Basic Implementation Monitoring. Version 1.0

Transcript

1 Basic Implementation Monitoring Version 1.0 Ιοφλιοσ 2014

2 Περιεχόμενα ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ... 1 ΓΕΝΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΚΟΠΟ ΣΟΤ ΕΡΓΑΛΕΙΟΤ... 2 ΛΕΙΣΟΤΡΓΙΑ ΣΟΤ BASIC IMPLEMENTATION MONITORING... 3 ΓΕΝΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ...3 ΣΟΙΧΕΙΑ ΠΕΛΑΣΗ...3 ΣΟΙΧΕΙΑ ΤΜΒΑΗ...3 Ημερομηνίεσ Σύμβαςησ... 3 Άδειεσ Χρήςησ... 4 Υπηρεςίεσ... 4 Κόςτοσ Υπεργολάβων... 4 ΈΛΕΓΧΟ ΈΡΓΟΤ...5 Άδειεσ Χρήςησ... 5 Υπηρεςίεσ Υλοποίηςησ... 5 ΤΝΟΛΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ ΤΠΗΡΕΙΩΝ ΈΡΓΟΤ...6 1

3 Γενικι Περιγραφι κοπόσ του Εργαλείου Σο Simple Implementation Monitoring είναι ζνα εργαλείο ανεπτυγμζνο ςε Excel, με το οποίο μποροφμε να καταγράψουμε και να παρακολουκιςουμε τθν εξζλιξθ τθσ υλοποίθςθσ ενόσ ζργου λογιςμικοφ. υγκεντρϊνει ςτοιχεία εςόδου και κόςτουσ, με ςτόχο τθν αποτφπωςθ τθσ μικτισ κερδοφορίασ του ζργου, λαμβάνοντασ υπόψθ τα παρακάτω ςτοιχεία: Χρονικό διάςτθμα ιςχφοσ τθσ φμβαςθσ Ζςοδο και Κόςτοσ προϊόντων SingularLogic Ζςοδο και Κόςτοσ Προϊόντων Σρίτων Ζςοδο και Κόςτοσ Ιδιοπαραγόμενων Τπθρεςιϊν Ζςοδο και Κόςτοσ Τπθρεςιϊν Σρίτων Sizing Τπθρεςιϊν του ζργου Πραγματικόσ χρόνοσ υλοποίθςθσ του ζργου Με βάςθ τισ καταχωριςεισ που αφοροφν ςτα παραπάνω δεδομζνα, μποροφμε να παρακολουκοφμε δυναμικά τθν μικτι κερδοφορία του ζργου ςυνολικά, τθν μικτι κερδοφορία των δικϊν μασ υπθρεςιϊν, τθν απόκλιςθ του πραγματικοφ χρόνου υλοποίθςθσ ςε ςχζςθ με τον χρόνο που προχπολογίςκθκε ςτο sizing και όλα τα παραπάνω μζςα ςτο χρονικό διάςτθμα ιςχφοσ τθσ ςφμβαςθσ του ζργου. Με τον τρόπο αυτό μποροφμε να προλάβουμε τυχόν χρονικζσ αποκλίςεισ ςτθν υλοποίθςθ του ζργου, οι οποίεσ ενδζχεται να το καταςτιςουν ηθμιογόνο. Σζλοσ μποροφμε να παρακολουκιςουμε τα παραπάνω αποτελζςματα του ζργου, λαμβάνοντασ υπόψθ και τουσ μθ χρεϊςιμουσ χρόνουσ ςτο ζργο, όπωσ π.χ. bugs, διορκϊςεισ λακϊν παραμετροποίθςθσ κλπ. τθ ςυνζχεια περιγράφεται ο τρόποσ λειτουργίασ του εργαλείου. 2

