ΔΡ11.02 Έκδοση 2 η / Έλεγχος Αρχείων. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΡ11.02 Έλεγχος Αρχείων. Σελ. 1 / 6

Μέγεθος: px

Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "ΔΡ11.02 Έκδοση 2 η / Έλεγχος Αρχείων. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΡ11.02 Έλεγχος Αρχείων. Σελ. 1 / 6"

Γιάννη Αλεξίου
8 χρόνια πριν
Προβολές:

1 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΡ11.02 Σελ. 1 / 6

2 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ Αρ. Έκδοσης Ημερομηνία Περιγραφή Παράγραφοι Τελική Έκδοση Όλες Αλλαγή κωδικοποίησης και μορφοποίησης εγγράφων ΣΔΠ Όλες Για την έκδοση Για την έγκριση ΥΔΠ ΕΔ Σελ. 2 / 6

3 1. ΣΚΟΠΟΣ / ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ 1.1 Σκοπός της παρούσας είναι να διασφαλιστεί ότι τα αρχεία, τα οποία αποδεικνύουν την εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, τηρούνται, με τη δέουσα προσοχή, για όσο χρόνο απαιτείται, και είναι διαθέσιμα σε κάθε αρμόδιο, για οποιοδήποτε λόγο τυχόν χρειασθούν. 1.2 Υπεύθυνοι για την τήρηση της παρούσας είναι οι Προϊστάμενοι των εμπλεκόμενων Οργανωτικών Μονάδων του Ιδρύματος, ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας, καθώς και όσοι υποχρεούνται, με βάση τις διαδικασίες του συστήματος, να τηρούν αρχεία. 2. ΠΑΡΑΠΟΜΠΕΣ 2.1 Πρότυπο ISO 9001:2008, παρ Εγχειρίδιο Ποιότητας, παρ ΟΡΙΣΜΟΙ 3.1 Αρχείο Ποιότητας Το σύνολο των τυποποιημένων ή μη εντύπων ή αναφορών, που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή δεδομένων, τα οποία σχετίζονται με το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας και χρησιμεύουν για την απόδειξη της συμμόρφωσης με τις διαδικασίες του. 4. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 4.1 Γενικά Αναφορικά με την τήρηση των αρχείων, ισχύουν οι κατωτέρω γενικοί κανόνες: Είναι ευθύνη όσων τηρούν τα αρχεία, να προστατεύουν την ακρίβεια και πληρότητα των αναγραφόμενων στοιχείων. Ο τρόπος απόδοσης κωδικών αριθμών, στα αρχεία τα οποία έχουν συγκεκριμένη τυποποίηση, αναλύεται στη διαδικασία ΔΡ11.01 «Έλεγχος Εγγράφων», καθώς και στη σχετική οδηγία εργασίας ΟΕ , «Κωδικοποίηση Εγγράφων». Σελ. 3 / 6

4 Τυχόν εξωτερικά αρχεία (π.χ. Εκθέσεις Εξωτερικών Επιθεωρήσεων, νομοθεσία, προδιαγραφές, κ.λπ.), που αφορούν το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, τηρούνται με τον ίδιο τρόπο όπως και τα αντίστοιχα εσωτερικά αρχεία της Επιχείρησης, με βάση τις υφιστάμενες διαδικασίες. Οποιαδήποτε επέμβαση σε τηρούμενα αρχεία εκ των υστέρων (μετά τις αναγραφόμενες σ αυτά ημερομηνίες) δεν είναι επιτρεπτή, επειδή θεωρείται παραποίηση επίσημων αποδεικτικών εγγράφων του Ιδρύματος. 4.2 Συλλογή και Αξιολόγηση Στοιχείων Στα διάφορα σημεία και στάδια της εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, συλλέγονται και αξιολογούνται στοιχεία σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας του ΤΕΙ Αθήνας και την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών Τα στοιχεία αυτά αποτελούν αντικειμενική απόδειξη, αφενός της συμμόρφωσης με τις προδιαγεγραμμένες απαιτήσεις και, αφετέρου, της αποτελεσματικής λειτουργίας του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. 4.3 Αναγνώριση Αρχείων Όλα τα Αρχεία Ποιότητας φέρουν αριθμό αναγνώρισης, ο οποίος είναι ο κωδικός των ελεγχόμενων εντύπων και υπόκεινται στις διαδικασίες ελέγχου των εγγράφων. Τα ηλεκτρονικά αρχεία ποιότητας χαρακτηρίζονται, είτε από αριθμό αναγνώρισης, είτε από τη θέση ηλεκτρονικής αποθήκευσης. Τα εξωτερικά έγγραφα αναγνωρίζονται από την κωδικοποίηση που φέρουν από τον οργανισμό που τα εξέδωσε. 4.4 Αποθήκευση των Αρχείων Ποιότητας Τα Αρχεία Ποιότητας που είναι σε έντυπη μορφή, αποθηκεύονται σε ελεγχόμενους Φακέλους (ντοσιέ), οι οποίοι κωδικοποιούνται σύμφωνα με τα οριζόμενα στο έντυπο ΕΝ «Πίνακας Ελεγχόμενων Αρχείων», έτσι ώστε να είναι εύκολη η ανάκτησή τους και να αποκλείεται η περίπτωση φθοράς, καταστροφής, απώλειας ή υποβάθμισής τους. Σελ. 4 / 6

