ΕΚΔΟΣΗ 2.0: ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΤΩΝ ΑΡΧΩΝ ΚΑΙ ΑΥΤΟΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΑΡΜΟΔΙΩΝ ΑΡΧΩΝ - ΕΝΗΜΕΡΩΜΕΝΗ ΕΚΔΟΣΗ

Transcript

1 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΑΓΟΡΑ (IMI) ΕΚΔΟΣΗ 2.0: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΤΩΝ ΑΡΧΩΝ ΚΑΙ ΑΥΤΟΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΑΡΜΟΔΙΩΝ ΑΡΧΩΝ - ΕΝΗΜΕΡΩΜΕΝΗ ΕΚΔΟΣΗ (ΑΝΤΙΚΑΘΙΣΤΑ ΤΟ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑ ΤΟΥ ΟΔΗΓΟΥ ΧΡΗΣΗΣ ΤΟΥ ΙΜΙ) Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) Office: SPA2 07/20. Telephone: direct line (32-2) Fax: (32-2)

2 ΕΙΣΑΓΩΓΗ...5 ΜΕΡΟΣ 1: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΜΙΑΣ ΑΡΧΗΣ ΣΤΟ IMI ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΙ ΡΟΛΟΙ ΣΤΟ IMI Είδη αρχών και ρόλοι στον εκάστοτε νομοθετικό τομέα Πρόσθετοι διοικητικοί ρόλοι για τους συντονιστές ΡΟΛΟΙ ΣΧΕΤΙΚΟΙ ΜΕ ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΟΥ ΙΜΙ Ρόλοι στη διαδικασία Αιτήσεις πληροφοριών Αρχή (Αιτήσεις) Συντονιστής αιτήσεων Ρόλοι στη διαδικασία Προειδοποιήσεις Αρχή προειδοποιήσεων Συντονιστής προειδοποιήσεων Θυρίδα εισερχόμενων προειδοποιήσεων Συνδυασμός ειδών αρχών και ρόλων ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΩΝ ΡΟΛΩΝ ΤΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ Νέοι γενικοί ρόλοι χρηστών Διαχειριστής δεδομένων Διαχειριστής τοπικών δεδομένων Νέοι ρόλοι χρηστών στη διαδικασία αιτήσεων Θεατής αιτήσεων Νέοι ρόλοι χρήστη στη διαδικασία προειδοποιήσεων Θεατής προειδοποιήσεων Διαχειριστής προειδοποιήσεων Υπεύθυνος διάδοσης προειδοποιήσεων Αλλαγές σχετικά με τη διαχείριση χρηστών Διαχείριση χρηστών της οικείας αρχής Διαχείριση χρηστών σε συντονιζόμενες αρχές ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΤΗΣ ΑΡΧΗΣ, ΤΟΥ ΝΟΜΟΘΕΤΙΚΟΥ ΤΟΜΕΑ ΚΑΙ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Καθεστώτα αρχής Καθεστώς αρχής: Ζητήθηκε καταχώριση Καθεστώς αρχής: Ενεργοποιημένη Καθεστώς αρχής: Η καταχώριση απορρίφθηκε

3 Καθεστώς αρχής: Ανεστάλη Καθεστώς αρχής: Μη ενεργοποιημένη Καθεστώτα πρόσβασης σε νομοθετικό τομέα Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ζητήθηκε Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ενεργοποιημένη Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ανεστάλη Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ανεστάλη (ζητήθηκε επανενεργοποίηση) Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ανακλήθηκε Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ανακλήθηκε (ζητήθηκε επανενεργοποίηση) Καθεστώτα πρόσβασης σε διαδικασία Πρόσβαση σε διαδικασία: Ζητήθηκε Πρόσβαση σε διαδικασία: Ενεργοποιημένη Πρόσβαση σε διαδικασία: Ανεστάλη Πρόσβαση σε διαδικασία: Ανεστάλη (ζητήθηκε επανενεργοποίηση) Πρόσβαση σε διαδικασία: Ανακλήθηκε Πρόσβαση σε διαδικασία: Ανακλήθηκε (ζητήθηκε επανενεργοποίηση) ΑΛΛΑΓΗ ΡΟΛΟΥ ΑΡΧΗΣ Αλλαγή ρόλου σε διαδικασία Αλλαγή ρόλου σε νομοθετικό τομέα ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΗΣ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ ΑΡΧΩΝ ΑΛΛΕΣ ΒΕΛΤΙΩΣΕΙΣ Βελτιώσεις στο εργαλείο αναζήτησης του IMI Εργαλείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους συντονιστές...25 ΜΕΡΟΣ 2: ΑΥΤΟΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΑΡΜΟΔΙΩΝ ΑΡΧΩΝ ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΡΜΟΔΙΕΣ ΑΡΧΕΣ ΤΡΟΠΟΣ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ ΣΤΟ IMI Πρόσκληση καταχώρισης στο IMI Αυτοκαταχώριση: βήμα- βήμα Έλεγχοι ασφαλείας Καταχώριση δεδομένων των αρχών Χώρα και γλώσσες Διεύθυνση της αρχής

4 Στοιχεία του πρώτου χρήστη Ρυθμίσεις νομοθετικού τομέα Ολοκλήρωση της αυτοκαταχώρισης Η καταχώριση ολοκληρώθηκε: τι κάνουμε στη συνέχεια; Επικύρωση αρχής Πρώτα βήματα στο IMI Αίτηση πρόσβασης σε νέο νομοθετικό τομέα ή/και διαδικασία ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΕΣ IMI ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ ΤΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΕΩΝ Διαχείριση προσκλήσεων για καταχώριση Δημιουργία προσκλήσεων για καταχώριση Κύκλος ζωής προσκλήσεων: η τυπική ροή Η πρόσκληση υποβλήθηκε Η πρόσκληση εστάλη Αναμένεται καταχώριση Καταχωρίστηκε Αναμένεται επικύρωση Η αρχή επικυρώθηκε Κύκλος ζωής προσκλήσεων: άλλες πιθανές διαδικασίες και καθεστώτα Απόρριψη πρόσκλησης Δέσμευση πρόσκλησης Λήξη πρόσκλησης Ανάκληση πρόσκλησης Άρνηση επικύρωσης...34 Σε περίπτωση που ένας συντονιστής αρνηθεί να επικυρώσει την καταχώριση της αρχής στο IMI, η πρόσκληση καταχώρισης λαμβάνει το καθεστώς "Άρνηση επικύρωσης". Μόλις περάσουν 6 ημέρες, κάθε πρόσκληση που έχει αυτό το καθεστώς διαγράφεται αυτόματα από το σύστημα Επικύρωση καταχωρίσεων

5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το έγγραφο αυτό αντικαθιστά το Συμπλήρωμα του Οδηγού Χρήσης που διατίθεται στους χρήστες του ηλεκτρονικού συστήματος πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά (IMI) 1. Παρέχει συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση των δεδομένων των αρμοδίων αρχών που καταχωρίζονται στο ΙΜΙ μετά την εγκατάσταση της έκδοσης 2.0 του λογισμικού και ενημερώνει ανάλογα τις οδηγίες για την αυτοκαταχώριση των αρμοδίων αρχών. Το έγγραφο αυτό υποδιαιρείται σε δύο μέρη: Το Μέρος 1 παρουσιάζει τις κύριες αλλαγές που επιφέρει η έκδοση 2.0 της εφαρμογής IMI όσον αφορά τη διαχείριση των δεδομένων της αρχής. Πρόκειται, π.χ., για αλλαγές που έχουν σχέση με τους ρόλους της αρχής, την εισαγωγή νέων ρόλων χρήστη και τη βελτίωση του εργαλείου αναζήτησης. Το Μέρος Ι καλύπτει επίσης τη διαχείριση κάθε είδους πρόσβασης στους νομοθετικούς τομείς και τις διαδικασίες του ΙΜΙ. Το Μέρος 2 αφορά την αυτοκαταχώριση στο IMI. Εάν εργάζεστε για αρμόδια αρχή η οποία έχει λάβει ή αναμένεται να λάβει πρόσκληση να καταχωριστεί στο IMI, θα βρείτε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία αυτοκαταχώρισης στο Κεφάλαιο 8 αυτού του εγγράφου. Το Κεφάλαιο 9 απευθύνεται στους συντονιστές IMI που επιθυμούν να προσκαλέσουν αρμόδιες αρχές να καταχωριστούν στο IMI. Διευκρινίζει τον τρόπο διαχείρισης των προσκλήσεων προς καταχώριση, καθώς και τον τρόπο επικύρωσης των δεδομένων μιας αρχής μετά την αυτοκαταχώρισή της. Το Μέρος 2 τροποποιεί τα κεφάλαια του Συμπληρώματος των οδηγών χρήσης σχετικά με την αυτοκαταχώριση. Οι τροποποιήσεις που εισάγονται στην έκδοση 2.0 επισημαίνονται. 1 Ο οδηγός χρήσης IMI διατίθεται ηλεκτρονικά στη διεύθυνση: Ανατρέξτε στο τμήμα "Σημαντικά έγγραφα" του δικτυακού μας τόπου για να βρείτε και άλλους χρήσιμους οδηγούς χρήσης καθώς και πληροφοριακό υλικό σχετικά με το IMI. 5

