ΓΝΩΡΙΜΙΑ fasttrack.office.com

Transcript

1 ΓΝΩΡΙΜΙΑ fasttrack.office.com success.office.com

2 Ο νέος τρόπος να φέρνετε αποτελέσματα Ολόκληρο το Office στο cloud Το Office 365 είναι το προσωπικό σας Office και ακόμα περισσότερα. Σας επιτρέπει να εργάζεστε από οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή, είτε είστε συνδεδεμένοι είτε όχι. Σας βοηθά να εργαστείτε με τον καλύτερο τρόπο, με τον τρόπο που εσείς θέλετε και οπουδήποτε κι αν βρίσκεστε. Αυτό σημαίνει περισσότερα ισχυρά εργαλεία δημιουργίας περιεχομένου, καλύτερους τρόπους συνεργασίας και ευκολότερη κοινή χρήση. Και αυτό δεν είναι παρά η αρχή. Δείτε τα σενάρια σε αυτό το βιβλίο για να γνωρίσετε μερικούς από τους τρόπους Το Office 365 μπορεί να σας βοηθήσει να φέρετε σε πέρας το έργο σας, καλύτερα και μαζί με τους συνεργάτες σας. Γνωριμία με το Office 365 3

3 06 ΠΡΩΤΑ ΒΗΜΑΤΑ 08 Ολοκληρώστε την εργασία σας από οπουδήποτε 10 και ημερολόγιο εν κινήσει 12 Αποθήκευση, συγχρονισμός και κοινή χρήση των αρχείων σας 32 ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ 34 Κάντε μια σπουδαία πρώτη εντύπωση 36 Προσελκύστε το κοινό σας online 38 Συντονίστε τις ομάδες σας 14 Διοργανώστε πιο αποτελεσματικές συσκέψεις 16 Συνεργασία σε δίκτυο 18 Ανακαλύψτε αυτά που χρειάζεστε 40 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ 42 Κάντε τους υπολογισμούς μαζί με τους συνεργάτες σας 44 Λάβετε τεκμηριωμένες αποφάσεις 20 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΚΑΙ ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΙΣ 22 Εντάξτε τους νέους εργαζομένους 24 Φροντίστε να είναι όλοι ενημερωμένοι 46 ΝΟΜΙΚΑ 48 Συμβάλλετε στην κάλυψη των απαιτήσεων νομιμότητας 26 ΕΡΕΥΝΑ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗ, ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ 28 Μοιραστείτε τις γνώσεις σας 30 Ενισχύστε τις διεργασίες της επιχείρησής σας 50 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ 52 Δώστε τη σωστή υποστήριξη 54 Ενισχύστε τους ανθρώπους και κρατήστε τον έλεγχο των συστημάτων πληροφορικής 5

4 ΠΡΩΤΑ ΒΗΜΑΤΑ Το Office 365 φροντίζει ώστε εσείς και η ομάδα σας να είναι πιο παραγωγικοί από οπουδήποτε και σε οποιαδήποτε συσκευή. Γνωριμία με το Office 365 7

5 ΠΡΩΤΑ ΒΗΜΑΤΑ Ολοκληρώστε την εργασία σας από οπουδήποτε PC, Mac, tablet ή τηλέφωνο; Οι άνθρωποι εργάζονται σε πολυάριθμες συσκευές από διαφορετικές τοποθεσίες και σε κάθε περίπτωση χρειάζονται μια φυσική, καθαρή και γρήγορη εμπειρία. Το Office 365 παρέχει στους ανθρώπους πρόσβαση σε όλα όσα χρειάζονται προκειμένου να φέρουν σε πέρας το έργο τους από οπουδήποτε. Τα αρχεία και οι ρυθμίσεις σας παραμένουν συγχρονισμένα σε όλες τις συσκευές σας, προσφέροντας στην ομάδα σας ελευθερία και αξιοπιστία. Δώστε δυνατότητες στους ανθρώπους σας και απελευθερώστε το ταλέντο σας. Η δυνατότητα των εργαζομένων σε όλη την εταιρεία να χρησιμοποιούν τις κινητές συσκευές τους για άμεση και αποτελεσματική συνεργασία, μας βοηθά να αυξήσουμε την παραγωγικότητα των εργοστασίων και των εργαζομένων μας. Steve Hanna, Chief Information Officer, Kennametal Με το Office 365, όλοι μπορούν να επεξεργάζονται και να μοιράζονται τα αρχεία τους και να συνεργάζονται από την αγαπημένη τους συσκευή. Σε υπολογιστή γραφείου, τηλέφωνο ή tablet, το Office 365 σας προσφέρει όλα όσα χρειάζεστε με μια φυσική και γνώριμη εμπειρία. Μην αφήνετε να σας ξεφεύγει τίποτα κατά τη δημιουργία εγγράφων, την επεξεργασία τους και τη συνεργασία με άλλους σε πραγματικό χρόνο. Η ομάδα σας παραμένει συγχρονισμένη και θα φέρετε αποτελέσματα ταχύτερα από κάθε άλλη φορά. Θα ενθουσιαστείτε με τη δυνατότητα δημιουργίας άψογων εγγράφων, επαγγελματικών παρουσιάσεων και θα συλλέξετε πολύτιμες γνώσεις από τα δεδομένα σας και παράλληλη θα συνεργάζεστε με ευκολία. Το Office 365 είναι το γνώριμό σας Office, αλλά καλύτερο. Γνωριμία με το Office 365 9

