ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ. Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 1 από 33

Transcript

1 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 1 από 33 Ε.Κ.Ε.Φ.Ε «ΗΜΟΚΡΙΤΟΣ» Σύνταξη: Υ.Π. Μαρίνα Φονταρά Έγκριση: /ντης & Πρόεδρος Σ Ν. Κανελλόπουλος

2 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 2 από 33 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 0. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Γενικότητες Εφαρµογή ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΟΡΟΙ ΚΑΙ ΟΡΙΣΜΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Γενικές Απαιτήσεις Απαιτήσεις για την τεκµηρίωση Γενικότητες Εγχειρίδιο για την Ποιότητα Έλεγχος Εγγράφων Έλεγχος Αρχείων ΕΥΘΥΝΗ ΤΗΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ έσµευση της ιοίκησης Εστίαση στον Πελάτη/ Ενδιαφερόµενο Μέρος Πολιτική για την Ποιότητα Σχεδίαση Αντικειµενικοί Σκοποί για την Ποιότητα Σχεδίαση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας Ευθύνες, αρµοδιότητες και επικοινωνία Ευθύνες και αρµοδιότητες Εκπρόσωπος της ιοίκησης Εσωτερική Επικοινωνία Ανασκόπηση από τη ιοίκηση Γενικότητες Εισερχόµενα στην ανασκόπηση... 20

3 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 3 από Εξερχόµενα από την ανασκόπηση ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΟΡΩΝ ιάθεση Πόρων Ανθρώπινο υναµικό Γενικότητες Ικανότητα, Ενηµέρωση και Εκπαίδευση Υποδοµή Περιβάλλον Εργασίας ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ Σχεδίαση για την υλοποίηση του προϊόντος ιεργασίες που σχετίζονται µε τους πελάτες (ενδιαφερόµενα µέρη) Προσδιορισµός των απαιτήσεων που σχετίζονται µε το προϊόν Ανασκόπηση των απαιτήσεων που σχετίζονται µε το προϊόν Επικοινωνία µε τους πελάτες Σχεδιασµός και ανάπτυξη Αγορές ιεργασία Αγορών Πληροφορίες Αγορών Επαλήθευση αγοραζόµενου προϊόντος Παραγωγή και παροχή υπηρεσιών Έλεγχος της παραγωγής και της παροχής υπηρεσιών Επικύρωση διεργασιών παραγωγής και παροχής υπηρεσιών Απόδοση ταυτότητας και ιχνηλασιµότητας Ιδιοκτησία του πελάτη ιατήρηση του προϊόντος Έλεγχος των συσκευών παρακολούθησης και µέτρησης ΜΕΤΡΗΣΗ, ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΩΣΗ Γενικότητες Παρακολούθηση και µέτρηση Ικανοποίηση των πελατών... 30

4 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 4 από Εσωτερική επιθεώρηση Παρακολούθηση και µέτρηση διεργασιών Παρακολούθηση και µέτρηση του προϊόντος Έλεγχος του µη συµµορφούµενου προϊόντος Ανάλυση δεδοµένων Βελτίωση ιαρκής Βελτίωση ιορθωτικές ενέργειες Προληπτικές ενέργειες ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1: ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2: ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 3: ΙΑΓΡΑΜΜΑ ΙΕΡΓΑΣΙΩΝ ΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4: ΙΑΓΡΑΜΜΑ ΙΕΡΓΑΣΙΩΝ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΕΙ ΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 5: ΙΑΓΡΑΜΜΑ ΙΕΡΓΑΣΙΩΝ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ

5 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 5 από ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η ιεύθυνση ιοικητικού, η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης υπάγονται στις ιευθύνσεις/υπηρεσίες/τµήµατα του ΕΚΕΦΕ «ηµόκριτος». Α) Η ιεύθυνση ιοικητικού ( ) έχει σκοπό την διοικητική υποστήριξη του ΕΚΕΦΕ «ΗΜΟΚΡΙΤΟΣ». Αρµοδιότητες της (όπως αυτό πηγάζει από το Π.. 71/87 και τις µετέπειτα τροποποιήσεις και προσθήκες του) είναι να: Χειρίζεται όλα τα θέµατα πρόσληψης και υπηρεσιακής κατάστασης του κάθε φύσης προσωπικού, µεριµνά για τη συγκρότηση οµάδων εργασίας, συµβουλίων και λοιπών επιτροπών, για τις µετακινήσεις του προσωπικού και τις µετακλήσεις επιστηµόνων από το εξωτερικό. ιακινεί την εισερχόµενη και εξερχόµενη αλληλογραφία, τηρεί κοινό και εµπιστευτικό πρωτόκολλο, µεριµνά για τη λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου, παραλαµβάνει τα φύλλα Εφηµερίδας της Κυβερνήσεως ή άλλα έντυπα και τα διανέµει αρµοδίως, µεριµνά για τη βεβαίωση της ακρίβειας των αντιγράφων και φωτοτυπιών. Μεριµνά για την κατάρτιση και τροποποίηση του Τακτικού Προϋπολογισµού, διαχειρίζεται κάθε δαπάνη, µεριµνά για την εκκαθάριση αποδοχών και αποζηµιώσεων του προσωπικού, για την είσπραξη κάθε εσόδου και χειρίζεται όλα τα θέµατα που σχετίζονται µε τα ασφαλιστικά ταµεία. Μεριµνά για την προµήθεια από τον Τακτικό Προϋπολογισµό οργάνων, υλικών, ή άλλων περιουσιακών στοιχείων, για την διαχείριση, διακίνησης και εκποίηση υλικών. Μεριµνά για την στέγαση των Υπηρεσιών, για τον καθαρισµό των κτιριακών εγκαταστάσεων και εξωτερικών χώρων του ΕΚΕΦΕ, για την κίνηση των οχηµάτων, και την φύλαξη των εγκαταστάσεων και περιουσιακών στοιχείων του ΕΚΕΦΕ. Μελετά και εισηγείται µέτρα για την καθιέρωση προσφορότερων µεθόδων εργασίας και την ταχύτερη διεκπεραίωση των διοικητικών ενεργειών, αναπτύσσει και εφαρµόζει σύγχρονες τεχνικές µεθόδους για βελτίωση και αύξηση της παραγωγικότητας. Μεριµνά για την µηχανοργάνωση των

6 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 6 από 33 διοικητικών υπηρεσιών και την αυτοµατοποίηση των διαδικασιών σε συνεργασία µε το κέντρο ηλεκτρονικού υπολογιστή. Β) Η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού (ΓΕΛ) είναι όργανο διοίκησης και διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασµού το οποίο έχει σκοπό την διάθεση και διαχείριση κονδυλίων χρηµατοδότησης για την κάλυψη δαπανών, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, τεχνολογικών και επιµορφωτικών Έργων, ή Έργων εκσυγχρονισµού των φορέων, σχετικών υπηρεσιών, ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται, ή παρέχονται από το επιστηµονικό προσωπικό του ΕΚΕΦΕ " ηµόκριτος" και σε συνεργασία µε διεθνείς οργανισµούς, ιδιωτικούς φορείς, κ.λπ.. Ο Ειδικός Λογαριασµός του ΕΚΕΦΕ ηµόκριτος συστάθηκε σύµφωνα µε το άρθρο 6 παρ. 3 του Ν.1514/85 Ανάπτυξη της επιστηµονικής και τεχνολογικής έρευνας και λειτουργεί από το έτος 1985 µε βάση τις διατάξεις της ΚΥΑ 5439/85 (ΦΕΚ 298/Β/85), όπως αυτή ισχύει σήµερα µε τις συµπληρώσεις και τροποποιήσεις που εκδόθηκαν και τους νόµους Ν.2771/99 και Ν.2919/200. Γ) Το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης (ΤΤΥ) της ιεύθυνσης Τεχνολογικών Εφαρµογών & Υποστήριξης Έργων ( ΤΕ & ΥΕ) έχει σαν δραστηριότητα (όπως αυτό πηγάζει από το Π.. 71/87 και το Π 583/1988 (ΦΕΚ Α 281) καθώς και µε τις µετέπειτα τροποποιήσεις και προσθήκες τους) τα κάτωθι: Μεριµνά για την εκτέλεση των αναγκαίων στο ΕΚΕΦΕ " " δηµοσίων έργων, σύµφωνα µε τις ισχύουσες διατάξεις για την εκτέλεση των δηµοσίων έργων και ασκεί τις προβλεπόµενες από τις διατάξεις αυτές σχετικές αρµοδιότητες Εκπονεί τεχνικοοικονοµικές µελέτες, µελέτες ειδικότητας αρχιτέκτονα, πολιτικού µηχανικού, µηχανολόγου, ηλεκτρολόγου µηχανικού και λοιπές οποιεσδήποτε µελέτες, που είναι αναγκαίες για τα έργα του ΕΚΕΦΕ " " ή επιµελείται την ανάθεση εκπόνησης των µελετών αυτών σε εταιρείες µελετών ή σε ιδιώτες µελετητές, σύµφωνα µε τις ισχύουσες σχετικές διατάξεις. Μεριµνά για τη λειτουργία και συντήρηση των εργαστηρίων (ηλεκτρονικού, φωτογραφικού, µηχανουργείου), τη συντήρηση του επιστηµονικού εξοπλισµού καθώς και τη συντήρηση των κτιριακών εγκαταστάσεων. Μεριµνά για τη σύνταξη των σχετικών µε τις εργασίες συντήρησης των κτιριακών εγκαταστάσεων και κοινοχρήστων χώρων µελετών.

