Εγχειρίδιο Διαχείρισης Εργασιών Κλάδου Ζωής για Συνεργάτες Ελευθέρου Δικτύου Πωλήσεων. Οκτώβριος 2014 v4

Transcript

1 Εγχειρίδιο Διαχείρισης Εργασιών Κλάδου Ζωής για Συνεργάτες Ελευθέρου Δικτύου Πωλήσεων Οκτώβριος 2014 v4

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Σ ε λ 1 Α. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΚΛΑΔΟΥ ΖΩΗΣ Έλεγχος ορθότητας στοιχείων & δικαιολογητικών Απόδοση προκαταβολής Ακύρωση Αιτήσεων - Επιστροφή Προκαταβολής Εκκρεμότητες - Reply Προασφαλιστικός Ελεγχος Υποβολή εξόδων ιατρικών εξετάσεων Παράδοση - Εξόφληση Συμβολαίου Τροποποίηση απαράδοτου Συμβολαίου Διαχείριση Αιτήσεων & Πρόσθετων Πράξεων Τροποποιήσεις Προσωπικών Στοιχείων, Επαγγέλματος, Συμβαλλόμενου, Δικαιούχου Τροποποίηση ή Επαναφορά με ταυτόχρονη αλλαγή κωδικού Συνεργάτη Παραλαβή Έλεγχος Αποστολή Δικαιολογητικών Αποζημίωσης Παρακολούθηση Εκκρεμοτήτων Παραλαβή & Διεκπεραίωση Αποζημίωσης Λοιπές εργασίες τμήματος Τρόποι Πληρωμής Ασφαλίστρων ( Εγκύκλιος 330) Β. ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ Β1.α. Αιτήσεις Κλάδου Ζωής ασφάλισης & τροποποίησης

3 Α. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΚΛΑΔΟΥ ΖΩΗΣ Σ ε λ 2

4 Σ ε λ 3 Α.1. Παραλαβή - Έλεγχος & Διεκπεραίωση Αιτήσεων Ασφάλισης 1.1. Έλεγχος ορθότητας στοιχείων & δικαιολογητικών Παραλαμβάνοντας την Αίτηση Ασφάλισης, θα πρέπει να γίνεται ένας πλήρης έλεγχος στοιχείων, με ιδιαίτερη έμφαση & προσοχή στα παρακάτω: Ονοματεπώνυμο - Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας Tα στοιχεία του συμβαλλόμενου θα πρέπει να είναι συμπληρωμένα, όπως ακριβώς αναγράφονται στο Δελτίο της Αστυνομικής του Ταυτότητας Ημερομηνία Γέννησης: Ως ανωτέρω Αριθμός Φορολογικού Μητρώου & Δ.Ο.Υ. Πρέπει να αναγράφεται ο Α.Φ.Μ. και η Δ.Ο.Υ. Εάν ο πελάτης δεν έχει Α.Φ.Μ., πρέπει στην αντίστοιχη θέση να υπάρχει η ένδειξη «ΣΤΕΡΕΙΤΑΙ Α.Φ.Μ.». Όταν ο ασφαλιζόμενος αποκτήσει Α.Φ.Μ., πρέπει να ενημερώσει εγγράφως την Εταιρία, σύμφωνα με τη διαδικασία της εκάστοτε ισχύουσας Εγκυκλίου Ταμείο Κοινωνικής Ασφάλισης & Βιβλιάριο Ασθενείας. Πρέπει στην αίτηση να αναγράφεται το Ταμείο Κοινωνικής ασφάλισης, καθώς και αν ο πελάτης έχει βιβλιάριο ασθενείας. Το Βιβλιάριο Ασθενείας και το συνταγολόγιο θα αποστέλλονται μαζί με την Αίτηση Ασφάλισης στις περιπτώσεις που αναφέρουν οι Εγκύκλιοι Νο 228, 293, 335. Σε κάθε περίπτωση θα ήταν χρήσιμο για τη δική σας διευκόλυνση να αρχειοθετούνται τα ανωτέρω σε ηλεκτρονική μορφή (scanning) Αναλυτική και ακριβής περιγραφή του επαγγέλματος του ασφαλισμένου, καθώς και του δευτερεύοντος Επαγγέλματος ή hbby του, αν υπάρχουν Άλλα Ασφαλιστήρια Πρέπει να αναγράφονται οι Αριθμοί των Συμβολαίων Ζωής, που πιθανώς να έχει ο Ασφαλισμένος στην Εταιρεία μας ή διαφορετικά η ένδειξη «ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΟΥΝ». Επίσης σε περίπτωση που υφίστανται συμβόλαια σε άλλη Εταιρεία, πρέπει να αναφέρονται στην αίτηση η Εταιρεία και οι καλύψεις αναλυτικά Διευθύνσεις: Κατοικίας, Εργασίας, Συναλλαγής και απαραιτήτως οι Ταχυδρομικοί Κωδικοί (Τ.Κ.), καθώς και οι αριθμοί τηλεφώνων, σταθερού, κινητού και η ηλεκτρονική διεύθυνση του πελάτη (εφόσον υπάρχει).