6 ΠΡΩΤΑ ΒΗΜΑΤΑ και ημερολόγιο εν κινήσει Με το Office 365 η ομάδα σας παραμένει συνδεδεμένη, ακόμα και όταν βρίσκεται εκτός γραφείου, με πρόσβαση στα και τα ημερολόγια από οπουδήποτε. Συντονίστε συναντήσεις μακριά από το γραφείο, διαβάστε συγχρονισμένες επαφές, ελέγξτε λίστες εργασιών και χρησιμοποιήστε ευφυή εργαλεία διαχείρισης . Αυτή η εύκολη πρόσβαση από ουσιαστικά οποιαδήποτε συσκευή, σημαίνει ότι δεν χάνετε ποτέ την επαφή σας. Το τέλειο εργαλείο ομαδικής εργασίας, το Office 365 σας επιτρέπει να ελέγχετε ημερολόγια, να ανοίγετε επαφές και να διοργανώνετε συναντήσεις από οποιαδήποτε συσκευή. Μπορείτε να αποφύγετε τις δυσκολίες του προγραμματισμού με την εύκολη κοινή χρήση ημερολογίων και την προβολή της διαθεσιμότητας των συμμετεχόντων. Η ισχυρή διαχείριση προσφέρει μια πλούσια εμπειρία και τα εργαλεία που χρειάζεστε προκειμένου να διαχειριστείτε την πληθώρα των εισερχομένων και το γεμάτο ημερολόγιό σας, από οποιοδήποτε συσκευή. Βασιστείτε στο Outlook προκειμένου οι επαφές σας να παραμένουν συγχρονισμένες και ενημερωμένες σε όλες τις συσκευές σας. Ανοίξτε τις από το Skype για επιχειρήσεις με ένα άγγιγμα. Γνωριμία με το Office

7 ΠΡΩΤΑ ΒΗΜΑΤΑ Αποθήκευση, συγχρονισμός και κοινή χρήση των αρχείων σας Με το OneDrive για επιχειρήσεις ο συγχρονισμός είναι απλούστατος για όλους. Μοιραστείτε ένα έγγραφο, ελέγξτε την εργασία ενός συναδέλφου ή κάντε μια δημοσίευση στο Yammer προκειμένου να ξεκινήσετε συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Όταν υπάρχει συνεργασία με όλους, υπάρχει δυσκολία στην παρακολούθηση των αρχείων και ακόμα μεγαλύτερη δυσκολία στην εργασία μαζί τους εκτός γραφείου. Το OneDrive για επιχειρήσεις σας παρέχει ένα σημείο για όλα τα αρχεία με τα οποία εργάζεστε, έτσι ώστε να έχετε πρόσβαση σε αυτά οποιαδήποτε στιγμή, από οποιαδήποτε συσκευή και να μοιράζεστε την τελευταία έκδοση με τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας σας. Η χρήση του Office 365 ProPlus και του OneDrive για επιχειρήσεις προωθεί μια μορφή κινητικότητας και παραγωγικότητας που βρίσκεται έτη φωτός εμπρός από τα αρχεία του Office που βρίσκονται εγκλωβισμένα στον υπολογιστή του γραφείου σας. Αντίθετα, δημιουργούμε έγγραφα στους φορητούς υπολογιστές μας ή σε ipad ή smartphone και τα αποθηκεύουμε online έτσι ώστε να μπορούμε να μοιραστούμε εύκολα τις σημαντικές ιδέες μας. John Reynders, Chief Information Officer, Moderna Το Yammer σας επιτρέπει να ζητήσετε και να κάνετε σχόλια, κάνοντας ευκολότερη από ποτέ άλλοτε τη συνεργασία με σκοπό το τέλειο αποτέλεσμα. Η λειτουργία Modern Attachments σας απαλλάσσει από τα ζητήματα ελέγχου εκδόσεων. Αντί για την αποστολή αντιγράφων, όλοι έχουν πρόσβαση στο πρωτότυπο έγγραφο το οποίο είναι αποθηκευμένο στο OneDrive για επιχειρήσεις. Γνωριμία με το Office

8 ΠΡΩΤΑ ΒΗΜΑΤΑ Διοργανώστε πιο αποτελεσματικές συσκέψεις Πρέπει να αξιοποιήσουμε τη συνεργασία των κατάλληλων ανθρώπων για να φέρουμε αποτελέσματα, κάτι που δεν είναι πάντα απλό σε έναν κόσμο σε διαρκή κίνηση. Το Office 365 διευκολύνει τις online συναντήσεις και συνεργασίες από οπουδήποτε και σε πολλών ειδών συσκευές. Με το Skype για επιχειρήσεις είναι δυνατή η συμμετοχή ή έναρξη μιας συνάντησης με ένα και μοναδικό κλικ, ανεξάρτητα από την τοποθεσία που βρίσκονται οι συμμετέχοντες. Το βίντεο υψηλής ανάλυσης, η κοινή χρήση οθόνης και η καταγραφή σημειώσεων σε πραγματικό χρόνο δίνουν αξία στις συναντήσεις, παράγουν εφαρμόσιμα αποτελέσματα και αποφάσεις για την ομάδα σας. Φέρτε τις ομάδες, τους πελάτες και τους συνεργάτες κοντύτερα από κάθε άλλη φορά με το Skype για επιχειρήσεις. Η ισχυρή συνεργασία σε υψηλή ανάλυση μπορεί να προετοιμαστεί σε μόλις λίγα λεπτά. Εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να μοιράζεστε οθόνες, να βλέπετε παρουσιάσεις PowerPoint, να συνεργάζεστε σε λευκό πίνακα και να συνομιλείτε μέσω IM και όλα αυτά από την ίδια εφαρμογή. Ανεξάρτητα από τη συσκευή που χρησιμοποιείτε, το Skype για επιχειρήσεις σας επιτρέπει να ελέγχετε εύκολα τη διαθεσιμότητα μιας επαφής και να επικοινωνείτε άμεσα μαζί της με βίντεο, ήχο ή άμεσα μηνύματα. Οι σχεδιαστές μας μοιράζονται σχέδια με πελάτες και κάνουν εποικοδομητικές συζητήσεις μαζί τους με το Lync*. Δεν χρειάζεται να βρισκόμαστε στον ίδιο χώρο για να συνεργαζόμαστε στενά με πελάτες, κάτι που σημαίνει ότι ανταποκρινόμαστε πολύ ταχύτερα στις απαιτήσεις τους. Fred Patterson, Vice President of Product Engineering, Kennametal *Τώρα Skype για επιχειρήσεις Γνωριμία με το Office

