Επικοινωνία. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Δημιουργία λογαριασμού. Λήψη ηλεκτρονικού μηνύματος. Αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος. Απάντηση και προώθηση

Transcript

1 5 Επικοινωνία Μια από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες του υπολογιστή είναι η επικοινωνία με άλλους. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με άτομα ή ολόκληρες ομάδες, να ζητήσετε αποδεικτικά που θα εξασφαλίζουν ότι το μήνυμα έχει ληφθεί και να προσθέσετε αυτόματες υπογραφές. Χρησιμοποιήστε λογισμικό ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων για να συνομιλήσετε με άτομα σε όλον τον κόσμο, ίσως και μια κάμερα Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Δημιουργία λογαριασμού Λήψη ηλεκτρονικού μηνύματος Αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος Απάντηση και προώθηση Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Συνημμένα Επαφές Ομάδα επαφών Διαχείριση μηνυμάτων Ανεπιθύμητη αλληλογραφία Συμβουλές για την αλληλογραφία Ομάδες συζήτησης Άλλοι διακομιστές ομάδων συζήτησης Ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων

2 70 Επικοινωνία Ο ευρυζωνικός (ADSL) δρομολογητής συνδέεται με τον υπολογιστή σας μέσω της θύρας USB ή της σύνδεσης Ethernet. Μπορείτε να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε άλλες διευθύνσεις ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, τόσο για εσάς όσο και για άλλους χρήστες του υπολογιστή σας. Βλ. σελίδα 49. Χρησιμοποιώντας την Αλληλογραφία των Windows, η ηλεκτρονική σας αλληλογραφία αποθηκεύεται στον υπολογιστή σας. Η αλληλογραφία μέσω Web αποθηκεύεται σε διακομιστή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και η πρόσβαση σε αυτήν είναι δυνατή από οποιονδήποτε υπολογιστή με τα σωστά στοιχεία σύνδεσης. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή έχει το πλεονέκτημα της ταχύτητας μαζί με τα οφέλη του γραπτού λόγου για την υποστήριξη της επικοινωνίας. Μπορείτε να απαντήσετε στον αποστολέα, να προωθήσετε το μήνυμα σε άλλους και να στείλετε το ίδιο μήνυμα σε ομάδες ανθρώπων. Αν και η ηλεκτρονική αλληλογραφία διαθέτει τις δικές της συμβάσεις, δεν περιλαμβάνει την ίδια διατύπωση όπως η κανονική αλληλογραφία. Τι χρειάζεστε Πρώτον χρειάζεστε έναν τρόπο για να συνδεθείτε με το Internet. Ο τρόπος αυτός μπορεί να είναι ένα μόντεμ, το οποίο συνήθως συνοδεύει τον υπολογιστή σας ως βασικός εξοπλισμός, η ένας ευρυζωνικός δρομολογητής. Πρόκειται για ξεχωριστή συσκευή υλικού που συνήθως παρέχεται από τον πάροχο ευρυζωνικών υπηρεσιών (ADSL). Δεύτερον θα χρειαστείτε μια υπηρεσία παροχής Internet (ISP) και έναν λογαριασμό ISP. Τα στοιχεία σύνδεσης στην ISP σας παρέχουν την αρχική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για παράδειγμα: Τέλος, θα χρειαστείτε λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν χρησιμοποιείτε σύνδεση μέσω τηλεφώνου, το συνιστώμενο λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η Αλληλογραφία των Windows. Η εφαρμογή αυτή παρέχεται από τα Windows Vista. (Σε παλαιότερες εκδόσεις των Windows το ίδιο προϊόν ονομαζόταν Outlook Express.) Η Αλληλογραφία των Windows σας επιτρέπει να δημιουργήσετε και να διαβάσετε την ηλεκτρονική αλληλογραφία σας εκτός σύνδεσης, περιορίζοντας τον χρόνο σύνδεσης με το Internet και, κατά συνέπεια, το κόστος. Με μια ευρυζωνική σύνδεση, μπορείτε να επιλέξετε τη χρήση είτε της Αλληλογραφίας των Windows ή ηλεκτρονική αλληλογραφία μέσω Web. Οι περισσότερες ISP υποστηρίζουν και τις δύο μεθόδους πρόσβασης στο λογαριασμό ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Υπάρχουν επίσης ορισμένοι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποκλειστικά μέσω του Internet όπως Microsoft Hotmail ή Googl . Για την πρόσβαση στην αλληλογραφία Internet χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα περιήγησης του Internet, βλ. σελίδα 92. Όποιο πρόγραμμα λογισμικού κι αν χρησιμοποιείτε, την Αλληλογραφία των Windows ή αλληλογραφία μέσω Web, η εμφάνιση, οι ιδιότητες και οι διεργασίες είναι παρόμοιες. Καθώς η Αλληλογραφία των Windows περιλαμβάνεται στα Vista, χρησιμοποιείται στις εικόνες και τις διαδικασίες σε αυτό το κεφάλαιο. Η αλλαγή σε εναλλακτική λύση είναι αρκετά εύκολη.

