ιαχείριση Τεχνικών Έργων

Transcript

1 ιαχείριση Τεχνικών Έργων 5 Ο Μ Α Θ Η Μ Α Κ Α Θ Ο Ρ Ι Σ Μ Ο Σ Α Ν Α Γ Κ Ω Ν Κ Α Ι Ο Ρ Γ Α Ν Ω Σ Η Ε Ρ Γ Α Σ Ι Α Σ Κ Α Τ Α Σ Κ Ε Υ Η Σ Ρ Λ Ε Ω Ν Ι Α Σ Α Ν Θ Ο Π Ο Υ Λ Ο Σ, Ε Π Ι Κ Ο Υ Ρ Ο Σ Κ Α Θ Η Γ Η Τ Η Σ Τ Μ Η Μ Α Ι Ο Ι Κ Η Σ Η Σ Κ Α Ι Ι Α Χ Ε Ι Ρ Ι Σ Η Σ Ε Ρ Γ Ω Ν Τ Ε Ι Λ Α Ρ Ι Σ Α Σ

2 Καθορισµός των αναγκών της κατασκευής Προσδιορίζονται οι ανάγκες σε: Προσωπικό: κατηγορίες και είδος Υπεργολαβίες: είδη Άλλες υπηρεσίες: τεχνικές, νοµικές, χρηµατοοικονοµικές κλπ. Μηχανήµατα: είδος και αριθµός Υλικά: είδος και ποσότητα Στον προσδιορισµό συνεισφέρει: ο χρονικός προγραµµατισµός Από τον προσδιορισµό των αναγκών: γνωρίζουµε την κατάσταση του έργου σε κάθε χρονική µονάδα της κατασκευής

3 Χρηµατοδότηση Τις ανάγκες της χρηµατοδότησης καλύπτει: Η εργολαβική επιχείρηση από: προκαταβολές και πληρωµές του κυρίου του έργου, καθώς και από δικά της κεφάλαια (ίδια ή µε δανειοδότηση) Η ανεπαρκής χρηµατοδότηση δηµιουργεί δυσκολίες και οικονοµικές αποτυχίες των τεχνικών έργων: η εργοληπτική επιχείρηση είτε δεν χρησιµοποιεί το σύνολο του δυναµικού της (οδηγεί τον κύκλο εργασιών της στα όρια) είτε χρησιµοποιεί το σύνολο του δυναµικού της (µετατρέποντας τα κέρδη σε ζηµιές εξαιτίας του υψηλού κόστους (π.χ. επιτόκια δανεισµού)) Σε κάθε εργοτάξιο προγραµµατίζονται οι εισπράξεις: Προβλεπόµενες: βάσει του προγραµµατισµού του έργου Πραγµατοποιούµενες: αυξοµείωσης τζίρου (ευθύνεται ο κατασκευαστής) και καθυστερήσεις πληρωµών (ευθύνεται ο κύριος του έργου) Σε κάθε εργοτάξιο προγραµµατίζονται οι πληρωµές: Προβλεπόµενες: επακριβώς καθοριζόµενες (γραµµάτεια, τόκοι δανείων κλπ.), εύκολα προγραµµατιζόµενες (π.χ. πληρωµές προσωπικού, µισθώµατα µηχανηµάτων, αγορές υλικών) και προβλέψιµες βάσει εµπειρίας (π.χ. γενικά έξοδα εργοταξίου κλπ.) Πραγµατοποιούµενες: καταγράφονται στο λογιστήριο του εργοταξίου (εισπράξεις, πληρωµές, ταµειακό υπόλοιπο).

