ΤΕΧΝΙΚΕΣ. ΙΕ. Simplex. 1. Τι είναι η τεχνική Simplex;

Transcript

1 ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΙΕ. Simplex 1. Τι είναι η τεχνική Simplex; Ο Einstein είχε πει κάποτε ότι εάν είχε μία ώρα μόνο για να σώσει τον κόσμο, θα του έπαιρνε πενήντα πέντε λεπτά να καθορίσει το πρόβλημα και πέντε για να βρει τη λύση! Η συγκεκριμένη προσέγγιση του Einstein, είναι εντελώς αντίθετη από αυτή που ζητείται να εφαρμοστεί από το προσωπικό των περισσοτέρων ιδιωτικών γραφείων, εργοστασίων και εργοταξίων. Η τεχνική δημιουργικής επίλυσης προβλημάτων Simplex δημιουργήθηκε από τον Min Basadur στο Πανεπιστήμιο McMaster, στο Ontario. Είναι ένα σύστημα που επιτρέπει στον χρήστη να αφιερώσει όσο χρόνο χρειάζεται για να εντοπίσει το πραγματικό πρόβλημα και στο επόμενο στάδιο βρίσκει τη λύση και σχεδιάζει την εφαρμογή της. [1] Η τεχνική δημιουργικής επίλυσης προβλημάτων Simplex περιγράφει την δημιουργικότητα σαν ένα ατέρμονα-συνεχιζόμενο κύκλο και όχι σαν μία ευθεία γραμμή. [2] Η τεχνική Simplex θα μπορούσαμε να πούμε πως είναι μία γνήσια «δημιουργική διαδικασία». Ο Basadur περιέγραψε την ατομική, ομαδική και οργανωσιακή δημιουργικότητα σαν μία δυναμική, κυκλική διαδικασία με τέσσερα στάδια κατά την οποία η αναζήτηση προβλημάτων, ο προσδιορισμός και επίλυσή τους καθώς και η πρακτική εφαρμογή αποτελεσματικών λύσεων, είναι μία συνεχής διαδικασία. [3] 157

2 Η μέθοδος Simplex έχει σχεδιαστεί για να διευκολύνει ένα άτομο, ομάδα ή οργανισμό να βρίσκει, να επεξεργάζεται, να αποσαφηνίζει και να προσδιορίζει σύνθετα, αόριστα ή στρατηγικά ζητήματα δίνοντας βάρος στις ικανότητες εντοπισμού και αντίληψης προβλημάτων πριν το στάδιο της λύσης και της εφαρμογής αυτής. [3] 2. Πώς εφαρμόζεται; Σύμφωνα με τον Basadur η δημιουργικότητα περιγράφεται σαν μία δυναμική, κυκλική διαδικασία τεσσάρων σταδίων κατά την οποία οι ενέργειες εξεύρεσης (εντοπισμός), προσδιορισμού (αντίληψη) και επίλυσης (βελτιστοποίηση) προβλημάτων, αλλά και η πρακτική χρήση των λύσεων (εφαρμογή), είναι συνεχείς. [3] Σχήμα 1: Τέσσερα στάδια της δημιουργικής διαδικασίας; Πηγή: [3] Η διαδικασία Η διαδικασία Simplex αποτελείται από οχτώ βήματα που είναι ενσωματωμένα στα τέσσερα στάδια της συγκεκριμένης δημιουργικής τεχνικής: Εντοπισμός: εξεύρεση προβλήματος (Σ1) και εντοπισμός πληροφοριών (Σ2) Αντίληψη: προσδιορισμός προβλήματος (Σ3) και δημιουργία ιδεών (Σ4) Βελτιστοποίηση: αξιολόγηση ιδεών (Σ5) και σχεδιασμός ενεργειών (Σ6) Εφαρμογή: αποδοχή τελικής λύσης (Σ7) και εφαρμογή αποτελεσμάτων (Σ8) Σχήμα 2: Ενσωμάτωση των οχτώ βημάτων στα τέσσερα στάδια της δημιουργικής διαδικασίας; Πηγή: [3] 158

