B E N I N N O V A T I V E S O L U T I O N S

Transcript

1 Product version: 3.0 SiEBEN INNOVATIVE SOLUTIONS ΜΑΡΙΝΟΥ ΑΝΤΥΠΑ 28, 14121, Ν. ΗΡΑΚΛΕΙΟ, ΑΘΗΝΑ ΤΗΛ: , FAX:

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1.ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΕΣ ΧΕΙΡΟΣ MOBILE ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ Η ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΤΟΥ POCKETBIZ FIELD S ERVICE ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Τ ΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ Τ ΟΥ P OCKETBIZ F IELD S ERVICE EXTRA Υ ΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΗ ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ SOFTWARE Τ ΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ HARDWARE Τ ΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ INTERNET CONNECTIVITY RAS CONNECTIVITY SYSTEMS MANAGEMENT CONSOLE ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΟΦΕΛΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΓΙΑΤΙ ΝΑ ΠΡΟΤΙΜΗΣΕΤΕ ΤΗ SIEBEN

3 Version 3.0 Η εταιρία SiEBEN Innovative Solutions αναγνωρίζοντας την ανάγκη των επιχειρήσεων για την ενίσχυση του τεχνικού τους τμήματος ανέπτυξε μια πρωτοποριακή και μοναδική για τα ελληνικά δεδομένα εφαρμογή βασισμένη σε ασύρματες τεχνολογίες (wireless). Σκοπός της εταιρίας μας με τη δημιουργία του PocketBiz Field Service είναι να βοηθήσει τις ελληνικές επιχειρήσεις να εκμεταλλευτούν τα πλεονεκτήματα των mobile τεχνολογιών, ώστε να βελτιώσουν τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες και να ενισχύσουν το τεχνικό τους τμήμα. Η τεχνολογία των υπολογιστών παλάμης (PDA) έχει φτάσει πλέον σε τέτοιο σημείο, ώστε να μπορούμε να μιλάμε για πλήρως λειτουργικές εφαρμογές σε mobile περιβάλλον. Η πρώτη έκδοση της εφαρμογής ολοκληρώθηκε τον Ιούλιο του 2001 και αυτή τη στιγμή η πλατφόρμα PocketBiz αποτελεί την πιο επιτυχημένη mobile λύση της ελληνικής αγοράς, έχοντας με διαφορά τις περισσότερες ολοκληρωμένες εγκαταστάσεις. 3

4 1.ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΕΣ ΧΕΙΡΟΣ Οι σύγχρονες επιχειρηματικές τεχνικές απαιτούν την παροχή, στα στελέχη των επιχειρήσεων, λειτουργικότητας και υψηλών υπηρεσιών ανεξαρτήτως τόπου και χρόνου. Οι απαιτήσεις αυτές οδήγησαν στο σχεδιασμό και την ανάπτυξη μικρών και λειτουργικών υπολογιστών χειρός οι οποίοι ονομάζονται Personal Digital Assistants (PDA). Η αρχιτεκτονική των συσκευών αυτών είναι σε γενικές γραμμές παρόμοια με αυτή των προσωπικών υπολογιστών καθώς αποτελούνται από ένα κεντρικό επεξεργαστή, μνήμη και μια ευκρινή οθόνη, ενώ η λειτουργία τους ελέγχεται από ένα σχετικά απλό λειτουργικό σύστημα. Η ευελιξία που προσφέρουν τα PDAs προσέλκυσε το ενδιαφέρον πολλών κατασκευαστών hardware και software με αποτέλεσμα η αγορά αυτή τη στιγμή να έχει κατακλυσθεί από ένα πλήθος συσκευών, λειτουργικών συστημάτων και πακέτων λογισμικού. Η SiEBEN είναι η πρώτη εταιρία πληροφορικής στον ελλαδικό χώρο η οποία έχει προχωρήσει στην ανάπτυξη πακέτων λογισμικού ειδικά σχεδιασμένων για PDAs. Έχοντας μελετήσει και αναλύσει σε βάθος την κατάσταση της αγοράς, η SiEBEN προτείνει PDAs, η λειτουργία των οποίων βασίζεται στο λειτουργικό σύστημα της Microsoft, τα Windows CE. Πρόκειται για μια «ελαφριά» έκδοση των δημοφιλών, από τους προσωπικούς υπολογιστές, Windows ικανή να μετατρέψει ένα PDA σε μια πλήρως λειτουργική προέκταση του γραφείου και του προσωπικού υπολογιστή ενός χρήστη, καθώς προσφέρει, μεταξύ άλλων, Office, Outlook (mail, calendar, contacts, tasks), Internet Explorer κτλ. Ταυτόχρονα, τα Windows CE αποτελούν και μια ισχυρή πλατφόρμα πάνω στην οποία μπορούν να αναπτυχθούν εφαρμογές προσαρμοσμένες στις ανάγκες του κάθε χρήστη ή επιχείρησης, όπως το PocketBiz. 4