4 Χρηµατοδότηση ιάγραµµα προγραµµατισµένων δαπανών αναµενόµενων εισπράξεων: κόστος Αναµενόµενο κέρδος Ανάγκες χρηµατοδότησης Προγραµµατισµένες δαπάνες Μέγιστη ανάγκη χρηµατοδότησης Ι Αναµενόµενες εισπράξεις ΙΑΝ ΦΕΒ ΜΑΡ ΑΠΡ ΜΑΙ ΙΟΥΝ ΙΟΥΛ ΑΥΓ ΣΕΠΤ ΟΚΤ ΝΟΕ ΕΚ χρόνος

5 Χρηµατοδότηση Επεξήγηση χρονοδιαγράµµατος: Το διάγραµµα είναι ενδεικτικό εν έχει προβλέψει προκαταβολές Θεωρεί ότι οι πληρωµές γίνονται κατόπιν της πιστοποίησης των εργασιών Στο σηµείο Ι πραγµατοποιείται η ισοστάθµιση πληρωµών-εισπράξεων Το σηµείο Ι (βάσει στατιστικών) βρίσκεται περίπου στα 2/3 του χρόνου της κατασκευής Ανάλογο είναι και το διάγραµµα πραγµατοποιούµενων πληρωµών - εισπράξεων

6 Θέµατα οργάνωσης και προσωπικού Οργανωτικά σχήµατα: Οργάνωση κατά έργο: κάθε τµήµα του έργου είναι η µικρογραφία µιας επιχείρησης Αποκέντρωση αποφάσεων, υπευθυνότητα των απασχολούµενων αλλά και πιθανή σπατάλη ή υποαπασχόληση ανθρώπινων πόρων Οργάνωση κατά λειτουργία: το προσωπικό οµαδοποιείται σύµφωνα µε δεξιότητες σε τοµείς, οι οποίοι απασχολούνται µε όλα τα έργα Αυξηµένη παραγωγικότητα για όµοια προϊόντα, αλλά και αποσπασµατική αντιµετώπιση του έργου (µειωµένη αίσθηση ευθύνης, δυσκολία προσαρµογής του προσωπικού κλπ.) Οργάνωση κατά πίνακα: συνδυασµός των προηγούµενων σχηµάτων. Οι υπάλληλοι οργανώνονται κατά λειτουργία, ενώ αποσπώνται σε έργα κατά ειδικότητα δηµιουργώντας σχήµατα έργου. Καλύτερη αξιοποίηση των πόρων, αλλά και σύγχυση αρµοδιοτήτων µεταξύ υπευθύνων τµηµάτων και υπευθύνων έργων. Οργανόγραµµα: διαγράµµατα που καθορίζουν: Το επίπεδο ιεραρχίας και τη στελέχωση θέσεων Σαφή περιγραφή των θέσεων εργασίας µε προσδιορισµό καθηκόντων και αρµοδιοτήτων Τις διαδικασίες για την εκτέλεση των εργασιών (π.χ. ροή πληροφορίας)

7 Θέµατα οργάνωσης και προσωπικού Οργάνωση έδρας τεχνικής επιχείρησης: Γενική διεύθυνση: σχεδιάζει µακροχρόνια την επιχείρηση, διαθέτει γραµµατεία και συνεργάζεται µε τους διευθυντές των επιµέρους διευθύνσεων. ιεύθυνση κατασκευών: παρέχει τεχνικές συµβουλές στα εργοτάξια και εισάγει νέες τεχνικές κατασκευής. Πιθανή διεύθυνση ανά χώρα. ιεύθυνση µηχανικού εξοπλισµού: είναι υπεύθυνη για την προµήθεια ή µίσθωση, στέγαση, συντήρηση, επάνδρωση, εξασφάλιση ανταλλακτικών και εκποίηση µηχανηµάτων έργου. ιεύθυνση προσφορών και σχέσεων: παρακολουθεί την προκήρυξη νέων έργων, προκοστολογεί, συντάσσει και υποβάλει προσφορές και παρακολουθεί την πορεία των διαγωνισµών, ενώ αναπτύσσει δηµόσιες σχέσεις µε φορείς προµήθειας έργων. ιεύθυνση οικονοµικών: φροντίζει για την τήρηση των λογιστικών βιβλίων βάσει της ισχύουσας νοµοθεσίας, την παρακολούθηση ταµειακής ρευστότητας, την εξασφάλιση χρηµατοροών (π.χ. από τράπεζες), τη σύνταξη του προϋπολογισµού της επιχείρησης, ελέγχει τα εργοτάξια. ιεύθυνση προσωπικού και διοικητικής µέριµνας: αρµόδια για τη στελέχωση, εκπαίδευση, κατανοµή του προσωπικού σε εργοτάξια, µετακίνηση προσωπικού κλπ., αλλά και για την συντήρηση των γραφείων και την επάρκειά τους µε εξοπλισµό λειτουργίας (π.χ. γραφική ύλη). ιεύθυνση προµηθειών: αρµόδια για την εκτέλεση παραγγελιών υλικών από εργοτάξια, τη µεταφορά και τη στέγασή τους σε αποθήκες. ιεύθυνση επιχειρησιακής ανάλυσης: υπεύθυνη για τη σωστή οργάνωση και την παρακολούθηση της ορθής λειτουργίας της επιχείρησης, µε την κατάρτιση οργανογραµµάτων και σχηµάτων διαδικασιών, την ανάπτυξη οραµάτων και προοπτικών, την ενσωµάτωση και τη χρήση πληροφορικής, την υποστήριξη των έργων κλπ.

