Πρότυπα Συστημάτων Διαχείρισης :

Transcript

1 Πρότυπα Συστημάτων Διαχείρισης : Οφέλη από την εφαρμογή τους Εκδήλωση ΤΕΕ / ΤΚΜ : 7 Νοεμβρίου 2008 αμφιθέατρο Τοπογράφων «Αλ. Τσιούμης» Πολυτεχνική Σχολή ΑΠΘ ΓΕΩΡΓΙΟΣ Ν. ΜΑΘΙΟΥΔΑΚΗΣ - Μηχανικός Μεταλλείων Μεταλλουργός Μηχανικός, Ε.Μ.Π. - Μέλος της Μ.Ε. «Τυποποίησης, Πιστοποίησης & Διαχείρισης Ποιότητας» του Τ.Ε.Ε. - Μέλος της Ελληνικής Εταιρίας Διοικήσεως Επιχειρήσεων (Ε.Ε.Δ.Ε.)

2 Γιατί ένα Σύστημα Διαχείρισης; Πρόληψη παρά Θεραπεία... 2

3 ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ «Ένα σύνολο αλληλοσχετιζόμενων ή αλληλοεπιδρώντων στοιχείων για την καθιέρωση Πολιτικής και Αντικειμενικών σκοπών, καθώς και για την επίτευξη των σκοπών αυτών» Σύστημα Διαχείρισης Εργαλείο 3

4 Πρότυπα και Προδιαγραφές για Συστήματα Διαχείρισης της Ποιότητας ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2000: Συστήματα Διαχείρισης της Ποιότητας Απαιτήσεις ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2001: Θεμελιώδεις Αρχές και Λεξιλόγιο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9004:2001: Κατευθυντήριες οδηγίες για βελτιώσεις της επίδοσης ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 10005:2001: Κατευθυντήριες οδηγίες για τα Σχέδια για την Ποιότητα (Quality Plans) ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 10002:2004: Διαχείριση της Ποιότητας Ικανοποίηση των πελατών Κατευθυντήριες οδηγίες για το χειρισμό παραπόνων εντός των οργανισμών ISO 10006:2003: Κατευθυντήριες οδηγίες για τη διαχείριση της ποιότητας σε έργα (projects) ISO 19011:2002: Κατευθυντήριες οδηγίες για την επιθεώρηση Συστημάτων Διαχείρισης της Ποιότητας και/ ή του Περιβάλλοντος 4

5 Πρότυπα και Προδιαγραφές για Συστήματα Διαχείρισης του Περιβάλλοντος ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 14001:2004: Συστήματα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης Απαιτήσεις με οδηγίες εφαρμογής ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 14004:2004: Γενικές κατευθύνσεις σε αρχές, συστήματα και υποστηρικτικές τεχνικές ISO 14040:2006: Περιβαλλοντική διαχείριση Εκτίμηση κύκλου ζωής Αρχές και πλαίσιο εφαρμογής ISO 14044:2006: Περιβαλλοντική διαχείριση Εκτίμηση κύκλου ζωής Απαιτήσεις και κατευθυντήριες οδηγίες ISO 14063:2006: Περιβαλλοντική διαχείριση Περιβαλλοντική επικοινωνία Κατευθυντήριες οδηγίες και παραδείγματα ISO 19011:2002: Κατευθυντήριες οδηγίες για την επιθεώρηση Συστημάτων Διαχείρισης της Ποιότητας και/ ή του Περιβάλλοντος 5

6 Πρότυπα και Προδιαγραφές για Συστήματα Διαχείρισης της Υγείας & Ασφάλειας στην Εργασία (Υ&ΑΕ) BS OHSAS 18001:2007: Συστήματα Διαχείρισης της Υ&ΑΕ Προδιαγραφή (ΕΛΟΤ 1801:2002 / BS OHSAS 18001:1999) OHSAS 18002:2008: Κατευθυντήριες Οδηγίες για την εφαρμογή του ΟΗSAS 18001:2007 (Amendment 1:2002 for OHSAS 18002:2000) BIP 2050:2008: Διαχείριση της ασφάλειας. Εφαρμόζοντας το BS OHSAS 18001:2007 ISO 19011:2002: Κατευθυντήριες οδηγίες για την επιθεώρηση Συστημάτων Διαχείρισης της Ποιότητας και/ ή του Περιβάλλοντος BS 8800:1996: Οδηγός για την εφαρμογή Συστημάτων Διαχείρισης Υγείας & Ασφάλειας στην Εργασία HSG 65:1991: Κατευθυντήρια οδηγία για την Υγεία & Ασφάλεια 6