4 Λειτουργία του Basic Implementation Monitoring Γενικό Περιβάλλον Σο φφλλο εργαςίασ "Εικόνα Ζργου" αποτελείται από δφο κατθγορίεσ πεδίων: Σα πεδία που βρίςκονται ςε λευκό πλαίςιο, τα οποία είναι επεξεργάςιμα από τον χριςτθ και τα οποία ςυμπλθρϊνουμε για τθν παρακολοφκθςθ του ζργου. Σα πεδία που βρίςκονται ςε χρωματιςτό πλαίςιο, τα οποία είναι κλειδωμζνα και δεν είναι επεξεργάςιμα από τον χριςτθ. Σα πεδία που είναι αρικμθτικά υπολογίηονται αυτόματα, ενϊ τα υπόλοιπα αποτελοφν labels. τοιχεία Πελάτθ τθν ενότθτα αυτι ςυμπλθρϊνουμε τα ςτοιχεία του πελάτθ ςτον οποίο αφορά το ζργο που καταγράφουμε. Σα πεδία δεν είναι υποχρεωτικά, αλλά είναι καλό να ςυμπλθρϊνεται τουλάχιςτον θ Επωνυμία, το Σθλζφωνο και θ Επαφι, θ οποία είναι το πρόςωπο επικοινωνίασ με τον πελάτθ. τοιχεία φμβαςθσ τθν ενότθτα αυτι καταχωροφμε τα αναλυτικά ςτοιχεία του ζργου και παρακολουκοφμε τα ςυνολικά προχπολογιςτικά του αποτελζςματα. Σονίηεται εδϊ ότι θ ζννοια "φμβαςθ" χρθςιμοποιείται για λόγουσ ευκολίασ και δεν απαιτείται θ φπαρξθ πραγματικισ φμβαςθσ με τον πελάτθ. Σα πεδία που παρακολουκοφνται είναι: Ημερομηνίεσ φμβαςησ Ημερομηνία ζναρξησ φμβαςησ Ζργου: υμπλθρϊνουμε τθν θμερομθνία τθσ τυπικισ ζναρξθσ του ζργου που πρζπει να εκτελζςουμε. Ημερομηνία λήξησ φμβαςησ Ζργου: υμπλθρϊνουμε τθν θμερομθνία τθσ τυπικισ λιξθσ του ζργου που πρζπει να εκτελζςουμε. Ημερομηνία παράδοςησ ζργου: Είναι θ θμερομθνία οριςτικισ παράδοςθσ του ζργου ςτον πελάτθ, θ οποία ςθματοδοτεί και τθν ουςιαςτικι λιξθ του ζργου. Διάρκεια φμβαςησ: Είναι υπολογιηόμενο πεδίο, το οποίο προκφπτει από τθν αφαίρεςθ τθσ θμερομθνίασ ζναρξθσ του ζργου από τθν θμερομθνία λιξθσ του ζργου, λαμβάνοντασ υπόψθ μόνο τισ εργάςιμεσ θμζρεσ. Σο πεδίο αυτό εκφράηει τον ςυνολικό χρόνο μζςα ςτον οποίο κα πρζπει να υλοποιθκεί το υπό εκτζλεςθ ζργο και αποτυπϊνεται ςε ϊρεσ με τθν παραδοχι ότι κάκε θμζρα ζχει 8 ϊρεσ. Οριςτικό: Check box το οποίο επιλζγουμε όταν το ζργο ολοκλθρωκεί οριςτικά. ΗΜΕΙΩΗ - Η διάρκεια τθσ φμβαςθσ δεν είναι ο χρόνοσ υλοποίθςθσ που πουλικθκε ςτο ζργο. Είναι ο χρόνοσ μζςα ςτον οποίο πρζπει να υλοποιθκοφν οι ώρεσ υλοποίθςθσ του ζργου. Επίςθσ δεν υπολογίηονται πικανζσ εορτζσ ι αργίεσ που τυχόν υπάρχουν μζςα ς' αυτό το χρονικό διάςτθμα. 3

