Δωρίνα Γεώργα Digital Office Alliance 21 Απριλίου 2016, Αίγλη Ζαππείου

Transcript

1 Δωρίνα Γεώργα Digital Office Alliance 21 Απριλίου 2016, Αίγλη Ζαππείου

2 Digital Office Alliance Στόχος, η αυτοματοποίηση διαδικασιών και η μηδενική χρήση χαρτιού. Μέσω της επιλογής του σωστού σαρωτή, του κατάλληλου λογισμικού OCR και συλλογής δεδομένων από έγγραφα και της βέλτιστης πλατφόρμας διαχείρισης εγγράφων, είναι εγγυημένο ένα Paperless Now! Digital Office μέσα από το δικό μας Alliance.

3 Shaping tomorrow with you Προϊόντα Υπηρεσίες Λύσεις Ένας από τους μεγαλύτερους IT vendors παγκοσμίως Services Clients / Scanners Servers Networks Software Η Fujitsu είναι ο Market Leader παγκοσμίως στο document scanning.

4 Τομείς Δράσης Data Capture Software - Scanning Hardware - Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης & Διαχείριση Φυσικού και Ηλεκτρονικού Αρχείου IID AE Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης ABBYY Σαρωτές Βιβλίων Πάρτε την πληροφορία!.. Αφήστε το χαρτί.. 4

5 Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων & Ροών Εργασίας Δημιουργούμε Τεχνολογία Προσφέρουμε Υπηρεσίες Υψηλού Επιπέδου Διαθέτουμε μια ισχυρή και έμπειρη ομάδα Σκοπός μας είναι με τις λύσεις μας, να υποστηρίζουμε την άμεση πρόσβαση σε έγγραφα και διαδικασίες Γρήγορα - Απλά - Αποτελεσματικά

6 Γιατί

7 Το πρόβλημα Χαμένα έγγραφα Μικρές επιχειρήσεις Ομάδα 1-5 εργαζομένων 1 έγγραφο δημιουργείται κάθε 6 λεπτά 1 έγγραφο χάνεται κάθε 6 μήνες Μεσαίες επιχειρήσεις Ομάδες 5-35 εργαζομένων 1 έγγραφο δημιουργείται κάθε 3 λεπτά 1 έγγραφο χάνεται κάθε μήνα Μεγάλες επιχειρήσεις Εκατοντάδες εργαζομένων 1 έγγραφο χάνεται κάθε 6 έως 12 δευτερόλεπτα Πηγή: Grove Communications

8 Το πρόβλημα Χαμένος χρόνος 80% του χρόνου ενός Manager δαπανάται στη συγκέντρωση πληροφοριών για λήψη απόφασης 50% των προσπαθειών αναζήτησης πληροφοριών είναι επιτυχημένες 25% των επιχειρησιακών εγγράφων είναι σε λάθος σημείο και δε βρίσκονται ποτέ Πηγή: IDC Research

9 Η λύση: Ψηφιοποίηση Αναγνώριση Διαχείριση

10 Paperless, now: Βήμα 1 ο Η σάρωση με Fujitsu scanners εξασφαλίζει το καλύτερο ποιοτικά αποτέλεσμα Ακόμη και χαμηλής ποιότητας έγγραφα ψηφιοποιούνται ιδανικά επιτρέποντας την αυτοματοποιημένη εξαγωγή δεδομένων

11 Paperless, now: Βήμα 1 ο fi-7480 fi-7460 Scanning speed *1 80 ppm/160 ipm 60 ppm/120 ipm Paper chute capacity (A4 80 g/m²) 100 sheets Dimensions (W x D x H) 380 x 209 x 168mm *2 Οδηγός στήριξης εγγράφων Διόρθωση Λοξότητας Προστασία εγγράφων Έλεγχος ταχύτητας εξόδου εγγράφων PaperStream IP PaperStream Capture Ιδανική λειτουργία για την μαζική σάρωση μεικτού μεγέθους σελίδων Αποφυγή σάρωσης λοξής σελίδας Στιγμιαία διακοπή σάρωσης με acoustic αισθητήρες Τακτοποιημένη έξοδος εγγράφων Έξυπνοι drivers εξασφαλίζουν πετυχημένη απορρόφηση εικόνας Εισαγωγή και ταξινόμηση με barcode και 2d barcode / zone OCR

12 Paperless, now: Βήμα 2 ο Data Capture / OCR / ICR

13 Paperless, now: Βήμα 2 ο 1. Συλλογή πεδίων χωρίς πληκτρολόγηση (One Click Indexing ) και μετατροπή εγγράφων σε αναζητήσιμα αρχεία (Full Text OCR/Retrieval)

14 Paperless, now: Βήμα 2 ο 2. Συλλογή δεδομένων από τιμολόγιο (ή άλλο είδος εγγράφου) με αυτόματο εντοπισμό θέσης των πεδίων

15 Paperless, now: Βήμα 2 ο 3. Συλλογή δεδομένων από χειρόγραφα συμπληρωμένo Ερωτηματολόγιο στην Ελληνική γλώσσα

16 Paperless, now: Βήμα 2 ο 4. Αυτοματοποιημένη ταξινόμηση εγγράφων

17 Paperless, now: Βήμα 3 ο Εισαγωγή όλων των δεδομένων στην πλατφόρμα Πάπυρος, για Ηλεκτρονική Διαχείριση & Διακίνηση, με ψηφιακές υπογραφές Διαχείριση Εγγράφων Αρχειοθέτηση, αναζήτηση και διαχείριση όλων των τύπων αρχείων Διαχείριση Υποθέσεων Διαχείριση υποθέσεων (έργου, προμηθευτή, προσωπικού, κλπ) Διαχείριση Ροών Εργασίας Δρομολογήσεις και Ροές Εργασιών για υποστήριξη διαδικασιών Εποπτεία & Έλεγχος Παρακολούθηση Κύκλου Ζωής Εγγράφων, Στατιστικά Στοιχεία & Αναφορές