3 Αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος Με την Αλληλογραφία των Windows ανοικτή, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία μηνύματος για να ανοίξετε το παράθυρο Νέο μήνυμα Πληκτρολογήστε την ηλεκτρονική διεύθυνση του αποδέκτη στο πεδίο Προς. Εάν η ηλεκτρονική διεύθυνση του αποδέκτη βρίσκεται στη λίστα Επαφών, βλ. σελίδα 78, η διεύθυνση θα συμπληρωθεί αυτόματα Όταν περνάτε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το κείμενο Προς:, το κείμενο μετατρέπεται σε κουμπί. Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να ανοίξετε τη λίστα Επαφών και να επιλέξετε έναν ή πολλούς παραλήπτες. Για να αποδεχθείτε τη διεύθυνση, απλώς πατήστε Enter. Συνεχίστε να πληκτρολογείτε εάν θέλετε κάποιον διαφορετικό παραλήπτη ή διεύθυνση 4 Συμπληρώστε τη γραμμή Κοιν. της επικεφαλίδας του ηλεκτρονικού μηνύματος για να στείλετε ένα αντίγραφο κοινοποίησης του ηλεκτρονικού μηνύματος Κάντε κλικ στη γραμμή Θέμα και πληκτρολογήστε το θέμα του μηνύματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην κύρια περιοχή και πληκτρολογήστε το μήνυμά σας Όταν ολοκληρώσετε το μήνυμα κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Το μήνυμα θα μεταφερθεί στα Εξερχόμενα, όπου θα υποδεικνύεται ο αριθμός των μηνυμάτων που αναμένουν αποστολή Το μήνυμα ή τα μηνύματα θα παραμείνουν εκεί έως ότου κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή/Λήψη ή μέχρι το σύστημα να εκτελέσει αυτόματα Αποστολή/Λήψη Ένα αντίγραφο του ηλεκτρονικού μηνύματος θα αποθηκευτεί επίσης στο φάκελο Απεσταλμένα Η επιλογή Ιδιαίτ. Κοιν. ( Ιδιαίτερη κοινοποίηση) χρησιμοποιείται όταν θέλετε οι υπόλοιποι παραλήπτες του ηλεκτρονικού μηνύματος να παραμείνουν κρυφοί.

4 74 Επικοινωνία Με τη χρήση της δυνατότητας Απάντηση εξασφαλίζεται ότι και οι δύο αποδέκτες γνωρίζουν το περιεχόμενο του αρχικού μηνύματος. Όταν χρησιμοποιείτε την Απάντηση, τυχόν συνημμένα θα αφαιρεθούν από το ηλεκτρονικό μήνυμα. Εάν προωθήσετε το μήνυμα, τότε τα συνημμένα παραμένουν. Ανατρέξτε στη σελίδα 76 για την εργασία με συνημμένα. Απάντηση και προώθηση Για να απαντήσετε σε ένα εισερχόμενο μήνυμα: Επιλέξτε ή ανοίξτε το μήνυμα και κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση. Η γραμμή διεύθυνσης συμπληρώνεται αυτόματα και η ένδειξη ΑΠ: προστίθεται στη γραμμή του Θέματος Ο δρομέας τοποθετείται στην κορυφή της περιοχής μηνύματος, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως την πληκτρολόγηση του μηνύματός σας. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή όταν τελειώσετε Στο αρχικό μήνυμα στα Εισερχόμενα εμφανίζεται μια ένδειξη ότι έχετε απαντήσει 4 Χρησιμοποιήστε το κουμπί Απάντηση σε όλους για να απαντήσετε σε όλα τα άτομα που λάβανε το αρχικό μήνυμα Για να προωθήσετε ένα μήνυμα: Επιλέξτε ή ανοίξτε το μήνυμα και κάντε κλικ στο κουμπί Προώθηση. Αυτή τη φορά πρέπει να συμπληρώσετε το πεδίο Προς: στην κεφαλίδα του μηνύματος Η ένδειξη ΠΡ: προστίθεται στη γραμμή του Θέματος. Κάντε κλικ στην επόμενη περιοχή για να προσθέσετε το δικό σας μήνυμα Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή όταν τελειώσετε

