Table of Contents. 1 Υπηρεσία Εισαγωγή Σύστηµα Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας του Πανεπιστηµίου Κρήτης...1

Transcript

1 Table of Contents 1 Υπηρεσία Εισαγωγή Σύστηµα Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας του Πανεπιστηµίου Κρήτης Σύνδεση µέσω Εφαρµογής - Client Σύνδεση µέσω ιαδικτύου - WebMail Συχνές Ερωτήσεις - FAQs Evolution ηµιουργία Νέου Λογαριασµού Ταυτότητα Χρήστη Τύπος ιακοµιστή Εισερχόµενης Αλληλογραφίας Στοιχεία ιακοµιστή Εισερχόµενης Αλληλογραφίας Επιλογές Λήψης Μηνυµάτων Στοιχεία ιακοµιστή Εξερχόµενης Αλληλογραφίας Κωδικός Πρόσβασης Outlook ηµιουργία Νέου Λογαριασµού Επιλογή Υπηρεσίας Ρυθµίσεις ιακοµιστών Αλληλογραφίας Ολοκλήρωση της διαδικασίας Thunderbird Προσθήκη Νέου Λογαριασµού Αλληλογραφίας Αρχικές Ρυθµίσεις Λογαριασµού Στοιχεία ιακοµιστών Αλληλογραφίας Windows Live Mail ηµιουργία Νέου Λογαριασµού Ρυθµίσεις ιακοµιστών Αλληλογραφίας Ολοκλήρωση της διαδικασίας Horde Είσοδος και Μετάβαση στα Εισερχόµενα (Inbox) Βασική ιαχείριση Μηνυµάτων Σύνταξη Νέου Μηνύµατος Έξοδος από το Horde Webmail Συχνές ερωτήσεις Συχνές Ερωτήσεις - FAQs Πίνακας περιεχοµένων Γενικά θέµατα υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδροµείου Σύνδεση µέσω ιαδικτύου - WebMail Σύνδεση µέσω Εφαρµογής - Client...28 i

2 1 Υπηρεσία 1.1 Εισαγωγή Η υπηρεσία του ηλεκτρονικού ταχυδροµείου - που παρέχεται κεντρικά από το Πανεπιστήµιο Κρήτης είναι αρρηκτα συνδεδεµένη µε την #Καταχώρηση στην Υπηρεσία Καταλόγου του Ιδρύµατος (LDAP). Αυτό σηµαίνει ότι, κάθε µέλος της κοινότητας του Πανεπιστηµίου Κρήτης µε επίσηµη ιδιότητα είναι καταχωρηµένο στον κατάλογο του Ιδρύµατος. Με την εγγραφή στον κατάλογο το κάθε µέλος του Ιδρύµατος καθίσταται εν δυνάµει χρήστης όλων εκείνων των υπηρεσιών που παρέχονται κεντρικά, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδροµείο, η ασύρµατη πρόσβαση wifi, το εικονικό ιδιωτικό δίκτυο vpn κλπ. Μέχρι σήµερα λειτουργούσαν εναλλακτικά συστήµατα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας πέραν της κεντρικής υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδροµείου του Ιδρύµατος. Για τα συστήµατα αυτά έχει ήδη ξεκινήσει η διαδικασία διακοπής της λειτουργίας τους και η εξυπηρέτηση των χρηστών ΜΟΝΟ από την κεντρική υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδροµείου -πρβλ. #Μεταφορά Yπηρεσίας από Υπάρχοντα Συστήµατα και Εναλλακτικές ιευθύνσεις Καταχώρηση στην Υπηρεσία Καταλόγου Η καταχώρηση χρηστών στην υπηρεσία καταλόγου γίνεται αυτόµατα. Για το προσωπικό του Ιδρύµατος τα στοιχεία καταχώρησης δίδονται από τα Γραφεία Προσωπικού, ενώ για τους φοιτητές δίδονται από τις Γραµµατείες των Τµηµάτων µέσω του Συστήµατος των Γραµµατειών Ονοµατοδοσία Για όλες αυτές τις υπηρεσίες καταλόγου η είσοδος για το προσωπικό του Ιδρύµατος, ανεξαρτήτως ιδιότητας, γίνεται µε ενιαίο τρόπο χρησιµοποιόντας ένα λογαριαµό της µορφής : <username>@uoc.gr ενώ για τους φοιτητές ακολουθείται διαφορετική ονοµατοδοσία, ανάλογα µε το Τµήµα που φοιτούν Πρόσβαση στην Υπηρεσία Ηλεκτρονικού Ταχυδροµείου Η υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδροµείου είναι προσβάσιµη µέσω των ακόλουθων τρόπων : #Σύνδεση µέσω ιαδικτύου - WebMail στη διεύθυνση Η σύνδεση βασίζεται στην πλατφόρµα ανοικτού λογισµικού HORDE. #Σύνδεση µέσω Εφαρµογής - Client όπως τα Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail, Microsoft Office Outlook, Apple Mail (για MacOS), Evolution (για GNOME/Linux) κλπ. Όλοι οι τρόποι πρόσβασης χρησιµοποιούν διαδικτυακά πρωτόκολλα αλληλογραφίας και, µέσω αυτών, επικοινωνούν µε το #Σύστηµα Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας του Πανεπιστηµίου Κρήτης. 1.2 Σύστηµα Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας του Πανεπιστηµίου Κρήτης Ένα σύστηµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας αποτελείται από µια σειρά προγραµµάτων που καλούνται διακοµιστές, τα οποία εξυπηρετούν διαφορετικά διαδικτυακά πρωτόκολλα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Μέσω των διακοµιστών καθίσταται δυνατή η αποστολή, η λήψη και η αποθήκευση των µηνυµάτων για κάθε χρήστη του συστήµατος. Οι διακοµιστές για το Πανεπιστήµιο Κρήτης είναι : ιακοµιστής imap: imap.uoc.gr ιακοµιστής smtp: mta.uoc.gr εν υποστηρίζεται διακοµιστής για POP3 ΠΡΟΣΟΧΗ! Πολλοί πάροχοι διαδικτυακών υπηρεσιών ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (Yahoo, Gmail, Hotmail/Outlook) δίνουν τη δυνατότητα ανάγνωσης αλληλογραφίας διακοµιστών άλλων συστηµάτων ηλεκτρονικής αλληλογραφίας µέσω του πρωτοκόλλου POP3. Στην τρέχουσα κατάσταση της υπηρεσίας αυτό δεν είναι δυνατό Όρια Χρήσης και Καλής Λειτουργίας Για λόγους διατήρησης της καλής λειτουργίας, της ασφάλειας και της διασφάλισης της διαθεσιµότητας της υπηρεσίας, έχουν οριστεί όρια χρήσης της υπηρεσίας τα οποία εφαρµόζονται αυτόµατα. Τα όρια χρήσης είναι : Όριο Χρήσης Μέγιστο µέγεθος γραµµατοκιβωτίου Μέγιστο µέγεθος εξερχόµενων µηνυµάτων, συµπεριλαµβανοµένων των συνηµµένων αρχείων Μέγιστος αριθµός παραληπτών ανά εξερχόµενο µήνυµα µέσω Webmail Μέγιστος αριθµός παραληπτών ανά ηµέρα µέσω Webmail Μέγιστος αριθµός παραληπτών ανά εξερχόµενο µήνυµα/ηµέρα µε χρήση SMTP-AUTH εκτός του δικτύου του Πανεπιστηµίου Κρήτης Τιµή 10Gb 12Mb Σηµείωση: Για την αποφυγή απόρριψης του µηνύµατος σας κατά την παραλαβή απο εξωτερικούς διακοµιστές αλληλογραφίας, συνιστάται η αποστολή µηνυµάτων σε αριθµό µικρότερο απο 100 παραλήπτες. Τα παραπάνω όρια λειτουργίας είναι καθολικά. Σε περίπτωση ανάγκης εξαίρεσης/αύξησης ενός ή παραπάνω ορίων, παρακαλούµε επικοινωνήστε µε την διεύθυνση helpdesk@uoc.gr αναφέροντας το αίτηµα σας. ύναται η αναπροσαρµογή των παραπάνω ορίων ανάλογα τις απαιτήσεις ασφάλειας και τήρησης της διαθεσιµότητας των συστηµάτων, καθώς και τις ανάγκες λειτουργικότητας των χρηστών. 1