5 Σ ε λ Κωδικός Ασφαλιστή Απαραίτητος είναι ο κωδικός του Συνεργάτη και η υπογραφή του Τρόπος Πληρωμής Συμπληρώνεται η επιθυμητή συχνότητα πληρωμής, π.χ.: μηνιαίως, τριμηνιαίως, εξαμηνιαίως, ετησίως κλπ Πρόγραμμα Καλύψεις Θα πρέπει να υπάρχουν από τους συνεργάτες συμπληρωμένα τόσο τα κεφάλαια κάλυψης ή τα σχέδια των επιμέρους καλύψεων όσο και τα καθαρά ασφάλιστρα της κάθε κάλυψης. Επίσης πρέπει να αναγράφεται το είδος της Βασικής Ασφάλισης, εφόσον υπάρχει, η διάρκεια & τα επιπλέον στοιχεία που απαιτούνται σύμφωνα με το επιλεγμένο προϊόν (π.χ. ποσό απαλλαγής, θέση νοσηλείας κλπ.). ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ είναι η αναγραφή στην αίτηση του συνολικού ετήσιου καθαρού ασφαλίστρου Εξαρτώμενα Μέλη Θα πρέπει να είναι συμπληρωμένα όλα τα πεδία που αφορούν καλύψεις, ιατρικό ιστορικό και προσωπικά στοιχεία του μέλους, π.χ. : Ονοματεπώνυμο / ημερομηνία γέννησης / ύψος / βάρος Κύριοι Δικαιούχοι / Υποκατάστατος Δικαιούχος Είναι απαραίτητα τα ονοματεπώνυμα, η σχέση με τον συμβαλλόμενο, καθώς και τα ποσοστά, σύμφωνα με τα οποία κληρονομούν. Είναι χρήσιμο να αποφεύγεται ο ορισμός των νόμιμων κληρονόμων σαν κύριοι δικαιούχοι του συμβολαίου με στόχο την ταχύτερη απόδοση του ασφαλίσματος σε περίπτωση επέλευσης του κινδύνου. Ως Υποκατάστατος Δικαιούχος ορίζεται ο τελευταίος δικαιούχος, ο οποίος θα λάβει το ασφάλισμα, σε περίπτωση που έχουν εκλείψει οι κυρίως δικαιούχοι. Στα Συμβόλαια απαιτείται επισύναψη φωτοτυπίας ταυτότητας των δικαιούχων, καθώς και έγγραφα πιστοποίησης του Α.Φ.Μ Συμπληρωμένο ΙΑΤΡΙΚΟ ΙΣΤΟΡΙΚΟ (NON MEDICAL) Πρέπει να απαντηθούν όλες οι ερωτήσεις, με αναλυτική περιγραφή των θετικών απαντήσεων Συμβαλλόμενος Ασφαλιζόμενος Όταν ο συμβαλλόμενος και ο ασφαλιζόμενος είναι διαφορετικά πρόσωπα, πρέπει τα στοιχεία τους ή το ιατρικό ιστορικό να συμπληρωθούν ξεχωριστά για τον καθένα. Επίσης, εάν ζητηθεί η κάλυψη Απαλλαγή Πληρωμής Ασφαλίστρων (Α.Π.Α.) για το Συμβαλλόμενο, πρέπει να απαντηθεί το ιατρικό ιστορικό του, (NON MEDICAL) όπως ακριβώς και για τον κυρίως ασφαλισμένο ΥΠΟΓΡΑΦΕΣ Στην τελευταία σελίδα πρέπει να υπάρχουν οι υπογραφές του Ασφαλισμένου και του Συμβαλλόμενου (εάν είναι διαφορετικά πρόσωπα).

6 Σ ε λ 5 Προσοχή δεν μπορούν να γίνουν δεκτές μονογραφές ή οι αντ αυτού υπογραφές. Επίσης απαραίτητη είναι η υπογραφή Συμβούλου). του Συνεργάτη (Μεσίτη / Πράκτορα ή Ασφαλιστικού Σε περίπτωση που ο Συμβαλλόμενος είναι Εταιρεία, απαιτείται στη θέση της υπογραφής η σφραγίδα της Εταιρείας και η υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου της. Η αίτηση πρέπει να συνοδεύεται από τα νομιμοποιητικά έγγραφα της Εταιρείας Έντυπο Πληροφοριών Οι αιτήσεις θα πρέπει να συνοδεύονται από το συμπληρωμένο & υπογεγραμμένο έντυπο πληροφοριών, σύμφωνα με την εκάστοτε ισχύουσα Εγκύκλιο (πλέον πρόσφατη Νο 361/ ) Οικονομικό Ερωτηματολόγιο Απαιτείται κατά περίπτωση, συμπληρωμένο το έντυπο Οικονομικού Ερωτηματολογίου ανάλογα με το κεφάλαιο κάλυψης ή /και τα συνολικά ασφάλιστρα του πελάτη, σύμφωνα με την εκάστοτε ισχύουσα Εγκύκλιο. Επισυνάπτεται στο στην επιλογή Για Εσάς - Εγχειρίδιο Κλ.Ζωής - Εγκύκλιοι Εγχειριδίου Κλ. Ζωής Σε όλες τις ασφαλίσεις ατομικών συμβολαίων είναι πλέον απαραίτητη, σύμφωνα με την εποπτική αρχή της Τράπεζας της Ελλάδος, η συλλογή των κάτωθι δικαιολογητικών, τα οποία θα συνοδεύουν την αίτηση ασφάλισης: Αντίγραφο Δελτίου Αστυνομικής Ταυτότητας ή Διαβατηρίου. Αντίγραφο οποιουδήποτε εγγράφου της Εφορίας με δήλωση (εμφανής μόνο ο Πίνακας 1 ή εκκαθαριστικό (εμφανείς μόνο οι Πίνακες Α και Β, όπου θα πιστοποιείται η διεύθυνση κατοικίας, το επάγγελμα και ο Α.Φ.Μ.). Εφόσον δεν υποβάλλεται φορολογική δήλωση, αντίγραφο πρόσφατου λογαριασμού ΔΕΚΟ. Η Εγκύκλιος Νο 295 μπορεί να σας βοηθήσει στους κανόνες Ιατρικού Underwriting. Παρακαλούμε να βεβαιώνεστε, ότι στα παραπάνω στοιχεία δεν υπάρχουν ελλείψεις ή παραλείψεις, διότι σε αντίθετη περίπτωση ΔΕΝ μπορεί να ολοκληρωθεί η διαδικασία και ΔΕΝ εκδίδεται Συμβόλαιο.