5 76 Επικοινωνία Τα συνημμένα προκαλούν ανησυχία καθώς ενδέχεται να περιέχουν ιούς. Μην τα ανοίγετε εάν η προέλευσή τους είναι άγνωστη. Ανατρέξτε στη σελίδα 31 για πληροφορίες σχετικά με τον έλεγχο για ιούς. Θα πρέπει να έχετε υπόψη το μέγεθος του αρχείου όταν θέλετε να στείλετε συνημμένα. Το μέγεθος εμφανίζεται στη γραμμή Επισύναψη της κεφαλίδας. Τα μεγάλα αρχεία, και συγκεκριμένα τα αρχεία φωτογραφιών, ενδεχομένως να απαιτούν αρκετή ώρα για την αποστολή ή/και την λήψη με σύνδεση μέσω τηλεφώνου. Ορισμένα προγράμματα φωτογραφιών, όπως το Photo Premium 10 της Microsoft, διαθέτουν μια λειτουργία που μειώνει το μέγεθος του αρχείου για την αποστολή του ως συνημμένο. Συνημμένα Ένα συνημμένο είναι ένα αρχείο που δημιουργείται εκτός του προγράμματος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Μπορεί να διαθέτει πολλές μορφές όπως φωτογραφία, έγγραφο κειμένου, υπολογιστικό φύλλο ή σαρωμένο έγγραφο. Για να αποστείλετε ένα συνημμένο με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Δημιουργήστε το ηλεκτρονικό μήνυμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Συνημμένο Ο φάκελος Έγγραφα θα ανοίξει προκειμένου να επιλέξετε το αρχείο που θέλετε. Εάν το αρχείο βρίσκεται σε διαφορετική θέση, θα πρέπει να περιηγηθείτε στους φακέλους για να το βρείτε. 4 Επιλέξτε το αρχείο ή τα αρχεία και κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα. Στην κεφαλίδα του μηνύματος θα εμφανιστεί ένα νέο πεδίο με το όνομα του συνημμένου αρχείου Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή και το μήνυμα θα μεταφερθεί στα Εξερχόμενα

6 συνέχεια Όταν λαμβάνετε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα με συνημμένο αρχείο: Το συνημμένο θα ανιχνευθεί από το πρόγραμμα ελέγχου για ιούς προτού ολοκληρωθεί η λήψη, εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονική αλληλογραφία μέσω web, ή όταν θα το λάβετε για ηλεκτρονική αλληλογραφία στο PC Ένα σύμβολο συνδετήρα στην κεφαλίδα υποδεικνύει την ύπαρξη συνημμένου Ανοίξτε το μήνυμα και κάντε κλικ στο μενού Αρχείο, Αποθήκευση συνημμένων Μπορείτε να ανοίξετε το συνημμένο, ανοίγοντας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάνοντας διπλό κλικ στο όνομα του συνημμένου. Ωστόσο, αυτό το αρχείο είναι ένα προσωρινό αντίγραφο και δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για την εκτέλεση αλλαγών Προσέξτε το σημείο που θα αποθηκευτεί το συνημμένο. Κανονικά αποθηκεύεται στα Έγγραφα, αλλά εάν προηγουμένως χρησιμοποιήσατε κάποιον άλλο φάκελο, η Αλληλογραφία των Windows θα τον θυμάται και θα προτείνει το φάκελο αυτό ως φάκελο προορισμού Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να χρησιμοποιήσετε κάποιο διαφορετικό φάκελο και επιλέξτε Αποθήκευση Για να ανοίξετε το συνημμένο: Κάντε κλικ στο κουμπί Windows και επιλέξτε Έγγραφα ή Φωτογραφίες, ανάλογα με την περίπτωση Ορισμένες φορές, εάν λάβετε ένα μορφοποιημένο μήνυμα ως απλό κείμενο, η μορφοποιημένη έκδοση θα εμφανιστεί ως συνημμένο τύπου.htm. Ανατρέξτε στη σελίδα 75 για τις επιλογές ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο. Θα ανοίξει στη σχετική εφαρμογή

