Υ104 Πληροφοριακά Συστήµατα ιοίκησης και ιαχείρισης Έργων

Transcript

1 Μεταπτυχιακό Πρόγραµµα Σπουδών στη ιοίκηση και ιαχείριση Έργων και Προγραµµάτων Υ104 Πληροφοριακά Συστήµατα ιοίκησης και ιαχείρισης Έργων Υπεύθυνος καθηγητής: Ανθόπουλος Λεωνίδας Άλλοι ιδάσκοντες: Τσέλιος ηµήτριος

2 Περιεχόµενο µαθήµατος 3 Πληροφοριακά συστήµατα και επιχείρηση: διοίκηση και Επανασχεδιασµός των εσωτερικών διαδικασιών µε την ενσωµάτωση ενός ΠΣ, διαχείριση της αλλαγής, ενσωµάτωση ενός ΠΣ που ευθυγραµµίζεται µε ένα επιχειρησιακό σχέδιο (Business Plan).

3 Μελέτη περίπτωσης: Πυροσβεστική υπηρεσία Πολιτείας Βικτώρια, Αυστραλία εθελοντές, 1200 πυροσβεστικοί σταθµοί, 850 υπάλληλοι Καλύπτει τις ανάγκες 2,5 εκατ. Πολιτών, σπιτιών, εκτάσεις Km περιστατικά τα έτη Ο συντονισµός των εθελοντών είναι ζήτηµα ζωής και θανάτου ικτυακός τόπος συντονισµού και εκπαίδευσης εθελοντών, Emergency Management System, επανασχεδιασµός απόκρισης στις καταστάσεις εκτάκτου ανάγκης

4 Περιεχόµενο επανασχεδιασµού: Α) Ανάλυση της υφιστάµενης κατάστασης και επιλογή λύσης Ανάλυση οργανωσιακών προβληµάτων λόγω των υφιστάµενων συστηµάτων Αξιολόγηση των αναγκών των χρηστών Επιλογή τεχνολογίας και λύσης σύµφωνα µε το επιχειρησιακό σχέδιο και τις στρατηγικές προτεραιότητες Β) Υλοποίηση Συστήµατος και ιαχείριση της αλλαγής Νέες θέσεις εργασίας, εκπαίδευση σε νέες δεξιότητες, αναδιοργάνωση των δοµών λειτουργίας Επανασχεδιασµός επιχειρησιακών διαδικασιών Κατάρτιση σχεδίου έργου για την εγκατάσταση του ΠΣ: Αποτελεί τον οδηγό της εγκατάστασης του ΠΣ Αποτύπωση της υφιστάµενης κατάστασης και των υφιστάµενων συστηµάτων: προσδιορισµός των διαδικασιώνκλειδιών Αρχιτεκτονική της νέας λύσης Στρατηγική διαχείρισσης του έργου Σχέδιο υλοποίησης Προϋπολογισµός

5 Α) Ανάλυση της υφιστάµενης κατάστασης και επιλογή λύσης Προσδιορισµός των επιχειρησιακών αναγκών σε πληροφορίες βραχυπρόθεσµα και µακροπρόθεσµα 1 η µέθοδος: Επιχειρησιακή Ανάλυση (Σχεδιασµός Επιχειρησιακών Συστηµάτων) Θεωρεί την επιχείρηση ως σύνολο από οργανωτικές µονάδες, διαδικασίες και δεδοµένα ιερεύνηση των διοικητών ως προς τη λήψη αποφάσεων (πως χρησιµοποιούν την πληροφορία, από που την αντλούν, πως λαµβάνονται οι αποφάσεις) Τα δεδοµένα οργανώνονται σε λογικές οµάδες εφαρµογής (logical application groups) Το επόµενο παράδειγµα απεικονίζει την επιχειρησιακή ανάλυση της Υπηρεσίας Κοινωνικών Ασφαλίσεων των ΗΠΑ (Social Security Agency), όπου απεικονίζονται: Πληροφορία που απαιτείται από µια διεργασία Ποιες διεργασίες παράγουν πληροφορίες Ποιες διεργασίες χρησιµοποιούν πληροφορίες ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑ ΤΗΣ ΜΕΘΟ ΟΥ: παράγει µεγάλο όγκο δεδοµένων, δυσκολία συλλογής και ανάλυσής τους