7 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 7 από ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ 1.1. Γενικότητες Η ιεύθυνση ιοικητικού, η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» εφαρµόζουν Σύστηµα ιαχείρισης της Ποιότητας για να αποδείξουν την ικανότητά τους να παρέχουν υψηλής ποιότητας υπηρεσίες στους πελάτες/ ενδιαφερόµενα µέρη τους. Ο τρόπος παροχής των υπηρεσιών αυτών ανταποκρίνεται στις ισχύουσες νοµοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις, ώστε να καλύπτονται οι ανάγκες και οι προσδοκίες όσων εξυπηρετούνται από τις παραπάνω ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα. Ταυτόχρονα, µε την εφαρµογή του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας η ιεύθυνση ιοικητικού, η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθούν την απόδοση των καθορισµένων διεργασιών τους µε στόχο τη συνεχή βελτίωση των παρεχόµενων υπηρεσιών Εφαρµογή Το πεδίο εφαρµογής του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας για κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα ορίζεται ως: «Προγραµµατισµός και διαχείριση έργων» Εξαιρέσεις: Στο Σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας εξαιρείται η παράγραφος 7.6 «Έλεγχος των συσκευών παρακολούθησης και µέτρησης» του Προτύπου, όπως αυτό αιτιολογείται στην σχετική Παράγραφο του παρόντος Εγχειριδίου. 2. ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ Το Σύστηµα ιαχείρισης της Ποιότητας είναι προσαρµοσµένο στις απαιτήσεις του Προτύπου ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008.

8 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 8 από ΟΡΟΙ ΚΑΙ ΟΡΙΣΜΟΙ Οργανισµός Ο οργανισµός στον οποίο αναπτύσσεται το Σύστηµα ιαχείρισης της Ποιότητας είναι η ιεύθυνση ιοικητικού, η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος», τα οποία περιλαµβάνουν το ανθρώπινο δυναµικό που διεκπεραιώνει τις επιµέρους δραστηριότητες, τον εξοπλισµό που χρησιµοποιείται καθώς και τις υπάρχουσες οργανωτικές δοµές που καθιστούν εφικτή τη συνολική λειτουργία τους. Πελάτες - Ενδιαφερόµενα Μέρη Με τους όρους πελάτες/ ενδιαφερόµενα µέρη νοούνται όλοι όσοι κάνουν χρήση των υπηρεσιών της ιεύθυνσης ιοικητικού, της Γραµµατείας Ειδικού Λογαριασµού και του Τµήµατος Τεχνικής Υποστήριξης του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος». Συγκεκριµένα νοούνται τα Ινστιτούτα του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος». Προµηθευτές Οι προµηθευτές του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» διακρίνονται σε: προµηθευτές υλικών (αναλώσιµου υλικού, εξοπλισµού, κλπ.) προµηθευτές υπηρεσιών (νοµικής υποστήριξης, συντήρησης εξοπλισµού, κλπ.) Προϊόντα/ Υπηρεσίες Για τη ιεύθυνση ιοικητικού ( ) προϋπολογισµός και έλεγχος δαπανών του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» προγραµµατισµός και εκτέλεση προµηθειών του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» υπηρεσίες διοικητικής υποστήριξης στα Ινστιτούτα του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος»

9 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 9 από 33 Για τη Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού (ΓΕΛ) διαχείριση ερευνητικών, τεχνολογικών και επιµορφωτικών Έργων, ή Έργων εκσυγχρονισµού των φορέων, σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» διαχείριση κονδυλίων χρηµατοδότησης ερευνητικών και τεχνολογικών προγραµµάτων και έργων Για το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης (ΤΤΥ) εκτέλεση των αναγκαίων στο Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. " ηµόκριτος" δηµοσίων έργων εκπόνηση τεχνικοοικονοµικών µελετών αναγκαίων για τα έργα του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. " ηµόκριτος" 4. ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ 4.1. Γενικές Απαιτήσεις Το Σύστηµα ιαχείρισης της Ποιότητας της ιεύθυνσης ιοικητικού, της Γραµµατείας Ειδικού Λογαριασµού και του Τµήµατος Τεχνικής Υποστήριξης του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» έχει αναπτυχθεί κατά τρόπο που να διευκολύνεται η υλοποίηση της Πολιτικής για την Ποιότητα (Παράρτηµα 1) και να βελτιώνεται η αποτελεσµατικότητα των επιδόσεών τους όσον αφορά την κάλυψη των αναγκών και απαιτήσεων των αποδεκτών των υπηρεσιών τους, λαµβάνοντας υπόψη τα ισχύοντα νοµοθετικά/ κανονιστικά. Για το σκοπό αυτό, η ιεύθυνση ιοικητικού, η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης έχουν εντοπίσει τις διεργασίες που εκτελούνται κατά την λειτουργία τους και έχουν δοµήσει την τεκµηρίωση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας κατά τρόπο που να συστηµατοποιούν την εκτέλεση των εργασιών. Οι διεργασίες που έχουν καθοριστεί και η σχετική διασύνδεσή τους παρουσιάζονται στα Παραρτήµατα 3, 4 και 5 του Εγχειριδίου και κατηγοριοποιούνται ως: Κύριες (ή κρίσιµες) διεργασίες, οι οποίες επιδρούν σηµαντικά στην επίδοση κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) και στην ικανότητα παροχής κατάλληλης ποιότητας υπηρεσιών. Οι κύριες διεργασίες έχουν άµεση σχέση µε την υλοποίηση της υπηρεσίας

10 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 10 από 33 και αποτελούν τους «κρίκους» στην κύρια αλυσίδα προστιθέµενης αξίας προς τα ενδιαφερόµενα µέρη, η οποία ξεκινά από τις ανάγκες/ προσδοκίες τους και καταλήγει στην ικανοποίησή τους. Υποστηρικτικές διεργασίες, οι οποίες υποστηρίζουν τις κύριες διεργασίες κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) και θεωρούνται βασικές για την αποτελεσµατική λειτουργία της. ιαχειριστικές διεργασίες, οι οποίες περιλαµβάνουν δραστηριότητες µε τις οποίες η ιοίκηση τόσο κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ), όσο και του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» υποστηρίζει όλες τις επιχειρησιακές διεργασίες (κύριες και υποστηρικτικές). Η ιεύθυνση ιοικητικού, η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης φροντίζουν µέσα από ένα πλέγµα διαδικασιών πρόληψης και ελέγχου να παρακολουθούν την αποτελεσµατικότητα της λειτουργίας των διεργασιών που διέπουν τη λειτουργία τους. Η παρακολούθηση της αποτελεσµατικότητας των ελέγχων γίνεται τόσο προληπτικά όσο και διορθωτικά. Παρατηρήσεις που αφορούν την εµφάνιση προβληµάτων, οδηγούν στην επανεξέταση των ελέγχων που διενεργούνται στις σχετιζόµενες διεργασίες, και όπου κρίνεται απαραίτητο, στην αναµόρφωση των χρησιµοποιούµενων ελέγχων µε νέες µεθόδους και στην αύξηση της συχνότητας διενέργειας τους. Η ιεύθυνση ιοικητικού, η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης εξασφαλίζούν τη διαθεσιµότητα των απαραίτητων πόρων και πληροφοριών για τη λειτουργία και την παρακολούθηση των διεργασιών τους. Η ιεύθυνση ιοικητικού, η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης έχουν καθορίσει αντικειµενικούς σκοπούς και δείκτες ποιότητας, καθώς και την αντίστοιχη µεθοδολογία για τη µέτρησή τους, ώστε να παρακολουθούν συστηµατικά την αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα των υφιστάµενων διεργασιών. Οι συγκεκριµένοι σκοποί και δείκτες θέτονται και αναλύονται από τη ιοίκηση της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος (συµπεριλαµβανοµένου του Πρόεδρου.Σ. & ιευθυντή ΕΚΕΦΕ ) σύµφωνα µε καθορισµένες ιαδικασίες. Η ιεύθυνση ιοικητικού, η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης χρησιµοποιώντας όλες τις διαθέσιµες µετρήσεις (συµπεριλαµβανοµένων των σκοπών και δεικτών ποιότητας) αναλαµβάνουν