5 Άδειεσ Χρήςησ Χρήςτεσ: τθν ςτιλθ Χριςτεσ ςυμπλθρϊνεται ο αρικμόσ των χρθςτϊν που αγοράηει ο πελάτθσ, αναφορικά με τα προϊόντα τθσ SingularLogic, το System Software και τα προϊόντα τρίτων. Ζςοδο: υμπλθρϊνεται θ κακαρι αξία του εςόδου για κάκε κατθγορία προϊόντων που αγοράηει ο πελάτθσ. Κόςτοσ: υμπλθρϊνεται θ κακαρι αξία του κόςτουσ για κάκε κατθγορία προϊόντων που αγοράηει ο πελάτθσ. Τπηρεςίεσ Διάρκεια: υμπλθρϊνεται ο αρικμόσ των ωρϊν υλοποίθςθσ που πουλικθκαν ςτο ζργο. Ζςοδο: υμπλθρϊνεται θ κακαρι αξία του εςόδου που αφορά ςτισ ιδιοπαραγόμενεσ υπθρεςίεσ. Κόςτοσ ώρασ: υμπλθρϊνεται το ωριαίο κόςτουσ των ιδιοπαραγόμενων υπθρεςιϊν υλοποίθςθσ που πουλικθκαν ςτο ζργο. Κόςτοσ Τπεργολάβων Κόςτοσ: υμπλθρϊνεται το κακαρό κόςτοσ τθσ αμοιβισ υπεργολάβων που τυχόν ςυμμετζχουν ςτο ζργο, ανεξάρτθτα από το εάν οι υπθρεςίεσ των υπεργολάβων κα τιμολογθκοφν ςαν ζςοδο ςτο ζργο ι όχι. ΗΜΕΙΩΗ - Σο ζςοδο των υπθρεςιών τρίτων ςυμπλθρώνεται, εφόςον δεν ςυμπεριλαμβάνεται ςτο ςυνολικό ζςοδο των ιδιοπαραγόμενων υπθρεςιών. Με τθν ολοκλιρωςθ τθσ ςυμπλιρωςθσ των παραπάνω ςτοιχείων, ενθμερϊνεται ο πίνακασ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΜΟ ΕΡΓΟΤ. ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΜΟ ΕΡΓΟΤ Άδειεσ Χριςθσ 0,00 Τπθρεςίεσ Ιδιοπαραγόμενεσ 0,00 Τπθρεςίεσ Σρίτων 0,00 υνολικι Αξία Ζργου 0,00 Κόςτοσ Προϊόντων και Τπεργολάβων 0,00 υνολικό Κόςτοσ Τπθρεςιϊν 0,00 Μικτό Κζρδοσ Ζργου 0,00 % Μικτό Κζρδοσ Ζργου 0,00% 4

6 τον πίνακα αυτό ακροίηονται όλεσ οι αξίεσ εςόδων και κόςτουσ του ζργου, οι οποίεσ ενθμερϊνονται από τισ προθγοφμενεσ καταχωριςεισ ςτισ άδειεσ χριςεισ, ςτισ υπθρεςίεσ κακϊσ επίςθσ και ςτο κόςτοσ υπεργολάβων.. Με τον τρόπο αυτό παρζχεται θ δυνατότθτα να παρακολουκοφμε ςυνολικά το μικτό αποτζλεςμα του ζργου και να ελζγχουμε τθν κερδοφορία του. Έλεγχοσ Έργου τθν ενότθτα αυτι παρακολουκείται θ εξζλιξθ τθσ υλοποίθςθσ του ζργου ςτθ διάρκεια του χρόνου τθσ ςφμβαςθσ, κακϊσ επίςθσ και οι πραγματικζσ ϊρεσ υπθρεςιϊν που ζχουν αναλωκεί μζχρι ςτιγμισ. υγκεκριμζνα: Ζωσ Ημερομηνία