Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Εργαστήριο

Transcript

1 Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Εργαστήριο «Εισαγωγή στο MS Project- Διάγραμμα Gantt» Μ.Τσικνάκης, Ρ.Χατζάκη Ε. Μανιαδή, Ά. Μαριδάκη

2 1. Εισαγωγή στο Microsoft Project To λογισμικό διαχείρισης έργων MS Project δίνει την δυνατότητα στον υπεύθυνο του έργου να αναλύσει και να αξιολογήσει την πρόοδο του έργου υπό την σκοπιά των πόρων, του προϋπολογισμού και της χρονικής κλίμακας. Παράλληλα, επιτρέπει στα μέλη μιας ομάδας έργου να διαχειρίζονται εργασίες, να συνεργάζονται, να υποβάλουν φύλλα κατανομής χρόνου και να επισημαίνουν θέματα και κινδύνους (με την χρήση του Project Server). Εφόσον έχει ολοκληρωθεί ο αρχικός σχεδιασμός του έργου και με γνώμονα την αποτελεσματική διαχείριση του έργου, γίνεται χρήση του MS Project για την δημιουργία και ρύθμιση του σχεδίου του έργου. Μια εισαγωγική επισκόπηση των διαδικασιών που απαιτούνται για την οργάνωση του έργου περιλαμβάνει: Δημιουργία έργου Προσθήκη εργασιών στο έργο Διάρθρωση του έργου Δημιουργία ημερολογίων Αποθήκευση και δημοσίευση Δημιουργία έργου Μόλις ανοίξετε το Project 2013 στην αρχική οθόνη που εμφανίζεται θα βρείτε στο αριστερό μέρος πρόσφατα αρχεία ενώ στο δεξιό μέρος ένα πλήθος επιλογών για την δημιουργία νέου έργου. Επιλέξτε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο έργο: Blank Project New from existing project New from Excel Workbook New from Share Point task list Office.com Templates Έπειτα αποθηκεύστε το έργο σας σε επιθυμητή τοποθεσία. Αν χρησιμοποιηθεί το MS Project Professional θα υπάρχει η δυνατότητα χρήσης του Project Server, σε αυτήν την 2

3 περίπτωση ο υπεύθυνος έργου μπορεί να αποθηκεύσει στον Project Server το έργο ώστε οι λοιποί χρήστες του server να έχουν την δυνατότητα να δουν το έργο εφόσον δημοσιευθεί. Ρύθμιση παραμέτρων έργου Υπάρχει πληθώρα ρυθμίσεων που μπορεί να κάνει κάποιος για το έργο στο MS Project, παρακάτω αναφέρονται οι βασικότερες. 1. Ρύθμιση πληροφοριών (metadata) έργου Οι πληροφορίες των μεταδεδομένων (metadata) αφορούν τον τίτλο του έργου, το θέμα, τον συγγραφέα, το υπεύθυνο έργου, λέξεις κλειδιά και την περιγραφή του έργου. Τα βήματα για να υλοποιήσετε τις παραπάνω ρυθμίσεις είναι: Επιλέξτε File -> Info και στην συνέχεια εντοπίστε και επιλέξτε από το δεξί μέρος της οθόνης Project Information. Επιλέξτε Advanced Properties. Στην καρτέλα Summary, εισάγετε όλες τις σχετικές με το έργο σας πληροφορίες όπως Title, Subject, Author, Manager, Company. Στην καρτέλα Custom, μπορείτε να εισάγετε πρόσθετες πληροφορίες για το έργο επιλέγοντας Name, Type των δεδομένων για την ιδιότητα, και τέλος Value. Αφού εισάγετε όλα τα παραπάνω επιλέξτε Add. 2. Ρύθμιση παραμέτρων έργου Ακολουθούν τα βήματα για την ρύθμιση των πιο σημαντικών παραμέτρων του έργου. 1. Επιλέξτε File -> Options. 2. Επιλέξτε Schedule στο αριστερό μέρος Project Options. 3

4 3. Εφόσον κριθεί σκόπιμο, επιλέξτε ρυθμίσεις ημερολογίου Calendar options for this project, οι οποίες περιλαμβάνουν την εβδομάδα έναρξης Week starts on, τον μήνα έναρξης του οικονομικού έτους Fiscal year starts, τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις χρόνου έναρξης και λήξης εργασίας ανά ημέρα Default start time, Default end time, και κατ επέκταση τις ώρες εργασίας ανά ημέρα, εβδομάδα και μήνα Hours per day, Hours per week, Days per month. 4. Στην ενότητα scheduling options for this project επιλέξτε τις ρυθμίσεις που ικανοποιούν περισσότερο το δικό σας έργο. Κάποιες από τι ρυθμίσεις που θα πρέπει να δώσετε προσοχή είναι οι ακόλουθες: New tasks created: επιλέξτε αν οι νέες εργασίες που θα εισαχθούν στο έργο σας θα προγραμματίζονται αυτοματοποιημένα Auto Scheduled κάνοντας χρήση της λειτουργίας scheduling engine του MS Project, ή χειροκίνητα Manually Scheduled, χρησιμοποιώντας τις ημερομηνίες που εσείς θα εισάγετε κάθε φορά. Η ρύθμιση σε αυτό το σημείο ορίζει τον προκαθορισμένο τρόπο που θα προγραμματίζεται κάθε νέα εργασία που θα εισάγετε, ενώ μπορεί να γίνει αλλαγή για κάθε εργασία ξεχωριστά κατά την εισαγωγή. Συνήθως προτιμάται η ρύθμιση Auto Scheduled. Duration is entered in: Επιλέξτε την χρονική μονάδα μέτρησης (Minutes, Hours, Days, Weeks, or Months) που κρίνετε ότι ταιριάζει καλύτερα στο έργο σας σύμφωνα και με την διάρκεια αυτού. Work is entered in: Επιλέξτε την χρονική μονάδα μέτρησης (Minutes, Hours, Days, Weeks, or Months) που αφορά το «μέγεθος» της δουλειάς που θα 4

