Το ηλεκτρονικό σύστημα πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά. Δημιουργία του IMI: οδηγός για τον πρώτο χρήστη σε μια αρχή

Transcript

1 Το ηλεκτρονικό σύστημα πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά Δημιουργία του IMI: οδηγός για τον πρώτο χρήστη σε μια αρχή EL

2 Η Άμεση Ευρώπη είναι μια υπηρεσία που σας βοηθά να βρείτε απαντήσεις στα ερωτήματά σας για την Ευρωπαϊκή Ένωση Αριθμός δωρεάν τηλεφωνικής κλήσης (*): (*) Ορισμένες εταιρείες κινητής τηλεφωνίας δεν επιτρέπουν την πρόσβαση στους αριθμούς ή μπορεί να χρεώνουν την κλήση. Περισσότερες πληροφορίες για την Ευρωπαϊκή Ένωση παρέχονται από το διαδίκτυο ( Βιβλιογραφικό δελτίο υπάρχει στο τέλος του τεύχους. Λουξεμβούργο: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, 2009 ISBN doi: /17639 Ευρωπαϊκές Κοινότητες, 2009 Επιτρέπεται η αναπαραγωγή με αναφορά της πηγής. Printed in Belgium ΤΥΠΩΜΕΝΟ ΣΕ ΧΑΡΤΙ ΛΕΥΚΑΣΜΕΝΟ ΧΩΡΙΣ ΧΛΩΡΙΟ

3 Το ηλεκτρονικό σύστημα πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά Δημιουργία του IMI: οδηγός για τον πρώτο χρήστη σε μια αρχή

4

5 Περιεχόμενα Πρόλογος 5 Εισαγωγή: τι είναι το IMI και πώς λειτουργεί; 6 Οδηγός βήμα προς βήμα: πώς να διαμορφώσετε το IMI για την αρχή σας 8 Κατάλογος ελέγχου: όλα τα σημαντικά βήματα με μια ματιά 12 Πρόσθετες πληροφορίες για συντονιστές 18 Γλωσσάριο όρων του IMI 20 Συχνές ερωτήσεις 22 3

6

7 Πρόλογος Αγαπητέ χρήστη του IMI, Με μεγάλη μου χαρά σας καλωσορίζω στο ηλεκτρονικό σύστημα πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά (IMI). Συγχαρητήρια για τον νέο σας ρόλο στο IMI! Το IMI είναι ένα εργαλείο με τεράστιες δυνατότητες. Καθιστά τη συνεργασία ανάμεσα στις διοικήσεις διαφόρων χωρών πολύ πιο εύκολη και ταχύτερη. Και με αυτό τον τρόπο, βοηθά τις διοικήσεις να προσφέρουν καλύτερες υπηρεσίες σε όλους εκείνους που επιθυμούν να αξιοποιήσουν τις προσφερόμενες ευκαιρίες στην ευρωπαϊκή ενιαία αγορά. Εντούτοις, όπως κάθε άλλο ηλεκτρονικό σύστημα, το IMI θα λειτουργήσει σωστά μόνο εάν το διαχειριστεί κανείς σωστά. Εάν οι χρήστες του IMI θέλουν να βρουν τους ομολόγους τους σε άλλες χώρες, οι αρχές χρειάζεται να διατηρούν ενήμερες τις πληροφορίες για τους ίδιους. Και εάν θέλουμε να λειτουργεί ομαλά η ανταλλαγή πληροφοριών, χρειάζεται να είναι εγγεγραμμένοι αρκετοί χρήστες σε κάθε αρχή, προκειμένου να διαχειρίζονται όλες τις εισερχόμενες αιτήσεις χωρίς καθυστέρηση. Για τον λόγο αυτό, εσείς, ως ο πρώτος χρήστης του IMI στην αρχή σας, είστε τόσο σημαντικός! Χρειάζεται να εξασφαλίσετε να μπορεί κάποιος να βρει εύκολα την αρχή σας στο IMI και να φροντίσετε να είναι κατά τέτοιο τρόπο οργανωμένη, ώστε να εξασφαλίζεται η ταχεία και αποτελεσματική ανταλλαγή πληροφοριών. Αυτός ο οδηγός σκοπό έχει να σας βοηθήσει σ αυτή την αποστολή. Σας προσφέρει μια σύντομη εισαγωγή στον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί το IMI κι έπειτα εξηγεί βήμα προς βήμα τι χρειάζεται να κάνετε για να στήσετε το IMI για την αρχή σας. Ο οδηγός περιλαμβάνει επίσης ένα γλωσσάριο σημαντικών όρων του IMI και αρκετές συχνές ερωτήσεις και απαντήσεις. Στο μέσον του οδηγού, θα βρείτε έναν κατάλογο ελέγχου που θα σας βοηθήσει να εξασφαλίσετε να μην ξεχάσετε τίποτα σημαντικό. Σας εύχομαι πολύ καλή αρχή με το IMI! Jörgen Holmquist Γενικός διευθυντής για την Εσωτερική Αγορά και τις Υπηρεσίες Ευρωπαϊκή Επιτροπή 5

8 Εισαγωγή: τι είναι το IMI και πώς λειτουργεί; Τι είναι το IMI; Προκειμένου να συμμορφώνονται με τις «διατάξεις αμοιβαίας συνδρομής» της ευρωπαϊκής νομοθεσίας για την εσωτερική αγορά, οι διοικήσεις σε ολόκληρο τον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο (ΕΟΧ) ( 1 ) χρειάζεται να ανταλλάσσουν πληροφορίες με τους ομολόγους τους σε άλλες χώρες. Το ηλεκτρονικό σύστημα πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά (IMI) είναι ένα ηλεκτρονικό εργαλείο σχεδιασμένο να τις βοηθήσει σ αυτή τη συνεργασία. Το IMI αποτελείται από μια εφαρμογή πληροφορικής η οποία είναι προσπελάσιμη μέσω του διαδικτύου, χωρίς να χρειάζεται να εγκατασταθεί οποιοδήποτε πρόσθετο λογισμικό. Αναπτύχθηκε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή σε στενή συνεργασία με τα κράτη μέλη. 6 Πώς λειτουργεί το IMI; Το IMI σάς βοηθά να εντοπίσετε τον ομόλογό σας σε κάποια άλλη χώρα: κάθε αρχή που είναι εγγεγραμμένη στο IMI εισάγει τον «ανεπίσημο τίτλο» της (μια εύκολα κατανοητή εκδοχή της ονομασίας της) και μια περιγραφή των αρμοδιοτήτων της στο σύστημα. Τόσο ο ανεπίσημος τίτλος όσο και η περιγραφή μεταφράζονται σε όλες τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ και συνδέονται με μια πολύγλωσση λειτουργία αναζήτησης. Το IMI σας διευκολύνει, επίσης, να ανταλλάσετε πληροφορίες με τον ομόλογό σας: μια αρχή που χρειάζεται πληροφορίες από μια αρχή σε κάποια άλλη χώρα μπορεί να καταρτίσει μια αίτηση ενημέρωσης στη δική της γλώσσα βάσει προ-μεταφρασμένων συνόλων ερωτήσεων, που διατίθενται για κάθε νομοθετικό πεδίο που υποστηρίζεται από το IMI. Η αρχή στέλνει την κάθε αίτηση μέσω του συστήματος στην ομόλογή της. Η αρχή που απαντά βλέπει την αίτηση στη δική της γλώσσα. Μπορεί να απαντήσει σ αυτή τη γλώσσα και στέλνει την απάντησή της μέσω του IMI στην αρχή που υπέβαλε την αίτηση. Μπορείτε να ελέγχετε την πορεία της αίτησής σας οποτεδήποτε μέσω του IMI. Ποιοι συμμετέχουν στο IMI; Οι κύριοι συμμετέχοντες στο IMI είναι οι εξής. Αρμόδιες αρχές σε ολόκληρο τον ΕΟΧ, οι οποίες ανταλλάσσουν πληροφορίες και λειτουργούν σε εθνικό, περιφερειακό ή τοπικό επίπεδο. Συντονιστές του IMI, ο ρόλος των οποίων είναι να αποφασίζουν ποιες αρχές θα πρέπει να εγγράφονται στο IMI και να εξασφαλίζουν ότι οι αιτήσεις από άλλες ( 1 ) Ο ΕΟΧ αποτελείται από όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ καθώς επίσης και την Ισλανδία, το Λιχτενστάιν και τη Νορβηγία.