6 1 η µέθοδος: Επιχειρησιακή Ανάλυση (Σχεδιασµός Επιχειρησιακών Συστηµάτων)

7 Α) Ανάλυση της υφιστάµενης κατάστασης και επιλογή λύσης Προσδιορισµός των επιχειρησιακών αναγκών σε πληροφορίες βραχυπρόθεσµα και µακροπρόθεσµα 2 η µέθοδος: Στρατηγική Ανάλυση (Strategic Analysis Or Critical Success Factors) Θεωρεί ότι κάποιοι κρίσιµοι παράγοντες επιτυχίας (CSFs) που ορίζονται από τους διοικητικές, προσδιορίζουν τις επιχειρησιακές ανάγκες σε πληροφορία Η επίτευξη των στόχων που προσδιορίζουν οι παράγοντες επιτυχίας, εγγυώνται την επιτυχία του σχεδιασµού Τα ΠΣ εστιάζουν στην παροχή των πληροφοριών που αφορούν στους στόχους Η µέθοδος βασίζεται σε συνεντεύξεις µε ανώτατα στελέχη (3-4 συνεδρίες µε τον κάθε έναν), όπου προσδιορίζονται οι στόχοι και οι CSFs που τους καθορίζουν ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑ: λιγότερες πληροφορίες από την Επιχειρησιακή Ανάλυση

8 Α) Ανάλυση της υφιστάµενης κατάστασης και επιλογή λύσης Προσδιορισµός των επιχειρησιακών αναγκών σε πληροφορίες βραχυπρόθεσµα και µακροπρόθεσµα 2 η µέθοδος: Στρατηγική Ανάλυση (Strategic Analysis Or Critical Success Factors)

9 Β) Υλοποίηση Συστήµατος και ιαχείριση της αλλαγής Η υλοποίηση ενός ΠΣ στοχεύει στην αντιµετώπιση ενός προβλήµατος της επιχείρησης Η υλοποίηση του κατάλληλου συστήµατος αποτελεί µια διαδικασία επίλυσης προβλήµατος (problem solving) και αναλύεται σε µια σειρά φάσεων: systems analysis: λειτουργία του ΠΣ ως προς το πρόβληµα systems design: αρχιτεκτονική που θα ευθυγραµµίζεται µε την ανάλυση Programming: ανάπτυξη λογισµικού, παραµετροποιήσεις Testing: πιλοτική λειτουργία Conversion: µετάπτωση Production: παραγωγική λειτουργία Maintenance: συντήρηση

10 Β) Υλοποίηση Συστήµατος και ιαχείριση της αλλαγής Περιεχόµενο σχεδίασης ενός ΠΣ:

11 Β) Υλοποίηση Συστήµατος και ιαχείριση της αλλαγής Προγραµµατισµός ΠΣ µε αντικειµενοστρέφεια;

12 Β) Υλοποίηση Συστήµατος και ιαχείριση της αλλαγής Προγραµµατισµός ΠΣ µε πρωτότυπο;

13 Β) Υλοποίηση Συστήµατος και ιαχείριση της αλλαγής Η υλοποίηση ενός ΠΣ επιφέρει σηµαντικές αλλαγές: Αυτοµατοποίηση: απλές, τυοποιηµένες διεργασίες που εκτελούνται από τα ΠΣ Εξορθολογισµός: απλοποίηση ή κατάργηση κάποιων εργασιών Επανασχεδιασµός διαδικασιών: εκ του µηδενός σχεδιασµός επιχειρησιακών διαδικασιών Υποδειγµατική αλλαγή: (paradigm shift). Πρόκειται για περιπτώσεις όπου τα ΠΣ ορίζουν νέο επιχειρησιακό µοντέλο Κάθε µια από τις παραπάνω επιφέρει οφέλη και κινδύνους

14 Β) Υλοποίηση Συστήµατος και ιαχείριση της αλλαγής Η διαχείριση της αλλαγής: Η λύση του ΠΣ θα προσδιορίζει τις αλλαγές που θα επέλθουν στην επιχείρηση/οργανισµό Συµπεριλαµβάνονται οι διασυνδέσεις (intranets, extranets) Είδη αλλαγών: διαδικασίες, Τρόποι εργασσίας, Οργανωτικές δοµές, Σχέσεις, Συµπεριφορές