9 ΠΡΩΤΑ ΒΗΜΑΤΑ Συνεργασία σε δίκτυο Η αλλαγή είναι η νέα σταθερότητα και ίσως είναι δύσκολο να ακολουθήσετε τους ρυθμούς της. Τι θα λέγατε όμως να μπορούσατε να συνδεθείτε σε όλα όσα έχουν σημασία για την εργασία σας; Να συνδεόσασταν με όλα τα έγγραφα, πρόσωπα και δραστηριότητες που έχουν σημασία; Με το Yammer, εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να ανταλλάσσετε ιδέες, να έχετε πρόσβαση στις τελευταίες πληροφορίες και να εντοπίζετε ευκαιρίες για ταχεία προσαρμογή και για την υλοποίηση των αλλαγών. Το Yammer παρέχει σε εσάς και τις ομάδες σας ένα κεντρικό σημείο για τη συγκέντρωση των ενημερώσεων, για να απαντάτε σε ερωτήματα και για την ανταλλαγή σχολίων. Ανακαλύψτε πράγματα που δεν θα βρίσκατε πουθενά αλλού: τους κατάλληλους ανθρώπους, έγγραφα και συζητήσεις που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε με τον καλύτερο τρόπο την εργασία σας. Εγκαταστήστε ή συνδεθείτε με ομάδες του Yammer για να σχηματίσετε εικονικές ομάδες συνεργατών προκειμένου να επιλύσετε ένα πρόβλημα, να υλοποιήσετε ένα έργο ή απλά για να μοιραστείτε τις ιδέες σας. Από τη στιγμή που περάσαμε στο Office 365, δεν ανησυχούμε πλέον για την τεχνολογία. Αντίθετα, έχουμε προσηλωθεί στην πραγμάτωση του οράματός μας, να επινοήσουμε έναν πρωτοποριακό τρόπο θεραπείας μιας σοβαρής ασθένειας και να κάνουμε τον κόσμο καλύτερο. John Reynders, Chief Information Officer, Moderna Το Yammer σας δίνει φωνή προκειμένου να μοιραστείτε τις γνώσεις και τις δεξιότητές σας με άλλους. Ξεκινήστε με το προφίλ σας στο Yammer. Ολοκληρώστε το προφίλ σας έτσι ώστε οι συνάδελφοι να ανακαλύψουν ποιοι είστε, με τι εργάζεστε και πώς μπορούν να συνεργαστούν μαζί σας. Γνωριμία με το Office

10 ΠΡΩΤΑ ΒΗΜΑΤΑ Ανακαλύψτε αυτά που χρειάζεστε Δεν θα ήταν θαυμάσιο να μπορούσατε να αναζητήσετε πληροφορίες στην εργασία με την ίδια ευκολία που το κάνετε στο Internet; Με το Delve, έχετε αυτή τη δυνατότητα. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε γρήγορα να βρείτε αυτό που χρειάζεστε σε ιστοσελίδες, αρχεία, συζητήσεις και πολλά άλλα. Τώρα μπορείτε να είστε πάντα συνδεδεμένοι και καλά πληροφορημένοι για τα ζητήματα επάνω στα εργάζεστε εσείς και οι συνάδελφοί σας. Αφήστε το Delve να φέρει γρήγορη στην επιφάνεια το περιεχόμενο που χρειάζεστε για την εργασία σας και για τα έργα στα οποία εργάζεστε. Τα αποτελέσματα του Delve είναι εξατομικευμένα στα μέτρα σας έτσι ώστε είναι ενδιαφέροντα, σε πραγματικό χρόνο και ενημερωμένα. Το εντυπωσιακό περιβάλλον εργασίας χρήστη σας βοηθά να εντοπίζετε γρήγορη το περιεχόμενο, τον τύπο του και το συντάκτη του και σας επιτρέπει να το επισημάνετε στους πίνακές σας, για εύκολη πρόσβαση στο μέλλον. Το Delve σας βοηθά να μάθετε περισσότερα για τους συναδέλφους, τους ρόλους τους και το περιεχόμενο που παράγουν. Συνδεθεί μαζί τους και προβάλλετε το περιεχόμενο που μοιράζονται μαζί σας ή με τις ομάδες στις οποίες ανήκετε. Γνωριμία με το Office

11 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΚΑΙ ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΙΣ Το Office 365 συμβάλλει ώστε να υπάρχει συγχρονισμός σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Γνωριμία με το Office

