Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού

Transcript

1 Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού ΔΙΑΛΕΞΗ3 η : Ανάλυση και σχεδιασμός της εργασίας Δρ. Β. Ζεϊμπέκης (vzeimp@fme.aegean.gr) Τμήμα Μηχανικών Οικονομίας & Διοίκησης Πολυτεχνική Σχολή, Πανεπιστήμιο Αιγαίου Copyright 2018

2 Ατζέντα Ανάλυσης της ροής της εργασίας και οργανωτική διάρθρωση Ανάλυση της εργασίας Σχεδιασμός της εργασίας

4 Ανάλυσης της ροής της εργασίας και οργανωτική διάρθρωση Στο παρελθόν, οι εξειδικευμένοι υπάλληλοι στον τομέα των ΑΠ και οι αρμόδιοι μάνατζερ είχαν την τάση να αναλύουν ή να σχεδιάζουν συγκεκριμένη θέση απασχόλησης απομονώνοντάς την από το ευρύτερο οργανωτικό πλαίσιο. Ο σχεδιασμός της ροής της εργασίας είναι η διαδικασία ανάλυσης των καθηκόντων που είναι απαραίτητα για την παραγωγή προϊόντος ή υπηρεσίας, προτού τα καθήκοντα αυτά κατανεμηθούν και ανατεθούν σε συγκεκριμένη κατηγορία απασχόλησης ή άτομο. Η οργανωτική διάρθρωση αναφέρεται στο σχετικά σταθερό και τυπικό δίκτυο κάθετων και οριζόντιων διασυνδέσεων μεταξύ των εργασιών που συνιστούν την επιχείρηση.

5 Ανάλυσης της ροής της εργασίας και οργανωτική διάρθρωση Μόνο αφού κατανοήσουμε πώς μια εργασία σχετίζεται με τους ανώτερους (επόπτες), τους κατώτερους(υφιστάμενους) και όσους βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο σε διαφορετικούς τομείς λειτουργίας (μάρκετινγκ έναντι παραγωγής) μπορούμε να λάβουμε συνειδητές αποφάσεις για τον επανασχεδιασμό ή τη βελτίωση των θέσεων απασχόλησης προς όφελος ολόκληρης της επιχείρησης. Τόσο ο σχεδιασμός της ροής της εργασίας όσο και η οργανωτική διάρθρωση μπορούν να αποτελέσουν το μοχλό για την απόκτηση, από την εταιρία, ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος αλλά το πώς θα γίνει αυτό εξαρτάται από τη στρατηγική της εταιρίας και το ανταγωνιστικό της περιβάλλον.

6 Ανάλυση της ροής της εργασίας ΗαντίληψητηςδιαδικασίαςροήςτηςεργασίαςείναιχρήσιμηγιατηΔΑΔ επειδή παρέχει στον μάνατζερ ένα μέσο για την κατανόηση όλων των καθηκόντων που απαιτούνται για την παραγωγή προϊόντος υψηλής ποιότητας, καθώς και των δεξιοτήτων που χρειάζονται για την εκτέλεση αυτών των καθηκόντων. Ανάλυση της δραστηριότητας μιας μονάδας εργασίας

7 Ανάλυση των παραγωγικών αποτελεσμάτων της εργασίας Κάθε μονάδα εργασίας τμήμα, ομάδα ή άτομο επιδιώκει να παράγει κάποιο προϊόν το οποίο θα χρησιμοποιείται και από άλλους. Το παραγωγικό αποτέλεσμα είναι το προϊόν μιας μονάδας εργασίας και συχνά κάτι το αναγνωρίσιμο, όπως μια ολοκληρωμένη εντολή αγοράς, μια δοκιμασία υποψηφίου ή ένα ζεστό γευστικό χάμπουργκερ. Όμως, παραγωγικό αποτέλεσμα μπορεί να είναι και μια υπηρεσία, όπως οι υπηρεσίες που παρέχει η αεροπορική εταιρία πους σας μεταφέρει σε κάποιον προορισμό, η υπηρεσία καθαρισμού που φροντίζει το σπίτι σας ή η μπέιμπι σίτερ που προσέχει τα παιδιά σας. Ωστόσο, δεν αρκεί απλώς να προσδιορίσουμε ένα παραγωγικό αποτέλεσμα ή μια σειρά αυτών. Εφόσον προσδιοριστούν, θα πρέπει να καθοριστούν επακριβώς τα πρότυπα όσον αφορά την ποσότητα ή την ποιότητά τους.

8 Ανάλυση των παραγωγικών αποτελεσμάτων της εργασίας Ο προσδιορισμός των παραγωγικών αποτελεσμάτων της εργασίας μόλις πρόσφατα αποτέλεσε αντικείμενο προσοχής από τα τμήματα ΔΑΔ. Χωρίς κατανόηση του παραγωγικού αποτελέσματος μιας μονάδας εργασίας, οποιαδήποτε απόπειρα αύξησης της αποδοτικότητας της μονάδας εργασίας είναι μάταιη.

9 Ανάλυση των μεθόδων εργασίας Αφού προσδιοριστούν τα παραγωγικά αποτελέσματα της ομάδας εργασίας, μπορούν να εξεταστούν οι μέθοδοι εργασίας που χρησιμοποιήθηκαν για τη δημιουργία του παραγωγικού αποτελέσματος. Οι μέθοδοι εργασίας είναι δραστηριότητες των μελών μιας μονάδας εργασίας που αποσκοπούν στην παραγωγή δεδομένου παραγωγικού αποτελέσματος. Οι διαδικασίες αυτές περιλαμβάνουν όλα τα καθήκοντα που πρέπει να εκτελεστούν για το παραγωγικό αποτέλεσμα. Τα καθήκοντα αναλύονται συνήθως σε εκείνα που εκτελούνται από κάθε άτομο της μονάδας εργασίας.