18 Papyros Desktop Client Πλατφόρμα Ψηφιακής Διαχείρισης & Διακίνησης Εγγράφων & Ροών Εργασίας

19 Papyros Web Client Όλη η λειτουργικότητα, χωρίς να απαιτείται εγκατάσταση παρά μόνο ένας browser

20 Papyros Mobile App Πάντα σε επαφή με τα έγγραφα και τις διαδικασίες σας, όπου κι αν είστε, όποτε εσείς το θελήσετε. Κεντρική Οθόνη Λίστα Εγγράφων Στοιχεία Ανάθεσης

21 Ενδεικτικά Πεδία Εφαρμογής Αλληλογραφία Φάκελοι Έργων, Πελατών κ.α. Παραστατικά Αρχεία Προσωπικού Νομικές Υποθέσεις Τήρηση προτύπων ISO Συνεδριάσεις Συμβουλίων

22 Το αποτέλεσμα Ολοκληρωμένης Εφαρμογής ενός Συστήματος Ψηφιακής Διαχείρισης & Διακίνησης Εγγράφων! Αναδιοργάνωση & Τυποποίηση διαδικασιών Έγκαιρη και έγκυρη λήψη αποφάσεων Εξάλειψη λαθών από τη χειροκίνητη καταχώρηση & διαχείριση Εποπτεία & έλεγχος μέσω στατιστικών στοιχείων & αναφορών

23 Οφέλη Καθολικής Χρήσης Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων 90% Εξοικονόμηση χρόνου Αναζήτηση Αρχειοθέτηση Διακίνηση Εγγράφων 85% Εξοικονόμηση χρημάτων Εκτυπώσεις Διακίνηση Αποθήκευση 90% Εξοικονόμηση χώρου Μείωση όγκου αρχείου Χώροι γραφείων Άλλοι αποθ.χώροι

24 Case Study: Η μεγαλύτερη αλυσίδα λιανικής στον τομέα παιχνιδιών και εποχιακών προϊόντων στην εγχώρια αγορά (ιδρ.1986) εργαζόμενοι 71 καταστήματα Ελλάδα, Κύπρος, Βαλκάνια, e-jumbo

25 Case Study: Το Έργο: «Διαχείριση Εγγράφων & Ροής Εργασιών στο Κύκλωμα Εισαγωγών» 70 χρήστες Fujitsu fi παραστατικά μηνιαίως FlexiCapture Distributed 270 προμηθευτές Πλατφόρμα Πάπυρος

26 Case Study: Η κατάσταση πριν: Η κατάσταση μετά: Διάσπαρτη, πολλαπλή & μη αξιοποιήσιμη επιχειρησιακή πληροφορία Σημαντική βελτίωση του χρόνου εκτέλεσης των επιχειρησιακών διαδικασιών Χρονοβόρες, μη τυποποιημένες διαδικασίες: Μείωση/κατάργηση των εκτυπώσεων Διακίνηση εγγράφων Αναζήτηση εγγράφων & φακέλων στο φυσικό αρχείο Παρακολούθηση ροών εργασίας (π.χ. πορεία των εισαγωγών) Kαταχώρηση & έλεγχος επιχειρησιακών δεδομένων Υψηλός ρυθμός εμφάνισης λαθών Έλλειψη Διασύνδεσης Συστημάτων Ελαχιστοποίησης της χειρωνακτικής εισαγωγής δεδομένων με την χρήση τεχνολογίας Data Capture Αξιόλογη μείωση του ρυθμού εμφάνισης λαθών κατά την παραγωγή και αρχειοθέτηση εγγράφων Τυποποίηση & Αυτοματοποίηση των διαδικασιών (συλλογή, καταχώρηση & έλεγχος δεδομένων)

27 Case Study: Παράδειγμα Ροής Εργασίας: Ψηφιοποίηση Παραστατικού Λογιστήριο Ψηφιοποίηση Λογιστήριο Παραλαβή παραστατικού Καταχώρηση Εκτύπωση barcode Σάρωση Αναγνώριση Έλεγχος Φόρμα με πλήρη στοιχεία Καταχώρηση στο ERP

28 Case Study: Αντικείμενο Αρχικό Μοντέλο Εργασίας Νέο Μοντέλο Εργασίας Εκτυπώσεις Εγγράφων Εισαγωγών Μ.Ο. 20 Έγγραφα / Φάκελο Εισαγωγής ~ 60 Σελίδες 0 Σελίδες Συνολικός Χρόνος Διαχείρισης Νέου Προμηθευτή ~ 20 min 10 sec Συνολικός Χρόνος Εσωτερικής Διεκπεραίωσης Παραλαβητηρίου Μ.Ο. 15 min 1 min Χρόνος Ανάκτησης Παραστατικού Από 3 min + για το Τρέχον Αρχείο Έως 1 Ημέρα για το Παλαιό Αρχείο ( Εκτός Εταιρείας) 1 sec Χρόνος Ελέγχου & Επαλήθευσης Τιμολογήσεων Προμηθευτών ~ 5 Ώρες ανά Αρχείο Μαζικής Τιμολόγησης 3 sec ανά Αρχείο Μαζικής Τιμολόγησης

29 Case Study:

30