12 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΚΑΙ ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΙΣ Εντάξτε τους νέους εργαζομένους Διαθέστε τα σχετικά υλικά και συγκεντρώστε και επεξεργαστείτε τα αιτήματα των εργαζομένων ηλεκτρονικά από το onboarding site σας. Ο πρώτες ημέρες είναι πιεστικές, τόσο για τους νέους εργαζομένους όσο και για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Πολλές είναι οι πληροφορίες που πρέπει να μεταδοθούν από τους δεύτερους στους πρώτους. Από πού θα ξεκινήσετε; Με το Office 365, μπορείτε να παρέχετε εύκολα κρίσιμους πόρους onboarding όπως έγγραφα, παρουσιάσεις, ακόμα και βίντεο. Μπορείτε να διευκολύνετε τη σύνδεση των ανθρώπων με τους συναδέλφους ή τους μέντορές τους έτσι ώστε να κατανοήσουν την επιχείρηση και να γίνουν σύντομα παραγωγικοί. Αξιοποιήστε την αυτόματη δρομολόγηση εργασιών και χρησιμοποιήστε φόρμες που υπάρχουν ενσωματωμένες στο site σας για την ελαχιστοποίηση των τυπικών διαδικασιών και για να ολοκληρωθούν ταχύτερα οι εργασίες. Καλύτερες διεργασίες, λιγότερος χρόνος και ομαλότερο onboarding. Όταν κάποιος μου λέει ότι προσέλαβε 300 άτομα αυτό το μήνα, μπορώ να απαντήσω με σιγουριά "Κανένα πρόβλημα" επειδή μπορούμε να ολοκληρώσουμε τη διαδικασία μέσα σε μία ημέρα με το Office 365. Η ταχύτητα με την οποία μπορούμε να κάνουμε παραγωγικούς τους νέους εργαζομένους και συμβεβλημένους με την εταιρεία, είναι φανταστική. Vito Forte, Chief Information Officer, Fortescue Metals Group Δώστε στους νεοεισερχόμενους πρόσβαση σε εργαλεία τα οποία θα τους βοηθήσουν να αξιοποιήσουν τους πόρους που έχουν στη διάθεση τους. Χρησιμοποιήστε το Yammer για να συνδέσετε τους νέους εργαζομένους με τους κατάλληλους ανθρώπους για τη δική τους δουλειά και δώστε τους πρόσβαση σε πηγές πληροφοριών. Έτσι επιταχύνεται ο χρόνος έναρξης της παραγωγικότητας και μειώνεται το κόστος. Γνωριμία με το Office

13 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΚΑΙ ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΙΣ Φροντίστε να είναι όλοι ενημερωμένοι Η εταιρεία σας έχει μια μοναδική ιστορία, αλλά όπως όλες οι σπουδαίες ιστορίες, χρειάζεται τους ανθρώπους για να της δώσουν ζωή. Πώς μεταδίδετε στους εργαζομένους σας τον ενθουσιασμό για το όραμά σας; Πώς τους καλλιεργείτε τη διάθεση να μιλήσουν για ιδέες, ακόμα και για να συνομιλήσουν μεταξύ τους; Το Office 365 σας δίνει μια πλήρη σειρά εργαλείων που θα σας βοηθήσουν να μείνετε συντονισμένοι με τους ανθρώπους που συνεργάζεστε. Είναι ένα είδος κοινωνικού συνδετικού ιστού, χάρη στον οποίο οι εργαζόμενοί σας και το όραμά σας προοδεύουν μαζί. Οι "ανακοινώσεις" στο Yammer επιτρέπουν την ταχεία δημοσίευση και κοινοποίηση σημαντικών πληροφοριών σε ολόκληρο τον οργανισμό. Χρησιμοποιήστε το Yammer για να συνδέσετε τις ομάδες σας, να επιταχύνετε την επικοινωνία και να εξασφαλίσετε τη συναίνεση της επιχείρησης σε όλο το εύρος της. Το Yammer υποστηρίζει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων από τις ομάδες σας και φροντίζει ώστε να είναι είναι καλύτερα συντονισμένες. Οι κινητές εφαρμογές του Yammer εξασφαλίζουν τη μετάδοση σημαντικών ανακοινώσεων και πληροφοριών στους ανθρώπους που τις χρειάζονται, ανεξάρτητα από την τοποθεσία που βρίσκονται, Ακόμα, έχουμε τη δυνατότητα καλύτερης πληροφόρησης και διασφάλισης της συμμετοχής των εργαζομένων του εργοστασίου μας, για παράδειγμα με τη χρήση του Hub για τη μετάδοση βίντεο για τα νέα προϊόντα και τη διευκόλυνση της εκκίνησης συζητήσεων για αυτά στο Yammer. Και όταν διεξάγουμε διαδραστικές συναντήσεις, οι εργαζόμενοι του εργοστασίου μπορούν να έχουν πρόσβαση και να συμμετέχουν σε αυτές. Steve Hanna, Chief Information Officer, Kennametal Γνωριμία με το Office

14 ΕΡΕΥΝΑ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗ, ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ Το Office 365 συμβάλλει στη βελτίωση της παραγωγικότητας διεργασιών και ανθρώπων. Γνωριμία με το Office

15 Οργανώστε συζητήσεις και ΕΡΕΥΝΑ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗ, ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ενισχύστε τη συμμετοχή της κοινότητας με ομάδες και με την επιδοκιμασία των συναδέλφων που συμμετέχουν. Μοιραστείτε τις γνώσεις σας Με το Office 365, οι γνώσεις σας δεν περιορίζονται σε ανθρώπους του στενούς σας κύκλου. Μπορείτε να μοιραστείτε εύκολα αυτά που γνωρίζετε με όσους ανθρώπους θέλετε, είτε βρίσκονται στο τμήμα σας είτε σε άλλη χώρα. Μη σπαταλάτε λοιπόν τις καλές σας ιδέες, την πολύτιμη εμπειρία και τις εξειδικευμένες γνώσεις σας. Μπορείτε να αποτυπώσετε τις βέλτιστες πρακτικές στο ίδιο σημείο, να τις οργανώσετε με όποιο τρόπο θέλετε και να τις τελειοποιήσετε σε συνεργασία με τους συναδέλφους σας. Τώρα, οι άνθρωποι που ανήκουν στον οργανισμό σας μπορούν να ανακαλύψουν εύκολα τις γνώσεις σας. Και η κοινή χρήση λειτουργεί αμφίδρομα. Με την ίδια ευκολία, μπορείτε κι εσείς να ανακαλύψετε τις βέλτιστες πρακτικές άλλων ομάδων. Ποτέ δεν είχαμε ένα εξελιγμένο σύστημα το οποίο θα μπορούσε να παρακολουθεί τα γνωστικά πεδία των μηχανικών και των επιστημόνων τεχνολογίας υλικών αλλά και προηγούμενα έργα, σήμερα όμως με το Office 365, έχουμε τη δυνατότητα να καθιερώσουμε έναν ανοικτά διαθέσιμο πόρο διαχείρισης γνώσεων. Lorrie Paul Crum, Vice President of Corporate Relations, Kennametal, Δομήστε διαδραστικά site για να δώσετε στην ομάδα σας πρόσβαση στο περιεχόμενο και τις πληροφορίες που τους ενδιαφέρουν περισσότερο, όπως έγγραφα, λίστες, χρονοδιαγράμματα έργων, διαλόγους και πολλά άλλα. Το Office 365 παρέχει έναν ασφαλή και προσιτό από το σύνολο της εταιρείας προορισμό για την κοινή χρήση και την ανακάλυψη περιεχομένου σε βίντεο. Από το onboarding νέων εργαζομένων μέχρι την κοινοποίηση του μηνύματος της γενικής διεύθυνσης, το βίντεο είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να βοηθήσει στη διάδοση της γνώσης στις ομάδες σας. Γνωριμία με το Office