8 Θέµατα οργάνωσης και προσωπικού Καταµερισµός εργασίας σε εργοτάξιο: Τεχνικός τοµέας: αποτελείται από τα τµήµατα συνεργείου µηχανικού εξοπλισµού, παραγωγής υλικών, επιµετρήσεων (λογαριασµοί, συγκριτικοί πίνακες, νέες τιµές κλπ.), µελετών (τροποποιήσεις µελέτης, σύνταξη κατασκευαστικών σχεδίων κλπ.) και κατασκευών (συνεργεία εργασιών κατασκευής). Οικονοµικός τοµέας: περιλαµβάνει το λογιστήριο (τήρηση λογαριασµών εργοταξίου, καταστάσεων αµοιβών προσωπικού, δαπανών προµήθειας και συντήρησης εξοπλισµού κλπ.), το ταµείο (πραγµατοποίηση πληρωµών και εισπράξεων) και τις προµήθειες (συγκέντρωση των αναγκών του εργοταξίου, την προµήθεια και τη διάθεσή τους). ιοικητικός τοµέας: ασχολείται µε τις προσλήψεις, την αλληλογραφία µε τον κύριο του έργου και µε την τήρηση του αρχείου του έργου. Οργάνωση εργασίας στο εργοτάξιο: Τεχνικός και οικονοµολόγος: διευθυντές των αντίστοιχων τοµέων Εργοδηγός: επίβλεψη υπεργολάβων Αρχιτεχνίτης: διευθύνει το συνεργείο συντήρησης εξοπλισµού Υπεργοδηγός: επιβλέπει 2-3 εργάτες Αρµοδιότητες στελέχους: οργάνωση και προγραµµατισµός εργασιών, παρακολούθηση της εφαρµογής του προγραµµατισµού, συντονισµός του προσωπικού και των υπεργολάβων.

9 Ορισµός συστήµατος ελέγχου: Ο µηχανισµός που υποστηρίζει τη συστηµατική παρακολούθηση και την αποφυγή αποκλίσεων του έργου από τις προδιαγραφές του (συµβατικές υποχρεώσεις και ποιοτικά χαρακτηριστικά του έργου). Έλεγχος ποιότητας τεχνικού έργου: Ορισµός ποιότητας: το σύνολο των χαρακτηριστικών που του αποδίδουν την ικανότητα να ικανοποιεί καθορισµένες ανάγκες. Οργανισµοί: Ευρωπαϊκός Οργανισµός Τυποποίησης (CEN), ο Ελληνικός Οργανισµός Τυποποίησης (ΕΛΟΤ) κλπ. Οδηγία Ε.Ε. περί προϋποθέσεων κατασκευών: µηχανική αντοχή, σταθερότητα, πυρασφάλεια, υγιεινή, περιβαλλοντική προστασία, ασφάλεια χρήσης, µονώσεις, εξοικονόµηση ενέργειας, ενώ απαριθµεί τους τρόπους σύστασης των προδιαγραφών, τις διαδικασίες και τα όργανα ελέγχου. Ολοκληρωµένο σύστηµα ποιότητας: Εγχειρίδιο ποιότητας: πολιτική ποιότητας, οργανόγραµµα µε αντιστοίχιση και περιγραφή καθηκόντων ιαδικασίες ποιότητας: ενέργειες των τµηµάτων και των στελεχών σχετικά µε την ποιότητα Οδηγίες εργασίας: περιγραφές της εκτέλεσης διαφόρων εργασιών Αρχεία ποιότητας: αποτελέσµατα της εφαρµογής των διαδικασιών

