ΤΕΧΝΙΚΕΣ. ΣΤ. Εναλλαγή Ρόλων. 1. Τι είναι η «εναλλαγή ρόλων»; [3]. Η συγκεκριμένη μέθοδος έχει σα στόχο να :

Transcript

1 ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΣΤ. Εναλλαγή Ρόλων 1. Τι είναι η «εναλλαγή ρόλων»; Η εναλλαγή ρόλων αποτελεί μία πολύ αποτελεσματική μέθοδο η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί ατομικά και ομαδικά με σκοπό την ενίσχυση της δημιουργικότητας [3]. Η συγκεκριμένη μέθοδος έχει σα στόχο να : Συλλέξει περισσότερες προσεγγίσεις ή απόψεις για το υπάρχον πρόβλημα Επεκτείνει τις προσεγγίσεις μιας ομάδας πάνω σε πιθανά προβλήματα ή φυσικές συνέπειες που απορρέουν από κάποια οργανωσιακή αλλαγή Επεκτείνει τις προσεγγίσεις μιας ομάδας πάνω σε προβλήματα τα οποία προέρχονται από την πιθανή εφαρμογή μεθόδων, από τα προïόντα ή την προσπάθεια βελτίωσης υπηρεσιών Εντοπίσει ενδιαφέροντα ή ευκαιρίες για μια ομάδα πριν αναλάβει δράση Εντοπίσει διαφορετικές προοπτικές με την «ανάθεση» συγκεκριμένου ρόλου ή θέσης στον οργανισμό [1]. Η κεντρική ιδέα αυτής της τεχνικής είναι ότι η ομάδα παράγει ιδέες όχι από την δική της οπτική γωνία αλλά από την οπτική κάποιου άλλου. Μπορεί να είναι η οπτική γωνία κάποιου ενδιαφερόμενου, πελάτη, υφισταμένου ή κάποιου φανταστικού ή ιστορικού προσώπου όπως ο Μπαρτ Σίμπσον, ο Ρομπέν των Δασών ή ο Τζορτζ Ουάσιγκτον [2]. Αυτή η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί από διοικητικά στελέχη (υπεύθυνους έργων, υπεύθυνους μάρκετινγκ, κτλ), σε έργα δημιουργικότητας/ καινοτομίας, από τμήματα έρευνας και ανάπτυξης, ερευνητές, καθηγητές πανεπιστημίου και άλλους πιθανούς ενδιαφερόμενους. Η συγκεκριμένη τεχνική ξεδιπλώνει τις ιδέες κάθε συμμετέχοντα με διάφορους τρόπους. Ο συμμετέχων έχει την δυνατότητα να παράγει ιδέες αναλαμβάνοντας μεταβλητούς ρόλους και αντιμετωπίζοντας ένα πρόβλημα από διαφορετικές σκοπιές. Συνεπώς, η ομάδα επωφελείται από την πληθώρα των απόψεων που προκύπτουν. Πιθανώς εντοπίζει και αναλύει αιτίες ή τυχόν αλλαγές, αναπτύσσει και σχεδιάζει πιθανές λύσεις ή αλλαγές, κτλ[1]. Το κύριο πλεονέκτημα της τεχνικής αυτής είναι ότι παροτρύνει τους συμμετέχοντες να ανακαλύψουν πιο δημιουργικές ιδέες με αποτέλεσμα να θεωρείται τεχνική επίλυσης προβλημάτων. Υπάρχει ωστόσο η ανάγκη επίγνωσης της ασφάλειας και της ψυχολογικής ισορροπίας των συμμετεχόντων. Ο συντονιστής και οι συμμετέχοντες πρέπει να λάβουν υπόψη την δυσφορία που ίσως προκληθεί εφαρμόζοντας την συγκεκριμένη μέθοδο [5]. 99

