπλακηθφ θαη ζην ιεηηνπξγηθφ επίπεδν ζηηο δηάθνξεο κνλάδεο ηεο επηρείξεζεο. 2. Σπλππνινγηζκφο ηδηαίηεξσλ ηνπηθψλ ραξαθηεξηζηηθψλ θαηά ηελ νινθιήξσζε ηνπ κνληέινπ. 3. Καζνξηζκφο επηπέδνπ νκνηνκνξθίαο θαη επηινγή θαηάιιεινπ κνληέινπ (εληαίν, παγθφζκην ζχζηεκα ή νκνζπνλδηαθφ κνληέιν) Σσεδιαζμόρ/ Ανάπηςξη/ Καηάπηιζη ηος πποϋπολογιζμού Ο ζρεδηαζκφο ελφο ERP έξγνπ δε ζα έπξεπε λα αληηκεησπίδεηαη κε ειαθξά ηελ θαξδία ή κε ιίγε πξφηεξε ζθέςε. Όπσο αλαθέξζεθε θαη πξνεγνπκέλσο, ππάξρνπλ ηεξάζηηα πηζαλά θφζηε πνπ ζπλδένληαη κε έλα ηέηνην εγρείξεκα. Δπηπξφζζεηα ζηα πςειά θφζηε πνπ απαηηείηαη λα θαιπθζνχλ πξηλ απφ ηελ εκεξνκελία ηνπ «go-live», ππάξρνπλ ηα έμνδα πνπ πξνθχπηνπλ φηαλ πνιιέο εηαηξίεο αδπλαηνχλ λα αλαπηχμνπλ έλα πιήξσο πεξηεθηηθφ ζρέδην. Ο ζρεδηαζκφο ζα κπνξνχζε εχζηνρα λα παξαιιειηζηεί θαη λα ζπλδπαζηεί κε ηε δηαηήξεζεο ηνπ πεδίνπ θαηά ηελ εθαξκνγή ηνπ ζπζηήκαηνο. Υπνεθηηκήζεηο θφζηνπο θαη θαζπζηεξήζεηο αλάπηπμεο είλαη δεκηνγφλα θαη, θάπνηεο θνξέο, κνηξαία γηα κηα επηρείξεζε απνηειέζκαηα ελφο αλεπαξθνχο ζρεδηαζκνχ (Gargeya θαη Brady, 2005). Έλα μεθάζαξν επηρεηξεκαηηθφ πιάλν θαη φξακα λα νδεγήζεη ε εηαηξία ζηαζεξά ζε κία θαηεχζπλζε ην έξγν απαηηνχληαη θαηά ηνλ θχθιν δσήο ελφο ERP. Έλα επηρεηξεκαηηθφ πιάλν ην νπνίν επηζεκαίλεη ηε ζηξαηεγηθή πνπ πξνηείλεηαη θαη εθαπηφκελα νθέιε, πφξνπο, θφζηε, 26

25 Συστήματα ERP ξίζθα θαη ρξνλνδηάγξακκα είλαη ηδηαίηεξα ζεκαληηθά (Wee, 2000). Απηφ ζα βνεζήζεη ηελ εζηίαζε ζηα επηρεηξεκαηηθά νθέιε, πνπ είλαη ζρεδφλ πάληα ζην επίθεληξν ησλ απαηηήζεσλ. Πξέπεη λα ππάξρεη έλα μεθάζαξν επηρεηξεκαηηθφ κνληέιν ηνπ ηξφπνπ κε ηνλ νπνίν ιεηηνπξγεί ν νξγαληζκφο κεηά ηελ εθαξκνγή ηνπ ζπζηήκαηνο. Πξέπεη λα ππάξρεη κηα αηηηνιφγεζε γηα ηελ επέλδπζε βαζηζκέλε ζε έλα πξφβιεκα θαη ε αιιαγή πξέπεη λα είλαη βαζηζκέλε ζηελ θαηεχζπλζε ζηελ νπνία θηλείηαη ε εηαηξία. Ζ απνζηνιή ηνπ έξγνπ πξέπεη λα είλαη άκεζα ζπζρεηηδφκελε κε ηηο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο θαη πξέπεη λα είλαη νξηζκέλε μεθάζαξα. Οη ζηφρνη θαη ηα νθέιε πξέπεη λα αλαγλσξίδνληαη θαη λα