5 2.MOBILE ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ Η απόδοση κάθε σύγχρονου εργαζόμενου αυξάνεται κατακόρυφα αν μπορεί να έχει στην τσάντα ή στην τσέπη του μια ηλεκτρονική συσκευή όπου θα μπορούσε να εισάγει, να αποθηκεύει και κυρίως να εντοπίζει δεδομένα χρήσιμα για την εκπλήρωση των επαγγελματικών του υποχρεώσεων. Στην περίπτωση δε, που παρέχεται η δυνατότητα η ηλεκτρονική αυτή συσκευή να επικοινωνεί αν πάσα στιγμή και από οπουδήποτε με τα κεντρικά, επιτυγχάνει πρωτόγνωρα επίπεδα. Η εξέλιξη της τεχνολογίας, η αναβάθμιση των πληροφοριακών συστημάτων των εταιριών, το πέρασμα στο ηλεκτρονικό επιχειρείν, καθώς και η αυξανόμενη ανάγκη να έχουμε ένα μέρος από τα πάσης φύσεως δεδομένα των προσωπικών υπολογιστών πάντα μαζί μας δημιούργησαν την τάση για την ανάπτυξη υπολογιστών χειρός αλλά και ειδικών εφαρμογών που να κάνουν πραγματικότητα τα όσα περιγράφηκαν παραπάνω. Η SiEBEN είναι η πρώτη ελληνική εταιρία η οποία αναγνωρίζοντας τις σύγχρονες επιχειρηματικές τάσεις οδηγήθηκε στην ανάπτυξη του PocketBiz Field Service, μιας μοναδικής για τα ελληνικά δεδομένα εφαρμογής, η οποία σκοπό έχει την υποστήριξη των τεχνικών τμημάτων κάθε επιχείρησης με ένα mobile και wireless εργαλείο. Η ανάγκη για mobile εφαρμογές οι οποίες θα μπορούν να επικοινωνούν ασύρματα με τα κεντρικά πληροφοριακά συστήματα μιας εταιρίας επιτυγχάνοντας την άμεση και ασφαλή αποστολή και άντληση δεδομένων είναι ιδιαίτερα επιτακτική για τη λειτουργία ενός σύγχρονου τεχνικού τμήματος καθώς: Οι τεχνικοί περνούν τον περισσότερο χρόνο τους εκτός επιχείρησης και δεν έχουν άμεση και συνεχή επαφή με εταιρικές πληροφορίες. Η ανάγκη έγκαιρης πληροφόρησης (δρομολόγια, βλάβες, ανταλλακτικά κτλ) είναι ζωτική. Η έγκαιρη εισαγωγή δρομολογίων είναι κρίσιμη για την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών. 5

6 Είναι απαραίτητη η αποφυγή λαθών, κατά τη διαδικασία καταχώρησης των δρομολογίων, των βλαβών και των απαιτούμενων ανταλλακτικών. Είναι σημαντική η έκδοση παραστατικών στο χώρο του πελάτη, τη στιγμή της επίσκεψης, με ταχύτητα και χωρίς λάθη. Είναι σημαντικό ο τεχνικός την ώρα της επίσκεψης να μπορεί να ενημερώσει την καρτέλα του πελάτη με τα ανταλλακτικά που χρησιμοποίησε. Σε όλα αυτά τα ζητήματα άλλα και σε πολύ περισσότερα υπόσχεται να δώσει λύση το PocketBiz Field Service προσφέροντας τόσο στη διοίκηση όσο και στους ίδιους τους τεχνικούς ένα αναντικατάστατο εργαλείο. 6

7 3.ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ 3.1 Η ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΤΟΥ POCKETBIZ FIELD SERVICE Το PocketBiz Field Service αποτελείται από τέσσερα κύρια modules: PocketBiz Client, PocketBiz Server, PocketBiz Administration και PocketBiz ERP Connectivity. Το PocketBiz Field Service είναι η εφαρμογή που σχεδιάστηκε για να καλύψει τις ανάγκες του τεχνικού τμήματος κάθε εταιρίας. Συγκεκριμένα απευθύνεται στο προσωπικό που αναλαμβάνει την συντήρηση και την επισκευή των προϊόντων στο χώρο του πελάτη. Η συγκεκριμένη εφαρμογή επιτρέπει στους υπεύθυνους να αποστέλλουν στους υπαλλήλους ενημέρωση σχετικά με τις εργασίες που πρέπει να πραγματοποιήσουν. Ο τεχνικός ενημερώνεται καθημερινά για το σύνολο των πελατών που θα πρέπει να επισκεφτεί, έχοντας στη διάθεσή του το δρομολόγιο που έχει 7

8 κριθεί καλύτερο από τη διοίκηση της επιχείρησης. Ανά πάσα στιγμή και ανεξάρτητα από το μέρος που βρίσκεται, μπορεί να βλέπει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τον πελάτη και το πρόβλημα που αντιμετωπίζει απλά με το πάτημα ενός κουμπιού. Μπορεί έτσι να γνωρίζει τι ακριβώς θα πρέπει να επιδιορθώσει και έχει τη δυνατότητα να ενημερωθεί για ανάλογα προβλήματα που έχουν αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά στο παρελθόν. Σημαντικό πλεονέκτημα της εφαρμογής είναι η δυνατότητα που έχει ο τεχνικός να εκδώσει τιμολόγιο για κάποιο ανταλλακτικό ή εξάρτημα που χρησιμοποίησε. Σημαντικά οφέλη αποκτά και η διοίκηση της εταιρίας αφού όλες οι δραστηριότητες των υπαλλήλων καταγράφονται και υπάρχει η δυνατότητα αποτελεσματικότερου ελέγχου από την πλευρά της. PocketBiz Client Το PocketBiz Client είναι το τμήμα της εφαρμογής που «τρέχει» στη συσκευή χειρός του χρήστη (τεχνικός). Αποτελείται από τα ακόλουθα υποσυστήματα: Field Service Αποτελεί τον πυρήνα της εφαρμογής. Συνοπτικά, υποστηρίζει: φορητή τιμολόγηση ανταλλακτικών και υπηρεσιών, ιστορικό επισκευών, προτεινόμενες τιμές, υπολογισμό εγγυήσεων, έλεγχο στοκ φορτηγού, καταχώρηση αποτυχημένης επίσκεψης κλπ. Project Management Επιτρέπει τη διαχείριση νέων έργων με φάσεις και resources. Με αυτό τον τρόπο είναι δυνατό να υπάρχει παρακολούθηση των τρεχόντων έργων και τεχνικών ανά πάσα στιγμή. Φορητή Τιμολόγηση επί Αυτοκινήτου Σε σύνδεση με φορητό εκτυπωτή, υποστηρίζεται φορητή τιμολόγηση με δημιουργία και εκτύπωση τιμολογίου. Το PocketBiz συνεργάζεται με τους φορολογικούς μηχανισμούς του εμπορίου χωρίς να χρειάζεται ειδική διαδικασία ρύθμισης. Ταμείο Τεχνικού 8