6 ΜΕΡΟΣ 1: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΜΙΑΣ ΑΡΧΗΣ ΣΤΟ IMI Η διαχείριση των δεδομένων μιας αρχής στο IMI έχει αναθεωρηθεί ούτως ώστε να ανταποκρίνεται στις εξελισσόμενες απαιτήσεις. Δημιουργήθηκαν νέα είδη αρχών και νέοι ρόλοι που ανταποκρίνονται στις διαφορετικές διοικητικές δομές των κρατών μελών και εξυπηρετούν την επέκταση του συστήματος σε νέες διαδικασίες. Με την έκδοση 2.0 του IMI διαχωρίζονται καλύτερα τα διοικητικά καθήκοντα των αρχών από τα καθήκοντά τους που αφορούν το περιεχόμενο του ΙΜΙ. Τα διοικητικά καθήκοντα περιλαμβάνουν ενέργειες όπως η καταχώριση αρχών ή η διαχείριση της πρόσβασης μιας αρχής σε συγκεκριμένο νομοθετικό τομέα ή διαδικασία. Τα καθήκοντα που αφορούν το περιεχόμενο του ΙΜΙ έχουν να κάνουν με τη χρήση του συστήματος για την ανταλλαγή πληροφοριών με άλλες αρχές καθώς και με την παρέμβαση των συντονιστών ΙΜΙ στην εκάστοτε διαδικασία όταν κρίνεται αναγκαίο. 1. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΙ ΡΟΛΟΙ ΣΤΟ IMI 1.1. Είδη αρχών και ρόλοι στον εκάστοτε νομοθετικό τομέα Τα παρακάτω δύο είδη αρχών έχουν οριζόντια αρμοδιότητα στο ΙΜΙ και γι αυτό έχουν αυτόματα πρόσβαση σε όλους τους νομοθετικούς τομείς και τις διαδικασίες: Ο εθνικός συντονιστής ΙΜΙ (NIMIC) είναι η αρχή που παρακολουθεί τη συνολική εφαρμογή και την ομαλή λειτουργία του ΙΜΙ σε εθνικό επίπεδο. Ο NIMIC μπορεί να καταχωρίζει και να επικυρώνει κάθε άλλο είδος αρχής και να διαχειρίζεται την πρόσβαση σε κάθε νομοθετικό τομέα και διαδικασία του συστήματος. Ο εξουσιοδοτημένος συντονιστής ΙΜΙ για όλους τους νομοθετικούς τομείς (SDIMIC) είναι η αρχή που ορίζεται από κράτη μέλη με ομοσπονδιακή δομή και διαθέτει γενική αρμοδιότητα για το ΙΜΙ σε μια περιφέρεια. Ο SDIMIC έχει τις ίδιες εξουσίες με τον NIMIC, δεν μπορεί όμως να καταχωρίσει άλλους SDIMIC. Όλες οι άλλες αρχές που καταχωρίζονται στο IMI έχουν πρόσβαση σε έναν τουλάχιστον νομοθετικό τομέα και στη σχετική διαδικασία. Οι ρόλοι των αρχών καθορίζονται χωριστά για κάθε νομοθετικό τομέα και στη συνέχεια για κάθε διαδικασία στο πλαίσιο του νομοθετικού τομέα. Οι παρακάτω ρόλοι είναι δυνατοί σε έναν νομοθετικό τομέα: Ο συντονιστής νομοθετικού τομέα ΙΜΙ (LIMIC): έχει συνολική αρμοδιότητα για έναν νομοθετικό τομέα. Για κάθε κράτος μέλος μπορεί να υπάρχει μόνο ένας LIMIC ανά νομοθετικό τομέα 2. Ο LIMIC μπορεί να καταχωρίζει άλλες αρχές με ρόλο εξουσιοδοτημένου συντονιστή ΙΜΙ (DIMIC) ή αρμόδιες αρχές για τον νομοθετικό τομέα της αρμοδιότητάς του και μπορεί να διαχειρίζεται 2 Κατ εξαίρεση, σε κράτη μέλη με ομοσπονδιακή δομή οι SDIMIC μπορούν να καταχωρίζουν έναν LIMIC ανά περιφέρεια. 6

7 την πρόσβασή τους στον εν λόγω νομοθετικό τομέα και τις διαδικασίες του. Ο εξουσιοδοτημένος συντονιστής IMI (DIMIC) είναι συνήθως αρμόδιος για έναν ή περισσότερους νομοθετικούς τομείς σε μια γεωγραφική περιοχή ή για συγκεκριμένες αρμοδιότητες σε νομοθετικό τομέα. Ο DIMIC μπορεί να καταχωρίζει και να επικυρώνει άλλες αρχές με ρόλο αρμόδιας αρχής στον νομοθετικό τομέα της αρμοδιότητάς του. Η αρμόδια αρχή μπορεί να έχει πρόσβαση σε οποιαδήποτε από τις διαθέσιμες διαδικασίες για τον νομοθετικό τομέα στον οποίο έχει πρόσβαση. Από διοικητική άποψη, μια αρμόδια αρχή δεν μπορεί να καταχωρίσει άλλες αρχές ή να διαχειριστεί την πρόσβαση σε νομοθετικούς τομείς. Σημειώστε ότι μια αρχή μπορεί να έχει διαφορετικούς ρόλους σε διαφορετικούς νομοθετικούς τομείς. Για παράδειγμα, ο υπουργός Οικονομίας μπορεί να είναι DIMIC στον νομοθετικό τομέα των υπηρεσιών, και ταυτόχρονα αρμόδια αρχή στον νομοθετικό τομέα των επαγγελματικών προσόντων Πρόσθετοι διοικητικοί ρόλοι για τους συντονιστές Οι διοικητικοί ρόλοι στο ΙΜΙ έχουν κυρίως σχέση με την καταχώριση άλλων αρχών και τη διαχείριση της πρόσβασης στους διαθέσιμους νομοθετικούς τομείς και διαδικασίες. Ανάλογα με τον ρόλο τους στον νομοθετικό τομέα, οι συντονιστές ΙΜΙ μπορεί να έχουν έναν ή και τους δύο από τους παρακάτω διοικητικούς ρόλους: Ο συντονιστής επικύρωσης καταχωρίζει ή/και επικυρώνει μια αρχή στο ΙΜΙ και είναι αρμόδιος για τη διαχείριση των δεδομένων της. Η διαχείριση περιλαμβάνει τη δυνατότητα επαναφοράς του κωδικού πρόσβασης του διαχειριστή τοπικών δεδομένων της συντονιζόμενης αρχής. Ο συντονιστής πρόσβασης είναι αρμόδιος για τη χορήγηση και τη διαχείριση της πρόσβασης μιας αρχής σε συγκεκριμένο νομοθετικό τομέα και διαδικασία. Οι συντονιστές πρόσβασης μπορούν να τροποποιούν τα γενικά δεδομένα της αρχής για τον νομοθετικό τομέα (λέξεις-κλειδιά, επαγγέλματα, συνδεδεμένες αρχές) και να καθορίζουν τις ρυθμίσεις που έχουν σχέση με τη διαδικασία ("flags ). Μπορούν να ορίζουν και, αν χρειάζεται, να τροποποιούν τον ρόλο της συντονιζόμενης αρχής στη διαδικασία. Μπορούν επίσης να συνδέουν άλλους συντονιστές με την αρχή για οποιαδήποτε παρέμβαση που αφορά το περιεχόμενο του ΙΜΙ σε κάθε διαδικασία στην οποία έχει πρόσβαση η αρχή. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει τις διάφορες διοικητικές λειτουργίες που μπορεί να ασκεί κάθε αρχή ανάλογα με τον ρόλο της στον νομοθετικό τομέα: 7

8 NIMIC SDIMIC LIMIC DIMIC CA Γενικός διοικητικός ρόλος: "Συντονιστής επικύρωσης": Μπορεί να καταχωρίζει/επικυρώνει SDIMIC Μπορεί να καταχωρίζει/επικυρώνει LIMIC Μπορεί να καταχωρίζει/επικυρώνει DIMIC 3 4 Μπορεί καταχωρίζει/επικυρώνει CA να Διοικητικός ρόλος ανά νομοθετικό τομέα: "Συντονιστής πρόσβασης": Μπορεί να διαχειρίζεται την πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα και διαδικασία για SDIMIC Μπορεί να διαχειρίζεται την πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα και διαδικασία για LIMIC Μπορεί να διαχειρίζεται την πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα και διαδικασία για DIMIC Μπορεί να διαχειρίζεται την πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα και διαδικασία για CA Διαδικασία αιτήσεων Μπορεί να αναθέτει τον ρόλο της αρχής (Αιτήσεις) Μπορεί να αναθέτει τον ρόλο του συντονιστή αιτήσεων Διαδικασία Μπορεί να αναθέτει Only one LIMIC per legislative area in the region for which the SDIMIC is responsible. Μόνο ένας LIMIC ανά νομοθετικό τομέα στην περιοχή για την οποία είναι αρμόδιος ο SDIMIC. 8