Ελζγχου: υμπλθρϊνεται θ θμερομθνία μζχρι τθν οποία ελζγχουμε τθν πορεία υλοποίθςθσ του ζργου. Από τθν θμερομθνία αυτι αφαιρείται θ θμερομθνία ζναρξθσ του ζργου και θ διαφορά των θμερϊν αποτυπϊνεται ςτο πεδίο Διάρκεια. Άδειεσ Χρήςησ Παράδοςη: Επιλζγουμε τθν τιμι Ναι ι Όχι ανάλογα με το εάν ζχουν παραδοκεί ςτον πελάτθ οι άδειεσ χριςθσ του λογιςμικοφ. Εγκατάςταςη: Επιλζγουμε τθν τιμι Ναι ι Όχι ανάλογα με το εάν ζχει εγκαταςτακεί το λογιςμικό ςτον πελάτθ. Εγκατεςτημζνη Ζκδοςη: Πλθκτρολογοφμε τον αρικμό τθσ ζκδοςθσ τθσ εφαρμογισ θ οποία είναι εγκατεςτθμζνθ ςτον πελάτθ κατά τθν θμερομθνία ελζγχου. Τπηρεςίεσ Τλοποίηςησ τθν ςυνζχεια, ςυμπλθρϊνουμε ςτον πίνακα "Πραγματικά Δεδομζνα Τπθρεςιϊν Ζργου", το πεδίο "Διάρκεια Πραγματικϊν Ωρϊν Τλοποίθςθσ Ζργου". το πεδίο αυτό καταχωροφνται οι ςυνολικζσ πραγματικζσ χρεϊςιμεσ ϊρεσ υλοποίθςθσ που ζχουν αναλωκεί, μζχρι τθν θμερομθνία του ελζγχου. Οι ϊρεσ αυτζσ μποροφν να είναι διακζςιμεσ από το εςωτερικό μασ CRM. Πραγματικά Δεδομζνα Τπηρεςιών Ζργου Sizing Ιδιοπαραγόμενων Τπθρεςιϊν Ζργου: υνολικζσ Ώρεσ Τπθρεςιϊν Σρίτων Ζργου: Ωριαίο Κόςτοσ Ιδιοπαραγόμενων Τπθρεςιϊν: Διάρκεια Πραγματικών Ωρϊν Τλοποίθςθσ Ζργου: Σα υπόλοιπα πεδία του πίνακα είναι κλειδωμζνα και ςυμπλθρϊνονται αυτόματα από τισ καταχωριςεισ που κάναμε ςτα προθγοφμενα πεδία του Φφλλου εργαςίασ. Σζλοσ, με βάςθ τα παραπάνω, ςυμπλθρϊνεται αυτόματα και το πεδίο "Break Even Ωρϊν Τλοποίθςθσ Ζργου". 5

7 Break Even Ωρών Τλοποίηςησ Ζργου: Σο πεδίο αυτό λαμβάνει υπόψθ του το ςυνολικό ζςοδο του ζργου από ιδιοπαραγόμενεσ υπθρεςίεσ και το διαιρεί με τον ωριαίο κόςτοσ τουσ, προςδιορίηοντασ ζτςι τον μζγιςτο αρικμό ωρϊν που μποροφμε να διακζςουμε για τθν υλοποίθςθ του ζργου, χωρίσ αυτό να καταςτεί ηθμιογόνο. Σζλοσ ςτο πεδίο "φνολο Πραγματικϊν μθ χρεϊςιμων Ωρϊν" ςυμπλθρϊνουμε τισ ϊρεσ που ζχουν αναλωκεί μζχρι τϊρα ςτο ζργο και οι οποίεσ δεν μποροφν να αναλωκοφν από τισ ϊρεσ τθσ ςφμβαςθσ. Οι ϊρεσ αυτζσ μποροφν να προκφπτουν από διορκϊςεισ λακϊν που ζχουμε κάνει ςτον πελάτθ, από διαχείριςθ bugs, από ελλιπι γνϊςθ μασ κλπ. υνολικι Εικόνα Τπθρεςιών Έργου τθν υνολικι εικόνα