3 Προστασία απο Ιούς Η υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδροµείου υποστηρίζει αυτόµατο έλεγχο των εισερχοµένων/εξερχοµένων µηνυµάτων για ιούς, µε καθηµερινή ενηµέρωση για νέους ιούς Φίλτρα Μηνυµάτων Οι χρήστες της υπηρεσίας να δηµιουργήσουν φίλτρα µηνυµάτων, µε τη #Σύνδεση µέσω ιαδικτύου - WebMail. Τα φίλτρα ορίζονται στο διαδικτυακό περιβάλλον του Webmail και ισχυούν κεντρικά, χωρίς να χρειάζεται ο ορισµός επιπλέον φίλτρων σε άλλη #Σύνδεση µέσω Εφαρµογής - Client. Τα φίλτρα µηνυµάτων µπορεί να χρησιµοποιηθούν για: Προώθηση αλληλογραφίας σε εναλλακτική διεύθυνση (Forward). Ορισµός µηνύµατος ενηµέρωσης απουσίας (Vacation) Ορισµός λίστών ανεπιθύµητων/επιτρεπόµενων διευθύνσεων (Blacklist/Whitelist) Ανεπιθύµητη Αλληλογραφία SPAM Πέρα από #Φίλτρα Μηνυµάτων που µπορεί να ορίσει ο χρήστης, για τον έλεγχο της ανεπιθύµητης αλληλογραφίας υπάρχει ειδικό φίλτρο, το οποίο είναι ενεργοποιηµένο για όλους τους χρήστες. Το φίλτρο ελέγχει αυτόµατα την εισερχόµενη αλληλογραφία πριν παραδοθεί στο χρήστη και τη βαθµολογεί σύµφωνα µε µια σειρά κριτηρίων. Η συνολική βαθµολογία που λαµβάνει κάθε µήνυµα είναι εκείνη που καταδεικνύει αν είναι ανεπιθύµητο ή όχι. Σε περίπτωση που η βαθµολογία είναι υψηλή το µήνυµα φτάνει στον παραλήπτη έχοντας ειδική σήµανση στην έναρξη του θέµατος (subject) και κάτω απο τον φάκελο Spam : "****SPAM(xx.x)****" ή "SPF ****SPAM(xx.x)****" και ακολουθεί το θέµα που είχε αρχικά το µήνυµα, π.χ.: ****SPAM(24.5)**** Ladies Watches Μεταφορά Yπηρεσίας από Υπάρχοντα Συστήµατα και Εναλλακτικές ιευθύνσεις Για τους λογαριασµούς που µεταφέρονται από τα υπάρχοντα συστήµατα στο κεντρικό σύστηµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ισχύουν τα εξής : Έχει γίνει για κάθε χρήστη η #Καταχώρηση στην Υπηρεσία Καταλόγου. Κατά την καταχώρηση των στοιχείων στον κατάλογο, δηλώνεται η διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που χαρακτηρίζει τον κάθε χρήστη, µε συγκεκριµένη #Ονοµατοδοσία. Εάν ο χρήστης ανήκει στο προσωπικό του Πανεπιστηµίου Κρήτης, η καταχωρούµενη διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας είναι εκείνη του κεντρικού συστήµατος. Για µην υπάρξει πρόβληµα η παλαιά διεύθυνση του χρήστη δηλώνεται επίσης στον κατάλογο ως εναλλακτική ή ψευδώνυµη διεύθυνση (alias). ΠΡΟΣΟΧΗ! η εναλλακτική διεύθυνση λειτουργεί σαν ψευδώνυµο και µόνο και όχι σαν διαφορετικό γραµµατοκιβώτιο. Το γραµµατοκιβώτιο του χρήστη είναι ένα και µοναδικό και εξυπηρετεί, τόσο την τη διεύθυνσή του στο κεντρικό σύστηµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, όσο και τις ψευδώνυµες διευθύνσεις. Η αλληλογραφία που αποστέλλεται στη ψευδώνυµη διεύθυνση καταλήγει κανονικά στο γραµµατοκιβώτιο. Κατά τη σύνδεση του χρήστη στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδροµείου υπάρχει µόνο η διεύθυνση του κεντρικού συστήµατος. Στην περίπτωση που έχουµε #Σύνδεση µέσω Εφαρµογής - Client, αυτή γίνεται ΜΟΝΟ για τη διεύθυνση του κεντρικού συστήµατος και όχι για τις ψευδώνυµες διευθύνσεις. Η αλληλογραφία που ήταν αποθηκευµένη στο εναλλακτικό σύστηµα, µεταφέρεται στο κεντρικό σύστηµα και διατηρείται η δοµή που είχε, αποθηκεύεται δε σε ένα φάκελο µε την ένδειξη "old-server" ή "old-server-2". Για παράδειγµα, έστω ο χρήστης Dummy User που είχε τη διεύθυνση Dummy_User@campus.uoc.gr και µεταφέρεται στην κεντρική υπηρεσία καταλόγου µε όνοµα dummyuser και νέα διεύθυνση dummyuser@uoc.gr. Αυτός έχει πια µόνο ένα πραγµατικό γραµµατοκιβώτιο που δέχεται την αλληλογραφία του, είτε έχει αποσταλεί στο dummyuser@uoc.gr είτε στο Dummy_User@campus.uoc.gr. Κατά τη λήψη µηνυµάτων, όλα συγκεντρώνονται στον ίδιο φάκελο Εισερχοµένων/Inbox του λογαριασµού dummyuser@uoc.gr, τον οποίο χρησιµοποιεί ο χρήστης κατά τη σύνδεσή του µε την υπηρεσία. Τα µηνύµατα του Dummy_User@campus.uoc.gr που υπήρχαν στο εναλλακτικό σύστηµα αλληλογραφίσε πριν τη µεταφορά, βρίσκονται αποθηκευµένα σε ένα φάκελο του νέου γραµµατοκιβωτίου µε σήµανση "old-server-2". 1.3 Σύνδεση µέσω Εφαρµογής - Client Η σύνδεση µέσω εφαρµογής απαιτεί την εγκατάσταση της εφαρµογής σε έναν υπολογιστή. Η εφαρµογή έχει τη δυνατότητα να συνδέενται µε περισσότερους από έναν λογαριασµό ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, σε ένα ή περισσότερα συστήµατα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Όµως για τη σύνδεση σε κάθε λογαριασµό ηλεκτρονικού ταχυδροµείου πρέπει να γίνουν οι κατάλληλες ρυθµίσεις. Επίσης η σύνδεση µέσω εφαρµογής δίνει τη δυνατότητα αποθήκευσης της αλληλογραφίας στον τοπικό δίσκο του χρήστη, ώστε να είναι προσβάσιµη ακόµη και όταν δεν υπάρχει σύνδεση µε το διαδίκτυο. Οι ρυθµίσεις που πρέπει να γίνουν στην εφαρµογή είναι: Λογαριασµός αλληλογραφίας / Username : <username>@uoc.gr για το προσωπικό ή, αν πρόκειται για φοιτητή, όποια διεύθυνση έχει δοθεί από το Τµήµα του. Προσοχή! Απαιτείται η δήλωση ολόκληρης της διεύθυνηση, όχι µόνο του <username> Εισερχόµενη Αλληλογραφία: ιακοµιστής Εισερχόµενης Αλληλογραφίας / Incoming Mail Server : imap.uoc.gr Τύπος : IMAP Θύρα/Port : 143 Ασφάλεια /Connection Security: SΤΑRΤTLS ή SSL/TLS Μέθοδος ελέγχου ταυτότητας/ Authentication Method: Κανονικός Κωδικός / Normal Password Εξερχόµενη Αλληλογραφία: ιακοµιστής Εξερχόµενης Αλληλογραφίας / Outgoing Mail Server : mta.uoc.gr Τύπος : SMTP Θύρα/Port : 25 Ασφάλεια /Connection Security: SΤΑRΤTLS ή SSL/TLS Μέθοδος ελέγχου ταυτότητας/ Authentication Method: Κανονικός Κωδικός / Normal Password 2

4 Παρακάτω µπορείτε να βρείτε τις ρυθµίσεις αναλυτικά για τις εφαρµογές: Evolution MacOS Mail Outlook Thunderbird Windows Live Mail. 1.4 Σύνδεση µέσω ιαδικτύου - WebMail Χρησιµοποιώντας τη ιεπαφή ιαδικτύου - Web Mail οι χρήστες της υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδροµείου µπορούν να διαβάσουν και να στείλουν µηνύµατα άµεσα, µέσω του διαδικτύου, όπου κι αν βρίσκονται. Αυτό επιτυγχάνεται µέσω της διαδικτυακής εφαρµογής HORDE, η οποία έχει παραµετροποιηθεί για τις ανάγκες του Πανεπιστηµίου Κρήτης. Από το περιβάλλον της διαδικτυακής εφαρµογής είναι δυνατόν να χρησιµοποιηθούν όλες τις λειτουργίες ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. Η δυνατότητα αυτή είναι χρήσιµη καθώς δεν απαιτείται άλλο λογισµικό παρά µόνο η χρήση φυλλοµετριτή - browser. Αυτός ο τρόπος παροχής της υπηρεσίας είναι ιδιαίτερα χρήσιµος για µετακινούµενους χρήστες. Η εφαρµογή προσπελαύνεται στη διεύθυνση: Παρακάτω µπορείτε να βρείτε βασικές οδηγίες για τον τρόπο λειτουργίας της διεπαφής: Horde 1.5 Συχνές Ερωτήσεις - FAQs Εάν δεν έχετε καλύφθεί ή η υπηρεσία δεν παρέχεται όπως περιγράφεται πιο πάνω, µπορείτε να ανατρέξετε στις σελίδες µε Συχνές Ερωτήσεις - FAQs. 3

