Περιεχόμενα. Τα βασικά του Office. Kεφάλαιο1. Χρήση αρχείων. Kεφάλαιο2. Εργαλεία Διαδικτύου και γραφικών του Office. Kεφάλαιο3

Transcript

1

2 Περιεχόμενα ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΟΥ OFFICE Kεφάλαιο Τα βασικά του Office Εκκίνηση και τερματισμός εφαρμογών του Office...4 Περιήγηση στα παράθυρα προγραμμάτων...6 Χρήση της Κορδέλας... Προσαρμογή της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης...0 Εύρεση των διαταγών προσαρμογής... Απενεργοποίηση της Προεπισκόπησης σε πραγματικό χρόνο...3 Βοήθεια για το Office...4 Προσθήκη και αφαίρεση συστατικών του Office...6 Διάγνωση προβλημάτων των προγραμμάτων του Office... Kεφάλαιο Χρήση αρχείων Δημιουργία νέου αρχείου...0 Αποθήκευση αρχείου... Άνοιγμα υπάρχοντος αρχείου...3 Κλείσιμο αρχείου...4 Εκτύπωση αρχείου...5 Αποκοπή, αντιγραφή, και επικόλληση δεδομένων...6 Άνοιγμα πολλών αρχείων... APXEIO Kεφάλαιο3 Εργαλεία Διαδικτύου και γραφικών του Office Δημιουργία αρχείου HTML...30 Προσθήκη υπερσυνδέσμου...3 Σχεδίαση Αυτόματων Σχημάτων...34

3 i Hyperlink Bookmark Links # Header Drop Cap Text Προσθήκη έτοιμων εικόνων Clip Art...36 Εμφάνιση εικόνων Clip Art με την Οργάνωση Clip...3 Προσθήκη εικόνας...40 Προσθήκη περιγράμματος εικόνας...4 Εφαρμογή εφέ εικόνας...43 Προσθήκη αντικειμένου WordArt...44 Μετακίνηση και αλλαγή μεγέθους αντικειμένου...46 Περιστροφή και κατοπτρισμός αντικειμένων...4 Περικοπή εικόνας...50 Προσθήκη σκιάς και τριδιάστατων εφέ...5 Τακτοποίηση αντικειμένων...54 Έλεγχος της αναδίπλωσης κειμένου...56 Αλλαγή χρώματος εικόνας...57 Προσθήκη γραφημάτων SmartArt...5 WORD Κεφάλαιο4 Προσθήκη κειμένου Αλλαγή προβολής του Word...6 Πληκτρολόγηση και επεξεργασία κειμένου...64 Επιλογή κειμένου...66 Μετακίνηση και αντιγραφή κειμένου...6 Προσθήκη Γρήγορων Τμημάτων...70 Εφαρμογή προτύπου...7 Προσθήκη συμβόλων...74 Δημιουργία δημοσίευσης ιστολογίου...76 New Document - Word Home Insert Page Layout References Mailings Review View Cover Page Blank Page Page Break Table Shapes Pages Tables Picture Clip Art Chart Illustrations Αγαπητή μαμά, Quick Parts Word Art

4 Περιεχόμενα Κεφάλαιο5 Μορφοποίηση κειμένου Προσθήκη βασικών μορφοποιήσεων...7 Χρήση της μικρής γραμμής εργαλείων...79 Αλλαγή γραμματοσειράς...0 Αλλαγή μεγέθους γραμματοσειράς... Προσθήκη χρώματος σε κείμενο...4 Στοίχιση κειμένου...5 Ρύθμιση του διάστιχου...6 Ρύθμιση της απόστασης χαρακτήρων...7 Εφαρμογή έγχρωμης σκίασης... Επισήμανση κειμένου...9 Αντιγραφή μορφοποίησης...90 Καθαρισμός μορφοποίησης...9 Κείμενο σε εσοχή...9 Ορισμός στηλοθετών...94 Δημιουργία λιστών με κουκκίδες και αρίθμηση...96 Ρύθμιση περιθωρίων...9 Μορφοποίηση με στυλ...00 B I ab A Times New 0 A B A! τούμε για γιορτ σκευή...θα έρθ τό στις 7.30; Κεφάλαιο6 Χρήση πινάκων Προσθήκη πίνακα...0 Προσθήκη έτοιμου πίνακα...03 Σχεδίαση πίνακα...04 Εισαγωγή λογιστικού φύλλου του Excel...05 Επιλογή κελιών πίνακα...06 Ρύθμιση πλάτους στηλών και ύψους γραμμών...07 Προσθήκη στηλών και γραμμών...0 Διαγραφή στηλών και γραμμών...09 Περιοδικός πίνακας στοιχείων 3 Li Lithium 6.94 Na Sodium KPotassium Rb 37 Rubidium Cs 55 Cessium Fr 7 Francium (3) 3 4 Be Beryllium 9.0 Be Beryllium 9.0 Ca 0 Calcium Sr 3 Strontium Ba Barium Ra Radium (6) 3