9 προειδοποιήσεων τον ρόλο της αρχής προειδοποιήσεων Μπορεί να αναθέτει τον ρόλο του συντονιστή προειδοποιήσεων Μπορεί να αναθέτει τον ρόλο της θυρίδας εισερχόμενων προειδοποιήσεων Error! Bookma rk not defined. Error! Bookma rk not defined. 2. ΡΟΛΟΙ ΣΧΕΤΙΚΟΙ ΜΕ ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΟΥ ΙΜΙ Το IMI είναι ένα ενιαίο σύστημα πληροφόρησης που βασίζεται σε ξεχωριστές εφαρμογές για κάθε νομοθετικό τομέα που υποστηρίζει. Στο πλαίσιο κάθε εφαρμογής, το ΙΜΙ μπορεί να διακρίνει τις διαφορετικές διαδικασίες για τις οποίες μπορεί να χρησιμοποιηθεί το σύστημα. Η εφαρμογή του ΙΜΙ για τα επαγγελματικά προσόντα υποστηρίζει μια διαδικασία, την συνήθη ανταλλαγή πληροφοριών. Στην εφαρμογή του ΙΜΙ για τις υπηρεσίες υπάρχει μια διαδικασία για την συνήθη ανταλλαγή πληροφοριών και μια διαδικασία για τον μηχανισμό προειδοποίησης. Ανεξάρτητα από τον διοικητικό της ρόλο στο ΙΜΙ, κάθε αρχή μπορεί να έχει έναν από τους παρακάτω ρόλους σε διαδικασία στην οποία της έχει δοθεί πρόσβαση: 2.1. Ρόλοι στη διαδικασία Αιτήσεις πληροφοριών Κατά τη διαδικασία αίτησης πληροφοριών του ΙΜΙ, με την οποία γίνεται η συνήθης ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ δύο αρμοδίων αρχών σε συγκεκριμένο νομοθετικό τομέα, διακρίνονται δύο ρόλοι αρχής. Η διαχείριση των αιτήσεων πληροφοριών στο ΙΜΙ περιγράφεται λεπτομερώς στα τμήματα 9 έως 14 του Οδηγού Χρήσης Αρχή (Αιτήσεις) Ο ρόλος αυτός επιτρέπει στην αρχή που έχει πρόσβαση στη διαδικασία αιτήσεων να στέλνει και να λαμβάνει αιτήσεις πληροφοριών που σχετίζονται με τις αρμοδιότητές της στον εκάστοτε νομοθετικό τομέα. Οι ρυθμίσεις για την αρχή που συμμετέχει σε ανταλλαγές πληροφοριών δεν έχουν αλλάξει και περιλαμβάνονται στο τμήμα 22 του Οδηγού Χρήσης του ΙΜΙ Συντονιστής αιτήσεων Ο συντονιστής αιτήσεων μπορεί να συνδέεται με μία ή περισσότερες αρχές και μπορεί κατά συνέπεια να επιλέγεται ως υπεύθυνος για συγκεκριμένη 5 Only if the LIMIC is responsible for the legislative area of Services. Μόνον εάν ο LIMIC είναι αρμόδιος για τον νομοθετικό τομέα των Υπηρεσιών. 9

10 αίτηση. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουν επιλεγεί γι αυτόν σχετικά με μια διαδικασία ( flags ), ο συντονιστής αιτήσεων μπορεί να παρεμβαίνει στη διαδικασία έγκρισης ή παραπομπής (βλέπε τμήμα 24 του Οδηγού Χρήσης του ΙΜΙ για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες αυτές). Επίσης, ο συντονιστής αιτήσεων μπορεί να στέλνει και να λαμβάνει αιτήσεις πληροφοριών, ενεργώντας όπως ακριβώς κάθε αρχή που έχει πρόσβαση στη συγκεκριμένη διαδικασία Ρόλοι στη διαδικασία Προειδοποιήσεις Ο μηχανισμός προειδοποιήσεων θεσπίστηκε πρόσφατα για την εφαρμογή που αφορά τις υπηρεσίες, στην έκδοση 2.0 του ΙΜΙ. Λεπτομερείς οδηγίες για τη συγκεκριμένη διαδικασία και για όσους συμμετέχουν σ αυτή παρέχονται σε χωριστό έγγραφο. Όσον αφορά τη διαχείριση δεδομένων, μια αρχή που έχει πρόσβαση στη διαδικασία μπορεί να αναλάβει έναν από τους παρακάτω ρόλους: Αρχή προειδοποιήσεων Οι αρχές προειδοποιήσεων μπορούν να ξεκινούν μια προειδοποίηση και να την υποβάλλουν σε συντονιστή προειδοποιήσεων συνδεδεμένο με αυτές στη χώρα τους. Μπορούν επίσης να λαμβάνουν προειδοποιήσεις μέσω της «θυρίδας εισερχόμενων προειδοποιήσεων» ή μέσω συντονιστή προειδοποιήσεων και να αντιδρούν σ αυτές (π.χ. να προσθέτουν πληροφορίες, να υποβάλλουν αντιρρήσεις για πρόταση λήξης) Συντονιστής προειδοποιήσεων Καθήκον των συντονιστών προειδοποιήσεων είναι να διασφαλίζουν την ορθή διεκπεραίωση των προειδοποιήσεων που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά τους. Οι συντονιστές προειδοποιήσεων μπορούν να μεταδίδουν προειδοποιήσεις σε άλλα κράτη μέλη και να προσθέτουν αποδέκτες σε προειδοποιήσεις που έχουν λάβει. Μπορούν, επίσης, να μεταδίδουν προτάσεις λήξης προειδοποίησης και, σε περίπτωση που άλλο κράτος μέλος προτείνει λήξη, να μεταδίδουν αντιρρήσεις για τη λήξη. Οι συντονιστές προειδοποιήσεων διαθέτουν ακόμη όλες τις εξουσίες μιας αρχής προειδοποιήσεων (π.χ. μπορούν να ξεκινήσουν μια προειδοποίηση και στη συνέχεια να τη μεταδώσουν οι ίδιοι) Θυρίδα εισερχόμενων προειδοποιήσεων Ένας συντονιστής προειδοποιήσεων που δηλώνεται ως "θυρίδα εισερχόμενων προειδοποιήσεων" αποτελεί το κεντρικό σημείο εισόδου προειδοποιήσεων στη χώρα του. Επιβεβαιώνει τη λήψη εισερχόμενης προειδοποίησης και είναι αρμόδιος για την πρώτη διάδοση της προειδοποίησης στους συντονιστές και τις αρχές προειδοποιήσεων της χώρας του. Επίσης, η "θυρίδα εισερχόμενων προειδοποιήσεων" λαμβάνει αυτομάτως κάθε προειδοποίηση που αποστέλλεται από τη δική της χώρα. Μπορεί επίσης να διαδώσει τις προειδοποιήσεις αυτές σε άλλες αρχές της χώρας της, οι οποίες δεν περιλαμβάνονται στους αποδέκτες της προειδοποίησης. 10

11 Επιπλέον, η "θυρίδα εισερχόμενων προειδοποιήσεων" έχει τις ίδιες δυνατότητες για δράση με τους συντονιστές και τις αρχές προειδοποιήσεων. Αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι μπορεί επίσης να ξεκινά προειδοποιήσεις και στη συνέχεια να τις μεταδίδει. ΠΡΟΣΟΧΗ: Μόνο οι NIMIC, οι SDIMIC και οι LIMIC για τον τομέα των υπηρεσιών μπορούν να αναθέτουν τους ρόλους συντονιστή προειδοποιήσεων και θυρίδας εισερχόμενων προειδοποιήσεων σε άλλες αρχές καταχωρισμένες στο IMI Συνδυασμός ειδών αρχών και ρόλων Πρέπει να σημειωθεί ότι ο ρόλος μιας αρχής που σχετίζεται με το περιεχόμενο δεν εξαρτάται από τον διοικητικό της ρόλο. Δηλαδή, κάθε αρχή μπορεί να έχει οποιονδήποτε από τους ρόλους που προβλέπει η διαδικασία, ανεξάρτητα από τον ρόλο της σε επίπεδο κράτους μέλους (είδος αρχής) και νομοθετικού τομέα. Για παράδειγμα, ο υπουργός Δημόσιας Διοίκησης μπορεί να είναι ο NIMIC, να έχει ρόλο αρμόδιας αρχής στη διαδικασία αιτήσεων για τα επαγγελματικά προσόντα, καθώς και ρόλο «θυρίδας εισερχόμενων προειδοποιήσεων» στη διαδικασία προειδοποιήσεων του τομέα των υπηρεσιών. Ομοίως, ένα εθνικό εμπορικό και βιομηχανικό επιμελητήριο μπορεί να είναι DIMIC για τον τομέα των υπηρεσιών, να έχει ρόλο συντονιστή αιτήσεων στη διαδικασία ανταλλαγής πληροφοριών (αιτήσεων) καθώς και ρόλο αρχής προειδοποιήσεων στη διαδικασία προειδοποιήσεων. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει όλα τα είδη αρχών στο ΙΜΙ και τους διάφορους ρόλους που μπορεί να έχουν στο σύστημα. Διοικητικός ρόλος Είδος αρχής Ρόλος σχετικός με το περιεχόμενο Ρόλος στη διαδικασία / Ρόλος στον νομοθετικό τομέα Αιτήσεις Προειδοποιήσεις NIMIC SDIMIC LIMIC DIMIC Αρμόδια αρχή Αρχή (Αιτήσεις) Συντονιστής αιτήσεων Αρχή προειδοποιήσεων Συντονιστής προειδοποιήσεων Θυρίδα εισερχόμενων προειδοποιήσεων 3. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΩΝ ΡΟΛΩΝ ΤΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ Με την εισαγωγή νέας λειτουργίας στην έκδοση 2, δημιουργήθηκαν ορισμένα νέα προφίλ χρηστών σε επίπεδο αρχής καθώς και σε επίπεδο διαθέσιμων διαδικασιών. 11

