ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ SOFTONE

Transcript

1 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ SOFTONE

2 ΑΠΟΓΡΑΦH-ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ ΣΤΗ ΝΕΑ ΧΡΗΣΗ **ΠΡΟΣΟΧΗ** Προτείνεται να εκτελείται δημιουργία Εφεδρικού Αντιγράφου(Back up) πριν από την παρακάτω εργασία. ΒΗΜΑ 1 ο Κάνουμε εισαγωγή στο Soft1 με ημερομηνία 31/12/[προηγούμενο έτος] ΒΗΜΑ 2 ο Φυσική Απογραφή & Μηδενικές ποσότητες φυσικής απογραφής Φυσική Απογραφή: Διαλέγουμε Μenu επιλογών Διαλέγουμε ΑΠΟΘΗΚΗ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΝΕΑ ΣΕΙΡΑ: Διαλέγουμε την 3000 (Καταχώρηση Φυσικής Απογραφής) Στις γραμμές ξεκινάμε την καταχώρηση των ειδών που έχουμε στην αποθήκη μας. ΟΧΙ τις διαφορές αλλά ότι βλέπουμε.

3 **Εισαγωγή Ειδών από EXCEL Αν κρατάμε excel με την φυσική απογραφή της αποθήκης μας τότε μπορούμε να κάνουμε εισαγωγή από εκεί.θα επιλέξουμε στο excel όλες τις γραμμές και τις στήλες που θέλουμε χωρίς τους τίτλους και θα πατήσουμε δεξί κλικ αντιγραφή. Γυρνάμε στο Soft1 στο παραστατικό 3000 και πάνω στην περιοχή με τους τίτλους πατάμε δεξί κλικ και paste from clipboard. EXCEL: SOFT1: Δεξί κλικ

4 Αφού περαστούν όλα τα είδη μετά πατάμε ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Ότι είδος δεν το καταχωρήσουμε στην Φυσική Απογραφή το Soft1κρατάει ότι υπόλοιπο έχει καταχωρημένο. Μπορούμε να έχουμε παραπάνω από ένα παραστατικά με σειρά 3000 και ημερομηνία 31/12. Όταν θα κάνουμε την Ενημέρωση θα πάει και θα τα διαβάσει όλα. Αντίστοιχα μπορούμε να καταχωρίσουμε το παραστατικό με όσα είδη έχουν ελεγχθεί και να κάνουμε μετά αλλαγές και επανακαταχωρήσεις. Στην περίπτωση που θέλουμε να ενημερώσουμε την αποθήκη μας και αξιακά βάζουμε και την τιμή κόστους των ειδών. Σε περίπτωση που θέλουμε να μηδενίσουμε όλα τα είδη πριν την καταχώρηση τη φυσικής απογραφής (παραστατικό 3000) υπάρχει η εργασία «Mηδενικές ποσότητες φυσικής απογραφής», όπου μηδενίζει τα είδη ανά Α.Χ. Η εργασία δεν είναι υποχρεωτική στην απογραφή. Μηδενικές ποσότητες φυσικής απογραφής: Η εργασία αυτή δημιουργεί παραστατικά αποθήκης (καταχώρησης φυσικής απογραφής) μηδενικών ποσοτήτων ανά είδος σε επίπεδο παρτίδας και χαρακτηριστικών και μόνο για τα είδη που κινήθηκαν στον αποθηκευτικό χώρο της επιλογής.

5 Επιλέγετε: Α.Χ.: τον Αποθηκευτικό χώρο για τον οποίο θα δημιουργήσετε παραστατικό με μηδενικές ποσότητες. Σειρά: τη Σειρά με την οποία θα δημιουργηθεί το παραστατικό καταχώρησης της φυσικής απογραφής. Ημερομηνία: την ημερομηνία με την οποία θα καταχωρηθεί το παραστατικό. Αιτιολογία: πληκτρολογείτε την αιτιολογία που θέλετε να φαίνεται στο παραστατικό. Στην περιοχή «Επιλογή ειδών» υπάρχουν φίλτρα με τα οποία μπορείτε να επιλέξετε τα είδη για τα οποία θα εκτελέσετε την εργασία. Σημείωση: Η εργασία δημιουργεί παραστατικά αποθήκης για τον αποθηκευτικό χώρο που επιλέγετε οπότε και θα πρέπει να έχετε κάνει εισαγωγή στην εφαρμογή με το υποκατάστημα στο οποίο ανήκουν οι ΑΧ στους οποίους θέλετε να καταχωρήσετε τα παραστατικά. Προτείνεται να χρησιμοποιείται Σειρά με προτεινόμενο υποκ/μα -ΑΧ ΒΗΜΑ 3 ο Ενημέρωση Φυσικής Απογραφής Μenu επιλογών Διαλέγουμε ΑΠΟΘΗΚΗ ΑΠΟΓΡΑΦΕΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΦΥΣΙΚΗΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ ΗΜ/ΝΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ : 31/12/[προηγούμενο έτος] ΣΕΙΡΕΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ :5000(Καταχώρηση Φυσικής Απογραφής) Είναι η Σειρά που καταχωρήσαμε πριν. ΤΙΜΕΣ ΑΠΟ ΠΕΡΙΟΔΟ : Δεκεμβρίου