16 ΕΡΕΥΝΑ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗ, ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ Δώστε ώθηση στις διεργασίες της επιχείρησής σας Ευχηθήκατε ποτέ να μπορούσατε ποτέ να βελτιώσετε τις διεργασίες του οργανισμού σας και να βοηθήσετε τους ανθρώπους να εξοικονομήσουν χρόνο; Τώρα μπορείτε! Για παράδειγμα, η αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εγκρίσεων ή ελέγχων γίνεται εύκολα και σύντομα, με τις ενσωματωμένες ροές εργασίας. Εφόσον οι διεργασίες έχουν θεσπιστεί, μπορείτε να παρακολουθείτε πόσο καλά αποδίδουν για την ομάδα σας, το τμήμα σας αλλά και για ολόκληρο τον οργανισμό. Οποτεδήποτε χρειάζεται, μπορείτε να ρυθμίσετε με ακρίβεια τις διεργασίες σας ή να δημιουργήσετε αναφορές από αυτές. Δημιουργήστε γρήγορα λύσεις στο SharePoint χρησιμοποιώντας την Access για τη συλλογή σημαντικών πληροφοριών από όλες τις ομάδες σας. Με δυνατότητα πρόσβασης από πρόγραμμα περιήγησης και αποθήκευσής τους online, η αντιπαραβολή των δεδομένων σας γίνεται απλούστερη από κάθε άλλη φορά. Συνεργαστείτε με συναδέλφους για να βελτιστοποιήσετε τις δραστηριότητες και να αυτοματοποιήσετε τις διεργασίες του οργανισμού. Δημιουργήστε ροές εργασιών στο Visio χρησιμοποιώντας το ποντίκι, και όταν τελειώσετε, δημοσιεύστε τις απευθείας στο SharePoint. Εφόσον θεσπιστούν οι ροές εργασιών σας, είναι απλή η παρακολούθηση των ενεργών διεργασιών. Όταν ένας χρήστης ενεργοποιήσει μια εργασία, η διαδικασία γίνεται αυτόματα και η πρόοδος της γίνεται ξεκάθαρα εμφανής. Γνωριμία με το Office

17 ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ Το Office 365 σας βοηθά να προσφέρετε πιο ενδιαφέρουσα και αποτελεσματική εμπειρία στον πελάτη. Γνωριμία με το Office

18 ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ Κάντε μια σπουδαία πρώτη εντύπωση Οι πρώτες εντυπώσεις είναι σημαντικές. Γι' αυτό το Office 365 σας παρέχει τη δύναμη της σχεδίασης και δημιουργίας περιεχομένου επαγγελματικής ποιότητας με τα Word και PowerPoint, αλλά και με το γνώριμο τρόπο και την ευχρηστία που περιμένετε. Η κοινή χρήση της εργασίας σας γίνεται ευκολότερα από κάθε άλλη φορά. Μπορείτε να προσκαλέσετε άμεσα ένα συνάδελφο να δει το έγγραφο στο οποίο εργάζεστε, ακόμα και να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο. Η νέα, πιο ξεκάθαρη προβολή σχολίων στα Word και PowerPoint διευκολύνει την ανάγνωση και δημοσίευση σχολίων. Ακόμα, υπάρχει ενσωματωμένη η δυνατότητα διαχείρισης εκδόσεων έτσι ώστε να μην ανησυχείτε για την παρακολούθηση της έκδοσης του εγγράφου σας που είναι η σωστότερη. Απλά προσηλωθείτε στο περιεχόμενό σας και αφήστε το Office 365 να κάνει τα υπόλοιπα. Η ομαδική εργασία για να κερδίσετε ένα νέο πελάτη ή να εντυπωσιάσετε έναν από τους υπάρχοντες γίνεται απλούστερη από κάθε άλλη φορά. Η σύνταξη από κοινού απελευθερώνει τη δύναμη της συνεργασίας και φροντίζει ώστε να ανταποκρίνεστε και στις πλέον πιεστικές προθεσμίες Παρουσιάστε από την αγαπημένη σας συσκευή με απόλυτο έλεγχο και με όλες τις δυνατότητες της γνώριμης έκδοσης για υπολογιστή, με σημειώσεις για τον ομιλητή, χρόνους, δείκτες κλπ. Το OneDrive για επιχειρήσεις φροντίζει ώστε να έχετε πάντα τη σωστή έκδοση της παρουσίασης και να μπορείτε να συνεργάζεστε με την ομάδα σας για τον έλεγχο και την τελική επεξεργασία, ακόμα και μόλις πριν τη στιγμή της παρουσίασης. Γνωριμία με το Office