9 Ο τεχνικός έχει τη δυνατότητα να συμπληρώνει τα ποσά εισπράξεων από τους πελάτες στην εφαρμογή. Επίσης σε συνδυασμό με φορητό εκτυπωτή παρέχεται η δυνατότητα εκτύπωσης αποδείξεων είσπραξης. Επιπλέον οι τεχνικοί μπορούν να συμπληρώνουν αναλυτικά, έξοδα αυτοκινήτου (και καταγραφή χιλιομέτρων για έλεγχο) και προσωπικά έξοδα. Δρομολόγηση Με τη βοήθεια του module αυτού τα δρομολόγια των τεχνικών της εταιρίας μπορούν να δημιουργηθούν κεντρικά βάσει χαρτογραφικών δεδομένων. Γίνεται ανάθεση των επισκέψεων των τεχνικών ανάλογα με τον χρόνο κάλυψης δρομολογίου. Σημειώνεται, ότι η εταιρία μπορεί να επιλέξει να κάνει χρήση οποιουδήποτε συνδυασμού modules επιθυμεί. Σε περίπτωση που η εταιρία επιθυμεί αργότερα να ενσωματώσει και να χρησιμοποιεί και τα υπόλοιπα modules του PocketBiz Field Service μπορεί να το κάνει χωρίς καμία μετατροπή της υποδομής που θα διαθέτει. PocketBiz Server Ο PocketBiz Server είναι το κεντρικό σύστημα αποθήκευσης, πληροφόρησης κι επικοινωνίας της εφαρμογής. Πρόκειται για την κεντρική βάση δεδομένων της εφαρμογής, όπου αποθηκεύονται όλα τα δεδομένα σχετικά με τις επισκευές των βλαβών και των εισπράξεων και είναι βασισμένη στον Microsoft SQL Server 2005 και στον Microsoft SQL Server Mobile. Το τμήμα αυτό της εφαρμογής αναλαμβάνει επίσης την επιτυχή διεκπεραίωση της επικοινωνίας (είτε μέσω Internet είτε μέσω LAN) με τις συσκευές χειρός (PDA) των χρηστών-τεχνικών. Η αρχιτεκτονική σχεδιασμού και η διαδικασία ανάπτυξης που έχουν επιλεγεί είναι τέτοιες ώστε να επιτρέπουν την ομαλή διασύνδεση του PocketBiz Server με τα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα του πελάτη. Υποστηρίζεται επίσης η παράδοση του PocketBiz Server σε Virtual Machine (Microsoft Virtual PC/Server, VMware), μειώνοντας έτσι τους χρόνους υλοποίησης και την ανάγκη ιδιαίτερης διαχείρισης του server και ακριβού εξοπλισμού. 9

10 PocketBiz Communication Με στόχο την καλύτερη δυνατή εξυπηρέτηση των πελατών της, των αναγκών και των απαιτήσεών τους, η SiEBEN προχώρησε στην ανάπτυξη τριών διαφορετικών μεθόδων για την ολοκλήρωση της επικοινωνίας μεταξύ της συσκευής χειρός του τεχνικού (PocketBiz Client) και του κεντρικού συστήματος της εφαρμογής (PocketBiz Server). Σε όλες τις περιπτώσεις χρησιμοποιείται η αιχμή της τεχνολογίας σε θέματα τηλεπικοινωνιών είτε σταθερών είτε ασυρμάτων δικτύων. Σημειώνεται ότι οι τρόποι αυτοί μπορούν να συνυπάρξουν και σε καμία περίπτωση η επιλογή ενός δεν αποκλείει τη χρησιμοποίηση και κάποιου άλλου. Οι διαφορετικές μέθοδοι που χρησιμοποιούνται είναι: 1. Ασύρματο GPRS (ή RAS) μέσω κινητού τηλεφώνου Σύμφωνα με αυτή τη διαδικασία επικοινωνίας, η οποία παριστάνεται γραφικά στο ακόλουθο σχήμα, το PDA του πωλητή συνδέεται στο Internet μέσω ενός GPRS κινητού τηλεφώνου και διεκπεραιώνει με τον τρόπο αυτό το συγχρονισμό του με το κεντρικό σύστημα αποθήκευσης και επικοινωνίας του PocketBiz. Το κινητό τηλέφωνο (σαν ξεχωριστή συσκευή) δεν είναι δεσμευτικό, αφού ήδη κυκλοφορούν στην αγορά συσκευές PDA από διάφορους κατασκευαστές όπου έχουν ενσωματωμένα κινητά τηλέφωνα (PocketPC Phone Edition). Ο τρόπος αυτός αφορά κυρίως υλοποιήσεις όπου η έγκαιρη και γρήγορη αποστολή και λήψη δεδομένων είναι κρίσιμη για την επιτυχή διεκπεραίωση των εργασιών του πωλητή. Επίσης υποστηρίζεται και η λύση του RAS (Remote Access Server). Με αυτό τον τρόπο οι συσκευές των πωλητών αντί να καλούν στο Internet για να συνδεθούν με τον Server, καλούν απευθείας σε ειδικά διαμορφωμένα modem τα οποία είναι συνδεδεμένα στον Server. GPRS 10

11 2. Internet μέσω σταθερού τηλεφωνικού δικτύου Η μέθοδος αυτή είναι παρόμοια με τη μέθοδο του ασύρματου Internet, μόνο που η σύνδεση στο Internet δε γίνεται πλέον μέσω κινητού τηλεφώνου αλλά μέσω του σταθερού τηλεφωνικού δικτύου. Στην περίπτωση που ο χρήστης-πωλητής έχει πρόσβαση σε πρίζα τηλεφώνου, συνδέει σε αυτήν το PDA του (μέσω μιας ειδικής κάρτας modem που προσαρμόζεται σε αυτό) κι επιτυγχάνει το γρήγορο και ασφαλή συγχρονισμό της συσκευής του με το κεντρικό σύστημα. Η μέθοδος αυτή προτείνεται σε περιπτώσεις όπου ο χρήστης-πωλητής δραστηριοποιείται σε περιοχές με ασθενή λήψη σήματος κινητής τηλεφωνίας και σε περιπτώσεις όπου η εταιρεία επιθυμεί να αποφύγει το τηλεπικοινωνιακό κόστος που επιβάλλει η χρήση κινητού τηλεφώνου. Συνιστάται επίσης σε περιπτώσεις όπου η έγκαιρη ειδοποίηση του κεντρικού συστήματος δεν είναι ιδιαίτερα κρίσιμη και ο χρήστης-πωλητής έχει την ευχέρεια να συγχρονίζει τη συσκευή του σε αραιότερα χρονικά διαστήματα (μια-δυο φορές τη μέρα ή στο τέλος της ημέρας). Και σε αυτή την περίπτωση υπάρχει η δυνατότητα αντικατάστασης του Internet από RAS. Internet 3. Στο χώρο της εταιρίας Η τελευταία μέθοδος επικοινωνίας λαμβάνει χώρα μέσω του τοπικού δικτύου (LAN) της εταιρείας. Ο χρήστης-πωλητής πρέπει να επιστρέψει στις εγκαταστάσεις της εταιρείας και να τοποθετήσει το PDA του στην ειδική του βάση (cradle), η οποία συνδέεται με τον προσωπικό του υπολογιστή. Το δημοφιλές πρόγραμμα συγχρονισμού Microsoft ActiveSync αναλαμβάνει τότε το συγχρονισμό της συσκευής με το κεντρικό σύστημα του PocketBiz. Σημειώνεται ότι η ειδική βάση του PDA προσφέρεται από όλες τις κατασκευάστριες εταιρείες. Η μέθοδος αυτή επικοινωνίας προτείνεται σε 11

12 περιπτώσεις όπου η γρήγορη εισαγωγή των παραγγελιών στο κεντρικό σύστημα κι ο έγκαιρος συγχρονισμός δεν αποτελεί άμεση προτεραιότητα. Η νέα έκδοση 3.0 του PocketBiz Sales υποστηρίζει τη δυνατότητα συγχρονισμού των δεδομένων μέσω δικτύου WiFi. Σε περίπτωση που η εταιρεία διαθέτει δίκτυο WiFi η συσκευή του χρήστη πωλητή μπορεί να επικοινωνήσει με το κεντρικό πληροφοριακό σύστημα του PocketBiz και να το ενημερώσει με τα νέα του δεδομένα. PocketBiz Administration Το PocketBiz Administration είναι το εργαλείο διοικητικού ελέγχου και παραμετροποίησης του PocketBiz. Πρόκειται για μια web-based εφαρμογή βασισμένη σε Active Server Pages (ASP) η οποία αναλαμβάνει τη δημιουργία εκτεταμένων τόσο σε αριθμό όσο και σε λεπτομέρεια αναφορών (reports) προσφέροντας στους ασκούντες το διοικητικό έλεγχο των πωλήσεων μοναδικά εργαλεία παρακολούθησης τόσο της διαδικασίας όσο και των ίδιων των πωλητών. Μοναδικό πλεονέκτημα του PocketBiz Administration είναι το γεγονός ότι μπορεί να ελεγχθεί και μέσω Internet προσφέροντας λειτουργικότητα οπουδήποτε και οποτεδήποτε. Πολύ εύκολη είναι επίσης η επέκτασή του ώστε να συμπεριλάβει custom απαιτήσεις του εκάστοτε πελάτη. Επίσης, δρα συμπληρωματικά του εκάστοτε ERP σε τομείς που δεν καλύπτονται από αυτό (πχ δημιουργία μηνυμάτων ενημέρωσης προς τους πωλητές, ή εξειδικευμένο reporting). Σε συνδυασμό με τα reporting services του SQL Server, δίνεται η δυνατότητα για εκτεταμένο και εύκολο reporting. Τα reports που προκύπτουν είναι σε μορφή html ενώ υπάρχει η δυνατότητα για εξαγωγή των δεδομένων του report σε ascii αρχείο, σε excel ή σε access. Το νέο χαρακτηριστικό της 12

13 έκδοσης 3.0 του PocketBiz Sales είναι ότι δίνεται η δυνατότητα χρήσης μιας desktop εφαρμογής για την πολλαπλή εισαγωγή των γραμμών ή τις batch διαδικασίες. Το πλεονέκτημα της συγκεκριμένης λειτουργικότητας είναι η επιτάχυνση του συνόλου των εργασιών αφού δεν υπάρχει ανάγκη να πραγματοποιούνται μέσω του Internet. PocketBiz ERP Connectivity Στην περίπτωση που ο πελάτης διαθέτει κεντρικό πληροφοριακό σύστημα (ERP) κι επιθυμεί τη διασύνδεσή του με το PocketBiz, τα έμπειρα και καταρτισμένα στο χώρο των ERP στελέχη της SiEBEN αναλαμβάνουν την υλοποίηση της διασύνδεσης αυτής. Ανάλογα με τις απαιτήσεις και τα συστήματα του πελάτη τα στελέχη της SiEBEN είναι σε θέση να χρησιμοποιήσουν πληθώρα τεχνολογικών λύσεων (ODBC, COM, XML, Ascii κλπ). Με τον τρόπο αυτό ο πελάτης αποκτά μια ολοκληρωμένη λύση η οποία ενισχύει σημαντικά την ταχύτητα και αυτοματοποίηση της διαδικασίας πωλήσεων. Το PocketBiz ERP Connectivity δρα συμπληρωματικά του PocketBiz Administration: για όσες λειτουργίες ή reports υπάρχει υποστήριξη στο ERP, τότε ο έλεγχος τους περνάει σε αυτό ενώ στο PocketBiz Administration περνάνε οι λειτουργίες που δεν υποστηρίζονται από το ERP. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνουμε ένα ενοποιημένο περιβάλλον λειτουργίας, με ελάχιστες τροποποιήσεις στον τρόπο εργασίας της επιχείρησης. Η SiEBEN έχει ήδη πραγματοποιήσει επιτυχημένες συνδέσεις με τα μεγαλύτερα ERP. 13