κπαίλνπλ ζε εθαξκνγή (Holland et al., 1999). Οπζηαζηηθά ην επηρεηξεκαηηθφ πιάλν ζα πξέπεη λα δηεπθνιχλεη ηε δνπιεηά θαη λα έρεη επίδξαζε ζε απηή. Ζ αλάπηπμε ηνπ ινγηζκηθνχ, ε δνθηκή θαη ε επίιπζε ησλ πξνβιεκάησλ είλαη απαξαίηεηα, μεθηλψληαο απφ ηε θάζε αλάπηπμεο ηνπ έξγνπ (Nah et al., 2001). Οιφθιεξε ε αξρηηεθηνληθή ηνπ ζπζηήκαηνο ERP πξέπεη λα ζπζηαζεί πξηλ ηε ιεηηνπξγία ηνπ, ιακβάλνληαο ππφςε ηηο πην ζεκαληηθέο απαηηήζεηο ηεο εθαξκνγήο ηνπ. Με απηφ ηνλ ηξφπν απνθεχγεηαη ε αλαδηακφξθσζε ζε θάζε ζηάδην ηεο εθαξκνγήο ηνπ (Wee, 2000). Πξέπεη λα γίλεη κηα επηινγή ρξπζήο ηνκήο αλάκεζα ζην επίπεδν ιεηηνπξγηθφηεηαο θαη ζην επίπεδν πξνζέγγηζεο ηνπ λένπ ζπζηήκαηνο κε ηα ήδε ππάξρνληα. Δπηπιένλ, πξνθεηκέλνπ λα εμαζθαιίζεη ηελ θαιχηεξε θάιπςε ησλ αλαγθψλ ηεο επηρείξεζεο, νη εηαηξίεο κπνξνχλ λα νινθιεξψζνπλ ην ζχλνιν ησλ ιεηηνπξγηψλ ηνπ ERP κε εηδηθά πξντφληα ινγηζκηθνχ. Βέβαηα, απηά ηα εηδηθά πξντφληα ελδερνκέλσο λα ρξεηαζηεί λα αλαπηπρζνχλ απφ ηελ ίδηα ηελ εηαηξία, κηαο θαη ζπλήζσο δελ θπθινθνξνχλ ζην εκπφξην (Bingi et al., 1999). Οη εθαξκνγέο ζπζηεκάησλ κπνξνχλ λα γίλνπλ πνιχ αθξηβέο, παξ φιε ηελ πξνζπάζεηα αλάπηπμεο ελφο ζηέξενπ πιάλνπ. Πνιιά έξγα, εηδηθά απηά πνπ θαηέιεμαλ ζε απνηπρία, βξέζεθαλ λα ππεξβαίλνπλ ηνλ πξνυπνινγηζκφ, θάπνηα κάιηζηα έσο θαη 189% (Gargeya θαη Brady, 2005). Σχκθσλα κε ηα ιεγφκελα ζηειέρνπο εηαηξίαο αλάπηπμεο ηέηνηνπ είδνπο ινγηζκηθνχ, ζπλήζσο έλα ζηα έμη απφ ηα έξγα ηέηνηνπ ηχπνπ επηηπγράλνπλ έγθαηξε θαη εληφο πξνυπνινγηζκνχ εθαξκνγή. Αθφκε θαη αλ έρεη θξνληίζεη θάπνηνο ηηο βαζηθέο παξακέηξνπο λα κέλνπλ εληφο ησλ νξίσλ πξν-θνζηνιφγεζεο, ππάξρνπλ πνιινί παξάκεηξνη, νη νπνίνη δελ ζπλππνινγίδνληαη ζην ζχλνιν απηψλ πνπ ηπγράλνπλ πςεινχ ξίζθνπ λα μεθχγνπλ απφ ηα φξηα ηνπ πξνυπνινγηζκνχ. Λφγνη κε ζπλππνινγηζκνχ απηψλ είλαη θπξίσο ε κε ηππνπνίεζε βαζηθψλ επηρεηξεκαηηθψλ ιεηηνπξγηψλ, ηδίσο γηα ηηο επηρεηξήζεηο εληφο ηνπ ειιαδηθνχ ρψξνπ, έρνληαο σο απνηέιεζκα ηελ αδπλακία εθηίκεζεο ηεο επίδξαζεο απηψλ ζην ζχλνιν ηνπ έξγνπ. Σπλνςίδνληαο, εληνπίδνληαη νη εμήο παξάγνληεο: 27