5 Scott Συγχώνευση κελιών πίνακα...0 Διαίρεση κελιών πίνακα... Εφαρμογή στυλ πίνακα... Αλλαγή στοίχισης στα κελιά...3 Αλλαγή θέσης πίνακα...4 Αλλαγή μεγέθους πίνακα...5 θμοί Γιώργος Test Test Test Test Midterm Midterm Τάκης Angela Jonatha 3 Νίκος Κεφάλαιο7 Προσθήκη βελτιώσεων Εφαρμογή θέματος...6 Προσθήκη περιγραμμάτων... Δημιουργία στηλών...0 Προσθήκη κεφαλίδων και υποσέλιδων... Προσθήκη σχολίων...4 Προσθήκη υποσημειώσεων και σημειώσεων τέλους...6 Προσθήκη αρίθμησης και αλλαγών σελίδων... Προσθήκη υδατογραφήματος...30 ty Αφηρημένα θέματα Έγχρωμα θέματα Viva Sand Κεφάλαιο Αναθεώρηση και εκτύπωση εγγράφων Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου...3 Έλεγχος ορθογραφίας και γραμματικής...34 Χρήση της Αυτόματης Διόρθωσης...36 Χρήση του Θησαυρού...3 Έλεγχος του εγγράφου σας για κρυφά ή προσωπικά δεδομένα...39 Παρακολούθηση και αναθεώρηση αλλαγών σε έγγραφα...40 Αποστολή εγγράφου με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο...4 Αλλαγή μεγέθους χαρτιού...43 Εκτύπωση φακέλων...44 είνια είναι κια και κέιμενο κείμενο ουπμί κουμπί κλομα ακόμα αλιώς αλλιώς αντλι αντί προχωρείστε προχωρή σβύστε σβήστε

6 Περιεχόμενα EXCEL Κεφάλαιο9 Δημιουργία φύλλων εργασίας Καταχώριση δεδομένων σε κελιά...4 Επιλογή κελιών...50 Ταχύτερη καταχώριση δεδομένων με την Αυτόματη Συμπλήρωση...5 Προσθήκη στηλών και γραμμών...54 Διαγραφή στηλών και γραμμών...56 Αλλαγή μεγέθους στηλών και γραμμών...5 Ενεργοποίηση της αναδίπλωσης κειμένου...59 Κεντράρισμα δεδομένων κατά πλάτος στηλών...60 Σταθεροποίηση στήλης ή γραμμής...6 Διαγραφή δεδομένων ή κελιών...6 ΚΕΛΙ ΑΡΙΘΜΟΣ 3 Γενικό Σύνολο: Κεφάλαιο0 Τα βασικά των φύλλων εργασίας Ονομασία φύλλων εργασίας...64 Διαγραφή φύλλου εργασίας...65 Προσθήκη φύλλου εργασίας...66 Μετακίνηση φύλλου εργασίας...67 Αντιγραφή φύλλου εργασίας...6 Μορφοποίηση καρτελών φύλλων εργασίας με χρώμα...69 Εύρεση και αντικατάσταση δεδομένων...70 Ταξινόμηση δεδομένων...7 Φιλτράρισμα δεδομένων με το Αυτόματο Φίλτρο...74 Προσθήκη σχολίου...76 Παρακολούθηση και αναθεώρηση αλλαγών σε βιβλία εργασίας...7 Αλλαγή επιλογών διαμόρφωσης σελίδας... XL Φύλλο εργασίας

7 Κεφάλαιο Χρήση τύπων και συναρτήσεων Τι είναι οι τύποι...4 Δημιουργία τύπων...6 Ορισμός ονόματος περιοχής... Αναφορές περιοχών σε τύπους...90 Αναφορές κελιών άλλων φύλλων εργασίας...9 Χρήση απόλυτων και σχετικών αναφορών κελιών...9 Τι είναι οι συναρτήσεις...94 Εφαρμογή μιας συνάρτησης...96 Αθροίσματα κελιών με την Αυτόματη Άθροιση...00 Παρακολούθηση φύλλου εργασίας για σφάλματα...0 Προσθήκη παραθύρου παρακολούθησης =5+ 9 // Κεφάλαιο Μορφοποίηση φύλλων εργασίας Αλλαγή μορφής αριθμών...0 Αλλαγή γραμματοσειράς και μεγέθους...0 Αύξηση ή μείωση δεκαδικών ψηφίων... Αλλαγή χρώματος δεδομένων...3 Ρύθμιση της στοίχισης στα κελιά...4 Έλεγχος του προσανατολισμού των δεδομένων...6 Αντιγραφή μορφοποίησης κελιού...7 Προσθήκη περιγραμμάτων... Μορφοποίηση δεδομένων με στυλ...0 Προσθήκη μορφοποίησης υπό όρους...

8 Περιεχόμενα Κεφάλαιο3 Χρήση γραφημάτων Δημιουργία γραφήματος...4 Μετακίνηση και αλλαγή μεγέθους γραφημάτων...6 Αλλαγή τύπου γραφήματος... Αλλαγή στυλ γραφήματος...9 Αλλαγή διάταξης γραφήματος...30 Προσθήκη τίτλων αξόνων...3 Μορφοποίηση αντικειμένων γραφημάτων...3 Προσθήκη γραμμών πλέγματος...34 Αλλαγή δεδομένων γραφήματος % 5 % 70% % 40 % POWERPOINT Κεφάλαιο4 Τα βασικά των παρουσιάσεων Δημιουργία παρουσίασης με πρότυπο...3 Δημιουργία κενής παρουσίασης...40 Αλλαγή προβολής του PowerPoint...4 Paste Add Slide Reset I U Delete B S Clipboard Slides Font Δημιουργία παρουσίασης Κεφάλαιο5 Δημιουργία διαφανειών Προσθήκη και επεξεργασία κειμένου διαφάνειας...44 Αλλαγή γραμματοσειράς και μεγέθους κειμένου...46 Αλλαγή χρώματος κειμένου...4 Αλλαγή στυλ κειμένου...50 Αλλαγή στοίχισης κειμένου...5 Ρύθμιση του διάστιχου...5 Εφαρμογή θέματος...53 B ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΤΕ ΚΕΙΜΕΝΟ ΕΔΩ