7 Σ ε λ Απόδοση προκαταβολής Η Αίτηση του Κλάδου Ζωής πρέπει να συνοδεύεται από προκαταβολή με min ποσό τα 50 ΜΟΝΟ στις περιπτώσεις, όπου βάσει των κανόνων του underwriting απαιτείται ιατρικός προασφαλιστικός έλεγχος (λόγω ηλικίας, κεφαλαίων κάλυψης κ.α.). Εξαιρούνται τα santé vital primaire - pass, προσωπικό ατύχημα και προστασία μαθητή, για τα οποία επίσης δεν είναι απαραίτητη η προκαταβολή. Σε περίπτωση κατάθεσης της προκαταβολής πρέπει στο πεδίο «Αιτιολογία της κατάθεσης» της Τράπεζας, να συμπληρώνεται το ονοματεπώνυμο του Συμβαλλομένου, καθώς και ο αριθμός της αίτησης. Στη συνέχεια το καταθετήριο αποστέλλεται με στο cllectins@grupama-phenix.cm. Για τις αιτήσεις των Unit Linked απαιτείται η ταυτόχρονη καταβολή στην Τράπεζα της πρώτης συμφωνημένης δόσης, ή του συνόλου του ασφαλίστρου σε περίπτωση εφάπαξ. Για επισύναψη του καταθετηρίου μαζί με την όλες τις παραπάνω περιπτώσεις, απαιτείται η αίτηση. Η ίδια διαδικασία θα πρέπει να ακολουθείται για όλες τις πρόσθετες πράξεις (τροποποιήσεις) με τη μόνη διαφορά, ότι στο πεδίο «Αιτιολογία της κατάθεσης» της Τράπεζας θα πρέπει να αναγράφεται και ο αντίστοιχος αριθμός της αίτησης τροποποίησης Ακύρωση Αιτήσεων - Επιστροφή Προκαταβολής Εάν ζητηθεί από τον υποψήφιο ασφαλισμένο ΑΚΥΡΩΣΗ της αίτησης, επιστρέφεται το τυχόν ποσό της προκαταβολής, που έχει δοθεί, όταν: α) Δεν έχει εκδοθεί ασφαλιστήριο Συμβόλαιο. β) Έχει απορριφθεί η αίτηση ασφάλισης από την Εταιρεία ή για την έκδοση του συμβολαίου έχει ζητηθεί επασφάλιστρο ή έχουν επιβληθεί επιπλέον εξαιρέσεις. Προϋπόθεση για να επιστραφεί η σχετική προκαταβολή είναι να μην έρχεται σε αντίφαση το Ιατρικό Ιστορικό (Νn Μedical) της αίτησης ασφάλισης με το ιατρικό ιστορικό που συμπληρώθηκε κατά τη διάρκεια πιθανού προασφαλιστικού ελέγχου. Για άλλες ιδιαίτερες περιπτώσεις θα πρέπει να συνεννοείστε πρώτα με τον Κλάδο Ζωής (Τμήμα Ανάληψης και Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων). Η τυχόν προκαταβολή επιστρέφεται ΜΟΝΟ, αφού επιστραφεί το απόκομμα της προκαταβολής, που έχει στην κατοχή του ο υποψήφιος πελάτης. Σε περίπτωση απώλειας του αποκόμματος της αίτησης, θα πρέπει να προσκομισθεί από τον Συμβαλλόμενο ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΔΗΛΩΣΗ του Ν.1599, με θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής του, που θα βεβαιώνει την απώλεια. Στέλνετε την επιστολή, το απόκομμα ή την Υπ. Δήλωση με διαβιβαστικό στο Τμήμα Ανάληψης και Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων, το οποίο φροντίζει να εκδοθεί δίγραμμη επιταγή στο όνομα του Συμβαλλόμενου.

8 Α.2 Παρακολούθηση εκκρεμοτήτων Underwriting Σ ε λ Εκκρεμότητες - Reply Το Τμήμα Ανάληψης & Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων κατά τη διάρκεια ελέγχου της αίτησης ενδέχεται να ζητήσει επιπλέον: δικαιολογητικά, ιατρικές εξετάσεις, διευκρινήσεις, πιστοποιητικά, πορίσματα από παλαιότερες Ασθένειες ή Ατυχήματα ή και προασφαλιστικό έλεγχο, δηλαδή εξετάσεις. Σε αυτή την περίπτωση λαμβάνετε σημείωμα (REPLY) με (ή fax). Η εξέλιξη αυτής της διαδικασίας είναι πλέον ορατή μέσω Cheetah Προασφαλιστικός Ελεγχος Ο Ασφαλισμένος που διαμένει στα κάτωθι αστικά κέντρα: Αθήνα, Θεσ/νίκη, Πάτρα, Κρήτη κ.α., θα κάνει τις ιατρικές εξετάσεις, που έχουν ζητηθεί από το τμήμα Ανάληψης, σε συμβεβλημένα Ιατρικά Κέντρα. Τα συμβεβλημένα κέντρα, αποστέλλουν τις εξετάσεις των ασφαλισμένων στην Εταιρεία. Σε περιοχές που δεν υπάρχουν συμβεβλημένα κέντρα, κατόπιν συνεννόησης με το Τμήμα Ανάληψης και Διαχείρισης ΑΤΟΜΙΚΩΝ Συμβολαίων ή με τη Med Net, δύναται ο πελάτης να εξυπηρετηθεί από συνεργαζόμενο διαγνωστικό κέντρο ή από γιατρό δικής του επιλογής. Η παθολογική εξέταση συμπληρώνεται στο ΕΝΤΥΠΟ ΑΙΤΗΣΗ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΖΩΗΣ ΜΕΡΟΣ ΙΙ ΙΑΤΡΙΚΟ ΙΣΤΟΡΙΚΟ, το οποίο προμηθεύεστε από την Δ/νση Lgistics & Προμηθειών. Για αναλυτικές πληροφορίες μπορείτε να ενημερωθείτε από τις εγκυκλίους Νο 216, 228, 293,321,324 και 335, που αφορούν στον προασφαλιστικό έλεγχο, καθώς και από το Τμήμα Υποστήριξης Ελευθέρου 2.3. Yποβολή εξόδων ιατρικών εξετάσεων Στις εξαιρετικές περιπτώσεις που χρειάζεται υποψήφιος ασφαλισμένος να κάνει ιατρικές εξετάσεις σε μη συμβεβλημένο Κέντρο ή Γιατρό, μόνο εφόσον υπάρχει γραπτή προέγκριση από το Τμήμα Ανάληψης,παραλαμβάνετε αποδείξεις γιατρών ή διαγνωστικών κέντρων, οι οποίες θα πρέπει να είναι στο όνομα της Εταιρείας και να αναφέρεται οπωσδήποτε το όνομα του εξεταζόμενου υποψήφιου ασφαλισμένου. Οι ανωτέρω αποδείξεις θα εξοφλούνται αρχικά από τον υποψήφιο ασφαλισμένο και στη συνέχεια θα προσκομίζονται στην Εταιρεία ταυτόχρονα με λεπτομερή στοιχεία του τραπεζικού του λογαριασμού- IBAN, ώστε να του καταθέσει η Εταιρεία το αντίστοιχο καταβληθέν ποσό. Τα έξοδα αυτά πρέπει να τα υποβάλει άμεσα στην Εταιρεία, με το έντυπο ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΕΞΟΔΩΝ ΙΑΤΡΙΚΩΝ ΕΞΕΤΑΣΕΩΝ, τις αποδείξεις των γιατρών και τα στοιχεία του λογαριασμού (επισυνάπτεται έντυπο).