7 Πρότυπα και Προδιαγραφές για Συστήματα Διαχειριστικής Επάρκειας Οργανισμών ΕΛΟΤ 1429:2008: Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα ΣΕΠ ΕΛΟΤ : Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων τεχνικών έργων υποδομής ΣΕΠ ΕΛΟΤ : Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών ΣΕΠ ΕΛΟΤ : Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα ΣΕΠ: Σχέδιο Ελληνικού Προτύπου (ανοικτή δημόσια κρίση: από 1/8/2008 έως 15/9/2008) >>> έκδοση??? Δημόσια χρηματοδότηση για υλοποίηση έργων του ΕΣΠΑ : Οι Οργανισμοί πρέπει να συμμορφώνονται με το ΕΛΟΤ

8 Πρότυπα και Προδιαγραφές για Συστήματα Διαχείρισης από Οργανισμούς (ενδεικτικά) ISO/IEC 27001:2005: Τεχνολογία πληροφοριών Τεχνικές ασφάλειας Συστήματα διαχείρισης της ασφάλειας των πληροφοριών Απαιτήσεις ISO/IEC 20000:2005: Συστήματα διαχείρισης υπηρεσιών τεχνολογίας πληροφοριών ISO/IEC 22000:2005: Συστήματα διαχείρισης της ασφάλειας τροφίμων Απαιτήσεις για τους οργανισμούς της αλυσίδας τροφίμων SA 8000:2002: Κοινωνική ευθύνη ISO/IEC 17000:2004: Αξιολόγηση συμμόρφωσης Λεξιλόγιο και γενικές αρχές ISO/IEC 17021:2006: Αξιολόγηση συμμόρφωσης Απαιτήσεις για Φορείς Επιθεώρησης και Πιστοποίησης Συστημάτων Διαχείρισης 8

9 Μοντέλο PDCA ΣΧΕΔΙΑΣΗ (Plan) Καθιέρωση πολιτικής και μετρήσιμων Καθιέρωση αντικειμενικών πολιτικής σκοπών και για μετρήσιμων την αντικειμενικών Ποιότητα σκοπών για την Ποιότητα ΔΙΟΡΘΩΣΗ (Act) Ανασκόπηση από τη Ανασκόπηση Διοίκηση από τη Διοίκηση Συνεχής Βελτίωση ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ (Do) Κύριες και υποστηρικτικές Κύριες Διεργασίες και υποστηρικτικές Διεργασίες ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ (Check) Ποιοτικός Έλεγχος - Εσωτερικές Επιθεωρήσεις Ποιοτικός Έλεγχος - Μη συμμορφώσεις - Εσωτερικές - Διορθωτικές Επιθεωρήσεις και Προληπτικές - Μη συμμορφώσεις Ενέργειες - Διορθωτικές Καθιέρωση και δεικτών Προληπτικές Μέτρησης Ενέργειες Καθιέρωση δεικτών Μέτρησης 9

10 ILO-OSH 2001 Model Πολιτική Οργάνωση Επιθεώρηση - Έλεγχος Σχεδιασμός & Εφαρμογή Συνεχής Βελτίωση Αξιολόγηση Ενέργειες προς Βελτίωση Στοιχεία κλειδιά του ILO-OSH

11 Προϋποθέσεις για την ανάπτυξη ενός Συστήματος Διαχείρισης από Οργανισμούς ΚΑΤΑΛΛΗΛΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ : Πρότυπα ISO, ΕΛΟΤ, EN, OHSAS κλπ. ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΣ ΠΑΡΑΓΟΝΤΑΣ : ΔΙΟΙΚΗΣΗ : Εφαρμογή του Συστήματος στον Οργανισμό Έλεγχος Βελτίωση Απόφαση για την ανάπτυξη του Συστήματος Καθορισμός Πολιτικής Δέσμευση για παροχή πόρων και μέσων για την εφαρμογή του Συστήματος 11