14 3.2 ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΟΥ POCKETBIZ FIELD SERVICE Στην παρούσα ενότητα παρουσιάζεται επιγραμματικά η λειτουργικότητα που διαθέτει το PocketBiz Field Service, τόσο όσον αφορά το PocketBiz Client όσο και όσον αφορά το PocketBiz Administration. Module Field Service Οι δυνατότητες που περιλαμβάνονται στη λειτουργικότητα του module Field Service του PocketBiz Field Service περιγράφονται παρακάτω: Επιλογή Δρομολογίου Οι δυνατότητες του συγκεκριμένου module έχουν ως εξής: Ενημέρωση του τεχνικού για τα καθημερινά του δρομολόγια και τις επισκέψεις που πρέπει να πραγματοποιήσει Πληροφόρηση για την σπουδαιότητα της κάθε επίσκεψης Ενημέρωση για το είδος της βλάβης, τα ανταλλακτικά που θα παραλάβει, τους τιμοκαταλόγους των παρεχόμενων υπηρεσιών και των ανταλλακτικών Επιλογή χαρακτηρισμού της επίσκεψης ανάλογα με το αν κρίθηκε επιτυχής ή όχι και δυνατότητα καταγραφής σχολίων. Δυνατότητα επιλογής αιτιών για την μη επιτυχή επίσκεψη Διαχείριση Πελατών Οι δυνατότητες διαχείρισης πελατών που παρέχει το PocketBiz Field Service είναι οι εξής: Δενδροειδής κατηγοριοποίηση πελατών με απεριόριστο βάθος και πλήθος κατηγοριών και αριθμό πελατών Κάθε τεχνικός έχει στο PDA του μόνο τους πελάτες που του έχουν αντιστοιχηθεί στο ERP. Υπάρχει η δυνατότητα αντιστοίχησης έως τριών διαφορετικών τεχνικών ανά πελάτη. 14

15 Δυνατότητα αναζήτησης πελάτη βάσει κατηγορίας, περιγραφής δρομολογίου, ΑΦΜ, κωδικού και επωνυμίας Δυνατότητα παραμετροποίησης του τρόπου εμφάνισης των αποτελεσμάτων αναζήτησης των πελατών (παραμετροποίηση της εμφάνισης των στηλών του αντίστοιχου πλέγματος) Εμφάνιση καρτέλας στοιχείων του πελάτη (διευθύνσεις, τηλέφωνα, ΑΦΜ, κλπ). Στην οθόνη αυτή υπάρχουν και ελεύθερα πεδία, στα οποία κάθε εταιρία μπορεί να εμφανίζει στοιχεία που ενδιαφέρουν περισσότερο τους τεχνικούς της. Δυνατότητα καταχώρησης αιτήσεων αλλαγής στοιχείων του πελάτη Δυνατότητα εισαγωγής παρατηρήσεων για τον πελάτη από τον τεχνικό, όπως επίσης εμφάνιση των παρατηρήσεων που υπάρχουν για τον πελάτη στο ERP / εμπορολογιστικό σύστημα της εταιρίας Δυνατότητα καταχώρησης νέου πελάτη. Διαχείριση Ανταλλακτικών Το συγκεκριμένο module επιτρέπει: Την αναλυτική καταγραφή των ανταλλακτικών που χρησιμοποιήθηκαν για την επισκευή Εμφάνιση προτεινόμενης αξίας πώλησης του ανταλλακτικού Χαρακτηρισμό του ανταλλακτικού (για την περίπτωση που υπάρχει εγγύηση) Εμφάνιση πιθανών εκπτώσεων ανάλογα με το ανταλλακτικό που έχει επιλεχθεί Έλεγχος stock των ανταλλακτικών Καταγραφή παρατηρήσεων για τα ανταλλακτικά αλλά και δυνατότητα διόρθωσης των serial no ή των μοντέλων Καταγραφή ανταλλακτικών που θα χρειαστούν σε επόμενη επίσκεψη Διαχείριση Παραστατικών Καταχώρηση απλής επίσκεψης (σε περίπτωση αδυναμίας ολοκλήρωσης επισκευής). Ο τεχνικός έχει τη δυνατότητα να ορίσει την εργασία που πραγματοποίησε ή το λόγο για τον οποίο δεν ολοκλήρωσε την επισκευή 15