10 Ανάλυση των μεθόδων εργασίας Η κατανόηση των απαιτούμενων καθηκόντων επιτρέπει στον μάνατζερ να προσδιορίσει ποια καθήκοντα πρέπει να εκτελεστούν και από ποιους και να καταργήσει καθήκοντα που δεν χρειάζονται για την επίτευξη του τελικού σκοπού. Αυτό εξασφαλίζει ότι η ομάδα διατηρεί υψηλό επίπεδο παραγωγικότητας. Παράδειγμα: Η Microsoft, η πλέον επιτυχημένη σήμερα εταιρία παραγωγής λογισμικού ηλεκτρονικών υπολογιστών παγκοσμίως, διαχειρίζεται στρατηγικά το σχεδιασμό της συνολικής διαδικασίας ροής της εργασίας με σκοπό το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Για να διατηρεί την αίσθηση του «ηττημένου», η Microsoft χρησιμοποιεί σκόπιμα λιγότερο προσωπικό στις παραγωγικές ομάδας, οι οποίες είναι«ολιγομελείς ομάδες με συγκεκριμένη αποστολή». Έτσι, εξασφαλίζεται αφενός, λιτή οργάνωση και αφετέρου, υψηλό επίπεδο κινήτρων.

11 Ανάλυση των εισροών εργασίας Το τελικό στάδιο της ανάλυσης της ροής της εργασίας είναι ο προσδιορισμός των εισροών που χρησιμοποιήθηκαν για την ανάπτυξη του προϊόντος της μονάδας εργασίας. Οι εισροές αυτές μπορούν να αναλυθούν στις πρώτες ύλες, στον εξοπλισμό και τις ανθρώπινες δεξιότητες που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων. Οιπρώτεςύλεςείναιταυλικάπουθαμετατραπούνσεπροϊόντηςμονάδας εργασίας. Οι τελικές εισροές στη διαδικασία ροής της εργασίας είναι οι ανθρώπινες δεξιότητες και οι προσπάθειες που χρειάζονται για την εκτέλεση των καθηκόντων.

12 Ανάλυση των εισροών εργασίας Βέβαια, όταν η εργασία είναι εξαιρετικά πολύπλοκη, κανένας δεν μπορεί να έχει όλες τις απαιτούμενες δεξιότητες. Στιςπεριπτώσειςαυτές,ηεργασίαμπορείναανατεθείσεμιαομάδακαιο βασισμένος στην ομαδική εργασία σχεδιασμός γίνεται όλο και πιο δημοφιλής στις σύγχρονες επιχειρήσεις. Εκτός του ότι παρέχει ευρύτερο φάσμα δεξιοτήτων, τα μέλη της ομάδας μπορούν να αλληλοϋποστηρίζονται, να κατανέμουν μεταξύ τους την εργασία σε περίπτωση μεγάλου φόρτου εργασίας και να εντοπίζουν ο ένας ταλάθητουάλλου. Ωστόσο, οι ομάδες δεν αποτελούν πανάκεια και, για να είναι αποτελεσματικές, είναι βασικό το επίπεδο της αλληλεξάρτησης καθηκόντων (πόσο πρέπει να συνεργάζονται) να συνδυάζεται με το επίπεδο αλληλεξάρτησης του παραγωγικού αποτελέσματος(πόσο μοιράζονται την ανταμοιβή για την εκτέλεση τους συγκεκριμένου έργου).

13 Οργανωτική διάρθρωση Ενώ ο σχεδιασμός ροής της εργασίας παρέχει διαμήκη επισκόπηση των δυναμικών σχέσεων με τις οποίες οι εισροές μετατρέπονται σε παραγωγικά αποτελέσματα, η οργανωτική διάρθρωση παρέχει εγκάρσια επισκόπηση των στατικών σχέσεων μεταξύ ατόμων και μονάδων που δημιουργούν τα παραγωγικά αποτελέσματα. Η οργανωτική διάρθρωση παρουσιάζεται τυπικά μέσω οργανογραμμάτων που αποδίδουν τόσο τις κάθετες σχέσεις αναφοράς όσο και τις οριζόντιες λειτουργικές ευθύνες.

14 Διαρθρωτικά σχήματα Ο πρώτος τύπος αναφέρεται ως λειτουργική διάρθρωση. Μια λειτουργική διάρθρωση χρησιμοποιεί ένα σύστημα λειτουργικής διαίρεσης σε τμήματα με σχετικά υψηλά επίπεδα συγκεντρωτισμού. Λειτουργική διάρθρωση

15 Διαρθρωτικά σχήματα Τα υψηλά επίπεδα συγκεντρωτισμού τείνουν από τη φύση τους να συνοδεύονται από λειτουργική διαίρεση σε τμήματα επειδή οι μεμονωμένες μονάδες στις διαρθρώσεις είναι τόσο εξειδικευμένες ώστε τα μέλη της μονάδας μπορεί να έχουν σχηματίσει ασαφή ιδέα για τη συνολική αποστολή της επιχείρησης. Εναλλακτικά, ένα δεύτερο συνηθισμένο σχήμα είναι η διάρθρωση κατά τμήματα. Η διάρθρωση κατά τμήματα συνδυάζει ένα σύστημα διαίρεσης της ροής της εργασίας σε τμήματα με σχετικά χαμηλά επίπεδα συγκεντρωτισμού. Οι μονάδες στις διαρθρώσεις αυτές λειτουργούν σχεδόν σαν ξεχωριστοί, αυτάρκεις, ημιαυτόνομοι οργανισμοί.