9 Σ ε λ 8 Η κατάσταση συμπληρώνεται αναλυτικά, κρατάτε αντίγραφο αυτής, ενώ το πρωτότυπο με τις ανάλογες αποδείξεις και τη φωτοτυπία το τραπεζικού βιβλιαρίου του, το στέλνετε στο Τμήμα Ανάληψης & Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων. Για οποιεσδήποτε επιπλέον διευκρινήσεις παρακαλούμε να επικοινωνείτε με τον Κλάδο Ζωής, Τμήμα Ανάληψης και Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων Ζωής. Α.3. Παραλαβή & Διαχείριση Νέου Συμβολαίου 3.1. Παράδοση - Εξόφληση Συμβολαίου Η εξόφληση της 1η απόδειξης (Α/Α) του συμβολαίου (παράδοση) πρέπει να γίνει εντός 40 ημερών από την ημερομηνία έκδοσης του συμβολαίου. Μετά την παρέλευση 40 ημερών η Εταιρεία ακυρώνει το συμβόλαιο και ενημερώνει τον ασφαλισμένο με επιστολή της. Όταν το συμβόλαιο παραδοθεί στον ασφαλισμένο, πρέπει να προσκομιστεί το καταθετήριο της Τράπεζας στην Εταιρία. Η βεβαίωση παραλαβής ασφαλιστηρίου και λοιπών εντύπων αποστέλλεται με διαβιβαστικό στο Τμήμα Ανάληψης & Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων Ζωής Τροποποίηση απαράδοτου Συμβολαίου Υπάρχει δυνατότητα τροποποίησης σε απαράδοτο Συμβόλαιο, αποστέλλοντας στο Τμήμα Ανάληψης & Διαχείρισης Συμβολαίων απαραίτητα τα εξής: Αίτηση τροποποίησης. Το σώμα του συμβολαίου που θέλετε να τροποποιηθεί. Την πρωτότυπη απόδειξη. Δεν χρειάζεται να δοθεί έναντι. Η προκαταβολή του απαράδοτου συμβολαίου θα μεταφερθεί στο νέο που εκδίδεται. Α.4. Τροποποιήσεις Συμβολαίων Κλάδου Ζωής

10 Σ ε λ Διαχείριση Αιτήσεων & Προσθέτων Πράξεων Το Τμήμα Ανάληψης και Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων Ζωής είναι αρμόδιο για την παραλαβή, την επεξεργασία και την διεκπεραίωση των παρακάτω εργασιών: Επαναφορά Συμβολαίων Ζωής, όπου προβλέπεται, με βάση τους κανόνες της εταιρείας. Τροποποίηση Παροχών Συμβολαίων Ζωής, Προσωπικών Ατυχημάτων & Unit Linked. Ακύρωση Συμβολαίων Ζωής, Προσωπικών Ατυχημάτων & Unit Linked. Ελευθεροποίηση Συμβολαίων Ζωής & Unit Linked. Έκδοση αντίγραφου Συμβολαίων Ζωής, Προσωπικών Ατυχημάτων & Unit Linked. Έκτακτες καταβολές νέων και ανακατανομές (αλλαγή κατανομής επενδυτικών κεφαλαίων) Συμβολαίων Unit Linked. Λοιπές αλλαγές - διορθώσεις (ονομάτων, ημερομηνιών γέννησης, δικαιούχων, συμβαλλομένου κ.λπ.) Επιστροφές προκαταβολών (λόγω εναντίωσης ή υπαναχώρησης). Βεβαιώσεις Ασφάλισης. Έκδοση καρτών νοσηλείας. ΕΠΑΝΑΦΟΡΕΣ - ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ Στο πάνω μέρος της αίτησης θα πρέπει να είναι σημειωμένο το είδος της αίτησης. Α. Απλή επαναφορά. Β. Τροποποίηση. Σε όλα τα είδη των αιτήσεων, θα πρέπει να είναι συμπληρωμένα τα εξής: - Νο Συμβολαίου, (για κάθε Νο Συμβολαίου απαιτείται ξεχωριστή αίτηση). - Στοιχεία Ασφαλισμένου & Συμβαλλομένου. - Ιατρικό Ιστορικό με υπογραφές. - Ημερομηνία υπογραφής και υπογραφές από Ασφαλισμένο / Συμβαλλόμενο. - Υπογραφή και Σφραγίδα Συνεργάτη. - Κωδικός Συνεργάτη.