9 Αλλαγή διάταξης διαφάνειας...54 Προσθήκη νέου αντικειμένου κειμένου...55 Προσθήκη έτοιμων εικόνων Clip Art σε διαφάνεια...56 Προσθήκη γραφήματος σε διαφάνεια...5 Προσθήκη πίνακα σε διαφάνεια...60 Μετακίνηση αντικειμένου διαφάνειας...6 Αλλαγή μεγέθους αντικειμένου διαφάνειας...63 Δημιουργία προσαρμοσμένης διάταξης με το υπόδειγμα διαφανειών...64 Κεφάλαιο6 Δημιουργία προβολής διαφανειών Προσθήκη και διαγραφή διαφανειών...66 Αναδιάταξη διαφανειών...6 Εφαρμογή εφέ μετάβασης μεταξύ διαφανειών...70 Προσθήκη εφέ κίνησης...7 Προσθήκη αποσπάσματος πολυμέσων...74 Εγγραφή αφήγησης...76 Ετοιμασία προβολής διαφανειών...77 Δημιουργία παρουσίασης σε στυλ άλμπουμ φωτογραφιών...7 ΜΕΝΟΥ ΜΕΤΑΒΑΣΕΩ Διάλυση Ώθηση Διαίρεση Αποκάλυψη Σβήσιμο Κεφάλαιο7 Εκτέλεση προβολής διαφανειών Δοκιμή προβολής διαφανειών...0 Εκτέλεση της προβολής διαφανειών... Δημιουργία σημειώσεων ομιλητή...4 Συσκευασία της παρουσίασής σας σε CD...6

10 Περιεχόμενα ACCESS Κεφάλαιο Τα βασικά των βάσεων δεδομένων Βασικές έννοιες βάσεων δεδομένων...90 Δημιουργία κενής βάσης δεδομένων...9 Δημιουργία βάσης δεδομένων με τη χρήση προτύπου...94 Ευρετήριο βάσης δεδομένων Κεφάλαιο9 Προσθήκη δεδομένων με τη χρήση πινάκων Δημιουργία νέου πίνακα...96 Δημιουργία πίνακα από πρότυπο πίνακα Αλλαγή προβολής πίνακα...30 Προσθήκη πεδίου Διαγραφή πεδίου Απόκρυψη πεδίου Μετακίνηση πεδίου Προσθήκη εγγραφής...30 Διαγραφή εγγραφής ccess Ο πίνακάς μου Κεφάλαιο0 Προσθήκη δεδομένων με τη χρήση φόρμας Δημιουργία φόρμας με τη χρήση Οδηγού...30 Δημιουργία Γρήγορης φόρμας...34 Προσθήκη εγγραφής...36 Μετακίνηση στις εγγραφές...3 Διαγραφή εγγραφής...39 Αλλαγή προβολής φόρμας...30 Μετακίνηση πεδίου...3 Όνομα Διεύθυνση Πόλη Νομός Τ.Κ Μίμης Νίκου Ιτέα Ίων Ιτ α Φωκίδο

11 Διαγραφή πεδίου...3 Προσθήκη πεδίου...33 Αλλαγή της μορφοποίησης πεδίου...34 Εφαρμογή γρήγορης μορφοποίησης...35 Εγγραφ Εγγραφή 3 Εγγραφή Εγγραφή Ε Βάση δεδομένων Ένα άλλο πεδίο Εγγ γρ Εγγ Εγγ γ Εγγρ γρ Εγ Ε φ 3 : Φόρμα Εγγραφή Εγγραφή 3 Κεφάλαιο Εύρεση και υποβολή ερωτημάτων σε δεδομένα Ταξινόμηση εγγραφών...36 Φιλτράρισμα εγγραφών...3 Εκτέλεση απλού ερωτήματος Δημιουργία έκθεσης OUTLOOK Κεφάλαιο Οργάνωση με το Outlook Εμφάνιση συστατικών του Outlook Προγραμματισμός συνάντησης...34 Προγραμματισμός επαναλαμβανόμενης συνάντησης Προγραμματισμός συμβάντος Προγραμματισμός σύσκεψης...34 Δημιουργία νέας επαφής Δημιουργία νέας εργασίας...35 Προσθήκη σημείωσης Οργάνωση των στοιχείων του Outlook Εκτέλεση άμεσης αναζήτησης...35 Προσαρμογή της Γραμμής εκκρεμών εργασιών Mr. Reeder E tar ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΣΗ

12 Περιεχόμενα Κεφάλαιο3 Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με το Outlook Δημιουργία και αποστολή μηνύματος Ανάγνωση εισερχόμενου μηνύματος...36 Έλεγχος του παραθύρου Ανάγνωσης Απάντηση ή προώθηση μηνύματος Προσθήκη αποστολέα στο Βιβλίο διευθύνσεών σας Διαγραφή μηνύματος Επισύναψη αρχείου σε μήνυμα...36 Καθαρισμός του γραμματοκιβωτίου Απαγόρευση ανεπιθύμητης αλληλογραφίας Δημιουργία κανόνα μηνυμάτων ναγνώσουνώσου μένα -χορδη κιθάρα νο: OUTLOOK Αγαπητέ κ. Αναγνώστου, Α Από: Εμ Π Θα ήθελα να με πληροφορήσετε σχετικά -χορδη κιθάρα της αγγελίας σας, επει έ πολύ PUBLISHER Κεφάλαιο4 Τα βασικά του Publisher Δημιουργία δημοσίευσης...30 Δημιουργία κενής δημοσίευσης...3 Μεγέθυνση και σμίκρυνση...34 Προσθήκη κειμένου...36 Προσθήκη νέου πλαισίου κειμένου...37 Προσθήκη εικόνας σε δημοσίευση...3 Προσθήκη έτοιμων εικόνων Clip Art σε δημοσίευση Αναφορά για το διάστημα του Κώστα Παπουτσή Να τα εκατοστήσεις! Πωλεί

13 Κεφάλαιο5 Προσαρμογή δημοσίευσης Αλλαγή γραμματοσειράς και μεγέθους κειμένου...39 Αλλαγή στυλ κειμένου Αλλαγή στοίχισης κειμένου Αλλαγή χρώματος κειμένου Έλεγχος της αναδίπλωσης του κειμένου Προσθήκη περιγράμματος Μετακίνηση αντικειμένου δημοσίευσης...39 Αλλαγή μεγέθους αντικειμένου δημοσίευσης Σύνδεση πλαισίων κειμένου Αλλαγή φόντου σελίδας...40 Προσθήκη αντικειμένου από τη συλλογή σχεδίων Χρήση της βιβλιοθήκης περιεχομένου ft Κέντρο Συζητάγαμε πώς θα κατ στις τελευταίες συναντή του διακομιστή Visual Μόλις εγκριθούν τα γρα ΣΒΗΝΟΥΜΕ τα αρχεία Δεν θα υπάρχουν εικόν εκτός από τα ακόλουθα 596 TYV Excel 539 Windows Simp TYV HTML TYV Υπολογισ ters Sim

14 Τι είναι οι τύποι Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους για να κάνετε όλων των ειδών τους υπολογισμούς με τα δεδομένα σας στο Excel. Μπορείτε να δημιουργήσετε τύπους με τη χρήση μαθηματικών τελεστών, τιμών, και αναφορών κελιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε τα περιεχόμενα μιας στήλης με τιμές μηνιαίων πωλήσεων ώστε να υπολογίσετε το άθροισμα των πωλήσεων. Αν είστε αρχάριοι στη δημιουργία τύπων, η ενότητα αυτή εξηγεί όλα τα βασικά που είναι απαραίτητα για να δημιουργείτε τους δικούς σας τύπους στο Excel. Δομή των τύπων Κανονικά, όταν γράφετε ένα μαθηματικό τύπο, γράφετε τις τιμές και τους τελεστές, και μετά προσθέτετε ένα σύμβολο ίσον, όπως + =. Στο Excel, η δομή των τύπων είναι λίγο διαφορετική. Όλοι οι τύποι του Excel ξεκινούν με το σύμβολο ίσον (=), όπως για παράδειγμα =+. Το σύμβολο ίσον κάνει το Excel να αναγνωρίζει αμέσως ότι τα δεδομένα που ακολουθούν είναι ένας τύπος και όχι μια συνηθισμένη καταχώριση κελιού =5+ = * // Αναφορές κελιών Αν και στους τύπους σας στο Excel μπορείτε να καταχωρίζετε συγκεκριμένες τιμές, έχετε επίσης τη δυνατότητα να αναφέρεστε σε δεδομένα συγκεκριμένων κελιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε δύο κελιά ή να πολλαπλασιάσετε τα περιεχόμενα ενός κελιού με μια τιμή. Κάθε κελί ενός φύλλου εργασίας έχει μια μοναδική διεύθυνση, η οποία ονομάζεται και αναφορά κελιού. Εξ ορισμού, τα κελιά χαρακτηρίζονται από ένα γράμμα στήλης και έναν αριθμό γραμμής, οπότε το κελί D5 είναι το πέμπτο κελί προς τα κάτω στη στήλη D. Για να κάνετε πιο εύχρηστα τα φύλλα εργασίας σας, μπορείτε επίσης να δώσετε σε κελιά δικά σας ξεχωριστά ονόματα. Για παράδειγμα, αν ένα κελί περιέχει το άθροισμα των εβδομαδιαίων πωλήσεων, θα μπορούσατε να το ονομάσετε Πωλήσεις. Περιοχές κελιών Μια ομάδα συναφών κελιών ενός φύλλου εργασίας ονομάζεται περιοχή. Οι περιοχές κελιών χαρακτηρίζονται από τα σημεία αγκύρωσής τους, δηλαδή την επάνω αριστερή και την κάτω δεξιά γωνία της περιοχής. Οι αναφορές περιοχών περιλαμβάνουν και τα δύο σημεία αγκύρωσης διαχωρισμένα με μια άνω και κάτω τελεία. Για παράδειγμα, το όνομα περιοχής A:B3 περιλαμβάνει τα κελιά A, A, A3, B, B, και B3. Επίσης, μπορείτε να δώσετε εξατομικευμένα ονόματα στις περιοχές σας ώστε να είναι εύκολος ο προσδιορισμός των περιεχομένων τους. Τα ονόματα περιοχών πρέπει να ξεκινούν με γράμμα ή υπογράμμιση και μπορούν να αποτελούνται από πεζούς και κεφαλαίους χαρακτήρες. Τα κενά διαστήματα δεν επιτρέπονται σε ονόματα περιοχών Η περιοχή μου 4