12 Στον παρακάτω πίνακα θα βρείτε όλους τους ρόλους χρηστών που περιλαμβάνονται στην έκδοση 2.0. Οι νέοι ρόλοι επισημαίνονται με έντονους χαρακτήρες 7 : Γενικά Αιτήσεις πληροφοριών Προειδοποιήσεις Βασικός χρήστης Θεατής αιτήσεων Θεατής προειδοποιήσεων Διαχειριστής δεδομένων τοπικών Διαχειριστής αιτήσεων Αναθέτων Διαχειριστής προειδοποιήσεων Διαχειριστής δεδομένων (μόνο για συντονιστές, ανά νομοθετικό τομέα) Διαχειριστής παραπομπών (μόνο για συντονιστές) Υπεύθυνος διάδοσης προειδοποιήσεων (μόνο για συντονιστές) 3.1. Νέοι γενικοί ρόλοι χρηστών Η διάκριση μεταξύ διοικητικών καθηκόντων και καθηκόντων σχετικών με τον περιεχόμενο των αρχών του ΙΜΙ αντικατοπτρίζεται και στα προφίλ χρηστών που είναι διαθέσιμα στο σύστημα. Ορισμένοι ρόλοι χρηστών έχουν γενικό χαρακτήρα και δεν εξαρτώνται από την πρόσβαση της αρχής σε συγκεκριμένο νομοθετικό τομέα ή διαδικασία Διαχειριστής δεδομένων Αυτό το προφίλ χρήστη χορηγείται μόνο σε αρχές με ρόλο συντονιστή σε έναν ή περισσότερους νομοθετικούς τομείς. Παρέχει στον χρήστη το δικαίωμα να καταχωρίζει, να προσκαλεί και να διαχειρίζεται άλλες αρχές στο ΙΜΙ στον αντίστοιχο νομοθετικό τομέα. Οι διαχειριστές δεδομένων ενός συντονιστή επικύρωσης μπορούν, μεταξύ άλλων, να επαναφέρουν τον κωδικό πρόσβασης των διαχειριστών τοπικών δεδομένων συντονιζόμενης αρχής. Αν ο συντονιστής είναι αρμόδιος για περισσότερους από έναν νομοθετικούς τομείς του ΙΜΙ, μπορεί να ορίσει διαφορετικούς διαχειριστές δεδομένων για κάθε τομέα (π.χ., ένας χρήστης μπορεί να διαχειρίζεται συντονιζόμενες αρχές στον νομοθετικό τομέα των υπηρεσιών, και ένας άλλος χρήστης μπορεί να είναι αρμόδιος για τις αρχές στον νομοθετικό τομέα των επαγγελματικών προσόντων) Διαχειριστής τοπικών δεδομένων Ο διαχειριστής τοπικών δεδομένων μπορεί να διαχειρίζεται δεδομένα και χρήστες της αρχής του. Σε προηγούμενες εκδόσεις του ΙΜΙ, οι διαχειριστές τοπικών δεδομένων που υπάγονταν σε έναν συντονιστή μπορούσαν επίσης να καταχωρίζουν και να διαχειρίζονται άλλες αρχές. Με τη θέσπιση του ρόλου 7 Οι ρόλοι χρηστών του IMI περιγράφονται στο τμήμα 3 του Οδηγού Χρήσης του IMI που θα βρείτε στη διεύθυνση: 12

13 του διαχειριστή δεδομένων, ο διαχειριστής τοπικών δεδομένων μιας αρχής με ρόλο συντονιστή θα μπορεί μόνο να διαχειρίζεται τα δεδομένα της δικής του αρχής και να καταχωρίζει και να διαχειρίζεται πρόσθετους χρήστες της αρχής του. Όταν μια νέα αρχή καταχωρίζεται ή επικυρώνεται στο σύστημα με ρόλο συντονιστή, ο πρώτος χρήστης αποκτά αυτόματα δικαιώματα τόσο διαχειριστή δεδομένων όσο και διαχειριστή τοπικών δεδομένων. Ωστόσο, η καθιέρωση του ρόλου διαχειριστή δεδομένων παρέχει στους φορείς με μεγάλο αριθμό χρηστών ή σε εκείνους που είναι αρμόδιοι για διάφορους τομείς του ΙΜΙ τη δυνατότητα να αναθέτουν διαφορετικούς διοικητικούς ρόλους σε διαφορετικούς χρήστες Νέοι ρόλοι χρηστών στη διαδικασία αιτήσεων Θεατής αιτήσεων Ο θεατής αιτήσεων μπορεί να εμφανίσει, να αποθηκεύσει ή να εκτυπώσει όλα τα στοιχεία αιτήσεων στις οποίες έχει πρόσβαση η αρχή του (συμπεριλαμβανομένων των προσωπικών δεδομένων που περιέχονται σ αυτές), χωρίς όμως να μπορεί να προβεί σε κάποια ενέργεια. Οι υπόλοιποι ρόλοι χρηστών που περιλαμβάνει η διαδικασία αιτήσεων έχουν παραμείνει οι ίδιοι με πριν (βλέπε τμήμα 3 του Οδηγού Χρήσης του ΙΜΙ) Νέοι ρόλοι χρήστη στη διαδικασία προειδοποιήσεων Θεατής προειδοποιήσεων Οι θεατές προειδοποιήσεων μπορούν να βλέπουν τα πλήρη στοιχεία όλων των προειδοποιήσεων στις οποίες έχει πρόσβαση η αρχή τους (συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα). Μπορούν να αποθηκεύουν ή να εκτυπώνουν τα πλήρη στοιχεία των προειδοποιήσεων, αλλά δεν μπορούν να προβαίνουν σε ενέργειες όπως η εκκίνηση, η ενημέρωση ή η πρόταση λήξης προειδοποίησης Διαχειριστής προειδοποιήσεων Ο διαχειριστής μπορεί να διαχειρίζεται προειδοποιήσεις για λογαριασμό της αρχής του, όπως, να ξεκινά νέες προειδοποιήσεις, να λαμβάνει προειδοποιήσεις από άλλες αρχές, να προσθέτει πληροφορίες σε προειδοποιήσεις και να συμμετέχει στη διαδικασία λήξης προειδοποίησης Υπεύθυνος διάδοσης προειδοποιήσεων Ο υπεύθυνος διάδοσης προειδοποιήσεων μιας αρχής με ρόλο είτε συντονιστή προειδοποιήσεων είτε θυρίδας εισερχόμενων προειδοποιήσεων μπορεί να μεταδίδει προειδοποιήσεις, πρόσθετες πληροφορίες και προτάσεις λήξης προειδοποιήσεων σε άλλα κράτη μέλη, καθώς και να αποφασίζει ποιες αρχές της χώρας του θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε προειδοποίηση που έχει λάβει ο ίδιος, και να τις προσθέτει ως αποδέκτες. 13

14 3.4. Αλλαγές σχετικά με τη διαχείριση χρηστών Διαχείριση χρηστών της οικείας αρχής Οι διαχειριστές τοπικών δεδομένων μπορούν να διαχειρίζονται τους χρήστες της δικής τους αρχής επιλέγοντας «Διαχείριση των χρηστών της δικής μου αρχής» από το μενού. Οι διαχειριστές τοπικών δεδομένων θα μπορούν πλέον να τροποποιούν τα στοιχεία των χρηστών της αρχής τους σε οθόνη που έχει ξανασχεδιαστεί και στην οποία οι ρόλοι των χρηστών καθορίζονται σαφώς ανά νομοθετικό τομέα και ανά διαδικασία. Το σύστημα παρέχει επίσης σύντομη περιγραφή κάθε ρόλου χρήστη. Απεικόνιση οθόνης: Καταχώριση νέου χρήστη 14

15 Λεπτομερή στοιχεία των χρηστών παρέχονται επίσης στη μορφή «ανάγνωση» της επισκόπησης, η οποία εμφανίζεται αν πατήσετε το πεδίο «Διαχείριση των δεδομένων της αρχής μου» ως εξής: Οι διαχειριστές τοπικών δεδομένων (όνομα, αριθμός τηλεφώνου, ηλεκτρονική διεύθυνση και όνομα χρήστη) εμφανίζονται στην οθόνη με τις γενικές πληροφορίες για την αρχή. Οι διαχειριστές δεδομένων αρχών με ρόλο συντονιστή σε νομοθετικό τομέα εμφανίζονται στην οθόνη με τις γενικές πληροφορίες για τις ρυθμίσεις της αρχής στον συγκεκριμένο νομοθετικό τομέα. Οι χρήστες με πρόσβαση σε συγκεκριμένη διαδικασία εμφανίζονται στην οθόνη για τη σχετική διαδικασία, μαζί με τον ρόλο που τους έχει ανατεθεί Διαχείριση χρηστών σε συντονιζόμενες αρχές Για τους διαχειριστές δεδομένων υπάρχει ειδική επιλογή στο μενού για τη διαχείριση άλλων αρχών στο ΙΜΙ. Σε σύγκριση με προηγούμενες εκδόσεις του λογισμικού ΙΜΙ, έχουν επέλθει οι παρακάτω αλλαγές σ αυτό το τμήμα της εφαρμογής για τους χρήστες: Οι διαχειριστές τοπικών δεδομένων της συντονιζόμενης αρχής εμφανίζονται στην οθόνη με τις γενικές πληροφορίες για την αρχή. Στο πεδίο «Χρήστες», οι διαχειριστές δεδομένων του συντονιστή επικύρωσης μπορούν να επαναφέρουν τον κωδικό πρόσβασης των διαχειριστών τοπικών δεδομένων της συντονιζόμενης αρχής. Μπορούν επίσης να τροποποιούν τα δεδομένα αυτών των χρηστών όπως το όνομα ή την ηλεκτρονική τους διεύθυνση, αλλά δεν μπορούν πλέον να τροποποιούν τα δικαιώματα των χρηστών τους. Στο ίδιο πεδίο, το σύστημα εμφανίζει επίσης το καθεστώς χρήστη, παρέχοντας στους συντονιστές ένδειξη για το αν ο χρήστης έχει ενεργοποιήσει την καταχώρισή του ή όχι. 4. ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΤΗΣ ΑΡΧΗΣ, ΤΟΥ ΝΟΜΟΘΕΤΙΚΟΥ ΤΟΜΕΑ ΚΑΙ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Σε κάθε αρχή χορηγείται ένα καθεστώς που αντικατοπτρίζει τα δικαιώματά της για πρόσβαση και χρήση του ΙΜΙ. Επιπλέον του καθεστώτος της αρχής, το σύστημα διατηρεί ένα καθεστώς πρόσβασης για κάθε νομοθετικό τομέα στον οποίο έχει πρόσβαση ή έχει ζητήσει πρόσβαση η αρχή, καθώς και ένα καθεστώς πρόσβασης για κάθε διαδικασία στην οποία έχει πρόσβαση ή έχει ζητήσει πρόσβαση η αρχή σε έναν νομοθετικό τομέα Καθεστώτα αρχής Καθεστώς αρχής: Ζητήθηκε καταχώριση Κάθε αρμόδια αρχή που αυτοκαταχωρίζεται στο IMI αποκτά το καθεστώς "Ζητήθηκε καταχώριση". Με αυτό το καθεστώς, η αρχή είναι ορατή μόνο 15