19 ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ Προσελκύστε το κοινό σας online Το Yammer σας επιτρέπει να συνδεθείτε με όσους βρίσκονται εντός και εκτός του δικτύου σας, με τη σιγουριά ότι διατηρείτε τον έλεγχο ευαίσθητων πληροφοριών. Με το Office 365, η συνεργασία με τους πελάτες και τους συνεργάτες σας γίνεται αποτελεσματικότερη από κάθε άλλη φορά. Χρησιμοποιώντας το Yammer, μπορείτε να συμμετάσχετε σε συζητήσεις για όσα μετρούν πραγματικά, να λαμβάνετε διαρκώς σχόλια και να καλλιεργείτε τις σχέσεις σας με εσωτερικούς και εξωτερικούς ενδιαφερόμενους. Ποτέ δεν ήταν ευκολότερος ο συγχρονισμός σας με τους ανθρώπους που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία για την επιχείρησή σας. Δημιουργήστε online κοινότητες με το Yammer και απολαύστε συνδιαλλαγές σε πραγματικό χρόνο με πελάτες, συνεργάτες ή χρήστες. Δείτε το ζωντανά στη διεύθυνση aka.ms/office365network/ DrivingAdoption Γνωριμία με το Office

20 ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΜΑΡΚΕΤΙΝΓΚ Συντονίστε τις ομάδες σας Συμφωνίες κλείνουν ή χάνονται ανάλογα με το πόσο συντονισμένε μεταξύ τους είναι οι ομάδες μάρκετινγκ και πωλήσεων. Τόσο σπουδαία είναι η σαφής επικοινωνία. Το Office 365 δίνε στους ανθρώπους ένα καλύτερο τρόπο να μένουν συγχρονισμένοι, επιτρέποντάς σας να παρακάμπτετε τα περιττά και προσωπικές συναντήσεις, φέρνοντάς σας σε απευθείας επαφή με ομάδες σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Το Skype για επιχειρήσεις διευκολύνει αφάνταστα τη συνεργασία των κατάλληλων ανθρώπων και την κοινή χρήση και συνέργεια μεταξύ τους, ανεξάρτητα από την τοποθεσία που βρίσκεται ο καθένας. Στην Ignite Social Media, οι συνεδρίες ανταλλαγής ιδεών με τη συμμετοχή πολλών γραφείων είναι ο κινητήριος μοχλός της επιχείρησής μας. Χρησιμοποιούμε το Office 365 για διαδραστικές διασκέψεις web με λειτουργία πίνακα κοινή χρήση ώστε να μπορούν να συμμετάσχουν όλοι, σαν να ήμασταν στην ίδια αίθουσα. Μέσα σε 11 χρόνια εργασίας εξ αποστάσεως, δεν έχω ξαναδεί τέτοιο εργαλείο! Jim Tobin, Πρόεδρος, Ignite Social Media Το Skype για επιχειρήσεις σας παρέχει τα εργαλεία για να εργαστείτε ως ομάδα. Μεγιστοποιήστε την παραγωγικότητα με βίντεο HD, άμεσα μηνύματα, κοινή χρήση οθόνης, συνεργατικούς πίνακες σημειώσεων και πολλά ακόμα. Μοιραστείτε οθόνες με το κλικ του ποντικιού, είτε για να επιτρέψετε στους συναδέλφους σας να συμβάλλουν στη συγγραφή της εργασίας σας ή για να κάνετε μια σημαντική παρουσίαση. Το Skype για επιχειρήσεις σας επιτρέπει να δημιουργήσετε online συναντήσεις στη στιγμή, φέρνοντας αμέσως κοντά τους ανθρώπους που χρειάζονται για να φέρετε αποτελέσματα. Γνωριμία με το Office

21 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ Το Office 365 διευκολύνει τους αριθμητικούς υπολογισμούς σε συνεργασία με άλλα άτομα. Γνωριμία με το Office

22 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ Κάντε τους υπολογισμούς μαζί με τους συνεργάτες σας Οι αριθμητικοί υπολογισμοί δεν χρειάζεται να είναι σύνθετοι. Το Excel σας επιτρέπει να συλλέγετε μεγάλο όγκο πληροφοριών από διαφορετικά άτομα και τμήματα στο ίδιο φύλλο εργασίας. Και το καλύτερο είναι ότι μπορείτε να εργάζεστε με περισσότερα από ένα άτομα, ακόμα και με ολόκληρη την ομάδα σας, ταυτόχρονα και στο ίδιο φύλλο εργασίας. Η συνεργασία δεν διευκολύνει απλώς τη ζωή, συμβάλλει και στην αύξηση της παραγωγικότητας και μπορεί να γεννήσει καινούργιες ιδέες, τις οποίες μπορείτε να μοιραστείτε εύκολα με οποιονδήποτε στον οργανισμό σας. Στο παρελθόν, ο προϊστάμενος του οικονομικού τμήματός μας θα έπρεπε να κάνει εξαγωγή των δεδομένων, να τα στείλει στο τμήμα πληροφορικής και να περιμένει εβδομάδες για να παραλάβει την εξατομικευμένη του αναφορά. Allan Villegas, Chief Financial Officer, WASH Multifamily Laundry Systems Εργαστείτε μαζί με τους συναδέλφους σας σε πραγματικό χρόνο για να επιμερίσετε την εργασία και για να συνδυάσετε ιδέες. Δείτε τις αλλαγές την ώρα που εφαρμόζονται και προσθέστε σχόλια για να συζητήσετε τις αλλαγές σας. Αξιοποιήστε τη δύναμη του Excel για να ενισχύσετε τη διαφάνεια και να γεννήσετε νέες ιδέες. Οι χρήσιμες δυνατότητες όπως η μορφοποίηση υπό όρους, παρέχουν ισχυρά οπτικά ερεθίσματα και τονίζουν τους τομείς που πρέπει να προσεχθούν. Το Office 365 σας απαλλάσσει από τις δυσκολίες του συνδυασμού των τροποποιήσεων όλων όσων συμμετέχουν και από τον πονοκέφαλο του ελέγχου των εκδόσεων. Εργαστείτε με τη σιγουριά ότι οι πληροφορίες είναι οι πλέον πρόσφατες. Γνωριμία με το Office