2 «Δεν υπάρχουν στερεότυπα -δεδομένα, υπάρχουν διαφορετικές ερμηνείες των δεδομένων» - There are no facts, only interpretations, Φρίντριχ Νίτσε, γερμανός φιλόσοφος. 2. Πώς εφαρμόζεται; ΒΗΜΑ 1 ο Ο συντονιστής ετοιμάζει έναν τροχό-κυκλική διάταξη με τα ονόματα των συμμετεχόντων και γράφει το πρόβλημα στο κέντρο του. Χρειάζονται επίσης κάρτες ρόλων και ένας πίνακας παρουσιάσεων. Δείτε το παρακάτω παράδειγμα. Ρόλος 1: Μάνατζερ Ρόλος 6: Προμηθευτής Ρόλος 5: Μηχανικός Πιθανό πρόβλημα: Ευέλικτο πρόγραμμα Ρόλος 2: Πωλητής Ρόλος 3: Υπεύθυνος Θέματα\ Προτάσεις: Ποιότητα εργασιακής ζωής Ο πελάτης δεν μπορεί να έρθει εύκολα σε επικοινωνία με τον υπάλληλο Ρόλος 4: Διαχειριστής Δυσκολία στη διαδικασία διατήρησης του προγραμματιζόμενου χρόνου Προβλήματα χρονοδιαγράμματος Αποτελεσματική επικοινωνία εν ώρα εργασίας Αξιολόγηση απόδοσης ΒΗΜΑ 2 ο Οι συμμετέχοντες κάθονται γύρω από το τραπέζι και ο συντονιστής εξηγεί τον σκοπό και τους κανόνες της αποστολής. Ο συντονιστής δίνει μια σύντομη περιγραφή της θέσης-ρόλου που έχει ανατεθεί ή επιλεχθεί από τον συμμετέχοντα.. ΒΗΜΑ 3 ο Κάθε συμμετέχων εξετάζει το πρόβλημα από την σκοπιά του ρόλου του/ της και καταγράφει γνώμες, ιδέες, απόψεις ή υποδείξεις στον αντίστοιχο πίνακα παρουσιάσεων του ρόλου του. Όταν όλοι τελειώσουν, ο τροχός περιστρέφεται κατά μια θέση ή αλλιώς μετακινούνται οι συμμετέχοντες. ΒΗΜΑ 4 ο Η διαδικασία περιστροφής συνεχίζεται και οι ιδέες καταγράφονται στους πίνακες παρουσιάσεων, μέχρι να περάσουν όλοι οι συμμετέχοντες από όλους τους ρόλους. Δεν επιτρέπεται η μη συμμετοχή απόχη από τη διαδικασία. ΒΗΜΑ 5 ο Ο συντονιστής λήγει την συνεδρία και συγκεντρώνει τις πληροφορίες από τους πίνακες παρουσιάσεων για το επόμενο βήμα της ομάδας με σκοπό την επίλυση του προβλήματος ή την προσπάθεια βελτίωσης της ποιότητας όπως ακριβώς φαίνεται και στο παρακάτω παράδειγμα.[1]. 100

