ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ βάφοντας το σαλόνι Ent-teach Kεφάλαιο 6 Διαχείριση Έργου

Transcript

1 ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ βάφοντας το σαλόνι Ent-teach Kεφάλαιο 6 Διαχείριση Έργου Περιγραφή της εκπαιδευτικής δραστηριότητας Εσύ μαζί με 3 φίλους σου αποφασίζετε να βάψετε το καθιστικό. Για να μπορέσετε να ολοκληρώσετε αυτή την εργασία, αποφασίσατε να καταρτίσετε ένα πλάνο και ένα χρονοδιάγραμμα εργασίας. Εσύ είσαι ο συντονιστής του έργου/εργασίας και καλείσαι να προετοιμάσεις το πλάνο και το χρονοδιάγραμμα εργασιών π.χ. προετοιμασία αναλυτικής δομής εργασιών καθώς επίσης και προετοιμασία του χρονοδιαγράμματος του έργου έτσι ώστε να ολοκληρωθεί μέσα σε προκαθορισμένο χρόνο με τη καλύτερη δυνατή ποιότητα. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσεις το έγγραφο στο Παράρτημα 1 ως πρόγραμμα χρονοδιαγράμματος εργασιών. Το περιεχόμενο αυτής της εκπαιδευτικής άσκησης είναι η προσομοίωση πραγματικών καταστάσεων όσον αφορά τη Διαχείριση Έργου όπως: προγραμματισμός του έργου χρονοδιάγραμμα εργασιών δομική ανάλυση εργασιών παρακολούθηση και έλεγχος εργασιών Οι μαθητές όταν ολοκληρώσουν αυτή τη δραστηριότητα θα είναι σε θέση να κατανοήσουν την ενότητα και τις παραμέτρους γύρω από αυτή (Προγραμματισμός Έργου, Προγραμματισμός Χρονοδιαγράμματος, Έλεγχος Έργου) έτσι ώστε να εξασφαλίσουν ότι το έργο όσο απλό και να φαίνεται, χρειάζεται σωστό προγραμματισμό για να μπορέσει να ολοκληρωθεί επιτυχώς μέσα στο προβλεπόμενο χρόνο με την καλύτερη ποιότητα. Πρόβλημα Το πρόβλημα που ορίζεται μέσα από αυτή την εκπαιδευτική δραστηριότητα είναι το πώς διαχειρίζεσαι τα άτομα, το χρόνο και τα υλικά έτσι ώστε να μπορείς να εξασφαλίσεις την έγκαιρη επιτυχή ολοκλήρωση του έργου με την απαιτούμενα πρότυπα ποιότητας. Όσον αφορά τη Διαχείριση του Έργου, η θεωρία βοηθά πολύ στη διδασκαλία της ενότητας αλλά η εφαρμογή της Διαχείρισης Έργου μέσα από διάφορες δραστηριότητες είναι πολύ καλύτερη για κατανόηση της πραγματικής της αξίας. Οι μαθητές μέσα από την προσομοίωση πραγματικών καταστάσεων όπως την οργάνωση δηλαδή εργασιών, την εφαρμογή χρονοδιαγράμματος, την ανάθεση εργασιών σε άλλα άτομα με καταληκτικές ημερομηνίες μπορούν να κατανοήσουν τη θεωρία γύρω από τη Διαχείριση Έργου.

2 Χρονοδιάγραμμα Η συγκεκριμένη εκπαιδευτική δραστηριότητα πρέπει να πραγματοποιηθεί αφού οι μαθητές έχουν ολοκληρώσει την ενότητα σχετικά με το Προγραμματισμό Έργου και το Χρονοδιάγραμμα Έργου. Είναι μια δραστηριότητα η οποία μπορεί να ολοκληρωθεί μέσα σε μια μέρα και μπορεί να αποτελέσει ένα χρήσιμο εργαλείο για την αξιολόγηση των μαθητών: έχουν δηλαδή κατανοήσει πλήρως τις παραμέτρους της συγκεκριμένης ενότητας. Ομάδα Στόχου Η συγκεκριμένη εκπαιδευτική δραστηριότητα θα μπορούσε να απευθύνεται σε μαθητές με εξειδίκευση στο μάνατζμεντ ή στο μάρκετινγκ καθώς επίσης και σε επιχειρηματίες ή υπαλλήλους μικρομεσαίων επιχειρήσεων οι οποίοι θα θέλουν να βελτιώσουν τις ικανότητές στου στη Διαχείριση Έργου. Οι ανάγκες των πιθανών εκπαιδευομένων μπορεί να ποικίλουν. Γενικά, η συγκεκριμένη δραστηριότητα ικανοποιεί την ανάγκη γνώσης Προγραμματισμού Έργου, ορισμού Χρονοδιαγράμματος ενός Έργου, Παρακολούθησης και Έλεγχος ενός Έργου. Στόχος Ο στόχος είναι να δοθεί έμφαση στο γεγονός ότι η Διαχείριση Έργου είναι ένα από τα κύρια στοιχεία της επιχειρηματικότητας. Ο σκοπός αυτής της εκπαιδευτικής δραστηριότητας είναι να υποδείξει ότι το Project Management παίζει σημαντικό ρόλο στην επιτυχία ενός έργου. Έτσι μπορείς να προβλέψεις πιθανούς κινδύνους και προβλήματα, να οργανώσεις και να ελέγξεις τις δράσεις σου για την έγκαιρη και επιτυχή ολοκλήρωση του έργου με τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό. Αποτελέσματα μάθησης Μετά την ολοκλήρωση της συγκεκριμένης εκπαιδευτικής δραστηριότητας ο εκπαιδευόμενος θα είναι σε θέση να: Προσδιορίσει το πόσο σημαντική είναι η χρήση αποτελεσματικών τεχνικών Project Management σε απλές καθημερινές εργασίες. Διαχειριστεί το χρόνο, άτομα και υλικά που έχει στη διάθεσή του για την έγκαιρη και επιτυχή ολοκλήρωση ενός έργου Επεξηγεί τη διαδικασία προγραμματισμού του έργου Επεξηγεί τη διαδικασία παρακολούθησης και ελέγχου της διαχείρισης του έργου.