11 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 11 από 33 τις αναγκαίες δράσεις για την επίτευξη των επιθυµητών αποτελεσµάτων, καθώς και τη συνεχή βελτίωση των διεργασιών τους Απαιτήσεις για την τεκµηρίωση Γενικότητες Το Σύστηµα ιαχείρισης της Ποιότητας διαρθρώνεται σε τέσσερα (4) επίπεδα όπως εµφαίνεται στο παρακάτω σχήµα (σχ. 1). Πολιτική για την Ποιότητα Αντικειµενικοί Σκοποί για την Ποιότητα Εγχειρίδιο Ποιότητας ιαδικασίες Ποιότητας Οδηγίες Εργασίας, Εξωτερικά Έγγραφα Αρχεία Σχήµα 1: Επίπεδα Τεκµηρίωσης Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας

12 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 12 από 33 Τα τέσσερα επίπεδα της τεκµηρίωσης του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας της ιεύθυνσης ιοικητικού, της ΓΕΛ και του ΤΤΥ διαχωρίζονται ως εξής: Α. ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΕΠΙΠΕ Ο: Περιλαµβάνει το Εγχειρίδιο Ποιότητας, τη δήλωση της Πολιτικής για την Ποιότητα και τους αντίστοιχους αντικειµενικούς σκοπούς για την ποιότητα. Β. ΤΑΚΤΙΚΟ ΕΠΙΠΕ Ο: Περιλαµβάνει τις ιαδικασίες Ποιότητας (Γενικές και Ανά ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα) που απαιτούνται για την περιγραφή της λειτουργίας των διεργασιών των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) κάνοντας αναφορά στα ακόλουθα: αρµόδιους εκτέλεσης εργασίας απαιτούµενα µέσα πως κάθε πότε Οι ιαδικασίες Ποιότητας αναφέρονται στο Παράρτηµα 2 του παρόντος Εγχειριδίου. Γ. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟ ΕΠΙΠΕ Ο: Περιλαµβάνει τις Οδηγίες Εργασίας, όπου απαιτούνται, καθώς και τα εξωτερικά του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας έγγραφα ( ιεθνή Πρότυπα, νοµοθετικό / θεσµικό πλαίσιο, κλπ). Τα εν λόγω έγγραφα περιγράφουν τον τρόπο µε τον οποίο εκτελούνται συγκεκριµένες εργασίες, παρέχονται πληροφορίες ή καθορίζουν το πλαίσιο µέσα στο οποίο οφείλει να λειτουργεί η κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα.. ΑΡΧΕΙΑ: Περιλαµβάνει όλα τα αρχεία τα οποία είτε δηµιουργούνται κατά την εφαρµογή των διεργασιών της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος

13 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 13 από 33 ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) και είναι απαραίτητα για την τήρηση και παρακολούθηση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας, είτε απαιτούνται για την απόδειξη συµµόρφωσης των διαδικασιών, υπηρεσιών µε το Σύστηµα ιαχείρισης της Ποιότητας, είτε καθορίζονται από τις απαιτήσεις του Προτύπου Εγχειρίδιο για την Ποιότητα Το Εγχειρίδιο Ποιότητας (το παρόν έγγραφο) συντάχθηκε, καθιερώθηκε και διατηρείται από τη ιεύθυνση ιοικητικού, τη Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης του ΕΚΕΦΕ «ηµόκριτος» ώστε: να περιγράψει το αντικείµενο του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας να περιγράψει την Πολιτική για την Ποιότητα και τους τρόπους µε τους οποίους υλοποιείται καθηµερινά να περιγράψει τις διεργασίες της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) και τις µεταξύ τους αλληλεπιδράσεις να αποτυπώσει τον τρόπο µε τον οποίο αντιµετωπίζονται και καλύπτονται οι απαιτήσεις του Προτύπου να παρουσιάσει την τεκµηρίωση που καθιερώνεται για την εφαρµογή και διατήρηση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας Στα Κεφάλαια 4 έως 8 του παρόντος αναλύονται συνοπτικά τα στοιχεία του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας τα οποία διαµορφώθηκαν και εφαρµόζονται σε συµφωνία µε τις απαιτήσεις του Προτύπου ΕΛΟΤ EN ISO 9001:2008. Για ευκολία χρήσης, τα στοιχεία του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας αναλύονται ακολουθώντας την παραγραφοποίηση του Προτύπου. Οι παράγραφοι που αναπτύσσονται φέρουν τον ίδιο τίτλο (και αρίθµηση) µε την αντίστοιχη απαίτηση του Προτύπου για το στοιχείο που περιγράφεται στην παράγραφο. Όπου αυτό κρίνεται σκόπιµο, ο αναγνώστης παραπέµπεται στην αντίστοιχη ιαδικασία του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας.

14 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 14 από 33 Οι οποιεσδήποτε τροποποιήσεις που επέρχονται στο παρόν Εγχειρίδιο καθώς και ο τρόπος διανοµής του παρακολουθούνται σύµφωνα µε τη ιαδικασία.γε.110. Η διανοµή του παρόντος εκτός του Κέντρου απαιτεί την έγκριση της ιοίκησης της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ), και πραγµατοποιείται µόνο για λόγους ενηµέρωσης. Το διανεµηθέν αντίγραφο δεν αποτελεί ελεγχόµενο έγγραφο του Συστήµατος. Η τήρηση των αναφεροµένων στο παρόν Εγχειρίδιο είναι υποχρεωτική για το σύνολο των εργαζοµένων, ανεξάρτητα από το ιεραρχικό επίπεδο ή τη θέση εργασίας Έλεγχος Εγγράφων Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) έχουν καθιερώσει τεκµηριωµένη ιαδικασία (.ΓΕ.110) στην οποία περιγράφεται αναλυτικά ο τρόπος µε τον οποίο ελέγχονται τα έγγραφα του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας. Πιο συγκεκριµένα η ιαδικασία περιγράφει: τον τρόπο κωδικοποίησης των εγγράφων τον τρόπο σύνταξης, ελέγχου και έγκρισης των εγγράφων τον τρόπο αναγνώρισης της έκδοσης των εγγράφων και των αλλαγών τους τον τρόπο διανοµής/ απόσυρσης των εγγράφων στους κατάλληλους αποδέκτες τον τρόπο τήρησης του Master File (αρχείο Πρωτότυπων Εγγράφων) τον τρόπο ελέγχου των εγγράφων εξωτερικής προέλευσης Έλεγχος Αρχείων Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) έχουν καθιερώσει τεκµηριωµένη ιαδικασία (.ΓΕ.120) στην οποία περιγράφεται ο τρόπος ελέγχου,