16 Διάρθρωση κατά τμήματα: Διάρθρωση ανά προϊόν Διαρθρωτικά σχήματα Διάρθρωση κατά τμήματα: Γεωγραφική διάρθρωση

17 Διάρθρωση κατά τμήματα: Πελατειακή διάρθρωση Διαρθρωτικά σχήματα

18 Διαρθρωτικά σχήματα Λόγω της επικέντρωσής τους στη ροή της εργασίας, του ημιαυτόνομου χαρακτήρα τους και της εγγύτητας τους με μια ομοιογενή καταναλωτική βάση, οι διαρθρώσεις κατά τμήματα τείνουν να είναι πιο ευέλικτες και καινοτόμες. Από τη λιγότερο θετική πλευρά, οι διαρθρώσεις κατά τμήματα δεν είναι πολύ αποτελεσματικές λόγω του πλεονάζοντος δυναμικού που συνδέεται με το γεγονός ότι κάθε ομάδα έχει τους δικούς της αρμόδιους για τη λειτουργία υπαλλήλους. Εναλλακτικά, οι λειτουργικές διαρθρώσεις είναι πολύ αποτελεσματικές, με ελάχιστο πλεονάζον δυναμικό στις μονάδες και παρέχουν λιγοστές ευκαιρίες για αυτοδιάλυση.

19 Διαρθρωτικά σχήματα Οι λειτουργικές διαρθρώσεις ενδείκνυται περισσότερο γα ένα σταθερό, προβλέψιμο περιβάλλον, όπου η ζήτηση πόρων μπορεί να προβλεφθεί σωστά και οι απαιτήσεις συντονισμού των εργασιών μπορούν να γίνουν πιο λεπτομερείς και να τυποποιηθούν με σταθερές επαναλήψεις της δραστηριότητας. Οι διαρθρώσεις κατά τμήματα ενδείκνυνται περισσότερο για ένα ασταθές, απρόβλεπτο περιβάλλον, όπου είναι δύσκολο να προβλεφθεί η ζήτηση πόρων και οι απαιτήσεις συντονισμού των εργασιών δεν είναι σταθερές σε διαχρονική βάση.

21 Ανάλυση της εργασίας Η ανάλυση της εργασίας αναφέρεται στη διαδικασία απόκτησης λεπτομερών πληροφοριών σχετικά με τις διάφορες θέσεις απασχόλησης. Πρώτον, υπάρχουν διαφορές στην ικανότητα προς εργασία, υπό την έννοια ότι οι ικανότητες των ανθρώπων διαφέρουν. Δεύτερον, υπάρχουν κοινές απαιτήσεις ικανότητας για διάφορα επαγγέλματα. Τρίτον, για να επιτευχθεί απόδοση υψηλής ποιότητας, η κοινωνία πρέπει να προσπαθεί να τοποθετεί άτομα σε θέσεις απασχόλησης που ταιριάζουν περισσότερο με τις ικανότητές τους.

22 Η σημασία της ανάλυσης της εργασίας για τους αρμόδιους για τους ΑΠ μάνατζερ Όλα σχεδόν τα προγράμματα διαχείρισης ανθρώπινων πόρων απαιτούν κάποιου είδους πληροφόρησης που σταχυολογείται από την ανάλυση της εργασίας. Επανασχεδιασμός της εργασίας Πολλές φορές, μια εταιρία επιδιώκει να επανασχεδιάσει την εργασία για να την κάνει πιο αποδοτική ή αποτελεσματική. Για το σκοπό αυτό, πρέπει να διατίθενται λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις υφιστάμενες θέσεις απασχόλησης. Επιπλέον, ο επανασχεδιασμός μιας θέσης απασχόλησης είναι, στην πραγματικότητα, παρόμοιος με την ανάλυση μιας θέσης απασχόλησης που δεν υπάρχει ακόμα.

23 Η σημασία της ανάλυσης της εργασίας για τους αρμόδιους για τους ΑΠ μάνατζερ Προγραμματισμός των ανθρώπινων πόρων Κατά τον προγραμματισμό των ανθρώπινων πόρων, οι υπεύθυνοι αναλύουν τις ανάγκες μιας επιχείρησης σε ανθρώπινους πόρους εντός ενός δυναμικού περιβάλλοντος και αναπτύσσουν δραστηριότητες που επιτρέπουν στην εταιρία να προσαρμοστεί στην αλλαγή. Αυτή η διαδικασία προγραμματισμού απαιτεί ακριβείς πληροφορίες σχετικά με τα επίπεδα δεξιοτήτων που απαιτούνται σε διάφορες θέσεις απασχόλησης. Επιλογή Η επιλογή ανθρώπινων πόρων εντοπίζει τους πλέον ενδεδειγμένους υποψήφιους. Για τον εντοπισμό τους, απαιτείται καταρχήν ο προσδιορισμός των καθηκόντων που θα εκτελεί ο προσληφθείς, καθώς και της γνώσης, των δεξιοτήτων και των ικανοτήτων που πρέπει να διαθέτει για την αποτελεσματική εκτέλεση της συγκεκριμένης εργασίας.

24 Η σημασία της ανάλυσης της εργασίας για τους αρμόδιους για τους ΑΠ μάνατζερ Κατάρτιση Όλοι σχεδόν οι υπάλληλοι που προσλαμβάνονται από μια επιχείρηση χρειάζονται κατάρτιση. Βασική προϋπόθεση όμως όλων είναι να έχει καθορίσει ο εκπαιδευτής τα απαιτούμενα καθήκοντα για κάθε θέση απασχόλησης προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι η κατάρτιση θα προετοιμάσει τους εργαζόμενους για την αποτελεσματική άσκηση των εργασιακών καθηκόντων τους. Εκτίμηση της απόδοσης Η εκτίμηση της απόδοσης αφορά τη συλλογή στοιχείων σχετικά με την απόδοση κάθε υπαλλήλου προκειμένου να ανταμειφθούν όσοι είναι αποτελεσματικοί, να βελτιώσουν την απόδοσή τους όσοι είναι αναποτελεσματικοί ή να υπάρξει γραπτή αιτιολόγηση των λόγων για τους οποίους θα πρέπει να επιβληθούν κυρώσεις κατά των υπαλλήλων που έχουν πολύ χαμηλή απόδοση.