11 Σ ε λ 10 ΑΠΛΗ ΕΠΑΝΑΦΟΡΑ - ΠΑΡΑΛΑΒΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Όταν επιθυμείτε να επαναφερθεί, ως είχε πριν την ακύρωση, το συμβόλαιο, στη θέση των παροχών, να αναγράφετε «ΩΣ ΕΧΕΙ». Αν θέλετε κάποιες αλλαγές στις παροχές, τότε στη θέση των παροχών θα πρέπει να αναγράφετε τις αλλαγές, που θα πραγματοποιηθούν στις καλύψεις & να σημειώσετε στα αιτήματα ότι «Οι λοιπές καλύψεις παραμένουν ως έχουν». ΕΝΑΝΤΙ ΕΠΑΝΑΦΟΡΑΣ Στα παραδοσιακά συμβόλαια το έναντι επαναφοράς πρέπει να είναι το 50% του ασφαλίστρου τη Βασικής Ασφάλισης, για το χρονικό διάστημα που είναι άκυρο το συμβόλαιο. Κατά την επαναφορά & τροποποίηση Άκυρων Ελεύθερων συμβολαίων αποταμιευτικού χαρακτήρα περιοδικού ασφαλίστρου απαιτούνται τα εξής: Στην περίπτωση επαναφοράς άκυρου συμβολαίου απαιτείται είσπραξη όλου του ασφαλίστρου για το χρονικό διάστημα, που είναι άκυρο το συμβόλαιο. Στην περίπτωση επαναφοράς ελεύθερου συμβολαίου απαιτείται είσπραξη μόνο του τρέχοντος ασφαλίστρου. Σημαντική σημείωση: Συνιστούμε την τακτική παρακολούθηση των εν ισχύ καλύψεων με στόχο την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πελατών. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ Αίτηση τροποποίησης παραδοσιακών Συμβολαίων Ζωής που επηρεάζουν το ασφάλιστρο, μπορείτε να στέλνετε, πριν την ημερομηνία της αντίστοιχης οφειλής (Εγκ. Νο ). Για τροποποίηση Συμβολαίων UNIT - LINKED παρακαλώ ανατρέξτε στην Εγκύκλιο Νο 223. ΠΑΡΑΛΑΒΗ - ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Στη θέση των παροχών θα πρέπει να αναγράφεται η τελική μορφή του προγράμματος που θέλετε να έχει το συμβόλαιο εφεξής. ΕΝΑΝΤΙ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ Δεν είναι υποχρεωτική η καταβολή χρημάτων έναντι τροποποίησης παρά μόνο στην περίπτωση που γίνεται προασφαλιστικός έλεγχος και σύμφωνα πάντα με εντολή του τμήματος Διαχείρισης Συμβολαίων. Εκδίδεται Προσωρινή Απόδειξη Είσπραξης.

12 Σ ε λ 11 ΑΝΕΞΟΦΛΗΤΗ ΟΦΕΙΛΗ Εάν υπάρχει ανεξόφλητη οφειλή και έχετε αίτηση τροποποίησης, σημειώνετε στην οφειλή την ένδειξη Τροποποίηση, την ημερομηνία και το έναντι τροποποίησης. ΙΑΤΡΙΚΟ ΙΣΤΟΡΙΚΟ Η ΑΛΛΕΣ ΕΚΚΡΕΜΟΤΗΤΕΣ Το Ιατρικό Ιστορικό στην πίσω πλευρά της αίτησης, θα πρέπει να είναι αναλυτικά συμπληρωμένο, όπως αναφέρεται και στην αίτηση ασφάλισης. Το ιστορικό ενδέχεται να μην απαντηθεί, όταν οι προτεινόμενες αλλαγές είναι μειωτικές. Το Τμήμα Ανάληψης & Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων αναλαμβάνει τη διαχείριση του ιατρικού ελέγχου των αιτήσεων, επαναφορών και τροποποιήσεων, απ όπου μπορεί να προκύψει εκκρεμότητα. Αν προκύψει κάποια εκκρεμότητα, το τμήμα Ανάληψης στέλνει στο Συνεργάτη σχετικό Reply. Η αποστολή των απαντημένων Reply ή των εξετάσεων, γίνεται με διαβιβαστικό.

13 Σ ε λ Τροποποιήσεις Προσωπικών Στοιχείων, Επαγγέλματος, Συμβαλλόμενου, Δικαιούχου Αλλαγή επαγγέλματος, ΑΦΜ, Ταυτότητας, Ονοματεπώνυμο κ.λ.π. Χρησιμοποιείτε Αίτηση Τροποποίησης Ασφάλισης Ζωής. Εκδίδεται πρόσθετη πράξη για όλες τις ανωτέρω τροποποιήσεις-αλλαγές Στοιχεία επικοινωνίας (Διεύθυνση Συναλλαγής & Τηλέφωνο) Χρησιμοποιείτε το Έντυπο Αλλαγής Στοιχείων (επισυνάπτεται) και το αποστέλλετε στον Τομέα Marketing, υπόψη κας Καλυβιανάκη Αλλαγή Συμβαλλομένου: Στην Αίτηση Τροποποίησης ελέγχετε, ότι υπάρχει η υπογραφή του παλιού, αλλά και του νέου Συμβαλλόμενου και απαραίτητα αποστέλλονται όλα τα έγγραφα πιστοποίησης των στοιχείων του ως φυσικό ή νομικό πρόσωπο Αλλαγή Δικαιούχου: Στην Αίτηση Τροποποίησης ελέγχετε, εάν υπάρχει υπογραφή του ασφαλισμένου και του συμβαλλόμενου. Στις περιπτώσεις δικαιούχων άνω των 18 ετών απαιτείται αποστολή των εγγράφων πιστοποίησης Έκδοση αντιγράφου συμβολαίου λόγω απώλειας: Απαιτείται Υπεύθυνη Δήλωση & θεωρημένο το γνήσιο υπογραφής του πελάτη Έκδοση κάρτας λόγω απώλειας: Απαιτείται αποστολή fax ή Τροποποίηση ή Επαναφορά με ταυτόχρονη αλλαγή κωδικού Συνεργάτη Α) Όταν σε ΑΚΥΡΟ συμβόλαιο υπάρχει Αλλαγή Κωδικού Συνεργάτη, η αίτηση επαναφοράς θα συνοδεύεται από το αντίγραφο της Υπεύθυνης δήλωσης του Ν.1599 με γνήσιο της υπογραφής, τα οποία θα αποστέλλονται στο Τμήμα Ανάληψης & Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων. Η πρωτότυπη Υπεύθυνη δήλωση του Ν.1599 με φωτοτυπία επαναφοράς, θα αποστέλλεται στο Τμήμα Υποστήριξης Ελευθέρου Δικτύου Πωλήσεων. Β) Όταν σε ΕΝ ΙΣΧΥ συμβόλαιο υπάρχει Αλλαγή Κωδικού Συνεργάτη, θα αποστέλλεται στο Τμήμα Ανάληψης & Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων η Αίτηση τροποποίησης, η οποία θα συνοδεύεται από το αντίγραφο της Υπεύθυνης δήλωσης με γνήσιο της υπογραφής, ενώ την ίδια στιγμή θα αποστέλλεται το πρωτότυπο έντυπο στο Τμήμα Υποστήριξης Ελευθέρου Δικτύου Πωλήσεων. Γ) Στην περίπτωση που ο ασφαλισμένος έχει δύο ή περισσότερα συμβόλαια, που ανήκουν και στις 2 κατηγορίες ταυτόχρονα, δηλαδή είναι και ΑΚΥΡΑ και ΕΝ ΙΣΧΥ, και χρειάζεται επαναφορά και αλλαγή κωδικού, θα πρέπει ο Συνεργάτης να αποστέλλει στο Τμήμα Ανάληψης & Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων την επαναφορά & τη φωτοτυπία του εντύπου.