16 από τον διαχειριστή(-ές) δεδομένων του συντονιστή επικύρωσης που εξέδωσε την πρόσκληση για καταχώριση Καθεστώς αρχής: Ενεργοποιημένη Μια αρμόδια αρχή καθίσταται "ενεργοποιημένη" στο IMI μόλις καταχωριστεί από ένα συντονιστή IMI ή μετά από επικύρωση της αυτοκαταχώρισής της από τον συντονιστή επικύρωσης. Με αυτό το καθεστώς, η αρχή μπορεί να αποκτήσει ή να ζητήσει πρόσβαση σε οποιονδήποτε από τους νομοθετικούς τομείς και τις διαδικασίες που είναι διαθέσιμα στο σύστημα Καθεστώς αρχής: Η καταχώριση απορρίφθηκε Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο συντονιστής επικύρωσης ενδέχεται να αρνηθεί την αυτοκαταχώριση μιας αρμόδιας αρχής, οπότε αυτή θα λάβει το καθεστώς "Η καταχώριση απορρίφθηκε". Μια αρχή με αυτό το καθεστώς μπορεί, παρά ταύτα, να επικυρωθεί από τον συντονιστή για περίοδο έξι μηνών το πολύ, μετά την πάροδο της οποίας η καταχώριση θα διαγραφεί αυτόματα από το σύστημα Καθεστώς αρχής: Ανεστάλη Ένας συντονιστής επικύρωσης μπορεί να διαγράψει μια αρμόδια αρχή από το IMI. Η διαγραφή πραγματοποιείται σταδιακά, ώστε να μπορεί η αρχή να ολοκληρώσει τις ενέργειες που έχει ξεκινήσει στο σύστημα. Καταρχάς, ο συντονιστής επικύρωσης αναστέλλει τη δραστηριότητα της αρχής. Για να επιτευχθεί αυτή η αναστολή, το καθεστώς όλων των διαδικασιών και νομοθετικών τομέων στους οποίους έχει πρόσβαση η αρχή πρέπει να οριστεί ως "Ανεστάλη" ή "Ανακλήθηκε". Με το καθεστώς "Ανεστάλη", η αρχή εξακολουθεί να μπορεί να συμμετέχει στις ανταλλαγές πληροφοριών ή στις προειδοποιήσεις που βρίσκονται σε εξέλιξη, αλλά δεν έχει τη δυνατότητα να αποστέλλει ή να λαμβάνει νέες αιτήσεις πληροφοριών. Ταυτόχρονα, δεν μπορεί να ζητήσει ή να αποκτήσει πρόσβαση σε νέα διαδικασία ή νομοθετικό τομέα. ΠΡΟΣΟΧΗ: Τώρα είναι δυνατή η επανενεργοποίηση αρχής που έχει ανασταλεί. Στην περίπτωση αυτή το καθεστώς επανέρχεται σε "Ενεργοποιημένη" Καθεστώς αρχής: Μη ενεργοποιημένη Μόλις ολοκληρωθούν όλες οι ανταλλαγές πληροφοριών που αφορούν αρμόδια αρχή με καθεστώς "Ανεστάλη", θα μπορεί να ανακληθεί η πρόσβαση σε όλες τις διαδικασίες και τους νομοθετικούς τομείς στους οποίους είχε πρόσβαση η αρχή. Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία διαγραφής μιας αρχής, ο συντονιστής επικύρωσης θα μπορεί τότε να δώσει στην αρχή το καθεστώς «Μη ενεργοποιημένη». Έξι μήνες αργότερα, η αρχή θα διαγραφεί μόνιμα από το σύστημα. Στο μεταξύ, θα εξακολουθεί να είναι δυνατή η σύνδεση των χρηστών της αρχής με το IMI, καθώς και η καταχώριση νέων χρηστών. Η αρχή μπορεί να 16

17 βλέπει τις προηγούμενες αιτήσεις ή προειδοποιήσεις της, αλλά δεν μπορεί πλέον να αποστέλλει ή να λαμβάνει νέες αιτήσεις ή προειδοποιήσεις Καθεστώτα πρόσβασης σε νομοθετικό τομέα Πρόσβαση σε τουλάχιστον έναν νομοθετικό τομέα και σε τουλάχιστον μία σχετική διαδικασία χορηγείται σε αρμόδια αρχή μόλις αυτή καταχωριστεί ή επικυρωθεί από τον συντονιστή επικύρωσης. Ένας συντονιστής μπορεί επίσης ανά πάσα στιγμή να χορηγήσει σε ενεργοποιημένη αρμόδια αρχή πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα και σε διαδικασία στα οποία δεν έχει ακόμη πρόσβαση ή η ίδια η αρχή μπορεί να ζητήσει πρόσβαση σε νέο τομέα του ΙΜΙ Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ζητήθηκε Όταν μια αρχή έχει ζητήσει πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα 8, ο διαχειριστής(-ές) δεδομένων του επιλεγμένου συντονιστή πρόσβασης μπορεί να τροποποιήσει τις ρυθμίσεις της αρχής για τον νομοθετικό τομέα (π.χ. μπορεί να ενημερώσει τον κατάλογο των λέξεων-κλειδιών για τον νομοθετικό τομέα). Ο διαχειριστής(-ές) τοπικών δεδομένων της αρμόδιας αρχής που ζητά πρόσβαση μπορεί επίσης να τροποποιήσει τα δεδομένα της αρχής για τον νομοθετικό τομέα, αλλά δεν μπορεί ακόμη να αποστέλλει ή να λαμβάνει αιτήσεις/προειδοποιήσεις για τον συγκεκριμένο νομοθετικό τομέα Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ενεργοποιημένη Όταν η πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα είναι "Ενεργοποιημένη", η αρχή μπορεί να καταχωρίζει χρήστες και να διαχειρίζεται τα δεδομένα της για τη συγκεκριμένη εφαρμογή του ΙΜΙ (βλέπε επίσης τμήμα 17 του Οδηγού Χρήσης του IMI). Μπορεί τότε να δοθεί στην αρχή πρόσβαση σ αυτήν την εφαρμογή ή να ζητήσει η αρχή πρόσβαση σε οποιαδήποτε διαδικασία γι αυτόν τον νομοθετικό τομέα Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ανεστάλη Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο συντονιστής πρόσβασης μπορεί να αποφασίσει να αναστείλει την πρόσβαση μιας αρχής σε νομοθετικό τομέα του IMI 9. Ο συντονιστής ενδέχεται στη συνέχεια είτε να επανενεργοποιήσει είτε να ανακαλέσει την πρόσβαση στον εν λόγω νομοθετικό τομέα. Όταν το καθεστώς πρόσβασης είναι "Ανεστάλη", η αρμόδια αρχή μπορεί να εξακολουθήσει να διαχειρίζεται τις ενέργειες που έχει ήδη ξεκινήσει, αλλά δεν μπορεί πλέον να αποστέλλει ή να λαμβάνει νέες αιτήσεις/προειδοποιήσεις για τον νομοθετικό τομέα. Ο διαχειριστής τοπικών δεδομένων της αρμόδιας 8 Η πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα λαμβάνει επίσης το καθεστώς "Ζητήθηκε" μετά την αυτοκαταχώριση και πριν από την επικύρωση. 9 Η πρόσβαση αρχής σε νομοθετικό τομέα για τον οποίο έχει επίσης ρόλο συντονιστή μπορεί να ανασταλεί μόνο υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Αν πρέπει να γίνει κάτι τέτοιο στη χώρα σας, επικοινωνήστε με την υπηρεσία υποστήριξης ΙΜΙ της Επιτροπής για να σας βοηθήσει. 17