25 Η σημασία της ανάλυσης της εργασίας για τους αρμόδιους για τους ΑΠ μάνατζερ Σχεδιασμός της σταδιοδρομίας Ο σχεδιασμός της σταδιοδρομίας συνεπάγεται το συνδυασμό των δεξιοτήτων. Αυτή η διαδικασία συνδυασμού απαιτεί από τους υπεύθυνους για το σχεδιασμό της σταδιοδρομίας να γνωρίζουν τις ανάγκες δεξιοτήτων για τις διάφορες θέσεις απασχόλησης. Αξιολόγηση της εργασίας Η διαδικασία αξιολόγησης της εργασίας αφορά την αποτίμηση της σχετικής χρηματικής αξίας κάθε εργασίας για την επιχείρηση προκειμένου να θεσπίσει, σε εσωτερικό επίπεδο, δίκαιες κλίμακες αμοιβών. Η αποτίμηση της χρηματικής αξίας της εργασίας, χρειάζεται πληροφόρηση για τις διάφορες θέσεις απασχόλησης προκειμένου να προσδιοριστεί ποιες από αυτές αξίζουν υψηλότερη αμοιβή.

26 Στοιχεία της ανάλυσης της εργασίας Για την ανάλυση της εργασίας είναι εξαιρετικά χρήσιμα δύο είδη στοιχείων: η περιγραφή και οι προδιαγραφές της εργασίας. Η περιγραφή της εργασίας είναι ένας κατάλογος των καθηκόντων, υποχρεώσεων και ευθυνών(κυε) που συνεπάγεται μια εργασία. Γιαπαράδειγμα,ηεργασίαγραφείουαπαιτείαπότονκάτοχοτηςθέσηςνα γνωρίζει δακτυλογράφηση. Οι προδιαγραφές της εργασίας είναι ένα κατάλογος γνώσεων, δεξιοτήτων, ικανοτήτων και λοιπών χαρακτηριστικών(γδιλ) που πρέπει να διαθέτει κάποιος για να εκτελέσει συγκεκριμένη εργασία. Η γνώση αφορά πραγματολογικά ή διαδικαστικά στοιχεία που είναι απαραίτητα για την επιτυχή εκτέλεση συγκεκριμένου έργου.

27 Στοιχεία της ανάλυσης της εργασίας Άλλα χαρακτηριστικά μπορεί να αφορούν την προσωπικότητα όπως το κίνητρο ή η επιμονή για την επιτυχία. Επομένων τα ΓΔΙΛ είναι χαρακτηριστικά των ατόμων που δεν είναι άμεσα ευδιάκριτα.

28 Στοιχεία της ανάλυσης της εργασίας Υπόδειγμα περιγραφής της εργασίας:

29 Πηγές πληροφοριών για την ανάλυση συγκεκριμένης εργασίας Η διαδικασία ανάλυσης της εργασίας συνεπάγεται τη συλλογή πληροφοριών από άτομα εξοικειωμένα με τη συγκεκριμένη εργασία Τα άτομα αυτά αναφέρονται συνήθως ως εμπειρογνώμονες επί του θέματος επειδή είναι ειδικοί για τη συγκεκριμένη εργασία. Θα είναι χρήσιμο να απευθυνόμαστε στον υπεύθυνο προκειμένου να συγκεντρώνουμε τις ακριβέστερες δυνατές πληροφορίες σχετικά με το τι πραγματικά γίνεται στη συγκεκριμένη θέση απασχόλησης. Όταν, όμως, η ανάλυση συγκεκριμένης εργασίας χρησιμοποιείται για σκοπούς σχετικούς με τις αποδοχές, οι εργαζόμενοι μπορεί να έχουν κίνητρο να διογκώνουν τα καθήκοντά τους.

30 Πηγές πληροφοριών για την ανάλυση συγκεκριμένης εργασίας Επομένως, θα πρέπει να ρωτήσετε και άλλους εξοικειωμένους με τη συγκεκριμένη εργασία, όπως οι επόπτες, για να εξετάσετε τις πληροφορίες που παρέχονται από τον προαναφερόμενο υπεύθυνο. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τη χρησιμότητα των διαφόρων πηγών άντλησης πληροφοριών για την ανάλυση της εργασίας επειδή η εγκυρότητα τους εξαρτάται από την εγκυρότητα της πηγής. Οι υπεύθυνοι μπορεί να παρέχουν ακριβέστερες εκτιμήσεις του πραγματικού χρόνου που καταναλώνεται για την εκτέλεση των συγκεκριμένων καθηκόντων. Ωστόσο, οι επόπτες μπορεί να αποτελούν ακριβέστερη πηγή άντλησης πληροφοριών σχετικά με τη σημασία των εργασιακών υποχρεώσεων.

31 Πηγές πληροφοριών για την ανάλυση συγκεκριμένης εργασίας Όταν πραγματοποιείται ανάλυση της εργασίας, πρέπει να περιλαμβάνονται μέτρα που διασφαλίζουν ότι η ομάδα που είναι αρμόδια για την παροχή στοιχείων ανάλυσης της εργασίας αντιπροσωπεύει ένα ευρύ φάσμα κατηγοριών όσον αφορά το φύλο, τη φυλή και το επίπεδο εμπειρίας.

32 Μέθοδοι ανάλυσης της εργασίας Ερωτηματολόγιο για την ανάλυση της θέσης απασχόλησης(position Analysis Questionnaire PAQ) To PAQ είναι ένα από τα ευρύτερα και διεξοδικότερα μελετημένα εργαλεία για την ανάλυση συγκεκριμένης εργασίας. Το PAQ είναι ένα τυποποιημένο ερωτηματολόγιο ανάλυσης της εργασίας που περιλαμβάνει 194 στοιχεία. Τα στοιχεία αυτά αντιπροσωπεύουν συμπεριφορές, συνθήκες και χαρακτηριστικά της εργασίας που μπορούν να γενικευθούν για ευρύ φάσμα της απασχόλησης. Διαιρούνται σε έξι τμήματα: 1. Εισροή πληροφοριών: Πού και πώς ένας εργαζόμενος λαμβάνει τις πληροφορίες που απαιτούνται για την εκτέλεση της εργασίας του.