15 Επανασχεδιαµός επιχειρησιακών διαδικασιών (BPR) και βελτίωση διαδικασιών Επιφέρουν σηµαντικά αποτελέσµατα όταν προηγούνται των ΠΣ Πχ. Η έκδοση στεγαστικού δανείου στις ΗΠΑ (από 2 εβδοµάδες και $3000 κόστος, 1 εβδοµάδα και $1000 κόστος

16 Επανασχεδιαµός επιχειρησιακών διαδικασιών (BPR) και βελτίωση διαδικασιών ιαδικασία: Μετράται η αποτελεσµατικότητα των κύριων διαδικασιών στην επιχείρηση (αναλόγως των στρατηγικών προκλήσεων, πχ. Σε χρόνο και κόστος) Επισηµαίνονται οι διαδικασίες που χρειάζονται βελτίωση (πριν τα ΠΣ) Βελτιώνεται η διαδικασία σε κοµβικά σηµεία ή στο σύνολό της Επισηµαίνονται τα λειτουργικά χαρακτηριστικά του ΠΣ (σε ποια σηµεία µπορούν να υποστηρίξουν τον επανασχεδιασµό;) Επανασχεδιάζεται σε συνδυασµό µε τους πόρους του ΠΣ Πραγµατοποιείται διαχείριση της αλλαγής ώστε να επιτύχει ο επανασχεδιασµός Σε περιπτώσεις δι-επιχειρησιακών διεργασιών (interorganizational processes), όπως στις προµήθειες, ο επανασχεδιασµός πρέπει να λαµβάνει υπόψη εξωγενή στοιχεία.

17 Μελέτη περίπτωσης: Jordan e-government BPR Process Documentation Templates (ΥΠΕΞ ΗΠΑ, Οργανισµός ιεθνούς Αναπτυξιακής Συνεργασίας)

18 Βελτίωση των διαδικασιών: Business Process Management, Total Quality Management, and Six Sigma Η BPR είναι µια µονόδροµη διαδικασία, που εκτελείται µια φορά και εστιάζει σε σηµαντικές διεργασίες, οι οποίες χρήζουν βελτίωσης. Ωστόσο, µια επιχείρηση είναι «ζωντανός» οργανισµός, όπου οι διαδικασίες χρήζουν συνεχούς παρακολούθησης και βελτίωσης. Η BPM περιλαµβάνει διαχείριση ροής εργασίας (work flow management), µοντελοποίηση των διεργασιών (business process modeling), διαχείριση ποιότητας (quality management), διαχείριση της αλλαγής (change management), καθώς και εργαλεία τυποποίησης των επιχειρησιακών διεργασιών. Συνήθως οι διεργασίες µοντελοποιούνται σε κάποια τυποποιηµένη µορφή (πχ. UML) και µετατρέπονται σε διεργασίες λογισµικού, ώστε να παρακολουθούνται, να ελέγχονται, βελτιώνονται, σε συνεχή διαδικασία.

19 Βελτίωση των διαδικασιών: Business Process Management, Total Quality Management, and Six Sigma BPM:

20 Βελτίωση των διαδικασιών: Business Process Management, Total Quality Management, and Six Sigma Η συνολική διαχείριση ποιότητας (TQM) ορίζει την ποιότητα ως σηµαντικό κεφάλαιο της επιχείρησης, στην οποία συνεισφέρει το σύνολο των οντοτήτων της. Η Six Sigma (99,9996% επιτυχία) είναι µια µονάδα µέτρησης ποιότητας (3.4 αστοχίες ανά 1 εκατ. Πιθανότητες): Είναι απίθανο να επιτευχθεί, αλλά εκφράζει τον ιδανικό στόχο µιας επιχείρησης Αποτέλεσε τη στρατηγική για τη διοίκηση της επιχείρησης Motorolla (1981) Η µέθοδος προσπαθεί να περιορίσει τη διαφορετικότητα στις διαδικασίες και στα προϊόντα και να αποφύγει τα πιθανά λάθη µε την πρόβλεψη των πιθανών αστοχιών. Οργανώνει το ανθρώπινο δυναµικό σε οµάδες ειδικών στις διαδικασίες ποιότητας (black belts, green belts κλπ.) Τα ΠΣ συνεισφέρουν στην παρακολούθηση και στατιστική ανάλυση των δεδοµένων από την εκτέλεση των διεργασιών.