15 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 15 από 33 προστασίας και τήρησης των αρχείων τα οποία φυλάσσονται είτε σε έντυπη, είτε σε ηλεκτρονική µορφή. Τα αρχεία που δηµιουργούνται κατά την εφαρµογή των διεργασιών, αναφέρονται στις επιµέρους ιαδικασίες του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας. Σε κάθε ιαδικασία αναφέρονται τα Αρχεία που τηρούνται, οι υπεύθυνοι και ο χρόνος τήρησής τους. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας της αντίστοιχης ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος τηρεί σχετικό Κατάλογο στον οποίο περιγράφονται τα αρχεία που τηρούνται κατά την εφαρµογή του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας, ώστε να παρέχεται απόδειξη συµµόρφωσης µε τις απαιτήσεις και απόδειξη αποτελεσµατικής λειτουργίας του Συστήµατος. 5. ΕΥΘΥΝΗ ΤΗΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ 5.1. έσµευση της ιοίκησης Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) διευθύνονται από τον ιευθυντή/ Προϊστάµενο της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος και διοικούνται από ανώτερες διοικητικές βαθµίδες, βάσει της ισχύουσας οργανωτικής δοµής του Κέντρου και του τρόπου διοίκησης αυτών. Ως ιοίκηση της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) νοείται ο Πρόεδρος.Σ. & ιευθυντής ΕΚΕΦΕ και ο ιευθυντής/ Προϊστάµενος της αντίστοιχης ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος. Η ιοίκηση κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος του Κέντρου, για την λήψη των όποιων αποφάσεων σχετικά µε την λειτουργία της, λαµβάνει υπόψη της το νοµοθετικό/ κανονιστικό πλαίσιο που την διέπει. Η δέσµευση της ιοίκησης για την εφαρµογή και την αδιάκοπη υποστήριξή του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας στη ιεύθυνση ιοικητικού, τη Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος», µε στόχο τη συνεχή βελτίωση της αποτελεσµατικότητάς του, περιγράφεται αναλυτικά στην Πολιτική για την Ποιότητα (Παράρτηµα 1). Η ιοίκηση κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) φροντίζει επίσης για :

16 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 16 από 33 τη γνωστοποίηση στο εµπλεκόµενο προσωπικό της αξίας που αποδίδεται στην αναγνώριση των αναγκών/ προσδοκιών των ενδιαφεροµένων µερών της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος και τη συνακόλουθη ικανοποίησή τους τη γνωστοποίηση, µε αντίστοιχο τρόπο, σε όλο το εµπλεκόµενο προσωπικό των επιβαλλόµενων δεσµεύσεων από τις εκφρασµένες και συναγόµενες νοµικές και κανονιστικές απαιτήσεις την έγκριση της Πολιτικής Ποιότητας και τον καθορισµό ενδεδειγµένων αντικειµενικών στόχων και σκοπών για τη συνεχή βελτίωση των διεργασιών της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος τη διάθεση στη ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα όλων των απαιτούµενων πόρων µε σκοπό την καλύτερη δυνατή λειτουργία του στο πλαίσιο της Πολιτικής για την Ποιότητα την τακτική ανασκόπηση της εύρυθµης λειτουργίας του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας και της επίτευξης των στόχων για την ποιότητα (.ΓΕ.160) τη δηµιουργία και διατήρηση συνθηκών µε τις οποίες ενθαρρύνεται η ανάπτυξη του προσωπικού της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος και η συµµετοχή του σε δράσεις συνεχούς βελτίωσης 5.2. Εστίαση στον Πελάτη/ Ενδιαφερόµενο Μέρος Οι πελάτες/ ενδιαφερόµενα µέρη των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) αναφέρονται στη παράγραφο 3 του παρόντος. Ο ιευθυντής/ Προϊστάµενος κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος φροντίζει ώστε να αναγνωρίζει τις ανάγκες και τις προσδοκίες των ενδιαφερόµενων µερών και να διατηρεί στην καλύτερη δυνατή κατάσταση το µηχανισµό µε τον οποίο ικανοποιούνται οι συγκεκριµένες ανάγκες και προσδοκίες στοχεύοντας στη συνεχή βελτίωση των παρεχόµενων υπηρεσιών.

17 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 17 από Πολιτική για την Ποιότητα Η ιοίκηση της ιεύθυνσης ιοικητικού, της Γραµµατείας Ειδικού Λογαριασµού και του Τµήµατος Τεχνικής Υποστήριξης του ΕΚΕΦΕ «ηµόκριτος» έχουν καθιερώσει Πολιτική για την Ποιότητα (Παράρτηµα 1), η οποία αποτελεί τον κορµό πάνω στον οποίο στηρίζονται όλες οι παρεχόµενες υπηρεσίες κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος. Μέσα από την Πολιτική για την Ποιότητα, η ιοίκηση κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος δεσµεύεται για την ικανοποίηση των απαιτήσεων, όπως αυτές περιγράφτηκαν στην παράγραφο 5.2, για τη συνεχή βελτίωση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας και θέτει το πλαίσιο για την καθιέρωση και ανασκόπηση των σκοπών για την ποιότητα. Η Πολιτική για την Ποιότητα κοινοποιείται σε όλο το προσωπικό της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος και στο προσωπικό του Κέντρου που σχετίζεται µε τις υπηρεσίες της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος και ανασκοπείται από την ιοίκηση της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος κατά τη διάρκεια της ανασκόπησης του Συστήµατος ιαχείρισης για την Ποιότητα (.ΓΕ.140) Σχεδίαση Αντικειµενικοί Σκοποί για την Ποιότητα Η ιοίκηση κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) έχει καθορίσει στις βασικές διεργασίες της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος αντικειµενικούς σκοπούς για την ποιότητα οι οποίοι συµβαδίζουν µε την καθορισµένη Πολιτική για την Ποιότητα. Για την παρακολούθηση των αντικειµενικών σκοπών έχουν οριστεί, όπου κρίθηκε σκόπιµο, επιπλέον µετρήσιµοι δείκτες ποιότητας. Τα ανωτέρω περιγράφονται λεπτοµερώς στη ιαδικασία.γε Σχεδίαση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας Το Σύστηµα ιαχείρισης της Ποιότητας σχεδιάστηκε µε τέτοιο τρόπο ώστε:

18 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 18 από 33 να ικανοποιούνται οι γενικές απαιτήσεις, όπως αυτές παρουσιάζονται στην Παρ. 4.1 του παρόντος Εγχειριδίου να ικανοποιούνται οι αντικειµενικοί σκοποί για την Ποιότητα (βλέπε Παρ ) να αναδεικνύονται πιθανά αδύνατα σηµεία των διεργασιών κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος, τα οποία µέσω προληπτικών/ διορθωτικών ενεργειών µπορούν ευέλικτα και άµεσα να τροποποιηθούν, διατηρώντας την ακεραιότητα του Συστήµατος 5.5. Ευθύνες, αρµοδιότητες και επικοινωνία Ευθύνες και αρµοδιότητες Οι ευθύνες και οι αρµοδιότητες του προσωπικού κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) καθορίζονται σύµφωνα µε τα αναγραφόµενα στη ιαδικασία.γε.210. Για τον καθορισµό των προδιαγραφών των θέσεων εργασίας καθώς και των ευθυνών και αρµοδιοτήτων λαµβάνονται υπόψη οι ισχύουσες νοµοθετικές και κανονιστικές διατάξεις καθώς και τυχόν κανονισµοί που διέπουν τη λειτουργία του Κέντρου. Οι ευθύνες και οι αρµοδιότητες κοινοποιούνται στο προσωπικό αµέσως µετά την πρόσληψή του στην εκάστοτε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα του Κέντρου. Οι αρµοδιότητες που προκύπτουν από την εφαρµογή του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας περιγράφονται αναλυτικά στην σχετική τεκµηρίωση του Συστήµατος. Στη ιαδικασία.γε.210 αποτυπώνεται (σε Οργανόγραµµα) η οργανωτική δοµή κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ), συµπεριλαµβανοµένης και της ευρύτερης οργανωτικής δοµής του Κέντρου.