10 Η διασφάλιση της ποιότητας ενός τεχνικού έργου είναι διαρκής διαδικασία: Κατά τον ορισµό του κυρίου του έργου αφορά: Στην αξιοπιστία, στην ασφάλεια, στην αντοχή, στη λειτουργικότητα και στην αισθητική του έργου. Κατά την ολοκληρωµένη µελέτη του έργου επηρεάζεται: Από τις προδιαγραφές του κυρίου του έργου Από τις ικανότητες του µελετητή Από τη νοµοθεσία και Από την αρτιότητα της σύµβασης διεξαγωγής της µελέτης Ολοκληρώνεται µε την κατασκευή (σε συνάρτηση µε τη µελέτη) και επηρεάζεται από: Τις ικανότητες του κατασκευαστή Τη σχετική νοµοθεσία Τη σύµβαση εργολαβίας όπου προσδιορίζονται οι διαδικασίες εξασφάλισης ποιότητας (π.χ. επιλογή υλικών, έλεγχοι και δοκιµές, διαδικασίες παραλαβής κλπ.) Την επίβλεψη στην πράξη Παράγοντες αστοχίας της ποιότητας του τεχνικού έργου: Ανεπάρκειες στο σχεδιασµό και τη µελέτη Κακή διοίκηση και επίβλεψη Ασάφειες στη σύµβαση υσκολίες στη χρηµατοδότηση

11 Πρόγραµµα Ποιότητας Έργου (ΠΠΕ): Συντάσσεται από τον ανάδοχο της κατασκευής. Υποβάλλεται εντός 2 µηνών από την υπογραφή της σύµβασης. Ενδεικτικό περιεχόµενο: Τµήµα Ι: Εισαγωγή (αντικείµενο, πολιτική ποιότητας, δοµή προγράµµατος ποιότητας) Περιγραφή έργου (µέθοδοι, έλεγχοι, χρονοδιάγραµµα) Χρησιµοποιούµενοι πόροι ιαχείριση (εγγράφων, προληπτικές ενέργειες, επιθεωρήσεις κλπ.) Άλλα θέµατα (π.χ. αντιµετώπιση εκτάκτων συνθηκών, ασφάλεια και υγεία, προστασία περιβάλλοντος) Αναφορές (σχέδια, πρότυπα, κανονισµοί, σύνδεση µε σύστηµα ποιότητας της τεχνικής εταιρείας κλπ.) Τµήµα ΙΙ: Πρόγραµµα ενεργειών (σηµεία στάσης για έγκριση (ΣΣΕ) από τον κύριο του έργου, κρίσιµα σηµεία ελέγχου (ΚΣΕ) για την ποιότητα του έργου). Παραρτήµατα: Νοµοθεσία, κανονισµοί, τεχνικές προδιαγραφές κλπ. Παράδειγµα: Έστω το έργο κατασκευής ενός πασσάλου θεµελίωσης. Στις προδιαγραφές αν δεν αναφέρεται ότι δεν είναι κατακόρυφος, τότε θα πρέπει να θεωρηθεί κατακόρυφος και να προσδιοριστούν οι ανεκτές αποκλίσεις. Εφαρµόζουµε προληπτικό έλεγχο σε σηµεία (π.χ. πριν τη σκυροδέτηση ελέγχουµε αν το ξυλότυπο µπορεί να αντέξει τα φορτία). Πραγµατοποιούµε δειγµατοληψία στα αδρανή υλικά σκυρόδεσης (ή δείγµατα του έτοιµου σκυροδέµατος) για τον έλεγχο ποιότητας στο εργαστήριο. Στην τελική κατασκευή επιθεωρούµε για τυχόν ατέλειες.