23 Διαμορφώστε γρήγορα ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ Λάβετε τεκμηριωμένες αποφάσεις Η λήψη σωστών αποφάσεων δεν είναι μόνο θέμα καλής κρίσης ή εμπειρίας. Έχει να κάνει και με τη συγκέντρωση και κατανόηση των δεδομένων. Το Power Pivot σας επιτρέπει να μετασχηματίσετε το Excel σε παντοδύναμο υπολογιστικό εργαλείο, το οποίο μπορεί να συνδυάσει τεράστιες ποσότητες δεδομένων από πολλές πηγές και να δομήσει σχέσεις μεταξύ τους. Όμως μόνο τα δεδομένα δεν επαρκούν. Θα πρέπει να εκφραστούν με σαφήνεια για να εμπνέουν τους ανθρώπους. Το Power View σας επιτρέπει να απεικονίσετε και να παρουσιάζετε δεδομένα με συναρπαστικούς τρόπους αλλά και να τα μοιράζεστε με άλλους. Τώρα, όλοι μπορούν να ερευνούν με ευκολία τα δεδομένα, προκειμένου να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις και να ανακαλύπτουν. εντυπωσιακούς πίνακες ελέγχου με το Power View, έτσι ώστε να μπορείτε να απεικονίσετε και να μοιραστείτε τις ιδέες σας. Το Office 365 προσφέρει στους χρήστες πρόσβαση σε νέα εργαλεία όπως το Power Map, για να δημιουργήσετε γεωγραφικά και χρονολογικά δεδομένα και να τα χρησιμοποιήσετε με διαδραστικό τρόπο. Η ομορφιά του Power BI βρίσκεται στο ότι οι εργαζόμενοι δημιουργούν οι ίδιοι αναφορές χωρίς να απασχολούν το προσωπικό του τμήματος πληροφορικής. Ακόμα, μπορούν να μοιράζονται αυτές τις αναφορές με τους συναδέλφους τους. Αυτή η δυνατότητα πολλαπλασιάζει τη δύναμή μας. Allan Villegas, Chief Financial Officer, WASH Multifamily Laundry Systems Γνωριμία με το Office

24 ΝΟΜΙΚΑ Το Office 365 μπορεί να σας βοηθήσει να λειτουργείτε σε συμμόρφωση με τη νομοθεσία και τους κανονισμούς. Γνωριμία με το Office

25 ΝΟΜΙΚΑ Συμβάλλετε στην Το SharePoint σας επιτρέπει να συνδέετε αρχεία, πρότυπα και τα συναφή τους μεταδεδομένα έτσι ώστε το σωστό πρότυπο για την κάθε εργασία να χρησιμοποιείται από όλους. κάλυψη των απαιτήσεων νομιμότητας Η απόπειρα κατανόησης όλων των κανόνων, νόμων και κανονισμών που πρέπει να τηρείτε είναι ιδιαίτερα δύσκολη εάν δεν διαμορφώσετε εκ των υστέρων την υποδομή πληροφορικής σας έτσι ώστε να συμμορφώνεται με αυτούς. Με το Office 365 δεν θα έχετε τέτοια προβλήματα επειδή έχει δημιουργώντας έτσι ώστε να διευκολύνει και να απλουστεύει τη διασφάλιση της νομιμότητας. Και μάλιστα μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πολλές από τις διαδικασίες διαχείρισης, προστασίας και διατήρησης των κρίσιμων δεδομένων, ακόμα και να δημιουργήσετε χρονοδιαγράμματα διατήρησης προκειμένου να διαχειρίζεστε το σύνολο του κύκλου ζωής των ψηφιακών πόρων του οργανισμού σας. Εάν τυχόν χρειαστεί να ανταποκριθείτε άμεσα σε νομικές διαδικασίες ή ελέγχους νομιμότητας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύστημα ediscovery που θα σας βοηθήσει να βρείτε αμέσως μόνοι σας αυτά που χρειάζεστε χωρίς να καταφύγετε στο τμήμα πληροφορικής. Ο ορισμός των υποχρεωτικών πεδίων είναι απλός και σας εξασφαλίζει τη συλλογή συνεπών μεταδεδομένων, τα οποία θα προσδιορίζουν τι θα συμβεί στο έγγραφο στη συνέχεια. Η Data Loss Prevention (DLP) βοηθά τους θεματοφύλακες της κάθε πολιτικής να κάνουν πράξη τις σημαντικές πολιτικές της επιχείρησης. Οι χρήστες ενημερώνονται για τους πιθανούς κινδύνους πριν από την κοινή χρήση ευαίσθητων πληροφοριών (π.χ. στοιχεία πιστωτικής κάρτας) και οι έξυπνοι κανόνες του συστήματος εξασφαλίζουν τη συνέπεια στην εφαρμογή. Γνωριμία με το Office

26 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Το Office 365 συμβάλλει στον ιδανικό συνδυασμό των αναγκών του τμήματος πληροφορικής και εκείνων της επιχείρησης. Γνωριμία με το Office

