ΤΕΧΝΙΚΕΣ. Ι. Πεδίο Ασκόυμενων Δυνάμεων I. KAS-JEIGU ANALIZĖ. 1. Τι είναι η Ανάλυση Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων;

Transcript

1 I. KAS-JEIGU ANALIZĖ ΤΕΧΝΙΚΕΣ Ι. Πεδίο Ασκόυμενων Δυνάμεων 1. Τι είναι η Ανάλυση Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων; Η Ανάλυση Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων (Force Field Analysis) είναι μία επιχει- ρηματική τεχνική που αναλύει καταστάσεις. Δημιουργήθηκε από τον Kurt Lewin [1] και παρέχει το πλαίσιο για να εντοπιστούν οι δυνάμεις που επηρεάζουν ένα πρόβλημα. Σύμφωνα με τον Lewin, κάθε κατάσταση χαρακτηρίζεται από προσωρινή σταθερότητα η οποία προκαλείται από δύο αντίθετες δυνάμεις: τις κινητήριες και τις περιοριστικές δυνάμεις οι πρώτες που ονομάζονται και θετικές, προκαλούν αλλαγές σε μία κατάσταση ενώ οι αρνητικές περιοριστικές- δυνάμεις την διατηρούνε όπως είναι, δηλαδή την ισορροπούν [2]. Ανάλογα με την πρόκληση, παρουσιάζονται και λαμβάνονται υπόψη τα εξής είδη δυνάμεων: διαθέσιμοι πόροι, συνήθειες, κεκτημένα δικαιώματα, δομή οργανισμού, προσωπικές σχέσεις, κοινωνικές και οργανωσιακές τάσεις, συμπεριφορές, κανονισμοί, ατομικές ή ομαδικές ανάγκες, παρελθοντικές ή παρούσες τακτικές, θεσμικές αξίες ή πρότυπα, μεσάζοντες, αξίες, επιθυμίες, δαπάνες, ανθρώπινο δυναμικό, εκδηλώσεις, κ.λ.π. Η συγκεκριμένη τεχνική ενθαρρύνει τη δημιουργικότητα. Επίσης, βοηθά στον προσδιορισμό του στόχου (σκοπός ή επιθυμητή αλλαγή) και στον εντοπισμό ικανοτήτων που πρέπει να ενισχυθούν και ελαττωμάτων που πρέπει να μειωθούν. Η Ανάλυση Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων αφορά στην ατομική και ομαδική δημιουργικότητα. Όταν εφαρμόζεται σε ομάδα, υπερέχει στο ότι μπορούν να εξεταστούν οι διαφορετικές αντιλήψεις και δυνάμεις επιρροής κάποιου πιθανού σεναρίου της κατάστασης, διότι οι διαφορετικές απόψεις και τοποθετήσεις των συμμετεχόντων επηρεάζουν την τεχνική. Η ανάλυση πεδίου ασκούμενων δυνάμεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από ομάδες λιγότερο έμπειρες στην εφαρμογή τεχνικών δημιουργικότητας και δεν απαιτεί έναν πολύ καταρτισμένο συντονιστή [3]. Πιθανοί τομείς εφαρμογής της Ανάλυσης Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων είναι [4]: Διερεύνηση της ισορροπίας των δυνάμεων μίας συγκεκριμένης κατάστασης\ζητήματος Εντοπισμός των σημαντικότερων φορέων και ομάδων-στόχο για μία ορισμένη πρωτοβουλία Εντοπισμός ανταγωνιστών και «συμμάχων» Εντοπισμός του τρόπου επιρροής κάθε ομάδας-στόχου 125