12 Έλεγχος τήρησης χρονοδιαγράµµατος: Επιθεωρήσεις πριν τα κρίσιµα σηµεία ελέγχου του διαγράµµατος GANTT και αναφορές καθυστερήσεων. Έλεγχος τήρησης προϋπολογισµού: Αίτια απόκλισης: Αδυναµίες του προϋπολογισµού (λανθασµένες προµετρήσεις, παραλείψεις εργασιών και πόρων, κακή εκτίµηση αποδόσεων, λάθη σε υπολογισµούς κλπ.) Λανθασµένη πρόβλεψη του πληθωρισµού στις τιµές µονάδας Λάθη στη διοίκηση του εργοταξίου (ως προς τον προγραµµατισµό, την οργάνωση, την εφαρµογή των τεχνολογιών κατασκευής κλπ.) Απρόβλεπτα γεγονότα (π.χ. θεοµηνίες, καθυστερήσεις προµήθειας υλικών, έκτακτα πολιτικά γεγονότα, δυσκολίες ή διακοπές στη χρηµατοδότηση της κατασκευής κλπ.). Συνεπώς είναι επιτακτική η ανάγκη κατάρτισης συστήµατος ελέγχου του κόστους: Η κατάρτιση ενός κατά το δυνατό αξιόπιστου προϋπολογισµού που θα χρησιµοποιείται ως πρότυπο κόστος (χρησιµοποιούνται ρεαλιστικά και όχι αισιόδοξα κόστη από προηγούµενα έργα, στοιχεία αποδόσεων συνεργείων και µηχανηµάτων κλπ.) Ο υπολογισµός του πραγµατικού κόστους σε σύγκριση µε το προγραµµατισµένο (χρήση λογιστικών µεθόδων, κατάτµιση του έργου σε κατηγορίες κλπ.). Η ανάλυση των αιτιών διαφοροποίησης του πραγµατικού κόστους από το πρότυπο κόστος και η λήψη διορθωτικών µέτρων. Καταγραφή των αποτελεσµάτων από τη λήψη διορθωτικών µέτρων (αναθεώρηση πρότυπου κόστους)

13 Έλεγχος προόδου εργασιών σε σχέση µε χρόνο - κόστος: ιάγραµµα προόδου εργασιών σε σχέση µε το χρόνο και το πραγµατικό κόστος. Ανάλυση σε δραστηριότητες Απεικόνιση της διάρκειας, του άµεσου κόστους, καθώς και της µεταβολής του άµεσου κόστους σε κάθε χρονική µονάδα της διάρκειας. Υπολογισµός του έµµεσου κόστους, που συνήθως δεχόµαστε ότι µεταβάλλεται γραµµικά. Καταρτίζουµε το δίκτυο. Καταρτίζουµε τα διαγράµµατα GANTT Για τους νωρίτερους και Για τους βραδύτερους χρόνους αρχής των δραστηριοτήτων Πάνω από τις διάρκειες σηµειώνουµε το άµεσο κόστος για κάθε χρονική µονάδα Υπολογίζουµε το συνολικό άµεσο κόστος ανά χρονική µονάδα, καθώς και το άµεσο/έµµεσο και συνολικό κόστος ανά χρονική µονάδα.

14 Παράδειγµα: ίνεται το δίκτυο του σχήµατος, το άµεσο κόστος των δραστηριοτήτων µε την παραδοχή ότι µεταβάλλεται γραµµικά και το έµµεσο κόστος κατασκευής ανά χρονική µονάδα. Ζητείται το διάγραµµα προόδου εργασιών σε σχέση µε χρόνο-προγραµµατισµένο κόστος 2 6 ραστ Άµεσο κόστος

15 Παράδειγµα: Επιλύουµε το δίκτυο και τα αποτελέσµατα απεικονίζονται στο σχετικό πίνακα ραστ ιάρκ. Νωρίτεροι χρόνοι Βραδύτεροι χρόνοι Αρχής Τέλους Αρχής Τέλους Συνολ. Χρον. Ελεύθ. Χρον. Περιθ. Περιθ Κρίσιµη ραστηρ *