27 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Δώστε τη σωστή υποστήριξη Το Office 365 μπορεί να σας βοηθήσει να μεταφέρετε την υποστήριξη πληροφορικής σας πολύ πέρα από τη τηλέφωνο. Φανταστείτε το ως ένα εικονικό γραφείο βοήθειας. Ένα σημείο πλήρους εξυπηρέτησης με δυνατότητες επικοινωνίας με το τμήμα πληροφορικής, αναζήτησης σε μια κοινόχρηστη βάση γνώσεων και υποβολής δελτίων υποστήριξης. Το αποτέλεσμα; Ταχύτερες απαντήσεις σε συνήθη προβλήματα, καλύτερη συντήρηση συστήματος με τακτικούς ελέγχους υγείας και ταχύτερες και πιο ουσιαστικές συζητήσεις ανάμεσα στο προσωπικό και το τμήμα πληροφορικής. Χωρίς να χρειαστεί ποτέ να σας βάλουν σε αναμονή. Σωστή υποστήριξη σημαίνει επίσης ότι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για αναβαθμίσεις. Με το Office 365 έχετε πάντα την τελευταία ενημερωμένη έκδοση. Και ακόμα, έχετε την ησυχία σας γνωρίζοντας ότι οι υπηρεσίες σας είναι διαθέσιμες με εγγυημένο χρόνο διαθεσιμότητας σε επίπεδο 99,9 τοις εκατό. Δημιουργήστε ισχυρές διαδικτυακές πύλες αυτοεξυπηρέτησης προκειμένου να διευκολύνουν τους χρήστες σας να έχουν ταχεία πρόσβαση σε εργαλεία, πληροφορίες, αναβαθμίσεις λογισμικού και να υποστηρίξουν την ανάγκη να εργάζονται παραγωγικά. Οι ομάδες του Yammer επιτρέπουν την αμφίδρομη επικοινωνία με τους χρήστες, είτε βρίσκονται στο γραφείο ή εργάζονται εκτός αυτού. Οι επείγουσες ειδοποιήσεις μπορούν να δημοσιεύονται ακόμα και εάν βασικές υπηρεσίες έχουν διακοπεί. Μείνετε συντονισμένοι με τον παλμό της επιχείρησης και λάβετε προληπτικά μέτρα για να αντιμετωπίσετε τα προβλήματα προτού καν εμφανιστούν. Γνωριμία με το Office

28 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Ενισχύστε τους ανθρώπους Δώστε στους χρήστες την ευελιξία να δημιουργήσουν τα δικά τους site, διατηρώντας ταυτόχρονα το σωστό επίπεδο ελέγχου. και κρατήστε τον έλεγχο των συστημάτων πληροφορικής Το δίλημμα είναι συνηθισμένο: Πώς επιτυγχάνεται ο ιδανικός συνδυασμός ανάμεσα στις ανάγκες του τμήματος πληροφορικής και τις ανάγκες των χρηστών; Το τμήμα πληροφορικής απαιτεί τον κεντρικό έλεγχο της προστασίας και της νομιμότητας για την καλύτερη διαχείριση των κινδύνων. Οι άνθρωποι χρειάζονται περισσότερη ευελιξία για να αποδώσουν με τον καλύτερο τρόπο. Ποια είναι λοιπόν η λύση; Το Office 365 εμπνέει το σύγχρονο περιβάλλον εργασίας και παρέχει ένα δίχτυ ασφαλείας έτσι ώστε τα site, το περιεχόμενο και τα τους να είναι όσο το δυνατόν πιο ασφαλή και να συμμορφώνονται με τους ελέγχους, τις άδειες και τις πολιτικές του τμήματος πληροφορικής. Ανεξάρτητα από το σημείο που εργάζεστε, έχετε σίγουρα την προστασία που χρειάζεται η επιχείρησή σας. Ο διαχειριστής του Exchange επιτρέπει τον καθορισμό μέτρων με το Data Loss Prevention (DLP) και την κεντρική διαχείριση αυτών. Αντί να λέμε όχι σε ο,τιδήποτε προέρχεται από το τμήμα πληροφορικής, έχουμε τη δυνατότητα να πούμε υπεύθυνα ναι. Με τη χρήση του Office 365 έχουμε δώσει μια πλειάδα δυνατοτήτων στους εργαζομένους μας. Steve Hanna, Chief Information Officer, Kennametal Γνωριμία με το Office

29 Επισκεφθείτε το fasttrack.office.com fasttrack.office.com Ακολουθήστε τα τελευταία νέα για το Office 365 blogs.office.com Λάβετε μέρος στη συζήτηση στο Yammer aka.ms/office365network/drivingadoption 57

30 ΑΠΟ ΠΟΥ ΘΑ ΞΕΚΙΝΗΣΩ ΛΟΙΠΟΝ; Ο οδηγός χρήσης του Office 365 ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΣΗΣ Για το επιτυχές λανσάρισμα του Office 365, πρέπει να εστιάσετε στην ενίσχυση της χρήσης και να εξασφαλίσετε ότι τα πλεονεκτήματα από την εργασία με αυτόν τον νέο τρόπο έχουν γίνει κατανοητά από όλους. Έχουμε εντοπίσει τα τέσσερα βασικά βήματα προς την επιτυχία: Καθορισμός οράματος και προσδιορισμός οργανωτικών σεναρίων Καθορισμός προτεραιοτήτων λύσεων και δημιουργία πλάνου χρήσης Δέσμευση πόρων και εκτέλεση Πλάνου χρήσης 4 Υπολογισμός, κοινοποίηση επιτυχίας και επανάληψη Ο Οδηγός χρήσης είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για όλους όσους προγραμματίζουν το λανσάρισμα του Office 365. Επισκεφθείτε το fasttrack.office.com για να αποκτήσετε σήμερα ένα αντίγραφο fasttrack.office.com/adoption 2016 Microsoft Corporation. Με επιφύλαξη κάθε νόμιμου δικαιώματος. Το παρόν έγγραφο παρέχεται "ως έχει". Οι πληροφορίες και οι απόψεις που εκφράζονται σε αυτό το έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων των URL και άλλων αναφορών σε ιστοσελίδες, ενδέχεται να αλλάξουν χωρίς προειδοποίηση. Αναλαμβάνετε τον κίνδυνο από τη χρήση του. Το παρόν έγγραφο δεν σάς παρέχει τυχόν νομικά δικαιώματα σε οποιαδήποτε πνευματική ιδιοκτησία σε οποιοδήποτε προϊόν της Microsoft. Μπορείτε να αντιγράψετε και να χρησιμοποιήσετε το παρόν έγγραφο για τη δική σας, εσωτερική πληροφόρηση. Μπορείτε να τροποποιήσετε το παρόν έγγραφο για τη δική σας, εσωτερική πληροφόρηση. Γνωριμία με το Office

31 fasttrack.office.com success.office.com