5 2 Evolution Για να δηµιουργήσετε ένα νέο λογαριασµό στο Evolution, ο οποίος θα εξυπηρετείται από τους διακοµιστές του Πανεπιστηµίου Κρήτης, ανοίξτε το Evolution και προβείτε στις παρακάτω κινήσεις και ρυθµίσεις: 2.1 ηµιουργία Νέου Λογαριασµού Στην κορυφή της εφαρµογής, δείτε εάν εµφανίζεται η σειρά επιλογών µε πρώτη το "Αρχείο"/"File", η οποία αποτελεί τη γραµµή εργαλείων. Επιλέγουµε "Edit > Preferences" / "Επεξεργασία > Επιλογές", όπως φαίνεται στην εικόνα: Με την επιλογή µας εµφανίζεται µια φόρµα που αριστερά σηµαίνεται η επιλογή "Mail Accounts" και αριστερά υπάρχει το κουµπί "Add", το οποίο πρέπει να πατήσουµε : 4

6 Με αυτόν τον τρόπο εκκινούµε το Evolution Account Assistant. 2.2 Ταυτότητα Χρήστη Μετά την πρώτη οθόνη, παρουσιάζεται µια φόρµα όπου συµπληρώνουµε την ταυτότητα του χρήστη : 5

7 Πατάµε το κουµπί κάτω δεξιά "Συνέχεια"/"Continue". 2.3 Τύπος ιακοµιστή Εισερχόµενης Αλληλογραφίας Επιλέγουµε σαν τύπο διακοµιστή (server type) το IMAP και πατάµε το κουµπί κάτω δεξιά "Συνέχεια"/"Continue": 2.4 Στοιχεία ιακοµιστή Εισερχόµενης Αλληλογραφίας Στην επόµενη φόρµα ρυθµίζουµε τα στοιχεία του λογαριασµού µας για την εισερχόµενη αλληλογραφία: 6

8 όπου, στη θέση του User Name βάζουµε το όνοµα του λογαριασµού <username> που µας έχει δοθεί από την υπηρεσία καταλόγου. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Στην επιλογή User Name πρέπει να µπει όλη η διεύθυνση που έχουµε για το λογαριασµό µας π.χ. και όχι µονο το dummyuser που είναι το <username> Εάν θέλουµε το Evolution να θυµάται τον κωδικό µας, επιλέγουµε (check) το κουτί "Remember Password". Πατάµε το κουµπί κάτω δεξιά "Συνέχεια"/"Continue". 2.5 Επιλογές Λήψης Μηνυµάτων Στην επόµενη φόρµα ορίζονται οι επιλογές λήψης µηνυµάτων. Αυτές οι επιλογές δεν είναι καθοριστικές για την αποσοτολή και λήψη και ο κάθε χρήστης µπορεί να τις προσαρµόσει στις ανάγκες του. Οι προτεινόµενες ρυθµίσεις για τις επιλογές λήψης µηνυµάτων φαίνονται στην εικόνα : 7

9 Όταν τελειώσουµε µε τις επιλογές µας, πατάµε το κουµπί κάτω δεξιά "Συνέχεια"/"Continue". 2.6 Στοιχεία ιακοµιστή Εξερχόµενης Αλληλογραφίας Στην επόµενη φόρµα ρυθµίζουµε τα στοιχεία του λογαριασµού µας για την εισερχόµενη αλληλογραφία: 8

10 όπου, στη θέση του User Name βάζουµε το όνοµα του λογαριασµού <username> που µας έχει δοθεί από την υπηρεσία καταλόγου. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Στην επιλογή User Name πρέπει να µπει όλη η διεύθυνση που έχουµε για το λογαριασµό µας π.χ. και όχι µονο το dummyuser που είναι το <username> Εάν θέλουµε το Evolution να θυµάται τον κωδικό µας, επιλέγουµε (check) το κουτί "Remember Password". Πατάµε το κουµπί κάτω δεξιά "Συνέχεια"/"Continue". 2.7 Κωδικός Πρόσβασης Στην τελευταία φόρµα που εµφανίζεται φαίνονται τα στοιχεία σύνδεσης και ζητείται ο κωδικός πρόσβασης : 9

11 10

12 3 Outlook Για να δηµιουργήσετε ένα νέο λογαριασµό στο MS Office Outlook, ο οποίος θα εξυπηρετείται από τους διακοµιστές του Πανεπιστηµίου Κρήτης, ανοίξτε το Outlook και προβείτε στις παρακάτω κινήσεις και ρυθµίσεις: 3.1 ηµιουργία Νέου Λογαριασµού Στην πρώτη σειρά επιλογών της εφαρµογής πατήστε "Αρχείο"/"File" και επιλέξτε "Πληροφορίες" αριστερά και "Προσθήκη Λογαριασµού" δεξιά, όπως φαίνεται στην εικόνα: Με την επιλογή µας εµφανίζεται η φόρµα προσθήκης νέου λογαριασµού, όπου η επιλογή είναι "Μη αυτόµατη διαµορφωση ρυθµίσεων διακοµιστή ή πρόσθετων τύπων διακοµιστή" : 11

13 Για να συνεχίσετε, πατήστε το κουµπί κάτω δεξιά "Επόµενο". 3.2 Επιλογή Υπηρεσίας Στην επόµενη φόρµα επιλέγουµε το είδος της υπηρεσίας µε την οποία θα επικοινωνήσει το Outlook, καθώς η εφαρµογή έχει τη δυνατότητα εξυπηρέτησης και άλλων εφαρµογών πέραν του ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. Επιλέξτε "Ηλεκτρονικό ταχυδροµείο Ιnternet" όπως φαίνεται στην εικόνα : 12

14 Για να συνεχίσετε, πατήστε το κουµπί κάτω δεξιά "Επόµενο". 3.3 Ρυθµίσεις ιακοµιστών Αλληλογραφίας Επιλέγετε τους τύπους διακοµιστών και τις ρυθµίσεις τους όπως φαίνεται στην εινόνα : 13

15 ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Στην επιλογή "Όνοµα χρήστη" πρέπει να µπει όλη η διεύθυνση που έχετε για το λογαριασµό σας π.χ. και όχι µονο το dummyuser που είναι το <username> Για να συνεχίσετε, πατήστε το κουµπί κάτω δεξιά "Επόµενο". 3.4 Ολοκλήρωση της διαδικασίας Η τελευταία φόρµα µας ενηµερώνει ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε : 14

16 Πατήστε το κουµπί δεξιά "Κλείσιµο". 15

17 4 Thunderbird Για να δηµιουργήσετε ένα νέο λογαριασµό στο Mozilla Thunderbird, ο οποίος θα εξυπηρετείται από τους διακοµιστές του Πανεπιστηµίου Κρήτης, ανοίξτε το Thunderbird και προβείτε στις παρακάτω κινήσεις και ρυθµίσεις: 4.1 Προσθήκη Νέου Λογαριασµού Αλληλογραφίας Στην κορυφή της εφαρµογής δείτε εάν εµφανίζεται η σειρά επιλογών µε πρώτη το "Αρχείο"/"File", η οποία αποτελεί τη γραµµή εργαλείων. Εάν δεν εµφανίζεται, κάνετε δεξί κλικ µε το ποντίκi και ενεργοποιείτε τη "Γραµµή Εργαλείων"/"Menu Bar". Ανάλογα µε την έκδοση και το λειτουργικό σύστηµα η ρύθµιση των λογαριασµών χρηστών βρίσκεται σε διαφορετική κατηγορία της Γραµµής Εργαλείων. Οι πιο πιθανές κατηγορίες είναι "Επεξεργασία"/ "Edit" ή "Εργαλεία"/"Tools". Επιλέξτε τη "Ρύθµιση λογαριασµών"/"account Settings" : Στην φόρµα που εµφανίζεται, πατάµε το κουµπί κάτω αριστερά "Account Actions" και επιλέγουµε "Add Mail Account" : 16

18 4.2 Αρχικές Ρυθµίσεις Λογαριασµού Συµπληρώνουµε τα στοιχεία µας στη φόρµα που εµφανίζεται και επιλέγουµε "Manual Config": 17

19 4.3 Στοιχεία ιακοµιστών Αλληλογραφίας Στην επόµενη φόρµα ρυθµίζουµε τα στοιχεία του λογαριασµού µας για τους διακοµιστές αλληλογραφίας, όπως φαίνεται στην εικόνα: Στη θέση του Username βάζουµε το όνοµα του λογαριασµού που µας έχει δοθεί από την υπηρεσία καταλόγου. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Στην επιλογή Username πρέπει να µπει όλη η διεύθυνση που έχουµε για το λογαριασµό µας π.χ. και όχι µονο το dummyuser που είναι το <username> Πατάµε το κουµπί κάτω δεξιά "Done" και ολοκληρώνουµε τη διαδικασία. 18

20 5 Windows Live Mail Για να δηµιουργήσετε ένα νέο λογαριασµό στο Windows Live Mail, ο οποίος θα εξυπηρετείται από τους διακοµιστές του Πανεπιστηµίου Κρήτης, ανοίξτε το Windows Live Mail και προβείτε στις παρακάτω κινήσεις και ρυθµίσεις: 5.1 ηµιουργία Νέου Λογαριασµού Εάν είναι η πρώτη φορά που ανοίγετε την εφαρµογή, τότε εµφανίζεται η φόρµα : Σε περίπτωση που ήδη χρησιµοποιείτε την εφαρµογή, στην πρώτη σειρά επιλογών πατήστε "Λογαριασµοί"/"Accounts". Αµέσως από κάτω επιλέγουµε " ", όπως φαίνεται στην εικόνα: 19

21 Με την επιλογή µας εµφανίζεται η φόρµα εισαγωγής στοιχείων και τη συµπληρώνουµε : 20

22 Βάζουµε τα στοιχεία µας και επιλέγουµε κάτω αριστερά "Manually configure server settings" για να ρυθµίσουµε τους διακοµιστές αλληλογραφίας. Πατάµε το κουµπί κάτω δεξιά "Next". 5.2 Ρυθµίσεις ιακοµιστών Αλληλογραφίας Επιλέγουµε τους τύπους διακοµιστών και τις ρυθµίσεις τους όπως φαίνεται στην εινόνα : 21

23 ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Στην επιλογή User Name πρέπει να µπει όλη η διεύθυνση που έχουµε για το λογαριασµό µας π.χ. και όχι µονο το dummyuser που είναι το <username> Επίσης, στον διακοµιστή εξερχόµενης αλληλογραφίας (outgoing server) επιλέγουµε δεξιά "Requires authentication". Πατάµε το κουµπί κάτω δεξιά "Next". 5.3 Ολοκλήρωση της διαδικασίας Η τελευταία φόρµα µας ενηµερώνει ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε : 22

24 Πατάµε το κουµπί κάτω δεξιά "Finish". 23

25 6 Horde H σύνδεση µέσω διαδικτύου - Web Mail βασίζεται στην πλατφόρµα ανοικτού λογισµικού HORDE, η οποία έχει προσαρµοστεί στις ανάγκες του Πανεπιστηµίου Κρήτης. Βασικές οδηγίες για τον τρόπο χρήσης του HORDE µπορείτε να δείτε παρακάτω ή ανατρέξτε στις Συχνές Ερωτήσεις - FAQs. 6.1 Είσοδος και Μετάβαση στα Εισερχόµενα (Inbox) Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σας ταχυδροµείο µέσω webmail: 1. Επισκεφθείτε τη σελίδα 2. Στη φόρµα που εµφανίζεται πληκτρολογήστε στα πεδία: Username: το λογαριασµού ηλεκτρονικού ταχυδροµείου σας ( account) στο Πανεπιστήµιο (ΠΡΟΣΟΧΗ: πληκτρολογήστε όλη την διεύθυνσή σας). Password: τον κωδικό πρόσβασης (password) του λογαριασµού σας Οι λοιπές ρυθµίσεις δεν είναι απαραίτητες. Καθορίζουν τον τρόπο εµφάνισης και τη γλώσσα. 3. Επιλέξτε Log in. Με την είσοδό σας µεταβαίνετε στα Εισερχόµενα (Inbox) όπως παρακάτω : 24