18 αρχής εξακολουθεί να καταχωρίζει και να διαχειρίζεται χρήστες με πρόσβαση στον νομοθετικό τομέα, ενώ μπορεί να ζητήσει και την επανενεργοποίηση της πρόσβασης Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ανεστάλη (ζητήθηκε επανενεργοποίηση) Όταν το καθεστώς του νομοθετικού τομέα είναι "Ανεστάλη", η αρχή μπορεί να ζητήσει από τον δικό της συντονιστή πρόσβασης να επανενεργοποιήσει την πρόσβασή της στον νομοθετικό τομέα, με την προϋπόθεση ότι το καθεστώς της αρχής είναι "Ενεργοποιημένη". Με αίτηση της αρχής, το καθεστώς του νομοθετικού τομέα γίνεται "Ανεστάλη (ζητήθηκε επανενεργοποίηση)". Εάν ο συντονιστής αποφασίσει να επανενεργοποιήσει την πρόσβαση, τότε, το καθεστώς πρόσβασης "Ανεστάλη" γίνεται πάλι "Ενεργοποιημένη". Αν ο συντονιστής απορρίψει την αίτηση της αρχής για επανενεργοποίηση, το καθεστώς του νομοθετικού τομέα γίνεται πάλι "Ανεστάλη" Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ανακλήθηκε Μόλις μια αρμόδια αρχή με αναστολή πρόσβασης σε νομοθετικό τομέα κλείσει όλες τις εν εξελίξει αιτήσεις/προειδοποιήσεις της στον συγκεκριμένο νομοθετικό τομέα, ο συντονιστής πρόσβασης μπορεί να ανακαλέσει την πρόσβαση της αρχής στον νομοθετικό τομέα. Σημειώστε ότι αυτό είναι δυνατό μόνο αφού η πρόσβαση σε όλες τις διαδικασίες στον συγκεκριμένο νομοθετικό τομέα έχει λάβει το καθεστώς Ανακλήθηκε. Όταν ανακληθεί η πρόσβαση στον νομοθετικό τομέα, ο διαχειριστής τοπικών δεδομένων της αρχής μπορεί εναλλακτικά να ζητήσει την επανενεργοποίηση της πρόσβασης της αρχής στον νομοθετικό τομέα, υπό τον όρο ότι το καθεστώς της είναι "Ενεργοποιημένη". Ομοίως, ο συντονιστής πρόσβασης μπορεί να αρχίσει τη διαδικασία επανενεργοποίησης για τον νομοθετικό τομέα Πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα: Ανακλήθηκε (ζητήθηκε επανενεργοποίηση) Όταν το καθεστώς του νομοθετικού τομέα είναι "Ανακλήθηκε", η αρχή μπορεί να ζητήσει από τον δικό της συντονιστή πρόσβασης να επανενεργοποιήσει την πρόσβασή της στον νομοθετικό τομέα, με την προϋπόθεση ότι το καθεστώς της αρχής είναι "Ενεργοποιημένη". Με αίτηση της αρχής, το καθεστώς του νομοθετικού τομέα γίνεται "Ανακλήθηκε (ζητήθηκε επανενεργοποίηση)". Εάν ο συντονιστής αποφασίσει να επανενεργοποιήσει την πρόσβαση, τότε, το καθεστώς πρόσβασης «Ανακλήθηκε» γίνεται πρώτα «Ανεστάλη» και τότε μόνο μπορεί να γίνει ξανά «Ενεργοποιημένη». Αν ο συντονιστής απορρίψει την αίτηση της αρχής για επανενεργοποίηση, το καθεστώς του νομοθετικού τομέα γίνεται πάλι "Ανακλήθηκε" Καθεστώτα πρόσβασης σε διαδικασία Κάθε νομοθετικός τομέας του IMI περιλαμβάνει τουλάχιστον μια διαδικασία η οποία έχει σχεδιαστεί για συγκεκριμένο είδος ανταλλαγής πληροφοριών. Μια αρχή 18

19 με πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα χρειάζεται πρόσβαση σε μια τουλάχιστον από τις διαθέσιμες διαδικασίες. Ο κύκλος ζωής της πρόσβασης σε διαδικασία συνδέεται στενά με τον κύκλο ζωής της πρόσβασης στον αντίστοιχο νομοθετικό τομέα Πρόσβαση σε διαδικασία: Ζητήθηκε Όταν μια αρχή έχει ζητήσει πρόσβαση σε νέα διαδικασία 10, ο διαχειριστής(- ές) δεδομένων του επιλεγμένου συντονιστή πρόσβασης για τον συγκεκριμένο νομοθετικό τομέα μπορεί να τροποποιήσει τις ρυθμίσεις της αρχής γι αυτή τη διαδικασία και να καθορίσει τον συντονιστή (-ές) που θα συνδεθεί με την αρχή αυτή στο επίπεδο της διαδικασίας. Ο διαχειριστής/ές τοπικών δεδομένων της αρμόδιας αρχής που ζητά πρόσβαση μπορεί επίσης να τροποποιήσει τα δεδομένα της αρχής για τη διαδικασία, αλλά δεν μπορεί ακόμη να αποστέλλει ή να λαμβάνει αιτήσεις/προειδοποιήσεις στον αντίστοιχο νομοθετικό τομέα Πρόσβαση σε διαδικασία: Ενεργοποιημένη Όταν η πρόσβαση σε διαδικασία είναι "Ενεργοποιημένη", η αρχή μπορεί να καταχωρίζει χρήστες και να διαχειρίζεται τα δεδομένα της για τη συγκεκριμένη διαδικασία (βλέπε επίσης τμήμα 17 του Οδηγού Χρήσης του IMI για τις ρυθμίσεις της διαδικασίας ή 'flags'). Η αρχή μπορεί, στη συνέχεια, να αποστέλλει και να λαμβάνει αιτήσεις πληροφοριών/προειδοποιήσεις για τον συγκεκριμένο νομοθετικό τομέα Πρόσβαση σε διαδικασία: Ανεστάλη Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο συντονιστής πρόσβασης μπορεί να αναστείλει την πρόσβαση μιας αρχής σε διαδικασία νομοθετικού τομέα 11. Ο συντονιστής μπορεί στη συνέχεια είτε να επανενεργοποιήσει είτε να ανακαλέσει την πρόσβαση σε αυτή τη διαδικασία. Όταν το καθεστώς πρόσβασης σε διαδικασία είναι «Ανεστάλη», η αρμόδια αρχή μπορεί να εξακολουθήσει να διαχειρίζεται τις ενέργειες που έχει ξεκινήσει, αλλά δεν μπορεί πλέον να αποστέλλει ή να λαμβάνει νέες αιτήσεις/προειδοποιήσεις εντός της συγκεκριμένης διαδικασίας. Ο διαχειριστής τοπικών δεδομένων της αρμόδιας αρχής μπορεί να εξακολουθήσει να καταχωρίζει και να διαχειρίζεται χρήστες με πρόσβαση στη διαδικασία, και μπορεί ταυτόχρονα να ζητήσει την επανενεργοποίηση της πρόσβασης, η οποία είναι δυνατή μόνον αν η πρόσβαση στον σχετικό νομοθετικό τομέα βρίσκεται σε καθεστώς "Ενεργοποιημένη". 10 Η πρόσβαση σε διαδικασία λαμβάνει επίσης το καθεστώς "Ζητήθηκε" μετά την αυτοκαταχώριση και πριν από την επικύρωση. 11 Η πρόσβαση αρχής σε διαδικασία για την οποία αυτή έχει επίσης ρόλο συντονιστή μπορεί να ανασταλεί μόνο υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Αν πρέπει να γίνει κάτι τέτοιο στη χώρα σας, επικοινωνήστε με την υπηρεσία υποστήριξης ΙΜΙ της Επιτροπής για να σας βοηθήσει. 19

20 Πρόσβαση σε διαδικασία: Ανεστάλη (ζητήθηκε επανενεργοποίηση) Όταν το καθεστώς της διαδικασίας είναι "Ανεστάλη", η αρχή μπορεί να ζητήσει από τον συντονιστή πρόσβασης να επανενεργοποιήσει την πρόσβασή της στη διαδικασία αυτή. Εάν ο συντονιστής αποφασίσει να επανενεργοποιήσει την πρόσβαση, τότε, το καθεστώς πρόσβασης "Ανεστάλη" γίνεται πάλι "Ενεργοποιημένη". Αν ο συντονιστής απορρίψει το αίτημα επανενεργοποίησης της αρχής, το καθεστώς της διαδικασίας γίνεται και πάλι "Ανεστάλη" Πρόσβαση σε διαδικασία: Ανακλήθηκε Μόλις μια αρμόδια αρχή με αναστολή πρόσβασης σε διαδικασία κλείσει όλες τις εν εξελίξει αιτήσεις στη συγκεκριμένη διαδικασία, ο συντονιστής πρόσβασης μπορεί να ανακαλέσει την πρόσβαση της αρχής στη διαδικασία. Όταν ανακληθεί η πρόσβαση, ο διαχειριστής τοπικών δεδομένων της αρχής εξακολουθεί να μπορεί να ζητήσει την επανενεργοποίηση της πρόσβασής της στη διαδικασία. Παράλληλα, ο συντονιστής πρόσβασης μπορεί να ξεκινήσει τη διαδικασία επανενεργοποίησης της πρόσβασης στη διαδικασία Πρόσβαση σε διαδικασία: Ανακλήθηκε (ζητήθηκε επανενεργοποίηση) Όταν το καθεστώς της διαδικασίας είναι "Ανακλήθηκε", η αρχή μπορεί να ζητήσει από τον συντονιστή πρόσβασης να επανενεργοποιήσει την πρόσβασή της στη σχετική διαδικασία, με την προϋπόθεση ότι η πρόσβασή της στον αντίστοιχο νομοθετικό τομέα είναι "Ενεργοποιημένη". Εάν ο συντονιστής αποφασίσει να επανενεργοποιήσει την πρόσβαση, τότε, το καθεστώς πρόσβασης "Ανακλήθηκε" γίνεται πρώτα "Ανεστάλη" και στη συνέχεια επανέρχεται στο "Ενεργοποιημένη". Αν ο συντονιστής απορρίψει το αίτημα επανενεργοποίησης της αρχής, το καθεστώς της διαδικασίας γίνεται και πάλι "Ανακλήθηκε". 20