7 82 Επικοινωνία Η χρήση του παραθύρου Προεπισκόπησης επιτρέπει την γρήγορη προβολή των εισερχόμενων ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Ωστόσο, υπάρχει η πιθανότητα να εκτελεστούν ή να ενεργοποιηθούν τυχόν ιοί που βρίσκονται στο μήνυμα. Επιλέξτε Προβολή, Διάταξη και καταργήστε το πλαίσιο Εμφάνιση παραθύρου προεπισκόπησης. Ανεπιθύμητη αλληλογραφία Η ανεπιθύμητη αλληλογραφία αποτελεί το ισοδύναμο στον κόσμο των υπολογιστών της διαφημιστικής αλληλογραφίας που καταφθάνει στην πόρτα σας κάθε ημέρα. Οι περισσότερες υπηρεσίες παροχής Internet διαθέτουν φίλτρα που προσπαθούν να εξαλείψουν ή να ανακατευθύνουν την ανεπιθύμητη αλληλογραφία ώστε να μην φτάνει ποτέ στον υπολογιστή σας. Το πρόγραμμα προστασίας από ιούς που διαθέτετε μπορεί επίσης να ανακατευθύνει την ύποπτη αλληλογραφία. Στην Αλληλογραφία των Windows μπορείτε να καθορίσετε τους δικούς σας κανόνες για την ανακατεύθυνση τυχόν ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που ενδεχομένως να λάβετε. Επιλέξτε Εργαλεία στη γραμμή εργαλείων της Αλληλογραφίας των Windows και επιλέξτε "Επιλογές ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας" Ελέγξτε την τρέχουσα επιλογή και αποφασίστε εάν καλύπτει τις απαιτήσεις σας Κάντε κλικ με τη σειρά στις καρτέλες Ασφαλείς αποστολείς και Αποκλεισμένοι αποστολείς και προσθέστε κάθε συγκεκριμένη ηλεκτρονική διεύθυνση ή όνομα τομέα που θέλετε

8 συνέχεια Πρέπει να ελέγχετε τον φάκελο "Ανεπιθύμητη αλληλογραφία" τακτικά για να εξασφαλίζετε τη σωστή ανακατεύθυνση των μηνυμάτων. Για να επαναχαρακτηρίσετε τα μηνύματά σας: Κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα και επιλέξτε Ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία Εάν το μήνυμα έχει ήδη μεταφερθεί στον φάκελο "Ανεπιθύμητη αλληλογραφία", θα έχετε επίσης την επιλογή "Σήμανση ως μη ανεπιθύμητης αλληλογραφίας" Εάν αποθηκεύετε την ηλεκτρονική αλληλογραφία στον υπολογιστή, θα πρέπει περιοδικά να ελέγχετε εάν έγκυρη ή αναμενόμενη αλληλογραφία έχει παγιδευτεί από την υπηρεσία παροχής Internet. Για παράδειγμα: Συνδεθείτε με το Internet και συνδεθείτε με το λογαριασμό ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (web mail) Επιλέξτε Εργαλεία, Κανόνες μηνυμάτων, στην Αλληλογραφία των Windows, για να καθορίσετε συγκεκριμένες ενέργειες που θα εκτελούνται κατά την άφιξη των μηνυμάτων. Μπορείτε, για παράδειγμα, να μεταφέρετε την αλληλογραφία από συγκεκριμένες επαφές ή μηνύματα που περιέχουν μια συγκεκριμένη λέξη στο Θέμα, απευθείας σε ένα φάκελο εργασίας. 83 Κάντε κλικ για να προβάλετε το φάκελο Μαζικής αλληλογραφίας (spam). Σε αυτήν την περίπτωση το μήνυμα στο φάκελο Μαζικής αλληλογραφίας δεν είναι ανεπιθύμητο Επιλέξτε το μήνυμα και μεταφέρετέ το στα Εισερχόμενα. Αποσυνδεθείτε από το λογαριασμό αλληλογραφίας. Όταν εκκινήσετε την Αλληλογραφία των Windows, το μήνυμα θα ληφθεί με την επόμενη Αποστολή/Λήψη