19 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 19 από Εκπρόσωπος της ιοίκησης Ως Εκπρόσωπος της ιοίκησης για την εγκατάσταση, εφαρµογή και οµαλή λειτουργία του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας ορίζεται o Υπεύθυνος Ποιότητας από τον Πρόεδρο.Σ. & ιευθυντή του ΕΚΕΦΕ. Στο πλαίσιο του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας, τα καθήκοντα του Υπεύθυνου Ποιότητας, (πέρα από όσα ειδικά θέµατα αναφέρονται στις ιαδικασίες του Συστήµατος) περιλαµβάνουν συνολικά τα εξής : να εξασφαλίζει ότι καθιερώνεται, τίθεται σε εφαρµογή και διατηρείται η τεκµηρίωση που χρειάζεται για το Σύστηµα ιαχείρισης της Ποιότητας, (κυρίως µέσω της διενέργειας εσωτερικών επιθεωρήσεων) να αναφέρει εγγράφως στη ιοίκηση του Κέντρου στοιχεία σχετικά µε την επίδοση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας και τις τυχόν ανάγκες βελτίωσής του (κυρίως µέσω της διαδικασίας ανασκόπησης του Συστήµατος) να προωθεί, µέσω των Υπεύθυνων Ποιότητας των αντίστοιχων ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων, τις πληροφορίες που αφορούν τις απαιτήσεις/ προσδοκίες των ενδιαφερόµενων µερών τόσο στη ιοίκηση του Κέντρου όσο και στο προσωπικό της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος Εσωτερική Επικοινωνία Ο ιευθυντής/ Προϊστάµενος κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) φροντίζει για την ύπαρξη κατάλληλων οδών µέσω των οποίων να εξασφαλίζεται εύκολη και αποτελεσµατική επικοινωνία εντός της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος. Ο τρόπος εσωτερικής επικοινωνίας πρακτικά εµπεριέχεται στις ιαδικασίες του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας. Η επικοινωνία κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος µε την υπόλοιπη οργανωτική δοµή του Κέντρου διασφαλίζεται µέσω τυποποιηµένων εσωτερικών εγγράφων (µε ή χωρίς αριθµό πρωτοκόλλου), µέσω φαξ ή µέσω .

20 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 20 από Ανασκόπηση από τη ιοίκηση Γενικότητες Το Σύστηµα ιαχείρισης της Ποιότητας των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) είναι δυναµικό και εξελίσσεται παράλληλα µε τις ανάγκες της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος µε στόχο τη συνεχή του βελτίωση. Έχει καθιερωθεί τεκµηριωµένη ιαδικασία (.ΓΕ.140) για την κατ ελάχιστον ετήσια Ανασκόπηση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας από τη ιοίκηση της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος. Σκοπός της Ανασκόπησης είναι η αξιολόγηση της καταλληλότητας, της επάρκειας και της αποτελεσµατικότητας του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας, µε στόχο την χάραξη στρατηγικής και τη λήψη κατάλληλων αποφάσεων για την βελτίωση του Εισερχόµενα στην ανασκόπηση Ο Υπεύθυνος Ποιότητας συντάσσει σχετική Έκθεση Ανασκόπησης στην οποία αναλύονται µεταξύ άλλων θέµατα όπως: Θέµατα που προκύπτουν από προηγούµενες ανασκοπήσεις Συµπεράσµατα από πρόσφατες εσωτερικές επιθεωρήσεις ή από επιθεωρήσεις τρίτων (π.χ. Φορέα Πιστοποίησης) Στοιχεία από την παρακολούθηση των αντικειµενικών σκοπών/ στόχων καθώς και την ανάλυση των τάσεων που προκύπτουν από αυτά Στοιχεία για µη συµµορφώσεις που παρατηρήθηκαν και δεδοµένα από την διερεύνηση των αιτιών τους Συµπεράσµατα σχετικά µε την επαλήθευση και τον έλεγχο αποτελεσµατικότητας από αναληφθείσες διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες Αποτελέσµατα των µετρήσεων ικανοποίησης των ενδιαφερόµενων µερών Στοιχεία παραπόνων ενδιαφερόµενων µερών Θέµατα σχετικά µε το προσωπικό και την εκπαίδευση / επανεκπαίδευσή του

21 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 21 από 33 Τυχόν αλλαγές στον όγκο εργασιών της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος Θέµατα πόρων (εξοπλισµός, προσωπικό κλπ) Άλλα θέµατα που µπορεί να προκύπτουν από στατιστικά δεδοµένα που συλλέχθηκαν κατά την διάρκεια του έτους Προτάσεις βελτίωσης του προσωπικού Εξερχόµενα από την ανασκόπηση Η Έκθεση υποβάλλεται στους συµµετέχοντες, προκειµένου να ληφθούν κατάλληλες αποφάσεις για τα θέµατα που αναφέρονται σε αυτή. Κατά τη συνεδρίαση: ανασκοπείται η ικανότητα των διεργασιών να παρέχουν το επιθυµητό αποτέλεσµα και να επιτελέσουν τον ορισµένο σκοπό τους επαναπροσδιορίζονται η Πολιτική και οι αντικειµενικοί στόχοι /σκοποί για την ποιότητα καθώς και οι δείκτες παρακολούθησής τους ανασκοπείται η καταλληλότητα των καθορισµένων δεικτών ποιότητας να περιγράψουν την αποτελεσµατικότητα των διεργασιών κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος καθορίζονται ανάγκες για νέους πόρους και λαµβάνονται αποφάσεις για εφαρµογή προληπτικών ενεργειών. 6. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΟΡΩΝ 6.1. ιάθεση Πόρων Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) έχουν αναγνωρίσει τους πόρους που απαιτούνται για τη λειτουργία των διεργασιών τους ώστε να καλύπτονται οι απαιτήσεις των αποδεκτών των υπηρεσιών τους. Για την αποδοτικότερη λειτουργία του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας λαµβάνεται µέριµνα ώστε ο χρησιµοποιούµενος εξοπλισµός και τα µέσα για τη λειτουργία του κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/

22 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 22 από 33 Τµήµατος να είναι τα κατάλληλα και να διατίθενται σε επάρκεια ώστε να διασφαλίζεται η διαθεσιµότητά τους όταν είναι απαραίτητο. Η επάρκεια των πόρων αυτών υπόκειται σε ανασκόπηση τόσο κατά την καθηµερινή λειτουργία κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος όσο και στα πλαίσια των περιοδικών ανασκοπήσεων του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας (.ΓΕ.140) Ανθρώπινο υναµικό Γενικότητες Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) αναγνωρίζουν ως κύριο πόρο για την ορθή εφαρµογή των διεργασιών τους το ανθρώπινο δυναµικό, καθώς αυτό αποτελεί το βασικότερο µέσο για την επίτευξη των καθορισµένων αντικειµενικών σκοπών για την ποιότητα. Τα καθήκοντα και οι αρµοδιότητες του προσωπικού καθορίζονται µε βάση τη µόρφωση/ εκπαίδευση και την υπάρχουσα εµπειρία του. Επιπρόσθετα, µε ευθύνη του ιευθυντή/ Προϊσταµένου κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος αναγνωρίζονται οι εκπαιδευτικές ανάγκες του προσωπικού και προγραµµατίζονται τα απαραίτητα εκπαιδευτικά προγράµµατα για την διατήρηση ή/ και βελτίωσή των δεξιοτήτων του (.ΓΕ.220) Ικανότητα, Ενηµέρωση και Εκπαίδευση Η επιλογή του προσωπικού γίνεται βάσει των αναγκών που δηµιουργούνται και των απαιτήσεων που οι ισχύουσες νοµικές και κανονιστικές διατάξεις επιβάλλουν. Μετά την πρόσληψη του στην εκάστοτε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ), το προσωπικό λαµβάνει εκπαίδευση για την οµαλή ένταξή του στη λειτουργία της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος και την ορθή εκτέλεση των εργασιών που αναλαµβάνει. Κατά την διάρκεια της εκπαίδευσης το προσωπικό, παράλληλα, ευαισθητοποιείται όσον αφορά τη σπουδαιότητα των καθηκόντων του και τη

23 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 23 από 33 συσχέτισή τους µε την επίτευξη των αντικειµενικών σκοπών για την ποιότητα που έχει θέσει η ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα. Η αποτελεσµατικότητα των εκπαιδεύσεων αξιολογείται έµµεσα από τις επιδόσεις του προσωπικού και όπου απαιτείται τα προγράµµατα εκπαίδευσης επαναλαµβάνονται/ αναπροσαρµόζονται. Το πρόγραµµα εκπαίδευσης για κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) τηρείται σε αρχείο µε ευθύνη των Υπευθύνων Ποιότητας. Τα πιστοποιητικά των εκπαιδεύσεων του προσωπικού αρχειοθετούνται στον ατοµικό φάκελο των µόνιµων και συµβασιούχων υπαλλήλων του Κέντρου, στην ιεύθυνση ιοικητικού και την ΓΕΛ αντίστοιχα Υποδοµή Η υφιστάµενη υποδοµή των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) παρέχει στο προσωπικό όλα τα απαιτούµενα µέσα για την καλύτερη δυνατή παροχή υπηρεσιών και περιλαµβάνει: επάρκεια χώρων εργασίας και βοηθητικών εγκαταστάσεων τον απαιτούµενο εξοπλισµό για την διεκπεραίωση των εργασιών καθώς και σύστηµα µηχανοργάνωσης µε κατάλληλο λογισµικό για την υποστήριξη και ευκολότερη διαχείριση αυτών τις απαραίτητες υποστηρικτικές υπηρεσίες 6.4. Περιβάλλον Εργασίας Οι εγκαταστάσεις των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) παρέχουν κατάλληλες συνθήκες για την απρόσκοπτη διενέργεια των εργασιών του προσωπικού και την παροχή κατάλληλης ποιότητας υπηρεσιών. Στo Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» απασχολείται Γιατρός Εργασίας και Τεχνικός Ασφαλείας σύµφωνα µε το Π.. 17/96 (ΦΕΚ 11/Α/96) και τις τροποποιήσεις του.