15 EXCEL Χρήση τύπων και συναρτήσεων Κεφάλαιο Μαθηµατικοί τελεστές Στο Excel, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε µαθηµατικούς τελεστές για να δηµιουργήσετε τύπους. Στους βασικούς τελεστές περιλαµβάνονται οι εξής: Τελεστής Πράξη + Πρόσθεση - Αφαίρεση * Πολλαπλασιασµός / Διαίρεση % Ποσοστό Ύψωση σε δύναµη Τελεστής Πράξη = Ίσο µε < Μικρότερο από Μικρότερο από ή ίσο µε > Μεγαλύτερο από Μεγαλύτερο από ή ίσο µε <> Διάφορο από Προτεραιότητα τελεστών Το Excel εκτελεί µια σειρά πράξεων από αριστερά προς τα δεξιά, αλλά δίνει και σε κάποιους τελεστές προτεραιότητα σε σχέση µε άλλους, ως εξής: Πρώτο Δεύτερο Τρίτο Τέταρτο Όλες οι πράξεις που είναι µέσα σε παρενθέσεις Εξισώσεις µε ύψωση σε δύναµη Πολλαπλασιασµός και διαίρεση Πρόσθεση και αφαίρεση Όταν δηµιουργείτε εξισώσεις, η σειρά των πράξεων καθορίζει το αποτέλεσµα. Για παράδειγµα, αν θέλετε να υπολογίσετε το µέσο όρο των τιµών των κελιών A, B, και C, και καταχωρίσετε την εξίσωση =A+B+C/3, θα πάρετε λάθος αποτέλεσµα. Αυτό συµβαίνει επειδή το Excel διαιρεί την τιµή του κελιού C µε το 3, και µετά προσθέτει το αποτέλεσµα στο άθροισµα A+B. Σύµφωνα µε την προτεραιότητα των τελεστών, η διαίρεση προηγείται της πρόσθεσης. Ο σωστός τρόπος να πληκτρολογήσετε τον τύπο υπολογισµού του µέσου όρου είναι =(A+B+C)/3. Κλείνοντας τις τιµές σε παρενθέσεις, βάζετε το Excel να προσθέσει πρώτα τις τιµές των κελιών και µετά να διαιρέσει το αποτέλεσµα µε το 3. Τελεστές αναφοράς Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε τους τελεστές αναφοράς του Excel για να ελέγξετε τον τρόπο οµαδοποίησης των κελιών και των περιοχών από έναν τύπο, για την εκτέλεση υπολογισµών. Για παράδειγµα, αν ο τύπος σας πρέπει να συµπεριλάβει την περιοχή κελιών D:D0 και το κελί E0, µπορείτε να πείτε στο Excel να υπολογίσει όλα τα δεδοµένα που περιέχονται στα κελιά αυτά, χρησιµοποιώντας έναν τελεστή αναφοράς. Ο τύπος σας µπορεί να µοιάζει µε τον εξής: =SUM(D:D0,E0). Τελεστής Παράδειγµα Πράξη : =SUM(D3:E) Τελεστής περιοχής. Υπολογίζει την αναφορά ως µοναδική αναφορά, συµπεριλαµβάνοντας όλα τα κελιά της περιοχής που περικλείεται ανάµεσα στις δύο γωνίες της αναφοράς., =SUM(D3:E,F3) Τελεστής ένωσης. Υπολογίζει τις δύο αναφορές ως µία µοναδική αναφορά. =SUM(D3:D0 D0:E5) =SUM(Σύνολο Πωλήσεις) Τελεστής τοµής. Υπολογίζει τα κελιά που είναι κοινά και στις δύο αναφορές. Τελεστής τοµής. Υπολογίζει τα κελιά της τοµής της στήλης µε την ετικέτα Σύνολο και της γραµµής µε την ετικέτα Πωλήσεις. 5

16 Δημιουργία τύπων Μπορείτε να γράψετε έναν τύπο που θα εκτελεί κάποιον υπολογισμό με τα δεδομένα των κελιών του φύλλου εργασίας σας. Όλοι οι τύποι στο Excel αρχίζουν με ένα σύμβολο ίσον (=). Μπορείτε να αναφερθείτε σε τιμές κελιών καταχωρίζοντας το όνομα του κελιού, που ονομάζεται και αναφορά κελιού. Για παράδειγμα, αν θέλατε να προσθέσετε τα περιεχόμενα των κελιών C3 και C4, ο τύπος σας θα ήταν ο εξής: =C3+C4. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τύπο στη Γραμμή Τύπων στην κορυφή του φύλλου εργασίας. Τα αποτελέσματα των τύπων εμφανίζονται πάντα στο κελί στο οποίο καταχωρίζετε τον τύπο. Δημιουργήστε τύπους ❶ Πατήστε στο κελί στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τον τύπο. ❷ Πληκτρολογήστε =. Το Excel εμφανίζει τον τύπο στη Γραμμή Τύπων και στο ενεργό κελί. ❷ ❶ ❸ Πατήστε στο πρώτο κελί το οποίο αναφέρεται στον τύπο. Το Excel προσθέτει την αναφορά του κελιού στον τύπο. ❸ 6

17 EXCEL Χρήση τύπων και συναρτήσεων Κεφάλαιο ❹ Πληκτρολογήστε έναν τελεστή για τον τύπο. Σημείωση: Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους μαθηματικούς τελεστές, δείτε την προηγούμενη ενότητα, Τι είναι οι τύποι. ❺ Πατήστε στο επόµενο κελί στο οποίο αναφέρεται ο τύπος. Το Excel προσθέτει την αναφορά του κελιού στον τύπο. ❻ Πατήστε. Μπορείτε επίσης να πατήσετε στο κουµπί Εισαγωγή ( ) στη Γραµµή Τύπων για να αποδεχθείτε τις αλλαγές. Μπορείτε να πατήσετε στο κουµπί Ακύρωση ( ) για να ακυρώσετε την προσθήκη του τύπου. Το αποτέλεσµα του τύπου εµφανίζεται στο κελί. Για να δείτε τον τύπο στη Γραµµή Τύπων, µπορείτε απλώς να πατήσετε στο κελί. Στη Γραµµή Τύπων εµφανίζεται οποιοσδήποτε τύπος περιέχεται στο ενεργό κελί. Σημείωση: Αν αλλάξετε κάποια από τις τιμές στις οποίες αναφέρεται ο τύπος σας, το αποτέλεσμα του τύπου ενημερώνεται αυτόματα σύμφωνα με τις αλλαγές. ❹ ❺ Πώς µπορώ να τροποποιήσω έναν τύπο; Για να τροποποιήσετε έναν τύπο, απλώς πατήστε στο κελί που τον περιέχει και κάντε τις αλλαγές σας στη Γραµµή Τύπων. Επίσης, µπορείτε να διπλοπατήσετε στο κελί για να κάνετε αλλαγές απευθείας στον τύπο που περιέχει αυτό. Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε τα πλήκτρα βελών του πληκτρολογίου για να µεταφέρετε το δροµέα στη θέση που θέλετε να επεξεργαστείτε τα δεδοµένα, ή απλώς να πατήσετε εκεί µε το ποντίκι σας. Μπορείτε να πατήσετε τα πλήκτρα και για να κάνετε αλλαγές στον τύπο και να πληκτρολογήσετε νέες τιµές και αναφορές σύµφωνα µε τις ανάγκες. Όταν τελειώσετε τις αλλαγές σας, πατήστε ή πατήστε στο κουµπί Εισαγωγή ( ) στη Γραµµή Τύπων. Τι γίνεται αν δω ένα µήνυµα σφάλµατος στον τύπο µου; Αν δείτε ένα µήνυµα σφάλµατος, όπως το # ΙΑΙΡ/0!, ελέγξτε προσεκτικά τις αναφορές στον τύπο, ώστε να βεβαιωθείτε ότι αντιστοιχούν στα σωστά κελιά. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι δεν προσπαθείτε να διαιρέσετε µε το µηδέν, πράγµα που προκαλεί πάντοτε ένα σφάλµα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά µε τη διόρθωση λαθών στους τύπους, δείτε την εργασία Παρακολούθηση φύλλου εργασίας για σφάλµατα στη συνέχεια του κεφαλαίου. 7

18 Ορισμός ονόματος περιοχής Στα κελιά και στις περιοχές κελιών που χρησιμοποιείτε σε ένα φύλλο εργασίας, μπορείτε να δίνετε περιγραφικά ονόματα ώστε να προσδιορίζετε πιο εύκολα τα περιεχόμενά τους. Μια περιοχή είναι απλώς μια ομάδα κελιών με συναφές περιεχόμενο, ή μπορεί να αποτελείται και από ένα μόνο κελί. Η ονομασία περιοχών μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να καταλαβαίνετε τους τύπους. Ένα όνομα περιοχής όπως το Σύνολο_ Πωλήσεων αναγνωρίζεται πολύ πιο εύκολα από μια γενική αναφορά όπως η B4:C ΧΑΙΡΕΤE Πωλήσεις το όνομα της περιοχής μου είναι Ορίστε ένα όνομα περιοχής ΟΝΟΜΑΣΙΑ ΠΕΡΙΟΧΗΣ ❶ Επιλέξτε την περιοχή κελιών που θέλετε να ονομάσετε. ❷ Πατήστε στο εσωτερικό του Πλαισίου ονόματος στη Γραμμή Τύπων. Επίσης, μπορείτε να πατήσετε στο βέλος Ορισμός ονόματος στην καρτέλα Τύποι και μετά να πατήσετε στην επιλογή Ορισμός ονόματος για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Νέο όνομα. ❷ ❶ ❸ Πληκτρολογήστε ένα όνομα για την περιοχή. ❹ Πατήστε. Το Excel θα αναθέσει το όνομα στα κελιά. ❸