9 84 Επικοινωνία Τα μηνύματα από τράπεζες και εταιρείες θα πρέπει κανονικά να σας ζητάνε να συνδεθείτε στον ιστότοπό τους, και όχι να απαντήσετε στα ίδια. Το μήνυμα μπορεί επίσης να έχει παγιδευτεί από την υπηρεσία παροχής Internet του αποδέκτη ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Συμβουλές για την αλληλογραφία Μπορεί να λάβετε ηλεκτρονικά μηνύματα από τράπεζες και άλλους οργανισμούς με τους οποίους έχετε συναλλαγές. Το μήνυμα συχνά θα περιέχει πληροφορίες σχετικά με το λογαριασμό σας και θα σας ενημερώνει ότι δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη διεύθυνση για αλληλογραφία, για παράδειγμα: Τα μηνύματα αυτά δημιουργούνται αυτόματα και προέρχονται από ηλεκτρονικές διευθύνσεις που δεν παρακολουθούνται από ανθρώπινο προσωπικό Περιστασιακά, ενδεχομένως να αποτύχει η παράδοση κάποιου μηνύματος. Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για αυτό. Μπορεί να έχετε πληκτρολογήσει εσφαλμένη ηλεκτρονική διεύθυνση ή ο διακομιστής της επαφής ήταν εκτός σύνδεσης ή είχε μεγάλο φόρτο. Σε αυτές τις περιπτώσεις συνήθως θα λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος. Ελέγξτε την ηλεκτρονική διεύθυνση και εάν είναι σωστή, απλά δοκιμάστε ξανά αργότερα, όταν αποκατασταθεί η λειτουργία του διακομιστή. Ο αποδέκτης του ηλεκτρονικού μηνύματος με το Αποδεικτικό ανάγνωσης μπορεί να επιλέξει να μην στείλει απόκριση. Για τα σημαντικά μηνύματα, μπορείτε να προσθέσετε μια σημαία προτεραιότητας για να προσελκύσετε την προσοχή του παραλήπτη. Για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, μπορείτε να προσθέσετε στο μήνυμα ένα Αποδεικτικό ανάγνωσης. Όταν ο αποδέκτης ανοίξει το μήνυμα, θα ειδοποιηθείτε. Επιλέξτε Εργαλεία, Αίτηση για αποδεικτικό ανάγνωσης

10 συνέχεια 4 Για λόγους ασφάλειας, σε πολλά ηλεκτρονικά μηνύματα που λαμβάνετε οι εικόνες θα είναι μπλοκαρισμένες. Θα πρέπει να αποφασίσετε εάν αναγνωρίζετε ή εμπιστεύεστε τον ιστότοπο προτού επιτρέψετε τη λήψη των εικόνων Δημιουργήστε μια υπογραφή που θα εμφανίζεται αυτόματα σε κάθε ηλεκτρονικό μήνυμα. Επιλέξτε Εργαλεία, Επιλογές και την καρτέλα Υπογραφές. 5 Μπορείτε να καταργήσετε τη συνδρομή σε ιστοτόπους όταν δεν επιθυμείτε πλέον να λαμβάνετε ενημερωτικά δελτία από αυτούς. Στον ιστότοπο συνήθως θα περιλαμβάνονται πληροφορίες για την κατάργηση. Ωστόσο, στα ανεπιθύμητα μηνύματα πρέπει να αποφεύγετε την κατάργηση συνδρομής καθώς η ενέργεια αυτή ουσιαστικά επιβεβαιώνει την ηλεκτρονική σας διεύθυνση στον αποστολέα τους Οι περισσότερες υπηρεσίες παροχής Internet σάς επιτρέπουν να διαθέτετε περισσότερες από μία ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Χρησιμοποιήστε μια δεύτερη διεύθυνση για επαγγελματικούς σκοπούς ή για χρήση μόνο στο Internet Πολλοί ιστότοποι περιλαμβάνουν την επιλογή αποστολής ενός ηλεκτρονικού μηνύματος με μια σύνδεση προς συγκεκριμένη σελίδα. Ωστόσο, μπορείτε να στείλετε μήνυμα στη διεύθυνση της ιστοσελίδας ξεχωριστά: Κάντε κλικ στη γραμμή διεύθυνσης, η διεύθυνση θα επισημανθεί Πατήστε Ctrl+C για αντιγραφή Ανοίξτε το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Κάντε κλικ στην περιοχή μηνύματος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πατήστε Ctrl+V για εισαγωγή ή επικόλληση