33 Μέθοδοι ανάλυσης της εργασίας 2. Νοητικές διαδικασίες: Οι δραστηριότητες συλλογισμού, λήψης αποφάσεων, σχεδιασμού και επεξεργασίας πληροφοριών κατά την εκτέλεσης της εργασίας. 3. Εκροές εργασίας: Η σωματική προσπάθεια, τα εργαλεία και τα μηχανήματα που χρησιμοποιεί ο εργαζόμενος για την εκτέλεση της εργασίας του. 4. Σχέσειςμεάλλαάτομα:Οισχέσειςμεταλοιπάάτομαπουχρειάζονταιγια την εκτέλεση συγκεκριμένης εργασίας. 5. Πλαίσιο της εργασίας: Το φυσικό και το κοινωνικό πλαίσιο όπου εκτελείται ηεργασία. 6. Άλλα χαρακτηριστικά: Οι δραστηριότητες, οι συνθήκες και τα χαρακτηριστικά πλην των προαναφερομένων παραπάνω, που σχετίζονται με την εργασία.

34 Μέθοδοι ανάλυσης της εργασίας Ο αναλυτής της εργασίας καλείται να προσδιορίσει κατά πόσο κάθε στοιχείο εφαρμόζεται στην εργασία που αναλύεται. Στη συνέχεια, ο αναλυτής αξιολογεί το στοιχείο σε έξι κλίμακες: βαθμός χρήσης, ποσότητα χρόνου, σημασία της εργασίας, πιθανότητα εμφάνισης, εφαρμοσιμότητα και ειδικός κώδικας (ειδικές κλίμακες αξιολόγησης που χρησιμοποιούνται για συγκεκριμένο στοιχείο). Οι αξιολογήσεις αυτές υποβάλλονται στους κεντρικούς PAQ, όπου ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού υπολογιστή συσχετίζει τη βαθμολογία της εργασίας με τις διαστάσεις της εργασίας.

35 Καταγραφή της ανάλυσης καθηκόντων Η καταγραφή της ανάλυσης καθηκόντων αναφέρεται σε πολλές και διαφορετικές μεθόδους, με ελαφριές παραλλαγές. Ωστόσο, το κοινό σημείο των προσεγγίσεων αυτών είναι η εστίαση της προσοχής στην ανάλυση όλων των καθηκόντων που εκτελούνται στην υπό εξέταση εργασία(δεν είναι σπάνιο να υπάρχουν πάνω από 100 καθήκοντα). Για παράδειγμα, η μέθοδος καταγραφής καθηκόντων CODAP απαιτεί από τους ειδικούς επί του θέματος να καταρτίσουν κατάλογο των καθηκόντων που εκτελούνται για συγκεκριμένη εργασία. Μόλις καταστεί αυτός ο κατάλογος, οι ειδικοί βαθμολογούν κάθε καθήκον ως προς διαστάσεις όπως η σχετική ποσότητα χρόνου που καταναλώνεται για ορισμένο καθήκον.

36 Καταγραφή της ανάλυσης καθηκόντων Οι βαθμολογίες αυτές εντάσσονται στη συνέχεια στο ηλεκτρονικό πρόγραμμα CODAP που οργανώνει τα καθήκοντα σε διαστάσεις όμοιων καθηκόντων.

37 Το σύστημα ανάλυσης της εργασίας Fleishman Άλλη τεχνική ανάλυσης της εργασίας που παρέχει πληροφορίες για τα χαρακτηριστικά του εργαζόμενου είναι το σύστημα ανάλυσης της εργασίας Fleishman(Fleishman Job Analysis System, FJAS). Η προσέγγιση αυτή καθορίζει τις ικανότητες ως μόνιμα χαρακτηριστικά των ατόμων που ερμηνεύουν διαφορές στην απόδοση. Το σύστημα βασίζεται σε ταξινόμηση ικανοτήτων που εκπροσωπούν επαρκώς όλες τις διαστάσεις που σχετίζονται με την εργασία. Η ταξινόμηση περιλαμβάνει 52 γνωστικές, ψυχοκινητικές, φυσικές και αισθητηριακές ικανότητες.

38 Το σύστημα ανάλυσης της εργασίας Fleishman Ικανότητες που περιλαμβάνονται στο σύστημα ανάλυσης της εργασίας Fleishman

39 Το σύστημα ανάλυσης της εργασίας Fleishman Παράδειγμα ικανότητας από το σύστημα ανάλυσης της εργασίας Fleishman

40 Το σύστημα ανάλυσης της εργασίας Fleishman Οι εμπειρογνώμονες δείχνουν το σημείο της κλίμακας που αντιπροσωπεύει καλύτερα το επίπεδο της ικανότητας που απαιτείται για συγκεκριμένη εργασία. Οι βαθμολογήσεις αυτές προσφέρουν ακριβή εικόνα των απαιτήσεων ικανότητας για τη συγκεκριμένη θέση απασχόλησης.

42 Σχεδιασμός της εργασίας Ένας μάνατζερ μπορεί συχνά να βρεθεί αντιμέτωπος με μια κατάσταση όπου η μονάδα εργασίας δεν υπάρχει ακόμη, πράγμα που απαιτεί τον εξ αρχής σχεδιασμό θέσεων απασχόλησης εντός της μονάδας. Ορισμένες φορές η εργασίας δεν εκτελείται με τον αποτελεσματικότερο τρόπο. Στις περιπτώσεις αυτές, ο μάνατζερ μπορεί να αποφασίσει να αλλάξει τον τρόπο που γίνεται η εργασία για να είναι πιο αποτελεσματική και αποδοτική. Ο σχεδιασμός της εργασίας είναι η διαδικασία όπου καθορίζεται πώς θα εκτελεστεί η εργασία και ποια είναι τα καθήκοντα που απαιτούνται για δεδομένη εργασία.

