EUPA_LO_001_M_ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

Transcript

1 Αριθμός μεθοδολογικού Κώδικας και Τίτλος Τομέα Εργασίας Κώδικας και Τίτλος Ενότητας Αριθμός και Τίτλος Μαθησιακού Αποτελέσματος Τίτλος μεθοδολογικού Στόχος μεθοδολογικού EUPA_LO_001_M_ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Ατομική ή ομαδική άσκηση Ατομική Ομαδική Είδος μεθοδολογικού Περιγραφή της άσκησης Διαχείριση αλληλογραφίας LO001: Να είναι σε θέση να περιγράφει τη διαδικασία μέσω της οποίας ο οργανισμός χειρίζεται την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία. Ορισμός της πολιτικής της εταιρείας Μετά την συμπλήρωση αυτής της μελέτης περίπτωσης, οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να: 1. κατανοήσουν τη σημασία του όρου πολιτική της εταιρείας, όσο αφορά την εισερχόμενη αλληλογραφία Γραπτή άσκηση Ανάλυση βίντεο Προσομοίωση Ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής Ομαδική άσκηση με κάρτες Άσκηση με τη χρήση Δεξιοτήτων Τεχνολογίας Πληροφοριών και Επικοινωνιών Παιχνίδι ρόλων (role play) Συμμετοχή Ομαδική συζήτηση Μελέτη περίπτωσης Δημιουργική ομαδική εργασία Η μελέτη περίπτωσης παρουσιάζει μια τυπική εργάσιμη μέρα μιας προσωπικής βοηθού. Μέσα από την περιγραφή, οι εκπαιδευόμενοι πρέπει να είναι σε θέση να κατανοήσουν και να περιγράψουν την πολιτική της εταιρείας που αφορά την εισερχόμενη αλληλογραφία. Η άσκηση συνοδεύεται από 1. Μελέτη περίπτωσης 1 Σ ε λ ί δ α

2 Λύση άσκησης Άλλα σχόλια για τον εκπαιδευτή Επισυνάπτεται 2 Σ ε λ ί δ α

3 Επισυνάψεις στα μεθοδολογικά εργαλεία Μελέτη περίπτωσης Η κα. Μαίρη Χάντσον είναι υπεύθυνη γραφείου μιας φαρμακευτικής εταιρείας στην Κύπρο. Σήμερα είναι η 1 η Σεπτεμβρίου 2011 και έφτασε στο γραφείο η ώρα 7:45, 15 λεπτά νωρίτερα από ότι συνήθως. Το πρώτο πράγμα που κάνει πάντα όταν φτάνει είναι να ελέγξει την αλληλογραφία, η οποία συνήθως παραδίδεται στην ταχυδρομική θυρίδα της εταιρείας μεταξύ των ωρών 7 και 8 το πρωί. Η ταχυδρομική θυρίδα βρίσκεται πέντε λεπτά με τα πόδια από το γραφείο. Η Μαίρη αποφάσισε να περιμένει ακόμα λίγο πριν αναχωρήσει, για να βεβαιωθεί ότι η αλληλογραφία θα έχει παραδοθεί από τον ταχυδρόμο. Στο μεταξύ, άνοιξε το ηλεκτρονικό μητρώο της αλληλογραφίας, το οποίο χρησιμοποιείται για καταγραφή της εισερχόμενης αλληλογραφίας, και έβγαλε τη σφραγίδα από το συρτάρι της. Γύρω στις 08:15, η Μαίρη πήγε στην ταχυδρομική θυρίδα για να παραλάβει την αλληλογραφία. Πήρε 12 φακέλους. Επέστρεψε στο γραφείο και φυλλομέτρησε τις επιστολές για να βεβαιωθεί ότι όλες απευθύνονται στην εταιρεία, και για να εντοπίσει τυχόν ιδιωτικές επιστολές. Μια επιστολή ήταν προσωπική και απευθυνόταν σε έναν από τους συναδέλφους της, έτσι την έβαλε ξεχωριστά. Υπήρχε, επίσης, μια εμπιστευτική επιστολή η οποία απευθυνόταν στον διευθυντή της Μαίρης. Η Μαίρη άνοιξε όλους τους φακέλους εκτός από τον προσωπικό και τον εμπιστευτικό φάκελο. Τους σφράγισε με την κατάλληλη σφραγίδα και συμπλήρωσε τις λεπτομέρειες (ημερομηνία παραλαβής, όνομα παραλήπτη, κτλ.). Όλα τα σφραγισμένα αντικείμενα φωτοτυπήθηκαν και τα αντίγραφα αρχειοθετήθηκαν στο φάκελο για έλεγχο των εγγράφων. Μετά συμπλήρωσε το ηλεκτρονικό μητρώο της αλληλογραφίας. Στη συνέχεια, διένειμε την αλληλογραφία (καθώς και τον προσωπικό φάκελο). 3 Σ ε λ ί δ α

4 Στις εννέα το πρωί το αφεντικό της Μαίρης έφτασε στο γραφείο. Η Μαίρη του έδωσε την εμπιστευτική επιστολή. 4 Σ ε λ ί δ α

5 Λύση άσκησης Η πολιτική της εταιρείας αναφορικά με την εισερχόμενη αλληλογραφία συνοπτικά είναι: 1. Καθημερινός έλεγχος της ταχυδρομικής θυρίδας 2. Διαχωρισμός της προσωπικής και εμπιστευτικής αλληλογραφίας 3. Άνοιγμα των υπόλοιπων αντικειμένων της αλληλογραφίας 4. Σφράγισμα με την κατάλληλη σφραγίδα 5. Αντιγραφή των σφραγισμένων αντικειμένων και αποθήκευση των αντίγραφων αυτών στο φάκελο για έλεγχο των εγγράφων 6. Καταχώρηση του ταχυδρομείου στο ηλεκτρονικό μητρώο της αλληλογραφίας 7. Διανομή των σφραγισμένων αντικειμένων. Διανομή και της προσωπικής και εμπιστευτικής αλληλογραφίας 5 Σ ε λ ί δ α