26 ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ: Στην αριστερή στήλη, στο κάτω µέρος, εµφανίζονται οι φάκελοι που αποθηκεύεται η αλληλογραφία σας. Εφ' όσον ο λογαριασµός ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που χρησιµοποιείτε προέρχεται από µεταφορά από άλλο σύστηµα, ανάµεσα στους φακέλους εµφανίζετια και ο old-server-2, ο οποίος περιέχει τα µηνύµατα του παλιού λογαριασµού σας, όπως ήταν κατά τη στιγµή της µεταφοράς. 6.2 Βασική ιαχείριση Μηνυµάτων Για να δείτε τα εισερχόµενα µηνύµατά σας, επιλέξτε Inbox από το µενού αριστερά. Για να διαβάσετε ένα µήνυµα, επιλέξτε το κάνοντας κλικ πάνω στον αποστολέα του (πεδίο From) ή στο Θέµα του (Subject), οπότε και εµφανίζεται το σώµα του µηνύµατος σε µέρος της οθόνης. Αν κάνετε διπλό κλικ το µήνυµα εµφανίζεται σε νέο παράθυρο. Με το ποντίκι πάνω στο µήνυµα που σας ενδιαφέρει, κάνετε δεξί κλικ και επιλέξτε: Reply για να απαντήσετε στον αποστολέα του µηνύµατος Reply to All για να απαντήσετε σε όλους (τον αποστολέα και όλους τους άλλους παραλήπτες) Replyto List για να απαντήσετε στη λίστα. Το κουµπί αυτό είναι διαθέσιµο ΜΟΝΟ όταν το µήνυµα έχει σταλεί σε κάποια λίστα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου και δίνει τη δυνατότητα να στείλετε απάντηση µόνο στη λίστα (και όχι στον αποστολέα ή/και στους άλλους παραλήπτες του µηνύµατος) Forward για να προωθήσετε αλλού το µήνυµα Delete για να διαγράψετε το µήνυµα. Για να διαγράψετε περισσότερα του ενός µηνύµατα, επιλέξτε τα και πατήστε Delete. Τα µηνύµατα διαγράφονται οριστικά επιλέγοντας από το µενού Other -> Purge Deleted. 6.3 Σύνταξη Νέου Μηνύµατος Για να δηµιουργήσετε νέο µήνυµα επιλέξτε New Message. Για χρήση διαθέσιµης εναλλακτικής διεύθυνσης αποστολέα, εφόσον υπάρχει, επιλέξτε την επιθυµητή διεύθυνση απο το πεδίο From. Συµπληρώστε στο πεδίο Το: ή Cc: ή BCc: την διεύθυνση ενός ή περισσοτέρων παραληπτών διαχωρισµένες µε κόµµα. Πληκτρολογείστε το θέµα του µηνύµατος σας στο πεδίο Subject. Επιλέξτε Browse για να αναζητήσετε συνηµµένο αρχείο που θέλετε να συµπεριλάβετε στο µήνυµα. Eπιλέξτε το αρχείο και πατήστε Open. Το όνοµα του αρχείου και το µέγεθος του θα εµφανιστούν στη λίστα µε τα συνηµµένα αρχεία σας. 25

27 Επιλέξτε Send για να στείλετε το µήνυµα 6.4 Έξοδος από το Horde Webmail Για να εξέλθετε από το webmail επιλέγετε Log out από το µενού αριστερά. 6.5 Συχνές ερωτήσεις Συχνές ερωτήσεις σχετικά µε την πλατφόρµα Webmail. 26