19 EXCEL Χρήση τύπων και συναρτήσεων Κεφάλαιο ΜΕΤΑΒΑΣΗ ΣΕ ΠΕΡΙΟΧΗ ❶ Πατήστε στο βέλος του Πλαισίου ονόματος. ❷ Πατήστε στο όνομα της περιοχής στην οποία θέλετε να μεταφερθείτε. ❶ ❷ Το Excel σάς μεταφέρει αμέσως στα συγκεκριμένα κελιά. Υπάρχουν κανόνες για τα ονόματα των περιοχών; Ναι. Τα ονόματα των περιοχών πρέπει να ξεκινούν με ένα γράμμα ή μια υπογράμμιση (_). Μετά από αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιονδήποτε χαρακτήρα, κεφαλαίο ή πεζό, ή οποιοδήποτε σύμβολο στίξης ή του πληκτρολογίου, με εξαίρεση την παύλα και το κενό διάστημα. Επειδή στα ονόματα περιοχών απαγορεύονται οι παύλες και τα κενά διαστήματα, αντί γι αυτά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τελεία ή υπογράμμιση. Περιοχή Όνομα ΟΡΟΣ EXCEL Πώς μπορώ να επεξεργαστώ ένα όνομα περιοχής; Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία της Διαχείρισης ονομάτων για να κάνετε αλλαγές στα ονόματα των περιοχών σας. Για να ανοίξετε τη Διαχείριση ονομάτων, στην καρτέλα Τύποι πατήστε στο κουμπί Διαχείριση ονομάτων. Μπορείτε να τροποποιήσετε υπάρχοντα ονόματα περιοχών ή να καταργήσετε περιοχές των οποίων τα ονόματα δε χρειάζεστε πλέον στο φύλλο εργασίας. άγρια Περιοχή Όνομα περιοχή ΟΡΟΣ EXCEL 9

20 Αναφορές περιοχών σε τύπους Σε έναν τύπο, μπορείτε να αναφέρεστε σε μια ολόκληρη ομάδα κελιών, με το όνομα της περιοχής αυτής. Έτσι μπορείτε να κερδίσετε χρόνο κατά τη δημιουργία τύπων σε ένα φύλλο εργασίας, και τα ονόματα περιοχών είναι πολύ πιο εύκολο να τα θυμάστε από τα προεπιλεγμένα ονόματα που τους δίνει το Excel. Αναφερθείτε σε περιοχές μέσα σε τύπους ❶ Πατήστε στο κελί στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν τύπο. ❷ Πληκτρολογήστε τον τύπο που θέλετε να εφαρμόσετε. Σημείωση: Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε την ενότητα Δημιουργία τύπων προηγουμένως στο κεφάλαιο αυτό. ❸ Για να προσθέσετε μια περιοχή στον τύπο, πατήστε στο κουμπί Χρήση σε τύπο της καρτέλας Τύποι. ❹ Πατήστε σε ένα όνομα περιοχής. Το Excel προσθέτει αυτόματα το όνομα της περιοχής. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε την περιοχή απευθείας στο φύλλο εργασίας. ❺ Συνεχίστε τη δημιουργία του τύπου σύμφωνα με τις ανάγκες σας. ❻ Πατήστε το πλήκτρο ή πατήστε στο κουμπί Εισαγωγή ( )στη Γραμμή Τύπων για να καταχωρίσετε τον τύπο. Στο κελί εμφανίζεται το αποτέλεσμα του τύπου. Επίσης, μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Χρήση σε τύπο της καρτέλας Τύποι και να επιλέξετε Επικόλληση ονομάτων για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Επικόλληση ονόματος, όπου έχετε τη δυνατότητα να διαλέξετε την περιοχή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον τύπο. 90 ❻ ❶ ❸ ❷ ❺ ❹

21 Αναφορές κελιών άλλων φύλλων εργασίας Κεφάλαιο Στους τύπους που δημιουργείτε στο Excel, μπορείτε να αναφέρεστε σε κελιά άλλων φύλλων εργασίας. Όταν αναφέρεστε σε δεδομένα άλλων φύλλων εργασίας, πρέπει να δίνετε το όνομα του φύλλου εργασίας ακολουθούμενο από ένα θαυμαστικό και τη διεύθυνση του κελιού, όπως Φύλλο!D. Αν το φύλλο έχει ένα συγκεκριμένο όνομα, όπως Πωλήσεις, πρέπει να χρησιμοποιείτε αυτό το όνομα μαζί με το θαυμαστικό, ακολουθούμενα από την αναφορά του κελιού ή της περιοχής, όπως Πωλήσεις!D. Αν στο όνομα του φύλλου εργασίας περιέχονται κενά διαστήματα, κλείστε την αναφορά σε μονά εισαγωγικά, Σύνολο πωλήσεων!d. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα ονόματα των φύλλων εργασίας του Excel, δείτε το Κεφάλαιο 0. Πωλήσεις κατά περιφέρεια Σύνολο πωλήσεων Πωλήσεις κατά περιφέρεια Αναφερθείτε σε κελιά άλλων φύλλων εργασίας ❶ Πατήστε στο κελί στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν τύπο. ❷ Δημιουργήστε τον τύπο που θέλετε να εφαρμόσετε. Σημείωση: Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε την ενότητα Δημιουργία τύπων προηγουμένως στο κεφάλαιο αυτό. ❸ Όταν είστε έτοιμοι να προσθέσετε στον τύπο ένα κελί ή μια περιοχή από άλλο φύλλο εργασίας, πληκτρολογήστε το όνομα του φύλλου εργασίας. ❹ Πληκτρολογήστε ένα θαυμαστικό. ❶ ❸ ❷ ❹ ❺ ❺ Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του κελιού ή της περιοχής. Συνεχίστε τη δημιουργία του τύπου σύμφωνα με τις ανάγκες σας. ❻ Όταν τελειώσετε, πατήστε ή πατήστε στο κουμπί Εισαγωγή ( ) στη Γραμμή Τύπων για να καταχωρίσετε τον τύπο. Στο κελί εμφανίζεται το αποτέλεσμα του τύπου. 9

