Ψηφιακή Διαχείριση & Διακίνηση Εγγράφων: η βάση για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση

Transcript

1 Ψηφιακή Διαχείριση & Διακίνηση Εγγράφων: η βάση για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση Δωρίνα Γεώργα Account Manager Public Sector Modus AE 12 Απριλίου 2016

2 Ποιοί Είμαστε Modus AE: Εταιρεία Πληροφορικής με αντικείμενο την Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων & Ροών Εργασίας Σκοπός μας είναι με τις λύσεις μας, να υποστηρίζουμε την άμεση πρόσβαση σε έγγραφα και διαδικασίες Γρήγορα - Απλά - Αποτελεσματικά

3 Γιατί χρειάζεται η Ψηφιακή Διαχείριση και Διακίνηση Εγγράφων;

4 Το πρόβλημα Χαμένα έγγραφα Μικροί φορείς Ομάδα 1-5 εργαζομένων 1 έγγραφο δημιουργείται κάθε 6 λεπτά 1 έγγραφο χάνεται κάθε 6 μήνες Μεσαίοι φορείς Ομάδες 5-35 εργαζομένων 1 έγγραφο δημιουργείται κάθε 3 λεπτά 1 έγγραφο χάνεται κάθε μήνα Μεγάλοι φορείς Εκατοντάδες εργαζομένων 1 έγγραφο χάνεται κάθε 6 έως 12 δευτερόλεπτα Πηγή: Grove Communications

5 Το πρόβλημα Χαμένος χρόνος 80% του χρόνου ενός στελέχους δαπανάται στη συγκέντρωση πληροφοριών για λήψη απόφασης 25% των επιχειρησιακών εγγράφων είναι σε λάθος σημείο και δε βρίσκονται ποτέ 50% των προσπαθειών αναζήτησης πληροφοριών είναι επιτυχημένες Πηγή: IDC Research

6 Η λύση Ψηφιακή Διαχείριση & Διακίνηση Εγγράφων Συλλογή Δεδομένων OCR, Form Recognition, Auto- Indexing Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση και τήρηση εκδόσεων Αναζήτηση εγγράφων με χρήση πολλαπλών κριτηρίων Διαχείριση Υποθέσεων (φακέλων έργων, προσωπικού, συμβάσεων κ.α.) Παρακολούθηση Κύκλου Ζωής εγγράφων με τήρηση κανόνων ασφαλείας Ηλεκτρονική Διακίνηση με ψηφιακές υπογραφές

7 Paperless Office Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων με Ψηφιακές Υπογραφές Είναι νόμιμες Η Νομοθεσία επιτρέπει την πλήρη κατάργηση έγχαρτων εγγράφων, με τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών Προσφέρουν σημαντικά οφέλη Κατάργηση φυσικής μετακίνησης εγγράφων Κατάργηση επικύρωσης πρωτοτύπου Μείωση φυσικού αρχείου

8 Το αποτέλεσμα Ολοκληρωμένης Εφαρμογής ενός Συστήματος Ψηφιακής Διαχείρισης & Διακίνησης Εγγράφων Αναδιοργάνωση & Τυποποίηση διαδικασιών Έγκαιρη και έγκυρη λήψη αποφάσεων Εξάλειψη λαθών κατά τη διακίνηση & διεκπεραίωση Εποπτεία & έλεγχος μέσω στατιστικών στοιχείων & αναφορών

9 Ενδεικτικά Πεδία Εφαρμογής Πού μπορεί να εφαρμοστεί ένα Σύστημα Ψηφιακής Διαχείρισης & Διακίνησης Εγγράφων Οπουδήποτε υπάρχουν έγγραφα, διαδικασίες και άνθρωποι

10 Ενδεικτικά Πεδία Εφαρμογής Αλληλογραφία Συνεδριάσεις Συμβουλίων Παραστατικά Διαγωνισμοί & Συμβάσεις Αρχεία Προσωπικού Νομικές Υποθέσεις Τήρηση Διαδικασιών Ποιότητας κ.α.

11 Οφέλη Καθολικής Χρήσης Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων 90% Εξοικονόμηση χρόνου Αναζήτηση Αρχειοθέτηση Διακίνηση Εγγράφων 85% Εξοικονόμηση χρημάτων Εκτυπώσεις Διακίνηση Αποθήκευση 90% Εξοικονόμηση χώρου Μείωση όγκου αρχείου Χώροι γραφείων Άλλοι αποθ.χώροι Πηγή: Gartner Research και Modus Υλοποιήσεις

12 Case study: Υπουργείο Τουρισμού 100% Υιοθέτηση ΗΔΕ μέσα σε 4 μήνες 50% Μείωση χρόνου διεκπεραίωσης εγγράφων 250 Χρήστες με χρήση ψηφιακών υπογραφών

13 Case study: Περιφέρεια Κρήτης 50+ κτίρια 800+ χρήστες έγγραφα Εξοικονόμηση κόστους από τη διακίνηση εγγράφων Μείωση χρόνου αναζήτησης εγγράφων Μείωση αποθηκευτικού χώρου λόγω ψηφιοποίησης αρχείου Μείωση χρόνου επανέκδοσης εγγράφων

14 Το παράδειγμα της Εσθονίας: e-estonia Μια χώρα σε πλήρη Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση Μέσω μιας κεντρικής υποδομής (Digital Exchange Centre, X-Road) ανταλλάσσουν ιδιωτικά, κυβερνητικά και εταιρικά έγγραφα, διάφανα και με ασφάλεια, με χρήση ψηφιακών υπογραφών. Ο πολίτης έχει τον απόλυτο έλεγχο των προσωπικών του εγγράφων ενώ παράλληλα μπορεί να υπογράφει ψηφιακά, να στέλνει και να λαμβάνει έγγραφα: απαιτείται μόνο ένας υπολογιστής ή ένα κινητό τηλέφωνο. Παραδείγματα Εφαρμογής Υπουργικό Συμβούλιο Ιατρικός Φάκελος Νομοθεσία Σύσταση Εταιρείας Σχολεία Αστυνομία Φορολογία Εκλογές Εξοικονόμηση 2% του ετησίου ΑΕΠ από 242 εκατ. ψηφιακές υπογραφές

15