Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο. Microsoft Excel Μέρος 2

Transcript

1 Πανεπιστήμιο Κύπρου Τμήμα Πληροφορικής Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο ΕΠΛ001 Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο Microsoft Excel Μέρος 2 Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/2014 1/24

2 Περίγραμμα Παρουσίασης Αποκοπή / Αντιγραφή κυψελίδων Συνέχεια στις συναρτήσεις Σχετικές και απόλυτες αναφορές Εμφάνιση τυπωμένου φύλλου Γραφικές Παραστάσεις Συνάρτηση IF Επεξήγηση εβδομαδιαίας εργασίας Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/2014 2/24

3 Αποκοπή / Αντιγραφή κυψελίδων Όπως έχουμε ήδη τονίσει, αποκοπή/αντιγραφή κυψελίδων μπορεί να γίνει με το γνωστό μέχρι τώρα τρόπο (επιλογή κελιών -> copy/cut -> paste εκεί που θέλουμε) Πέρα από αυτόν τον τρόπο υπάρχει ένας άλλος τρόπος στο excel για να κάνεις cut και copy κελιά Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/2014 3/24

4 Αποκοπή κυψελίδων Για να αποκόψετε εύκολα κυψελίδες: 1. Τοποθετήστε το δείκτη στην αρχή της κυψελίδας που θέλετε να μετακινήσετε. 2. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να μετακινήσετε. 3. Τοποθετήστε το ποντίκι στην άκρη των επιλεγμένων κελιών μέχρις ότου γίνει ένα τόξο. 4. Πατήστε το ποντίκι και τραβήξτε το επιλεγμένο κουτί στα νέα κελιά που θέλετε να το μετακινήσετε. Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/2014 4/24

5 Αντιγραφή κυψελίδων Για να αντιγράψετε εύκολα κυψελίδες: 1. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αντιγράψετε. 2. Τοποθετήστε το ποντίκι στη κάτω δεξιά γωνία του περίγυρου τους ούτως ώστε να γίνει ένας μαύρος σταυρός. 3. Πατήστε το ποντίκι και τραβήξτε το κουτί προς τις νέες κυψελίδες που θέλετε να το αντιγράψετε. Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/2014 5/24

6 Συνέχεια στις συναρτήσεις Εκτός από τους τύπους που κατασκευάζουμε εμείς, το Excel διαθέτει ένα ολόκληρο οπλοστάσιο με συναρτήσεις (Functions), δηλαδή έτοιμους τύπους που εκτελούν λιγότερο ή περισσότερο σύνθετους υπολογισμούς. Για παράδειγμα το Excel διαθέτει συναρτήσεις που υπολογίζουν το μέσο όρο κάποιων αριθμών, ή το ποσό της δόσης αποπληρωμής δανείου, καταμετρούν το πλήθος των κενών κελιών μιας περιοχής, κτλ. Όλες οι συναρτήσεις έχουν παρόμοια μορφή: Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/2014 6/24

7 Συνέχεια στις συναρτήσεις (συνέχεια) Για παράδειγμα, η συνάρτηση =SUM(B10:B15) παίρνει τις τιμές των κελιών Β10 έως Β15 και τις αθροίζει. Προσέξτε ότι η περιοχή κελιών (range) που θα δώσουμε ως όρισμα σε μια συνάρτηση δεν είναι απαραίτητο να αποτελείται από μόνο μια στήλη. Π.χ. μπορούμε να δώσουμε τη συνάρτηση =SUM(B10:C11) η οποία θα έπαιρνε τις τιμές από τα κελιά B10, B11, C10 και C11 θα τα άθροιζε Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/2014 7/24

8 Συνέχεια στις συναρτήσεις (συνέχεια) Η συνάρτηση για το SUM μπορεί να εισαχθεί αυτόματα μέσω του εργαλείου AutoSum (βρίσκεται στο Ribbon Formulas). Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/2014 8/24