5 καταχωρηθεί για μια υλοποιημένη εργασία (task) στο έργο. Συστήνεται να χρησιμοποιείτε τουλάχιστον μια μονάδα κάτω από αυτήν του έργου. 5

6 Ρύθμιση ημερομηνιών έναρξης & λήξης έργου Το MS Project 2013 δίνει την δυνατότητα προγραμματισμού είτε θέτοντας ως σημείο αναφοράς την ημερομηνία λήξης είτε την ημερομηνία έναρξης του έργου. Για τους μη έχοντες σημαντική εμπειρία συνιστάται η χρήση της ημερομηνία έναρξης. Για την ρύθμιση αυτή ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Επιλέξτε από την καρτέλα Project -> Project Information 2. Ορίστε την επιθυμητή επιλογή (Project Start Date ή Project Finish Date) στο πεδίο Schedule from. 3. Ορίστε την ημερομηνία έναρξης ή λήξης ανάλογα με την προηγούμενη ρύθμιση. 6

7 Βήματα Σχεδιασμού Έργου Αρκετά από τα βήματα σχεδιασμού μπορεί να συμβαίνουν ταυτόχρονα. Πληροφορίες που εισάγονται στο MS Project για τον σχεδιασμό διαγραμμάτων & παρακολούθηση του έργου 7

8 2. Διάγραμμα Gantt Tο διάγραμμα Gantt χρησιμοποιείται ως εργαλείο για την χρονική παρακολούθηση του έργου. Σε ένα διάγραμμα Gantt ο οριζόντιος άξονας απεικονίζει το χρόνο, με ίδια χρονική μονάδα, ενώ οι δραστηριότητες παριστάνονται με οριζόντιες ράβδους και με μήκος ανάλογο της διάρκειάς τους. Από το διάγραμμα Gantt παρακολουθούμε άμεσα τις επιπτώσεις τυχόν καθυστερήσεων ή αλλαγών στην εκτέλεση του έργου. 8

9 Εισαγωγή εργασιών (Tasks) Αφού έχετε δημιουργήσει ένα νέο έργο στο MS Project το επόμενο βήμα απαιτεί την δημιουργία & εισαγωγή της λίστας εργασιών (Task List) που απαιτούνται για το έργο σας. Για κάθε εργασία (task) θα πρέπει να ορίσετε αρχικά τα ακόλουθα στοιχεία: Όνομα Διάρκεια Ημερομηνία έναρξης & λήξης Αλληλοεξαρτήσεις εργασιών 9

10 Για να εισάγετε τις εργασίες (tasks), ξεκινήστε με το όνομα επιλέγοντας το αντίστοιχο κελί και έπειτα εισάγετε την διάρκεια. Εισαγωγή ομαδοποιημένων εργασιών (Summary Tasks) Στην περίπτωση όπου έχετε να αντιμετωπίσετε πληθώρα εργασιών μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες εργασιών Summary Tasks. Επιλέξτε τις εργασίες που θέλετε να ομαδοποιήσετε και ακολουθήστε την διαδρομή: από την καρτέλα Task επιλέξτε Summary. 10

11 Εισαγωγή ορόσημων έργου (Milestones) Για την εισαγωγή Milestone θα ακολουθήσετε την ίδια ακριβώς διαδικασία με αυτήν των εργασιών. Δώστε προσοχή στην διάρκεια που πρέπει να οριστεί σε «0». Εναλλακτικά μπορείτε να επιλέξετε την γραμμή όπου θέλετε να προσθέσετε ορόσημα και να ακολουθήσετε την διαδρομή: από την καρτέλα Task επιλέξτε Milestone. 11

12 Εισαγωγή ημερομηνίας έναρξης & σχέσεων αλληλοεξαρτήσεων Αφού επιβεβαιώσετε ότι έχετε εισάγει όλες τις εργασίες σε σωστή σειρά και χρονική διάρκεια, συνεχίστε ρυθμίζοντας την ημερομηνία έναρξης καθώς και τις σχέσεις αλληλοεξαρτήσεων που εφαρμόζονται σε κάθε εργασία. Μπορείτε να συνεχίσετε επιλέγοντας το αντίστοιχο κελί ή κάνοντας διπλό κλικ στην γραμμή της επιθυμητής εργασίας όπου και θα εμφανιστεί ένα παράθυρο ρυθμίσεων της συγκεκριμένης εργασίας. 12

13 Εισαγωγή & διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού Για να εισάγετε τα μέλη του ανθρώπινου δυναμικού που εμπλέκονται στο έργο σας αλλά και των διαθέσιμων πόρων, μεταβείτε στην κεντρική καρτέλα View και επιλέξετε Resource Sheet. Ακολουθήστε την ίδια λογική με την εισαγωγή των εργασιών για να εισάγετε τα δεδομένα σας. Αφού έχετε ορίσει τα μέλη του ανθρώπινου δυναμικού μπορείτε να επιστρέψετε στην λίστα εργασιών και αναθέσετε εργασίες σε άτομα (στήλη Resource Names ). 13

14 14