43 Σχεδιασμός της εργασίας Ο επανασχεδιασμός της εργασίας αφορά τη μεταβολή των καθηκόντων ήτουτρόπουμετονοποίοεκτελείταιηεργασίασεήδηυφιστάμενηθέση απασχόλησης. Για να είναι αποτελεσματικός ο σχεδιασμός θέσεων απασχόλησης, ο υπεύθυνος πρέπει να κατανοήσει πλήρως τη συγκεκριμένη διαδικασία ως έχει(μέσω ανάλυσης της εργασίας), καθώς και τη θέση της στην ευρύτερη διαδικασία ροής της εργασίας της αντίστοιχης μονάδας. Υπάρχουν τέσσερις βασικές προσεγγίσεις που χρησιμοποιούνται στους διάφορους κλάδους (όπως η ψυχολογία, η διαχείριση, η τεχνολογία και η εργονομία) που ασχολούνται με θέματα σχεδιασμού εργασίας. 1. Μηχανιστική προσέγγιση 2. Προσέγγιση βάσει κινήτρων 3. Βιολογική προσέγγιση 4. Νοητικο-κινητική προσέγγιση

44 Μηχανιστική προσέγγιση Η μηχανιστική προσέγγιση έχει τις ρίζες της στην κλασική βιομηχανική μηχανολογία. Το επίκεντρο της μηχανιστικής προσέγγισης είναι ο προσδιορισμός του απλούστερου τρόπου διάρθρωσης της εργασίας που μεγιστοποιεί την αποδοτικότητα. Αυτό συνεπάγεται, τις περισσότερες φορές, μείωση της πολυπλοκότητας της εργασίας με αποτέλεσμα να υπάρχει μεγαλύτερη αποδοτικότητα των ανθρώπινων πόρων.

45 Μηχανιστική προσέγγιση Η μηχανιστική προσέγγιση του σχεδιασμού της εργασίας 1. Η επαγγελματική εξειδίκευση: Η συγκεκριμένη εργασία είναι εξαιρετικά εξειδικευμένη όσον αφορά το σκοπό ή/ και τη δραστηριότητα; 2. Εξειδίκευση εργαλείων και διαδικασιών: Τα εργαλεία, οι διαδικασίες, τα υλικά, κλπ, που χρησιμοποιούνται στη συγκεκριμένη εργασία χαρακτηρίζονται από υψηλή εξειδίκευση όσον αφορά το σκοπό; 3. Απλοποίηση καθηκόντων: Τα καθήκοντα είναι απλά και καθόλου πολύπλοκα; 4. Ενιαίες δραστηριότητες: Η συγκεκριμένη εργασία απαιτεί από τον εργαζόμενο να εκτελεί μόνο ένα καθήκον τη φορά; Μήπως απαιτεί από αυτόν πολλαπλές δραστηριότητες ταυτόχρονα ή διαδοχικά σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα; 5. Απλοποίηση της εργασίας: Η συγκεκριμένη εργασία απαιτεί σχετικά λίγες δεξιότητες και σύντομο χρόνο κατάρτισης; 6. Επανάληψη: Η συγκεκριμένη εργασία απαιτεί την εκτέλεση της ίδιας δραστηριότητας ή δραστηριοτήτων, επανειλημμένα; 7. Ελεύθερος χρόνος: Υπάρχει πολύ λίγος ελεύθερος χρόνος μεταξύ των διαφόρων δραστηριοτήτων στη συγκεκριμένη εργασία; 8. Αυτοματισμός: Υπάρχουν πολλές δραστηριότητες της συγκεκριμένης εργασίας που είναι αυτοματοποιημένες ή υποβοηθούμενες από αυτοματισμό;

46 Προσέγγιση βάσει κινήτρων Η βάσει κινήτρων προσέγγιση του σχεδιασμού της εργασίας έχει τις ρίζες της στη βιβλιογραφία επιχειρησιακής ψυχολογίας και διαχείρισης και, ποικιλοτρόπως, εμφανίστηκες ως αντίδραση στις μηχανιστικές προσεγγίσεις του σχεδιασμού της εργασίας. Επικεντρώνεται στα χαρακτηριστικά της εργασίας που επηρεάζουν το ψυχολογικό νόημα και το βάσει κινήτρων δυναμικό και θεωρεί τις σχετικές με τη στάση μεταβλητές (όπως η ικανοποίηση, τα ενδογενή κίνητρα, η συμμετοχή στην εργασία και μεταβλητές της συμπεριφοράς όπως η προσέλευση και η απόδοση) ως τα σημαντικότερα αποτελέσματα του σχεδιασμού της εργασίας. Οι επιταγές της προσέγγισης βάσει κινήτρων επικεντρώνονται στην αύξηση της πολυπλοκότητας των θέσεων απασχόλησης μέσω παρεμβάσεων όπως η εμβάθυνση της εργασίας.