22 Χρήση απόλυτων και σχετικών αναφορών κελιών Εξ ορισμού, το Excel χειρίζεται τα κελιά τα οποία συμπεριλαμβάνετε στους τύπους ως σχετικές θέσεις αντί για συγκεκριμένες θέσεις στο φύλλο εργασίας. Αυτό ονομάζεται σχετική αναφορά κελιού. Για παράδειγμα, όταν αντιγράφετε έναν τύπο σε μια άλλη θέση, ο τύπος προσαρμόζεται αυτόματα με τη χρήση σχετικών διευθύνσεων κελιών. Αν θέλετε να αναφερθείτε σε μια σταθερή θέση κελιού ανεξάρτητα από τη θέση του τύπου, μπορείτε να αναθέσετε μια απόλυτη αναφορά κελιού. Οι απόλυτες αναφορές έχουν στην αρχή ένα σύμβολο $ στον τύπο, όπως =$D$+E. Χρησιμοποιήστε απόλυτες και σχετικές αναφορές κελιών ΑΝΑΘΕΣΗ ΑΠΟΛΥΤΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ❶ Πατήστε στο κελί που περιέχει τον τύπο τον οποίο θέλετε να τροποποιήσετε. ❷ Επιλέξτε την αναφορά κελιού. ❸ Πατήστε το πλήκτρο. Σημείωση: Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε το σύμβολο του δολαρίου για να κάνετε μια αναφορά απόλυτη. ❷ ❶ Το Excel προσθέτει σύμβολα δολαρίου ($) πριν από κάθε αναφορά κελιού, μετατρέποντας την αναφορά σε απόλυτη. Σημείωση: Μπορείτε να συνεχίσετε να πατάτε το πλήκτρο ώστε να αλλάζετε διαδοχικά τις αναφορές σε μικτές, σχετικές, και απόλυτες. ❹ Πατήστε ή πατήστε στο κουμπί Εισαγωγή ( ). Το Excel εφαρμόζει τις αλλαγές σας στον τύπο. ❹ 9

23 EXCEL Χρήση τύπων και συναρτήσεων Κεφάλαιο ΑΝΑΘΕΣΗ ΣΧΕΤΙΚΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ❶ Πατήστε στο κελί που περιέχει τον τύπο τον οποίο θέλετε να τροποποιήσετε. ❷ Επιλέξτε την αναφορά κελιού. ❸ Πατήστε το πλήκτρο όσες φορές χρειάζεται για να µετατρέψετε την αναφορά σε σχετική. Σημείωση: Μπορείτε να συνεχίσετε να πατάτε το πλήκτρο ώστε να αλλάζετε διαδοχικά τις αναφορές σε μικτές, σχετικές, και απόλυτες. Σημείωση: Επίσης, μπορείτε να διαγράψετε τα σύμβολα του δολαρίου για να μετατρέψετε τις αναφορές σε σχετικές. ❹ ❷ ❶ ❹ Πατήστε ή πατήστε στο κουµπί Εισαγωγή ( ). Το Excel εφαρµόζει τις αλλαγές σας στον τύπο. Πότε πρέπει να χρησιµοποιώ απόλυτες αναφορές κελιών; Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε απόλυτες αναφορές όταν θέλετε να αναφέρεστε πάντα στο ίδιο κελί του φύλλου εργασίας. Για παράδειγµα, ίσως το φύλλο εργασίας να περιέχει διάφορες στήλες µε πληροφορίες τιµών οι οποίες αναφέρονται σε ένα ποσοστό έκπτωσης στο κελί G0. Αν δηµιουργήσετε έναν τύπο που βασίζεται στο ποσοστό έκπτωσης, πρέπει να εξασφαλίσετε ότι ο τύπος θα αναφέρεται πάντοτε στο κελί G0, ακόµη και αν τον µετακινήσετε σε κάποιο άλλο κελί. Κάνοντας απόλυτη, αντί για σχετική, την αναφορά στο κελί G0, µπορείτε να βασίζεστε πάντοτε στη σωστή τιµή για τους υπολογισµούς του τύπου σας. Πότε πρέπει να χρησιµοποιώ µικτές αναφορές κελιών; Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε µικτές αναφορές για να αναφέρεστε σε διαφορετικά κελιά µέσα στην ίδια γραµµή ή στήλη, όπως $C6, πράγµα που διατηρεί σταθερή τη στήλη αφήνοντας τη γραµµή σχετική. Αν η µικτή αναφορά είναι η C$6, η στήλη είναι σχετική αλλά η γραµµή είναι απόλυτη. Καθώς πληκτρολογείτε έναν τύπο, µπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο για να διατρέξετε κυκλικά απόλυτη, µικτή, και σχετική αναφορά κελιού, ή µπορείτε να πληκτρολογήσετε το σύµβολο του δολαρίου ($) εκεί που χρειάζεται. 93

24