6 ΣΕΙΡΑ : 5000 ( Φυσική Απογραφή Πλεονασμάτων Ελλειμμάτων) Είναι η Σειρά που θα δημιουργηθεί αυτόματα με την εργασία και θα κάνει τους υπολογισμούς για να ταιριάξει τα υπόλοιπα που είναι καταχωρημένα στο Softone με αυτά της Φυσικής Απογραφής. Πατάμε ΕΚΤΕΛΕΣΗ Αν πάμε ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΦΥΣΙΚΗ ΑΠΟΓΡΑΦΗ θα δούμε τα Παραστατικά που αφορούν την Απογραφή βάζοντας τις κατάλληλες ημερομηνίες και πατώντας ΕΥΡΕΤΗΡΙΟ. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ** Η εργασία αυτή θα διαβάσει όλα τα είδη που υπάρχουν μέσα στα 3000 παραστατικά και θα δημιουργήσει ένα παραστατικό 5000 με τις διαφορές ποσοτήτων. Για παράδειγμα αν το είδος Α έχει υπόλοιπο στο Softone 8 αλλά εγώ στην αποθήκη μου μέτρησα 2 (δηλ. στο παραστατικό 3000 έβαλα ποσότητα=2), τότε στο 5000 παραστατικό το είδος Α θα έχει ποσότητα -6, δηλαδή θα αφαιρέσει 6 από την αποθήκη για να έχω το υπόλοιπο που θέλω (δηλαδή 2).

7 ΒΗΜΑ 4ο Εργασία Τιμών Κόστους Μenu επιλογών Διαλέγουμε ΑΠΟΘΗΚΗ ΤΙΜΕΣ ΚΟΣΤΟΥΣ / ΠΩΛΗΣΗΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΙΜΩΝ ΚΟΣΤΟΥΣ ΠΕΡΙΟΔΟΣ: Δεκέμβριος Πατάμε ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΒΗΜΑ 5ο Υπόλοιπα ανά Α.Χ. Μenu επιλογών Διαλέγουμε ΑΠΟΘΗΚΗ ΓΕΝΙΚΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΒΙΒΛΙΟ ΑΠΟΘΗΚΗΣ

8 ΗΜΕΡ/ΝΙΑ: 31/12 ΕΙΔΗ ΠΟΥ ΔΕΝ ΚΙΝΗΘΗΚΑΝ ΣΤΗΝ ΠΕΡΙΟΔΟ: ΝΑΙ ΕΙΔΗ ΜΕ ΜΗΔΕΝΙΚΟ ΥΠΟΛΟΙΠΟ: ΝΑΙ Πατάμε ΕΚΤΕΛΕΣΗ Αυτό που εμφανίζει το εκτυπώνουμε σε ένα excel και το αποθηκεύουμε στον υπολογιστή μας (στην επιφάνεια εργασίας κατά προτίμηση) με μια ονομασία που να δηλώνει την ημερομηνία της εκτύπωσης.

