Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο. Microsoft Excel Μέρος 1

Transcript

1 Πανεπιστήμιο Κύπρου Τμήμα Πληροφορικής Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής και Πληροφοριακά Συστήματα Εργαστήριο - ΕΠΛ003 Εισαγωγή στην Επιστήμη της Πληροφορικής Εργαστήριο Microsoft Excel Μέρος 1 Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/2014 1/26

2 Περίγραμμα Παρουσίασης Εισαγωγή στο Microsoft Excel Βασικές Λειτουργίες Βασική μορφοποίηση κειμένου κελιών Βασικός χειρισμός κελιών Εισαγωγή στις συναρτήσεις Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/2014 2/26

3 Εισαγωγή στο Microsoft Excel Το Excel είναι ένα πρόγραμμα ανάλυσης (συνήθως οικονομικής) με το οποίο ο χρήστης μπορεί να επιλύσει διάφορα προβλήματα όπως: προϋπολογισμού (ή διάφορων άλλων υπολογισμών), χρηματοοικονομικού σχεδιασμού, εκτίμηση κόστους έργων, ανάλυση ισοζυγίου κλπ. Επίσης, μπορούμε να δημιουργήσουμε διάφορα γραφήματα που αναπαριστούν τα δεδομένα ή υπολογισμούς του λογιστικού φύλλου μας με ένα γραφικό (και συνήθως πιο ευανάγνωστο και συνοπτικό) τρόπο Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/2014 3/26

4 Εισαγωγή στο Microsoft Excel (συνέχεια) Το μεγάλο πλεονέκτημα των λογιστικών φύλλων είναι ότι ο χρήστης όταν αλλάξει κάποια τιμή πάνω στο λογιστικό φύλλο (ένα αρχείο του Excel αποτελείτε από λογιστικά φύλλα spreadsheets) τότε το πρόγραμμα υπολογίζει αυτόματα τις νέες τιμές οι οποίες επηρεάζονται από την αλλαγή (Automatic Recalculation). Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/2014 4/26

5 Εισαγωγή στο Microsoft Excel (συνέχεια) Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/2014 5/26

6 Εισαγωγή στο Microsoft Excel (συνέχεια) Κάθε λογιστικό φύλλο του Excel είναι διαμορφωμένο σαν πίνακας και επομένως χωρίζεται σε γραμμές και στήλες. Οι γραμμές είναι αριθμημένες από το Οι στήλες είναι αριθμημένες με γράμματα από το Α - ΙV (256 στήλες). Κάθε τομή μιας γραμμής και μιας στήλης λέγεται κελί (cell) και αναγνωρίζεται από τις συντεταγμένες της στήλης και της σειράς, π.χ.: Α12 (το κελί που βρίσκετε στη στήλη Α και τη γραμμή 12), ΒΒ100, Α1 κλπ Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/2014 6/26

7 Εισαγωγή στο Microsoft Excel (συνέχεια) Σε κάθε κελί μπορούμε να γράψουμε χαρακτήρες (ονόματα, περιγραφές, τίτλους κλπ) που λέγονται labels ή να γράψουμε αριθμητικές τιμές (αριθμοί) και μαθηματικούς τύπους που λέγονται formulas. Προσέξτε ότι όταν γράψουμε μια φόρμουλα σε ένα κελί τότε το Excel θα υπολογίσει τη τιμή της και στο κελί θα εμφανιστεί η υπολογισμένη τιμή (και όχι ο τύπος που γράψαμε εμείς). Ο τύπος που γράψαμε εμφανίζετε στη γραμμή τύπων (για το επιλεγμένο κελί) Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/2014 7/26

8 Εισαγωγή στο Microsoft Excel (συνέχεια) Για να εισάξουμε ένα τύπο (π.χ. όταν θέλουμε να χρησιμοποιούμε μια αριθμητική πράξη ή εξίσωση) πρέπει να ξεκινήσουμε την είσοδο (γράψιμο) σε ένα κελί με το σύμβολο του ίσον = και όχι απλά να βάλουμε μια τιμή γιατί αν δεν βάλουμε το = τότε το πρόγραμμα θα διαβάσει τους αριθμούς σαν γράμματα και δεν θα μπορεί να κάνει οποιεσδήποτε πράξεις Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/2014 8/26

9 Πρακτική εξάσκηση Ξεκινήστε το Microsoft Εxcel Γράψετε τις παρακάτω τιμές στα αντίστοιχα κελιά Κελί Α1 B1 C1 Τιμή Sales Expenses Profit Α2 100 B2 70 C2 50 Στη συνέχεια εισάξετε στα ακόλουθα κελιά τις ακόλουθες πράξεις: Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/2014 9/26