21 Αίτηση επανενεργοποίησης της πρόσβασης ή της αρχής Τα καθεστώτα της αρχής, του νομοθετικού τομέα και της διαδικασίας που ισχύουν για αρχές καταχωρισμένες στο ΙΜΙ είναι αλληλένδετα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια αρχή μπορεί να ζητήσει πρόσβαση σε νέο νομοθετικό τομέα ή διαδικασία ή επανενεργοποίηση της πρόσβασής της σε νομοθετικό τομέα ή διαδικασία. Γενικά ισχύουν τα εξής: Μια αρχή μπορεί να ζητήσει πρόσβαση σε νέο νομοθετικό τομέα ή διαδικασία μόνον εάν το καθεστώς της είναι "Ενεργοποιημένη" Μια αρχή μπορεί να ζητήσει επανενεργοποίηση της πρόσβασής της σε νομοθετικό τομέα μόνον εάν το καθεστώς της είναι "Ενεργοποιημένη" Μια αρχή μπορεί να ζητήσει επανενεργοποίηση της πρόσβασής της σε διαδικασία μόνον εάν η πρόσβασή της στον σχετικό νομοθετικό τομέα είναι "Ενεργοποιημένη". 5. ΑΛΛΑΓΗ ΡΟΛΟΥ ΑΡΧΗΣ Με την έκδοση 2.0 του IMI υπάρχει η δυνατότητα να αλλάξουν οι ρόλοι των αρχών που έχουν καταχωριστεί στο ΙΜΙ. Αφού λάβουν υπόψη τους το καθεστώς της αρχής στο σύστημα και τη διάκριση μεταξύ διοικητικών ρόλων και ρόλων σχετικών με το περιεχόμενο, οι συντονιστές ΙΜΙ μπορούν να αλλάζουν τον ρόλο αρχής που συντονίζουν σε επίπεδο τόσο διαδικασίας όσο και νομοθετικού τομέα Αλλαγή ρόλου σε διαδικασία Ένας συντονιστής πρόσβασης μπορεί να αλλάξει το ρόλο συντονιζόμενης αρχής στη διαδικασία. Για παράδειγμα, ένα βιοτεχνικό επιμελητήριο μπορεί να έχει καταχωριστεί αρχικά ως αρχή αρμόδια για τη διαδικασία των αιτήσεων στον νομοθετικό τομέα των υπηρεσιών. Η αρχή αυτή είναι αρμόδια σε περιφερειακό επίπεδο και συνεπώς μπορεί να εποπτεύει άλλες αρχές του τομέα αυτού με τοπική μόνον αρμοδιότητα. Ο συντονιστής πρόσβασης του περιφερειακού βιοτεχνικού επιμελητηρίου αποφασίζει να δώσει σ αυτή την αρχή τον ρόλο του συντονιστή αιτήσεων ο οποίος δίνει τη δυνατότητα παρέμβασης στην ανταλλαγή πληροφοριών που πραγματοποιούν άλλες αρχές. Όσον αφορά αρχή που είναι ήδη ενεργοποιημένη στο σύστημα, ο ρόλος της στη διαδικασία μπορεί να τροποποιηθεί μόνον όταν το καθεστώς της διαδικασίας είναι "Ανεστάλη". Η αλλαγή αυτή μπορεί να γίνει από τον συντονιστή πρόσβασης για τον νομοθετικό τομέα στον οποίο υπάγεται η σχετική διαδικασία. 21

22 Απεικόνιση οθόνης: Αλλαγή ρόλου σε διαδικασία Ο ρόλος στη διαδικασία μπορεί επίσης να αλλάξει όταν το καθεστώς της πρόσβασης στη διαδικασία είναι "Ζητήθηκε" ή όταν το καθεστώς της αρχής είναι "Ζητήθηκε καταχώριση", δηλαδή πριν από την επικύρωση της καταχώρισής της στο IMI από τον συντονιστή επικύρωσης Αλλαγή ρόλου σε νομοθετικό τομέα Είναι επίσης δυνατό να αλλαχθεί ο ρόλος αρχής ΙΜΙ σε νομοθετικό τομέα. Για παράδειγμα, ένας εθνικός συντονιστής ΙΜΙ μπορεί να ορίσει ως LIMIC για τον νομοθετικό τομέα των υπηρεσιών μια αρχή ήδη καταχωρισμένη στο σύστημα με τον ρόλο του DIMIC για τις υπηρεσίες. Για να αλλάξει ο ρόλος μιας αρχής σε νομοθετικό τομέα, το καθεστώς της στον τομέα αυτόν πρέπει να είναι "Ανεστάλη". Σημειώστε ότι για να αναστείλει την πρόσβαση σε νομοθετικό τομέα, ο συντονιστής πρόσβασης πρέπει πρώτα να αναστείλει την πρόσβαση σε όλες τις διαδικασίες στις οποίες η αρχή έχει πρόσβαση στον σχετικό νομοθετικό τομέα. Όσον αφορά αρχή που έχει μόλις ολοκληρώσει την αυτοκαταχώρισή της στο ΙΜΙ, ο συντονιστής επικύρωσης μπορεί να αλλάξει το ρόλο της σε νομοθετικό τομέα προτού να επικυρώσει την καταχώρισή της. Ο ρόλος αρχής σε νομοθετικό τομέα μπορεί επίσης να αλλάξει όταν το καθεστώς της σχετικής πρόσβασης είναι "Ζητήθηκε". 22

23 Απεικόνιση οθόνης: Αλλαγή ρόλου σε νομοθετικό τομέα 6. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΗΣ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ ΑΡΧΩΝ Η δημιουργία νέων ρόλων σε διαδικασία επηρεάζει επίσης τη διαδικασία καταχώρισης νέας αρχής. Αν και η διαδικασία καταχώρισης παραμένει κατά βάση η ίδια, οι συντονιστές ΙΜΙ θα πρέπει να λάβουν υπόψη τους τις παρακάτω αλλαγές: Κάθε αρχή καταχωρισμένη στο ΙΜΙ πρέπει να αποκτήσει πρόσβαση σε έναν τουλάχιστον νομοθετικό τομέα και σε μία σχετική διαδικασία. Κατά την καταχώριση, πρέπει να καθορίσετε πρώτα τον ρόλο της νέας αρχής στον νομοθετικό τομέα (βλέπε ρόλους στο τμήμα 1.1 παραπάνω), και στη συνέχεια να επιλέξετε τη διαδικασία( ες) στην οποία η αρχή θα έχει πρόσβαση. Για κάθε διαδικασία, θα πρέπει να της αναθέσετε έναν από τους ρόλους που περιγράφονται στο τμήμα 2 αυτού του εγγράφου. Αν δοθεί στη νέα αρχή ο ρόλος "Αρχή (Αιτήσεις)" ή "Αρχή προειδοποιήσεων", ο συντονιστής επικύρωσης θα πρέπει να την συνδέσει με έναν τουλάχιστον συντονιστή για τη σχετική διαδικασία. Η απαίτηση αυτή αφορά τόσο την καταχώριση όσο και την επικύρωση αρχών. Κάθε συντονιστής θα μπορεί να αναθέσει ορισμένους ρόλους ανάλογα με τον ρόλο που έχει ο ίδιος στον νομοθετικό τομέα, όπως περιγράφεται στον πίνακα που περιλαμβάνεται στο τμήμα 1.2 αυτού του εγγράφου. Απεικόνιση οθόνης: Καταχώριση αρχής Επιλογή πρόσβασης σε νομοθετικό τομέα και σχετικών ρόλων 23

24 Απεικόνιση οθόνης: Καταχώριση αρχής Επιλογή πρόσβασης σε διαδικασία και σχετικών ρόλων 7. ΑΛΛΕΣ ΒΕΛΤΙΩΣΕΙΣ 7.1. Βελτιώσεις στο εργαλείο αναζήτησης του IMI Καθώς αυξάνεται ο αριθμός των αρχών που καταχωρίζονται στο ΙΜΙ και επεκτείνονται οι τομείς της νομοθεσίας για την εσωτερική αγορά, τους οποίους καλύπτει το σύστημα, οι χρήστες θα πρέπει να διαθέτουν ένα καλό εργαλείο αναζήτησης που θα τους βοηθά να βρίσκουν τον κατάλληλο ομόλογό τους για την ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών. Εκτός από τα κριτήρια αναζήτησης που ήδη διατίθενται στο ΙΜΙ (βλέπε τμήμα 8 του Οδηγού Χρήσης του IMI), έχουν γίνει οι παρακάτω βελτιώσεις στο εργαλείο αναζήτησης: Για κάθε νομοθετικό τομέα, είναι δυνατή η αναζήτηση μέσω των κατάλληλων λέξεων-κλειδιών και επαγγελμάτων (που θα βρείτε σε πτυσσόμενους καταλόγους). Είναι, επίσης, δυνατό να καθοριστεί ο ρόλος της αρχής που αναζητάτε σε έναν νομοθετικό τομέα. Ακόμη, μπορείτε να αναζητήσετε αρχές με ειδικό ρόλο σε μια διαδικασία (π.χ. αρχές με τον ρόλο του συντονιστή προειδοποιήσεων στον νομοθετικό τομέα των υπηρεσιών). Μέσω του πεδίου ελευθέρου κειμένου μπορείτε να αναζητήσετε αρχές με βάση την ανεπίσημη ονομασία τους, λέξεις-κλειδιά, οικονομικούς τομείς και τομείς πολιτικής καθώς και ρόλο στο ΙΜΙ. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για αναζήτηση ανά περιοχή. Οι συντονιστές IMI διαθέτουν ιδιαίτερη διεπαφή για τη διαχείριση άλλων αρχών και την επικύρωση αιτήσεων για καταχώριση και πρόσβαση σε νέο νομοθετικό τομέα και διαδικασία. Με τη διεπαφή αυτή, οι συντονιστές μπορούν να πραγματοποιούν αναζήτηση μέσω των πρόσθετων κριτηρίων αναζήτησης του καθεστώτος της αρχής ή του καθεστώτος συγκεκριμένης πρόσβασης σε νομοθετικό τομέα ή διαδικασία. 24