16 από μία προκαθορισμένη λίστα επιλογών ή να καταγράψει τη δική του αιτιολογία. Σε αυτή τη περίπτωση μπορεί να εκδώσει μηδενική απόδειξη. Δυνατότητα εισαγωγής σχολίων στο παραστατικό ή στις γραμμές του παραστατικού 4 Ελεύθερα πεδία στις γραμμές του παραστατικού, τα οποία ο τεχνικός μπορεί να συμπληρώνει με βάσει λίστες προεπιλεγμένων τιμών ή με ελεύθερο κείμενο Ορισμός τρόπου πληρωμής με αυτόματη εφαρμογή της αντίστοιχης ποσοστιαίας έκπτωσης στο σύνολο του παραστατικού Ορισμός τρόπου αποστολής του παραστατικού στον πελάτη Δυνατότητα εισαγωγής νέων τιμών Πιστωτικός έλεγχος του πελάτη κατά την αποθήκευση του παραστατικού Ιστορικό επισκέψεων στον πελάτη Δυνατότητα εκτύπωσης Απόδειξης Παροχής Υπηρεσιών-Λιανικής Πώλησης Ανταλλακτικών και Απόδειξης Είσπραξης Μετρητών σε δύο αντίγραφα / Δυνατότητα παραμετροποίησης της φόρμας εκτύπωσης Module Project Management Το συγκεκριμένο module βοηθάει τους χρήστες να διαχειριστούν αποτελεσματικότερα τα νέα έργα. Αναλυτικότερα: Διαχείριση έργων, φάσεων, εργασιών και πόρων Διαχείριση προϋπολογισμού έργου και ανάθεσης εργασιών Καταγραφή εργασιών βάσει προϋπολογισμού αλλά και ελεύθερα Σύγκριση προϋπολογισμού και απολογιστικών στοιχείων Αυτόματη τιμολόγηση εργασιών Κοστολόγηση έργων 16

17 Module Φορητής Τιμολόγησης επί Αυτοκινήτου Το συγκεκριμένο module βοηθάει τους χρήστες να εκτελέσουν πολύ γρήγορα και χωρίς λάθη τις καθημερινές τους εργασίες. Αναλυτικότερα: Δυνατότητα διαχείρισης και έκδοσης οποιουδήποτε παραστατικού πώλησης (τιμολόγια, ακυρωτικά, πιστωτικά κτλ.) και παραστατικού αποθήκης (Συγκεντρωτικά δελτία αποστολής, δελτία αποστολής, ισοζύγια αποθήκης κλπ) Διαχείριση επιστροφών Δυνατότητα εισαγωγής σχολίων σε κάθε διακίνηση Εκτύπωση παραστατικών σε προτεινόμενα έντυπα της αρεσκείας του πελάτη. Δυνατότητα παραμετροποίησης της εκτύπωσης Ενσωμάτωση των κυριότερων φορολογικών μηχανισμών της αγοράς Module Ταμείου Τεχνικού Στο συγκεκριμένο module οι τεχνικοί μπορούν να διαχειριστούν τις εισπράξεις και το εξοδολόγιό τους: Καταχώρηση είσπραξης (μετρητά ή επιταγή). Υποστηρίζεται η δυνατότητα καταχώρησης των στοιχείων του σώματος της επιταγής (τράπεζα, αριθμός επιταγής, ημερομηνία λήξης κλπ) Δυνατότητα τροποποίησης καταχωρημένης είσπραξης Ιστορικό εισπράξεων (δυνατότητα αναζήτησης βάσει ημερομηνίας) Καταχώρηση εξόδου (μετρητά ή με πίστωση) Δυνατότητα επιλογής κατηγορίας εξόδου από μία προεπιλεγμένη λίστα κατηγοριών, οι οποίες έχουν οριστεί από το διαχειριστή του συστήματος Δυνατότητα τροποποίησης και διαγραφής εξόδου Ιστορικό εξόδων (δυνατότητα αναζήτησης βάσει ημερομηνίας) Εμφάνιση ταμείου τεχνικού (έσοδα / έξοδα σε μετρητά και επιταγές) Ιστορικό εσόδων - εξόδων για χρονικά διαστήματα που επιλέγει ο τεχνικός Καταγραφή χιλιομέτρων τεχνικού σε ημερήσια βάση Ιστορικό χιλιομέτρων τεχνικού (αναζήτηση βάσει ημερομηνίας) 17

18 Module Δρομολόγησης Οι δυνατότητες οι οποίες περιλαμβάνονται στη λειτουργικότητα του module Δρομολόγησης είναι οι εξής: Μελέτη περιστατικών και δημιουργία βέλτιστων δρομολογίων. Δημιουργία δρομολογίων βάσει χαρτογραφικών δεδομένων Ανάθεση επισκέψεων στους τεχνικούς ανάλογα με τον απαιτούμενο χρόνο διεκπεραίωσης Extra Δυνατότητες Παραλαβή μηνυμάτων html από κεντρικό και απάντηση σε αυτά Δημιουργία αιτήσεων αλλαγής στοιχείων πελάτη, εισαγωγής στοιχείων σε πελάτη, ή ελεύθερων αιτήσεων Συγκεντρωτικά και αναλυτικά reports επισκέψεων με βάση ημερομηνία. Δυνατότητα drill down (εμφάνιση των παραστατικών από τα οποία προκύπτει το σύνολο των επισκέψεων) Το νέο PocketBiz υποστηρίζει, εκτός από την Ελληνική γλώσσα, την Αγγλική, την Βουλγαρική και την Ρουμάνικη ενώ ο σχεδιασμός του επιτρέπει την υποστήριξη και άλλων γλωσσών στο μέλλον. Επίσης είναι δυνατό στην ίδια εγκατάσταση να λειτουργούν ταυτόχρονα μέχρι 4 γλώσσες PocketBiz Administration Το PocketBiz Administration αποτελεί το εργαλείο διαχείρισης του συστήματος. Πρόκειται για μία web based εφαρμογή, μέσω της οποίας ο υπεύθυνος του συστήματος μπορεί να οργανώσει και να παραμετροποιήσει τη λειτουργία του συστήματος, να διαχειριστεί τα παραστατικά των τεχνικών και να πάρει πολύτιμα, για το τεχνικό τμήμα της εταιρίας και την απόδοση των τεχνικών, reports. Οργάνωση Παραμετροποίηση Διαχείριση Συστήματος Οι βασικότερες εργασίες τις οποίες έχει τη δυνατότητα να πραγματοποιήσει ο χρήστης μέσα από αυτήν την ενότητα του PocketBiz Administration είναι οι εξής: 18