9 χώρες λαμβάνουν ικανοποιητικές απαντήσεις σε εύλογο χρονικό διάστημα. Περιλαμβάνουν: έναν εθνικό συντονιστή του IMI (NIMIC) για κάθε χώρα (ο κατάλογος των NIMIC είναι διαθέσιμος στον δικτυακό τόπο του IMI: ec.europa.eu/internal_market/imi-net/contact_el.html) κατά τη διακριτική ευχέρεια της χώρας, εξουσιοδοτημένους συντονιστές του IMI (DIMIC) για ένα συγκεκριμένο νομοθετικό πεδίο ή γεωγραφική περιοχή τους λεγόμενους υπέρ-dimic (ή SDIMIC), υπεύθυνους για όλα τα νομοθετικά πεδία της περιοχής τους. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή φιλοξενεί και συντηρεί το IMI, είναι υπεύθυνη για τις μεταφράσεις στο σύστημα και για τη λειτουργία μιας κεντρικής υπηρεσίας τεχνικής βοήθειας. Ποιους τομείς καλύπτει το IMI; Το IMI έχει σχεδιαστεί ως ένα ευέλικτο σύστημα που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κάθε είδους νομοθεσία της εσωτερικής αγοράς. Επί του παρόντος, χρησιμοποιείται για την οδηγία σχετικά με την αναγνώριση των επαγγελματικών προσόντων (2005/36/ΕΚ) και την οδηγία για τις υπηρεσίες (2006/123/ΕΚ) (η οποία υποχρεώνει τις αρχές στον ΕΟΧ να συνδράμουν η μία την άλλη στην εποπτεία παρόχων υπηρεσιών που μεταναστεύουν και στην εποπτεία της διασυνοριακής παροχής υπηρεσιών). Για νεότερα σχετικά με το πεδίο εφαρμογής του IMI σ αυτούς τους νομοθετικούς τομείς και για οποιουσδήποτε νέους νομοθετικούς τομείς που πρόκειται να προστεθούν, παρακαλείστε να ανατρέξτε στον δικτυακό τόπο του IMI. Τι ισχύει για την προστασία των δεδομένων; Οι αρχές που χρησιμοποιούν το IMI είναι υποχρεωμένες να τηρούν τους κοινοτικούς και τους εθνικούς νόμους σχετικά με την προστασία των δεδομένων. Μια σύσταση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής που είναι διαθέσιμη στον δικτυακό τόπο του IMI περιλαμβάνει κατευθυντήριες γραμμές για την προστασία των δεδομένων ειδικά για το IMI. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το IMI διευκολύνει την προστασία δεδομένων για τους εξής λόγους: δεν δημιουργεί μόνιμη βάση δεδομένων ή μητρώο προσωπικών δεδομένων τα προσωπικά δεδομένα που περιέχονται στις ανταλλαγές πληροφοριών διαγράφονται το αργότερο έξι μήνες αφού πραγματοποιηθεί η ανταλλαγή μόνο οι αρχές που συμμετέχουν άμεσα στην ανταλλαγή πληροφοριών έχουν πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα. 7

10 Οδηγός βήμα προς βήμα: πώς να διαμορφώσετε το IMI για την αρχή σας Εκκίνηση Το IMI είναι ένα αποκεντρωμένο δίκτυο αρχών. Αυτό σημαίνει ότι κάθε αρχή που χρησιμοποιεί το IMI είναι υπεύθυνη για όλες τις πληροφορίες που υπάρχουν μέσα στο σύστημα σχετικά με την ίδια. Είναι επίσης υπεύθυνη για τη δική της διοργάνωση στο πλαίσιο της χρήσης του IMI. Όταν η αρχή σας εγγράφηκε στο IMI, εσείς εγγραφήκατε ταυτόχρονα ως πρώτος χρήστης. Δεδομένου ότι μέχρι στιγμής είστε το μοναδικό άτομο στην αρχή σας που έχει πρόσβαση στο IMI, χρειάζεται: να φροντίζετε ώστε οι αρχές σε άλλες χώρες που ενδέχεται να χρειαστούν πληροφορίες από τη δική σας αρχή να μπορούν να τη βρουν και να έρθουν σε επαφή μαζί της εύκολα να καθορίστε ποιος υπάλληλος στην αρχή σας κάνει τι στο IMI, ώστε εσείς και οι συνάδελφοί σας να μπορείτε να συμμετέχετε σε ανταλλαγές πληροφοριών γρήγορα και αποτελεσματικά. 8 Αυτά τα καθήκοντα ίσως ακούγονται δύσκολα, αλλά μην ανησυχείτε! Το IMI έχει σχεδιαστεί να είναι όσο πιο φιλικό προς το χρήστη γίνεται. Εάν ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες προσεκτικά, η εγκατάσταση της αρχής σας στο IMI θα είναι εύκολη και δεν θα απαιτήσει πολύ χρόνο. Αυτός ο οδηγός σάς προσφέρει μια πρακτική επισκόπηση όλων των βημάτων στα οποία χρειάζεται να προβείτε. Για λεπτομερή περιγραφή αυτών των βημάτων, οθόνη προς οθόνη, παρακαλείστε να συμβουλεύεστε τον οδηγό χρήσης του IMI, ο οποίος διατίθεται στην ενότητα «Σημαντικά έγγραφα» στον δικτυακό τόπο του IMI: ec.europa.eu/internal_market/imi-net Στον δικτυακό τόπο του IMI, θα βρείτε επίσης ευρύ φάσμα εκπαιδευτικού υλικού, ειδικά μια σειρά διαδραστικών ενοτήτων ηλεκτρονικής διδασκαλίας που σας εισάγουν σε κάθε σημαντική λειτουργική δυνατότητα του IMI. Για να ξεκινήσετε, ίσως σας βοηθούσε αν βλέπατε την αρχή σας από τρεις διαφορετικές οπτικές γωνίες. Πρώτον, σκεφτείτε την αρχή σας όπως θα την έβλεπε η αρχή μιας άλλης χώρας.