2 2. Πώς εφαρμόζεται; Η Ανάλυση Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων είναι ένα πρότυπο βασισμένο στην αντίληψη ότι οι δυνάμεις προωθούν ή περιορίζουν αλλαγές. Το σχήμα 1 δείχνει το Διάγραμμα Δυναμικού Πεδίου που παρουσιάζει γραφικά την αλλαγή και χρησιμοποιείται σαν εκκίνηση για την εφαρμογή της Ανάλυσης Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων. Το διάγραμμα διευκολύνει τους συμμετέχοντες να περιγράφουν και να καταχωρούν τις δυνάμεις που επιδρούν σε μία δεδομένη κατάσταση. Η προγραμματισμένη αλλαγή συνήθως περιγράφεται στη κορυφή του διαγράμματος και από κάτω υπάρχουν δύο στήλες: η μία για τις κινητήριες (αριστερά) και η άλλη για τις περιοριστικές δυνάμεις (δεξιά). Κάθε δύναμη παρουσιάζεται σαν ένα τόξο (που έχει φορά προς την κεντρική γραμμή= σταθερότητα) οι ισχυρές δυνάμεις παρουσιάζονται σαν μεγαλύτερου μήκους βέλη και οι ασθενείς δυνάμεις σαν μικρότερου μήκους βέλη. Η κεντρική ιδέα του διαγράμματος είναι να δείξει όλες τις δυνάμεις που επηρεάζουν μία κατάσταση-ζήτημα. Σχήμα 1: Ανάλυση Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων, Πηγή: analysis.html Βήματα εφαρμογής Ανάλυσης Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων: [5] 1. Ξεκινήστε με μία αλλαγή σωστά προσδιορισμένη που θα συζητηθεί περιγράφοντας την παρούσα και την ιδανική κατάσταση. 2. Σχεδιάστε ένα Διάγραμμα Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων χρησιμοποιώντας ένα πίνακα παρουσιάσεων. Είναι σημαντικό όλοι οι συμμετέχοντες να συμμετέχουν στη διαδικασία και να γνωρίζουν τι γίνεται σε κάθε στάδιο. Δείτε το Σχήμα 1 γράψτε την αλλαγή στη κορυφή χωρίστε το χαρτί σε δύο στήλες και χρησιμοποιείστε την αριστερή για τις κινητήριες δυνάμεις και την δεξιά για τις περιοριστικές. 3. Αναπτύξτε και καταγράψτε τις κινητήριες και περιοριστικές δυνάμεις και τοποθετήστε στις αντίστοιχες στήλες. Για παράδειγμα, κάθε μία από αυτές τις δυνάμεις θα μπορούσε να γραφτεί σε μικρές κάρτες, γιατί η χρήση καρτών κάνει το σύστημα πιο ευέλικτο από το να καταγράφει απλά δυνάμεις σε πίνακα παρουσιάσεων. 4. Στο επόμενο βήμα, διατυπώνεται η ακόλουθη σειρά ερωτήσεων: Είναι τα δύο είδη δυνάμεων έγκυρα; Μπορούν να τροποποιηθούν; Ποιες είναι οι σημαντικότερες; Πόσο σημαντική είναι κάθε δύναμη ξεχωριστά; Ποιες μπορούν να τροποποιηθούν και ποιες όχι; Πόσο χρόνο θα πάρει η μετατροπή κάποιων δυνάμεων; Ποιες δυνάμεις θα προκαλούσαν γρήγορες αλλαγές εάν τροποποιούνταν; Ποιες δεξιότητες απαιτούνται για να τροποποιηθούν κάποιες δυνάμεις; Υπάρχουν αυτές οι ικανότητες; Κ.λ.π. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, είναι φυσικό να προκύψει εκτενής συζήτηση για την συνάφεια των διαφορετικών δυνάμεων. 