47 Προσέγγιση βάσει κινήτρων Η βάσει κινήτρων προσέγγιση του σχεδιασμού της εργασίας 1. Αυτονομία: Η συγκεκριμένη εργασία επιτρέπει την ελευθερία, την ανεξαρτησία ή τη διακριτικότητα στον προγραμματισμό, στην ακολουθία, στις μεθόδους, στις διαδικασίες, στον έλεγχο ποιότητας της εργασίας και σε άλλους τύπους αποφάσεων; 2. Εγγενής ανατροφοδότηση της εργασίας: Οι εργασιακές δραστηριότητες καθαυτές παρέχουν άμεση, σαφή πληροφόρηση σχετικά με την αποτελεσματικότητα (σε όρους ποιότητας) της απόδοσης της εργασίας; 3. Εξωγενής ανατροφοδότηση της εργασίας: Υπάρχουν άλλα άτομα στην επιχείρηση (όπως οι μάνατζερ και οι συνάδελφοι) που παρέχουν πληροφόρηση σχετικά με την αποτελεσματικότητα (σε όρους ποιότητας και ποσότητας) της απόδοσης της εργασίας; 4. Κοινωνική αλληλεπίδραση: Η συγκεκριμένη εργασία προβλέπει θετική κοινωνική αλληλεπίδραση (όπως η ομαδική εργασία και η συνδρομή μεταξύ συναδέλφων); 5. Σαφήνεια καθήκοντος/ στόχου: Τα καθήκοντα, οι απαιτήσεις και οι στόχοι είναι σαφείς και συγκεκριμένοι; 6. Ποικιλία καθηκόντων: Η συγκεκριμένη εργασία έχει ποικιλία υποχρεώσεων, καθηκόντων και δραστηριοτήτων; 7. Ταυτότητα καθηκόντων: Η συγκεκριμένη εργασία απαιτεί την περάτωση ενός ολόκληρου και ευπροσδιόριστου μέρους της εργασίας; Δίνει στον εργαζόμενο την ευκαιρία να εκτελέσει συγκεκριμένο μέρος από την αρχή μέχρι το τέλος;

48 Προσέγγιση βάσει κινήτρων Η βάσει κινήτρων προσέγγιση του σχεδιασμού της εργασίας 8. Απαιτήσεις του επιπέδου ικανοτήτων/ δεξιοτήτων: Η συγκεκριμένη εργασία απαιτεί υψηλό επίπεδο γνώσεων, δεξιοτήτων και ικανοτήτων; 9. Ποικιλία ικανοτήτων/ δεξιοτήτων: Η συγκεκριμένη εργασία απαιτεί ποικίλους τύπους γνώσεων, δεξιοτήτων και ικανοτήτων; 10. Σημασία των καθηκόντων: Η συγκεκριμένη απασχόληση είναι σπουδαία και σημαντική σε σύγκριση με άλλες θέσεις απασχόλησης στην επιχείρηση; 11. Ανάπτυξη/ μάθηση: Η συγκεκριμένη εργασία παρέχει ευκαιρίες για μάθηση και ανάπτυξη των ικανοτήτων και της επάρκειας;

49 Βιολογική προσέγγιση Η βιολογική προσέγγιση στο σχεδιασμό της εργασίας προέρχεται πρωτίστως από τις επιστήμες της βιολογικής μηχανικής, τη φυσιολογία της εργασίας και την ιατρική της εργασίας. Όλα αυτά συνήθως αναφέρονται ως εργονομία. Η εργονομία ασχολείται με τη μελέτη της διεπαφής μεταξύ των φυσιολογικών χαρακτηριστικών του ατόμου και του φυσικού εργασιακού περιβάλλοντος. Στόχος της προσέγγισης αυτής είναι να ελαχιστοποιήσει τη σωματική υπερένταση του εργαζόμενου. Η βιολογική προσέγγιση εφαρμόστηκε στον επανασχεδιασμό του εξοπλισμού που χρησιμοποιείται σε εργασίες που απαιτούν σωματική προσπάθεια.

50 Βιολογική προσέγγιση Ο επανασχεδιασμός αποσκοπεί συνήθως στη μείωση των σωματικών απαιτήσεων ορισμένων εργασιών ώστε να μπορεί να τις εκτελέσει οπωσδήποτε. Επιπλέον, πολλές βιολογικές παρεμβάσεις εστιάζονται στον επανασχεδιασμό μηχανημάτων και τεχνολογίας, όπως η προσαρμογή του ύψους του πληκτρολογίου του ηλεκτρονικού υπολογιστή προκειμένου να ελαχιστοποιηθούν οι επαγγελματικές ασθένειες (όπως το σύνδρομο του καρπιαίου σωλήνα).

51 Βιολογική προσέγγιση Παράδειγμα: Στο εργοστάσιο της 3Μ στην Tonawanda (Νέα Υόρκη), η εταιρία ξόδεψε δολάρια για νέες ράμπες και περονοφόρα ανυψωτικά μηχανήματα ειδικά για να βοηθηθούν οι μεγαλύτερης ηλικίας εργάτες στη μεταφορά κιβωτίων με προϊόντα της εταιρίας. Τα κιβώτια ζύγιζαν πάνω από 125 λίβρες και αποτελούσαν πηγή πολλών παραπόνων από τους υπαλλήλους. Το αποτέλεσμα αυτής της αλλαγής στις μεθόδους εργασίας είναι η αύξηση της παραγωγικότητας(σε όρους απαιτούμενου χρόνου για τη φόρτωση φορτηγού). Επιπλέον δε, οι απαιτήσεις αποζημιώσεων των εργαζομένων υποχώρησαν τον επόμενο χρόνο στο μηδέν - από 20 που ήταν κατά μέσο όρο την τελευταία πενταετία. Τα θετικά αποτελέσματα υπερέβησαν κατά πολύ το κόστος των αλλαγών, αποδεικνύοντας και πάλι πως μια αλλαγή που αποσκοπεί στη βελτίωση της εργασίας από εργονομική άποψη οδηγεί συνήθως σε εξοικονόμηση κόστους.