11 Έπειτα, σκεφτείτε τη στο πλαίσιο των αρχών της δικής σας χώρας, για παράδειγμα από τη σκοπιά μιας αρχής η οποία εποπτεύει το έργο της δικής σας αρχής ή μιας αρχής με την οποία συνεργάζεστε. Τέλος, σκεφτείτε την αρχή σας εκ των έσω, για παράδειγμα με ποιο τρόπο είναι καταμερισμένα τα καθήκοντα και πώς είναι οργανωμένη η ροή εργασιών. Οι ακόλουθες οδηγίες βήμα προς βήμα έχουν καταρτιστεί με αυτές τις τρεις οπτικές γωνίες κατά νου. Ας ξεκινήσουμε από το σημείο που απέχει περισσότερο από την αρχή σας, τη σκοπιά μιας αρχής σε μια διαφορετική χώρα. Η αρχή μου μέσα από το πρίσμα μιας άλλης χώρας Προσπαθήστε να μπείτε στη θέση ενός χρήστη του IMI ο οποίος εργάζεται σε μια αρχή παρόμοια με τη δική σας σε μια άλλη χώρα. Δεν μιλά τη γλώσσα σας και δεν γνωρίζει τίποτα για τις διοικητικές δομές στη χώρα σας. Εντούτοις, θα πρέπει παρ όλα αυτά να μπορεί να βρει την αρχή σας στο IMI. Όλες οι ουσιαστικές πληροφορίες για όλες τις αρχές που είναι εγγεγραμμένες στο IMI είναι μεταφρασμένες σε όλες τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ και μπορούν στη συνέχεια να αναζητηθούν με μια πολύγλωσση λειτουργία αναζήτησης. Εντούτοις, χρειάζεται να φροντίσετε ώστε οι πληροφορίες για την αρχή σας να είναι σωστές στη δική σας γλώσσα και ενημερωμένες. Βήμα 1: Επεξεργαστείτε τις γενικές πληροφορίες για την αρχή σας Κάποιες πληροφορίες για την αρχή σας έχουν ήδη εισαχθεί στο IMI κατά την εγγραφή της αρχής σας. Το πρώτο σας βήμα είναι να ελέγξετε αυτές τις πληροφορίες και, εάν χρειάζεται, να τις διορθώσετε ή να τις ενημερώσετε. Ο ανεπίσημος τίτλος Το IMI επιτρέπει σε κάθε αρχή να επιλέξει τον δικό της «ανεπίσημο τίτλο», μια εκδοχή της ονομασίας της η οποία διατυπώνει με σαφήνεια τι ακριβώς κάνει η αρχή. Αυτός ο ανεπίσημος τίτλος μεταφράζεται σε όλες τις γλώσσες της ΕΕ. Για να βοηθήσετε τους άλλους να εντοπίσουν την αρχή σας στο σύστημα, θα πρέπει να είναι σύντομος και σαφής. Γιατί χρειάζεται ανεπίσημος τίτλος πέραν του επίσημου; Ποιες πιστεύετε ότι είναι οι αρμοδιότητες της ιρλανδικής «Honourable Society of Kings Inns» (κατά λέξη: Εντιμότατη Εταιρεία Βασιλικών Πανδοχείων); Κρίνοντας από τον επίσημο τίτλο, θα μπορούσε να είναι πολλά πράγματα. Στην πραγματικότητα, είναι αρμόδια για τη χορήγηση άδειας ασκήσεως δικηγορίας. Ένας ανεπίσημος τίτλος όπως «Επαγγελματικός φορέας για χορήγηση αδειών ασκήσεως δικηγορίας» θα απέδιδε με μεγαλύτερη σαφήνεια τι κάνει αυτή η αρχή. 9

12 Οποτεδήποτε επιφέρετε ουσιαστικές αλλαγές στον ανεπίσημο τίτλο της αρχής σας, να θυμάστε να σημειώνετε στο σύστημα ότι απαιτείται νέα μετάφραση (επιλέγοντας το σχετικό κουτάκι). Εάν απλά διορθώσετε κάποιο ορθογραφικό λάθος, δεν απαιτείται νέα μετάφραση. Το σύντομο προφίλ Από μόνος του, ο ανεπίσημος τίτλος δεν μπορεί ασφαλώς να αποτυπώσει πλήρως τι κάνει η αρχή σας. Για τον λόγο αυτό, έχετε τη δυνατότητα να συντάξετε ένα σύντομο προφίλ για την αρχή σας, το οποίο επίσης θα μεταφραστεί σε όλες τις γλώσσες της ΕΕ. Εδώ μπορείτε να αναφέρετε, για παράδειγμα, αν η αρχή σας είναι τοπική, περιφερειακή ή εθνική, τα κύρια πεδία δραστηριότητάς της και τις αρμοδιότητές της σ αυτά τα πεδία. Όταν συντάσσετε το σύντομο προφίλ, προσπαθήστε να φανταστείτε τι θα χρειαζόσασταν να γνωρίζετε για την αρχή σας, εάν ήσασταν ένας χρήστης του IMI από μια άλλη χώρα. Στο σύντομο προφίλ, δεν χρειάζεται να καλύψετε όλες τις αρμοδιότητες της αρχής σας, αλλά μόνο εκείνες που συνδέονται με τα καθήκοντά σας στο IMI! Γλώσσες 10 Για ορισμένες ανταλλαγές πληροφοριών στο IMI θα αρκεί να χρησιμοποιήσετε τις προ-μεταφρασμένες ερωτήσεις και απαντήσεις που υπάρχουν στο IMI για κάθε νομοθετικό πεδίο. Εντούτοις, μερικές φορές οι χρήστες του IMI σε άλλες χώρες μπορεί να θέλουν να προσθέσουν κάποια ερώτηση ή ένα σχόλιο. Ή ενδεχομένως να θέλουν να επικοινωνήσουν μαζί σας τηλεφωνικώς ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για τον λόγο αυτό, θα πρέπει να σημειώσετε ποιες γλώσσες ομιλούνται στην αρχή σας. Μη φοβάστε να πείτε ότι γνωρίζετε ξένες γλώσσες! Δεν χρειάζεται να είστε άριστοι γνώστες των γλωσσών που επιλέγετε. Οι άλλοι χρήστες απλά χρειάζεται να γνωρίζουν αν έχετε γνώσεις εργασίας. Στοιχεία επικοινωνίας Μπορείτε να τροποποιήσετε και να προσθέσετε πληροφορίες στα στοιχεία επικοινωνίας που είναι καταχωρισμένα για την αρχή σας. Για παράδειγμα, εάν επιθυμείτε, μπορείτε να συμπεριλάβετε σύνδεσμο για τον δικτυακό σας τόπο.

13 Εάν η αρχή σας μετακομίσει ή εάν αλλάξουν οι αριθμοί τηλεφώνου, μην ξεχάσετε να ενημερώσετε το IMI! Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Όποτε χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε το IMI, θα ειδοποιείστε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Για να μη σας διαφύγει κάποια σημαντική πληροφορία, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της αρχής σας πρέπει να είναι έγκυρη και πρέπει να ελέγχετε τα μηνύματά σας συχνά. Βήμα 2: Προσδιορίστε τα πεδία αρμοδιότητας της αρχής σας Εάν μια αρχή σε μια άλλη χώρα αναζητά την ομόλογή της στη χώρα σας, δεν χρειάζεται μόνο γενικά στοιχεία επικοινωνίας, αλλά και μια περιγραφή των αρμοδιοτήτων της ομόλογης αρχής. Για τον σκοπό αυτό, το IMI περιέχει δύο αναλυτικούς καταλόγους με λέξεις-κλειδιά, που έχουν καταρτιστεί σε ευρωπαϊκό επίπεδο, προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι ισχύουν για κάθε χώρα. Αυτοί οι κατάλογοι περιλαμβάνουν τα εξής: πεδία οικονομικής δραστηριότητας τομείς πολιτικής. Χρησιμοποιώντας αυτούς τους καταλόγους, θα πρέπει να προσπαθήσετε να είστε όσο πιο συγκεκριμένοι γίνεται στην περιγραφή των αρμοδιοτήτων της αρχής σας. Βήμα 3: Προσδιορίστε τις αρμοδιότητες της αρχής σας σε κάθε νομοθετικό πεδίο Το IMI μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πολλά διαφορετικά νομοθετικά πεδία. Εάν η αρχή σας δραστηριοποιείται σε δύο πεδία, μπορεί να έχει πρόσβαση στο IMI και για τα δύο. Για τον λόγο αυτό, πέραν των πεδίων της οικονομικής δραστηριότητας και των τομέων πολιτικής, χρειάζεται να περιγράψετε με περισσότερες λεπτομέρειες ποιες είναι οι αρμοδιότητες της αρχής σας σε κάθε τομέα. Για να βοηθηθείτε σ αυτή την εργασία, το IMI σας προσφέρει καταλόγους με λέξειςκλειδιά για κάθε νομοθετικό τομέα. Ορισμένες λέξεις-κλειδιά θα έχουν ήδη επιλεγεί όταν έγινε η εγγραφή της αρχής σας, αλλά θα πρέπει να ελέγξετε αν είναι σωστές και, εάν χρειάζεται, να επιλέξετε και πρόσθετες. 11