5. Αποδώστε ένα σκορ στην κάθε δύναμη, χρησιμοποιώντας μία αριθμητική κλίμακα από το 1 (ασθενείς) μέχρι το 5 (ισχυρές). Η βαθμολόγηση πρέπει να βασίζεται στην ισχύ της δύναμης και το βαθμό που είναι δυνατό να επηρεάσει κανείς αυτή τη δύναμη. 6. Υπολογίστε το συνολικό σκορ και για τις δύο στήλες με τα δύο είδη δυνάμεων Εξακριβώστε εάν μία αλλαγή είναι εφικτή. Εάν ναι, κάντε τις κατάλληλες ενέργειες ενισχύοντας τις κινητήριες δυνάμεις και αποδυναμώνοντας τις περιοριστικές. 126

3 3. Ποιοι είναι οι παράγοντες επιτυχίας; Προηγουμένως, περιγράψαμε βήμα-βήμα ποιες οδηγίες πρέπει να ακολουθήσετε κατά την εφαρμογή της Ανάλυσης Δυναμικού Πεδίου. Ας αναφέρουμε τώρα μερικούς σημαντικούς παράγοντες επιτυχίας: Η αλλαγή πρέπει να περιγραφεί σωστά και κατανοητά σε όλους τους συμμετέχοντες. «Όσο πιο συγκεκριμένος ο στόχος και ο προσδιορισμός αυτού, με τόσο μεγαλύτερη ακρίβεια θα οδηγήσει στις συναφείς δυνάμεις και τόσο χρησιμότερη θα είναι η ανάλυση στον προσδιορισμό της επιτευξιμότητας του στόχου». ([7], p.19) Έχει μεγάλη σημασία ο «κάτοχος του προβλήματος» να επιλέξει τον κατάλληλο συντονιστή που θα υποστηρίξει την εφαρμογή μίας Ανάλυσης Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων (η συνεδρία πρέπει να προσχεδιαστεί αποτελεσματικά και ο συντονιστής να έχει εμπειρία στην διεξαγωγή της τεχνικής). [9] Ο συντονιστής πρέπει να γνωρίζει την συνοχή της ομάδας του και την εμπειρία των μελών της στη χρήση διαφορετικών τεχνικών δημιουργικής επίλυσης προβλημάτων. [9] 4. Μελέτη περίπτωσης Μελέτη περίπτωσης 1 Η McFadzean [3] περιγράφει μία περίπτωση όπου η Ανάλυση Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων εφαρμόστηκε από μία εταιρία ηλεκτρικών συσκευών. Η Ανάλυση Δυναμικού Πεδίου χρησιμοποιήθηκε από την εταιρία για να ανακαλύψει τρόπους να ενισχύσει το δημιουργικό κλίμα μέσα στον οργανισμό. Οι διευθυντές- υπεύθυνοι προσδιόρισαν τη ζητούμενη αλλαγή ως: «Πώς μπορούμε να εξασφαλίσουμε ότι οι τεχνικές δημιουργικότητας εφαρμόζονται;». Το επόμενο βήμα ήταν να ορίσουν την περίπτωση «μηαλλαγής» σαν την «Ελάχιστη χρήση τεχνικών δημιουργικότητας παρόλη την εκπαίδευση στις τεχνικές αυτές και τη διαθεσιμότητα μέσων για την ανάπτυξη της δημιουργικότητας» και να ορίσουν την αλλαγή σαν «Χρήση τεχνικών δημιουργικότητας σε καθημερινές δραστηριότητες από όλους τους υπαλλήλους». Μετά το στάδιο αυτό, οι συμμετέχοντες επεξεργάστηκαν τις κινητήριες δυνάμεις και τις περιοριστικές αναλύθηκαν εφτά θετικές δυνάμεις και εφτά αρνητικές. Και οι εφτά θετικές δυνάμεις εφαρμόστηκαν στην πράξη για να ενθαρρύνουν την εταιρία να προχωρήσει στην ιδανική κατάσταση. Έπειτα από ένα χρόνο η εταιρία συμπέρανε ότι η μέθοδος ήταν όντως επιτυχημένη. Για παράδειγμα, ένα τμήμα ανακάλυψε ότι η αναλογία των πελατών είχε αυξηθεί και μετά από την εκτίμηση και των εφτά θετικών παραγόντων, η ομάδα δήλωσε ότι έξι από τους εφτά παράγοντες βελτιώθηκαν με ποσοστό 20%. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ Σχήμα 2:Παράδειγμα Ανάλυσης Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων: «Πώς να εξασφαλίσουμε ότι οι τεχνικές δημιουργικότητας εφαρμόζονται;», Πηγή: [10] 127

4 Μελέτη περίπτωσης 2 (απόσπασμα από την Ιστοσελίδα Νοητικών Μεθόδων [8]) Η συγκεκριμένη μελέτη περίπτωσης παρουσιάζει ένα Διάγραμμα Πεδίου Ασκούμενων Δυνάμεων (δείτε Σχήμα 2) που περιγράφει κινητήριες και περιοριστικές δυνάμεις σχετικά με την αλλαγή «Αναβάθμιση εργοστασίου με καινούρια μηχανήματα». Οι κινητήριες και περιοριστικές δυνάμεις αναλύονται και βαθμολογούνται από τους συμμετέχοντες και προκύπτει ο πίνακας του Σχήματος 2. Όταν τελειώσετε την ανάλυση, μπορείτε να ελέγξετε και να αποφασίσετε εάν το πλάνο σας είναι βιώσιμο. Όταν αποφασίζετε να εφαρμόσετε ένα έργο που παρουσιάζει δυσκολίες, το διάγραμμα μπορεί να σας βοηθήσει να τις ξεπεράσετε. Εδώ έχετε δύο επιλογές: Να αποδυναμώσετε τις δυνάμεις που αντιτίθενται στο πλάνο σας Να ενισχύσετε τις δυνάμεις που προωθούν-ενισχύουν το πλάνο Συχνά, η πιο εφικτή λύση από τις παραπάνω είναι η πρώτη: εάν προσπαθήσετε να επιβάλλετε την αλλαγή, πιθανόν να δημιουργηθούν προβλήματα π.χ. το προσωπικό μπορεί να ενοχληθεί και να προβάλει σθεναρή αντίσταση και εναντίωση στο πλάνο αντί απλά να το απορρίψει. Εάν είχατε αναλάβει να προωθήσετε το πλάνο του προηγούμενου παραδείγματος, η ανάλυση σας προτείνει κάποιες ιδέες : Εκπαιδεύστε το προσωπικό (αύξηση δαπανών κατά 1 βαθμό) και η διστακτικότητα για την χρήση νέας τεχνολογίας ίσως μειωθεί (μείωση φόβου κατά 2 βαθμούς) Θα ήταν χρήσιμο να δείξετε στο προσωπικό ότι η αλλαγή είναι απαραίτητη για τη επιβίωση μίας επιχείρησης (νέα δύναμη υπέρ, +2) Θα μπορούσατε να τονίσετε στο προσωπικό το γεγονός ότι τα καινούρια μηχανήματα θα προσδώσουν ενδιαφέρον και ποικιλία στην εργασία τους (νέα δύναμη, +1) Οι μισθοί θα μπορούσαν να αυξηθούν για να ενισχύσουν την παραγωγικότητα (δαπάνες +1, απουσία υπερωριών -2) Θα μπορούσαν να εγκατασταθούν αλλά μηχανήματα με φίλτρα για να μειώσουν την μόλυνση (επίπτωση στο περιβάλλον -1) Οι συγκεκριμένες αλλαγές γέρνουν την ζυγαριά υπέρ του πλάνου κατά 8:13 αντί για το αρχικό 11:10 (ενάντια στο πλάνο). 128