24 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 24 από ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ 7.1. Σχεδίαση για την υλοποίηση του προϊόντος Η ιεύθυνση ιοικητικού, η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» λειτουργούν βάσει ενός συστήµατος διεργασιών (Παραρτήµατα 3, 4 και 5) που έχουν καθορίσει και αναπτύξει, προκειµένου να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις των ενδιαφερόµενων µερών και να επιτύχουν τους στόχους και τους σκοπούς της Ποιότητας που έχουν θέσει. Για την παροχή υπηρεσιών από την κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα έχουν αναγνωρισθεί και προσδιορισθεί οι αλληλεπιδράσεις µεταξύ των διεργασιών και έχουν καθορισθεί αντικειµενικοί σκοποί για την ποιότητα, προκειµένου να βελτιωθεί η αποδοτικότητα και αποτελεσµατικότητα των διεργασιών. Όλες οι διεργασίες εκτελούνται κάτω από ελεγχόµενες συνθήκες οι οποίες συστηµατοποιούνται σε τεκµηριωµένες διαδικασίες και οδηγίες εργασίας. Η τεκµηρίωση καθορίζει σαφώς: τις ενέργειες που απαιτούνται και τα µέσα που θα χρησιµοποιηθούν τους υπεύθυνους για κάθε εργασία τους ελέγχους που διενεργούνται για την πιστοποίηση της ποιότητας των προϊόντων και της ορθής εφαρµογής των διεργασιών καθώς και τους αρµόδιους για την διενέργεια των ελέγχων τα κριτήρια αποδοχής των παρεχόµενων υπηρεσιών τον τρόπο επίλυσης των προβληµάτων που παρουσιάζονται κατά την άσκηση των δραστηριοτήτων όλα τα σχετικά µε την ποιότητα αρχεία που πρέπει να τηρούνται από το αρµόδιο προσωπικό.

25 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 25 από ιεργασίες που σχετίζονται µε τους πελάτες (ενδιαφερόµενα µέρη) Προσδιορισµός των απαιτήσεων που σχετίζονται µε το προϊόν Οι υπηρεσίες που παρέχουν οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) στα ενδιαφερόµενα µέρη αυτών, καθορίζονται στο ισχύον νοµοθετικό πλαίσιο του ΕΚΕΦΕ «ηµόκριτος». Ο τρόπος µε τον οποίο καθορίζονται και κοινοποιούνται οι απαιτήσεις από τα ενδιαφερόµενα µέρη στις αρµόδιες οργανωτικές µονάδες του ηµόκριτου περιγράφονται αναλυτικά στις ιαδικασίες.γελ.110,.ττυ.110 και..110 του Συστήµατος. Στα πλαίσια αυτά η ιοίκηση της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) φροντίζει για τη διαθεσιµότητα των απαραίτητων πόρων (προσωπικό, υλικοτεχνική υποδοµή, µέσα) ώστε να είναι δυνατή η υποστήριξη της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος στην διενέργεια των δραστηριοτήτών της κατά τον αρτιότερο δυνατό τρόπο Ανασκόπηση των απαιτήσεων που σχετίζονται µε το προϊόν Η ανασκόπηση των απαιτήσεων των ενδιαφερόµενων µερών πραγµατοποιείται από το κατά περίπτωση αρµόδιο προσωπικό κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) µε βάση τα αιτήµατα αυτών, όπως περιγράφεται αναλυτικά στις ιαδικασίες.γελ.110,.ττυ.110 και..110 του Συστήµατος Επικοινωνία µε τους πελάτες Η κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα έχει καθιερώσει δοµές και αντίστοιχες τεκµηριωµένες διαδικασίες για την επικοινωνία µε όλα τα ενδιαφερόµενα µέρη τόσο κατά την καθηµερινή λειτουργία της, όσο και µέσω του µηχανισµού που διαθέτει για την συγκέντρωση των παραπόνων και τη µέτρηση της ικανοποίησης των ενδιαφερόµενων µερών (βλέπε ιαδικασίες.γε.150,.γε.310). Στοιχεία που σχετίζονται µε τα παράπονα ή την

26 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 26 από 33 ικανοποίηση των ενδιαφερόµενων µερών αποτελούν σηµαντικά δεδοµένα για την ανασκόπηση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας Σχεδιασµός και ανάπτυξη Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) δεν σχεδιάζουν νέες υπηρεσίες. Γίνεται όµως σχεδιασµός νέων έργων βάσει των αναγραφόµενων στις ιαδικασίες..110,.γελ.110,.ττυ.120,.ττυ.130 του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας Αγορές ιεργασία Αγορών Η διενέργεια των προµηθειών του Κέντρου αποτελεί ευθύνη των αρµόδιων υπηρεσιών αυτού ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) και υλοποιείται βάσει του σχετικού εθνικού και κοινοτικού νοµοθετικού πλαισίου. Προκειµένου να διασφαλιστεί η ποιότητα του προµηθευόµενου αγαθού/ υπηρεσίας, διενεργείται από το Κέντρο «έλεγχος» στον προµηθευτή και στο αγοραζόµενο υλικό/ υπηρεσία. Η αξιολόγηση/ επιλογή του προµηθευτή διενεργείται µε βάση την ικανότητα αυτού να προµηθεύσει υλικό/ υπηρεσία σύµφωνα µε τις απαιτήσεις του Κέντρου και µε βάση συγκεκριµένα κριτήρια επιλογής και αξιολόγησης, σύµφωνα µε τα αναγραφόµενα στις ιαδικασίες..120,.γελ.130,.ττυ.140,.ττυ.150 και σχετικές οδηγίες. Όλα τα στοιχεία της επιλογής των προµηθευτών και της διενέργειας των αγορών τηρούνται σε σχετικά αρχεία Πληροφορίες Αγορών Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) τηρούν τεκµηριωµένες διαδικασίες για τον τρόπο µε τον οποίο εκτελούν τις προµήθειες του Κέντρου (..120,.ΓΕΛ.130,.ΤΤΥ.140,

27 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 27 από 33.ΤΤΥ.150), ενώ όπου απαιτείται έχουν συνταχθεί και σχετικές οδηγίες (Ο.ΤΤΥ Ο.ΤΤΥ , Ο Ο ). Η ανάθεση των παραγγελιών προς τους προµηθευτές ή η κατάρτιση των διακηρύξεων των διαγωνισµών και η σύναψη των σχετικών συµβάσεων διενεργείται µε τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται ότι το είδος (υλικό/ υπηρεσία) που πρόκειται να αγοραστεί περιγράφεται σαφώς Επαλήθευση αγοραζόµενου προϊόντος Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) διενεργούν ελέγχους κατά την παραλαβή των προµηθευόµενων ειδών, ώστε να διασφαλίζουν την ικανοποίηση των απαιτήσεων ποιότητας που έχουν τεθεί για τα παραπάνω είδη, οι οποίοι τεκµηριώνονται σε σχετικά έγγραφα παραλαβής (..120,.ΓΕΛ.130,.ΤΤΥ.170). Στις περιπτώσεις που κριθεί απαραίτητη η διενέργεια επαλήθευσης στις εγκαταστάσεις του προµηθευτή, αυτή διενεργείται σύµφωνα µε τα όσα ορίζονται στις προκηρύξεις των διαγωνισµών του Κέντρου Παραγωγή και παροχή υπηρεσιών Έλεγχος της παραγωγής και της παροχής υπηρεσιών Η παροχή υπηρεσιών προς τα ενδιαφερόµενα µέρη πραγµατοποιείται από κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) κάτω από ελεγχόµενες συνθήκες µέσω τεκµηριωµένων διαδικασιών και σε συµφωνία µε τις απαιτήσεις της νοµοθεσίας και τις υποδείξεις των ενδιαφερόµενων µερών. Οι ελεγχόµενες συνθήκες περιλαµβάνουν: σαφή περιγραφή των παρεχόµενων υπηρεσιών (περιέχονται στο ισχύον νοµοθετικό πλαίσιο του ΕΚΕΦΕ «ηµόκριτος») τεκµηριωµένες διαδικασίες για τον τρόπο διεκπεραίωσης των δραστηριοτήτων κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) όσον αφορά στον προγραµµατισµό και διαχείριση έργων (.ΓΕΛ ΓΕΛ.160,.ΤΤΥ ΤΤΥ.180, )