52 Βιολογική προσέγγιση Η βιολογική προσέγγιση του σχεδιασμού της εργασίας 1. Δύναμη: Η εργασία απαιτεί λιγοστή μυϊκή δύναμη; 2. Ικανότητα μεταφοράς βαρέων αντικειμένων: Η εργασία απαιτεί λιγοστή ικανότητα μεταφοράς βαρέων αντικειμένων ή/και πολύ ελαφρών αντικειμένων; 3. Αντοχή: Η εργασία απαιτεί ελάχιστη μυϊκή αντοχή; 4. Καθίσματα: Τα καθίσματα είναι τα ενδεδειγμένα(ευμεγέθη, άνετα, με προδιαγραφές για σωστή στάση του σώματος,κλπ); 5. Διαφορά μεγέθους: Ο χώρος εργασίας λαμβάνει υπόψη όλες τις διαφορές μεγέθους μεταξύ των υπαλλήλων όσον αφορά τον ελεύθερο χώρο, την απόσταση, τη σωστή όραση, τις κινήσεις των άκρων, κλπ; 6. Κίνηση καρπού: Η εργασία επιτρέπει στους καρπούς να παραμένουν σε ευθεία θέση, χωρίς υπερβολικές κινήσεις; 7. Θόρυβος: Ο χώρος εργασίας είναι προστατευμένος από υπερβολικούς θορύβους; 8. Ατμόσφαιρα: Η ατμόσφαιρα στο χώρο εργασίας προσφέρει άνεση όσον αφορά τη θερμοκρασία και υγρασία και λαμβάνονται μέτρα προστασίας από την υπερβολική σκόνη και τα καυσαέρια; 9. Διαλείμματα εργασίας: Υπάρχει επαρκής χρόνος για διαλείμματα εργασίας, δεδομένων των απαιτήσεων της εργασίας; 10. Εργασία με βάρδιες: Η εργασία απαιτεί απασχόληση με βάρδιες ή υπερβολικές υπερωρίες;

53 Νοητικο-κινητική προσέγγιση Η νοητικο-κινητική προσέγγιση του σχεδιασμού της εργασίας έχει τις ρίζες της στη βιβλιογραφία για τους ανθρώπινους παράγοντες. Στόχος είναι ο σχεδιασμός θέσεων απασχόλησης κατά τρόπο που να εξασφαλίζει ότι δεν υπερβαίνουν τις νοητικές ικανότητες και περιορισμούς του ανθρώπου. Η προσέγγιση αυτή προσπαθεί εν γένει να βελτιώσει την αξιοπιστία, την ασφάλεια και τις αντιδράσεις των χρηστών σχεδιάζοντας την εργασία κατά τρόπο που να μειώνει τις απαιτήσεις όσον αφορά την επεξεργασία πληροφοριών. Κατά το σχεδιασμό της εργασίας, πρέπει να λαμβάνεται υπόψη τουλάχιστον ο ικανός εργαζόμενος και στη συνέχεια να διαμορφώνονται οι απαιτήσεις της εργασίας που θα μπορεί να πληροί ένα άτομο αντίστοιχης ικανότητας.

54 Νοητικο-κινητική προσέγγιση Η νοητικο-κινητική προσέγγιση του σχεδιασμού της εργασίας 1. Φωτισμός: Ο φωτισμός στο χώρο εργασίας είναι ο κατάλληλος και καθόλου εκτυφλωτικός; 2. Επιγραφές: Οι επιγραφές, δείκτες, μετρητές και ηλεκτρονικός εξοπλισμός που χρησιμοποιούνται στη συγκεκριμένη εργασία είναι ευανάγνωστοι και κατανοητοί; 3. Προγράμματα: Τα προγράμματα του ηλεκτρονικού εξοπλισμού για τη συγκεκριμένη εργασία είναι εύληπτος και εύχρηστος; 4. Άλλος εξοπλισμός: Ο λοιπός εξοπλισμός (όλα τα είδη) που χρησιμοποιείται στη συγκεκριμένη εργασία είναι εύληπτος και εύχρηστος; 5. Έντυπα υλικά εργασίας: Τα έντυπα υλικά που χρησιμοποιούνται στη συγκεκριμένη εργασία είναι ευανάγνωστα και εύληπτα; 6. Διάταξη του χώρου εργασίας: Η διάταξη του χώρου εργασίας επιτρέπει στον υπάλληλο να βλέπει καιναακούειαρκετάκαλάώστεναμπορείναεκτελέσειτηνεργασίατου; 7. Απαιτήσεις εισροής πληροφοριών: Η προσοχή που απαιτείται για την εκτέλεση της εργασίας είναι ελάχιστη; 8. Απαιτήσεις εκροής πληροφοριών: Ο όγκος πληροφοριών που πρέπει να παράγει ο υπάλληλος στη συγκεκριμένη εργασία, όσον αφορά τον προβληματισμό και την επίλυση προβλημάτων, είναι ο ελάχιστος; 9. Απαιτήσεις επεξεργασίας πληροφοριών: Ο όγκος των πληροφοριών που πρέπει να υποβληθούν σε επεξεργασία, όσον αφορά τον προβληματισμό και την επίλυση προβλημάτων, είναι ο ελάχιστος;

55 Νοητικο-κινητική προσέγγιση Η νοητικο-κινητική προσέγγιση του σχεδιασμού της εργασίας 10. Απαιτήσεις μνήμης: Ο όγκος των πληροφοριών που πρέπει να συγκρατεί ο εργαζόμενος είναι ο ελάχιστος; 11. Στρες: Υπάρχει σχετικά λίγο στρες στη συγκεκριμένη εργασία; 12. Ανία: Οι πιθανότητες ανίας στη συγκεκριμένη εργασία είναι μικρές;

56 Αντισταθμίσματα μεταξύ των διαφόρων προσεγγίσεων του σχεδιασμού της εργασίας Πρόσφατες έρευνες είχαν ως στόχο την κατανόηση των αντισταθμισμάτων και συνεπειών των διαφορών στρατηγικών για το σχεδιασμό της εργασίας. Σύνοψη αποτελεσμάτων από τις προσεγγίσεις του σχεδιασμού της εργασίας

57 Βιβλιογραφία Noe, R., Hollenbeck, J., Gerhart, B., Wright, P. Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων: Ένα ανταγωνσιτικό πλεονέκτημα Τόμος Α», 4 η Αμερικάνικη Έκδοση, Εκδόσεις Παπαζήση, ISBN