5 5. Βιβλιογραφία 6. Γλωσσάριο Βιβλία: [1] Lewin, Kurt, 1951, Field Theory in Social Science, Harper & Row, New York. [7] Brager, George; Holloway Stephen, Assessing Prospects for Organisational Change: The Uses of Force Field Analysis, in Bargal, David; Schmid, Hillel, 1992, Organizational Change and Development in Human Service, The Haworth Press, Inc. Άρθρα/Μελέτες: [2] Kumar, Somesh, Force field analysis: applications in PRA, PLA Notes 1999, Issue 36, pp 17-23, IIED London. [3] McFadzean, Elspeth, Creativity in MS/OR: Choosing the Appropriate Technique, Interfaces, Sep/Oct 1999, Vol. 29 Issue 5, pp [9] McFadzean, Elspeth, The Creativity Continuum: Towards a Classification of Creative Problem Solving Techniques, Creativity & Innovation Management, Sep 1998, Vol. 7 Issue 3, pp [10] Couger, J. Daniel; Higgins, Lexis F.; McIntyre, Scott C., (Un)Structured Creativity in Information Systems Organizations, MIS Quarterly, Dec 1993, Vol. 17 Issue 4, pp Ιστοσελίδες: [4] force_field_analysis.html (14/01/2008). [5] tools/forcefield.html (15/01/2008). [6] field_analysis.html (14/01/2008). [8] (15/01/2008) Επιπλέον Βιβλιογραφία: ΒιβλίαMichael Michalko, Thinkertoys: A Handbook of Creative-Thinking Techniques, 2006, Ten Speed Press. Κινητήριες δυνάμεις είναι αυτές που επηρεάζουν μία κατάσταση και την κατευθύνουν προς συγκεκριμένη κατεύθυνση τείνουν να δημιουργούν μία αλλαγή και να την υποστηρίζουν. Στην περίπτωση βελτίωσης παραγωγικότητας σε μία ομάδα εργασίας, παραδείγματα κάποιων κινητήριων δυνάμεων είναι η παρακίνηση κάποιου προϊσταμένου, ενθαρρυντικές πρόσθετες απολαβές (bonus παραγωγικότητας) και ο ανταγωνισμός. Σταθερότητα επιτυγχάνεται όταν το σύνολο των κινητήριων δυνάμεων ισούται με το σύνολο των περιοριστικών. Η σταθερότητα ενισχύεται ή μειώνεται όταν αλλάζουν οι σχέσεις μεταξύ των δύο αυτών δυνάμεων. Καινοτομία ορίζεται, σύμφωνα με τον Couger, ως η διαδικασία με την οποία εφαρμόζονται στην πράξη οι νέες ιδέες. Περιοριστικές δυνάμεις είναι αυτές που περιορίζουν ή αποδυναμώνουν τις κινητήριες δυνάμεις. Για παράδειγμα, η απάθεια, αρνητικότητα και κακή συντήρηση εξοπλισμού αποτελούν περιοριστικές δυνάμεις ενάντια στην αύξηση παραγωγικότητας. 7. Λέξεις-κλειδιά Kurt Lewin Ανάλυση Ασκούμενων Δυνάμεων (Force Field Analysis) κινητήριες και περιοριστικές δυνάμεις διαδικασία αλλαγής ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ Άρθρα/Μελέτες: (11/ 02/2008) δημιουργική τεχνική επίλυσης προβλημάτων τεχνική δημιουργικότητας 129

6 8. Ερωτήσεις Ερωτήση 1: Πώς ονομάζονται οι δυνάμεις που προκαλούν αλλαγές-μεταβολές; Αυτο-ελεγχόμενες δυνάμεις κινητήριες δυνάμεις Σωστό Λάθος βαρυτικές δυνάμεις περιοριστικές δυνάμεις Ερωτήση 2: Απάντηση: A:Λάθος B:Σωστό C:Λάθος B:Σωστό Πώς προσδιορίζονται αυτές οι δυνάμεις; Ερωτήση 3: Καταγράψτε τα βήματα για την εφαρμογή της Ανάλυσης Ασκούμενων Δυνάμεων!