16 Παράδειγµα: ιαγράµµατα GANTT α) για τους νωρίτερους χρόνους αρχής Η δραστηριότητα απεικονίζεται να ξεκινά το νωρίτερο χρόνο αρχής και έχει διάρκεια τη διάρκειά της Πάνω από τη δραστηριότητα τοποθετούµε το αντίστοιχο άµεσο κόστος που προκύπτει ως : άµεσο κόστος / διάρκεια ραστ ιάρκ. Νωρίτεροι χρόνοι Βραδύτεροι χρόνοι Αρχής Τέλους Αρχής Τέλους Συνολ. Χρον. Ελεύθ. Χρον. Περιθ. Περιθ Κρίσιµη ραστηρ * ραστηριότητα Χρόνος / Άµεσο κόστος / χρονική µονάδα Άµεσο κόστος Έµµεσο κόστος Συνολικό κόστος

17 Παράδειγµα: ιαγράµµατα GANTT β) για τους βραδύτερους χρόνους αρχής. Η δραστηριότητα απεικονίζεται να ξεκινά το νωρίτερο χρόνο αρχής και έχει διάρκεια τη διάρκειά της Πάνω από τη δραστηριότητα τοποθετούµε το αντίστοιχο άµεσο κόστος που προκύπτει ως : άµεσο κόστος / διάρκεια ραστ ιάρκ. Νωρίτεροι χρόνοι Βραδύτεροι χρόνοι Αρχής Τέλους Αρχής Τέλους Συνολ. Χρον. Ελεύθ. Χρον. Περιθ. Περιθ Κρίσιµη ραστηρ * ραστηριότητα Χρόνος / Άµεσο κόστος / χρονική µονάδα Άµεσο κόστος Έµµεσο κόστος Συνολικό κόστος

18 Παράδειγµα: Απεικονίζουµε την πρόοδο του συνολικού κόστους των δυο πινάκων σε διάγραµµα που συµβολίζεται Ks. Το διάγραµµα αποκαλείται ιάγραµµα προόδου εργασιών σε σχέση µε χρόνο προγραµµατισµένο κόστος Το κόστος περιορίζεται µεταξύ των δυο καµπυλών («µπανάνα»). κόστος χρόνος

19 ιάγραµµα ελέγχου προόδου εργασιών σε σχέση µε χρόνο-κόστος: Στη διάρκεια της κατασκευής υπολογίζουµε το πραγµατικό κόστος των εργασιών σε σχέση µε το χρόνο (K A ). Επίσης υπολογίζουµε το συµβατικό κόστος της κατασκευής σε σχέση µε το χρόνο (K R ). Προκύπτει πολλαπλασιάζοντας τις ποσότητες των πόρων επί των συµφωνηθέντων (βάση σύµβασης) τιµών µονάδας τους. Οι 3 καµπύλες (Ks, K A, K R ) παρουσιάζονται στο ίδιο διάγραµµα που ονοµάζεται διάγραµµα ελέγχου προόδου εργασιών σε σχέση µε το χρόνο. Οι δείκτες ελέγχου που εξάγονται είναι: Ποσοστό αύξησης κόστους: = (Κ Α Κ R )/ K R που µας δείχνει κατά τη χρονική µονάδα ελέγχου αν έχουµε τάση για για αύξηση ή µείωση του κόστους Πιθανή καθυστέρηση του έργου. Βρίσκουµε την τιµή K R στη χρονική µονάδα ελέγχου και φέρουµε παράλληλη στον άξονα των χρόνων. Η διαφορά από την K S µας δείχνει αν η κατασκευή καθυστερεί η προπορεύεται σε σχέση µε τον προγραµµατισµό. Ο δείκτης κόστους: K i = K R / K A µας συνεισφέρει στο Πιθανό τελικό πραγµατικό κόστος = (1/Κ i ) x προϋπολογισµένο κόστος κατασκευής Ο δείκτης προγραµµατισµού S i = K R / K S Πιθανός τελικός πραγµατικός χρόνος = (1/S i ) x προγραµµατισµένος χρόνος κατασκευής Οι παραπάνω δείκτες πρέπει να υπολογίζονται σε διαφορετικά σηµεία της κατασκευής και να αναπαρίστανται γραφικά.