28 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 28 από 33 διαθεσιµότητα οδηγιών εργασίας, όπου αυτό είναι απαραίτητο, ώστε να διασφαλιστεί η τυποποίηση των ενεργειών χρήση κατάλληλου εξοπλισµού (υλισµικό (hardware), λογισµικό) µεθόδους παρακολούθησης και µέτρησης των σχετικών διεργασιών (.ΓΕ.130,.ΓΕ.140,.ΓΕ.150,.ΓΕ.160) Επικύρωση διεργασιών παραγωγής και παροχής υπηρεσιών Κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) έχει αναπτύξει σύστηµα συνεχούς παρακολούθησης και αξιολόγησης των προσφερόµενων υπηρεσιών µέσω του οποίου επικυρώνεται η ικανότητα των διεργασιών να παράγουν την επιθυµητή υπηρεσία. Αυτό γίνεται κυρίως µέσω των διαδικασιών επαλήθευσης του Συστήµατος Ποιότητας (.ΓΕ.130), αλλά και παρακολούθησης της ικανοποίησης των ενδιαφερόµενων µερών ως προς την ποιότητα των υπηρεσιών που τους παρέχει (.ΓΕ.150,.ΓΕ.310) Απόδοση ταυτότητας και ιχνηλασιµότητας Κάθε έργο που διαχειρίζεται από τις ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) φέρει µοναδιαίο κωδικό αριθµό µέσω του οποίου του αποδίδεται ταυτότητα και επιτυγχάνεται η ιχνηλασιµότητα. Επίσης, σε όλα τα έγγραφα (έντυπα, ηλεκτρονικά) που διαχειρίζεται κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα και σχετίζονται µε τα υλοποιούµενα έργα αναγράφεται ο µοναδιαίος κωδικός αριθµός του έργου. Αυτά αρχειοθετούνται στον Φάκελο του Έργου Ιδιοκτησία του πελάτη Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) διαχειρίζονται τα στοιχεία που σχετίζονται µε τα υλοποιούµενα έργα κατά τρόπο που να προασπίζεται η ακεραιότητα και η ασφάλειά τους.

29 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 29 από 33 Ιδιαίτερη µέριµνα λαµβάνεται ώστε να διασφαλίζεται η εχεµύθεια και το απόρρητο των πληροφοριών ιατήρηση του προϊόντος Η παραλαβή και αποθήκευση όλων των προµηθευόµενων ειδών που σχετίζονται µε την υλοποίηση των έργων από κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) γίνεται µε τέτοιο τρόπο ώστε να τηρούνται ασφαλή και να αποφεύγεται η υποβάθµιση της ποιότητάς τους. Τα αρχεία (έντυπα, ηλεκτρονικά) των ιευθύνσεων/ Υπηρεσιών/ Τµηµάτων του Κέντρου διαχειρίζονται και προστατεύονται σύµφωνα µε τα όσα αναφέρονται αναλυτικά στη ιαδικασία.γε Έλεγχος των συσκευών παρακολούθησης και µέτρησης Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) δεν διαθέτουν συσκευές παρακολούθησης και µέτρησης που να χρειάζονται έλεγχο/ διακρίβωση. Εκ των ανωτέρω προκύπτει ότι η παρούσα Παράγραφος του Προτύπου ISO 9001:2008 δεν έχει εφαρµογή στο Κέντρο. 8. ΜΕΤΡΗΣΗ, ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΩΣΗ 8.1. Γενικότητες Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) έχουν αναπτύξει και εφαρµόζει τεκµηριωµένες διαδικασίες παρακολούθησης, µέτρησης, ανάλυσης και βελτίωσης των διεργασιών τους µε σκοπό: την απόδειξη συµµόρφωσης των υπηρεσιών τους µε την επιθυµητή ποιότητα την εξασφάλιση συµµόρφωσης του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας

30 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 30 από 33 τη διαρκή βελτίωση της αποτελεσµατικότητας του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας 8.2. Παρακολούθηση και µέτρηση Ικανοποίηση των πελατών Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) έχουν καθιερώσει τεκµηριωµένη ιαδικασία (.ΓΕ.310) για την µέτρηση της ικανοποίησης των αποδεκτών των υπηρεσιών τους, ως µια ένδειξη της επίδοσης του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας που εφαρµόζουν. Τα στοιχεία που συλλέγονται µέσω της ιαδικασίας επεξεργάζονται µε κατάλληλο τρόπο, και τα αποτελέσµατα που προκύπτουν τροφοδοτούν την ανασκόπηση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας Εσωτερική επιθεώρηση Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) έχουν καθιερώσει τεκµηριωµένη ιαδικασία (.ΓΕ.130) η οποία περιγράφει τον τρόπο µε τον οποίο διενεργούνται οι εσωτερικές επιθεωρήσεις του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας. Ο προγραµµατισµός των εσωτερικών επιθεωρήσεων περιγράφεται αναλυτικά στην παραπάνω ιαδικασία ενώ λαµβάνεται µέριµνα να τηρείται η ανεξαρτησία του επιθεωρητή από τον επιθεωρούµενο, µε στόχο την τήρηση της αντικειµενικότητας και της αµεροληψίας της επιθεώρησης. Τα αποτελέσµατα, τα ευρήµατα και οι παρατηρήσεις των εσωτερικών επιθεωρήσεων καταγράφονται σε σχετικά Έντυπα και τα ευρήµατα αναλύονται από τον/ τους επιθεωρητή/ ές σε συνεργασία µε τους επιθεωρούµενους, ενώ λαµβάνεται µέριµνα για εφαρµογή διορθωτικών ή/ και προληπτικών ενεργειών από το αρµόδιο προσωπικό. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος είναι αρµόδιος για την επαλήθευση των διορθωτικών ενεργειών.

31 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 31 από Παρακολούθηση και µέτρηση διεργασιών Η παρακολούθηση της επίδοσης και της αποτελεσµατικότητας των διεργασιών γίνεται µέσω κατάλληλων σκοπών και δεικτών ποιότητας, οι οποίοι έχουν θεσπιστεί µε σκοπό να ποσοτικοποιήσουν και να συγκεκριµενοποιήσουν τους στόχους και προσδοκίες κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος από τις διεργασίες της (.ΓΕ.160) Παρακολούθηση και µέτρηση του προϊόντος Καµιά εργασία δεν θεωρείται ολοκληρωµένη εάν δεν έχουν πραγµατοποιηθεί οι έλεγχοι που προβλέπονται στις αντίστοιχες ιαδικασίες και Οδηγίες του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας. Η ολοκλήρωση των ελέγχων αποδεικνύεται µέσω των αντίστοιχων καταγραφών και την τήρηση των σχετικών αρχείων Έλεγχος του µη συµµορφούµενου προϊόντος Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) έχουν καθιερώσει τεκµηριωµένη ιαδικασία (.ΓΕ.150) για την αναγνώριση και αντιµετώπιση των µη συµµορφώσεων που µπορεί να εµφανιστούν κατά τις δραστηριότητες τους. Στην ιαδικασία αυτή καθορίζονται οι αρµόδιοι για τον εντοπισµό των µη συµµορφώσεων, τη διαχείρισή τους και τη λήψη, έγκριση, υλοποίηση, παρακολούθηση και επαλήθευση των απαιτούµενων διορθωτικών ή/ και προληπτικών ενεργειών Ανάλυση δεδοµένων Για τους αντικειµενικούς σκοπούς και δείκτες ποιότητας που έχει θέσει κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ), ο ιευθυντής/ Προϊστάµενος της αντίστοιχης ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος, σε συνεργασία µε οποίο άλλο µέλος του προσωπικού κρίνει σκόπιµο, συγκεντρώνει και αναλύει τα απαραίτητα δεδοµένα όπως αυτά πηγάζουν από τη σχετική τεκµηρίωση (.ΓΕ.160). Η επεξεργασία των