10 Πρακτική εξάσκηση Κελί E1 E2 E3 E4 Τιμή =A2 + Β2 Προσθέτει τους αριθμούς στο κελί A2 και Β2 =A Προσθέτει 20 στον αριθμό που βρίσκεται στο κελί Α2 =A2-C2 Αφαιρεί τον αριθμό που βρίσκεται στο κελί C2 από τον αριθμό του A2 =B2 100 C2 Πολλαπλασιάζει τον αριθμό στο B2 επί 100 και μετά αφαιρεί τον C2 από αυτόν Ε5 =A2 /5 Διαιρεί τον αριθμό στο Α2 με το 5. Ε6 Ε7 =B2 10% Πολλαπλασιάζει τον αριθμό στο B2 με 10% =C2^3 Ανεβάζει τον αριθμό στο C2 στην τρίτη δύναμη Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

11 Βασικές Λειτουργίες Οι βασικές λειτουργίες του Excel έξοδος, δημιουργία καινούργιου λογιστικού βιβλίου (workbook), αποθήκευση και επαναφορά προς και από τη σταθερή μνήμη γίνονται με τον ίδιο τρόπο που είδαμε και στο Word. Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

12 Βασική Μορφοποίηση Κειμένου Κελιών Στο Excel μπορούμε να μορφοποιήσουμε το κείμενο των κελιών με τον ίδιο τρόπο που μπορούμε να μορφοποιήσουμε ένα κομμάτι κειμένου στο Word με τη διαφορά ότι στο Excel μπορούμε να αλλάξουμε τη μορφοποίηση ανά κελί (όπως κάναμε και στους πίνακες του Word). Πατώντας δεξί κλικ σε κάθε κελί έχουμε τη δυνατότητα επιλέγοντας το FORMAT CELLS να μορφοποιήσουμε το περιεχόμενο του κελιού Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

13 Βασική Μορφοποίηση Κειμένου Κελιών (συνέχεια) Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

14 Βασική Μορφοποίηση Κειμένου Κελιών (συνέχεια) Η καρτέλα Border και Fill δουλεύουν όπως στο πλαίσιο διαλόγου του Word Border and Shading για του πίνακες. Η καρτέλα Font μας δίνει επιλογές για την μορφή των γραμμάτων ενός κελιού (παρόμοιες με εκείνες του Word). Η καρτέλα Alignment μας δίνει όλες τις επιλογές στοίχισης των κελιών. Προσέξτε ότι στο Excel έχουμε περισσότερες επιλογές σε σχέση με το Word. Η βασικότερη διαφορά είναι ότι μπορούμε να επηρεάσουμε και την οριζόντια αλλά και την κάθετη στοίχιση (όπως και στους πίνακες του Word). Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

15 Βασική Μορφοποίηση Κειμένου Κελιών (συνέχεια) Η καρτέλα Number μας επιτρέπει να καθορίσουμε τον τύπο των (αριθμητικών) δεδομένων του κάθε κελιού. Π.χ. αν θέλουμε να ορίσουμε ότι τα περιεχόμενα κάποιου κελιού είναι κείμενο (άσχετα αν περιέχει νούμερα) τότε διαλέγουμε τον τύπο Text. Ο τύπος General επιτρέπει στο Excel να καθορίσει το τύπο των δεδομένων ενός κελιού αυτόματα (π.χ. κείμενο, νούμερα, ημερομηνία κτλ.). Προσέξτε ότι το Excel για κάθε τύπο δεδομένων έχει μια προεπιλεγμένη στοίχιση (γενική στοίχιση general). Π.χ. για το κείμενο η προεπιλεγμένη στοίχιση είναι αριστερή στοίχιση, ενώ για τα νούμερα είναι δεξιά στοίχιση. Προσέξτε ακόμα ότι για κάθε τύπο δεδομένων μπορούμε να επηρεάσουμε κάποια βασικά χαρακτηριστικά όπως π.χ. για τα νούμερα μπορούμε να καθορίσουμε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

16 Βασική Μορφοποίηση Κειμένου Κελιών (συνέχεια) Μας δίνεται η δυνατότητα να αλλάξουμε την εμφάνιση των κυψελίδων που περιέχουν αριθμούς Κουμπιά για αλλαγή της εμφάνισης των κυψελίδων Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

17 Βασική Μορφοποίηση Κειμένου Κελιών (συνέχεια) Currency Style εμφανίζει το σύμβολο του νομίσματος ανάλογα με το νόμισμα που επιθυμούμε, κόμματα και 2 δεκαδικά ψηφία Percent Style - πολλαπλασιάζει τον αριθμό με το 100 και εμφανίζει το σύμβολο % Comma Style εμφανίζει κόμματα και 2 δεκαδικά ψηφία Μεγαλώνει το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων Μικραίνει το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