υπθρεςιϊν ζργου αποτυπϊνονται αναλυτικά τα ςυνολικά αποτελζςματα του ζργου, αναφορικά με τισ υπθρεςίεσ υλοποίθςθσ. Σονίηεται εδϊ ότι τα ςτοιχεία και οι δείκτεσ που υπολογίηονται αφοροφν αποκλειςτικά και μόνο ςτισ υπθρεςίεσ υλοποίθςθσ και όχι ςτο ςφνολο του ζργου. Αυτό γίνεται γιατί ο χρόνοσ που αναλϊνεται ςτθν υλοποίθςθ του ζργου, ςυμβάλλει αποφαςιςτικά ςτθν διαμόρφωςθ του τελικοφ αποτελζςματοσ του ζργου. Δθλαδι ςτο κζρδοσ ι ςτθν ηθμία. Η ςυνολικι εικόνα αποτελείται από δφο μζρθ, τθν εικόνα που διαμορφϊνεται με βάςθ τουσ χρεϊςιμουσ χρόνουσ του ζργου και τθν εικόνα που διαμορφϊνεται με βάςθ τουσ ςυνολικοφσ χρόνουσ του ζργου. Σα ςτοιχεία που υπολογίηονται είναι: % Ανάλωςησ Χρόνου από την ημερομηνία ζναρξησ του ζργου ζωσ την ημερομηνία ελζγχου. Είναι το ποςοςτό τθσ ςυνολικισ διάρκειασ τθσ ςφμβαςθσ που ζχει αναλωκεί μζχρι τθν θμερομθνία ελζγχου. % Ολοκλήρωςησ του Ζργου βάςει Sizing: Είναι το ποςοςτό του ςυνολικοφ ζργου που ζχει ολοκλθρωκεί μζχρι τθν θμερομθνία ελζγχου. Οι δφο αυτοί δείκτεσ ςυνδυαηόμενοι δείχνουν τθν παραγωγικότθτα τθσ υλοποίθςθσ. % Απόκλιςησ μεταξφ Ωρών Sizing και Πραγματικών Ωρών: Δείκτθσ που αποτυπϊνει τθν απόκλιςθ ανάμεςα ςτισ ϊρεσ που ζχουν χρεωκεί ςτο ζργο βάςει sizing και ςτισ ϊρεσ που ζχουν υλοποιθκεί πραγματικά. Ζςοδο Ιδιοπαραγόμενων Τπηρεςιών: Σο κακαρό ζςοδο από τισ ιδιοπαραγόμενεσ υπθρεςίεσ. Κόςτοσ Ιδιοπαραγόμενων Τπηρεςιών βάςει Sizing: Είναι το γινόμενο του χρόνου sizing επί το ωριαίο κόςτοσ. Κόςτοσ Ιδιοπαραγόμενων Τπηρεςιών βάςει Πραγματικοφ Χρόνου: Είναι το γινόμενο του πραγματικοφ χρόνου επί το ωριαίο κόςτοσ. Μικτό Κζρδοσ Τλοποίηςησ βάςει Χρόνου Sizing: Σο μικτό αποτζλεςμα που αφορά μόνον ςτισ υπθρεςίεσ υλοποίθςθσ με βάςθ τον χρόνο sizing του ζργου. Μικτό Κζρδοσ Τλοποίηςησ βάςει Πραγματικοφ Χρόνου: Σο μικτό αποτζλεςμα που αφορά μόνον ςτισ υπθρεςίεσ υλοποίθςθσ με βάςθ τον ςυνολικό χρόνο του ζργου. % Μικτό Κζρδοσ Τλοποίηςησ βάςει Χρόνου Sizing: Σο μικτό κζρδοσ βάςει sizing εκφραςμζνο ςε ποςοςτό. % Μικτό Κζρδοσ Τλοποίηςησ βάςει Πραγματικοφ Χρόνου: Σο μικτό κζρδοσ βάςει πραγματικοφ χρόνου εκφραςμζνο ςε ποςοςτό. 6