3 Απαιτούνται τρεις ικανότητες από τους συμμετέχοντες για να χρησιμοποιήσουν αποτελεσματικά τη συγκεκριμένη μέθοδο επίλυσης προβλημάτων: απόκλιση η ικανότητα να καταγράφετε με δημιουργικό τρόπο γεγονότα, ιδέες και λύσεις χωρίς να τις έχετε αξιολογήσει ή κρίνει, σύγκλιση - η ικανότητα να επιλέγετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες, ιδέες ή λύσεις αξιολογώντας τες, και την ικανότητα αξιολόγησης η ικανότητα να διαχωρίζετε συνειδητά τις δύο αυτές ενέργειες. Και οι τρεις παραπάνω ικανότητες θα χρησιμοποιηθούν σε κάθε βήμα της τεχνικής δημιουργικής επίλυσης προβλημάτων Simplex ξεχωριστά. ΤΑ ΒΗΜΑΤΑ ΒΗΜΑ 1 ο εξεύρεση προβλήματος: Στο βήμα αυτό, ο στόχος είναι να εντοπιστούν προβλήματα του σήμερα και του αύριο που ζητάνε λύση. Όποια προβλήματα βρεθούν θα καταχωρηθούν και θα επιλεγεί ένα από αυτά για να επεξεργαστεί. ΒΗΜΑ 2 ο εντοπισμός πληροφοριών: Εδώ γίνεται η καταγραφή ενός πλήθους πληροφοριών. Για να συγκεντρωθούν οι πληροφορίες ο συντονιστής κάνει κάποιες ερωτήσεις στους συμμετέ- χοντες, όπως: Τι γνωρίζετε για αυτήν την μπερδεμένη κατάσταση και τι θα θέλατε να μάθετε; Σας απασχολεί η λύση της και αν ναι, γιατί; Τι σκέψεις κάνετε πάνω στο πρόβλημα; ΒΗΜΑ 3 ο ΓΙΝΕΤΑΙ ΚΑΙ ΕΔΩ ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΟΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΤΕΡΟΥ ΘΕΜΑΤΟΣ ΚΑΙ Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΧΩΡΑ ΣΤΑ ΕΠΟΜΕΝΑ ΒΗΜΑΤΑ προσδιορισμός προβλήματος: Ο στόχος είναι να βρεθεί το σωστό πρόβλημα που πρέπει να λυθεί. Η αρχικά μπερδεμένη κατάσταση συντίθεται τώρα από υποπροβλήματα, όπως «Πώς μπορούμε να...». Πρέπει να δημιουργηθούν δέκα τέτοιες δηλώσεις η ομάδα καταλήγει ομόφωνα σε ένα πρόβλημα που θα διερευνηθεί λεπτομερώς. Έπειτα, γίνεται μία καταγραφή υποπροβλημάτων και πρόκειται για μία εξαιρετικά σημαντική φάση που ανήκει αποκλειστικά στην τεχνική Simplex: Διατυπώνονται δύο ερωτήσεις, «Γιατί;» (= για να διευρυνθεί το πρόβλημα) και «Ποιοι οι περιορισμοί;» (= για να οριοθετηθεί το πρόβλημα) Οι απαντήσεις πρέπει να είναι απλές και κατανοητές. Εφαρμόζοντας τις δύο ερωτήσεις, αναπτύσσονται μία σειρά από σχετικές δηλώσεις προβλημάτων. Ακολουθούν οι εξής ερωτήσεις, «Διαφορετικά;» και «Ποιοι άλλοι περιορισμοί;» Στο τέλος της διαδικασίας καταγραφής, οι συμμετέχοντες καταλήγουν σε ένα ολοκληρωμένο πλέον προβλήμα για να προχωρήσει η μέθοδος Simplex. ΒΗΜΑ 4 ο δημιουργία ιδεών: Εδώ οι συμμετέχοντες παράγουν όσο περισσότερες ιδέες γίνεται χρησιμοποιώντας διαφορετικές μεθόδους δημιουργικότητας (για παράδειγμα, καταιγισμό ιδεών, τεχνικές παράλληλης σκέψης, κ.λ.π.) Από το σύνολο αυτό των ιδεών, η ομάδα επιλέγει γύρω στις έξι ιδέες. ΒΗΜΑ 5 ο αξιολόγηση ιδεών και επιλογή: Οι συμμετέχοντες αξιολογούν και επιλέγουν την ιδέα που θα εφαρμοστεί σαν λύση στο πρόβλημα ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ ΒΗΜΑ 6 ο σχεδιασμός ενεργειών: Το έκτο βήμα είναι ουσιαστικά ο σχεδιασμός της εφαρμογής της λύσης, δηλαδή τα μέλη της ομάδας καταλήγουν ομόφωνα στην επιλογή των κατάλληλων σταδίων εφαρμογής. Κάθε στάδιο περιέχει τις πληροφορίες Τι, Πώς, Ποιος, Πότε, Πού. ΒΗΜΑ 7 ο αποδοχή τελικής λύσης: Εδώ οι συμμετέχοντες καταγράφουν τα προβλήματα που θα διευθετήσει η τελική λύση, τα πλεονεκτήματα της λύσης, την αιτιολόγηση αυτών των πλεονεκτημάτων, τα μειονεκτήματα της λύσης και το πώς μπορούν να ξεπεραστούν ΒΗΜΑ 8 ο εφαρμογή αποτελεσμάτων: Το τελικό βήμα αποτελείται από την εφαρμογή των ενεργειών και πληροφοριών των βημάτων έξι και εφτά. Η τεχνική ολοκληρώνεται μόνο μετά την εφαρμογή και πραγματοποίηση όλων των βημάτων. 159