14 Κατάλογος ελέγχου: όλα τα ση Η αρχή μου μέσα από το πρίσμα μιας άλλης χώρας Η αρχή μου στη δική μου χώρα Βήμα 1: Επεξεργαστείτε τις γενικές πληροφορίες για την αρχή σας Βήμα 4: Συνδέστε άλλες αρχές με τη δική σας αρχή Ο ανεπίσημος τίτλος Το σύντομο προφίλ Βήμα 5: Δημιουργήστε τους συνδέσμους της αρχής σας με τους συντονιστές αιτήσεων Γλώσσες Στοιχεία επικοινωνίας Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Βήμα 2: Προσδιορίστε τα πεδία αρμοδιότητας της αρχής σας Πεδία οικονομικής δραστηριότητας 12 Τομείς πολιτικής Βήμα 3: Προσδιορίστε τις αρμοδιότητες της αρχής σας σε κάθε νομοθετικό πεδίο

15 μαντικά βήματα με μια ματιά Η αρχή μου ιδωμένη εκ των έσω Μόνο για συντονιστές Βήμα 6: Βρείτε σε ποια τμήματα θα χρειαστεί να χρησιμοποιηθεί το IMI Βήμα 13: Αποφασίστε ποιος θα παίξει τον ρόλο του διαχειριστή δεδομένων Βήμα 7: Καθορίστε πόσους πρόσθετους χρήστες πρέπει να εγγράψετε Βήμα 14: Αποφασίστε αν θέλετε να συμμετέχετε στη διαδικασία παραπομπής Βήμα 8: Αποφασίστε αν η αρχή σας θέλει να χρησιμοποιήσει διαδικασία ανάθεσης Βήμα 15: Αποφασίστε αν οι αρχές που συντονίζετε χρειάζονται την έγκρισή σας Βήμα 9: Αποφασίστε τους ρόλους κάθε χρήστη Βήμα 10: Εγγράψτε τους χρήστες Βήμα 11: Ανακοινώστε στους χρήστες τα ονόματα χρήστη τους 13 Βήμα 12: Παρακινήστε τους νέους χρήστες να συνδεθούν με το IMI

16 Πώς να επιλέξετε λέξεις-κλειδιά Εάν δεν βρείτε επακριβή αντιστοιχία στον κατάλογο των προκαθορισμένων λέξεωνκλειδιών, επιλέξτε την πιο συναφή λέξη-κλειδί ή συνδυασμό λέξεων-κλειδιών. Εάν διαπιστώσετε ότι λείπει μια σημαντική λέξη-κλειδί, παρακαλείστε να επικοινωνήσετε με τον συντονιστή σας, ούτως ώστε, εάν είναι απαραίτητο, να μπορέσει να ενημερωθεί ο κατάλογος. Η αρχή μου στη δική μου χώρα Με όλες τις παραπάνω πληροφορίες, η αρχή μιας άλλης χώρας θα πρέπει να είναι σε θέση να βρει την αρχή σας εύκολα και να επικοινωνήσει μαζί της. Εντούτοις, το IMI δεν σταματά εκεί. Στη χώρα σας, μπορεί να υπάρχουν άλλες αρχές οι οποίες έχουν παρόμοια καθήκοντα με τα δικά σας. Μπορεί να συνεργάζεστε μαζί τους, να τις εποπτεύετε ή να εποπτεύεστε από αυτές. Για τα επόμενα βήματα, σκεφτείτε την αρχή σας στο εθνικό της πλαίσιο: Τι τη διακρίνει από άλλες αρχές του ίδιου πεδίου; Ποιες είναι οι σχέσεις εργασίας της με αυτές τις αρχές; Πού απευθύνεται σε περίπτωση προβλημάτων; 14 Βήμα 4: Συνδέστε άλλες αρχές με τη δική σας αρχή Ας υποθέσουμε ότι η αρχή σας είναι περιφερειακό ιατρικό επιμελητήριο. Σ αυτή την περίπτωση, το εθνικό ιατρικό επιμελητήριο μπορεί να θέλει να έχει γενική άποψη των αιτήσεων που διαχειρίζεται η αρχή σας, προκειμένου να παρακολουθεί σε ποιο βαθμό χρησιμοποιείται το IMI σε εθνικό επίπεδο. Γι αυτή και παρόμοιες καταστάσεις, υπάρχει η δυνατότητα να συνδέσετε άλλες αρχές με τη δική σας αρχή. Οι συνδεδεμένες αρχές θα έχουν γενική εικόνα παρακολούθησης των δικών σας ανταλλαγών πληροφοριών στο IMI. Εντούτοις, για λόγους προστασίας δεδομένων, δεν θα μπορούν να δουν οποιαδήποτε προσωπικά δεδομένα τα οποία περιέχουν οι αιτήσεις. Βήμα 5: Δημιουργήστε τους συνδέσμους της αρχής σας με τους συντονιστές αιτήσεων Καθήκον των συντονιστών του IMI είναι να φροντίζουν να διαμορφώνεται σωστά το IMI στη χώρα τους ή την περιοχή τους και η ανταλλαγή πληροφοριών μέσω του IMI να κυλά ομαλά. Οι συντονιστές αποφασίζουν οι ίδιοι πόσο ενεργά θέλουν να συμμετέχουν στο σύστημα. Ορισμένοι μπορεί να περιορίζουν τον ρόλο τους σε διοικητικό συντονισμό, ενώ άλλοι μπορεί να αποφασίσουν να συμμετέχουν σε επιμέρους ανταλλαγές πληροφοριών. Μπορεί να λειτουργήσουν ως διαιτητές, εάν προκύψει κάποιο πρόβλημα ανάμεσα σε μια αρχή που συντονίζουν και μια αρχή σε άλλη χώρα, ή, σε χώρες που έχουν αποφασίσει να διατηρήσουν κεντρικό έλεγχο, μπορεί να αποφασίσουν να εγκρίνουν αιτήσεις ή/ και απαντήσεις των αρχών που συντονίζουν. Σ αυτό τον ρόλο που συνδέεται με το περιεχόμενο, ο οποίος είναι συγκεκριμένος για κάθε νομοθετικό τομέα, οι συντονιστές λειτουργούν ως «συντονιστές αιτήσεων». Θα πρέπει να έχετε τουλάχιστον έναν συντονιστή αιτήσεων για κάθε νομοθετικό τομέα. Εάν πιστεύετε ότι μπορεί να χρειαστεί να συμμετέχουν πρόσθετοι συντονιστές στις ανταλλαγές πληροφοριών της αρχής σας, θα πρέπει να συνδέσετε αυτούς τους συντονιστές με την αρχή σας.