25 Απεικόνιση οθόνης: Νέα γενικά κριτήρια αναζήτησης 7.2. Εργαλείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους συντονιστές Οι συντονιστές μπορούν να στέλνουν μέσω του IMI ηλεκτρονικά μηνύματα σε άλλες αρχές της χώρας τους καταχωρισμένες στο σύστημα. Μέχρι σήμερα, αυτό μπορούσε να γίνει με την επιλογή περιορισμένου αριθμού αρχών για κάθε ηλεκτρονικό μήνυμα. Με την έκδοση 2.0, οι συντονιστές μπορούν να στέλνουν το ίδιο ηλεκτρονικό μήνυμα σε όσες αρχές επιθυμούν, ακόμη κι αν αυτό σημαίνει μεγάλο αριθμό παραληπτών. Το σύστημα στέλνει επίσης στο εξής ένα μήνυμα σε κάθε παραλήπτη χωριστά, αντί να αποστέλλει το ίδιο μήνυμα σε πολλούς παραλήπτες. 25

26 ΜΕΡΟΣ 2: ΑΥΤΟΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΑΡΜΟΔΙΩΝ ΑΡΧΩΝ 8. ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΡΜΟΔΙΕΣ ΑΡΧΕΣ ΤΡΟΠΟΣ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ ΣΤΟ IMI Το IMI είναι ένα ηλεκτρονικό δίκτυο ανταλλαγής πληροφοριών που αποσκοπεί στη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των διοικήσεων των κρατών μελών. Ανάλογα με τους τομείς αρμοδιότητας της αρχής σας, ένας συντονιστής IMI ενδέχεται να αποφασίσει ότι η αρχή σας πρέπει να καταχωριστεί στο IMI για να χρησιμοποιεί το σύστημα με σκοπό την ανταλλαγή πληροφοριών με αρμόδιες αρχές άλλων κρατών μελών του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Ο συντονιστής μπορεί να καταχωρίσει ο ίδιος την αρμόδια αρχή σας στο IMI ή να σας προσκαλέσει να καταχωρίσετε εσείς την αρχή σας Πρόσκληση καταχώρισης στο IMI Θα λάβετε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα που θα σας ενημερώνει ότι η αρχή σας έχει προσκληθεί να καταχωριστεί στο IMI. Σε αυτό το μήνυμα θα βρείτε το όνομα του συντονιστή IMI που σας έστειλε την πρόσκληση καθώς και την ηλεκτρονική διεύθυνσή του. Στο ηλεκτρονικό μήνυμα πρόσκλησης θα περιέχεται επίσης σύνδεσμος προς την ιστοσελίδα καταχώρισης IMI καθώς και ένας μοναδικός κωδικός καταχώρισης, ο οποίος είναι απαραίτητος για την έναρξη της διαδικασίας καταχώρισης. Επισημαίνεται ότι ο κωδικός καταχώρισης ισχύει μόνο για 30 μέρες. Εάν δεν έχετε ήδη καταχωριστεί, το σύστημα θα σας στείλει υπενθύμιση πέντε ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης του κωδικού καταχώρισής σας Αυτοκαταχώριση: βήμα- βήμα Έλεγχοι ασφαλείας Πριν να ξεκινήσετε τη διαδικασία καταχώρισης, θα πρέπει να υποβληθείτε σε έλεγχο ασφαλείας, δηλαδή, να πληκτρολογήσετε έναν τυχαία παραγόμενο κωδικό που εμφανίζεται στην οθόνη. Θα πρέπει επίσης να καταχωρίσετε τον κωδικό καταχώρισης που λάβατε μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος. Ενδέχεται ο προσκαλών συντονιστής να αλλάξει μια πρόσκληση μετά την αποστολή της, οπότε θα σας αποσταλεί ηλεκτρονικό μήνυμα που θα σας ενημερώνει ότι η προηγούμενη πρόσκληση και ο κωδικός καταχώρισης έχουν ανακληθεί και ότι θα λάβετε νέο ηλεκτρονικό μήνυμα πρόσκλησης με νέο κωδικό καταχώρισης. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μόνον ο πιο πρόσφατος κωδικός καταχώρισης θα περάσει τον έλεγχο ασφαλείας. Ενδέχεται να μην περάσετε με επιτυχία τον έλεγχο ασφαλείας για κάποιον από τους παρακάτω λόγους: ο κωδικός ασφαλείας έχει λήξει, η πρόσκληση καταχώρισης έχει ανακληθεί από τον συντονιστή, ή κάποιος άλλος χρήστης της αρχής σας έχει ήδη κάνει χρήση του κωδικού για καταχώριση. Εάν ο κωδικός καταχώρισής σας δεν γίνει αποδεκτός, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον συντονιστή που σας προσκάλεσε, ο οποίος ίσως χρειαστεί, για παράδειγμα, να επανεκδώσει την πρόσκλησή σας. 26

27 Καταχώριση δεδομένων των αρχών Αφού περάσετε με επιτυχία τον έλεγχο ασφαλείας, το σύστημα θα σας ζητήσει μέσα από μια σειρά οθονών να καταχωρίσετε πληροφορίες σχετικά με την αρχή σας. Αυτά τα στοιχεία θα αποθηκευτούν στο IMI Χώρα και γλώσσες Στην πρώτη οθόνη καταχώρισης πρέπει να καταχωρίσετε την επίσημη ονομασία της αρχής σας στην εθνική γλώσσα/ες σας. Θα χρειαστεί επίσης να δώσετε μια "ανεπίσημη ονομασία" και μια σύντομη περιγραφή της αρχής σας. Η "ανεπίσημη ονομασία" είναι μια εκδοχή της ονομασίας της αρχής σας που περιγράφει με τον καλύτερο τρόπο τη λειτουργία της. Παρομοίως, η περιγραφή της αρχής θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τις κύριες αρμοδιότητες της αρχής σας σε σχέση με το IMI. Τόσο η "ανεπίσημη ονομασία", όσο και η περιγραφή της αρχής θα μεταφραστούν σε όλες τις γλώσσες της ΕΕ και θα είναι ορατές από όλους τους χρήστες του IMI στις δικές τους γλώσσες. Πέραν του προσδιορισμού της επίσημης γλώσσας/ών της χώρας σας, θα έχετε τη δυνατότητα να δηλώσετε τυχόν άλλη γλώσσα/ες που χρησιμοποιεί η αρχή σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ανεπίσημη ονομασία, το προφίλ της αρχής και τις χρησιμοποιούμενες γλώσσες της αρχής σας, ανατρέξτε στον οδηγό «Δημιουργία του IMI: οδηγός για τον πρώτο χρήστη σε μια αρχή» ή στο σημείο 21.1 του Οδηγού Χρήσης του ΙMI Διεύθυνση της αρχής Στο επόμενο βήμα της διαδικασίας καταχώρισης θα σας ζητηθεί να καταχωρίσετε βασικά στοιχεία σχετικά με την αρχή σας, όπως τη διεύθυνση, το τηλέφωνο και τον δικτυακό τόπο. Θα χρειαστεί επίσης να δηλώσετε μια ηλεκτρονική διεύθυνση επικοινωνίας με την αρχή. Φροντίστε να ελέγχετε τακτικά αν υπάρχουν μηνύματα στη συγκεκριμένη διεύθυνση, δεδομένου ότι αυτή θα χρησιμοποιείται για σημαντικές ανακοινώσεις από το σύστημα προς την αρχή σας (βλέπε επίσης σημείο 16.1 του Οδηγού Χρήσης του ΙMI) Στοιχεία του πρώτου χρήστη Κατά την καταχώριση της αρχής σας στο IMI, θα καταχωρίσετε επίσης τον πρώτο χρήστη, ο οποίος θα μπορεί να συνδέεται με το σύστημα μόλις επικυρωθεί η καταχώρισή σας. Φροντίστε να καταχωρίσετε έγκυρη ηλεκτρονική διεύθυνση για τον χρήστη, διότι μετά από αυτή την καταχώριση θα λαμβάνει σ αυτή σημαντικές κοινοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους ρόλους των χρηστών στο IMI, θα βρείτε στο Μέρος 1 τμήμα 3 του Οδηγού Χρήσης του ΙMI και στο τμήμα 4 αυτού του εγγράφου. 27