28 7 Συχνές Ερωτήσεις - FAQs 7.1 Πίνακας περιεχοµένων 1 Γενικά θέµατα υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδροµείου 1.1 Πως µπορώ να αλλάξω τον κωδικό σύνδεσης µου; 1.2 Ξέχασα τον κωδικό µου και δεν µπορώ να συνδεθώ. Τι µπορώ να κάνω; 1.3 Έλαβα κάποιο που αναφέρει οτι ο λογαριασµός µου θα κλείσει και µου ζητάει τα στοιχεία µου. Πρέπει να απαντήσω; 1.4 Έχω κάποιο πρόβληµα/ερώτηση που δεν καλύπτεται απο την τεκµηρίωση. 2 Σύνδεση µέσω ιαδικτύου - WebMail 2.1 Τα που λαµβάνουν οι παραλήπτες είναι µη αναγνώσιµα. Υπάρχει κάποιο πρόβληµα µε την αποστολή Ελληνικών χαρακτήρων; 2.2 Κατά την αποστολή απο την πλατφόρµα το ονοµατεπώνυµο µου που εµφανίζεται στους παραλήπτες δεν µε ικανοποιεί. Υπάρχει η δυνατότητα αλλαγής του; 2.3 Η ταξινόµηση των εισερχόµενων µηνυµάτων δεν µε ικανοποιεί. Θα ήθελα να µου εµφανίζονται µε άλλη σειρά τα s. 2.4 Τα απεσταλµένα µου δεν περιέχουν τα συνηµµένα αρχεία. 2.5 Κατά την προώθηση µηνυµάτων, δεν προωθούνται τα συνηµµένα αρχεία. 2.6 Θα ήθελα να µεταφέροµαι αυτόµατα στα εισερχόµενα µηνύµατα κατά την είσοδο. 2.7 Είναι δυνατή η χρήση εναλλακτικής διεύθυνσης ως προεπιλεγµένη διεύθυνση αποστολής; 2.8 Υπάρχει η δυνατότητα ορισµού κειµένου υπογραφής (signature) στα εξερχόµενα µηνύµατα; 2.9 Θα ήθελα να προσθέσω τις επαφές απο κάποιο άλλο πρόγραµµα-πελάτης/θα ήθελα να κρατήσω αντίγραφο τις επαφές µου σε τοπικό αρχείο Θα ήθελα ο διευθυνσιογράφος να χρησιµοποιεί, εκτός απο τις επαφές µου, και την κεντρική υπηρεσία καταλόγου για αναζήτηση επαφών Θα ήθελα να δηµιουργήσω λίστες απο παραληπτών. Υπάρχει η δυνατότητα; 2.12 Υποστηρίζεται η χρήση προσαρµοσµένων φίλτρων για τα µηνύµατα; 3 Σύνδεση µέσω Εφαρµογής - Client 3.1 εν είναι δυνατή η αποστολή απο το σπίτι/εκτός Πανεπιστηµίου, µε βάση τις γενικές οδηγίες. 7.2 Γενικά θέµατα υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδροµείου Πως µπορώ να αλλάξω τον κωδικό σύνδεσης µου; Μπορείτε να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασης σας απο το MyAccount Ξέχασα τον κωδικό µου και δεν µπορώ να συνδεθώ. Τι µπορώ να κάνω; Επικοινωνήστε µε τον υπεύθυνο/διαχειριστή του τµήµατος ή της υπηρεσίας σας για να σας εκδώσει νέο κωδικό πρόσβασης. Σε περίπτωση προβλήµατος, επικοινωνήστε µε το helpdesk. Οι φοιτητές των τµηµάτων θα πρέπει να απευθυνθούν στην γραµµατεία του τµήµατος Έλαβα κάποιο που αναφέρει οτι ο λογαριασµός µου θα κλείσει και µου ζητάει τα στοιχεία µου. Πρέπει να απαντήσω; Όχι! Πρόκειται για προσπάθεια "ψαρέµατος" στοιχείων (phishing). εν θα σας ζητηθούν ποτέ τα στοιχεία του λογαριασµού σας µε οποιονδήποτε τρόπο γενικά, και ειδικότερα µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. Ακοµά, ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δίνεται σε s που σας παραπέµπουν σε σελίδες εκτός Πανεπίστηµίου και σας ζητάνε να πληκτρολογήσετε τα στοιχεία εισόδου σας Έχω κάποιο πρόβληµα/ερώτηση που δεν καλύπτεται απο την τεκµηρίωση. Μπορείτε να επικοινωνήσετε µε τον υπεύθυνο/διαχειριστή του τµήµατος ή της υπηρεσίας σας και µε το helpdesk, δηµιουργώντας νέο αίτηµα για το ερώτηµα σας. 7.3 Σύνδεση µέσω ιαδικτύου - WebMail Τα που λαµβάνουν οι παραλήπτες είναι µη αναγνώσιµα. Υπάρχει κάποιο πρόβληµα µε την αποστολή Ελληνικών χαρακτήρων; Η πλατφόρµα χρησιµοποιεί ως προεπιλεγµένη κωδικοποίηση χαρακτήρων το πρότυπο Unicode ( UTF-8 ). Ενδέχεται ορισµένες, κυρίως πεπαλαιωµένες, εκδόσεις λογισµικών-πελατών των παραληπτών να µην αναγνωρίζουν αυτόµατα/υποστηρίζουν την κωδικοποίηση UTF-8. Σε αυτή την περίπτωση, µπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγµένη κωδικοποίηση στο "παλιότερο" πρότυπο iso ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία: Portal->Preferences->Global Preferences->Locale and Time->Show Advanced Preferences (πάνω δεξιά)->default charset for sending messages-> Επιλέξτε Greek (ISO ) και Save. Μπορείτε να δείτε την διαδικασία στις οδηγίες του Τµήµατος Κοινωνιολογίας Κατά την αποστολή απο την πλατφόρµα το ονοµατεπώνυµο µου που εµφανίζεται στους παραλήπτες δεν µε ικανοποιεί. Υπάρχει η δυνατότητα αλλαγής του; Το ονοµατεπώνυµο που εµφανίζεται αντλείται απο τους επίσηµους καταλόγους του Πανεπιστηµίου Κρήτης. Υπάρχει η δυνατότητα αλλαγής µόνο για το προσωπικό του Πανεπιστηµίου Κρήτης ακολουθώντας τα παρακάτω βήµατα: Preferences -> Personal Information -> Your full name: -> Save Προσοχή! Η αλλαγή αφορά µόνο την πλατφόρµα Webmail. εν αλλάζει το ονοµατεπώνυµο στην Κεντρική Υπηρεσία Καταλόγου. Σηµείωση: Η παραπάνω διαδικασία θα αλλάξει το ονοµατεπώνυµο όπως θα εµφανίζεται στους παραλήπτες µόνο για την πλατφόρµα WebMail και θα ισχυεί για αποστολή µέσω της διεύθυνσης *@uoc.gr. Σε περίπτωση που θέλετε να ισχυεί και για τις επιµέρους εναλλακτικές διευθύνσεις σας θα πρέπει να εκτελέσετε την ίδια διαδικασία επιλέγοντας την επιθυµητή τιµή στο πεδίο Select the identity you want to change:. Αν αποθηκεύσετε κενό Ονοµατεπώνυµο θα µηδενιστούν οι ρυθµίσεις και το ονοµατεπώνυµο θα αντλείται ξανά απο τους καταλόγους. 27