17 Εξ ορισμού, οι συντονιστές δεν βλέπουν τα στοιχεία των αιτήσεών σας. Αυτό συμβαίνει για λόγους προστασίας των δεδομένων. Εντούτοις, εάν ένας συντονιστής αποφασίσει να διαδραματίσει ενεργό ρόλο στις ανταλλαγές πληροφοριών σας, μπορείτε να του επιτρέψετε να βλέπει τα στοιχεία των αιτήσεών σας. Ακόμα και με αυτή τη γενική θεώρηση, όμως, ο συντονιστής δεν θα μπορεί να δει οποιαδήποτε προσωπικά δεδομένα που περιλαμβάνονται στις ανταλλαγές πληροφοριών. Εάν εργάζεστε σε διάφορους νομοθετικούς τομείς, μπορεί να έχετε διαφορετικούς συντονιστές για κάθε τομέα. Η αρχή μου ιδωμένη εκ των έσω Έχετε πλέον ξεκαθαρίσει τον ρόλο της αρχής σας τόσο προς τις αρχές άλλων χωρών όσο και προς τις αρχές στη δική σας χώρα. Τέλος, χρειάζεται να δείτε την αρχή σας εκ των έσω. Σε ποια τμήματα θα χρησιμοποιηθεί το IMI; Πόσες αιτήσεις IMI αναμένετε; Πόσοι συνάδελφοί σας θα συνεργαστούν μαζί σας στο IMI; Πώς μπορείτε να οργανώσετε τις εσωτερικές διαδικασίες εργασίας πιο αποτελεσματικά; Βήμα 6: Βρείτε σε ποια τμήματα θα χρειαστεί να χρησιμοποιηθεί το IMI Εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη αρχή, μπορεί να μην είναι προφανές ποιες μονάδες ή τμήματα θα εργαστούν με το IMI. Σ αυτή την περίπτωση, θα πρέπει πρώτα να ελέγξετε σε ποια από τα νομοθετικά πεδία που υποστηρίζει το IMI δραστηριοποιείται η αρχή σας. Θα βρείτε ενημερωμένες πληροφορίες για αυτά τα νομοθετικά πεδία και τη σχετική νομοθεσία της ΕΕ στον δικτυακό τόπο του IMI. Έπειτα, θα πρέπει να ελέγξετε ποια μονάδα ή τμήμα στην αρχή σας διαχειρίζεται τα ζητήματα τα οποία αφορά αυτή η νομοθεσία. Αυτό που θα μπορούσε να σας βοηθήσει σ αυτή την εργασία είναι να ελέγξετε τα τυποποιημένα σύνολα ερωτήσεων που έχουν εισαχθεί στο IMI για κάθε νομοθετικό πεδίο. Οι πλήρεις κατάλογοι αυτών των συνόλων ερωτήσεων διατίθενται στην ενότητα «Σημαντικά έγγραφα» στον δικτυακό τόπο του IMI. Βήμα 7: Καθορίστε πόσους πρόσθετους χρήστες πρέπει να εγγράψετε Ως ο πρώτος χρήστης του IMI στην αρχή σας, είστε υπεύθυνος να αποφασίσετε πόσοι επιπλέον χρήστες θα πρέπει να εγγραφούν για την αρχή σας. Ο αριθμός των χρηστών θα πρέπει ασφαλώς να αντικατοπτρίζει το μέγεθος και τις ανάγκες της αρχής σας. Εάν πρόκειται για μια μικρή αρχή, που διαχειρίζεται μόνο λίγες αιτήσεις στο IMI, ένας ή δύο πρόσθετοι χρήστες μπορεί να είναι αρκετοί. Μια μεγάλη αρχή, αντιθέτως, μπορεί να χρειάζεται να έχει αρκετούς χρήστες με διαφορετικούς ρόλους, προκειμένου να διαχειρίζεται αποδοτικά τις ανταλλαγές πληροφοριών της. 15

18 Σκεφτείτε τον αντικαταστάτη σας Ακόμα κι αν η αρχή σας είναι πολύ μικρή, θα πρέπει οπωσδήποτε να εγγράψετε τουλάχιστον έναν ακόμη χρήστη για να εξασφαλίσετε ότι κάποιος θα σας αντικαταστήσει στις διακοπές ή σε περίπτωση ασθένειας. Βήμα 8: Αποφασίστε αν η αρχή σας θέλει να χρησιμοποιήσει διαδικασία ανάθεσης Όταν το IMI έχει διαμορφωθεί με τον βασικό τρόπο, η άφιξη νέας αίτησης που αποστέλλεται στην αρχή σας ανακοινώνεται με αυτόματο ηλεκτρονικό μήνυμα στη γενική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της αρχής σας και σε όλους τους χρήστες που διαχειρίζονται αιτήσεις. Αυτό μπορεί να μην είναι πρακτικό, εάν έχετε μεγάλο αριθμό χρηστών, εάν αναμένετε να δεχτείτε μεγάλο αριθμό αιτήσεων για πληροφορίες ή εάν πρόκειται να εργαστούν με το IMI διαφορετικά τμήματα της αρχής σας. Σ αυτές τις περιπτώσεις, θα μπορούσε να σας φανεί χρήσιμο να δημιουργήσετε τη λεγόμενη «διαδικασία ανάθεσης». Αυτό σημαίνει ότι ένα πρόσωπο, το οποίο αναλαμβάνει τον ρόλο του «αναθέτοντος» χρήστη, λαμβάνει όλες τις εισερχόμενες αιτήσεις και τις κατανέμει στους συναδέλφους του/της, ανάλογα για παράδειγμα με το θέμα τους ή τον φόρτο εργασίας. Αυτό θα μπορούσε να σας βοηθήσει, ώστε οι αρμοδιότητες να είναι σαφείς και οι αιτήσεις να διεκπεραιώνονται γρήγορα. 16 Βήμα 9: Αποφασίστε τους ρόλους κάθε χρήστη Εσείς, ως ο πρώτος χρήστης στην αρχή σας, αποκτάτε αυτόματα όλα τα δικαιώματα χρήστη για το IMI. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να κάνετε τα πάντα στο IMI ο ίδιος. Εντούτοις, δεν χρειάζεται ασφαλώς να κάνετε ο ίδιος τα πάντα. Από εσάς εξαρτάται να αποφασίσετε ποια καθήκοντα θα μπορούσατε να αναθέσετε σε άλλους. Θα μπορούσατε να εγγράψετε διάφορους πρόσθετους διαχειριστές αιτήσεων. Θα μπορούσατε επίσης, για παράδειγμα, να αναθέσετε τον ρόλο του «διαχειριστή τοπικών δεδομένων» σε έναν χρήστη στο τμήμα πληροφορικής της αρχής σας. Αυτός ο ρόλος αφορά την ενημέρωση των στοιχείων της αρχής σας, την εγγραφή πρόσθετων χρηστών και την παροχή βοήθειας σε συναδέλφους που αντιμετωπίζουν τεχνικές δυσκολίες, όπως ξεχασμένους κωδικούς πρόσβασης. Ή θα μπορούσατε να παραχωρήσετε στον προϊστάμενό σας, ο οποίος δεν θα συμμετέχει στις καθαυτό ανταλλαγές πληροφοριών, βασικά δικαιώματα χρήστη που θα του επιτρέπουν να παρακολουθεί τη ροή πληροφοριών. Να θυμάστε ότι, εάν αποφασίσατε να χρησιμοποιήσετε διαδικασία ανάθεσης, χρειάζεται να ορίσετε έναν «αναθέτοντα»!