19 Προετοιμασία δρομολογίων ανά τεχνικό (ημέρα επίσκεψης, αριθμός βλάβης, περιοχή) λαμβάνοντας υπόψη χάρτες. Διαχείριση χρηστών και δικαιωμάτων πρόσβασης Ορισμός αθροιστών για την παραγωγή αναφορών Διαχείριση οχημάτων (ορισμός οχημάτων, αντιστοίχηση τεχνικών σε οχήματα, αντιστοίχηση παραστατικών σε οχήματα κτλ.) Οργάνωση ροής (workflow) των επισκέψεων (status επισκέψεων, ορισμός της ροής, δικαιώματα χρηστών κτλ.) Ορισμός των κατηγοριών του εξοδολογίου οι οποίες θα εμφανίζονται στις συσκευές των τεχνικών Χαρακτηρισμός επίσκεψης των τεχνικών και ορισμός επιτυχημένων ή μη επιτυχημένων επισκέψεων Διαχείριση όλων των τύπων των παραστατικών που έχει εκδώσει ο τεχνικός. Ο διαχειριστής του συστήματος έχει τη δυνατότητα να αναζητήσει τα παραστατικά βάσει τεχνικού, τύπου παραστατικού, status παραστατικού, χρονικού διαστήματος, ανάλογα με το αν είναι εισηγμένα στο ERP ή αν είναι μετασχηματισμένα. Δυνατότητα τροποποίησης των γραμμών ενός παραστατικού. Προσωρινή μετακίνηση πελατών μεταξύ τεχνικών (σε περίπτωση απουσίας κάποιου τεχνικού) Καταχώρηση εξοδολογίου και χιλιομέτρων από τους τεχνικούς Δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων προς τους τεχνικούς Ορισμός δρομολογίων ανά τεχνικό (ημέρα επίσκεψης, βλάβη κτλ.) Reports Στην ενότητα αυτή του PocketBiz Administration ο Διευθυντής του Τεχνικού Τμήματος μπορεί να αντλεί χρήσιμες αναφορές για την πορεία του τμήματος του και την απόδοση των τεχνικών, τις οποίες δεν μπορούν να έχουν από το ERP της εταιρίας τους. Η νέα έκδοση 3.0 του PocketBiz Field Service ενσωματώνει στο PocketBiz Administration τα SQL Server Reporting Services & Analysis Services. Με τον τρόπο αυτό παρέχονται βελτιωμένες δυνατότητες reporting προς τη Διοίκηση της επιχείρησης, 19

20 όπου πλέον το PocketBiz Field Service μεταμορφώνεται σε ένα Business Intelligence εργαλείο που βοηθάει στην άμεση και ορθή λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων. Συγκεκριμένα, οι δυνατότητες που παρέχονται πλέον στους χρήστες του PocketBiz Administration είναι: Δυναμικές και πλήρως παραμετροποιήσιμες αναφορές Πολυεπίπεδες αναφορές, ώστε ο χρήστης να μπορεί με απλές κινήσεις (drill - down) να φτάνει στη λεπτομέρεια που τον ενδιαφέρει ή να παίρνει συγκεντρωτικά στοιχεία σε ανώτερο επίπεδο Πλήρης παραμετροποίηση των δικαιωμάτων πρόσβασης στις αναφορές και στα δεδομένα τους Πρόσβαση των χρηστών στις αναφορές μέσω της χρήσης απλά ενός web browser Δυνατότητα εξαγωγής των αναφορών σε διαφορετικών τύπων αρχεία (Excel, Word, pdf, XML, Csv κτλ.) Δυνατότητα αυτόματης και περιοδικής αποστολής, μέσω , των αναφορών στους ενδιαφερόμενους χρήστες Δυνατότητα οπτικοποίησης των αναφορών με πολλούς διαφορετικούς τρόπους (πίνακες, ραβδογράμματα, πίτες κλτ.)εμφάνιση αρχείου τεχνικών, πελατών, ανταλλακτικών, αποθηκών Αναφορές επισκέψεων (αναλυτικές και συγκριτικές αναφορές των καταγραφών ανά επίσκεψη, ανά τεχνικό, ανά πελάτη κτλ.) Πλήρη στατιστικά στοιχεία για τις ενέργειες των τεχνικών (επίλυση προβλήματος, επισκέψεις, κάλυψη δρομολογίου, χρήση ανταλλακτικών, ταμείο, κτλ.) Δυνατότητα παραμετροποίησης των στατιστικών στοιχείων βάσει των αθροιστών που ορίζει η κάθε εταιρία Δυνατότητα παραμετροποίησης και προσαρμογής στις ανάγκες της κάθε εταιρίας της μορφής και του περιεχομένου των αναφορών επισκέψεων (γίνεται χρήση των Crystal Reports) Αναφορές εξόδων της εταιρίας βάσει της κατηγοριοποίησης των εξόδων που έχει οριστεί 20