29 7.3.3 Η ταξινόµηση των εισερχόµενων µηνυµάτων δεν µε ικανοποιεί. Θα ήθελα να µου εµφανίζονται µε άλλη σειρά τα s. Είναι δυνατό να οριστούν ο τρόπος ταξινόµησης των , ο αριθµός των µηνυµάτων που θα εµφανίζονται σε κάθε σελίδα και γενικά ρυθµίσεις προβολής του Mail, ακολουθώντας την παρακάτω διαδροµή: Preferences->Other->Maibox Display Για παράδειγµα, επιλέγοντας When opening a mailbox for the first time, where do you want to start? : First, Default sorting criteria: Date, Default sorting direction: Ascending, θα µας εµφανίζει πάντα την πρώτη σελίδα µε τα νεώτερα mail πρώτα στην λίστα Τα απεσταλµένα µου δεν περιέχουν τα συνηµµένα αρχεία. Τα συνηµµένα αρχεία δεν αποθηκεύονται αυτόµατα παρά µόνο αν πατηθεί η αντίστοιχη επιλογή κατά την σύνθεση του µηνύµατος. Εναλλακτικά, µπορείτε να ρυθµίσετε την προκαθορισµένη επιλογή ώστε να αποθηκεύονται πάντα ή να είναι προεπιλεγµένη η επιλογή αποθήκευσης από τις ρυθµίσεις Preferences -> Composition -> When saving sent mail, should we save attachment data? Κατά την προώθηση µηνυµάτων, δεν προωθούνται τα συνηµµένα αρχεία. Για την προώθηση των συνηµµένων αρχείων, επιλέγουµε Attachment and Body Text απο το µενού της προώθησης ( βελάκι δίπλα απο τo κουµπί Forward ). Για να ορίσουµε ώς προεπιλεγµένη την ρύθµιση, επιλέγουµε: Preferences->Forwards->As both body text and attachment Είναι δυνατή η χρήση εναλλακτικής διεύθυνσης ως προεπιλεγµένη διεύθυνση αποστολής; Η χρήση εναλλακτικής διεύθυνσης είναι δυνατή, σε περίπτωση που έχει οριστεί απο τον διαχειριστή του τµήµατος σας, για τον λογαριασµό σας. Εφόσον υπάρχει διαθέσιµη, µπορείτε να επιλέξετε την προεπιλεγµένη διεύθυνση αποστολής ακολουθώντας την παρακάτω διαδροµή: Preferences->General->Personal Information->Your default identity: Υπάρχει η δυνατότητα ορισµού κειµένου υπογραφής (signature) στα εξερχόµενα µηνύµατα; Ο χρήστης µπορεί να ορίσει υπογραφή για τα εξερχόµενα µηνύµατα. Ακολουθώντας την διαδροµή, Preferences->General->Personal Information και διαλέγοντας την ταυτότητα που χρησιµοποιεί στο πεδίο Select the identity you want to change: Θα ήθελα να προσθέσω τις επαφές απο κάποιο άλλο πρόγραµµα-πελάτης/θα ήθελα να κρατήσω αντίγραφο τις επαφές µου σε τοπικό αρχείο. Ο διευθυνσιογράφος (addressboook) παρέχει την δυνατότητα εισαγωγής/εξαγωγής των επαφών απο/σε CSV,vcard στη διαδροµή Portal->Preferences->Addressbook->Import/Export Θα ήθελα ο διευθυνσιογράφος να χρησιµοποιεί, εκτός απο τις επαφές µου, και την κεντρική υπηρεσία καταλόγου για αναζήτηση επαφών. Είναι δυνατή η αναζήτηση στοιχείων επαφών απο την κεντρική υπηρεσία καταλόγου (LDAP). Για να ενεργοποιηθεί, µεταφέρουµε τους διευθυνσιογράφους Addressbook of <username>@uoc.gr, Ldap Directory στο πεδίο These addressbooks will display in this order, στην παρακάτω διαδροµή: Portal->Preferences->Addressbook->Addressbooks Οι διευθυνσιογράφοι µας θα πρέπει να εµφανίζονται στο: Organizing->Addressbook Θα ήθελα να δηµιουργήσω λίστες απο παραληπτών. Υπάρχει η δυνατότητα; Μπορείτε να δηµιουργήσετε λίστες απο επαφές, ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία: Addressbook -> Browse και επιλέγουµε το addressbook που βρίσκονται οι επαφές µας. Επιλέγουµε τις επαφές που θέλουµε να προσθέσουµε στην λίστα στο αντίστοιχο κουτί επιλογής (checkbox). Επιλέγουµε add -> Create a new contact list στο addressbook της επιλογής µας. Επιλέγουµε add Για την αποστολή στην λίστα, κατά την σύνθεση νέου µηνύµατος προσπελαύνουµε το Το: και επιλέγουµε την λίστα που δηµιουργήσαµε Υποστηρίζεται η χρήση προσαρµοσµένων φίλτρων για τα µηνύµατα; Υπάρχει η δυνατότητα ορισµού φίλτρων, ανάλογα µε τις ανάγκες του χρήστη, στην διαδροµή : Mail->Filters Στην παραπάνω σελίδα, εµφανίζεται η λίστα µε τα φίλτρα του χρήστη. Πατώντας New rule, ο χρήστης µπορεί να δηµιουργήσει τα φίλτρα που επιθυµεί κάνοντας χρήση των διαθέσιµων κανόνων. Σηµαντικό: Η ενεργοποίηση φίλτρων στην διαδικτυακή πλατφόρµα Webmail είναι καθολική και τα φίλτρα ισχυούν κεντρικά, χωρίς να χρειάζεται ο ορισµός επιπλέον φίλτρων σε άλλη εφαρµογή-πελάτη. 7.4 Σύνδεση µέσω Εφαρµογής - Client εν είναι δυνατή η αποστολή απο το σπίτι/εκτός Πανεπιστηµίου, µε βάση τις γενικές οδηγίες. Ορισµένοι πάροχοι δεν επιτρέπουν την δηµιουργία σύνδεσης στην θύρα 25, για λόγους καταπολέµισης της αποστολής Spam απο το δίκτυο τους. Ο χρήστης µπορεί να χρησιµοποιήσει µια απο τις παρακάτω επιλογές: Χρήση Θύρας εξερχόµενης αλληλογραφίας: 587. Ενδέχεται ο πάροχος να µην επιτρέπει την χρήση και της συγκεκριµένης θύρας. 28

30 Σύνδεση µέσω WebMail. Σύνδεση µέσω VPN. 29