19 Βήμα 10: Εγγράψτε τους χρήστες Μόλις αποφασίσετε πόσους χρήστες θα εγγράψετε και πώς θα οργανώσετε τον τρόπο συνεργασίας τους, μπορείτε να τους εγγράψετε στο IMI. Αυτό είναι πολύ απλό. Εισάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας τους, τη γλώσσα εργασίας που προτιμούν και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους στο σύστημα. Να θυμάστε ότι κάθε χρήστης πρέπει να έχει διαφορετική και προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γιατί αυτή θα χρησιμοποιείται για όλα τα αυτόματα ηλεκτρονικά μηνύματα που παράγει το σύστημα! Κατόπιν, καθορίζετε τον ρόλο των χρηστών για κάθε νομοθετικό πεδίο. Ένας συνάδελφος ο οποίος είναι διαχειριστής αιτήσεων για το νομοθετικό πεδίο των επαγγελματικών προσόντων μπορεί, για παράδειγμα, να είναι μόνο βασικός χρήστης για τον νομοθετικό τομέα των υπηρεσιών. Βήμα 11: Ανακοινώστε στους χρήστες τα ονόματα χρήστη τους Όταν εγγράφετε έναν νέο χρήστη στο IMI, το σύστημα θα δημιουργήσει αυτόματα ένα όνομα χρήστη και έναν προσωρινό κωδικό πρόσβασης γι αυτό το πρόσωπο. Ο προσωρινός κωδικός πρόσβασης αποστέλλεται στον νέο χρήστη με ηλεκτρονικό μήνυμα. Εντούτοις, για λόγους ασφαλείας, τα ονόματα χρήστη δεν αποστέλλονται με ηλεκτρονικό μήνυμα! Καλείστε να επικοινωνήσετε με τον συνάδελφό σας εκτός συστήματος και να του ανακοινώσετε αυτοπροσώπως το όνομα χρήστη ή τηλεφωνικώς, ταχυδρομικώς ή με φαξ. Μπορεί να αλλάξει το όνομα χρήστη που δημιουργήθηκε αυτόματα; Ναι, εάν οι συνάδελφοί σας θα ήθελαν να έχουν διαφορετικό όνομα χρήστη από αυτό που δημιούργησε αυτόματα το σύστημα, μπορείτε να αλλάξετε το όνομα χρήστη στα στοιχεία χρήστη του. Βήμα 12: Παρακινήστε τους νέους χρήστες να συνδεθούν με το IMI Το IMI μπορεί να λειτουργήσει σωστά μόνο εάν οι χρήστες που είναι εγγεγραμμένοι είναι εξοικειωμένοι με αυτό και συμμετέχουν ενεργά στο σύστημα. Γι αυτό είναι τόσο σημαντικό να ενθαρρύνετε όλους τους νέους χρήστες στην αρχή σας να συνδεθούν και να διερευνήσουν το IMI. Όταν ένας νέος χρήστης συνδεθεί με το σύστημα, μπορεί να επιλέξει τον δικό του κωδικό πρόσβασης και έναν δωδεκαψήφιο κωδικό ασφαλείας. Σε κάθε επόμενη σύνδεση, το σύστημα θα ζητά τρία τυχαία γράμματα αυτού του κωδικού ασφαλείας. 17

20 Χαμένοι κωδικοί πρόσβασης και ονόματα χρηστών Εάν κάποιος συνάδελφος ξεχάσει το όνομα χρήστη του για το IMI, μπορείτε να το ψάξετε στο σύστημα και να του το ανακοινώσετε και πάλι. Εάν ένας συνάδελφος ξεχάσει τον κωδικό πρόσβασης, πρέπει να τον επαναφέρετε εκτός και αν έχετε αναθέσει τον ρόλο του «διαχειριστή τοπικών δεδομένων» σε κάποιον άλλο. Παρακαλείστε να ενημερώσετε τους χρήστες στην αρχή σας ότι, εάν ξεχάσουν τους κωδικούς πρόσβασής τους, θα πρέπει να επικοινωνούν με τον διαχειριστή τοπικών δεδομένων και να ζητούν την έκδοση νέου. Όταν ο διαχειριστής τοπικών δεδομένων επαναφέρει έναν ξεχασμένο κωδικό πρόσβασης, ο χρήστης θα λάβει αυτόματο ηλεκτρονικό μήνυμα με νέο κωδικό πρόσβασης. Τότε, μπορεί να ξεκινήσει και πάλι τη διαδικασία σύνδεσης εξαρχής. Εάν είστε ο μοναδικός διαχειριστής τοπικών δεδομένων στην αρχή σας και ξεχάσετε τον δικό σας κωδικό πρόσβασης, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον διαχειριστή δεδομένων του συντονιστή του IMI ο οποίος πραγματοποίησε την εγγραφή της αρχής σας ή ο οποίος επικύρωσε την εγγραφή της. Πρόσθετες πληροφορίες για συντονιστές Εάν είστε ο πρώτος χρήστης σε μια αρχή που βρίσκεται σε συντονιστή του IMI, υπάρχουν μερικά ακόμη πράγματα που χρειάζεται να κάνετε, προτού μπορέσετε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το IMI. 18 Βήμα 13: Αποφασίστε ποιος θα παίξει τον ρόλο του διαχειριστή δεδομένων Εξ ορισμού, ο πρώτος χρήστης ενός συντονιστή του IMI λαμβάνει έναν άλλο ρόλο, εκείνο του «διαχειριστή δεδομένων». Ενώ ένας «διαχειριστής τοπικών δεδομένων» είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση όλων των δεδομένων της δικής σας αρχής στο IMI, ο «διαχειριστής δεδομένων» είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση των δεδομένων των αρχών που συντονίζετε. Μπορεί να πιστοποιήσει νέες αρμόδιες αρχές, να τούς παρέχει πρόσβαση σε νέο νομοθετικό πεδίο, να τροποποιεί τον επίσημο τίτλο τους και να επαναφέρει τους κωδικούς πρόσβασης των διαχειριστών τοπικών δεδομένων τους. Για τον λόγο αυτό, εάν τα καθήκοντά σας ως συντονιστή περιλαμβάνουν την εγγραφή νέων αρχών ή την παραχώρηση σε αυτές πρόσβασης σε νέους νομοθετικούς τομείς, ίσως επιθυμείτε να αναθέσετε αυτό τον ρόλο σε έναν ή ακόμα και περισσότερους συναδέλφους σας.