21 Reporting όσον αφορά τη χρονική στιγμή και διάρκεια των συγχρονισμών των δεδομένων των τεχνικών PocketBiz ERP Connectivity Το PocketBiz ERP Connectivity, πέραν από τη δυνατότητα που παρέχει για πλήρη παραμετροποίηση της σύνδεσης (γέφυρας) με το ERP / εμπορολογιστικό σύστημα της εταιρίας δίνει και ορισμένες επιπλέον δυνατότητες που διευκολύνουν την εταιρία στη διεκπεραίωση των καθημερινών της εργασιών: Δυνατότητα αυτόματης εκτύπωσης των παραστατικών που αποστέλλονται από τους τεχνικούς. Υπάρχει η δυνατότητα πλήρους παραμετροποίησης των παραστατικών που θα εκτυπώνονται (ορισμός του τύπου των παραστατικών, ορισμός εκτύπωσης συγκεκριμένων παραστατικών βάσει πολλαπλών κριτηρίων κτλ.) Δυνατότητα «σπασίματος» των εκτυπώσεων σε περισσότερους του ενός εκτυπωτές βάσει πολλαπλών κριτηρίων. Αυτόματο «σπάσιμο» - μετασχηματισμός παραστατικών βάσει πολλαπλών κριτηρίων 3.3 EXTRA ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ 1. GPS Support Μέσω της υπηρεσίας GPS (Global Positioning System) είναι δυνατό ο τεχνικός (και η επιχείρηση) να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή τη θέση του πάνω σε ένα ειδικά διαμορφωμένο χάρτη. 2. Mobile Office Με χρήση του Microsoft Exchange Server 2003 ( είναι δυνατό να έχουμε ένα πλήρες περιβάλλον γραφείου σε συσκευή παλάμης, μεταφέροντας το σύνολο των δυνατοτήτων του Exchange Server. Έτσι, παράλληλα με το PocketBiz ο χρήστης-τεχνικός αποκτά πρόσβαση σε ένα πλήθος άλλων υπηρεσιών, 21

22 όπως το εταιρικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ( ), ημερολόγιο (calendar), κατάλογο επαφών (contacts), λίστα ενεργειών (tasks), πρόσβαση στο Internet (νέα, καιρό, χάρτες) και στο εταιρικό Intranet. 3.Υποστήριξη VGA (Windows Mobile 2003 SE) Η νέα έκδοση 3.0 του PocketBiz Sales υποστηρίζει και συσκευές VGA (Windows Mobile 2003 SE / Windows Mobile 5). Οι VGA οθόνες προσφέρουν υψηλότερη ανάλυση και μεγαλύτερη ευκρίνεια στους χρήστες. 22

23 4.ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΗ ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ Η πλατφόρμα του PocketBiz Field Service ver3.0 είναι βασισμένη σε Microsoft τεχνολογίες SOFTWARE ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ Α) Έκδοση σε PDAs Η πλατφόρμα του PocketBiz Field Service για τα PDAs είναι βασισμένη στις ακόλουθες τεχνολογίες: Microsoft Windows Mobile 2003/5: Το λειτουργικό σύστημα των PDAs. Επιλέχθηκε η συγκεκριμένη πλατφόρμα, επειδή είναι το ιδανικό περιβάλλον για απαιτητικές εμπορικές εφαρμογές. ( Microsoft Windows Server 2003 & IIS 6.0: Το κεντρικό λειτουργικό σύστημα πάνω στο οποίο είναι εγκατεστημένος ο PocketBiz Server. Το ρόλο του web server έχουν τα Internet Information Services 6.0, τα οποία επιτρέπουν την πρόσβαση μέσω internet στο σύστημα. Επίσης, υποστηρίζεται ο PocketBiz Server να λειτουργεί σαν Virtual Machine, χρησιμοποιώντας για αυτό τον σκοπό τα προγράμματα VMWare ή Virtual Server. ( Microsoft SQL Server 2005 & SQL Server Mobile: Η κεντρική βάση δεδομένων της εφαρμογής, όπου αποθηκεύονται όλες οι πληροφορίες. Με την ειδική έκδοση SQL Server Mobile είναι δυνατή η αποθήκευση των πληροφοριών σε συσκευές PDA και ο μετέπειτα συγχρονισμός τους με την κεντρική βάση δεδομένων. ( Microsoft Visual Studio.NET: Είναι το προγραμματιστικό εργαλείο της Microsoft με τη χρήση του οποίου έχει αναπτυχθεί η εφαρμογή στο 23

24 PocketBiz Client και Administration (100%.NET εφαρμογή). Είναι το πλέον σύγχρονο και ισχυρό εργαλείο προγραμματισμού, το οποίο εκτοξεύει στα ύψη τις επιδόσεις των εφαρμογών από θέματα ταχύτητας και αξιοπιστίας. ( Β) Έκδοση σε Tablet PCs Laptops Η πλατφόρμα του PocketBiz Field Service για Tablet PCs Laptops είναι βασισμένη στις ακόλουθες τεχνολογίες: Microsoft Windows 2000 Professional ή XP Professional: Το λειτουργικό σύστημα του φορητού υπολογιστή. Επιλέχθηκε το συγκεκριμένο περιβάλλον, διότι είναι το πιο διαδεδομένο στους απλούς χρήστες των PCs (όπως είναι η συντριπτική πλειοψηφία των τεχνικών), ενώ παράλληλα παρουσιάζει εξαιρετική σταθερότητα και το κάνει κατάλληλο για απαιτητικές εφαρμογές. ( ή Microsoft Windows Server 2003 & IIS 6.0: Το κεντρικό λειτουργικό σύστημα πάνω στο οποίο είναι εγκατεστημένος ο PocketBiz Server. Το ρόλο του web server έχουν τα Internet Information Services 6.0, τα οποία επιτρέπουν την πρόσβαση μέσω internet στο σύστημα. Ομοίως και εδώ, υποστηρίζεται ο PocketBiz Server να λειτουργεί σαν Virtual Machine, χρησιμοποιώντας για αυτό τον σκοπό τα προγράμματα VMWare ή Virtual Server ( Microsoft SQL Server 2005 & SQL Server Express: Ο Microsoft SQL Server 2005 είναι η κεντρική βάση δεδομένων του συστήματος που βρίσκεται εγκατεστημένη στον PocketBiz Server, όπου αποθηκεύονται όλες οι πληροφορίες. Με την ειδική έκδοση SQL Server Express είναι δυνατή η αποθήκευση των πληροφοριών στους φορητούς υπολογιστές των τεχνικών και ο μετέπειτα συγχρονισμός τους με την κεντρική βάση δεδομένων. ( Microsoft Visual Studio.NET: Είναι το προγραμματιστικό εργαλείο της Microsoft με τη χρήση του οποίου έχει αναπτυχθεί η εφαρμογή στο 24