14 Σ ε λ 13 Το πρωτότυπο έντυπο θα αποστέλλεται στο Τμήμα Υποστήριξης Ελευθέρου Δικτύου Πωλήσεων, πάντα με φωτοτυπία της επαναφοράς. Στα ιδιαίτερα αιτήματα να αναγράφετε, ότι ζητάτε αλλαγή κωδικού. Για οποιεσδήποτε επιπλέον διευκρινήσεις παρακαλούμε να επικοινωνείτε με τον Κλάδο Ζωής, Τμήμα Ανάληψης και Διαχείρισης Ατομικών Συμβολαίων Ζωής.

15 Σ ε λ 14 Α.5. Αποζημιώσεις Εξαγορές Συμβολαίων Κλάδου Ζωής 5.1. Παραλαβή Έλεγχος Αποστολή Δικαιολογητικών Αποζημίωσης ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ: Σε κάθε περίπτωση για την υποβολή αιτήματος αποζημίωσης θα πρέπει να χρησιμοποιείτε αποκλειστικά το νέο έντυπο και τη διαδικασία που περιγράφεται στην υπηρεσιακή Εγκύκλιο Νο 339. Συγκεκριμένα θα πρέπει να αποστέλλετε το νέο έντυπο αίτησης αποζημίωσης ως ορίζεται στην Εγκύκλιο Νο 339, συνοδευόμενο από τα εξής έντυπα που παραμένουν σε ισχύ: Υπεύθυνη Δήλωση Νοσοκομειακής Περίθαλψης. Υπεύθυνη Δήλωση Ανικανότητας για εργασία από ατύχημα η ασθένεια. Σημείωση 1: Σύμφωνα με την Εγκύκλιο Νο 284, από 1/1/2012 όλα τα δικαιολογητικά που αφορούν καλύψεις Υγείας αποστέλλονται στη Med Net. Ο τηλεφωνικός αριθμός που πρέπει να καλούν οι πελάτες για την εξυπηρέτηση οποιασδήποτε ανάγκης τους, (αναγγελία νοσηλείας, αναζήτηση επείγουσας ιατρικής βοήθειας κ.λ.π.) είναι μόνο ο εξής: Στον Κλάδο Ζωής (Τμήμα Αποζημιώσεων & Εξαγορών) αποστέλλονται δικαιολογητικά για τις καλύψεις ΑΠΑ, ΜΟΑ, Καλύψεων Θανάτου και Απώλειας Εισοδήματος. Για οποιαδήποτε νοσηλεία (προγραμματισμένη ή μη), ο ασφαλισμένος πρέπει να επικοινωνήσει με τη Med Net, ώστε να δοθούν όλες οι απαραίτητες εγκρίσεις και οδηγίες για την κάλυψη του περιστατικού σύμφωνα με τους όρους του συμβολαίου του. CHECK-UP Σε όλες τις περιπτώσεις κάλυψης Check-Up ο πελάτης επικοινωνεί πλέον αποκλειστικά με τη Med Net με στόχο την καθοδήγηση του ανάλογα με την κάλυψη και τα τυχόν συμβεβλημένα κέντρα. Ο φάκελος αποζημίωσης «ανοίγει» από την Med Net μόνο, όταν ο πελάτης επισκεφθεί τελικά το οποιοδήποτε συμβεβλημένο κέντρο, με το οποίο και επικοινωνεί για την έγκριση των εξετάσεων. ΕΛΕΓΧΟΣ - ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ & ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ Η αποστολή των όποιων δικαιολογητικών, πρέπει να γίνεται άμεσα προς το Τμήμα Αποζημιώσεων & Εξαγορών Ατομικών Συμβολαίων, αφού προηγουμένως έχουν ελεγχθεί τα στοιχεία να είναι πλήρη και σωστά, όπως αναλυτικά αναφέρεται στην Εγκύκλιο Νο 164.