9 ΒΗΜΑ 6ο Μεταφορά Υπολοίπων Αποθήκης Αλλάζουμε την Ημερομηνία σε 1/1/[καινούριο έτος] Μenu επιλογών Διαλέγουμε ΠΕΡΙΟΔΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΑΛΛΑΓΗ ΧΡΗΣΗΣ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΠΡΟΤΥΠΟΥ ΚΟΣΤΟΥΣ: 1. Αν έχουμε τρέξει Υπολογισμό Τιμών Κόστους τότε το flag Μεταφορά Πρότυπου Κόστους το κάνουμε ΟΧΙ. 2. Αν θέλουμε στην καινούρια χρονιά να μεταφερθούν τα είδη με Πρότυπο Κόστος τότε αφήνω το flag ΝΑΙ. ΟΛΕΣ ΟΙ ΤΙΜΕΣ ΚΟΣΤΟΥΣ ΕΝΑΡ. ΙΔΙΕΣ ΜΕ ΤΗΝ ΑΠΟΤ. :ΟΧΙ Πατάμε ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Η εργασία ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ ΑΠΟΘΗΚΗΣ μπορεί να επαναληφθεί όσες φορές επιθυμούμε. Μπορούν να γίνονται εργασίες διόρθωσης στην παλιά χρήση και να επανεκτελείται η εργασία για να διορθώνονται-αντικαθίστανται-ανανεώνονται τα δεδομένα απογραφής έναρξης της νέας χρήσης.

10 Αν γίνει λάθος στην ΦΥΣΙΚΗ ΑΠΟΓΡΑΦΗ τότε κάνουμε ΑΚΥΡΩΣΗ ΦΥΣΙΚΗΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ και μετά ξανά την ίδια διαδικασία. ΒΗΜΑ 7 ο Σαν Ημερομηνία βάζουμε 31/12 και συμπληρώνουμε τις ΣΕΙΡΕΣ 3000 και 5000 και πατάμε ΕΚΤΕΛΕΣΗ. ΒΙΒΛΙΟ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ Μenu επιλογών Διαλέγουμε ΑΠΟΘΗΚΗ ΘΕΩΡΗΜΕΝΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΒΙΒΛΙΟ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ ή ΒΙΒΛΙΟ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ ΑΝΑ Α.Χ

11 Πατάμε ΕΚΤΕΛΕΣΗ Αυτό που εμφανίζει το εκτυπώνουμε σε ένα excel και το αποθηκεύουμε στον υπολογιστή μας (στην επιφάνεια εργασίας κατά προτίμηση) με μια ονομασία που να δηλώνει την ημερομηνία της εκτύπωσης. Βρίσκουμε και το προηγούμενο excel που είχαμε αποθηκεύσει με ημερομηνία 31/12 και τα ελέγχουμε ώστε να συμφωνούν. Η Απογραφή λήξης και έναρξης θα πρέπει να συμφωνούν! ΔΙΟΡΘΩΣΗ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ ΣΤΗΝ ΝΕΑ ΧΡΗΣΗ Αλλάζουμε την Ημερομηνία σε 1/1/[καινούριο έτος] Επιλέγουμε ΑΠΟΘΗΚΗ ΑΠΟΓΡΑΦΕΣ - ΑΠΟΓΡΑΦΗ Κατά την καταχώρηση των στοιχείων απογραφής ο χειριστής εισάγει τα στοιχεία ποσοτήτων κατά είδος, κατά αποθηκευτικό χώρο και κατά μονάδα μέτρησης (1η και 2η). Εάν η σχέση των δύο αυτών μονάδων μέτρησης είναι «αυστηρή» και υπάρχει καθορισμένη σχέση μεταξύ τους τότε με την καταχώρηση ένδειξης στην μία στήλη της μίας ποσότητας, ενημερώνεται αυτόματα και η στήλη της άλλης ποσότητας.

12 Όσον αφορά το κόστος υπάρχουν δύο επιλογές: Να καταχωρηθεί η κατά μονάδα τιμή κόστους στο πεδίο «Τιμή Μονάδος» Να καταχωρηθεί το συνολικό κόστος στο πεδίο «Αξία». ΠΡΟΣΟΧΗ: Μεταβολή των στοιχείων απογραφής αποθήκης!!!! Τα στοιχεία απογραφής έναρξης είναι δυνατόν να μεταβληθούν ανά πάσα στιγμή (Αποθήκη-Απογραφές-Απογραφή).Προφανώς, τέτοιοι χειρισμοί θα πρέπει να εκτελούνται με προσοχή και με πλήρη επίγνωση των επιπτώσεων τους σε θέματα Κόστους Αποθήκης όπως και σε θέματα που αφορούν στις θεωρημένες και λοιπές λογιστικές καταστάσεις αποθήκης!!!