4 Όταν η ομάδα έχει εφαρμόσει τις επιλεγμένες ιδέες, οι λύσεις μετά οδηγούν σε νέα προβλήματα και μπερδεμένες καταστάσεις και η διαδικασία ξεκινά από την αρχή (βήμα 1). 3. Ποιοι είναι οι παράγοντες επιτυχίας; (Πρέπει/ Δεν πρέπει) Παραπάνω περιγράψαμε βήμα-βήμα τις οδηγίες που πρέπει να ακολουθηθούν όταν χρησιμοποιείτε την τεχνικής δημιουργικής επίλυσης προβλημάτων Simplex. Επίσης, λάβετε υπόψη σας και τους ακόλουθους σημαντικούς παράγοντες : [4] ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ Η σωστή εφαρμογή της διαδικασίας απαιτεί την δημιουργική συμμετοχή όλων των συμμετεχόντων καθ όλη τη διάρκεια της συνεδρίας. Στην Simplex η ομάδα συμμετέχει ενεργά σε διαλόγους και λήψη αποφάσεων σε ομαδικές συνεδρίες εργασίας. Οι συμμετέχοντες ξαφνιάζονται ευχάριστα με την ικανότητα τους να επινοούν πρωτότυπες ιδέες, να καταλήγουν ομόφωνα σε συμπεράσματα και να συμβάλλουν στην δημιουργία αποδοτικών σχεδίων προς εφαρμογή. ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΩΝ ΚΑΤΑΛΛΗΛΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ Η συλλογή και ανάλυση σημαντικών πληροφοριών είναι απαραίτητη αλλά χρονοβόρα εάν δεν γίνουν αυτές οι δύο ενέργειες, η ομάδα κινδυνεύει να επεξεργάζεται το λάθος πρόβλημα. Η τεχνική Simplex αναπτύσσει την ικανότητα να εντοπίζετε με ακρίβεια, να αναλύετε και να οργανώνετε πληροφορίες ώστε να καταλήγετε στις σωστές αποφάσεις. ΑΠΟΜΑΚΡΥΝΣΗ ΕΜΠΟΔΙΩΝ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ Στο στάδιο της εφαρμογής (αποφάσεων ή λύσεων) η εμφάνιση εμποδίων είναι συνηθισμένη. Η μέθοδος Simplex καθιστά ικανούς τους συμμετέχοντες να ξεπερνάνε αυτά τα εμπόδια και να παραμένουν θετικά σκεπτόμενοι και αφοσιωμένοι στην εύρεση λύσης, αποφεύγοντας έτσι τις δικαιολογίες για να επαναπαυτούν. ΠΟΣΟΤΙΚΗ ΜΕΤΡΗΣΗ Ο κύριος στόχος της ενίσχυσης της διαδικασίας είναι να πετύχετε αξιόλογη βελτίωση στην ποιότητα και την αποτελεσματικότητα. Η ομάδα αναλύει πληροφορίες για να εντοπίσει τους κυριότερους παραγόντες για την ανάλυση των επιπτώσεων που έχουν οι καινούριες λύσεις. Οι ομάδες μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο, να εντοπίζουν κρίσιμα σήμεία, να δημιουργούν νέες λύσεις και να εφαρμόζουν αδιάκοπα τα συμπεράσματά τους. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΟΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Ο ρόλος ενός αντικειμενικού συντονιστή εφαρμογής των ενεργειών της ομάδας, που είναι αφοσιωμένος στη σωστή εκτέλεση της τεχνικής, είναι εξαιρετικά σημαντικός για την ανάπτυξη υποστήριξης από τους συμμετέχοντες. Ο συντονιστής, όντας ουδέτερος, μπορεί να «κινηθεί» σαν παρατηρητής της διαδικασίας και να επικεντρωθεί στην εξασφάλιση της συμμετοχής από όλα τα μέλη της ομάδας. ΑΠΛΟΠΟΙΗΣΗ Η ομάδα δημιουργεί υψηλού επιπέδου, απλοποιημένα διαγράμματα ροής της διαδικασίας και άλλα οπτικά μέσα υποστήριξης της τεχνικής. Αυτό βοηθά την ομάδα να εντοπίζει τις πιο σημαντικές πρωτοβουλίες βελτίωσης, νέες λύσεις και συγκεκριμένα μέσα για να τεκμηριώνονται τρόποι βελτίωσης διαδικασιών. Οι απλοποιημένες συζητήσεις δεν περιέχουν εξειδικευμένη ορολογία και είναι κατανοητές σε όλους τους συμμετέχοντες. 4. Μελέτη περίπτωσης Φρεσκάδα Άνοιξης [1] Η ακόλουθη μελέτη περίπτωσης τονίζει το πόσο μεγάλη σημασία έχει να προσδιοριστεί σωστά και με ακρίβεια ένα πρόβλημα. Όταν ο Min Basadur εργαζόταν σαν μηχανικός παραγωγής στην Proctor & Gamble, ανακάλυψε ότι σχεδιάζονταν ορισμένα προϊόντα που δεν έλυναν τα σωστά προβλήματα. Σε μία από αυτές τις περιπτώσεις, το τμήμα Έρευνας&Ανάπτυξης (Ε&Α) αφιέρωσε έξι μήνες δημιουργώντας ένα νέο σαπούνι με πράσινες ρίγες το οποίο δεν το ζήτησε το τμήμα διοίκησης. Η ομάδα προσπαθούσε να λύσει το πρόβλημα «Πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα σαπούνι παρόμοιο με το Φρεσκάδα Άνοιξης της Colgate που να το ξεπεράσει στις προτιμήσεις των καταναλωτών;» Ο Min Basadur συνεργάστηκε με την ομάδα Ε&Α για σύντομο χρονικό διάστημα και επαναπροσδιόρισαν 160

5 το πρόβλημα: «πώς μπορούμε να δείξουμε ότι ένα σαπούνι προσφέρει αναζωογόνηση και φρεσκάδα μέσω της εμφάνισης, του σχήματος και του χρώματός του;» Ο επαναπροσδιορισμός αυτός οδήγησε στην δημιουργία ενός νέου προϊόντος: ένα άσπρο σαπούνι με μπλε γραμμές που ονομάστηκε «Θαλασσινή Αύρα» το καινούριο προϊόν έγινε τεράστια επιτυχία και συνεχίστηκε για πολλά χρόνια. Πακετάρισμα και καταμέτρηση [3] Ακολουθεί ένα άλλο παράδειγμα προσδιορισμού και αποσαφήνισης προβλήματος, ένα δίλημμα για το πακετάρισμα των προϊόντων Frito-Lay (πατατάκια). Δημιουργήθηκε μία ομάδα που θα μείωνε τις δαπάνες και θα ανταποκρινόταν στην πρόκληση «Πώς μπορούμε να μειώσουμε τα έξοδα (κόστος) συσκευασίας;» Κάποιοι κατασκευαστές μέσα στην ομάδα βρήκαν ένα νέο τρόπο πακεταρίσματος των προϊόντων που εξοικονομούσε χρόνο και ενέργεια. Οι συσκευασίες από τα πατατάκια τοποθετούνταν οριζόντια στα κουτιά που θα παραδίδονταν στους πελάτες. Η νέα ιδέα προϋπέθετε να τοποθετούνται οι συσκευασίες πλάγια μεσα στα κουτιά. Η ομάδα του τμήματος πωλήσεων δεν ήταν καθόλου ικανοποιημένη με τη συγκεκριμένη λύση, γιατί κατά την παράδοση οι πελάτες πάντα ανοίγουν τα κουτιά και καταμετρούνε τις συσκευασίες πριν υπογράψουν τα απαραίτητα χαρτιά. Έτσι, με την νέα ιδέα ο πελάτης θα σπαταλούσε περισσότερο χρόνο, θα δυσανασχετούσε και ο πωλητής θα καθυστερούσε στη δουλειά του και θα έμεναν πίσω οι παραγγελίες του. Συνεπώς, μία σημαντική