21 Σε αντίθεση με τον «διαχειριστή τοπικών δεδομένων», ο ρόλος του «διαχειριστή δεδομένων» είναι συγκεκριμένος για ένα νομοθετικό πεδίο. Εάν αποφασίσετε να αναθέσετε αυτό τον ρόλο, μην ξεχάσετε να το κάνετε αυτό για κάθε νομοθετικό πεδίο στο οποίο δραστηριοποιείται η αρχή σας! Βήμα 14: Αποφασίστε αν θέλετε να συμμετέχετε στη διαδικασία παραπομπής Εάν μια αρχή που συντονίζετε και μια αρχή σε μια άλλη χώρα δεν μπορούν να συμφωνήσουν σχετικά με το ποιες πληροφορίες πρέπει να παρασχεθούν, το IMI προσφέρει σε εσάς και τον συντονιστή του IMI της άλλης πλευράς τη δυνατότητα να παρέμβετε. Σ αυτή την περίπτωση, οι συντονιστές έχουν τον ρόλο διαιτητών. Η βασική ρύθμιση στο IMI είναι ότι οι συντονιστές συμμετέχουν σ αυτή τη διαδικασία παραπομπής. Αυτή η ρύθμιση είναι επίσης συγκεκριμένη για κάθε νομοθετικό τομέα. Εάν θέλετε να χειρίζεστε ο ίδιος τις παραπομπές, δεν χρειάζεται να επιφέρετε οποιαδήποτε αλλαγή στο σύστημα. Εάν θέλετε να αναθέσετε τον ρόλο σε κάποιον άλλον στην αρχή σας, μπορείτε να ορίσετε έναν «διαχειριστή παραπομπών». Εάν δεν επιθυμείτε να συμμετέχετε καθόλου στη διαδικασία παραπομπών, για παράδειγμα, εάν ο ρόλος σας ως συντονιστή περιορίζεται σε τεχνικά θέματα, χρειάζεται να αλλάξετε τη ρύθμιση σε «όχι». Βήμα 15: Αποφασίστε αν οι αρχές που συντονίζετε χρειάζονται την έγκρισή σας Ορισμένα κράτη μέλη έχουν αποφασίσει να διατηρούν κεντρικό έλεγχο επί των ανταλλαγών πληροφοριών στις οποίες συμμετέχουν οι αρμόδιες αρχές στη χώρα τους. Για τον σκοπό αυτό, το IMI επιτρέπει στους συντονιστές να αποφασίζουν ότι θέλουν να εγκρίνουν τις αιτήσεις ή/και τις απαντήσεις προτού σταλούν σε άλλη χώρα. Εδώ η προεπιλεγμένη ρύθμιση είναι «όχι». 19

22 Γλωσσάριο όρων του IMI 20 Αιτούσα αρχή: Μια αιτούσα αρχή είναι η αρχή που χρειάζεται πληροφορίες και ξεκινά τη διαδικασία ανταλλαγής πληροφοριών. Ανταποκρινόμενη αρχή: Είναι η αρχή στην οποία απευθύνεται η αιτούσα αρχή και είναι αρμόδια να δώσει απάντηση στην αίτηση. Αρμόδια αρχή: Οι αρμόδιες αρχές είναι αυτές που κυρίως συμμετέχουν στο IMI και ανταλλάσσουν αιτήσεις παροχής πληροφοριών μέσω του συστήματος. Αυτές οι αρχές μπορεί να είναι δημόσιοι φορείς ή ιδιωτικοί φορείς στους οποίους τα κράτη μέλη έχουν αναθέσει αρμοδιότητες για την εκτέλεση ορισμένων καθηκόντων που αφορούν την εφαρμογή της νομοθεσίας για την εσωτερική αγορά. Μπορεί να λειτουργούν σε εθνικό, περιφερειακό ή τοπικό επίπεδο. Βασικός χρήστης: Κάθε χρήστης του IMI είναι τουλάχιστον βασικός χρήστης. Ένας βασικός χρήστης μπορεί να αναζητεί μια αρμόδια αρχή χρησιμοποιώντας τη βάση δεδομένων IMI αρμόδιων αρχών και έχει γενική εικόνα παρακολούθησης όλων των αιτήσεων (εισερχόμενων και εξερχόμενων) της αρχής του, όπως επίσης των αιτήσεων των συνδεδεμένων αρχών. Διαδικασία ανάθεσης: Μια μεγάλη αρχή με μεγάλο αριθμό χρηστών του IMI μπορεί να επιθυμεί να χρησιμοποιήσει τη διαδικασία ανάθεσης για να κατανέμει τις εισερχόμενες αιτήσεις σε έναν ή περισσότερους διαχειριστές αιτήσεων, ανάλογα με το θέμα τους ή άλλα κριτήρια. Προκειμένου να μπορεί να αναθέτει και να αλλάζει το πρόσωπο στο οποίο έχει αναθέσει την αίτηση εντός της αρχής, ένας χρήστης θα πρέπει να έχει δικαιώματα «αναθέτοντος». Διαδικασία έγκρισης: Οι συντονιστές του IMI μπορούν να επιλέξουν ότι επιθυμούν να εγκρίνουν τις νέες αιτήσεις ή απαντήσεις από τις αρμόδιες αρχές που συντονίζουν, προτού αποσταλούν σε άλλο κράτος μέλος. Αυτό σημαίνει ότι, όταν μια αρμόδια αρχή στέλνει νέα αίτηση, η αίτηση αποστέλλεται πρώτα στον συντονιστή του IMI για έγκριση. Εάν ο συντονιστής εγκρίνει την αίτηση, αποστέλλεται στην ανταποκρινόμενη αρμόδια αρχή.

23 Διαδικασία παραπομπής: Εάν μια αιτούσα αρχή δεν είναι ικανοποιημένη με την απάντηση που έλαβε από άλλο κράτος μέλος, μπορεί να ζητήσει συμπληρωματικές πληροφορίες. Εντούτοις, εάν η ανταποκρινόμενη αρχή επιμένει ότι δεν μπορεί να παράσχει αυτές τις πληροφορίες, η αιτούσα αρχή μπορεί να ζητήσει την παρέμβαση του δικού της συντονιστή του IMI και του συντονιστή του IMI της ανταποκρινόμενης αρχής ως διαιτητών. Αυτή η διαδικασία καλείται «παραπομπή». Οι συντονιστές του IMI αποφασίζουν αν επιθυμούν να συμμετέχουν σε διαδικασίες παραπομπής. Διαχειριστής αιτήσεων: Πέραν των δικαιωμάτων χρήστη ενός βασικού χρήστη, οι διαχειριστές αιτήσεων μπορούν να στέλνουν και να απαντούν σε αιτήσεις παροχής πληροφοριών εξ ονόματος της αρχής τους. Διαχειριστής τοπικών δεδομένων: Ένας διαχειριστής τοπικών δεδομένων μπορεί να προβαίνει στις εξής ενέργειες, πέραν εκείνων που περιγράφονται για τον βασικό χρήστη: να ενημερώνει τα δεδομένα που τηρούνται στο IMI για την αρχή του να εγγράφει πρόσθετους χρήστες για την αρχή του να αλλάζει τα δικαιώματα χρήστη των χρηστών της αρχής του να επαναφέρει τους κωδικούς πρόσβασης των χρηστών της αρχής του. Συνδεδεμένη αρχή: Υπάρχει η δυνατότητα να συνδεθούν άλλες αρχές του ίδιου κράτους μέλους με τη δική σας αρχή. Οι συνδεδεμένες αρχές έχουν γενική εικόνα παρακολούθησης των ανταλλαγών πληροφοριών της αρχής σας. Μόνο ένας διαχειριστής τοπικών δεδομένων μπορεί να συνδέσει άλλες αρχές με τη δική σας. Συντονιστές του IMI: Οι συντονιστές του IMI είναι αρμόδιοι να πιστοποιούν αρμόδιες αρχές που θα ήθελαν να χρησιμοποιούν το IMI, καθώς και να εξασφαλίζουν την ομαλή λειτουργία του IMI στη χώρα ή την περιοχή τους. Επιπλέον, οι συντονιστές του IMI μπορούν να αποφασίσουν να συμμετέχουν σε επιμέρους ανταλλαγές πληροφοριών μεταξύ των αρχών που συντονίζουν και των αρχών άλλης χώρας ( διαδικασία έγκρισης, διαδικασία παραπομπής). 21