9 Συνέχεια στις συναρτήσεις (συνέχεια) Όπως βλέπουμε, πέρα από το αυτόματο άθροισμα έχουμε και άλλες επιλογές: Η συνάρτηση MAX βρίσκει τη μέγιστη τιμή σε μια περιοχή κελιών Η συνάρτηση MIN βρίσκει τη ελάχιστη τιμή σε μια περιοχή κελιών Η συνάρτηση AVERAGE βρίσκει το μέσο όρο των τιμών μιας περιοχή κελιών Η συνάρτηση COUΝT μετρά πόσα κελιά περιέχουν αριθμητικά δεδομένα σε μια περιοχή κελιών. Η συνάρτηση COUΝTIF μετρά πόσα κελιά ικανοποιούν τη συνθήκη που ορίζουμε σε μια περιοχή κελιών. Π.χ. αν γράφαμε τη συνάρτηση = COUNTIF(Β10:Β15; >=5000 ) στο κελί C17 του φύλου της εργασίας 4.1 θα μετρούσε πόσα έξοδα είναι μεγαλύτερα ή ίσα του Μην ξεχνάτε τα εισαγωγικά όταν δίνετε τη συνθήκη! Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/2014 9/24

10 Συνέχεια στις συναρτήσεις (συνέχεια) Το Excel περιέχει πάρα πολλές συναρτήσεις Για να τις βρούμε, πάμε από το FORMULAS, INSERT FORMULA, ALL Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

11 Σχετικές και απόλυτες αναφορές Το Excel έχει τη λεγόμενη λειτουργία «αυτόματης αναπροσαρμογής» η οποία είναι πολύ χρήσιμη αλλά υπάρχουν περιπτώσεις θα θέλαμε να παρακάμψουμε αυτή τη λειτουργία. Βάσει αυτής της λειτουργίας όταν αντιγράφουμε ένα κελί που περιέχει ένα τύπο τότε το Excel, στη περίπτωση που ο τύπος μας αναφέρεται σε κάποιο άλλο κελί, θα αναπροσαρμόσει τον τύπο για τη νέα θέση του. Για παράδειγμα όταν έχω τον τύπο = A2 + B3 στο κελί C3 και τον αντιγράψω στο κελί D2 το Excel θεωρεί ότι δεν θέλω να αντιγράψω τον τύπο καθαυτό αλλά ότι θέλω να αντιγράψω το νόημα του τύπου. Για αυτό στο κελί D2 δεν θα έχω τον τύπο = A2 + B3 αλλά τον τύπο = B1 + C2. Αυτό συμβαίνει λόγω του τρόπου με τον οποίο το Excel αντιλαμβάνεται τις αναφορές σε άλλα κελιά. Στο Excel όταν βάζουμε μια αναφορά σε ένα τύπο (π.χ. Α2), αυτή η αναφορά είναι ΣΧΕΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ. Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

12 Σχετικές και απόλυτες αναφορές (συνέχεια) Για να δηλώσουμε στο Excel μια ΑΠΟΛΥΤΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ (δηλαδή, μια διεύθυνση που δε θα αλλάζει κατά την αντιγραφή του τύπου) πρέπει να έχει τη μορφή όπως $Α$2. Η διεύθυνση αυτή διαβάζετε από το Excel ως «ακριβώς στη στήλη Α, ακριβώς στη γραμμή 2», και δε μεταβάλλεται κατά την αντιγραφή του τύπου στα γειτονικά κελιά Προσέξτε ότι μπορείτε να δημιουργήσετε και μεικτές (ή ημι-απόλυτες) αναφορές, δηλαδή αναφορές που έχουν ένα μέρος σταθερό και ένα μεταβλητό (π.χ. $A2 ή Α$2). Παράδειγμα: = Β$5 + $C$6 + $D7 Αν κάνουμε drag & drop όπως είδαμε στην αρχή δεν αλλάζουν οι φόρμουλες Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

13 Εμφάνιση τυπωμένου φύλλου Στο Excel όταν τυπώσετε ένα φύλλο δεν σας τυπώνει τις γραμμές των κελιών Αυτό μπορεί να γίνει από την πιο κάτω διαδικασία: 1. Διαλέξτε την εντολή Print -> Print Preview από το κουμπί Office. 2. Πατήστε στο Page Setup. 3. Πατήστε στο κουμπί που γράφει Sheet. 4. Πατήστε στο Gridlines 5. Πατήστε ΟΚ. 6. Τυπώστε το φύλλο σας. Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

14 Εμφάνιση τυπωμένου φύλλου (συνέχεια) Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