18 Βασικός Χειρισμός κελιών Για να μεγαλώσετε ή να μικράνετε το μέγεθος των στηλών σας, τοποθετήστε το ποντίκι μεταξύ των γραμμάτων της στήλης μέχρις ότου να γίνει ένας μαύρος σταυρός με διπλα τόξα. Έπειτα, πατήστε το ποντίκι και τραβήξτε το προς την κατεύθυνση που επιθυμείτε Αν ο αριθμός που εισάξατε είναι πολύ μεγάλος και δεν χωράει στη στήλη με τα κόμματα και τα δεκαδικά στοιχεία, από την ομάδα εντολών Cells του Ribbon Home επιλέξτε την εντολή Format και εν συνεχεία διαλέξτε Autofit Column Width, εφόσον προηγουμένως έχετε επιλέξει τα κελιά που θέλετε. Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

19 Βασικός Χειρισμός κελιών (συνέχεια) Για την αντιγραφή/αποκοπή των τιμών των κελιών σε άλλα κελιά, επιλέγουμε το επιθυμητό προς αντιγραφή κελί, πατάμε το Cut/Copy και έπειτα στο νέο κελί που επιθυμούμε να αποκοπεί η τιμή πατάμε το Paste. Έτσι μεταφέρουμε την τιμή του κελιού σε νέο κελί. Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

20 Εισαγωγή στις συναρτήσεις Εκτός από τους τύπους που κατασκευάζουμε εμείς, το Excel διαθέτει ένα ολόκληρο οπλοστάσιο με συναρτήσεις (Functions), δηλαδή έτοιμους τύπους που εκτελούν λιγότερο ή περισσότερο σύνθετους υπολογισμούς. Για παράδειγμα το Excel διαθέτει συναρτήσεις που υπολογίζουν το μέσο όρο κάποιων αριθμών, ή το ποσό της δόσης αποπληρωμής δανείου, καταμετρούν το πλήθος των κενών κελιών μιας περιοχής, κτλ. Όλες οι συναρτήσεις έχουν παρόμοια μορφή: Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

21 Εισαγωγή στις συναρτήσεις (συνέχεια) Και οι συναρτήσεις, όπως και οι τύποι, ξεκινούν πάντα με το σύμβολο ίσον «=» Μετά το σύμβολο ίσον, ακολουθεί το όνομα της συνάρτησης Μετά το όνομα της συνάρτησης ακολουθούν, μέσα σε παρενθέσεις, ένα ή περισσότερα ορίσματα για τη συνάρτηση αυτή. Το πλήθος και το είδος των ορισμάτων ποικίλει από συνάρτηση σε συνάρτηση. Τα ορίσματα αυτά μπορεί να είναι είτε τιμές που καταχωρούμε κατευθείαν μέσα στη συνάρτηση, είτε αναφορές κελιών ώστε η συνάρτηση να παίρνει αυτόματα τις τιμές από τα κελιά του φύλλου. Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

22 Εισαγωγή στις συναρτήσεις (συνέχεια) Για παράδειγμα, η συνάρτηση =SUM(B10:B15) παίρνει τις τιμές των κελιών Β10 έως Β15 και τις αθροίζει. Προσέξτε ότι η περιοχή κελιών (range) που θα δώσουμε ως όρισμα σε μια συνάρτηση δεν είναι απαραίτητο να αποτελείται από μόνο μια στήλη. Π.χ. μπορούμε να δώσουμε τη συνάρτηση =SUM(B10:C11) η οποία θα έπαιρνε τις τιμές από τα κελιά B10, B11, C10 και C11 θα τα άθροιζε Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

23 Εισαγωγή στις συναρτήσεις (συνέχεια) Η συνάρτηση για το SUM μπορεί να εισαχθεί αυτόματα μέσω του εργαλείου AutoSum (βρίσκεται στο Ribbon Formulas). Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

24 Εισαγωγή στις συναρτήσεις (συνέχεια) Όπως βλέπουμε, πέρα από το αυτόματο άθροισμα έχουμε και άλλες επιλογές: Η συνάρτηση MAX βρίσκει τη μέγιστη τιμή σε μια περιοχή κελιών Η συνάρτηση MIN βρίσκει τη ελάχιστη τιμή σε μια περιοχή κελιών Η συνάρτηση AVERAGE βρίσκει το μέσο όρο των τιμών μιας περιοχή κελιών Η συνάρτηση COUΝT μετρά πόσα κελιά περιέχουν αριθμητικά δεδομένα σε μια περιοχή κελιών. Η συνάρτηση COUΝTIF μετρά πόσα κελιά ικανοποιούν τη συνθήκη που ορίζουμε σε μια περιοχή κελιών. Π.χ. αν γράφαμε τη συνάρτηση = COUNTIF(Β10:Β15; >=5000 ) στο κελί C17 του φύλου της εργασίας 4.1 θα μετρούσε πόσα έξοδα είναι μεγαλύτερα ή ίσα του Μην ξεχνάτε τα εισαγωγικά όταν δίνετε τη συνθήκη! Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

25 Απορίες Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26

26 Ευχαριστώ για την προσοχή σας! Παναγιώτης Χατζηχριστοδούλου ΕΠΛ003 Εργαστήριο 2013/ /26