3 Στην περίπτωση που χρησιμοποιηθούν φανταστικά ή ιστορικά πρόσωπα ως πιθανοί ρόλοι, τα βήματα διαμορφώνονται ως εξής: ΒΗΜΑ 1 ο Δηλώνεται και καταγράφεται το πρόβλημα [2]. ΒΗΜΑ 2 ο Κάθε άτομο καλείται να επιλέξει ένα πρόσωπο και μαζί με την υπόλοιπη ομάδα, να παράγει ιδέες σχετικά με το πρόβλημα και την κατάσταση χρησιμοποιώντας την περιγραφή του προσώπου-ρόλου. Ο συντονιστής μπορεί είτε να αφήσει τους συμμετέχοντες να επινοήσουν δικούς τους ρόλους ή να τους δώσει στοιχεία ο ίδιος από φανταστικά, ιστορικά ή σύγχρονα πρόσωπα. [2]. Κάθε συμμετέχοντας αφιερώνει λίγα λεπτά ώστε να νιώσει ότι είναι το πρόσωπο που αυτός/ αυτή επέλεξε [3]. ΒΗΜΑ 3 ο Έπειτα οι ιδέες συζητιούνται και αναπτύσσονται από την ομάδα [2]. Οι συμμετέχοντες μπορούν επίσης να αλλάξουν ρόλους και να συνεχίσουν να επινοούν ιδέες ακολουθώντας τη διαδικασία της περιστροφής. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ Στην περίπτωση που η τεχνική αυτή χρησιμοποιηθεί σε ατομικό επίπεδο, υπάρχει η εξής εκδοχή : Μπορεί κάποιος να ακολουθήσει τα παραπάνω βήματα και να συνοψίσει τις απόψεις του, με το να εναλλάσσεται μεταξύ όλων των ρόλων. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχει τη δυνατότητα να προσεγγίσει ένα θέμα ή πρόβλημα από μία διαφορετική σκοπιά/ θέση στον οργανισμό. Όταν η διαδικασία εναλλαγής ρόλων τελειώσει, ο συντονιστής μπορεί να εκθέσει τις διαφορετικές απόψεις, να προωθήσει τον κριτικό διάλογο μεταξύ των συμμετεχόντων και να αναλύσει τα πιθανά ενδεχόμενα έτσι ώστε να αξιολογήσει τα αποτελέσματα της συζήτησης. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης και αξιολόγησης των ιδεών, είναι πιθανό να προκύψουν τα πρακτικά τους οφέλη ή πολλαπλές λύσεις σε κάποιο πρόβλημα. 101

4 3. Ποιοι είναι οι παράγοντες επιτυχίας; Η επιτυχής εφαρμογή της τεχνικής της «εναλλαγής ρόλων» απαιτεί μία πιο προσεκτική προετοιμασία από το συντονιστή. Χρειάζεται να ετοιμάσει πίνακες παρουσιάσεων, να αποσαφηνίσει το κεντρικό θέμα/ πρόβλημα και να αφιερώσει αρκετό χρόνο μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία. Η μέθοδος έχει καλύτερα αποτελέσματα με 5-8 συμμετέχοντες. Η εναλλαγή τελειώνει εφόσον όλοι οι συμμετέχοντες έχουν αναλάβει όλους τους ρόλους. Δεν επιτρέπεται η αποχή από τη διαδικασία [1]. Είναι εξαιρετικά αποτελεσματική όταν δεν υπάρχουν ενδοιασμοί [3]. Η δυνατότητα μάθησης ενισχύεται σε ένα περιβάλλον όπου το άτομο γνωρίζει ότι η πρόσκληση να διευρύνει τις εμπειρίες του βασίζεται στην κατανόηση και το ενδιαφέρον και όχι στην επιθετικότητα, υποτίμηση ή την ανεπιθύμητη αδιακρισία. Το περιβάλλον πρέπει επίσης να είναι τέτοιο ώστε ο συντονιστής να στηρίζει τα μέλη της ομάδας με σκοπό να διατηρήσουν την ακεραιότητα της ατομικότητάς τους. Επομένως, έχει σημασία ο συντονιστής ή αρχηγός της ομάδας να έχει εμπειρία στη διεξαγωγή συνεδριών. Τα μέλη εκείνα της ομάδας που δεν αισθάνονται άνετα να ακολουθήσουν τη διαδικασία δεν πρέπει να υποχρεώνονται να συμμετέχουν [5]. στη θέση κάποιου άλλου; Πρέπει όμως να αισθάνεστε όπως αυτό το άτομο και όχι να φαίνεστε ή να μοιάζετε με αυτό [4]. 5. Βιβλιογραφία Άρθρα/ Μελέτες: [2] McFadzean, E.S. [1998], The Creativity Tool Box: A Practical Guide for Facilitating Creative Problem Solving Sessions, TeamTalk Consulting, Milton Keynes. [5] Elspeth McFadzean, [1999], Encouraging creative thinking, MCB University Press, Leadership & Organization, Development Journal 20[7], pp Βιβλία: [1] Tool Navigator, The Master Guide for Teams, por Walter j. Michalski, Productivity Press 1997, EE.UU. [3] Instant Creativity, Simple techniques to Ignite Innovation and Problem Solving, por Brian Clegg y Paul Birch, Kogan Page 1999, Gran Bretaña y Estados Unidos [4] Business Creativity, Breaking the invisible barriers, por Arthur Gogatz y Reuben Mondejar, Palgrave Macmillan 2005, Gran Bretaña 4. Μελέτη Περίπτωσης Ακολουθεί μια μελέτη περίπτωσης κάποιου ηθοποιού στην Νέα Υόρκη, ο οποίος θυμάται τον πρώτο του ρόλο: «Ο πρώτος μου ρόλος ήταν στο λύκειο. Έπαιζα ένα δέντρο. Ήταν ένα θεατρικό του Σαίξπηρ. Το Όνειρο Θερινής Νυκτός, νομίζω. Εγώ και τα άλλα δέντρα έπρεπε να προσπαθήσουμε να καταλάβουμε πώς είναι να είσαι ένα δέντρο». Εάν το θεωρείτε δύσκολο να προσπαθείτε να νιώσετε πώς είναι να είναι κάποιος δέντρο, σκεφτείτε ότι ο Άλμπερτ Αϊνστάιν φαντάστηκε ότι ήταν ακτίνα φωτός που εκσφενδονιζόταν στο διάστημα και έτσι οδηγήθηκε στην θεωρία της σχετικότητας. Αφού ο Αϊνστάιν κατάφερε να φανταστεί τον εαυτό του να εκσφενδονίζεται στο διάστημα, δεν νομίζετε ότι κι εσείς θα μπορούσατε να φανταστείτε πώς είναι να είστε 102