24 Συχνές ερωτήσεις Έλαβα ηλεκτρονικό μήνυμα με έναν προσωρινό κωδικό πρόσβασης στο IMI. Ωστόσο, δεν έχω όνομα χρήστη. Πώς μπορώ να έχω πρόσβαση στο IMI; Όταν εγγράφεστε ως νέος χρήστης στο IMI, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα ένα όνομα χρήστη και έναν προσωρινό κωδικό πρόσβασης για σας. Ο προσωρινός κωδικός πρόσβασης θα σας αποσταλεί με αυτόματο ηλεκτρονικό μήνυμα. Το όνομα χρήστη θα πρέπει να σας ανακοινωθεί από το πρόσωπο που διεκπεραίωσε την εγγραφή σας. Για λόγους ασφαλείας, αυτό συμβαίνει εκτός του συστήματος IMI, για παράδειγμα αυτοπροσώπως ή τηλεφωνικώς. Εάν εσείς, ως ο πρώτος χρήστης στην αρχή σας, δεν λάβετε το προσωπικό σας όνομα χρήστη, παρακαλείστε να επικοινωνήσετε με τον συντονιστή του IMI ο οποίος πραγματοποίησε την εγγραφή της αρχής σας. 22 Το σύστημα δεν αναγνωρίζει τον προσωπικό μου κωδικό πρόσβασης/κωδικό ασφαλείας. Σε ποιον πρέπει να απευθυνθώ; Εάν είστε ο μοναδικός χρήστης στην αρχή σας και έχετε ξεχάσει τον προσωπικό σας κωδικό πρόσβασης ή κωδικό ασφαλείας, παρακαλείστε να επικοινωνήσετε με τον διαχειριστή τοπικών δεδομένων του συντονιστή του IMI για σας. Αυτός ή αυτή θα επαναφέρει τον κωδικό πρόσβασης. Στη συνέχεια, θα λάβετε αυτόματο ηλεκτρονικό μήνυμα με τον νέο σας προσωρινό κωδικό πρόσβασης. Για να συνδεθείτε, θα συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το ίδιο όνομα χρήστη. Το σύστημα θα σας ζητήσει τότε να εισάγετε και να επιβεβαιώσετε έναν νέο κωδικό ασφαλείας. Σημειώστε ότι το σύστημα κάνει διάκριση μεταξύ μικρών και κεφαλαίων γραμμάτων. Εάν εισάγετε τα στοιχεία σύνδεσής της εσφαλμένα πέντε φορές, η πρόσβασή σας στο σύστημα θα κλειδωθεί. Σ αυτή την περίπτωση, ακολουθήστε τα ανωτέρω βήματα για να επανέλθει ο κωδικός πρόσβασής σας. Η αρχή μου έχει αρμοδιότητες σε διαφορετικούς νομοθετικούς τομείς. Πώς το αντικατοπτρίζω αυτό στο IMI; Εάν υπάρχουν διάφορα τμήματα εντός της ίδιας αρχής που είναι αρμόδια για διαφορετικούς νομοθετικούς τομείς, υπάρχουν δύο τεχνικές λύσεις για την εγγραφή. Μπορείτε να ζητήσετε από τον συντονιστή σας να εγγράψει τα τμήματα ως χωριστές αρμόδιες αρχές στο IMI, συμπεριλαμβάνοντας την ονομασία του τμήματος στην ονομασία της αρχής προς αποφυγή σύγχυσης. Συνιστάται να ακολουθείται αυτή η λύση, εάν τα δύο τμήματα είναι χωριστές υπηρεσίες, έκαστη με το δικό της προσωπικό.

25 Ή μπορείτε να διατηρήσετε την εγγραφή της αρχής σας ως μιας μόνο αρμόδιας αρχής και να φροντίσετε να έχει πρόσβαση σε όλα τα νομοθετικά πεδία για τα οποία έχει αρμοδιότητες. Σ αυτή την περίπτωση, θα ήταν σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε τη διαδικασία ανάθεσης για να αναθέτετε τις νέες αιτήσεις στο κατάλληλο τμήμα. Ένας συνάδελφος τον οποίο ενέγραψα στο IMI ξέχασε τον προσωπικό του κωδικό πρόσβασης/κωδικό ασφαλείας. Τι να κάνω; Προκειμένου να μπορείτε να επαναφέρετε τους κωδικούς πρόσβασης άλλων χρηστών, χρειάζεται να έχετε δικαιώματα διαχειριστή τοπικών δεδομένων. Εάν έχετε παραχωρήσει αυτά τα δικαιώματα σε άλλον χρήστη, θα πρέπει να ζητήσετε από αυτό τον χρήστη να επαναφέρει τον κωδικό πρόσβασης του συναδέλφου σας. Εάν είστε διαχειριστής τοπικών δεδομένων, συνδέεστε με το IMI, επιλέγετε το μενού «Διοίκηση» και έπειτα «Διαχείριση χρηστών της αρχής μου». Βρίσκετε τον εν λόγω συνάδελφο στον κατάλογο των χρηστών της αρχής σας και πατάτε το «Αντικατάσταση κωδικού πρόσβασης». Ο νέος προσωρινός κωδικός πρόσβασης θα αποσταλεί στον χρήστη με αυτόματο ηλεκτρονικό μήνυμα. Εκείνος θα συνεχίσει να χρησιμοποιεί το όνομα χρήστη του και θα μπορεί να επιλέξει έναν νέο κωδικό ασφαλείας, όταν θα συνδεθεί και πάλι με το IMI. Πώς γνωρίζω ότι έχει αποσταλεί νέα αίτηση στην αρχή μου; Όταν η αρχή σας λάβει μια αίτηση, θα ειδοποιηθεί με αυτόματο ηλεκτρονικό μήνυμα από το σύστημα του IMI. Το προειδοποιητικό ηλεκτρονικό μήνυμα για νέα εισερχόμενη αίτηση θα αποσταλεί σε όλους τους χρήστες με δικαιώματα διαχειριστή αιτήσεων και στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επικοινωνίας που είναι καταχωρισμένη για την αρχή σας. Επιπλέον, οι διαχειριστές αιτήσεων θα δουν επίσης τις νέες αιτήσεις στον κατάλογο εργασιών τους στο IMI. 23

26 Ευρωπαϊκή Επιτροπή Το ηλεκτρονικό σύστημα πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά Λουξεμβούργο: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης σ. 14,8 21 cm ISBN doi: /17639

27 Πώς θα προμηθευτείτε εκδόσεις της ΕΕ Εκδόσεις επί πληρωμή: από το EU Bookshop: από τα βιβλιοπωλεία, αν ξέρετε τον τίτλο, τον εκδότη ή/και τον αριθμό ISBN, παραγγέλνοντας απευθείας σε έναν από τους αντιπροσώπους μας πωλήσεων. Στοιχεία επικοινωνίας: ή στείλτε φαξ στον αριθμό Δωρεάν εκδόσεις: από το EU Bookshop: από τις αντιπροσωπείες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή τα γραφεία εκπροσώπησής της. Στοιχεία επικοινωνίας: ή στείλτε φαξ στον αριθμό

28 KM EL-C Εάν επιθυμείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας του IMI, παρακαλείστε να επισκεφτείτε τον δικτυακό τόπο του IMI: Συγκεκριμένα, μπορεί να σας φανούν χρήσιμες οι εξής ενότητες. Σημαντικά έγγραφα (που περιέχουν τον οδηγό χρήσης και όλα τα συναφή νομικά έγγραφα). Εκμάθηση του IMI (περιέχει ευρύ φάσμα εκπαιδευτικού υλικού συμπεριλαμβανομένης μιας σειράς διαδραστικών ενοτήτων ηλεκτρονικής διδασκαλίας). Επικοινωνία (που περιέχει κατάλογο όλων των εθνικών συντονιστών του IMI). Για τυχόν προβλήματα με το IMI, που δεν μπορούν να επιλυθούν από υπηρεσία τεχνικής βοήθειας στη χώρα σας, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει δημιουργήσει κεντρική υπηρεσία τεχνικής βοήθειας: Τηλ ISBN