16 Σ ε λ 15 Εάν τα στοιχεία δεν είναι πλήρη και σωστά, ειδοποιείται ο συνεργάτης για τις τυχόν εκκρεμότητες. Ο συνεργάτης έχει τη δυνατότητα να στείλει όλα τα δικαιολογητικά στο Τμήμα Αποζημιώσεων & Εξαγορών με διαβιβαστικό Παρακολούθηση Εκκρεμοτήτων Το Τμήμα Αποζημιώσεων & Εξαγορών μπορεί να απαιτήσει επιπλέον δικαιολογητικά & να ενημερώσει το Συνεργάτη με επιστολή (Reply) Παραλαβή & Διεκπεραίωση Αποζημίωσης Η εξόφληση της αποζημίωσης γίνεται αποκλειστικά με πληρωμή μέσω κατάθεσης σε τραπεζικό λογαριασμό του πελάτη. Τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού στον οποίο θα γίνεται η κατάθεση του ποσού της αποζημίωσης, θα πρέπει να πιστοποιούνται μέσω αντιγράφου της πρώτης σελίδας του βιβλιαρίου της τράπεζας, όπου θα αναγράφεται το ονοματεπώνυμο και οι αριθμοί IBAN και BIC, ή άλλου επίσημου τραπεζικού παραστατικού, που αναγράφει όλα τα απαραίτητα στοιχεία. Σας υπενθυμίζουμε ότι, για την ολοκλήρωση όλων αυτών των ενεργειών αποστέλλεται ή fax στο συνεργάτη. Εξίσου σημαντική είναι η ορθή πληροφόρηση για το κινητό τηλέφωνο ή/και το του πελάτη, ώστε να λάβει σε πραγματικό χρόνο ενημέρωση για την καταβολή της σχετικής αποζημίωσης Λοιπές εργασίες τμήματος Το Τμήμα Αποζημιώσεων & Εξαγορών είναι αρμόδιο επίσης για την παραλαβή, την επεξεργασία και την διεκπεραίωση των παρακάτω εργασιών: α. Εξαγορές Συμβολαίων. Β. Δάνεια Συμβολαίων. Γ. Συντάξεις & Λήξεις Συμβολαίων. Δ. Πληρωμές Μερισμάτων. Ε. Τμηματικές Καταβολές Ασφαλίστρων (Μ06, Μ07). Για τις ανωτέρω εργασίες, παρακαλούμε όπως συμβουλευτείτε την Εγκύκλιο Νο 224. Υποβολή Αίτησης Εξαγοράς Η υποβολή της αίτησης εξαγοράς πραγματοποιείται από το συμβαλλόμενο ή τρίτο πρόσωπο με επικυρωμένη εξουσιοδότηση από τον Συμβαλλόμενο. Η αίτηση υποβάλλεται στα Κεντρικά Γραφεία (Λ. Συγγρού ) στην αρμόδια υπάλληλο, (κ. Πραγιάννη, τηλέφωνο ). Η αρμόδια υπάλληλος ενημερώνει με Υπηρεσιακό Σημείωμα το Πρακτορείο που ανήκει το συμβόλαιο για την υποβολή αίτησης εξαγοράς και στη συνέχεια προωθεί την αίτηση στο Τμήμα Εξαγορών. Σε όλες τις περιπτώσεις εξαγοράς συμβολαίου υποβάλλονται:

17 Σ ε λ 16 Το σώμα του συμβολαίου και όλα τα σχετικά έγγραφα (Πρόσθετες Πράξεις) που κατέχει ο Συμβαλλόμενος. Αν ο Συμβαλλόμενος έχει απολέσει το σώμα του συμβολαίου, τότε πρέπει να προσκομίσει μαζί με την αίτηση εξαγοράς, υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599 απώλειας συμβολαίου με θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής από Δημόσια Αρχή. Πρωτότυπη αίτηση εξαγοράς που φέρει υπογραφή του Συμβαλλόμενου. Αντίγραφο της αστυνομικής ταυτότητας του Συμβαλλόμενου. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΓΙΑ ΛΗΞΕΙΣ ΕΞΑΓΟΡΕΣ ΑΣΦΑΛΙΣΤΗΡΙΩΝ ΣΥΜΒΟΛΑΙΩΝ ΚΛ.ΖΩΗΣ Για την καταβολή οποιουδήποτε ποσού λήξης ή εξαγοράς ασφαλιστηρίου είναι απαραίτητη η προσκόμιση φωτοτυπίας του δελτίου ταυτότητας ή του διαβατηρίου και του ασφαλιστηρίου συμβολαίου ή Υπεύθυνης Δήλωσης για την απώλειά του με θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής, σε περίπτωση που έχει απολεστεί. Η πληροφόρηση των λήξεων γίνεται μέσα από τα πινάκια λήξεων (ληξιάρια), τα οποία αποστέλλονται κάθε τρίμηνο, ενώ παράλληλα μπορούν να εκτυπωθούν και μέσω της μηχανογραφικής πλατφόρμας της Εταιρείας. Τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού στον οποίο θα γίνεται η κατάθεση του ποσού εξαγοράς ή λήξης, θα πρέπει να πιστοποιούνται μέσω αντιγράφου της πρώτης σελίδας του βιβλιαρίου της τράπεζας, όπου θα αναγράφεται το ονοματεπώνυμο και οι αριθμοί IBAN και BIC, ή άλλου επίσημου τραπεζικού παραστατικού, που αναγράφει όλα τα απαραίτητα στοιχεία. Εξίσου σημαντική είναι η ορθή πληροφόρηση για το κινητό τηλέφωνο ή/και το του πελάτη, ώστε να λάβει σε πραγματικό χρόνο ενημέρωση για την καταβολή. Αντίστοιχα έχουν διαμορφωθεί τα έντυπα των αιτήσεων εξαγοράς, δείγματα των οποίων επισυνάπτονται στην εγκύκλιο N 360/ Α.6. Ανανεώσεις & Εισπράξεις Ασφαλιστηρίων Κλάδου Ζωής Τρόποι Πληρωμής Ασφαλίστρων ( Εγκύκλιος 330) Η πληρωμή των ασφαλίστρων πραγματοποιείται με τους εξής τρόπους: Ταχυπληρωμή (ΜΕΣΩ ΕΛΤΑ σε όλη την Ελλάδα). Μέσω Easypay με Υπηρεσίες της Τράπεζας Πειραιώς. Μέσω πιστωτικής κάρτας (Πάγια & μεμονωμένες). Μέσω πάγιας εντολής με χρέωση λογαριασμού. Μέσω κεντρικού ταμείου της Εταιρίας. Με κατάθεση μετρητών σε λογαριασμό της Εταιρίας. Μέσω ΔΙΑΣ σε συνεργαζόμενες Τράπεζες. Ταχυπληρωμή (Μέσω ΕΛΤΑ)