5 6. Γλωσσάριο Συντονιστής: Το άτομο που ηγείται της συνεδρίας, ο αρχηγός της ομάδας. Ερωτήση 2: Περιγράψτε την τεχνική εν συντομία ( και τις δύο εκδοχές). Κάρτα ρόλος: Μια κάρτα που υποδεικνύει τον ρόλο (πρόσωπο ή θέση εργασίας) του κάθε συμμετέχοντα. 7. Λέξεις-κλειδιά δημιουργικότητα δημιουργικός εναλλαγή ρόλων τεχνική δημιουργικότητας μέθοδος δημιουργικότητας τεχνική επίλυσης προβλημάτων 8. Ερωτήσεις Ερωτήση 1: Η εναλλαγή ρόλων είναι μια ατομική ή ομαδική τεχνική; Ερωτήση 3: Η διαδικασία της εναλλαγής μπορεί να σταματήσει : ακόμα κι αν δεν έχουν υποδυθεί όλους τους ρόλους όλοι οι συμμετέχοντες όταν όλοι οι συμμετέ- χοντες έχουν υποδυθεί όλους τους ρόλους όταν ο συντονιστής θελήσει Απάντηση: Επιλογή όταν όλοι οι συμμετέχοντες έχουν υποδυθεί όλους τους ρόλους ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ Ερωτήση 4: Η τεχνική της εναλλαγής ρόλων έχει καλύτερα αποτελέσματα εάν εφαρμόζεται από: 15 άτομα 6 άτομα 2 άτομα Επιλογή Απάντηση: 6 άτομα 103

6 Ερωτήση 5: Η κεντρική ιδέα αυτής της τεχνικής είναι ότι: η ομάδα παράγει ιδέες, όχι από την δική της οπτική γωνία αλλά από κάποιου άλλου οι συμμετέχοντες έχουν την ευκαιρία να υποδυ- θούν ένα διαφορετικό πρόσωπο/ ρόλο προωθεί τον διάλογο μεταξύ των συμμετεχόντων Επιλογή Απάντηση: η ομάδα παράγει ιδέες, όχι από την δική της οπτική γωνία αλλά από κάποιου άλλου Ερωτήση 6: Ποιοι είναι οι ψυχολογικοί περιορισμοί τους οποίους πρέπει να γνωρίζει και να προσέχει ο συντονιστής;