πρόκληση για τις πωλήσεις ήταν «Πώς θα συνεχίσουμε να έχουμε τον ίδιο αριθμό πωλήσεων κάθε μέρα;» Με τη συνεργασία, τον κοινό στόχο να ικανοποιηθούν πλήρως και οι δύο πλευρές και την σωστή εφαρμογή της δημιουργικής διαδικασίας Simplex, το πρόβλημα επαναπροσδιορίστηκε ως εξής: «Πώς μπορούμε να τοποθετήσουμε τις συσκευασίες πλάγια και να μπορεί και ο πελάτης να ξέρει πόσες συσκευασίες υπάρχουν μέσα στο κουτί;» Προέκυψαν άμεσα διάφορες λύσεις, όπως το να δίνεται στον πελάτη μία αναφορά του βάρους του κουτιού έτσι ώστε να μη χρειάζεται να ανοιχθεί και να γίνει καταμέτρηση. Αντί λοιπόν να υπάρχουν διαφωνίες για τις λύσεις που προκύπτουν επειδή αφορούν σε δύο διαφορετικές προκλήσεις, η δημιουργική μέθοδος απέφερε μία διευρυμένη πρόκληση που περιλάμβανε και τις δύο αρχικές προκλήσεις. 5. Βιβλιογραφία Άρθρα\Μελέτες: [1] Peter Wilson, 1997, Simplex Creative Problem Solving, Creativity and Innovation Management, 6(3), pp [3] Min Basadur, Pam Pringle, Gwen Speranzini and Marie Bacot, 2000, Collaborative Problem Solving in Problem Definition: Expanding the Pie, Creativity and Innovation Management, 9(1), pp Ιστοσελίδες: [2] 10.htm [4] Επιπλέον Βιβλιογραφία: Βιβλία: Lumsdaine, Edward, et al., 2006, Entrepreneurship from Creativity to Innovation: Effective Thinking Skills for a Changing World. Ιστοσελίδες: 6. Γλωσσάριο Απόκλιση: η ικανότητα σαν ομάδα ή ατομικά, να καταγράφετε με δημιουργικό τρόπο γεγονότα, ιδέες και λύσεις χωρίς να τις έχετε αξιολογήσει ή κρίνει. Ικανότητα αξιολόγησης: η ικανότητα να διαχωρίζετε συνειδητά την απόκλιση από την σύγκλιση. Σύγκλιση: η ικανότητα να επιλέγετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες, ιδέες ή λύσεις αφού τις αξιολογήσετε. Τρόπος σκέψης εκτός συμβατικών πλαισίων: τρόπος σκέψης που αποκλίνει από το συνηθισμένο και συμβατικό ώστε να προκύψουν διάφορες απόψεις που συχνά οδηγεί σε πρωτότυπες και δημιουργικές ιδέες και λύσεις. 7. Λέξεις-κλειδιά Μέθοδος Simplex Δημιουργική διαδικασία επίλυσης προβλημάτων απόκλιση σύγκλιση τρόπος σκέψης εκτός συμβατικών πλαισίων διαχείριση συγκρούσεων δημιουργικότητα ως κυκλική διαδικασία ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ 161

6 8. Ερωτήσεις Ερώτηση 1: Πόσα στάδια συνθέτουν την μέθοδο Simplex και πώς λέγονται; Ερώτηση3: Καταγράψτε και εξηγήστε τις τρεις ικανότητες που απαιτούνται από τους συμμετέχοντες ώστε να εφαρμόσουν δημιουργική επίλυση προβλημάτων αποτελεσματικά: Ερώτηση 2: Από ποια βήματα αποτελείται η τεχνική δημιουργικότητας Simplex; Ναι Οχι α. δημιουργία ομάδας β. εντοπισμός πληροφοριών γ. επικοινωνία δ. αξιολόγηση και επιλογή ε. προσδιορισμός προβλήματος στ. δημιουργία ιδεών ζ. τεκμηρίωση η. σχεδιασμός η. ενέργειες ι. μείωση κόστους ια. αποδοχή τελικής ιδέας ιβ. εντοπισμός προβλημάτων ιγ. εξωτερικός έλεγχος Απάντηση: α.οχι β.ναι γ.οχι δ.ναι ε.ναι στ.ναι ζ.οχι η.ναι θ.ναι ι.οχι ια.ναι ιβ.ναι ιγ.οχι