32 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 32 από 33 δεδοµένων αυτών µε καθορισµένες µεθόδους βοηθά στην εξαγωγή σηµαντικών συµπερασµάτων, βάσει των οποίων λαµβάνονται οι αποφάσεις για λήψη βελτιωτικών δράσεων για τη ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα Βελτίωση ιαρκής Βελτίωση Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) αξιολογούν την καταλληλότητα, την επάρκεια και την αποτελεσµατικότητα του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας που εφαρµόζουν σε διαρκή βάση. Τα δεδοµένα και οι πληροφορίες που συλλέγονται από τις διαδικασίες παρακολούθησης και µέτρησης των διεργασιών, από τις εσωτερικές επιθεωρήσεις, από τα παράπονα / ικανοποίηση των αποδεκτών των υπηρεσιών της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος, από την παρακολούθηση της επίτευξης των αντικειµενικών σκοπών για την ποιότητα και από τη λήψη διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών, χρησιµοποιούνται για την αναγνώριση και καθορισµό ευκαιριών για βελτίωση. Σε ετήσια βάση, κατ ελάχιστο, πραγµατοποιείται ανασκόπηση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας κατά την οποία επαναπροσδιορίζονται η Πολιτική, οι αντικειµενικοί σκοποί για την ποιότητα και οι δείκτες παρακολούθησής τους και λαµβάνονται αποφάσεις για την ανάγκη βελτίωσης και συγκεκριµένων διεργασιών και διάθεσης των απαραίτητων πόρων ιορθωτικές ενέργειες Οι ιευθύνσεις/ Υπηρεσίες/ Τµήµατα του Κέντρου ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) τηρούν τεκµηριωµένη ιαδικασία (.ΓΕ.150) για τη διερεύνηση των αιτιών των µη συµµορφώσεων και τη λήψη κατάλληλων διορθωτικών ενεργειών, µε σκοπό την εξάλειψη των αιτιών που τις προκάλεσαν. Οι ληφθείσες διορθωτικές ενέργειες, καθώς και η αποτελεσµατικότητά τους εξετάζονται από τον Υπεύθυνο Ποιότητας της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος, ο οποίος ενηµερώνει την ιοίκηση της ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/

33 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 33 από 33 Τµήµατος, συνολικά κατά την ανασκόπηση του Συστήµατος, προκειµένου να διαπιστωθεί εάν απαιτείται: ουσιαστική διαφοροποίηση ή βελτίωση του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας σε συγκεκριµένους τοµείς να ληφθούν αποφάσεις για διαφοροποίηση βελτίωση λειτουργίας, εκπαίδευσης προσωπικού κ.λ.π Προληπτικές ενέργειες Για την πρόληψη της εµφάνισης προβληµάτων (π.χ. µη συµµορφώσεις, αναποτελεσµατικότητα διεργασιών) και στα πλαίσια της διαρκούς βελτίωσης των παρεχοµένων υπηρεσιών, κάθε ιεύθυνση/ Υπηρεσία/ Τµήµα ( ιεύθυνση ιοικητικού, ΓΕΛ, ΤΤΥ) έχει καθιερώσει τρόπο για την ανάληψη προληπτικών δράσεων (.ΓΕ.150). Η απόφαση σχεδιασµού και λήψης προληπτικών ενεργειών µπορεί επίσης να προέλθει από δεδοµένα που µπορεί να προκύψουν και από την συστηµατική παρακολούθηση νοµοθετικών/ κανονιστικών απαιτήσεων, από τη µέτρηση ικανοποίησης των ενδιαφερόµενων µερών, κλπ. Οι προληπτικές ενέργειες µπορεί να έχουν τη µορφή ιαδικασιών, Οδηγιών, µέτρων ελέγχου και παρακολούθησης, εκπαίδευσης προσωπικού, κλπ. Η ανασκόπηση των προληπτικών ενεργειών γίνεται µε τον τρόπο που περιγράφηκε για τις διορθωτικές ενέργειες στην Παράγραφο

34 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1 Κωδικός: Ε.Π. Αρ. Έκδ.: 3 Ηµ/νία Έκδ.: Σελ. 1 από 1 ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑ Η ιοίκηση του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. ηµόκριτος µε την απόφαση Σ 422/ αποφάσισε την εφαρµογή Συστήµατος Ποιότητας σύµφωνα µε τις απαιτήσεις του ιεθνούς Προτύπου ISO 9001:2008 για την βελτίωση των παρεχόµενων διοικητικών υπηρεσιών προς το προσωπικό του Κέντρου αλλά και την ενίσχυση και στήριξη της ανταγωνιστικότητας στην διεκδίκηση εξωτερικών χρηµατοδοτήσεων. H ιεύθυνση ιοικητικού, η Γραµµατεία Ειδικού Λογαριασµού και το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης της ιεύθυνσης Τεχνολογικών Εφαρµογών του Ε.Κ.Ε.Φ.Ε. «ηµόκριτος» αναγνωρίζουν την αξία και την κρίσιµη σηµασία των παρεχόµενων υπηρεσιών της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος στα ενδιαφερόµενα µέρη και δεσµεύονται για την συνεχή προσπάθεια, ώστε να ανταποκριθούν µε υπευθυνότητα και αποτελεσµατικότητα στις απαιτήσεις και στις προσδοκίες τους. Σκοπός της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος είναι η παροχή διαρκώς βελτιούµενων, έγκαιρων και ποιοτικά πληρέστερων υπηρεσιών όσον αφορά στον προγραµµατισµό και διαχείριση των έργων και κατ επέκταση στην ορθή διοικητική, οικονοµική και τεχνική υποστήριξη των Ινστιτούτων του Κέντρου. Στο πλαίσιο αυτό µελετήθηκε, εφαρµόζεται και χρησιµοποιείται ως εγκατεστηµένο εργαλείο ιοίκησης, Σύστηµα ιαχείρισης της Ποιότητας προσαρµοσµένο στις απαιτήσεις του ιεθνούς Προτύπου ISO 9001:2008. Η λειτουργία του Συστήµατος στοχεύει στη διαρκή βελτίωση των διεργασιών της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος µέσω: της παρακολούθησης και ανάλυσης µετρήσιµων αποτελεσµάτων της διαχείρισης που βασίζεται σε πραγµατικά δεδοµένα και καταγεγραµµένες διεργασίες της παρακολούθησης και συµµόρφωσης µε τις ισχύουσες νοµοθετικές και κανονιστικές διατάξεις και συνακόλουθα στη συνεχή αύξηση της ποιότητας των παρεχόµενων διοικητικών υπηρεσιών. Για τη στήριξη της λειτουργίας του Συστήµατος η ιοίκηση του Κέντρου δεσµεύεται για την ανάπτυξη και διατήρηση άριστης υποδοµής και υψηλού επιπέδου ανθρώπινου δυναµικού το οποίο ενθαρρύνει να: συµµετέχει ενεργά στις λειτουργίες του Κέντρου συµµορφώνεται µε τις απαιτήσεις του Συστήµατος ιαχείρισης της Ποιότητας συµβάλλει στη διαρκή εδραίωση και βελτίωση της αποτελεσµατικότητάς του παρέχοντας όλα τα µέσα για τη συνεχή ανάπτυξή του. Το προσωπικό της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος και του Κέντρου, οφείλει να συµµορφώνεται µε όλες τις αποφάσεις που λαµβάνονται για την υλοποίηση της παρούσας Πολιτικής Ποιότητας, βάσει των διαθέσιµων πόρων και υποδοµής που του παρέχονται. Οι Υπεύθυνοι της κάθε ιεύθυνσης/ Υπηρεσίας/ Τµήµατος δεσµεύονται να διασφαλίζουν ότι η Πολιτική Ποιότητας είναι κατανοητή, εφαρµόζεται και τηρείται σε όλα τα επίπεδα οργάνωσης του Κέντρου και ανασκοπείται ως προς την συνεχή καταλληλότητά της. Ο ιευθυντής του ΕΚΕΦΕ «ηµόκριτος» & Πρόεδρος του.σ. ρ. Νικόλαος Κανελλόπουλος