12 Ευελιξία του Συστήματος Διαχείρισης Εφαρμόζεται σε κάθε είδος επιχείρησης Προτείνει τρόπους οργάνωσης Προσαρμόζεται στις ιδιαιτερότητες και ανάγκες της κάθε επιχείρησης Θέτει προδιαγεγραμμένες απαιτήσεις Αναγνωρίζει διεργασίες σε όλες τις φάσεις της παραγωγικής διαδικασίας Αναπτύσσει μεθόδους μέτρησης και αξιολόγησης Οδηγεί σε συνεχή βελτίωση 12

13 ΒασικοίΆξονεςενόςΣυστήματοςΔιαχείρισης 1. ΠΟΛΙΤΙΚΗ Καθορισμός αντικειμενικών σκοπών και δέσμευση για συνεχή βελτίωση (απότηδιοίκηση) 13

14 ΒασικοίΆξονεςενόςΣυστήματοςΔιαχείρισης 2. ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ Συνεχής αναγνώριση διεργασιών και δραστηριοτήτων Εκτίμηση και αξιολόγηση της αλληλεπίδρασής τους Ανάπτυξη Προγραμμάτων και Σχεδίων Διαχείρισης (Plans) Νομοθετικές απαιτήσεις Άλλες απαιτήσεις (συμβατικές, επιχειρησιακές κλπ.) 14

15 ΒασικοίΆξονεςενόςΣυστήματοςΔιαχείρισης 3. ΕΦΑΡΜΟΓΗ Κατανομή αρμοδιοτήτων στο προσωπικό Εκπαίδευση, ευαισθητοποίηση και επάρκεια προσωπικού Διαβούλευση και επικοινωνία Τεκμηρίωση Συστήματος Διαχείρισης Έλεγχος εγγράφων και δεδομένων Εντοπισμός διεργασιών και δραστηριοτήτων Καθορισμός διαδικασιών για περίπτωση έκτακτης ανάγκης 15

16 ΒασικοίΆξονεςενόςΣυστήματοςΔιαχείρισης 4. ΕΛΕΓΧΟΣ Παρακολούθηση και περιοδική μέτρηση της επίδοσης του Συστήματος Διαχείρισης Διαχείριση και έρευνα μη συμμορφώσεων, αποκλίσεων, επιπτώσεων, ατυχημάτων, συμβάντων κλπ. Περιοδικές επιθεωρήσεις και επιμέρους επιτόπιοι έκτακτοι έλεγχοι Τήρηση και διαχείριση αρχείων 16

17 ΒασικοίΆξονεςενόςΣυστήματοςΔιαχείρισης 5. ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ Έλεγχος εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης περιοδικά για την καταλληλότητα, επάρκεια και αποτελεσματικότητά του Εντοπισμός αναγκών για δυνητική αναθεώρηση της Πολιτικής, των Στόχων κλπ. μεσκοπότησυνεχήβελτίωσητουσυστήματος Διαχείρισης Υποστήριξη της Διοίκησης 17

18 Σύστημα Διαχείρισης (Management System): Ορθή διαχείριση των δραστηριοτήτων και λειτουργιών Δυνατότητα εξασφάλισης κατάλληλου εργασιακού περιβάλλοντος Διατήρηση ηθικού εργαζομένων σε υψηλό επίπεδο Σιγουριά καλής, ασφαλούς και αποδοτικής εργασίας Δυνατότητα εύκολης προσαρμοστικότητας, αφομοίωσης, συνεργασίας συνλειτουργίας με άλλα διαχειριστικά συστήματα (π.χ. Σύστημα Διαχείρισης Ολικής Ποιότητας - Total Quality Management System) 18

19 Οφέλη Συστήματος Διαχείρισης ι. Βραχυπρόθεσμα Επικαιροποίηση - Ενημέρωση της νομοθεσίας και των απαιτήσεων Ενημέρωση εργαζομένων για την Πολιτική και τους αντικειμενικούς σκοπούς του οργανισμού Ανάπτυξη μιας βάσης δεδομένων μέσω, της καταγραφής συμβάντων, μη συμμορφώσεων και λοιπών αποκλίσεων, καθώς και τήρηση σχετικού αρχείου Διασαφήνιση ρόλων, αρμοδιοτήτων και υπευθυνοτήτων των εργαζομένων σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας του οργανισμού 19