21 Μελέτη περίπτωσης: Στρατηγική Expanding Government των ΗΠΑ Χαρακτηριστικά: Συντάχθηκε το 1998 χρηµατοδοτήθηκε από τον προϋπολογισµό του Προέδρου των Η.Π.Α. Την ευθύνη του σχεδιασµού είχε το Office of Management and Budget, Associated Director for Information Systems and e-government Στόχος: ο µετασχηµατισµός της ηµόσιας ιοίκησης σε πελατο-κεντρική,, προσανατολισµένη στα αποτελέσµατα και βασισµένη στην αγορά Milestones: Η επίτευξη εύκολης πρόσβασης των πολιτών στις συναλλαγές µε την Οµοσπονδιακή Κυβέρνηση και µε τις Κυβερνήσεις των Πολιτειών. Η βελτίωση της επάρκειας και της αποτελεσµατικότητας της ηµόσιας ιοίκησης. Η βελτίωση της απόκρισης της ηµόσιας ιοίκησης στα αιτήµατα των πολιτών. Η µείωση των λειτουργικών δαπανών των οργανισµών του ηµοσίου Τοµέα.

22 Μελέτη περίπτωσης: Στρατηγική Expanding Government των ΗΠΑ Clinger Cohen Act, 1996 for BPM vs BPR Expanding Government Act, Open Government Act,

23 Μελέτη περίπτωσης: Στρατηγική Expanding Government των ΗΠΑ

24 Ευθυγράµµιση του ΠΣ µε το επιχειρησιακό σχέδιο µιας επιχείρησης: Πρόκληση για τα ΠΣ: η επίτευξη επιχειρησιακών ωφελειών Πλήθος ΠΣ αποτυγχάνουν λόγω άστοχου επιχειρησιακού σχεδιασµού, µη απόκρισης στις επιχειρησιακές ανάγκες και µη ορθής διαχείρισης της αλλαγής. Οι επιχειρήσεις επενδύουν σε ΠΣ: Που αφορούν στην κάλυψη συγκεκριµένων αναγκών (έργα διάρκειας µήνες) Επενδύσεις σε υποδοµές ΤΠΕ (έργα µεγάλης διάρκειας) Οι παραπάνω επενδύσεις επιφέρουν αξία σε: Βελτίωση των επιχειρησιακών διαδικασιών ηµιουργία νέων διαδικασιών Βελτίωση της επάρκειας της επιχείρησης Βελτίωση των διαδικασιών λήψης αποφάσεων Στρατηγική ενίσχυση (καλύτερη στρατηγική θέση στην περιοχή δραστηριοποίησης)

25 Παραδοσιακές µέθοδοι µέτρησης επίδοσης επενδύσεων (capital budgeting) The payback method The accounting rate of return on investment (ROI) The net present value The cost-benefit ratio The profitability index The internal rate of return (IRR) Τα παραπάνω µοντέλα υποθέτουν ότι όλες οι σχετικές εναλλακτικές επιλογές έχουν διερευνηθεί, τα οφέλη και τα κόστη είναι γνωστά και µετρώνται σε χρήµα Ωστόσο, σπάνια στην πραγµατική ζωή συνατώνται κατά την επιλογή µεταξύ πολύπλοκων εναλλακτικών επιλογών.

26 Παραδοσιακές µέθοδοι µέτρησης επίδοσης επενδύσεων (capital budgeting)

27 Payback Method: υπολογίζει τον απαιτούµενο χρόνο απόσβεσης της επένδυσης Accounting rate of return of investment (ROI): υπολογίζει το χρόνο απόσβεσης της επένδυσης σε συνδυασµό µε λογιστικές µεθόδους (π.χ. Τόκοι δανείων κλπ.) Net present value: υπολογίζεται η απόσβεση της επένδυσης σε συνδυασµό µε τη χρονική αξία του χρήµατος Cost Benefit Ratio: ο λόγος οφέλους δια του κόστους

28 Profitability Index: υπολογίζει το κέρδος, καθώς και το κέρδος εναλλακτικών λύσεων Internal Rate of Return (IRR): το κέρδος µιας επένδυσης µε βάση τη σηµερινή αξία του χρήµατος. Εξισώνει τη σηµερινή αξία του µελλοντικού κέρδους, µε το κόστος της επένδυσης.