18 Σ ε λ 17 Κάθε μήνα ταχυδρομούνται σε όλους τους ασφαλισμένους «Ειδοποιήσεις - Ταχυπληρωμές». Μέσω αυτών, οι ασφαλισμένοι μπορούν χωρίς καμία επιβάρυνση να πληρώσουν την ανανέωση του Συμβολαίου τους στα ΕΛΤΑ. Easy pay: Μέσω Internet στην ιστοσελίδα ή μέσω τηλεφωνικού κέντρου στο Νο: Η πληρωμή πραγματοποιείται με χρήση κωδικού πληρωμής, ο οποίος αναφέρεται επίσης στην «Ειδοποίηση Πληρωμής». Πιστωτική Κάρτα Visa-Master Card Ο Ασφαλισμένος μπορεί να επιλέξει την εξόφληση ασφαλίστρων μέσω πιστωτικής κάρτας, συμπληρώνοντας το έντυπο εξουσιοδότησης, το αργότερο 10 ημέρες πριν την ημερομηνία οφειλής του Συμβολαίου του. Με πιστωτική κάρτα μπορεί να εξοφλεί μόνο τα ασφάλιστρα των ανανεώσεων, και όχι τα ασφάλιστρα της 1ης απόδειξης (παράδοση ΑΑ) ή απόδειξης Πρόσθετης Πράξης μετά από Τροποποίηση του συμβολαίου του. Έντυπο εξουσιοδότησης υπάρχει στην ιστοσελίδα της εταιρίας. (Εξυπηρέτηση Συνεργατών ->Πληροφορίες Δικτύου) Όταν γίνονται εισπράξεις μέσω πιστωτικής κάρτας, το Τμήμα Εισπράξεων σας ενημερώνει για τις χρεώσεις ασφαλίστρων, που δεν εγκρίθηκαν. Πάγια Εντολή Η είσπραξη ασφαλίστρων πραγματοποιείται επίσης μέσω πάγιας εντολής χρέωσης ασφαλίστρων στο λογαριασμό που διατηρεί ο πελάτης στην τράπεζά του σύμφωνα με τις οδηγίες της τελευταίας Εγκυκλίου Νο 330 και θέμα : ΠΛΗΡΩΜΗ ΑΣΦΑΛΙΣΤΡΩΝ ΜΕΣΩ ΠΑΓΙΑΣ ΕΝΤΟΛΗΣ. Μέσω κεντρικού ταμείου της Εταιρίας Κατάθεση στα κεντρικά γραφεία της Εταιρείας, Λ. Συγγρού (4ος όροφος), Νέα Σμύρνη, Αθήνα, Διεύθυνση Εισπράξεων & Εμπλοκών / Ταμείο. Με κατάθεση μετρητών σε λογαριασμό της Εταιρίας Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί η αναγραφή στην αιτιολογία της κατάθεσης του κωδικού πληρωμής και του ονοματεπώνυμου του συμβαλλόμενου.

19 Σ ε λ 18 Προς διευκόλυνση παραθέτουμε κάποιες συνεργαζόμενες Τράπεζες με την Εταιρεία : ΤΡΑΠΕΖΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ IBAN BIC ALPHA GR CRBAGRAA EUROBANK GR ERBKGRAA ΕΘΝΙΚΗ 076/ GR ETHNGRAA ΕΜΠΟΡΙΚΗ-ALPHA GR CRBAGRAA ΠΕΙΡΑΙΩΣ GR PIRBGRAA

20 Β. ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ Σ ε λ 19

21 Σ ε λ 20 Β.1. Παραγγελίες & Διαχείριση Υλικού 1.α. Αιτήσεις Κλάδου Ζωής ασφάλισης & τροποποίησης. Παραγγελία: Αρμόδια για τη διαχείριση του Έντυπου Υλικού είναι η Δ/νση Lgistics & Προμηθειών. Μπορείτε να προμηθευτείτε αιτήσεις, συμπληρώνοντας το έντυπο, που επισυνάπτεται. Το έντυπο θα πρέπει να υπογράφεται από τον αρμόδιο συνεργάτη και να φέρει τη σφραγίδα του Πρακτορείου. Η αποστολή του Εντύπου Παραγγελίας μπορεί να γίνει είτε με , στην ηλεκτρονική διεύθυνση: είτε με fax στο στον κ. Δημ. Μετζησάμη. Ακύρωση Αιτήσεων: Σε περιπτώσεις καταστροφής αιτήσεων από λάθος (υπερβολικά λάθη στην συμπλήρωση ή ατυχές γεγονός κ.α.) πρέπει να τις επιστρέψετε στην Δ/νση Lgistics & Προμηθειών Τμήμα Υλικής, Τεχνικής Υποστήριξης & Τηλεπικοινωνιών (κ. Δημ. Μετζησάμη) και να καταχωρηθεί η ένδειξη «ΑΚΥΡΟ» στα δύο έντυπα απογραφής παραλαβής. Απώλεια Αιτήσεων: Ομοίως σε περίπτωση απώλειας Αιτήσεων Κλάδου Ζωής θα πρέπει να γίνει δήλωση απώλειας ή κλοπής, στην οποία να περιλαμβάνεται αναλυτικά λίστα με αρίθμηση αυτών. Σας υπενθυμίζουμε, ότι μέσω cheetah, μπορείτε να αντλήσετε όλα τα χρήσιμα αρχεία από το πλακίδιο Σίγουρα Δίπλα Σας Για Σας Εγχειρίδιο Κλ.Ζωής (Brkers). Για οποιεσδήποτε επιπλέον διευκρινήσεις ή περιπτώσεις που δεν αναφέρονται, παρακαλούμε να επικοινωνείτε με το Τμήμα Υποστήριξης Ελευθέρου Δικτύου Πωλήσεων,