20 Οφέλη Συστήματος Διαχείρισης ιι. Μεσοπρόθεσμα Σταδιακή βελτίωση της οργάνωσης της επιχείρησης με έμμεση βελτίωση και τυποποίηση των λειτουργιών και δραστηριοτήτων του Βελτίωση της επικοινωνίας στα διάφορα επίπεδα του οργανισμού Βελτίωση/ αναθεώρηση υπαρχόντων διαδικασιών και οδηγιών και ανάπτυξη/ ένταξη νέων στο σύστημα διαχείρισης Βελτίωση της εφαρμογής της ισχύουσας νομοθεσίας και των απαιτήσεων Αξιολόγηση των κατηγοριών των αποκλίσεων, στατιστική επεξεργασία και εξαγωγή αποτελεσμάτων Βελτίωση της «πρόληψης» Ευαισθητοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού 20

21 Οφέλη Συστήματος Διαχείρισης ιι. Μεσοπρόθεσμα Βελτίωση των συνθηκών εργασίας με ταυτόχρονη αύξηση της παραγωγικότητας Μείωση της έκθεσης των εργαζομένων και τρίτων σε επισφαλείς καταστάσεις Ανάπτυξη κατάλληλων Δεικτών παρακολούθησης διεργασιών Αύξηση της σιγουριάς των εργαζομένων τόσο ως προς την εργασία που πρέπει να εκτελέσουν, όσο και προς τη Διοίκηση (εργοδοσία) Βελτίωση του εσωτερικού ελέγχου των δραστηριοτήτων, εγκαταστάσεων και διεργασιών του οργανισμού Βελτίωση των διαδικασιών αντιμετώπισης κρίσεων Βελτίωση της εικόνας (company image) τουοργανισμούεσωτερικά 21

22 Οφέλη Συστήματος Διαχείρισης ιιι. Μακροπρόθεσμα Βελτίωση της οργάνωσης της επιχείρησης, της παραγωγικότητας και της βιωσιμότητάς της, με ταυτόχρονη μείωση των διαφυγόντων κερδών της Βελτίωση της ικανότητας για αναγνώριση και εκτίμηση επισφαλών καταστάσεων και εργασιακών συνθηκών Βελτίωση της αξιολόγησης των στοιχείων μέτρησης της επίδοσης του συστήματος Βελτίωση των διαδικασιών αντιμετώπισης κρίσεων Εφαρμογή της ισχύουσας νομοθεσίας Αποτελεσματική εφαρμογή μεθόδων ελέγχου διεργασιών, δραστηριοτήτων κλπ. εντός των δομών του οργανισμού 22

23 Οφέλη Συστήματος Διαχείρισης ιιι. Μακροπρόθεσμα Βελτίωση της αξιολόγησης των αποτελεσμάτων ελέγχου, των διορθωτικών και των προληπτικών ενεργειών που έχουν ληφθεί Βελτίωση των Δεικτών παραγωγής προϊόντων και παρεχόμενων υπηρεσιών Καλές σχέσεις εργαζόμενου-εργοδότη με ταυτόχρονη αύξηση της εμπιστοσύνης και βελτίωσης της συνεργασίας Η «πρόληψη» αποτελεί πλέον σύνθημα και βίωμα των εργαζομένων σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού Βελτίωση της επίδοσης και της αποτελεσματικότητας του συστήματος διαχείρισης Βελτίωση της εικόνας (company image) τουοργανισμούεσωτερικά και εξωτερικά Απόκτηση συνείδησης και σχετικής νοοτροπίας 23

24 Διαχειριστές Συστήματος Νομοθετικές και άλλες απαιτήσεις... - Εκπρόσωπος Διοίκησης - Υπεύθυνοι Τμημάτων Διαχειριστικά όργανα - Εργαζόμενο Προσωπικό 24

25 Συμπεράσματα Το Σύστημα Διαχείρισης αποτελεί πολυ-εργαλείο για έναν οργανισμό Ενημέρωση για τις τρέχουσες εξελίξεις και της νομοθεσίας Το Σύστημα να είναι ανεπτυγμένο κατάλληλα για τον οργανισμό Σωστή διαχείριση των θεμάτων του Συστήματος Νομοθεσία Διαχείριση Πόροι 25

26 26