15 Εμφάνιση τυπωμένου φύλλου Στο Excel όπως έχετε παρατηρήσει εμφανίζεται το αποτέλεσμα της φόρμουλας και όχι η ίδια η φόρμουλα στο κελί. Για να εμφανίζεται η φόρμουλα κάνετε τα ακόλουθα: 1. Από το κουμπί OFFICE πατάτε στο TOOLS 2. Έπειτα από το ADVANCED TAB επιλέγεται την επιλογή SHOW FORMULAS IN CELLS INSTEAD OF THEIR CALCULATED VALUES Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

16 Γραφικές Παραστάσεις Το Excel δίνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσεις τους πίνακες που δημιούργησες για να δημιουργήσεις γραφικές παραστάσεις διαφόρων τύπων Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

17 Γραφικές Παραστάσεις (συνέχεια) 1. Αρχίστε ένα νέο φύλλο 2. Στο C1 γράψετε Adventure Tours Income 3. Στο Β3 - Ε3 γράψετε τους μήνες January-Arpil 4. Στο Β4 γράψτε 20000, στο C4 γράψτε 32000, στο D4 γράψτε 24000, στο E4 γράψτε και επιλέξτε τα κελία Β3-Ε4 5. Για να εισάγετε ένα γράφημα μπορείτε να διαλέξετε κάποιο από τους τύπους που εμφανίζονται στο Ribbon Insert, στην ομάδα εντολών Charts. 6. Θα εμφανιστεί το γράφημα που διαλέξατε και θα παρουσιάζει τα δεδομένα που είχατε επιλεγμένα πριν την εισαγωγή του. Ταυτόχρονα θα εμφανιστούν και τρία Ribbons (Design, Layout και Format). Τα Ribbons περιέχουν όλες τις εντολές που επηρεάζουν τη μορφή και τα δεδομένα που παρουσιάζονται σε ένα γράφημα. Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

18 Γραφικές Παραστάσεις (συνέχεια) 7. Αν θέλετε να προσθέσετε κάποια πληροφορία στο γράφημα σας, όπως π.χ. ένα τίτλο για τον κατακόρυφο άξονα, απλά επιλέξετε την κατάλληλη εντολή από την ομάδα εντολών Labels του Ribbons Layout. Πατήστε το Chart title για να γράψετε τον τίτλο Adventure Tours Income (θα εμφανιστεί το αντίστοιχο πλαίσιο στο γράφημα σας στο οποίο μπορείτε να γράψετε). 8. Προσθέστε επίσης σαν τίτλο του κατακόρυφου άξονα την λέξη Euro (η διαδικασία είναι η ίδια με αυτή του βήματος 7). Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

19 Γραφικές Παραστάσεις (συνέχεια) Περαιτέρω επεξήγηση επιλογών Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

20 Συνάρτηση IF Η συνάρτηση IF κάνει αυτό που είδαμε στη συνάρτηση COUNTIF. Προσδίδει, δηλαδή, μια τιμή σε μια μεταβλητή ανάλογα αν η συνθήκη που υπάρχει είναι αληθής η ψευδής. Η συνάρτηση IF έχει την ακόλουθη μορφή: =IF (logical_test;[value_if_true];[value_if_false]) Επίσης, από το HOME RIBBON, επιλέγοντας το Σ και μετά άλλες συναρτήσεις, αν βρείτε το IF θα σας βγάλει αναλυτικά την εφαρμογή της. Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

21 Συνάρτηση IF (συνέχεια) Για παράδειγμα: = IF(A7<$C$4,$C$3,(B7+E7)) σημαίνει ότι αν το περιεχόμενο του A7 είναι μικρότερο από το περιεχόμενο του <$C$4,$C$3 τότε στο συγκεκριμένο κελί θα μπει η τιμή του B7+E7 Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

22 Επεξήγηση εβδομαδιαίας εργασίας Κατεβάστε την εργασία από την ιστοσελίδα του εργαστηρίου Ημερομηνία παράδοσης: Πέμπτη 28 Νοεμβρίου 23.59μμ Αποστολή σε ένα από τα πιο κάτω Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

23 Απορίες Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24

24 Ευχαριστώ για την προσοχή σας! Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο 2013/ /24