3 Αξιολόγηση Λόγω της φύσης της εκπαιδευτικής δραστηριότητας και του Project Management γενικά, ο μόνος τρόπος για να διαφανεί αν μέσα από την εκπαιδευτική δραστηριότητα επιτεύχθηκε ο εκπαιδευτικός της στόχος είναι να η ένταξη των μαθητών σε παρόμοιες δραστηριότητες Διαχείρισης Έργου. Η διαχείριση έργου έχει πολλούς ασταθείς παράγοντες και λόγω της πρακτικής του φύσης είναι δύσκολο για τον εκπαιδευτή να αντιληφθεί αν οι μαθητές έχουν κατανοήσει περί τίνος πρόκειται. Αυτό που μπορεί όμως να γίνει είναι μέσα από την προσωπική επαφή μεταξύ του μαθητή και του καθηγητή να καταγραφούν κάποια σχόλια με τη χρήση ερωτηματολογίου. Τεχνολογία Για χάρη της απλούστευσης της ανάλυσης του Task Scheduling Program της εκπαιδευτικής δραστηριότητας θα χρησιμοποιηθεί ΜS Excel. Το ΜS Excel θα βοηθήσει στον υπολογισμό των ακριβών εργασιών και στην ανάθεση των εργασιών μεταξύ των ατόμων της ομάδας έτσι ώστε το έργο να ολοκληρωθεί μέσα στην προβλεπόμενη χρονική περίοδο. Πρέπει να σημειωθεί πως υπάρχει πληθώρα λογισμικών προγραμμάτων στην αγορά για Project Management, γεγονός που υποδηλώνει το πόσο σημαντικό είναι το ΡΜ στις καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες και τη συνεχιζόμενη αύξηση της πολυπλοκότητας των έργων. Μέθοδοι Υποδείξτε τα ορόσημα στο χρονοδιάγραμμα του έργου. Τα ορόσημα είναι αναγνωρίσιμα σε ένα έργο γιατί δεν χρειάζονται πόρους ή χρόνο. Είναι απλώς σημεία κλειδιά στην εξέλιξη του έργου. Μπορούν επίσης να βοηθήσουν τον Project Manager να ομαδοποιήσει το έργο σε διαφορετικές φάσεις. Σημεία ορόσημα σε ένα έργο μπορεί να είναι: Επιλογή χρώματος Καθαρισμός δωματίου Ολοκλήρωση βαψίματος Επαναφορά του δωματίου στην αρχική του κατάσταση. Προσπαθήστε να συντονίσετε τα παραδοτέα με τα σημεία ορόσημα. Με αυτό τον τρόπο έχετε απτά αποτελέσματα σε διαφορετικές φάσεις του έργου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε υπολογίσει μέσα στο προβλεπόμενο χρόνο ολοκλήρωσης του έργου και τις καθυστερήσεις που πιθανόν να προκύψουν. Λάβετε υπόψη πως αν δεν υπολογιστεί έστω και λίγος χρόνος για να στεγνώσει η μπογιά μέχρι να γίνει η επόμενη στρώση θα υπάρξει σίγουρα καθυστέρηση.

4 Για ένα ομαδικό έργο σαν αυτό, θα ήταν καλό να αναρτήσετε το Χρονοδιάγραμμα Εργασιών σε ένα σημείο που να μπορούν όλοι να το βλέπουν. Έτσι με αυτό τον τρόπο κάθε μέλος της ομάδας έργου θα έχει σφαιρική εικόνα των εργασιών που πρέπει να γίνουν και σε ποια χρονική περίοδο. Ομάδα Θα χρειαστεί μια ομάδα 4 ατόμων για την ολοκλήρωση της εκπαιδευτικής δραστηριότητας. Ένας Project Manager και τρεις Project Officers. Τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να επικοινωνούν μεταξύ τους να είναι επίμονοι, αφοσιωμένοι και να έχουν ομαδικό πνεύμα. Πόροι Οι πόροι που θα χρειαστούν για αυτή τη συγκεκριμένη εκπαιδευτική δραστηριότητα είναι χρόνος (π.χ. ο υπολογιζόμενος χρόνος που απαιτείται για την ολοκλήρωση του έργου έτσι όπως διαφάνηκε από το προγραμματισμό του έργου ), ανθρώπινο δυναμικό (π.χ. η ομάδα έργου αποτελείται από το Project Manager και 3 Project Officers ) και υλικά (π.χ. μπογιά, βούρτσες, κτλ. ). Επειδή υπάρχει περιορισμός στους πόρους, προτείνετε ως προτεραιότητα του έργου τις δραστηριότητες οι οποίες θα μπορούν να υλοποιούνται ταυτόχρονα έτσι ώστε να επιταχυνθεί η ολοκλήρωση του έργου.

5 Προσαρτημα 1 Προγραμματισμός χρονοδιαγράμματος εργασιών Προγραμματισμός χρονοδιαγράμματος εργασιών Εργασίες Υπολογισμός Ανθρώπινο Ημερομηνία και Ημερομηνία και Χρόνου Δυναμικό ώρα έναρξης ώρα λήξης Λίστα ειδών που απαιτούνται για το πρόγραμμα Λίστα ανθρώπων που απαιτούνται για το πρόγραμμα