5 4.4.2 Τα αρχεία ποιότητας που είναι σε ηλεκτρονική μορφή, αποθηκεύονται σε μαγνητικά μέσα π.χ. σκληροί δίσκοι. Σε τακτά χρονικά διαστήματα λαμβάνεται back-up των συγκεκριμένων αρχείων, ενώ η πρόσβαση των χρηστών είναι ελεγχόμενη. 4.5 Θέσεις Αποθήκευσης Οι θέσεις τήρησης των Αρχείων Ποιότητας, είτε σε έντυπη είτε σε ηλεκτρονική μορφή, καθώς και των Φακέλων (ντοσιέ) Ποιότητας, καθορίζονται από τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας, σε συνεργασία με τους Προϊσταμένους των εμπλεκόμενων Οργανωτικών Μονάδων και καταγράφονται στο έντυπο ΕΝ «Πίνακας Ελεγχόμενων Αρχείων» Οι έχοντες έννομο συμφέρον, δύνανται να έχουν πρόσβαση στα αρχεία ποιότητας, κατόπιν συναίνεσης του Προέδρου του ΤΕΙ Αθήνας ή του αρμόδιου Εκπρόσωπου της Διοίκησης, που είναι δυνατό να ορισθεί για το σκοπό αυτό. 4.6 Χρόνος τήρησης Αρχείων Ποιότητας Όλα τα αρχεία ποιότητας τηρούνται για συγκεκριμένη χρονική περίοδο, η οποία ορίζεται στο έντυπο ΕΝ «Πίνακας Ελεγχόμενων Αρχείων» Η παρακολούθηση της χρονικής τήρησης των αρχείων Ποιότητας γίνεται από τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας. 5. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΑ 5.1 Οι αρμόδιοι για την τήρηση των αρχείων, καθώς και οι σχετικοί χρόνοι διατήρησής τους, καταγράφονται στο έντυπο ΕΝ «Πίνακας Ελεγχόμενων Αρχείων». 6. ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ 6.1 ΕΝ «Πίνακας Ελεγχόμενων Αρχείων» Σελ. 5 / 6

6 7. ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 7.1 Υπεύθυνος για τη σωστή τήρηση της διαδικασίας είναι ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας, οι Προϊστάμενοι των εμπλεκόμενων οργανωτικών μονάδων και όλοι οι εργαζόμενοι, οι οποίοι υποχρεούνται να τηρούν σχετικά αρχεία, κατά τη διάρκεια της εργασίας τους. Σελ. 6 / 6

Σχετικά έγγραφα

Κωδικός: Ρ02 Έκδοση: 01 Σελ. 1 από 6 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ Ρ02 Κωδικός: Ρ02 Έκδοση: 01 Σελ. 2 από 6 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ Αρ. Έκδοσης Ηµεροµηνία Περιγραφή Παράγραφοι 01 12.10.2009 Τελική Έκδοση Όλες Συντάχθηκε: Ηµεροµηνία: